Kaizen 0 la mejora continua

DIRECCIÓN ESTRATEGICA VII Ciclo

INTRODUCCIÓN

Muchas veces nos hacemos la pregunta ¿por qué las empresas japonesas son

competitivas?, seguramente muchas de las respuestas a esta incógnita tienen

sustento en el Kaizen. Y es que el Kaizen no es un simple concepto, es toda

una forma de vida que compromete tanto a gerentes como a trabajadores, en la

búsqueda del mejoramiento progresivo de las empresas.

Kaizen significa mejoramiento, más aún significa mejoramiento progresivo que

compromete a todos y que supone que nuestra forma de vida, ya sea en el

trabajo o en la vida social y familiar, es tan valiosa que merece ser mejorada de

manera constante.

La esencia de todas las prácticas administrativas japonesas, tales como:

mejoramiento de la productividad, actividades para el control de calidad,

círculos de calidad, cero defectos, sistema de sugerencias, etc., pueden

definirse utilizando un solo término, el Kaizen.

El concepto de Kaizen puede visualizarse como una sombrilla que cubre todas

éstas técnicas administrativas japonesas que tanto renombre han alcanzado a

nivel mundial. El Kaizen explica por que en el Japón, las compañías no pueden

seguir siendo las mismas durante mucho tiempo. Esta percepción, es la

diferencia de cómo se entiende el cambio en Japón.

El Kaizen está orientado a las personas y dirigido a los esfuerzos de las

mismas. Así mismo el Kaizen resalta la importancia de los procesos ya que

estos deben ser mejorados antes de que se produzcan los resultados finales.

El Kaizen está basado en la Cultura de la Calidad Total (TQC) que tiene como

filosofía la Calidad como la base para la satisfacción del cliente.

Marilyn E. Ibañez Ferrer, Bertha M. Gonzales Chamorro, Rosa S. Goñas Malqui


¿QUÉ ES KAIZEN?

Proviene de las palabras japonesas

o KAI = Cambio

o ZEN = Bien

El Kaizen es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua. Si

bien es cierto la aplicación de este sistema en su inicio era de ámbito

empresarial, ahora ha transcendido al ámbito del hogar y de cualquier tipo de

organización no empresarial.

Este sistema se originó en Japón y nació de la necesidad imperiosa que el

pueblo japonés tenía para salir de la situación que vivía después de perder la

Segunda Guerra Mundial, aunado a esto que la isla no posee una gran

cantidad de recursos naturales que le permitiese colocarse a la altura de la

potencias occidentales.

El éxito de los sistemas de calidad japoneses, como el Kaizen, ha

revolucionado la industria en Asia Oriental. Países como Singapur, Indonesia,

China, Malasia entre otros han tenido un crecimiento acelerado debido a la

adopción de este tipo de sistemas.

¿CUÁL ES SU UTILIDAD?

Es realizar el mejoramiento de los procesos antes de esperar que se obtengan

resultados mejorados. Es decir que los problemas de la calidad deben atacarse


MejoraContinu

a


de raíz. Eso se logra mediante un mejoramiento continuo a través de pequeñas

y grandes acciones, pero de forma diaria.

El Kaizen es una idea que debe trabajarse todos los días. Es una idea

individual y de grupo que llevará a cambiar la conducta de los miembros de la

organización, equipo, etc.

¿REQUIERE DE UNA GRAN INVERSIÓN?

No depende necesariamente de grandes desembolsos para implementarla,

sino que se puede empezar con lo que ya se tiene. Al contrario el Kaizen en

lugar de traer más gastos traerá mejores beneficios.

En una empresa, por ejemplo, incrementa la calidad, reduce los tiempos de entrega y los costos sin necesidad de invertir en nueva tecnología, actuando

con los recursos que ya se poseen pero disponiendo de ellos de mejor manera

y mejorando los procesos.

CULTURA DE CONFIANZA DEL KAIZEN

Un factor importante y fundamental dentro de un equipo humano es la

confianza. Esta se obtiene teniendo en cuenta:

• Respeto a los demás.

• Capacidad de diálogo.

• Capacidad de reconocer los propios defectos.

• Motivación para aprender.

• Voluntad permanente para mejorar como ser humano.

• Aceptar errores y cambiar acciones que los originaron.

• Proceso educacional continuo.

• Involucrar a las personas.

• Trabajar sobre puntos fuertes.

• Aprender a escuchar lo positivo y negativo.

• No ser imprescindible.

• Confiar en la capacidad de las personas.

• Dar reconocimiento.



¿Qué genera una cultura de confianza?

• Eliminación de controles.

• Posibilita la delegación de responsabilidades.

• Crea ambiente para el trabajo en equipo.

