HET INSPECTEREN VAN EEN MUTATIEWONING.Jos Kreijne

Het inspecteren van een mutatiewoning is niet iets wat je zo maar even doet. Waar dien je bij een voor- en eindinspectie op te letten en welke gereedschappen kun je daar bij nodig hebben? Het fijne van inspecteren zul je in de praktijk leren. Door veel woningen te inspecteren krijg je de ervaring en zul je in de loop van tijd minder snel voor verrassingen komen te staan.

In de hieronder vermelde handleiding staan de volgende zaken:

1. Welke spelregels spreken we af2. Op welke wijze wordt de woning opgenomen en waar dien je op te letten.3. Welke gereedschappen kun je hierbij gebruiken.

SPELREGELS:Om uniformiteit te krijgen in de wijze van opname zullen we spelregels dienen af te spreken, zodat iedereen weet hoe de woning is opgenomen. Het kan immers gebeuren dat door omstandigheden er een andere woonadviseur de eindinspectie gaat doen. Door verschillende benoemingen van ruimtes zou er verwarring kunnen ontstaan.

Wat spreken we af:1. De kant waar de voordeur zit is altijd de voorzijde van de woning, ook al zit deze

deur niet altijd aan de straatzijde.2. Een slaapkamer die gezien van uit de voorzijde links achter zit is altijd de

slaapkamer links Achter. Een slaapkamer die vanuit de voorzijde rechts aan de achterzijde zit is altijd de slaapkamer rechts achter.

3. Een inspectierapport dient voor de vertrekkende huurder duidelijk te zijn. Gebruik zo min mogelijk afkortingen. Zet niet op het rapport slkp rv. maar zet voluit slaapkamer rechtsvoor. Hierdoor ga je vragen en telefoontjes over het opnamerapport vermijden.

4. Als er een ruimte in de woning is waar geen gebreken zijn, zet dan altijd op je rapport: geen aanvullende opmerkingen. Ook dit geeft helderheid want een kopie van het opnamerapport gaat ook naar de nieuwe huurder.

Samenvatting module ZAV/inspectie mutatiewoning maart 2010

5. Als er bij de voorinspectie twijfels zijn over de staat van bv. plavuizenvloeren of wandtegels of er zijn zaken die eerst gekeurd dienen te worden zoals cv installaties of uitbouwen, zet dan op het inspectierapport bv. het volgende: Cv installatie ter overname voor de Alliantie, door de Alliantie laten keuren. Bij afkeuring CV installatie deze geheel verwijderen en de doorvoeren en gaten netjes dichten. Spreek met de bewoner af dat indien de cv installatie wordt goedgekeurd het gedeelte van het verwijderen vervalt. Vermeld je het verwijderen niet en de installatie wordt afgekeurd kun je geen kant meer op want het is immers zo dat je na het ondertekenen van het inspectierapport niets meer wat ten nadele van de huurder is zonder goedkeuring van de huurder mag aanvullen op het inspectierapport.

HET OPNEMEN VAN DE WONING EN WAAR LETTEN WE OP.Het uitvoeren van een voorinspectie in een bewoonde woning is en blijft lastig. Vaak zijn de vertrekkende huurders al bezig zaken in te pakken en staan verschillende ruimtes al vol met dozen. Ook is de vraag waar begin ik mijn voorinspectie?.

Als je bij een te muteren woning aan komt, bekijk dan voor je aanbelt eerst de voorgevel van de woning en kijk of je daar nog zaken aantreft zoals een zonnescherm, buitenlamp, enz.. want deze dien je immers straks wel op je rapport te vermelden. Bel vervolgens aan en stel je aan de bewoner voor en vertel hem/haar wat je komt doen. Loop met de bewoner mee naar de woonkamer en leg uit wat de voorinspectie inhoudt en vertel dat je alle gebreken vastlegt die hersteld dienen te worden door de vertrekkende huurder of door de Alliantie. Vraag aan de bewoner of hij/zij met je mee loopt. Op deze manier kun je direct met de bewoner de ruimte die je inspecteert bespreken. Je zult merken dat dit beter en sneller werkt dan wanneer je eerst zelf de woning opneemt en vervolgens in de woonkamer het rapport gaat uitleggen. De bewoner zal dan regelmatig naar de ruimte lopen die je met hem/haar bespreekt om te zien wat je bedoelt.

