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7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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EMPRESA DE TRANSPORTE DE PASAJEROS METRO S.A.
SUMINISTRO SOLUCIN GESTIN DOCUMENTALPARA METRO S.A.
ESPECIFICACIONES TCNICAS
SANTIAGO DE CHILE
JUNIO 2012
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-1
ESPECIFICACIONES TCNICAS
SUMINISTRO SOLUCIN GESTIN DOCUMENTAL PARA METRO S.A.
NDICE
1 OBJETIVO ...................................................................................................................................................................... 2
2 ALCANCE ...................................................................................................................................................................... 2
2.1 PRODUCTO1:SOFTWAREYLICENCIAMIENTO ............................................................................................ 22.2 PRODUCTO2:IMPLEMENTACIN,PUESTAENMARCHAY SERVICIODESOPORTEPARA
SOLUCINDEGESTINDOCUMENTAL ................................................................................................................. 32.2.1 SUBPRODUCTO2.1:IMPLEMENTACINYPUESTAENMARCHA .............................................................. 32.2.2 SUBPRODUCTO2.2SERVICIODESOPORTEPARASOLUCINDEGESTINDOCUMENTAL .............. . 4
3 REQUERIMIENTOS GENERALES ........................................................................................................................... 4
3.1 IMPLEMENTACIN ..................................................................................................................................................... 53.2 EQUIPO DE PROYECTO METRO S.A. ........................................................................................................................... 63.3 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CAMBIOS A LAS APLICACIONES ............................................................................. 63.4 CAPACITACIN AL PERSONAL TCNICO ..................................................................................................................... 63.5 SERVICIO DE CONTINGENCIA ..................................................................................................................................... 73.6 MANTENIMIENTO DEL LICENCIAMIENTO ................................................................................................................... 73.7 CAPACITACIN A USUARIOS ...................................................................................................................................... 7
4 SITUACIN ACTUAL .................................................................................................................................................. 8
4.1 ARQUITECTURATECNOLGICADEMETROS.A. .......................................................................................... 84.1.1 ESTACIONES DE TRABAJO Y OTROS ANTECEDENTES .................................................................................................. 84.1.2 TOPOLOGA Y CONECTIVIDAD DE COMUNICACIONES ................................................................................................. 8
5 REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS .......... ........... .......... ........... .......... ........... ........... .......... ........... .......... ........... .... 95.1 PRODUCTO1:SOFTWAREYLICENCIAMIENTO ............................................................................................ 95.2 PRODUCTO2:IMPLEMENTACIN,PUESTAENMARCHAYSERVICIODESOPORTEPARA
SOLUCINDEGESTINDOCUMENTAL ............................................................................................................... 105.2.1 SUBPRODUCTO 2.1. IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA ........................................................... 105.2.2 SUBPRODUCTO 2.1: ............................................................................................................................................ 18SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL ............................................................... 18
ANEXOS................................................................................................................................................................................ 19
ANEXON 1: ...................................................................................................................................................................... 20ORGANIGRAMAS ............................................................................................................................................................ 20ANEXON 2: ...................................................................................................................................................................... 22PLATAFORMADEHARDWARESOLUCINDEGESTINDOCUMENTAL .......................................................... 22
ANEXON 3: ...................................................................................................................................................................... 25MATRIZDEREQUERIMIENTOS ................................................................................................................................... 25ANEXON 4: ...................................................................................................................................................................... 27INDICADORESDEDESEMPEOYCALIDADDESERVICIO ................................................................................... 27ANEXON 5: ...................................................................................................................................................................... 28PLAZOSDELPROYECTO ............................................................................................................................................... 28ANEXON 6: ...................................................................................................................................................................... 29PROCESOS ........................................................................................................................................................................ 29
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-2
1 OBJETIVO
Adquirir una Solucin de Gestin Documental World Class Open Text o Documentumpara Metro S.A. la que
deber ser provista por integradores, representantes o fabricantes de las herramientas antes indicadas que cumplan y
participen en el proceso de licitacin respectivo. El proponente adjudicado deber suministrar, licencias, servicios
de implementacin y servicio de soporte de acuerdo a los requerimientos de las presentes Especificaciones
Tcnicas del proyecto Suministro Solucin Gestin Documental para METROS S.A..
2 ALCANCE
Metro S.A. considera esta implementacin como una primera etapa dentro de un contexto de implementacin
corporativa, donde se define para esta primera etapa todos los ajustes tcnicos y funcionales necesarios en la
herramienta a fin de implementar los primeros 5 procesos indicados en la presente especificaciones tcnicas, as
como dejar a METRO S.A. facultado para continuar con la implementacin de nuevos procesos o funcionalidades
de la solucin que en esta etapa no sean implementadas.
2.1 PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO
Los Proponentes debern ofertar todo el software y licenciamiento necesario para la Solucin Gestin Documental
(software de clase mundial para Solucin Gestin Documental) que permita habilitar y operar los ambientes
implementados por el proponente.
Este producto considera la entrega del software (medios fsicos) y el licenciamiento asociado a la solucin de
Gestin Documental, adicionalmente a lo anterior, el proponente deber asegurar el soporte del licenciamiento por
los primeros 12 meses a contar de la entrega de los suministros, este deber incluir derecho y acceso a nuevos
releases, versiones y paquetes de correccin de software y la actualizacin de la documentacin correspondiente.
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ET-3
2.2 PRODUCTO 2: IMPLEMENTACIN, PUESTA EN MARCHA Y SERVICIO DESOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL
2.2.1 SUBPRODUCTO 2.1: IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA
Este producto considera la habilitacin de los ambientes necesarios para la puesta en marcha de la solucin de
Gestin Documental a cargo del Proponente; Parametrizacin, Implementacin del Sistema, Desarrollo o
adecuaciones funcionales de la plataforma, asistencia en el poblamiento inicial de datos ya generados a raz del
Proyecto de construccin de las lneas 3 y 6. En la actualidad dicha informacin est siendo almacenada y
administrada a travs de la herramienta BlueCielo Meridiam y en carpetas compartidas (rbol de directorio) con
permisos de lectura y/o escritura segn el perfil del usuario. El volumen de informacin estimado a la fecha de su
carga en el Gestor Documental ser de 200 GB y est compuesto por diversos documentos y archivos con formatos
tales como; DOC, XLS, PDF, XML, CAD entre otros.
La asistencia solicitada est relacionada a la metodologa y taxonoma (almacenamiento, versionamiento e
indexacin) en la carga inicial de dichos documentos.
Para lo anterior el desarrollo del plan de implementacin debe considerar la ejecucin de las siguientes etapas:
Etapa 1:Entrega suministros.
Etapa 2: Configuracin de la plataforma, Parametrizacin, Desarrollo de la Solucin para los 5
procesos y aspectos funcionales requeridos en las presentes Especificaciones Tcnicas.
Etapa 3:Capacitacin y Pruebas funcionales.
Etapa 4: Puesta en marcha de la Solucin.
El proponente debe cotizar la versin de mercado actualizada de la herramienta a ofertar, compatible con la
plataforma de Metro S.A. descrita en Anexo N 2 y la arquitectura descrita en el punto 3.1 de las presentes
especificaciones tcnicas.
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2.2.2 SUBPRODUCTO 2.2 SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTINDOCUMENTAL
Este servicio considera de parte del proveedor un total de 60 horas mensuales on site, no acumulables pagadero de
una sola vez, el cual deber ser facturado por el contratista 30 das posteriores a la recepcin conforme de Metro de
la Implementacin y puesta en marcha de la solucin.
