1 Menentukan Sistem Kearsipan

8/10/2019 1 Menentukan Sistem Kearsipan

1/37

PERANGKAT RPP SMK

MENENTUKAN SISTEM KEARSIPAN

KELAS X / SEMESTER I

Standar Kompetensi : Mengelola Sistem Kearsipan

Penyusun:

RISKA NADYA PRATIWI

PROGRAM STUDIPENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG2014


2/37

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas kemurahan-Nya, sehingga kami

dapat menyelesaikan perangkat pembelajaran ini. Perangkat ini dibuat dengan maksud

memenuhi tugas Peserta Pelatihan Dosen Pembimbing, Guru Mitra dan Workshop

Penyusunan Perangkat Pembelajaran PPG, untuk Program Studi Pendidikan Administrasi

Perkantoran.

Perangkat ini dibuat sebagai acuan bagi para mahasiswa untuk melakukan peer-

teaching, microteaching dan implementasinya dalam pembelajaran nyata melalui kegiatan

PPL sehingga diperoleh hasil belajar kognitif, afektif dan psikomotorik. Hasil belajar kognitif

Administrasi Perkantoran meliputi produk dan proses, hasil belajar psikomotorik berupa

keterampilan dalam melaksanakan aktivitas kerja ilmiah, hasil belajar afektif terdiri dari

perilaku berkarakter dan keterampilan sosial.

Dengan demikian perangkat pembelajaran ini merupakan contoh perangkat RPP dan

kelengkapannya yang melatihkan keterampilan berpikir, keterampilan proses, psikomotor,

keterampilan sosial dan menumbuhkembangkan perilaku berkarakter.

Perangkat ini terdiri dari: Kurikulum PPG, Silabus, RPP, LKS dan Kunci LKS, LP-1:

Penilaian Produk, Kunci LP-2: Penilaian Proses, LP-3 Penilaian Psikomotor, LP-4:

Pengamatan Perilaku Berkarakter, dan LP-5: Pengamatan Keterampilan Sosial, Modul,

Media pembelajaran berupa slide power point.

Mudah-mudahan perangkat ini memberikan kemudahan bagi mahasiswa ekonomi

calon guru Administrasi Perkantoran dalam mengelola pembelajaran sehingga memberikan

ruang yang amat luas bagi peserta didiknya untuk mengembangkan keterampilan berpikir,

keterampilan proses, keterampilan sosial, dan mewujudkan perilaku berkarakter.

Malang, April 2014


3/37

SILABUS MATA KEGIATAN MANAJEMEN KEARSIPAN

Standar Kompetensi : Mengelola sistem kearsipan

Kompetensi Dasar:

1. Menentukan sistem kearsipan

2. Menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan

3. Mengimplementasikan sistem kearsipan

4. Memelihara sistem kearsipan.

Kompetensi dasar yang dikembangkan untuk RPP: Menentukan sistem kearsipan


4/37

SILABUS

Nama Sekolah : SMK Negeri 1 Malang

Kompetensi Kejuruan : Kearsipan

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran

Kls/ Semester : X / II

Alokasi Waktu : 4 x 45 menit

Standar kompetensi : Mengelola sistem kearsipan

MateriPembelajara

n

Kegiatan

pembelajaran

Indikator Pencapaian

Kompetensi

Penilaian

Alokasi

Waktu

Sumber

BelajarTekni

k

Bentuk

Instrumen

Contoh

Instrumen

Menentukansistem

kearsipan

. Pemahaman

konsep sistem

kearsipan dan kriteria

sistem kearsipan yang

efektif

. Prosedur

penyimpanan arsip

. Metode/system

penyimpanan arsip

Produk

. Memahami sistem

kearsipan

. Memahami kriteria sistem

kearsipan yang efektif

. Memahami Prosedur

penyimpanan arsip .

. Memahami metode-

metode/sistem

penyimpanan arsip.

Proses

Tes

Tes

Tes Tulis

AsesmenKinerja

Proses

LP-1:

Produk

LP-2:

Proses

4 x 45 . LKS 1 :

kriteria system

kearsipan yang

efektifProsedur

penyimpanan arsip

Metode

penyimpanan arsip

. LKS 2 : Langkah-

langkah penyimpanan

Arsip yang benar


5/37

Melaksanakan praktek

prosedur penyimpanan arsip

secara sistematis untuk

efisiensi penyimpanan arsip

dan efisiensi penemuan

kembali arsip..