Waar te beginnen:Er zijn vele wegen die naar Rome leiden is het gezegde. Maar om weer meer uniformiteit te krijgen spreken we het volgende af.

EENGEZINSWONING:We beginnen indien nodig buiten voor.Dan gaan we naar de gang. Meestal zit het toilet ook in de gang. Het toilet nemen we ook als aparte ruimte op. Vervolgens de trapopgang en de overloop die we ook benoemen als aparte ruimte.Vervolgens inspecteer je de slaapkamers.Dan de douche.Tenslotte de zolder.Dan gaan we naar de berging.De tuin.Keuken.Woonkamer.

Samenvatting module ZAV/inspectie mutatiewoning maart 2010

FLAT WONING:We beginnen indien nodig buiten voor. (galerij of portiek)Dan gaan we naar de hal.Het toilet.Vervolgens inspecteer je de slaapkamers. Keuken.DoucheBalkon (indien aanwezig)Woonkamer.

Bij een inspectie van de woning eindigen we altijd in de woonkamer. Hier kun je namelijk de laatste zaken met de huurder door spreken en het rapport op tafel leggen om te laten tekenen.

WAAR LETTEN WE OP BIJ HET DOORLOPEN VAN EEN RUIMTE?Kozijnen ramen en deuren:Bij het betreden van een ruimte bekijk je als eerste de deur, en wel aan beide zijden. Zijn er stickers opgeplakt of zitten er zakkers in het schilderwerk. Ook kijk je of het slot goed werkt en de deur goed sluit. Bij gevelkozijnen controleer je of de ramen en deuren goed dicht kunnen en of het hang en sluitwerk in orde is.

Indien er stickers op de binnenzijde van de kamerdeur zitten zet dan op je rapport: Stickers van de binnenzijde slaapkamerdeur verwijderen en de deur netjes opleveren. Zo blijf je helder en duidelijk voor de huurder.

Plafond:Heb je de deuren en ramen in de te inspecteren ruimte gehad bekijk dan het plafond. Wat is de kleur? (Het Alliantie beleid zegt dat een plafond altijd wit dient te zijn. Plafonds met een lichte kleur die door een nieuwe huurder met een goede latex in een keer dekkend te krijgen zijn worden wel geaccepteerd. Plafonds die vervuild zijn door bv. nicotine of die in een kleur zijn getext die niet in een keer met een goede latex dekkend te krijgen zijn dienen door de vertrekkende huurder getext te worden).

Zet dan op het opnamerapport: plafond in de dekkende witte latex opleveren i.v.m. vervuiling of donkere kleur. Je ziet in de zin dat daar staat dekkende witte latex. Indien je het woord dekkende er niet bij zou zetten loop je de kans dat de vertrekkende bewoner even een roller met latex over het plafond haalt en je bij de eindinspectie de donkere laag er nog door heen ziet. Je hebt dan geen poot om op te staan want de bewoner zal dan zeggen er staat latexen en dat heb ik ook gedaan.

Samenvatting module ZAV/inspectie mutatiewoning maart 2010

Regelmatig zul je ook pvc schrootjes aan plafonds aantreffen. Deze schrootjes zijn in tegenstelling tot houten schrootjes niet toegestaan i.v.m. brandgevaar en gevaar voor de gezondheid ( ZIE OOK MODULE BRANDVEILIGHEID). Je kunt ook niet zien wat er achter deze schrootjes zit. Dit geldt ook voor wanden met schrootjes bekleding. Op het opnamerapport zet je dan de volgende zin: pvc schrootjes i.v.m. brandgevaar van het plafond (of wand) verwijderen en ondergelegen plafond (of wand) netjes opleveren. In het kader van mijn woning zou je met de vertrekkende huurder ook af kunnen spreken dat de vertrekkende huurder de schrootjes verwijderd en dat de Alliantie dan het plafond (of de wand) weer hersteld.