El alcance de este servicio de soporte considera entre otras actividades, ajustes funcionales, nuevos desarrollos y
soporte en terreno de la herramienta y/o requerimientos que Metro S.A. estime necesario y que se encuentren en el
marco de las horas de Soporte requeridas, la ejecucin de estas horas sern canalizadas a travs del administrador de
la plataforma de Metro.
3 REQUERIMIENTOS GENERALES
Este producto considera la implementacin de la Solucin de Gestin Documental sobre una infraestructura provista
por Metro S.A. y especificada en el ANEXO N 2 PLATAFORMA DE HARDWARE SOLUCIN DE
GESTIN DOCUMENTAL. Un aspecto relevante a considerar es la existencia de esta plataforma con Base de
Datos SQL Server 2008 a 64 bits, siendo este motor exclusivamente el que el proponente deber utilizar para su
implementacin.
El proponente ser el nico responsable, en el caso de ser adjudicada su propuesta, del suministro de todos y cada
uno de los componentes que permitan a Metro S.A. poseer y operar libremente los ambientes requeridos por el
presente proyecto, se excluye de la provisin de la infraestructura especificada en el ANEXO N 2. Cabe indicar
que en el caso en que el proponente considere tcnicamente insuficiente la infraestructura descrita en el Anexo N
2, podr incluir las mejoras necesarias en su oferta tcnica y econmica, como tambin realizar observaciones de
mejora a la plataforma y que sea necesario realizar para las siguientes etapas corporativas, lo anterior sin perjuicio
que la solucin ofertada debe operar sin inconvenientes en esta primera atapa.
Si la Solucin que se proponga en la oferta presenta algn tipo de desviacin respecto de los requerimientos
indicados en esta especificacin tcnica o a la matriz de requerimientos, stas debern ser claramente detalladas y
explicadas por el proponente en el Formulario N 8 que forma parte integrante de las Bases Tcnicas de la
licitacin.
El Producto 2 Implementacin, Puesta en Marcha y Servicio de Soporte para Solucin de Gestin Documental,
ser implementado y desarrollado por el proponente en los plazos indicados por Metro S.A. en ANEXO N 5, lo
que debe ser expresado y desarrollado en el formulario N 7.
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La descripcin deber incluir como mnimo, lo siguiente:
Carta Gantt detallada considerando todos los productos requeridos, indicando las etapas de desarrollo,
implementacin; destacando tareas, plazos, recursos necesarios, resultados e hitos medibles de acuerdo a lo
solicitado en los documentos de la presente licitacin.
Plan de trabajo y metodologa de implementacin donde se especifique el desarrollo de:
Implementacin del Sistema.
Parametrizacin.
Desarrollo de interfaces y Workflows.
Desarrollo e implementacin de adiciones funcionales.
Plan de poblamiento y asistencia migracin de datos inicial del proyecto lnea 3 y lnea 6.
Plan de capacitacin, indicando claramente las actividades a desarrollar.
Descripcin de los mdulos que forman parte de la implementacin de la solucin y su funcionalidad.
Procedimiento de control de cambio a la aplicacin.
Afinamiento (Tunning) de la Solucin.
El Proponente ser responsable de que la herramienta opere en forma correcta e integrada con la plataforma de
software y hardware existente (Anexo N2 y arquitectura descrita en el punto 3.1 de las presentes especificaciones
tcnicas).
3.1 Implementacin
Para la implementacin que ejecutar el Proponente, ste debe considerar como mnimo:
La estructura de Folders asociada a cada proyecto, la documentacin (Con su Metadata y
Taxonoma), revisin de los procesos asociados a los flujos de Gestin Documental y la
implementacin de Roles y Perfiles de los usuarios.
Validacin de todos los requerimientos funcionales del ANEXO N 3.
Planificacin de los desarrollos segn funcionalidades requeridas.
Propuesta de implantacin.
Revisin de Procesos y requerimientos funcionales segn el alcance indicado
Parametrizacin
Propuesta de interfaces
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Propuesta de migracin de datos.
Propuesta de capacitacin de usuarios.
Plan de puesta en marcha del sistema.
3.2 Equipo de proyecto Metro S.A.
El equipo de proyecto definido por Metro S.A. para la implementacin de la solucin considera la
participacin de los key users de la Gerencia de Desarrollo de Proyectos y la Gerencia de Ingeniera y
Tecnologa, 2 profesionales adicionales, uno para liderar el proyecto tcnico y otro para participar de la
implementacin y posterior administracin de la herramienta.
3.3 Procedimiento de control de cambios a las aplicaciones
El Proponente deber proveer los mecanismos y procedimientos necesarios para otorgar el servicio de
control de cambio a las aplicaciones o sistemas que compongan la Solucin. Esto debido a lasmodificaciones que resulten de la correccin de errores presentados por las aplicaciones, por cambios
legales o por nuevos desarrollos solicitados al Proponente. Metro S.A. podr requerir adecuaciones a la
metodologa propuesta.
Se considera que al menos se debe cumplir con lo siguiente:
Al menos se debe contar con una estructura de directorios definida especialmente para el control d
estos cambios, en donde se dejar claramente creado por cada mdulo de los sistemas, un directori
con subdirectorios creados con las diferentes fechas en donde se dejarn los cambios realizados. Adicionalmente, para llevar el control de estos cambios, se deber contar con formularios que debe
ser llenados y que sern archivados como respaldo de este procedimiento. Para ello deber existir u
formulario creado y propuesto por el Proponente, tanto para nuevos requerimientos como par
correcciones y otro formulario que permitir registrar, en caso de correcciones o mejoras d
funcionalidad existente.
Adicionalmente, cada vez que se realiza un cambio ya sea nuevo o no, ste debe ser probado en el
ambiente de pruebas antes de ser pasado al ambiente de produccin.
3.4 Capacitacin al personal tcnico
El Proponente deber incluir plan de capacitacin a personal tcnico clave de Metro S.A. que mantendr
responsabilidades por la operacin/administracin de plataforma con respecto a procedimientos y
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estndares utilizados por el proponente Mximo 2 profesionales, los que debern quedar en condiciones de
soportar los requerimientos de los usuarios en el aspecto funcional de la herramienta.
3.5 Servicio de contingencia
El Proponente deber proponer y especificar un Plan de Contingencias para su Solucin que permita
asegurar la continuidad de los servicios frente a un evento, con capacidad de restaurar, las condiciones
operacionales de explotacin del sistema. MetroS.A. podr requerir adecuaciones al Plan de Contingencias
propuesto.
3.6 Mantenimiento del Licenciamiento
Este Producto considera el mantenimiento de las licencias de la Solucin de Gestin Documental, que
incluye la entrega de releases, versiones y paquetes de correccin de software y la actualizacin de la
documentacin correspondiente durante los 12 meses, desde la entrega del licenciamiento de la solucin a
Metro S.A., las que debern ser instaladas y configuradas por el proveedor adjudicado.
Por otra parte el proveedor adjudicado deber entregar a Metro S.A. todo medio fsico, certificado en papel
o digital que acredite los derechos de Metro S.A. sobre los productos instalados.
3.7 Capacitacin a usuarios
La metodologa de capacitacin a los usuarios del sistema a implementar corresponder a usuarios Tcnicos
y No Tcnicos.
La capacitacin a usuarios tcnicos (dos usuarios), deber estar orientada a administrar y operar todos los
mdulos instalados como parte de la solucin. En el caso de usuarios no tcnicos (5 key user), debe
considerar aspectos tales como: Manejo de mens, navegacin, utilitarios, funcionalidades, visualizacin de
documentos, estructuras, generacin y modificacin de workflows, generacin de reportes, administracin y
todos aquellos aspectos no mencionados que cubran la totalidad de funcionalidades del sistema.
