View
2.706
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
Een congres of event organiseren we graag, het liefst voor een volle zaal! Dat is hard werken! De aanpak, tips, 'noodplan' mogelijkheden, treft u in deze presentatie aan van CommGres congresorganisatie.
Citation preview
Hoe werf ik voldoende deelnemers voor mijn event?!
Marga Groot ZwaaftinkCommGres
2
Deel 1: Plenair
Deel 2: Aan de slag
Deel 3: Terugkoppeling
Doorlopend:
Discussie/stellingen
3
Introductie:
•HHS Maastricht•Euroforum•Ondernemer…www.naskcongres.nl
www.afvalconferentie.nl
www.highprofilenewmediacongres.nl
4
Deel 1Doelstellingen voor event:
• Inspirerend voor deelnemers• Binnen budget• Soepel verlopend• Volle zaal = Succes jouw organisatie
5
Inspirerend:• Inhoud• Aansluitend• ‘Beraken’• Wat gewend van
afzender
6
• Event als onderdeel van communicatiemix
• Passend bij aard van
organisatie en uitstraling andere uitingen
Advertentie
DirectMail
TV/radio
Internet
BeurzenPR
7
Binnen budget:• Inschatting tevoren• Monitoren• Post ‘onvoorzien’ 10%
8
Soepel verlopend:• Draaiboek• Heldere afspraken
toeleveranciers• Keep smiling
9
Doel event: kwalitatief!• Informatie overdracht• Impact• Uitstraling• Niveau deelnemers
10
Doel event: kwantitatief!• Aantal deelnemers• Financieel
11
Succesvolle event marketing = volle zaal:• Timing• Adressen• Boodschap overdragers
12
Timing
Datum event
-/- minus 15 weken
= datum 1e uitnodiging versturen
(bij betaalde bijeenkomst)
Datum uitnodiging naar drukker =
1 week daarvoor
13
Tijdsplanning seminar SaniTronics, mei 2009
Week 50 1 2 3 5 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
10-dec 1-jan 8-jan 15-jan 22-jan 29-jan 5-feb 12-feb 19-feb 26-feb 5-mrt 18-mrt 19-mrt 26-mrt 2-apr
Event 50 10 10 10 50
Datum 50 60 70 80 90
14-mei 1 2 U1 3 4 U2
Week 15 16 17 18 19 20 20 20 21
9-apr 16-apr 23-apr 30-apr 7-mei 12-mei 13-mei 14-mei 21-mei
Event 10 10 10 10 10 10 10
Datum 140 150 160 170 180 190 200
14-mei 5 6 6 A B B event evaluatie
14
Adressen
• wet van de getallen– Response 40-60% gratis, warm
• kwaliteit: op naam• warm/koud
15
Adressen uitbouwen
• Huren: € 0,50• Google Adwords• Zelf zoeken/bellen• Overzichtsgidsen verenigingen• Herhaling• Ambassadeur
16
Boodschap
• Uitnodiging: tekst– Niet teveel tekst– Datum, locatie direct te herkennen– Wervend: ‘waarom u deze bijeenkomst niet kan missen…’– Citaten oud-deelnemers, comité van Aanbeveling
• Uitnodiging: ontwerp– Foto’s van locatie, sprekers– Makkelijk te lezen/navigeren
17
Boodschap dragers
• Uitnodiging: digitaal of print• Website• Bijsluiten• Banner• Film
18
PR kansen
• Perslijst
• Uitnodiging + verzoek: in agenda rubriek
• Zelf doen: www.mt.nl, www.yeon.nl
• Mediapartners
• Weblog
• Huur een blogger: www.marketingfacts.nl/reporter
• Nieuwsbrief
• Sponsors, sprekers
• Voor tijdens en na event
“Nieuwe mediapartner: Bright op het HartmanEVENT”Gepubliceerd op 16 juli
20
Nood scenario’s
• Tijdig checken
• Herhaling
• Oud deelnemers
• Bijsluiten, banner
• Deelnemerslijst op website
• Relaties van sprekers, sponsors
• Kwaliteit kwantiteit
• www.conferencebay.com
21
22
23
Deel 2: aan de slag!
Uitnodiging
Praktijkcase
24
Deel 2: aan de slag!
Uitnodiging vergelijking: Nederland – België
1. Algehele 1e indruk
2. Tekst: veel/weinig, andere opvallende zaken
3. Beeld: veel/weinig, goed toegepast
4. Lay out: duidelijk, overzichtelijk
5. Basis gegevens aanwezig
25
Deel 2: aan de slag!
Praktijkcase ‘Kennis in de etalage’• Klanten dag: doel was 100 deelnemers, nu 53 inschrijvingen
• Event is over 4 weken
• Budget voor extra actie is € 10.000. Keuze uit volgende middelen:
Herhaal mailing € 2.500 Bijsluiten € 7.500 Nabellen € 6.000 Banner € 5.000
1. Maak een keuze wat je gaat inzetten en waarom
2. Bedenk één actie die hier niet bij staat
26
Inspiratie
www.wakan.nl
www.domeseurope.com
27
Inspiratiewww.streamline.nl
28
Inspiratie
www.log-on.nl
29
Bedankt voor jullie aandacht!
marga@commgres.com
Tel. 0418 – 63 73 40
GSM: 06 – 234 66 473
www.commgres.com
Recommended