Psikomotor

Mempraktekkan langkah-

langkah penyimpana arsip

secara sistematis yang

meliputi kegiatan

mengindeks, memberi kode,

menyortir, mengurutkan

dan menyimpan.

Afektif:Karakter

. Teliti, tekun, cekatan

. Jujur, loyal, kreatif

. Disiplin

Tes

Penga

matan

Penga

matan

Assesmen

Kinerja

Psikomotor

Pengamat

an

perilakuberkarakte

r

LP-3:Psikomotor

LP-4:

Pengamatan perilaku

berkarakterarsiparis

. LKS 3 : Langkah-

langkah penyimpanan

Arsip yang benar

Kunci LKS 1, 2, 3

LP 1: Produk

LP 2: Proses

LP 3: Psikomotor

LP 4: Pengamatan

Perilaku arsiparis

LP 5: Pengamatan

Keterampilan Sosial

Silabus

Modul


6/37

. Dapat dipercaya,

menyimpanan rahasia

Keterampilan Sosial

Kreatif, menyumbang ide

atau berpendapat, mampu

menjaga rahasia, melayani

permintaan informasi.

Pengamat

an

Keterampi

lan Sosial

LP-5:

Pengamata

n

Keterampil

an Sosial


7/37

B. Rencana Pelaksanaan Pembelajaran

Satuan Pendidikan : SMK Negeri 1 & 4 Makassar

Mata Pelajaran : Kejuruan Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : Kelas X / Semester I

Materi Pembelajaran : Mengelola Sistem Kearsipan

Alokasi Waktu : 4 x 45 menit

I. Standar Kompetensi : Mengelola sistem kearsipan

II. Kompetensi Dasar : Menentukan sistem kearsipan

III. Indikator

A. Kognitif

1. Produk:

a. Memahami sistem kearsipan

b. Memahami kriteria sistem kearsipan yang efektif

2. Proses:

Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi

penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:

a. mengindeks,

b. memberi kode,

c. menyortir,

d. mengurutkan dan

e. menyimpan.

B. Psikomotor

Mempraktekkan langkah-langkah penyimpana arsip secara sistematis yang meliputi kegiatan:

mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan dan menyimpan.C. Afektif

1. Mengembangkan sikap berkarakter arsiparis, meliputi :

a. Teliti, tekun, cekatan

b. Jujur, loyal, kreatif

c. Disiplin

d. Dapat dipercaya,

e. Dapat menyimpanan rahasia

f. Kreatif-inovatif


8/37

2. Keterampilan sosial:

a. berkomunikasi

b. bekerjasama

c. melayani

IV. Tujuan Pembelajaran:

A. Kognitif

1. Produk:

a. Siswa dapat mendeskripsikan sistem kearsipan dengan mengerjakan soal

sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

b. Siswa dapat menyebutkan kriteria sistem kearsipan yang efektif dengan mengerjakan

soal sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

c. Siswa dapat menjelaskan prosedur penyimpanan arsip dengan mengerjakan soal

sebagaimana soal pada LP 1 : Produk sesuai dengan kunci jawaban.

d. Siswa dapat mendiskripsikan metode-metode/sistem penyimpanan arsip dengan

mengerjakan soal sebagaimana soal pada LP 1: Produk sesuai kunci jawaban

2. Proses

Disediakan seperangkat warkat dan map penyimpanan sementara, sehingga siswa dapat

melakukan prosedur penyimpanan arsip dengan langkah-langkah yang benar sesuai dengan

rincian tugas kinerja yang ditentukan di LP 2, proses meliputi: mengindeks, memberi kode,

menyortir, mengurutkan dan menyimpan.

B. Psikomotor

Disediakan warkat dan peralatan pengarsipan meliputi: alat tulis, paper klip, map. Siswa

dapat melakukan proses penyimpanan arsip sesuai dengan tugas kinerja yang ditentukan

pada LP 3 Psikomotor.

C. Afektif

1. Karakter:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat

kemajuan dalam menunjukkan karakter arsiparis yang teliti, tekun, cekatan, jujur, loyal,

kreatif, disiplin, dapat dipercaya, dapat menyimpanan rahasia, kreatif-inovatif sesuai dengan

LP 4 : Pengamatan Perilaku berkarakter.

2. Keterampilan sosial:

Terlibat dalam proses belajar mengajar berpusat pada siswa. Siswa dinilai membuat

kemajuan dalam menunjukkan perilaku keterampilan sosial bertanya, menyumbang ide atau


9/37

berpendapat, menjadi pendengar yang baik, dan berkomunikasi, bekerjasama, melayani

sesuai dengan LP 5: Keterampilan sosial.

