Gestão Documental:racionalidade e transparência administrativa

Profª DrªEliana Almeida de Souza RezendeConsultora em Gestão Documental e Memória Institucional

Gestão Documentalimportância

a) Relação intrínseca com Planejamento Estratégico com vistas à racionalidade e transparência administrativa;

b) Garantia de exercício de cidadania;

c) Definida em Legislação Federal nº 8.159/91

d) Cumprimento da Lei de Acesso à Informação ;

Gestão Documentalobjetivo

a) Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária a Instituição e aos cidadãos;

b) Propiciar a guarda, o acesso e preservação dos documentos de caráter permanente;

c) Assegurar a eliminação do que não tenha mais valor administrativo, fiscal e legal;

d) Normatizar o uso adequado do gerenciamento eletrônico da informação.

(Gestão Documental, da Informação e do Conhecimento, por Emeide Nóbrega Duarte outros, Estado da Paraíba)

Gestão Documental

DesafioAtender às solicitações de forma eficiente e eficaz;

Eliminar gastos desnecessários;

Introduzir a cultura da gestão documental moderna;

Racionalização de recursos humanos, tecnológicos e financeiros

Gestão Documental

PlanoAdoção de normas, procedimentos e técnicas de gestão arquivística documental

Planejamento e introdução de uma informática aplicada

Função e Objetivo

Estabelecer diretrizes, normas e procedimentos com base na legislação vigente para as atividades que envolvam Gestão Arquivística de Documentos, articulando e orientando tecnicamente os setores e departamentos a como gerenciar seus acervos documentais e disponibilizar a informação contida nos mesmos

Informação Suporte Documento

Conceituando e Definindo

Para que tais documentos cumpram sua função: quer social, administrativa, técnica, cultural, jurídica, artística eles necessitam estar acessíveis, organizados e preservados

Co-responsabilidade no processo de recuperação da informação, em benefício da divulgação científica, tecnológica, cultural e social, bem como do testemunho jurídico e histórico

ConhecimentoInformação

Atente para isso:

Conceito polissêmicoEla é o material de que é feito o conhecimento, após posicionamento crítico do indivíduo.

Informação: um patrimônio

A idéia de que todo esse patrimônio necessita ser cuidado é pertinente, mas nem por isso se deve partir do pressuposto de que tudo deva ser conservado, nem tão pouco, de eliminar É necessário fazer escolhas conscientes, baseadas em conhecimento aprofundado, para que os bens mais significativos possam ser preservados e valorizados

Informação: um patrimônio

Exigências da informação

Portanto, a informação é um recurso que não permite ser tratada com falta de profissionalismo, ela exige cuidado e conhecimento em seu trato, de forma a oferecer o máximo enquanto recurso de fomento à competitividade da organização frente ao mercado.

Exigências da informação

Deve ser tratada como absolutamente fundamental no ambiente institucional e seu gerenciamento deve corresponder à todas as fases em que se divide a Gestão Documental, ou seja, da sua produção até sua destinação e guarda permanente.

O conceito de gestão de documentos, compreende todos os procedimentos e operações técnicas das fases corrente e intermediária, isto é, desde a produção até a destinação final. Adoto este conceito de gestão arquivística dos documentos para diferenciar de outros sistemas de documentos que usualmente usam o termo gestão mas que não cumprem com todas as exigências arquivisticas.

Um parêntese!

Um parêntese!Um exemplo dessa situação ocorre na área de informática que passou a utilizar o termo gestão de documentos para alguns procedimentos de recuperação da informação de material digitalizado, implantação de protocolos informatizados e/ou para controle do armazenamento, não incorporando ao mesmo tempo o conceito de original para produção de documentos, Código de Classificação de Assuntos, Tabela de Temporalidade Documental, Avaliação e Destinação.

Assim...

Uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não necessariamente atende a todos requisitos arquivísticos e jurídicos, se aproximando, na maioria das vezes, de uma aplicação de gestão de documentos e não de um sistema de gestão arquivística de documentos

OrigensA gestão de documentos originou-se a partir da

impossibilidade de se lidar, nos “moldes tradicionais” até então, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações públicas americanas e canadenses

Assim, a partir das soluções apontadas por comissões governamentais nomeadas para a reforma administrativa dos Estados Unidos e do Canadá, no final da década de 40 do século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa, a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental, a saber: produção, utilização, conservação e destinação (incluída a avaliação por TTD) de documentos (Fonseca, 1998, p.38)

Gestão Documental no Brasil

A sua regulamentação no Brasil se deu pela Lei Federal n.º 8.159 de 1991, que a define da seguinte forma: “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimentos para guarda permanente”.

Além disso, no art n° 8 foi reconhecido o conceito de ciclo vital, importante definição do valor dos documentos e da sua responsabilidade de guarda, incluindo sua organização, conservação e condições de acesso e uso

O conceito de gestão de documentos e de ciclo vital, ao serem incorporados à legislação subsidiaram e possibilitaram a criação do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade das atividades-meio da Administração Pública Federal

Divisão deGestão Documental

Tecnologiada Informação

ÁreaJurídica

DIRETORIAS

INSTITUIÇÃO

Comunidade

Setor Público

Empresas

SociedadeEntidades

GERÊNCIAS

Info

rma

ção

MissãoGestão Arquivística de Documentos

TECNOLOGIA

ARQUIVAMENTO E CONSULTA

PRESERVAÇÃOGESTÃO

ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

PRODUÇÃOE TRÂMITE

Sistema deGestão

Documental

Arquivo Intermediário

ARQUIVO GERAL

Massa documental:50%

Guarda: média 50 anos

Acesso restrito ao setor de origem

Avaliação

Transferência Avaliação

Recolhimento

Arquivo Corrente

SETOR PRODUTOR

Massa documental:100%

Guarda: média 5 anos

Arquivo Permanente

ARQUIVO GERAL

Massa documental:10%

Guarda: permanente

Acesso Público

Objetivos da Gestão Arquivísticade Documentos em Instituições Públicas

As atividades de gestão não se restringem a evitar a produção de documentos desnecessários e a estabelecer depósitos intermediários para garantir a organização e a preservação dos documentos.

A gestão abrange todas as operações referentes à produção (definição de suportes, estrutura do documento, incluindo código de classificação e assunto), à tramitação (protocolo), ao uso (consulta e empréstimo), à avaliação (aplicação da tabela de temporalidade e destinação) e ao arquivamento (guarda e armazenamento)

Guarde bem!Os documentos são eficientemente administrados quando, uma vez necessária sua utilização, a localização é rápida, sem transtorno ou confusão, quando são conservados a um custo mínimo de espaço e/ou manutenção e quando nenhum documento é guardado por tempo maior ou menor do que o estabelecido em lei.

Desenvolvimento e pesquisa de tecnologias que propiciem

Armazenamento; Preservação; Conservação; Disponibilização de informação para usuários internos

e/ou externos.

Todas as tecnologias pensadas de acordo com Requisitos Funcionais propostos pelo CONARq e que tomam em consideração aspectos como sigilo, acesso e segurança

Instrumentos de Apoio

Política de Gestão Arquivística de Documentos; Otimização no atendimento interno e/ou externo; Redução de custos para a Instituição; Envolvimento e comprometimento dos Setores

e Departamentos; Garantia ao direito de acesso à informação; Garantia de transparência administrativa; Planejamento e previsão de custos e definição de ações estratégicas. Preservação da Memória Institucional

Resultados Esperados

Grata

Profª Drª

Eliana Almeida de Souza RezendeConsultora em Gestão Documental & Memória Institucional

http://pensadosatinta.blogspot.com.br/2014/02/gestao-documental-para-racionalidade-e.html