• Mejora la comunicación dentro de la organización.

• Crea conciencia en el ascenso de responsabilidades.

• Conduce a la participación.

• Permite desarrollar la creatividad.

• Desaparece el temor a las críticas.

• Aceptación de retos.

• El ambiente de trabajo está orientado a la realización del ser humano.

• Permite una adecuada integración.

MENSAJE DEL KAIZEN

Hacerlo mejor, fabricarlo mejor, mejorarlo aun si no está roto ni defectuoso,

porque si no lo hacemos, no podemos competir con aquellos que si lo hacen.

LOS CINCO PASOS DEL KAIZEN

También conocido como 5S, toma su nombre de cinco palabras japonesas:

Seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Tienen como objetivo conseguir mejorar

las condiciones de trabajo y la productividad.

Seire: Clasificación: Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.

Seiton: Orden: Facilitar el movimiento de las cosas, servicios y personas.

Seiso: Limpieza: Cuando todo está limpio, todo está ordenado, se simplifican

los procedimientos.

Seiketsu: Estandarización y simplificación de procesos: Mantener el orden,

organización y limpieza en el ambiente y las personas.



Shitsuke: Disciplina y buenos hábitos de trabajo: Basados en el respeto a las

reglas y a las personas (compañeros de trabajo y clientes).

Las 5S Kaizen son la base para la implementación de sistemas de calidad más complejos y se realiza en dos etapas:

Aplicar las tres primeras “S” en el lugar de trabajo (en las diferentes áreas:

tienda, almacén, oficina, taller, producción, etc) para generar un ambiente de

trabajo libre de elementos innecesarios que hacen nuestros procesos

deficientes. Es clasificar en un área los elementos necesarios de los

innecesarios: todo lo necesario se ordena de acuerdo a su utilidad y lo

innecesario se elimina.

Para ordenar se clasifican elementos de acuerdo a su utilidad. Por ejemplo:

puede ser diaria: cerca a la puerta. Semanal: en lugar intermedio. Mensual:

más alejado de la puerta. Esto con el fin de tener cerca lo usado

frecuentemente.

La limpieza es muy importante. No es simplemente barrer y retirar el polvo. Es

mucho más que eso. Es inspeccionar el estado de mobiliario, máquinas y

equipos para detectar y prevenir paradas inesperadas de producción. La



limpieza la deben realizar las personas que trabajan en la misma área ya que

son las que mejor conocen el funcionamiento de lo que allí se encuentra.

Las dos últimas “S” (estandarizar y disciplina) son las que van a hacer que

las 3S sean parte de la actividad en la empresa: el estandarizar los procesos

para que las actividades se realicen con eficiencia independientemente de la

persona que lo ejecuta, y la disciplina, para que el personal aplique diariamente

lo aprendido. Si lo último no se logra, las 5S solo van a durar meses en la

empresa.

El Kaizen es la mejora continua. Es realizar las cosas hoy mejor que ayer y

mañana mejor que hoy. Se caracteriza por hacer pequeños cambios que

generan productividad y se logra con el trabajo en equipo.

Para esto es importante que todo el personal de la empresa esté

COMPROMETIDO en su implementación, desde el gerente general hasta los

colaboradores, recordando que la escalera se barre de arriba para abajo, el

trabajo en equipo se logra motivando al personal, tomando en cuenta sus

sugerencias para la solución de problemas, y con reuniones de círculos de

calidad.

Las 5S Kaizen se aplican a todas los sectores empresariales sin distinguir el

tamaño de la empresa.

¿Cómo cambia o mejora la empresa al adoptar estas prácticas? Las

mejoras se observan a simple vista: es más agradable trabajar en un ambiente

limpio, ordenado y seguro, lo cual mejora la moral del trabajador e incrementa

la productividad.

Los beneficios más resaltantes de aplicar las 5S son: Optimización de los

tiempos de proceso, optimización de espacios de almacén, reducción de

costos, reducción de inventario y mejor distribución de la planta.

Asimismo, elimina el buscar materiales, documentos y herramientas; logra el

incremento de la rentabilidad, la optimización de recursos, la reducción y el



mejor aprovechamiento de las mermas de proceso, una mejor comunicación

entre áreas de la empresa, y motiva el trabajo en equipo.

El objetivo de un Evento Kaizen es realizar cambios rápidos basados en el

trabajo en equipo y la utilización de las habilidades y conocimientos de las

personas comprometidas.

La clave de éxito, como siempre, es la participación. Sabemos que sin

participación no hay compromiso, y en este caso la participación es tan

importante, que quizá por eso sea un ejercicio tan motivador. Las personas

descubren que son ellas las protagonistas y, al facilitar que participen

activamente, se genera una actitud concreta de compromiso con la mejora

continua que es el objetivo principal.