V. Model dan Metode Pembelajaran:

Model Pembelajaran: Model Pembelajaran Kooperatif (MPK)

Metode Pembelajaran: tugas proyek berupa simulasi penanganan arsip dikombinasikan

dengan inquiry.

VI. Bahan

Lembar Kerja 1, 2, 3

VII. Alat dan Media:

Alat terdiri dari:

5 (lima) set perangkat praktek yang masing-masing berisi 10 sampai dengan 15 surat,

Alat Tulis Kantor (ATK),

peralatan penyimpanan arsip;

LCD

Media terdiri dari Slide tentang:

Sistem kearsipan

Prosedur sistem kearsipan

VIII. Proses Belajar Mengajar

A. Pendahuluan

Kegiatan

Penilaian

oleh

Pengamat

1 2 3 4

1. Mengkomunikasikan tujuan pembelajaran produk, proses, psikomotor,

keterampilan sosial, dan karakter. Siswa dapat mengemukakan pengertian

system kearsipan, kreteria system kearsipan yang efektif, prosedurpenyimpanan arsip, dan metode-metode penyimpanan arsip .

Guru meminta siswa mengemukakan pendapatnya, bagaimana sikap siswa

ketika melihat atau menemukan warkat dalam sauatu instansi/organisasi yang

tidak tertata dengan baik. (Fase 1 MPK)

2. Guru memberi penjelasan bahwa pengelolaan arsip yang baik bukan sekedar

ditumpuk dengan rapi, melainkan harus dikelompokkan, disusun, dan

ditempatkan dengan menggunakan dengan suatu system tertentu. Sehingga


10/37

Kegiatan

Penilaian

oleh

Pengamat

1 2 3 4

bila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat. Layanilah

pihak-pihak yang berkepentingan dengan arsip secara cepat, akurat, dan

terpercaya. (Fase 1 MPK)

B. Inti

Kegiatan

Penilaian oleh

Pengamat

1 2 3 4

Penggalan 1

a. Siswa mendiskusikan pengertian, tujuan, elemen dan manfaat system

kearsipan. (Fase 2 MPK)

b. Guru memberikan informasi tentang pengertian, tujuan, elemen dan

manfaat system kearsipan. Guru membagikan LKS satu LKS tiap Kelompok .

(Fase 3 MPK)

c. Siswa mendiskusikan kriteria sistem kearsipan yang efektif. Siswamengisi LKS, LKS. (Fase 4 MPK)

d. Guru menginformasikan kreteria atau karakteristik system kearsipan

efektif

Penggalan 2

a. Mengorganisasikan siswa dalam kelompok-kelompok kooperatif . Setiap

kelompok terdiri dari 23 siswa, untuk mencari informasi dari internet tentang

prosedur penyimpanan arsip yang meliputi kegiatan mengindeks, memberi

kode, menyortir, mengurutkan arsip, dan menyimpan arsip. Catatlah

keterangan yang anda peroleh.

b. Membimbing siswa mengerjakan LKS 3 tentang prosedur menata arsip

yang efektif. (Fase 4 MPK)

c. Memberi tugas kelompok kepada siswa untuk melakukan untuk melakukan

prosedur penataan arsip yang efektif, berupa sekumpulan warkat acak.

d. Meminta siswa untuk melakukan prosedur pengelolaan arsip mulai dari

mengindeks, memberi kode, menyortir, mengurutkan, dan menyimpan arsip


11/37


12/37


13/37

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja Siswa 1 : Sistem Penyimpanan Arsip

Tujuan :

1. Dapat memahami pengertian sistem

2. Dapat memahami pengertian system kearsipan;

3. Dapat mengeahui elemen-elemen system kearsipan

Rumusan Masalah : Apakah arti sistem dan sistem kearsipan ?

Langkah

langkah :1. Mendefinisikan dengan bahasa sendiri tentang arti/makna konsep sistem dan

aplikasinya dalam konteks sistem kearsipan.

2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh penerapan

konsep sistem dalam kehidupan sehari-hari.

3. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis dampak apabila sub sistem atau

elemen kearsipan dalam instansi tidak lengkap.

Analisis :

1. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan sistem? .

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......

2. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan sistem kearsipan?

...................................................................................................................................

......................................................................................................................................

3. Apakah elemen/unsur/sub sistem dari sistem kearsipan?

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

.................................................................................................................................................


