TATA NASKAH DINAS TATA NASKAH DINAS

PEMERINTAHAN DESAPEMERINTAHAN DESA

Pokok Bahasan

1. Pengertian

2. Jenis - Jenis dan Format Naskah Dinas

3. Penyusunan Naskah Dinas

4. Penggunaan Lambang dan Stempel4. Penggunaan Lambang dan Stempel

Pemerintah Desa

5. Kewenangan dan Pelimpahan Wewenang

Penandatanganan Naskah Dinas

31/10/2014 2Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Pengertian

Tata Naskah Dinas adalah kumpulan

ketentuan yang bersifat normatif,

mengatur sifat dan tata laku serta menjadi

pedoman dalam komunikasi kedinasanpedoman dalam komunikasi kedinasan

dalam bentuk tertulis.

31/10/2014 3Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Jenis & Format Naskah Dinas Desa

� Peraturan Desa

� Keputusan Kepala

Desa

� Surat Dinas

� Surat Perjanjian

� Surat Tugas

� Berita Acara

� Surat Keterangan� Surat Dinas

� Surat Edaran

� Surat Undangan

� Surat Kuasa

� Surat Keterangan

� Pengumuman

� Laporan

31/10/2014 4Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Penyusunan Naskah Dinas

• Penyusunan Naskah

• Pengklasifikasian Informasi

• Penggandaan

• Sarana Kelengkapan Naskah Dinas • Sarana Kelengkapan Naskah Dinas

• Pengetikan

31/10/2014 5Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Penyusunan Naskah

1. Konsep naskah dinas disusun oleh Kepala

Desa/Lurah dan/atau perangkat

desa/kelurahan sesuai dengan tugas dan

fungsinya; fungsinya;

2. Konsep naskah dinas yang disusun oleh

perangkat desa/kelurahan harus

mendapat persetujuan dari Kepala

Desa/Lurah;

31/10/2014 6Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Penyusunan Naskah (lanj..)

• Penyusunan konsep naskah dinas

dilaksanakan secara cermat, teliti, runtut,

logis, dan baku dengan mengacu pada

ketentuan ini serta memperhatikanketentuan ini serta memperhatikan

pengamanan naskah dinas dengan cara

membubuhkan paraf pejabat yang membuat

konsep

31/10/2014 7Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Pengklasifikasian Informasi

�Tingkat Keaslian

�Asli, adalah lembaran surat yang ditujukan kepada pihak lain sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran surat yang dinyatakan sebagai sah.lembaran surat yang dinyatakan sebagai sah.

�Tembusan, adalah lembaran penyampaian informasi kepada pihak lain yang mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat sebagaimana dikomunikasikan oleh pihak pengirim surat.

31/10/2014 8Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Pengklasifikasian Informasi (lanj..)

�Salinan, adalah lembaran hasil penggandaan

keseluruhan informasi surat yang dilegalisasi oleh

Sekretaris Desa/Kelurahan.

�Petikan, adalah lembar berisi sebagian ataupun Petikan, adalah lembar berisi sebagian ataupun

beberapa kalimat yang diambil dari surat asli dan

dilegalisasi oleh Sekretaris Desa/Kelurahan.

31/10/2014 9Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Bobot Informasi

• Naskah Dinas Biasa, adalah naskah dinas

yang informasinya mengandung hal-hal

yang bersifat rutin.

• Naskah Dinas Penting, adalah naskah • Naskah Dinas Penting, adalah naskah

dinas yang informasinya mengandung hal-

hal yang bersifat strategis kebijaksanaan

dan operasional

31/10/2014 10Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Tingkat Keamanan

� Sangat Rahasia

Tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, akan membahayakan tangan pihak yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

� Rahasia

Tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, akan merugikan negara.

31/10/2014 11Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Tingkat Keamanan (lanj..)

� Konfidensial

Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berhak, akan merugikan negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah negara. Termasuk dalam tingkat konfidensial adalah Rahasia Jabatan dan Terbatas.

� Biasa

Tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

31/10/2014 12Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Tingkat Kecepatan Penyampaian

• Amat Segera (Kilat), naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirimkan/disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam.

• Segera, naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 diselesaikan/dikirim/ disampaikan dalam waktu 2 kali 24 jam.

• Biasa, naskah dinas yang harus diselesaikan/dikirim/ disampaikan menurut yang diterima oleh Sekretaris Desa/Kelurahan sesuai dengan jadwal perjalanan kurir, batas waktu paling lama 5 (lima) hari.