Wanden:Na het plafond bekijken we de wanden. Zijn de wanden voorzien van behang en zit dit er strak op dan blijft het behang zitten. Heeft de kat aan het behang zitten te krabben of hebben de kinderen het als scheur en tekenbord gebruikt dan is er reden om behang te laten verwijderen door de vertrekkende bewoner. Ook sterk vervuild behang zal door de vertrekkende huurder verwijderd dienen te worden. Wel is het zo dat we alleen het behang wat vervuild, bekrast of gescheurd is laten verwijderen. Zo kan het dus gebeuren dat we in een ruimte de ene wand laten zitten omdat daar het behang schoon is en strak op de wand zit en de andere wand wel het behang dient worden verwijderd door dat het gescheurd of vuil is.

Wanden met granol, spachtelputsz en structuur tot drie millimeter mogen worden goedgekeurd indien het strak en netjes is aangebracht.

Wanden met tegelwerk die door de vertrekkende huurder zijn aangebracht en die strak en vast zitten kun je goedkeuren.Indien de vertrekkende huurder de badkamer zelf opnieuw heeft betegeld, let je op de volgende punten:1. Zit het tegelwerk er netjes op (lopen de voegen evenwijdig en zitten de tegels vlak tegen de wand is het niet beschadigd). Vraag altijd of er nog reservetegels aanwezig zijn.2. Zit het tegelwerk vast. Dit kun je controleren door met een hard voorwerp (ring of schroevendraaier) tegen het tegelwerk te tikken. Als je tijdens het tikken een hol geluid hoort zit het tegelwerk los. Let er wel op dat er geen holle wand constructie achter het tegelwerk zit dit geeft namelijk al een holklinkend effectMocht het tegelwerk los zitten of lopen de voegen niet netjes boven elkaar door dan kun je in het kader van mijn woning met de vertrekkende huurder afspreken dat hij/zij het tegelwerk netjes afhakt en de Alliantie de badkamer weer opbouwt.Mocht je twijfelen aan de kwaliteit van de badkamer schakel dan altijd je technisch specialist in.

Samenvatting module ZAV/inspectie mutatiewoning maart 2010

VLOEREN:Houten vloeren:Na de inspectie van de wanden in de ruimte die je inspecteert kijk je naar de vloeren. Tot de jaren 60 werden vloeren in de woningen vaak van hout gemaakt. Hout is een natuurproduct wat werkt en buigt. Door over de vloer te lopen kun je voelen of de vloer beweegt. Ook kun je het merken als je door de kamer loopt en het servies in de kast rammelt. Dit betekent meestal dat de vloer doorbuigt of dat er een balk verrot is of. Je kunt dit meestal verhelpen door de balklaag op te wiggen of door de rotte balk te vervangen. Mijn advies is dat je dat herstel met de technische specialist bespreekt. Of de vloerdelen slecht zijn kun je pas constateren bij de eindinspectie.

Steenachtige v loeren:Na de jaren 60 zijn de vloeren allemaal van steenachtig materaal geworden.Bij betonnen vloeren let je op de volgende punten: Wat voor afwerking ligt er op de vloer. Is het tapijt, zeil, laminaat of zijn het tegels (plavuizen). Bij tapijt of zeil is het belangrijk om te weten of het verlijmd is op de ondergrond. Let bij zeil in oudere woningen ook op of er asbest verdacht zeil aanwezig is. Dit dient onder asbestcondities te worden gesaneerd. (ZIE OOK DE MODULE ASBEST HERKENNING) Meld asbestverdacht zeil altijd aan de technisch specialist die kan dan de procedure voor het saneren opstarten. De prijs voor het verwijderen van vloerbedekking en niet asbestverdacht zeil zet je op je opnamerapport (bij digitale opname gebeurd dit automatisch na het aanklikken van de code). Bij plavuizen vloeren is de kwaliteit die aangebracht is belangrijk. Afhankelijk van het beleid van de corporatie moet hier toestemming voor worden aangevraagd. Is dit niet gedaan dan kun je de aangebrachte vloer bij de voorinspectie keuren. Is het technisch in orde (liggen de tegels goed vast en lopen de tegels netjes recht) dan kun je op het inspectierapport vermelden: plavuizenvloer akkoord ‘de Alliantie’. Voldoet de vloer niet aan de eisen dan zet je op het inspectierapport: plavuizen vloer verwijderen en ondergelegen vloer netjes vlak opleveren.