El Proponente deber indicar detalladamente el desglose y alcance de la capacitacin y las horas hombre
(HH) que ocupar en esta labor. Esta capacitacin se realizar en dependencias de Metro S.A. y contarn
para tal efecto con (Proyector, notebook, otros) para los usuarios de Metro. El proponente debe proveer el
material audiovisual, libretas de notas y otros necesarios que se consideren indispensables para el xito de la
capacitacin.
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Finalizada la capacitacin el proponente deber entregar a cada usuario tcnicos y no tcnicos un manual de
usuario en papel o digital, donde se resuma en detalle todos los aspectos vistos en la capacitacin, con este
instrumento l usuario debe quedar capacitado para ejecutar acciones bsicas y avanzadas segn su perfil,
que se contemplen en la operacin del da a da.
4 SITUACIN ACTUALMetro S.A. actualmente cuenta con herramientas limitadas que permiten el seguimiento particular de cierto tipo de
informacin, teniendo como cliente a gerencias especficas, lo anterior no garantiza una adecuada trazabilidad y
seguimiento en la gestin de procesos de documentacin que actualmente demandan los nuevos proyectos de Metro
S.A. En este contexto en particular existen dos herramientas para tal propsito, una denominada Libro de Obra
Digital (LOD) tambin conocido como Libro Digital de Comunicaciones (LDC), en el que actualmente se registra
la documentacin formal emanada de los contratos y la herramienta Bluecielo Meridiam, sistema que permite
gestionar los contenidos de ingeniera y que est siendo utilizado en los procesos de revisin de documentacin y
planos que Metro S.A recibe de externos producto del proyecto L63.
4.1 ARQUITECTURA TECNOLGICA DE METRO S.A.
La actual arquitectura tecnolgica de MetroS.A.cuenta con lossiguientes elementos relevantes:
4.1.1 Estaciones de trabajo y otros antecedentes
En la actualidad, Metro S.A. posee alrededor de 1.200 estaciones de trabajo y usuarios de Red
conectados a la red corporativa, estos operan con los siguientes software base:
- Windows XP Professional SP3 y Windows 7 Professional
- Internet Explorer Ver. 8 y 9.
- Explorador Google Chrome.
- Office 2007 Profesional y Office 2010 Profesional.
- Antivirus McAfee Total Protection EndPoint.
4.1.2 Topologa y conectividad de comunicaciones
La red LAN de Metro S.A. corresponde a una topologa estrella, destinada a los edificios centrales y
tipo anillo para las diferentes lneas, la conectividad es hibrida, tenido como base velocidades de
acceso en 10/100 Base-T con un backbone 1 Gb.
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5 REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS
5.1 PRODUCTO 1: SOFTWARE Y LICENCIAMIENTO
El proponente deber entregar a Metro S.A. el software y licenciamiento, medio fsico de todo el software que
forma parte de la solucin ofertada.
El proponente deber dimensionar y cotizar el licenciamiento de la Aplicacin sin las Bases de Datos,
considerando un universo de 150 usuarios que utilizarn la solucin con acceso Full a todas las funcionalidades
de la plataforma ofertada.
Se estima que un 70 % de dichos usuarios pudieran accesar simultneamente a la solucin de gestin
documental, en este contexto el proponente debe especificar claramente la forma y modelo de licenciamiento
(Por Usuario, por procesador u otro tipo) que cubra el requerimiento antes declarado, adems de todo software
incorporado para el desarrollo, pruebas, carga de datos y produccin en su Oferta Tcnica y los valores de estelicenciamiento en su Oferta Econmica. La informacin solicitada debe ser declarada en los formularios
econmicos N 13 y 13B del ANEXO Bde las bases administrativas segn corresponda.
El proponente debe considerar como parte del licenciamiento propuesto, al menos una licencia para el uso de
los ambientes no productivos solicitado por Metro S.A.
El horario definido para la ejecucin del los servicios del producto 1, ser de Lunes a Viernes de 08:30 a 18:30
hrs, sin embargo el proponente podr, si as lo estima necesario continuar fuera de este horario sus labores deproyecto en sus dependencias propias, como tambin solicitar extensin horaria en dependencias Metro fuera
del horario indicado o fines de semana, lo que no tendr costo adicional para Metro S.A.
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5.2.1.3 Firma Electrnica simple y Firma electrnica avanzada
La solucin de gestin documental ofertada debe permitir la interaccin con dispositivos de firma
electrnica avanzada y la integracin y uso certificados de firma electrnica simple.
5.2.1.4 Metodologas
Las metodologas a utilizar deben contemplar los procedimientos para asegurar la calidad de los productos
finales, y de los productos intermedios ms relevantes, en relacin con los objetivos del proyecto. Esta
debe ser formulada por el proponente en su oferta.
La propuesta metodolgica ser revisada y podr estar sujeta a modificaciones, producto de acuerdos que
sean establecidos con el equipo de Metro S.A.
5.2.1.5 Organizacin, Planificacin y Control
El proponente deber entregar una carta Gantt que debe permitir visualizar a nivel macro y a nivel micro
cada una de las actividades y tareas a desarrollar en los tiempos establecidos por Metro S.A. Se debe
incluir todas las actividades incluyendo la planificacin inicial, pasando por los procesos que emanen de
las etapas requeridas.
En la carta Gantt se deber incluir los recursos asignados, hitos de control, informes de avance,
requerimientos adicionales y cualquier elemento que permita facilitar el correcto seguimiento del
proyecto. El Proponente a travs del Project Manager, deber considerar la programacin de reuniones
peridicas y la entrega de minutas de reuniones e informes de avance a MetroS.A. con fechas establecidas
y acordadas previamente, considerando al menos que durante todo el tiempo de ejecucin del proyecto, se
sostendrn reuniones semanales de control con MetroS.A.
La carta Gantt deber mantenerse actualizada a lo largo de toda la duracin del proyecto y ser
supervisada para su cumplimiento por personal tcnico especialmente asignado por Metro S.A.
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5.2.1.6 Recursos Humanos para el Proyecto
Dentro de los factores relevantes para lograr el xito del proyecto se ha considerado que el grupo de
trabajo de la empresa seleccionada deber contemplar necesariamente la participacin de personal con
experiencia y conocimientos en:
Administracin y gestin de proyectos de desarrollo e implementacin de la Solucin.
Anlisis y mejoramiento de procesos.
Arquitectura de Aplicaciones en la Solucin de Gestin Documental
Competencias en tareas de Mentor en la tecnologa adjudicada.
Implementacin de la Solucin.
Desarrolladores con competencias en la tecnologa empleada para desarrollo de cdigo.
Operacin y explotacin de la Solucin de Gestin Documental.
Para ello la empresa seleccionada deber disponer como mnimo durante el 100% del tiempo de duracin
del proyecto las funciones de profesionales solicitados ms los que se estime conveniente para las
siguientes etapas mencionadas:
Entre las Etapa 2 (Configuracin de la plataforma, parametrizacin y desarrollo de la solucin para 5
procesos requeridos) y Etapa 4 (Puesta en marcha de la solucin) como mnimo a estos
profesionales acreditados en la tecnologa de la Solucin de Gestin Documental.