31/10/2014 13Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Penggandaan /copy

Hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat dimaksud dalam “tembusan”. Copy naskah dinas dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut:

• Copy tembusan adalah copy naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait.

• Copy laporan adalah copy naskah dinas yang disampaikan kepada pejabat yang berwenang.

• Copy pertinggal adalah copy naskah dinas yang disimpan untuk kepentingan pemeriksaan arsip.

• Tembusan naskah dinas disampaikan kepada unit kerja terkait.

31/10/2014 14Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Sarana Kelengkapan

• Surat berlambang Pemerintahan Desa/Kelurahandicetak pada kertas HVS warna putih 70 - 80 gram untuk kegiatan surat menyurat, penggandaan dan pelaporan;

• Ukuran kertas HVS untuk korespondensi A4 (297 • Ukuran kertas HVS untuk korespondensi A4 (297 x 210 mm) atau HVS Folio (210 x 330 mm);

• Naskah dengan jangka waktu simpan 10 tahunatau lebih atau bernilaiguna permanen harusmenggunakan kertas security serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (PH) 7 denganberat 80 gram.

31/10/2014 15Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Sampul

• Sampul naskah dinas satuan organisasi

perangkat Pemerintahan Desa/Kelurahan

berbentuk empat persegi panjang dan

berwarna coklat atau warna lain sesuaiberwarna coklat atau warna lain sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

31/10/2014 16Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Sampul (lanj…)

• Ukuran sampul naskah dinas sebagai

berikut:

Ukuran Panjang Lebar

31/10/2014 17Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Kantong

Folio/Map

½ Folio

¼ Folio

41 cm

35 cm

28 cm

28 cm

30 cm

25 cm

18 cm

14 cm

Penggunaan Lambang

» Kop naskah dinas kepala desa menggunakan

lambang kabupaten/kota, berwarna hitam

dan ditempatkan di bagian kiri atas.

» Kop naskah dinas memuat tulisan nama» Kop naskah dinas memuat tulisan nama

kabupaten/kota, nama kecamatan, nama

desa, alamat, nomor telepon, nomor

faksimile, dan kode pos.

31/10/2014 18Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Stempel

• Bentuk

Stempel Pemerintahan Desa/Kelurahan berbentuklingkaran.

• Ukuran dan Warna Stempel

Tinta stempel berwarna ungu dengan ukuranTinta stempel berwarna ungu dengan ukuransebagaimana contoh format stempel.

• Kewenangan Penggunaan Stempel

Di lingkungan Pemerintahan Desa/Kelurahan yang berhak menggunakan stempel adalah KepalaDesa/Lurah dan Sekretaris Desa/Kelurahan

31/10/2014 19Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Wewenang Penandatangan

• Naskah dinas di lingkungan pemerintahandesa/kelurahan ditandatangani oleh Kepala Desa/Lurah;

• Kewenangan penandatanganan naskah • Kewenangan penandatanganan naskah dinas dapat dilimpahkan kepada pejabat setingkat dibawahnya;

• Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan naskah dinas dengan menggunakan atas nama (a.n).

31/10/2014 20Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Paraf Hirarkis

• Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang, harus diparaf

terlebih dulu oleh maksimal tiga pejabat.

• Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh• Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh

Sekda/ Kadis/ Kaban untuk ditandatangani

oleh KDH diparaf dibelakang nama jabatan

penanda tangan.

31/10/2014 21Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Paraf Hirarkis (lanj..)

• Naskah Dinas yang konsepnya dibuat olehpejabat yg akan menandatangani naskahdinas tersebut, tidak memerlukan paraf.

• Paraf pejabat dibubuhkan pada lembar• Paraf pejabat dibubuhkan pada lembarterakhir naskah dinas, kecuali untukSPPD, paraf pada lembar pertama.

• Letak pembubuhan paraf ditentukan olehmasing masing Pemda.

31/10/2014 22Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Penggunaan : a.n., u.b., Plt, Plh, Pj :

Dlm hal Bupati/Walikota memberikan mandatpenanda-tanganan kpd pejabatbawahannya, penggunaan a.n. dan ub. Sbb :

a. a.n. Dipergunakan jika yg berwenanga. a.n. Dipergunakan jika yg berwenangmenandatangani surat telah mendapatmandat dari pejabat atasannya.

b. u.b. Dipergunakan jika pejabat yg mendptmandat kewenangan mem-berikankewenangan lagi kpd bawahannya.

31/10/2014 23Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

Penutup

Dibalik Tembok ANRI

31/10/2014 24Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar

31/10/2014 25Bimbingan Teknis Pengelola Arsip Daerah

Prov. Sul-Bar