Laminaatvloeren neemt de Alliantie niet over. Wel is het zo dat de vertrekkende huurder de vloer door de nieuwe huurder mag laten overnemen als er een ondervloer aanwezig is die minimaal 10 decibel dempend is (groene ondervloer).

Technische installaties.Technische installaties kun je als woonadviseur alleen maar visueel beoordelen; of kranen en schakelaars goed werken en heel zijn. De technische installaties zullen bij mutatie gekeurd worden (APK) door de elektricien en de loodgieter die hiervoor gecertificeerd zijn.

Digitale woningopnameMomenteel is de alliantie bezig met het ontwikkelen van een digitale versie voor woningopnames. Hetgeen hieronder staat beschreven zal niet voor iedereen op hetzelfde moment op deze wijze bruikbaar/beschikbaar zijn.

Samenvatting module ZAV/inspectie mutatiewoning maart 2010

Woningwaardering:Je hebt digitaal een overzicht van de woningwaardering (of je maakt een uitdraai). Als je de woning door loopt, controleer je ook de woningwaardering (in hoofdlijnen). Let op aantallen kamers en/of uitbouw en de oppervlaktes hiervan, aanrechtlengte en soort CV. Als je verschillen constateert, meet dan de ruimte op en corrigeer de gegevens op de woningwaardering.

PlattegrondIn de beeldmodule staat in veel gevallen een digitale plattegrond van de woning. Controleer deze en geef eventuele afwijkingen aan. Deze worden door de afdeling beheerondersteuning verwerkt.

EPAHet certificaat en de EPA-formulieren zijn ook digitaal beschikbaar. Controleer ook deze gegevens (soort ketel, dubbelglas, wandisolatie etc.). Geef eventuele afwijkingen door aan de Technisch specialist zodat de woning opnieuw gecertificeerd kan worden.

Afronden inspectieNadat je op al deze punten, per ruimte hebt gelet en hebt genoteerd wat genoteerd dient te worden, neem je nog een keer puntsgewijs het inspectierapport met de vertrekkende huurder door. De punten van herstel voor rekening van de vertrekkende huurder bespreek je, indien mogelijk met opgaaf van kosten als de huurder besluit om herstelwerkzaamheden aan de corporatie over te laten. Laat je inspectierapport door de vertrekkende huurder ondertekenen. Vraag aan de vertrekkende huurder of hij/zij een e-mail adres heeft. Hebben zij een e-mail adres dan stuur je het digitale inspectierapport naar dit e-mail adres. Helaas heeft niet iedereen al een e-mail adres. Mocht de vertrekkende huurder geen e-mail adres hebben dan draai je het inspectierapport op kantoor uit en stuurt dit per post aan de vertrekkende huurder toe. Zorg voor opname van het e-mailadres in Tobias. Ook als er geen e-mailadres is noteer je dit in de contactgegevens (onderhoud personen).Tot slot maak je na de voorinspectie minimaal een foto van de voorgevel van de woning voor de woonkrant. Alleen met toestemming van de vertrekkende huurder mag je ook foto’’s maken van de binnenkant van de woning. Neem dan bv. een foto van de badkamer en de keuken. Neem geen foto van bv de woonkamer. Hier staan meestal kostbare zaken zoals een plasmascherm. Dit kan namelijk mensen met mindere bedoelingen op een idee brengen.