1 Project Manager Full Time con todos los elementos tecnolgicos necesarios para el desempeo de
su funcin ej.: (notebook, telfono celular, suministros de oficina, entre otros), residente en Metro
S.A., con Certificacin y Experiencia comprobada en la metodologa propietaria que recomienda y
utiliza el proveedor tecnolgico o el implementador y que se emplee como mejor practica para la
Solucin de Gestin Documental (esto es a parte de la metodologa PMI). Deber tener como
mnimo 2 implementaciones en la plataforma tecnolgica utilizando la metodologa empleado para
la plataforma recomendada por el proveedor tecnolgico de la plataforma.
1 Arquitecto de Aplicaciones residente en Metro S.A. con todos los elementos tecnolgicos
necesarios para el desempeo de su funcin ej.: (notebook, telfono celular, suministros de oficina,
entre otros) y con experiencia comprobada en la Plataforma Tecnolgica de la Solucin de Gestin
Documental. (Deber tener como mnimo 2 implementaciones en la plataforma).
1 Analista de Requerimiento y Procesos con Experiencia en la Plataforma tecnolgica ofertada
(Deber tener como mnimo 2 experiencias de implementacin en la plataforma).
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Se deber entregar una nmina detallada del personal que participar en el proyecto, con indicacin de las
funciones a realizar (Project Manager, Arquitecto de la Solucin, Tcnicos de desarrollo, Tcnicos de
operacin u otros) y su dedicacin al proyecto, expresada en horas-hombre y la experiencia en proyectos
de similares caractersticas por cada integrante del equipo de proyecto con la entrega de los CV
actualizados.
La empresa seleccionada deber garantizar la idoneidad del personal que efecta los trabajos solicitados,
asegurando que el grupo de trabajo se mantendr durante el transcurso del proyecto. De producirse alguna
desercin o desvinculacin durante la vigencia del proyecto de algn integrante del grupo de trabajo, la
empresa adjudicada, con la autorizacin de Metro S.A. deber realizar el reemplazo respectivo
manteniendo o mejorando el perfil del profesional original.
El proponente deber utilizar los formularios N 4 (Experiencia especifica del proponente en proyectossimilares), formulario N 5 (Organizacin del contratista para el desarrollo del contrato) y formulario
N 6 (Plan de asignacin de recursos tcnicos y humanos para el servicio) para la entrega de la
informacin solicitada en los prrafos anteriores.
5.2.1.7 Seguridad de la informacin
Para el Producto 2, el Proponente deber considerar que MetroS.A. cuenta con una poltica de seguridad
de la informacin a la que debe dar cumplimiento, considerando obligatoriamente el proceso de auditora
que se lleva a cabo en MetroS.A., lo anterior se refiere a la posibilidad de que una o ms acciones sobre
la informacin tratada con la solucin de gestin documental, pueda ser registrada por el sistema a fin de
identificar en procesos de auditora posteriores el o los responsables de dicha accin.
Todo el equipamiento utilizado por el Proponente para el proyecto podr ser conectado a la red
corporativa de Metro S.A, toda vez que estos equipos sean revisados y configurados de acuerdo a las
polticas de plataforma de Metro S.A.
En el mbito de la seguridad, se establece que toda informacin de propiedad de Metro S.A. a la que el
proponente adjudicado tenga acceso por motivos propios de la implementacin y posterior soporte de este
proyecto, es de exclusivo uso de Metro, por lo tanto no podr ser usada, divulgada, extrada o transportada
por ningn medio fuera de Metro a menos que este expresamente lo autorice.
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5.2.1.8 Implementacin de la Herramienta
El plan de trabajo debe abordar las siguientes actividades:
Etapas Objetivo Etapa Producto Actividades PlazosRequisito deAprobacin
Revisor
Etapa 1 Entrega desuministro
Obtener todo elsoftware y
licenciamientonecesario que permitahabilitar y operar la
solucin GestinDocumental
Todo Medio fsico y
licenciamientoasociado a la solucinde Gestin Documental
Entrega del software ydocumentacin de
licenciamiento5 das hbiles posteriora la adjudicacin
Revisin dedocumentacin y
medios entregadosMETRO S.A.
Etapa 2 Configuracinde la plataforma,parametrizacin y
desarrollo de lasolucin para 5
procesos y aspectosfuncionales requeridos
en las presentes ET
Instalacin,configuracin de la
plataforma, eimplementacin de 5procesos en solucin
de G.D.
Interfaces de usuariosy Workflows asociados
a 5 procesos
Al menos lassiguientes Actividades:
1.- Revisinrequerimientos
funcionalesinvolucrados
2.- Planificacin deimplementacin de la
solucin2.- Parametrizacin eimplementacin de las
aplicaciones
3.- Desarrollo deinterfaces y Worflows
Definidos por elProponente y de
acuerdo a las bases
Criterios y/o pruebas alproducto definidos por
Metro S.A. ycertificado de qualityassurance del informede levantamiento por
parte de la matriz de lasolucin.
Metro S.A.
Etapa 3 Capacitacin yPruebas Funcionales
Generar un planintegrado de pruebas
del sistema, utilizandodatos preparados en
forma conjunta con elusuario.
Pruebas Funcionales.Definidas por la
empresa adjudicataria.
Definidos por elProponente y de
acuerdo a las bases
Criterios y/o pruebas alproducto definidos por
Metro S.A.Metro S.A.
Etapa 4 Puesta enmarcha de la Solucin
Migracin dedocumentacin digitalrequerida en el gestor
Documental.
Poblamiento inicial dedatos ya generados araz del proyecto de
ingeniera bsica de laconstruccin de las
lneas 3 y 6
Definidas por laempresa adjudicataria.
Definidos por elProponente y de
acuerdo a las bases
Criterios y/o pruebas alproducto definidos por
Metro S.A.Metro S.A.
Generar manuales ydocumentos.
Documentacin.
a.- Descripcin demanual usuario
b.- Descripcin demanual de sistemas
entre otros.
Definidos por elProponente y de
acuerdo a las bases
Programas fuentesManual de UsuarioManual de Sistemas
Metro S.A
Capacitacin a usuariostcnicos y usuarios
finalesCapacitacin
Charlas y reunionesexpositivas
Definidos por elProponente y de
acuerdo a las bases
Informe decapacitacin
Metro S.A
Evolucin del sistemay correccin de fallas
y/o defectos.
Puesta en marcha yRecepcin Conforme.
Definidas por laempresa adjudicataria.
Definidos por elProponente y de
acuerdo a las bases
Criterios y/o pruebas alproducto definidos por
Metro S.A.Metro S.A.
La revisin de los requerimientos funcionales debe considerar la informacin declarada como tal en el
Anexo N 3en conjunto con los antecedentes formulados en el Anexo N 6Procesos, lo anterior con lafinalidad de realizar y validar las mejoras de aquellos aspectos que a juicio del proveedor sean necesario en
dichos flujos de informacin, considerando las mejores prcticas que promuevan una mejor integracin con
la solucin de Gestin Documental.
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5.2.1.9 Plan de asistencia migracin de documentacin digital de la GDP y GIT paralos proyectos Lnea 3 y 6
El Proponente en su plan de trabajo deber especificar detalladamente las caractersticas de su plan de
asistencia para la carga de la documentacin digital existente, originada de los proyectos lnea 3 y lnea 6.
Ser de su responsabilidad la asistencia en la ejecucin de ste y formar parte de los entregables en su
propuesta. Se requiere cargar toda la informacin que permita la continuidad de los procesos de los
proyectos lnea 3 y lnea 6 de las gerencias GDP-GIT segn se describe en Subproducto 2.1
Implementacin y Puesta en marcha.
5.2.1.10 Plan de pruebas
El proponente en su plan de trabajo debe especificar detalladamente el plan de pruebas, stas debieran
considerar al menos lo siguiente:
Pruebas de Documentacin con su Metadata asociada, perfiles, procesos y Workflows habilitados.