La metodología busca sacar a luz la experiencia y los conocimientos del equipo

que trabajará durante el Evento Kaizen ya que, ¿quién más que ellos saben lo

que se puede y debe mejorar en cada una de las áreas?

¿Qué resultados se pueden esperar?

Aumentan la Productividad.

Mejoran la Calidad de los productos / servicios.

Reducen los Costos operativos y por consiguiente aumentan la rentabilidad del

negocio.

Reducen el Tiempo de ejecución de los procesos (fabricación, servicios).

Eliminan problemas de Seguridad y mejoran la ergonomía de los puestos de

trabajo.

Aumentan la confianza en que sí se pueden mejorar las cosas. Esto eleva la

Moral y Autoestima del grupo.



CONCLUSIONES

KAIZEN, progresos pequeños, sucesivos, gracias a la confianza puesta

en su gente, a la paciencia y a la educación destinados a colocar a la

calidad en primer lugar, a fin de poder satisfacer al cliente.

Las 5S, son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S

y que tienen como objetivo conseguir mejorar las condiciones de trabajo

y por lo tanto la productividad.

Siempre son más efectivos los cambios provocados por trabajadores

motivados que quieren el cambio, que aquellos que se logran a fuerza

de empujar y empujar desde arriba.

Se requiere que los líderes, supervisores, jefes, gerentes estén “siempre

listos” para dar soporte al cambio, por que las mejoras son una tarea de

todos.

Hace que la empresa se transforme en un lugar de desafíos y

oportunidades en los que vale la pena comprometerse e involucrarse.

Así se mantiene viva la llama de la mejora continua, que es el factor

crítico de éxito de cualquier compañía.

Como decía Baden-Powell, fundador del Movimiento Scout: “Recuerden

que vuestra misión como jefes es GUIAR y no EMPUJAR ni mucho

menos ARREAR… Siempre es más eficaz predicar con el ejemplo”.

(Mgter. Ing. Raul A. Perez Verzini).



BIBLIOGRAFIA

http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/indata/v05_n1/

kaisen.htm

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casos-de-exito

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https://www.apuntesgestion.com/b/ejercicio-kaizen-para-mejorar-el-

marketing-de-tu-empresa/




ANEXOS


EL KAIZEN = MEJORA CONTINUA

¿El huevo o la gallina? Primero implementar para mejorar o mejorar para implementar

Es común escuchar entre nuestros clientes comentarios del tipo: “Hay

demasiado desorden actualmente como para desarrollar actividades de Mejora

Continua o Kaizen. Primero debemos resolverlos” “Actualmente tenemos

muchos problemas, cuando los eliminemos comenzaremos con las 5S”

“Primero debemos cambiar la cultura para poder implementar un sistema de

gestión industrial como el TPM”

Pareciera que estuviéramos discutiendo qué es primero si el huevo o la gallina.

Para responder este aparente dilema debemos aclarar que las herramientas de

Mejora Continua, se llamen Kaizen, o 5S, forman parte de la disciplina del

Desarrollo Organizacional. En cuanto tales, representan un conjunto de

técnicas cuyo objetivo es transformar la organización, facilitar y promover el

cambio que desea. Por lo tanto son estas herramientas las que facilitan el

cambio. No se trata de esperar que se dé el cambio para implementarlas.

Esto quiere decir que precisamente mientras más desafíos esté viviendo la

empresa, ya sea por cuestiones culturales, por dificultades a la hora ganar

competitividad, por situaciones críticas de contexto o simplemente ante la

presión de cumplir las metas, es un error creer que “primero” hay que corregir

eso y luego implementar sistemas integrales de gestión. Y decimos que es un



error, porque como decíamos, estos sistemas nacieron y se desarrollaron para

impulsar los procesos de transformación y adecuación organizacional.

Dicho de otra manera, son estas técnicas de carácter sistémico las que ayudan

de manera eficaz a lograr el cambio deseado. Son estas herramientas las que

enseñan a trabajar en equipo, a gestionarse por medio de indicadores, a

identificar y combatir pérdidas, a trabajar de manera alineada en pos de un

objetivo común.

En toda empresa siempre hay mil cosas que se pueden mejorar, pero cuando

los que la viven día a día hacen una pausa y la miran críticamente,

normalmente ven que hay oportunidades que aún no se están explorando, o

desafíos a los que no se está dando la respuesta que se merece. Los sistemas

de gerenciamiento integrales tienen la ventaja de que proporcionan un camino

comprobado, con cientos de miles de casos de éxito en el mundo, para mejorar

continuamente la competitividad empresarial.