Samenvatting module ZAV/inspectie mutatiewoning maart 2010

EindinspectieOp de afgesproken dag en tijdstip ga je de eindinspectie uitvoeren.Gelijk aan de voorinspectie start je in de hal maar nu eindig je in de keuken. Waarom de keuken? Het aanrecht kan op dat moment als schrijftafel dienen. Per ruimte controleer je of alle opmerkingen die je tijdens de voorinspectie hebt gemaakt, zijn verwerkt. Hierna neem je de sleutels in ontvangst van de vertrekkende huurder en controleert de werking van de sleutels op de betreffende buitendeuren. Tevens voorzie je de sleutels van een label,waarop je vermeldt welke deur het betreft (voordeur, achterdeur, schuur). Indien er na de controle nog werkzaamheden overblijven die voor kosten van de vertrekkende huurder zijn, geef je dit aan de vertrekkende huurder aan. Zodoende heeft hij een indruk van de te verwachten factuur. Hierna neem je afscheid van de vertrekkende huurder.Als deze is vertrokken loop je nogmaals de woning door en noteert de eventuele werkzaamheden voor de Alliantie op het formulier dat naar de aannemer wordt verzonden. Tevens maak je de werkbon aan en verstuurt deze digitaal naar extranet zodat de aannemer met zijn werkzaamheden kan starten. Van de gebreken die ten koste van de vertrekkende huurder zijn, maak je foto’s die je bij terugkomst in de beeldmodule opslaat op het adres van de mutatie. Verwissel nu de cilinders van de buitendeuren.(Let op de eventuele afspraken met de sleutelspecialist). In de sleutelkluis die je aan de brievenbus van de te muteren woning hebt gemonteerd (bij eengezinswoning) of in de sleutelkluis die in het complex hangt ( bij flats) stop je een setje sleutels van de woning. Met deze sleutels kan de aannemer zich toegang verschaffen tot de woning om de werkzaamheden uit te voeren.

De oplevering van de woning aan de nieuwe huurder.Na het woonadviesgesprek en de ondertekening van het huurcontract kun je de woning opleveren aan de nieuwe huurder.Ga op de afgesproken dag en tijdstip naar de woning waar de nieuwe huurder aanwezig is. Vaak heeft de nieuwe huurder zelf al een briefje gemaakt met eventuele vragen en door hem/haar geconstateerde gebreken. Loop met de nieuwe huurder de woning door en behandel al deze door hem/haar vastgestelde gebreken. Vul ook per ruimte het opleveringsformulier in en laat dat door de nieuwe huurder ondertekenen. Hierna kun je eventuele vervolgopdrachten naar de aannemer maken en versturen naar de aannemer. Vertel de bewoner ook dat de aannemer tien werkdagen (twee weken) de tijd heeft om eventuele gebreken te herstellen. Na deze periode dien je de sleutels uit de kluis te halen en aan de nieuwe huurder te overhandigen. Maak daarom altijd een aantekening in je agenda wanneer de sleutels weer uit de kluis dienen te worden gehaald.

Samenvatting module ZAV/inspectie mutatiewoning maart 2010

Gereedschap voor de woonadviseur

Om zijn of haar taak goed uit te kunnen oefenen heeft de woonadviseur de volgende gereedschappen nodig.

1. laptop met umts kaart. (voor digitale verwerking)2. luxe schrijfmap met pen. 3. een rekenmachine.4. een disto (Met een disto kun je snel met laser meters, vierkante

meters, en vaak ook hoeken opmeten). Hij is ook handig bij het controleren van de puntenwaardering.

5. een kleine maar sterke zaklamp6. een digitaal fototoestel7. duimstok8. pijpsleutel om de mutatiekluis te monteren en te demonteren.9. map met tegelkleuren.10. digitale (mutatie)formulieren (voorinspectie, woonadviesgesprek, oplevering,

akkoordverklaringen, woningwaardering, EPA-label, enz..).11. smartfoon.

Samenvatting module ZAV/inspectie mutatiewoning maart 2010