Pruebas de Sistema: Se refiere a una serie de pruebas diseadas a objeto de asegurar que los
desarrollos en el sistema cumplan con los requisitos mnimos de operacin, este grupo de pruebas
debiera considerar como mnimo lo siguiente:
Pruebas de Recuperacin: Verificacin de la capacidad de recuperacin del sistema ante una
falla de software o hardware. Pruebas de Seguridad: Aseguramiento de que las mantenciones o desarrollos incluyen los
controles adecuados de acceso y seguridad mnimos requeridos por Metro S.A.
Pruebas de Rendimiento: Deber considerar pruebas que satisfagan adecuadamente los tiempos
de respuesta y funciones requeridas por Metro S.A.
Pruebas de Aceptacin Final: Se debe considerar a lo menos lo siguiente:
Prueba de aseguramiento de la calidad: Enfocadas en las especificaciones de
documentacin y en la tecnologa empleada. Es aqu donde se verifica que la aplicacinfuncione de acuerdo a la documentacin y especificaciones tcnicas adjuntas.
Prueba de aceptacin de usuario: Enfocada en soportar el proceso de asegurar que el
sistema est listo para produccin y que satisfaga todos los requisitos documentados;
stas deben ser debidamente documentadas, escritas desde la perspectiva del usuario y
ejecutadas en un escenario lo ms cercano posible a la produccin.
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-16
Todas estas pruebas mnimas a desarrollar deben ser debidamente documentadas y presentadas en el plan
de pruebas para la aceptacin de Metro S.A. previa al desarrollo de la Etapa de pruebas. Este plan debe
estar considerado dentro de los plazos de cada hito correspondiente. Una vez que el proponente entregue
los productos, Metro S.A. efectuar las pruebas de acuerdo a los plazos convenidos en la planificacin del
proyecto y entregar las observaciones al proponente para que ste las corrija.
Las pruebas de las aplicaciones se realizarn en el lugar de trabajo que Metro S.A. disponga de acuerdo al
plan convenido. Si estas pruebas son exitosas, se proceder a levantar un Acta de Recepcin Conforme del
Subproducto 2.2: Implantacin de la Solucin de Gestin Documental.
5.2.1.11 Recepcin final
Puesta en operacin la Solucin de Gestin Documental, el adjudicatario podr solicitar la RecepcinFinal despus de que se haya completado a entera satisfaccin para Metro S.A. todos los trabajos
requeridos durante el periodo de implementacin, y los resultantes de una inspeccin conjunta realizada.
El requisito para emitir este certificado es haber cumplido con las siguientes actividades del plan general:
Correccin de las observaciones u errores detectados.
Pruebas Funcionales.
Documentacin.
Puesta en marcha.
Si hubiere observaciones, se dejar constancia de ellas, otorgndose un plazo al Proponente no mayor de
30 das para subsanarlas. Si transcurrido el plazo anterior no se han subsanado las observaciones, Metro
S.A. podr hacer efectiva la Garanta correspondiente sin ms trmite.
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-17
5.2.1.12 Requerimientos funcionales
La Solucin de Gestin Documental deber ser de diseo modular y flexible en su arquitectura de
producto, de modo que permita ampliaciones sin modificaciones mayores en el producto para futura
implementacin Corporativa de Metro S.A. que den solucin al resto de las Gerencias.
Para lo anterior en el Anexo N 3 se indica cuales de estos requerimientos funcionales deben estar
debidamente licenciados y habilitados para la ejecucin y desarrollo de los cinco procesos declarados en
las presentes especificaciones tcnicas y cuales deben quedar en condiciones de ser habilitados en las
prximas etapas.
El proponente deber utilizar el formulario tcnico N 9, para especificar el cumplimiento de las
funcionalidades descritas en la Matriz de requerimiento ANEXO N 3.
5.2.1.13 Reportes
La Solucin deber poseer herramientas que permitan a nivel de usuario final generar reportes e informes
de acuerdo a las necesidades del negocio, en particular al control de uso y cumplimiento de flujos y
estados de documentos.
5.2.1.14 Licenciamiento
El Proponente deber entregar a Metro S.A. el licenciamiento y medio fsico de todo el software que
forma parte de la solucin integral. Todo el licenciamiento deber otorgar derechos de uso y sin lmite de
tiempo a Metro S.A.
El Proponente deber entregar a Metro S.A. el software, licenciamiento (teniendo en cuenta que el
ambiente definitivo considerar una mquina principal en produccin y una mquina para ambiente
Desarrollo/Test), medio fsico de todo el software que forma parte de la solucin integral.
El Proponente debe especificar claramente la forma de licenciamiento de todo software incorporado para
el desarrollo, pruebas y produccin en su Oferta Tcnica y los valores de este licenciamiento en su Oferta
Econmica.
EL MANTENIMIENTO DE TODO EL LICENCIAMIENTO DE LA SOLUCIN PARA EL
PRIMER AO, DEBE ESTAR INCLUIDO EN EL VALOR DE ADQUISICIN DE LAS
LICENCIAS.
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-18
5.2.1.15 Workflow
La Solucin propuesta debe poseer una herramienta de workflow integrado, que permita iniciar
solicitudes, realizar aprobaciones, manejar estados, hacer seguimiento y envo de mensajes que
corresponda de acuerdo a la definicin de cada proceso segn lo indicado en la Matriz de Requerimientos
Funcionales definida en ANEXO N 3. La herramienta debe permitir la modificacin de los workflow por
parte de los usuarios administradores de la aplicacin y manejar perfiles de seguridad.
El horario definido para la ejecucin del los servicios del producto 2, ser de Lunes a Viernes de 08:30 a
18:30 hrs, sin embargo el proponente podr, si as lo estima necesario continuar fuera de este horario sus
labores de proyecto en sus dependencias propias, como tambin solicitar extensin horaria en
dependencias Metro fuera del horario indicado o fines de semana, lo que no tendr costo adicional para
Metro S.A.
5.2.2 SUBPRODUCTO 2.1:
SERVICIO DE SOPORTE PARA SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL
La solucin propuesta debe considerar un servicio de Soporte por 6 meses a contar desde la aceptacin
conforme de la etapa 4 SUBPRODUCTO 2.1 IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA.
Como se mencion en el punto 2, Subproducto 2.2, este servicio considera de parte del proveedor un total
de 60 horas mensuales on site no acumulables por un periodo de 6 meses a contar de la puesta en marcha
de la solucin, El alcance del uso de estas horas de Soporte est descrito en el punto 2.2.2 Subproducto 2.2
Servicio de Soporte para solucin de gestin documental
Lo solicitado deber ser cotizado en el formulario econmico E2, de las presentes bases de licitacin.