Los procesos de Mejora Continua se aplican a todas las áreas y aspectos de

una organización. Puede ser algo tan puntual como una mejora en un proceso

determinado a una gestión total del cambio como respuesta a una reingeniería

del negocio.

En este caso entonces el famoso dilema tiene una respuesta concreta: lo que

debemos hacer es implementar primero para lograr la mejora y el cambio

requerido/deseado. Sólo se trata de tomar la decisión y avanzar. Porque como

dijo Einstein: “si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo”

(Ing. Raul A. Perez Verzini).



AGROVET MARKET LOGRÓ MEJORAS INTEGRALES CON LA APLICACIÓN DEL PROGRAMA 5S KAIZEN

La historia del éxito de una empresa líder en la distribución de productos

farmacéuticos veterinarios, ganadora del premio a la Creatividad Empresarial

2011.

Agrovet Market es una compañía líder en productos farmacéuticos veterinarios

para la salud animal en el Perú. Esto significa que es pionera y la mayor

exportadora de productos de su ramo, además de poseer una de las redes

locales de distribución más importantes del país.

Logró inicialmente un significativo progreso en su proceso logístico y terminó

comprometiendo a todas sus áreas en la mejora continua gracias a la

aplicación del programa 5S Kaizen con la asesoría de GS1 Perú.

Según José García, gerente de Finanzas de Agrovet Market, 5S Kaizen es una

garantía para que la empresa se haga más fuerte.

“Lo que nosotros buscamos es liderar más allá del crecimiento en ventas.

Queremos beneficios cualitativos y cuantitativos. Tenemos claro que la cultura

y las personas son la esencia de la empresa y que cualquier inversión que se

haga para mejorar ambas es una garantía de sostenibilidad. Fue esta idea la

razón principal para iniciar la implementación (del programa 5S Kaizen)”, dijo.

En esta línea de gestión, Agrovet Market prepara a su personal para que sean

ellos mismos los que resuelvan los problemas que se presentan diariamente.

“Cuando es posible funcionar como un equipo desde el inicio de cualquier

proyecto, el tiempo de aprendizaje se reduce y la motivación se mantiene en lo

más alto. La participación activa del personal en los proyectos y en la solución

de los problemas nos ha dado agilidad y es para nosotros el mejor soporte para

mantener una cultura innovadora”, señaló.



Entre los logros cuantitativos obtenidos están la reducción de la rotación en

días del inventario, así como el número de horas extras por trabajador.

También se han conseguido ahorros en el presupuesto de la empresa, no solo

en lo económico, sino además en el tiempo de traslados y de respuesta a los

pedidos de productos.

“El orden y la señalización han sido importantes en la mejora de los tiempos de

atención a pedidos”, precisó el ejecutivo.

De acuerdo a su visión empresarial, el principal impacto está en la cultura. Los

trabajadores asimilaron los cambios y el proceso de implementación de 5S

Kaizen, pues se promovió la participación del personal, programándose

reuniones abiertas donde se buscaron soluciones a los problemas diarios de

manera conjunta.

“Gran parte del éxito de una estrategia es la ejecución y es claro que la

creatividad es improductiva si no llega a ser innovación. Lo que cuesta

entender es que tanto la ejecución como la innovación dependen del trabajo en

equipo, del aporte de la totalidad de las personas que componen la empresa”,

señaló.

Agrovet Market obtuvo el mayor reconocimiento a su esfuerzo en conjunto por

la innovación, el Premio Creatividad Empresarial 2011 en la categoría de

Impacto Internacional, gracias a la aplicación de su estrategia de marketing

digital.

Esta estrategia le permitió llegar a más de 30 países del mundo y ser pionera

en la exportación de fármacos de uso veterinario desde hace más de 10 años.

Este desempeño es garantía del servicio que ofrece.

(Foto: Web oficial de Agrovetmarket)


Sr. José García (Gerente de Finanzas)

Dr. Umberto Calderón (Director)


La contribución de 5S Kaizen a este éxito es que ahora ejecutivos y

trabajadores siguen pensando en la mejora continua, algo que ya forma parte

de nuestra cultura. Siguen exigiéndose nuevos retos, promoviendo la

participación activa diariamente y de esta manera evitan dormirse en sus

laureles, refiere su gerente de Finanzas.

Considera igualmente que la comunicación entre los jefes y el personal también

mejoró. Se ha encontrado espacios de diálogo y conversación donde todas las

opiniones son importantes.

“Esto llevó a una búsqueda de soluciones a los problemas cotidianos de

manera conjunta, donde nos centramos en la búsqueda de causas más que en

la de culpables. Ahora se percibe una nueva actitud y sobre todo mucho

compromiso”, finalizó García.


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