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-19
ANEXOS
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ET-22
ANEXO N 2:
PLATAFORMA DE HARDWARE SOLUCIN DE GESTIN DOCUMENTAL
Actualmente Metro S.A. cuenta con una infraestructura de procesamiento y almacenamiento, para el alojamiento y
operacin de la Solucin de Gestin Documental motivo de la presente licitacin
Esquema Topolgico de la solucin:
1
2
1
2
U ID
HP
Stor a g e W o rksP4 3 0 0G2
1
2
1
2
U ID
HP
Stor a g e W o rksP4 3 0 0G2
LAN
H 3 C S 3 1 0 0 S e r ie s
PWR
D/S
A/LMO D E
87654321C O N SO LE
LI NK
ACT9
10/ 1 0 0 / 1 0 0 0 B A S E - T
H 3 C S 3 1 0 0 S e rie s
PWR
D/S
A/LMO D E
87654321C O N SO LE
LI NK
ACT9
10/1 00 /1 0 0 0 B AS E - T
8
1 2U ID
41
5
32
S ID
H PP roLiant
D L360 G7
FA N SPR OC
1
PR OC
2
POWERSUPPLY
2POWERSUPPLY
1 O VERTEM PPO WER
CAP
1 2 3 4
9
8
7
6
5
4
3
2
1 1
2
3
4
5
6
7
8
9
O NLINESPAREM IR R OR
U ID
2
1
4
3
6
5
8
76 5 4 3 2 14 3 2 16 5
PROC
1
PROC
2
POWERSUPPLY
2POWERSUPPLY
1OVERTEMP
POWERCAP
1 2 3 4
9
8
7
6
5
4
3
2
11
2
3
4
5
6
7
8
9
AMPSTATUS
FANS
DIMMS
HPProLiantDL380G7
Servidor ProduccinServidor Testing y
QA
La Solucin gestin documental deber ajustarse estrictamente a la arquitectura presentada y ser responsabilidad
del Proponente, disear la mejor solucin de implementacin de su software con la actual arquitectura.
RED SAN iSCSI
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ET-23
ESPECIFICACIONES TCNICAS DE LA SOLUCIN EXISTENTE
a. Especificacin Tcnica de Servidor Produccin
Para la operacin de la solucin, el Proponente deber realizar la instalacin de su Solucin, configuracin y puesta
en marcha en los siguientes servidores.
b. Especificacin Tcnica de Servidor QA y Testing
Ambos equipos cuentan con sistema operativo Windows server 2008 Enterprise 64bits y Sql Server 2008 Std 64bits.
Caractersticas del Servidor Produccin
Descripcin
Servidor HP Proliant DL380 G7.DescripcinHP ProLiant DL380 G7 X5660, 2P, 24GB-R P410i/1 GB, FBWC, 8 SFF, 750 W2 Procesadores Intel Xeon X5660 (6 ncleos, 2,80 GHz, 12 MB de L3, 95W)HP 24 GB PC3-10600R (RDIMM)HP 4 discos de 146GB Hot Plug 2.5 SAS 15,000 rpmHP slimline DVD+RW 8X driveRedundant power supplyHP Redundant Hot-Plug Fans
Requerimientos de Servidor
Descripcin
Servidor HP Proliant DL360 G7.Descripcin2 Procesadores Intel Xeon E5649 (6 ncleos, 2,53 GHz, 12 MB, 80W)
HP 12 GB PC3-10600R (RDIMM)HP 2 discos de 146GB Hot Plug 2.5 SAS 15,000 rpmHP slimline DVD+RW 8X driveRedundant power supplyHP Redundant Hot-Plug Fans
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-24
c. Especificacin Tcnica Storage P4500
Para el almacenamiento de informacin Metro S.A., cuenta con la siguiente unidad de storage:
Esta unidad de almacenamiento se encuentra interconectada con los servidores descritos en los puntos 1 y 2, a
travs de una red iSCSI.
Requerimientos de Unidad Storage
Descripcin
HP P4500 G2 CAPACIDAD 7,6 TB
Redundant, hot plug power supplies; redundant fans; redundant, hot plug hard drives,integrated storage controller with battery-backed DDR2 cache; disk RAID 5, 6, and 10; hyper-redundant clustered storage.
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-25
ANEXO N 3:
MATRIZ DE REQUERIMIENTOS
Como se mencion en el alcance de este documento, Metro S.A. considera esta implementacin como una primera
etapa dentro de un contexto de implementacin corporativa.
Considerando la situacin antes descrita, en la siguiente matriz se presentan un conjunto de funcionalidades con las
que debe contar la solucin ofertada, diferenciando aquellas que deben ser parte obligatoria de la primera etapa de
implementacin, de las que sern sujeto de implementaciones posteriores.
El proponente debe priorizar al momento de implementar su solucin las mejores prcticas relacionadas con su
producto, proporcionando a Metro S.A. un sistema lo ms estndar posible, considerando el desarrollo de cada tema
requerido en la matriz de requerimientos en su oferta tcnica.
GENERALES
Funcionalidad aimplementar en la
primera Etapa
Capacidadimplementa
en Futuretapas
Arquitectura del Producto
Componentes bien definidos y separados CMS (Content Manager Server) y CDS (Content Delivery Service). X
Empleo de Metadata y contenido digital estructurado con funcionalidad de empleo de clasificacin decontenido.
X
Empleo de Taxonoma (Clasificacin del contenido) y motor de bsqueda apoyado por ndices. XAlmacenamiento de la informacin de todos los documentos en files system y que guarde las referencia debsqueda en una Base de Datos.
X
Incorpora una arquitectura Web en .NET o J2EE, extendible a ms de 2 capas. X
Herramienta habilitada en plataforma Web X
Posee motor de bsqueda, simples y avanzadas X
Trazabilidad auditable y automtica X
Tecnologa y Modelo de Workflow empleado por la Plataforma
Workflow documental integrado a la gestin documental, con disparador de eventos, correos y avisos. X
Debe poseer un Monitor de estados centralizado de los Workflow asociados a los documentos en cada proyectopor separado.
X
Posibilidad de integrar el workflow con otras aplicaciones ( intercambio de datos, extensin a otras
aplicaciones va xml) XFuncionalidadesFuncionalidades de Versionamiento del Documento, conservar el historial y conserva la trazabilidad de laltima modificacin. (Gestin del ciclo de vida del documento, desde su creacin hasta su destruccin).
X
Manejo de informacin de registros electrnicos y fsicos con el mismo sistema X
Visualizacin especializada para documentos Office, PDF, TIFF, otros. X
Visualizacin para planos CAD X
Comparacin entre versiones de documentos y entre planos CAD X
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-26
Bsqueda de texto dentro de contenido de planos CAD X
Permite customizar la interfaz del usuario no administrador para la consulta de documentos digitales einformacin empleando para ello tecnologa .NET o J2EE de modo de disponer mini sitios.
X
Rpido desarrollo customizable mediante RESTful APIs y Estndares abiertos tales como CMIS o JSR 168 yotros.
X
Captura de documentos desde Herramientas MS Office X
Captura de documentos desde e-mail Outlook X
Captura desde file system ( explorador de Windows) X
Seguridad
Debe permitir la Gestin de Seguridad de Usuarios, grupos de usuarios y asignacin de Roles y perfiles deusuarios para proteccin del contenido y operacin de las etapas de aprobacin.
X
Debe permitir crear e importar subgrupos de usuarios por separado para la incorporacin de subcontratistasexternos, separados de empleados de Metro S.A.
X
Debe permitir el Acceso a los directorios por medio de Windows Folder compartido del usuario. X
Posee mdulo de Colaboracin. ( Espacio de proyectos, foros/discusiones, tareas noticias, encuestas,notificaciones, seguimientos)
X
Funcionalidad de Recuperacin de Password. X
Archivado de contenido histrico X
Seguridad para evitar impresin o descargas no autorizadas de documentos X
Mdulos y Funcionalidades Particulares
Posee mdulo de Record Management para cumplimiento de normas y plazos. X
Posee mdulo de Web Content Management para publicacin de contenido con etapas de aprobacin. X
Escalable con funcionalidades de clustering, replicacin y Web Service seguros. X
Posee la funcionalidad de empleo de uso de Firma Digital. ( simple y avanzada) X
Compatible con la Base de Datos Microsoft SQL Server 2008 64 bits. X
Herramienta para compartir interna y externamente documentos manteniendo la seguridad de acceso a dichadocumentacin ( tipo dropBox)
X
IntegracinIntegracin Nativa con otras plataformas va estndares abiertos en tecnologa J2EE o .NET mediante va elempleo de Web Service estndares o algn protocolo nativo, abierto, estndar y flexible.
X
La solucin debe contar con Integracin Nativa con aplicaciones SAP. X
Integracin Nativa en la plataforma con el Active Directory. X
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ET-27
ANEXO N 4:
INDICADORES DE DESEMPEO Y CALIDAD DE SERVICIO
Se describen los indicadores en base a los cuales se medir el desempeo y calidad en la prestacin de los servicios
de Soporte y Mantencin contratado.
1. Servicio de Soporte
Estos indicadores se miden por das calendario corrido.
N Indicador Criterio/Indicador Perodo de
Medicin
Nivel de
Servicio
Manejo de Sancin
1 (*)
Tiempo mximo para respuesta ante
un requerimiento
Ocurrencia
especfica 4 [Hrs.]
Por cada hora sobre el
tiempo mximo.
2 (**)
Tiempo de solucin frente a un
requerimiento de soporte.
Ocurrencia
especifica
Segn
Acuerdo
Por cada da adicional
(*) :
En el caso de incumplimiento del tiempo mximo de respuesta ante un requerimiento reportado por Metro S.A
(indicador N 1), la sancin ser adicionar unahora cronolgica por cada hora sobre el tiempo mximo permitido,
lo anterior aplicable sobre las 60 horas de servicio de Soporte mensual contratado, lo que quedar debidamenteregistrado y notificado formalmente por el jefe de Proyecto Metro a la contraparte adjudicada.
(**):
En el caso de incumplimiento del indicador N 2, por cada da adicional a lo acordado, la sancin ser adicionar dos
hora cronolgica por cada da, lo anterior aplicable sobre las 60 horas de servicio de Soporte mensual contratado, lo
que quedar debidamente registrado y notificado formalmente por el jefe de Proyecto Metro a la contraparte
adjudicada.
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-28
ANEXO N 5:PLAZOS DEL PROYECTO
Se entender que los plazos indicados en el presente Anexo, regirn desde la firma de los Contratos.
N Descripcin Plazo General
1 ETAPA 1 5 das hbiles
2 ETAPA 2,3,4 83 das hbiles
Total Proyecto 89 das hbiles
Etapa 1:Entrega suministros.
Etapa 2: Configuracin de la plataforma, Parametrizacin y Desarrollo de la Solucin para los 5
procesos y aspectos funcionales requeridos en las presentes Especificaciones Tcnicas.
Etapa 3:Capacitacin y Pruebas funcionales.
Etapa 4: Puesta en marcha de la Solucin.
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-29
ANEXO N 6:PROCESOS
CA D C 1
D D
2012
B L .
CACAD GD
DC A, .ACA GD, GI, F, .
CCACA
CAD A , DCD A
MAC ( M ), , G
DCADCAA DAC DC, DF,
DC
B , B , C, M E,
, A , F, ,, , E, B G, M,A.
BAC
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-30
1 ED
GD A
(D),E (L), (M)
GD (G ) ( G ), , : , , , . , J
F .2 J J M,
,,E
, J , .
3 D
F M,,,E
F, . , 1, , ( E 3)
4 J J M,,,E
J D F, .
5 G G , .
6 A
A EB,D
E A, ( , , ). M .A.,
, B. L .
7 B
F B. L, , ,
8 A , L,
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
32/65
ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-31
B , L D GD
9 E C
M,C
10
DG MAIL
C
GD,
. ( )
11 D
,DF,
, , (B G, .), GD .
12 ,
GD GD, , , .
13 A
GD E , :
.
14 E GD ,E L C (GD + A ), , . ( )
15 E A.F
F ,E
L G F, , ( )
16 EL
J ,DF, E
E J, , . ( )
17 AE
GD , , J F, , , M. .
18 EE
GD ,E
GD, , , .
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-32
19 I
GD C , , , , M. E , G, G D.
20
A
G ,
GG D
G , G G D
( ), , , .L F $ 6000, D
21 A
GD, ,
.22 FIN
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Licitacin Servicios y suministros
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Licitacin Servicios y suministros|
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-1
FICHA DE PROCESO N 2
Nombre del proceso Pago a proveedoresDueo del proceso GDP
Fecha de la versin
OBJETIVO Generar los flujos y controles necesarios en el proceso de pagos de serviciosCLIENTEACTIVADOR Contratista - ProveedorPRODUCTO Asesoras, sistemas, trenes y equipamientos.PARTICIPANTES Proponentes, GITS, SGSTE, GDP, Gerencia General, Gerencia FinanzasCONTINGENCIASPRINCIPALESTECNOLOGASDE APOYO PC, sistemas, SAPDOCUMENTOSDE APOYO
MAC
INDICADORESPRINCIPALESFORMATO DEARCHIVOS DOC, PDF, MPPTIPODOCUMENTOS
EPA, Memorndum, Facturas, informes de avance, Seguros, certificados, plizas.
REGISTROSOBSERVACIONES
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-2
1 EA
G /
M EA, . , LD .
2 C
LD , A AEF J. .
3 J /( G
/)
AEF .
4 E F E AEF G D. N .
5 F/AEF
G/
AEF , D.C
6 D C
L AEF, ,
. 4. , . A A D. () A, F.
7 E C F
M / (M).
8 J. E
LD J. ,
LD.9 C
MGF, LD
F , , MGF, LD
10 C E
LD . ,
) A ,
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-3
) C MGF
) C
.D .
21 FIN
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Pago a Proveedores
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Pago a Proveedores
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Pago a Proveedores
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Pago a Proveedores
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Pago a Proveedores
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-1
FICHA DE PROCESO N 3
Nombre del Proceso Generacin de ContratosDueo del proceso GDPFecha de la versin
OBJETIVO Controlar el flujo de informacin y documentos asociados a la elaboracin decontrato y las etapas posteriores de recepcin de documentacin de avance delmismo.
CLIENTE GDPACTIVADOR Adjudicacin LicitacinPRODUCTO Contrato de Servicios OOCCPARTICIPANTES DGP, G.General, Fiscala, Proveedores- Contratista, AdministracinCONTINGENCIASPRINCIPALESTECNOLOGASDE APOYO
PC, WEB, Mail.
DOCUMENTOSDE APOYO
MAC, Normas Tcnicas
INDICADORESPRINCIPALESFORMATO DEARCHIVOS
DOC, XLS, CAD, mpp, pdf
TIPODOCUMENTOS
Contrato, Actas, informes, Boletas Garantas, certificado seguros, Recepcionesprovisionales con reserva, EPA.
REGISTROSOBSERVACIONES
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-1
C
1 INICI2
CGD A
,,
L , , . J.
3 F M, F M, , GD , GD .
4
GD M, ,
GD
, , .
5 M, ,
C, .
6 C
GD M, ,
, , , , G G .
7 F C GGM L
, G G ,
8
GD , L .
9 I GD C, , B :
.
10 C,
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-2
11
, DF,
, , J GD.
12
GD C , ,
GD, , , , , ,
13 A
GD E GD, ( )
,
14 G
GD E GD, ( ), . E
15 I , .
16 G
, ,, ,, .
, M , , M , :
A
A
EA
17 ECECIN EIINDCMENACINEC
GD , ,, ,,
GD, , , , , , . ( 17 18)
18 GD
EA, E , EA .
19 C
GD , ,, ,
, .
20 FIN.
7/25/2019 Especificaciones Tcnicas Gestor Documental
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Generacin de Contratos
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ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Generacin de Contratos
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51/65
ET Suministro Solucin Gestin Documental
Para Metro S.A.
Proceso Generacin de Contratos
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ET Suministro Solucin Gestin DocumentalPara Metro S.A.
ET-1
CA D C 4
D DG CC
B C , , M .A. L 3 6.
C CC / GDACAD C
DC
ACA C D , A / ,A
CCACA
CAD A CAD, ,
DCD A
N
DCADCA
A DAC
DF, CAD, D, ECEL, JEC, .IN, MAEA 3D
DC
LAN, INFME
BAC
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ET-2
Proceso manejo de planos y documentos asociados
N
Act
.
Tarea Responsable Medio
Herramienta
Descripcin
1 INICIO2 Desarrollo Planos Proyectista -
Contratista
CAD, plotter Proyectista, desarrollo planos segn especificaciones entregadas
por Empresa Contratista, proyectista enva planos en formatoelectrnico y papel a Jefe de Proyecto Metro.3 Recepcin ,
Revisin Planos ydocumentosasociados
Controldocumental
Mail, medioptico, papel
Control documental recepciona y procede a revisin del o losplanos su documentacin asociada (Planos, especificacionestcnicas, ensayos, otros.) verificando que la nomenclaturautilizada sea la correcta (definiciones de Metro). Si ladocumentacin cumple con la nomenclatura de Metro, el planoy su documentacin anexa se enva al jefe de proyecto.
4 Recepciona yDeriva
Jefe Proyecto Mail, medioptico, papel
Jefe de proyecto recibe y deriva el o los planos y sudocumentacin asociada a responsable(s) de especialidad parasu revisin.
5 Recepcin planoy documentacin
asociada
Responsableespecialidad
Mail, medioptico, papel
Responsable de especialidad, recepciona, revisa y deriva plano einformacin asociada a especialista.
6 Revisinespecialista
EspecialistaOOCC
VisualizadorCAD
Especialista recibe y revisa planos y documentos asociados.
7 Desarrolloinforme conalcances
EspecialistaOOCC
Word, Mail Especialista desarrolla informe con observaciones y alcances adocumentacin recibida. Informe es enviado a responsableespecialidad.
8 Recepcininforme alcances
ResponsableEspecialidad
Word, mail Responsable de acuerdo con informe de observaciones yalcances recibido, de estar en desacuerdo con algn aspecto lodevuelve para revisin al especialista OOCC, en caso contrariolo deriva a Jefe de Proyecto Metro.
9 Recepcininforme deAlcances yobservaciones
Jefe deProyectoMetro
Word, medioptico, Mail
Jefe proyecto revisa informe de observaciones, de existir dichasobservaciones, plano y documentacin es enviada a proyectistapara la realizacin de las correcciones respectivas, en casocontrario, plano y documentacin asociada en visado por Jefe deproyecto y archivado ( papel) y almacenado digitalmente.
10 FIN
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Proceso manejo de planos y documentos asociados
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ET-3
Proceso manejo de planos y documentos asociados
ANEXO MANEJO DE PLANOS - ESQUEMA DE NUMERACIN:
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ET-4
La numeracin de documentos y planos se ceir a la forma mostrada en
esquema anterior, donde:
LI: Nmero de Lnea. Es un campo alfa numrico de 2 caracteres
que identifica la lnea con la cual est relacionada el proyecto, L3, L6Y 63 (documentos comunes a ambas lneas).
TI: Tipo de Ingeniera. Es un campo alfabtico de 2 caracteres,que identifica a qu tipo de Ingeniera corresponde el documento
o plano, de acuerdo con lo indicado en punto 5.2.1.
TR: Nmero de Tramo. Es un campo numrico de 2caracteres, que identifica el Tramo de acuerdo a la nomenclatura
dada para el proyecto, como se indica en el punto 5.2.2 y
corresponden a sectores especficos de la lnea. (PK i a PK i+n) y
relacionados con los lmites de los Contratos.
TIP: Tipo de Documento. Es un campo alfabtico de 3caracteres, que identifica el tipo de documento o plano, como se
indica en el punto 5.2.3.
ARE: rea fsica del proyecto por ejemplo Estaciones,Piques, Galeras, etc. Es un campo alfanumrico de 3
caracteres que define el rea a que pertenece el documento o
plano, como se indica en el punto 5.2.4.
ES: Especialidad. Es un campo alfabtico de 2 caracteres,que indica la especialidad codificada de acuerdo al listado
estndar indicado en el punto 5.2.5.
COR: Nmero de documento o plano. Es un campo numrico de3 caracteres, que indica el nmero correlativo del plano dentro de
la matriz: tramo tipo de documento - rea - especialidad.
REV: Revisin del documento o plano. Es un campoalfanumrico de 3 caracteres, que indica el nmero de la revisin
precedido de la letra R. Ejemplo: R01.
Excepciones:
En el caso de Planos As Built deber indicarse ASB.
En el caso de Planos Nulos, deber indicarse NUL.
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Tipos de Documentos
Los tipos de documentos de ingeniera definidos son los siguientes:
BMP : Bases de Medicin y Pago LMA Lista de Materiales y CubicacionesCRD : Criterios de Diseo MAQ Maqueta ElectrnicaESQ : Esquema MCA Memoria de ClculoETG : Especificacin Tcnica General PRO ProcedimientoETP : Especificacin Tcnica Particular PLA PlanosINF : Informe PRG ProgramaINI : Instruccin de Ingeniera PRE PresupuestosETQ : Especificacin
Tcnica de equipos,
aparatos o materiales
LDO Listado de Planos y DocumentosTcnicos
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CA D C 5
D
D GD F 2012
B C
C GD/GI
ACAD I E GDC D,
ACA GD/GICCACA
, .
CAD A
M,
DCD A
M
DCADCA
A DAC
DC, L, CAD,
DDC
C, M, , .
CD ( ), , LD
BAC EL ( G) LD
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D
1 ED
C I E
M
L GD, , . : C ( ), , , , CC, .
2 D
M
L .
3 D
,E
L , , + , CD ( ),A ,
.4 I
D LD
B
D , (LD)E D .
5 D.
D
M,
D , .
6 D
D, , : , .
7
M,
, ,
:1. , CD ( ) , 4 , 2. E N.3. , .
8 D
D N M,
D N, , .
9 D N ,E,M
E , N, , , , .
10 E D N M, CD,
L .
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ET-3
11
M , , , .E ,
N .
12
M,
, J , G G .
13 G. G GE . D .
14
, , , ().L
LD ( ) .
15 FIN
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Proceso Recepcin y Envo Documentacin
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Proceso Recepcin y Envo Documentacin
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Proceso Recepcin y Envo Documentacin
A. D DC B D CCA
Carta o copia de carta Memo o copia de Memo
Nota o comunicacin interna
Ficha a Directorio
Acta
Tabla
Ordinario
Oficio
Convenio
Finiquito
Trminos de Referencia Bases Administrativas
Bases Tcnicas
Contrato
Aditivo
Liquidacin de Contrato
Boleta de Garanta
Plizas
Estados de Pago
Certificado de Aceptacin de Servicios Certificado Inspeccin del Trabajo
Certificado
HES Hoja Entrada Servicio
AEF Autorizacin Emisin de Factura
Factura o copia de Factura
Boleta de Servicios o copia de Boleta deServicio
Minuta
Presentacin (Power Point)
Video
Fotografas
Informe
Informe Tcnico
Informe expropiacin
Minuta de deslindes
Plano
Especificaciones Tcnicas
B. D DC B D
C M
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