14/37

Kunci Lembar Kerja 1 :

Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan konsep sistem?

1. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas beberapa elemen atau sub sistem yang

saling terkait, saling membutuhkan dan saling ketergantungan untuk menghasilkan suatu

performance tertentu.

2. Apakah yang dimaksud dengan sistem kearsipan?

Suatu system, yang di dalamnya meliputi prosedur, metode, caradan teknik yang

digunakan dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip.

Sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agarkemudahan kerja

penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat

dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan (Amsyah,

2003: 71).

Kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,

serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Soedarmayanti, 2003:

68)

3. Sebut dan jelaskan elemen/unsur/sub sistem dari sistem kearsipan?

1. Input; meliputi: data, informasi, arsiparis, fasilitas, uang

2. Proses kearsipan; meliputi: penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan,

penyimpanan, dan penyusutan

3. Output; berupa arsip dan penyimpanan dan pencatatan arsip secara teratur, sistematis,

dan logis


15/37

Nama/Kelompok _______________________ Kelas: _________ Tgl: _______________

Lembar Kerja 2

Kriteria Sistem Kearsipan yang efektif

Tujuan

1. Memahami persyaratan atau kriteria dalam merencanakan sistem kearsipan dalam

organisasi yang efektif;

Rumusan Masalah :

Hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam merencanakan dan menetukan sistem

kearsipan yang efektif dalam organisasi?

Langkah Kerja

1. Mengidentifikasi kembali tujuan sistem pengelolaan arsip dalam organisasi.

2. Mengidentifikasi kembali elemen atau subsistem sistem kearsipan.

3. Mendiskusikan kriteria atau persyaratan dalam menentukan sistem kearsipan yang

efektif dalam organisasi.

4. Mendiskusikan apa dampak apabila organisasi mengabaikan kriteria tersebut dalam

menentukan sistem kearsipan yang akan diterapkan.

Pengamatan :

Pengamatan difokuskan pada partisipasi siswa dalam mengikuti diskusi kelompok yang

meliputi: keaktifan dalam mengemukakan pendapat, partisipasi, kualitas partisipan,

kerjasama, dan tanggung jawab tim.

Analisis

1. Dengan tetap berpegang pada konsep sistem dan sistem kearsipan, uraikan dan

jelaskan persyaratan atau kriteria apa saja yang harus diperhatikan dalam menentukan sistem

kearsipan yang efektif dalam organisasi?

......................................................................................................................................................

......................................................................................................................................................

......


16/37

Kunci Lembar Kerja 2 : Kriteria Sistem Kearsipan

Kriteria sistem kearsipan yang efektif:

1. Fleksibel; sistem filling yang digunakan dapat diterapakan di setiap unit organisasi dan

dapat mengikuti perkembangan organisasi

2. Mudah; sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh semua pegawai sehingga

mudah diterapkan disetiap unit organisasi

3. Murah; untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya

yang serendah-rendahnya.

4. Tepat; disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan

5.

Cepat; dapat dilaksanakan secaracepat, baik menyimpan maupun mengambilnya kembalikarena prosedur yang tidak berbelit-belit


17/37

Nama : NIS : Tanggal :

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1a

1. Jelaskan yang dimaksud dengan sistem!

2. Jelaskan yang dimaksud dengan sistem kearsipan!

3. Apa tujuan penataan arsip?

4. Faktor-faktor apakah yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan?

LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK 1b1. Sebutkan karakteristik sistem kearsipan yang efektif!

2. Deskripsikan masing-masing karakteristik system kearsipan yang efektif!

Kunci LP 1 : Produk 1a

1. Pengertian Sistem,Pengertian Sistem secara ilmiah, yaitu seperangkat/ sekumpulan sub

sistem yang komprehensif serta terkoordinasi yang terintegrasi untuk meningkatkan

produktivitas yang sesuai dgn kharakteristik & kualitas yang dimilikiPengertian Sistem

dalam arti sederhana, bagian-bagian yang bergabung untuk satu tujuan

2. Jelaskan yang dimaksud dengan sistem kearsipan?

Pengertian Sistem Kearsipan, Keseluruhan kegiatan tata kerja/ tata laksana, personil,

peralatan dan perlengkapan dasar didalam menyelenggarakan kearsipan atau Totalitas

kebijakan, prosedur & tindakan serta perangkat teknis sbg satu kesatuan untuk pengelolaan

arsip secara efisien & efektif , Atau sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang

digunakan untuk menyimpan, mengatur, dan menata arsip dalam suatu tatanan yang

sistematis dan logis dengan tujuan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah

dan cepat ditemukan

3. Tujuan penataan arsip

Tujuan penataan arsip (berkas) adalah:

Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat

Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna

4. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan adalah:

a. Fleksibel/ luwes. Sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap unit organisasi

dan dapat mengikuti perkembangan organisasi


18/37

b. Mudah. Sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai sehingga

mudah diterapkan disetiap unit organisasi

c. Murah. Untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya

yang serendah-rendahnya

d. Tepat. Disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan

e. Cepat. Dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengambilnya

kembali karena prosedur yang tidak berbelit-belit

Kunci LP 1: Produk 1b

1. Karakteristik/kreteria sistem kearsipan yang efektif:

a. Keandalan / Reliabilitas

b. Keutuhan

c. Keselarasan

d. Kelengkapan

e. Sistematika

2. Deskripsi masing-masing unsure karakteristik system kearsipan yang efektif:

a. Keandalan / Reliabilitas

Setiap sistem yang dipakai untuk mengelola arsip harus mampu bekerja secara terus

menerus dan teratur sejalan dengan prosedur yang dapat dipertanggung jawabkan. Sistem

kearsipan harus

1) secara rutin menyimpan semua arsip dalam lingkup kegiatan kerja yang dicakup,

2) mengorganisasikan arsip dalam suatu cara yang mencerminkan proses kerja,

3) melindungi arsip dari perubahan atau penghapusan oleh pihak yang tidak berhak,

4) secara rutin berfungsi sebagai sumber utama informasi tentang tindakan yang

didokumentasikan dalam arsip,5) menyediakan akses kepada arsip lain yang relevan dan pada metadata terkait.

Keandalan sistem harus didokumentasikan melalui penciptaan dan pemeliharaan arsip

mengenai cara kerja sistem. Arsip tersebuit harus menunjukkan bahwa sistem itu

memenuhi kriteria di atas. Sistem kearsipan harus tanggap terhadap perubahan

kebutuhan kerja, namun setiap perubahan dalam sistem tidak boleh berdampak pada

karakteristik arsip dalam sistem. Hal yang sama ketika arsip ditransfer dari satu sistem

kearsipan ke sistem kearsipan yang lain, transfer itu harus dikerjakan sedemikian rupa

sehingga tidak berdampak berlawanan pada karakteristik arsip.


19/37

b. Keutuhan

Tindakan pengendalian seperti pemantauan akses, verifikasi pemakai, penghapusan yang

sah dan pengamanan harus dikerjakan untuk mencegah akses, penghapusan, perubahan

atau pemindahan arsip oleh pihak yang tidak berhak. Pengendalian tersebut dapat berada

dalam sistem kearsipan atau di luar dan berupa sistem tersendiri. Untuk arsip elektronik

organisasi perlu membuktikan bahwa apabila terjadi ketidakberesan sistem, peningkatan

atau pemeliharaan rutin tidak akan berpengaruh pada keutuhan arsip.

c. Keselarasan

Sistem kearsipan harus dikelola selaras dengan semua persyaratan yang muncul dari

kegiatan kerja saat kini, peraturan perundang-undangan terkait dan harapan masyarakat

di mana organisasi melaksanakan kegiatannya. Petugas pencipta arsip harus memahami

bagaimana persyaratan tersebut berpengaruh pada setiap tindakan yang mereka lakukan.

Keselarasan sistem kearsipan terhadap persyaratannya harus dikaji secara teratur dan

arsip pengkajian ini harus disimpan untuk tujuan pembuktian.

d. Kelengkapan

Sistem kearsipan harus mengelola arsip yang berasal dari semua tingkatan kerja

organisasi, atau bagian dari organisasi di mana mereka bekerja.

e. Sistematika

Arsip harus diciptakan, dipelihara dan dikelola secara sistematis. Praktik penciptaan dan

pemeliharaan arsip harus disistematisasi melalui rancangan dan cara kerja baik sistem

arsip maupun sistem kerja. Suatu sistem kearsipan harus mendokumentasikan kebijakan

secara akurat, penunjukan penanggung jawab dan metodologi formal manajemennya.


20/37

LEMBAR PENILAIAN 2: PROSES

Proses:

Melaksanakan praktek prosedur penyimpanan arsip secara sistematis untuk efisiensi

penyimpanan arsip dan efisiensi penemuan kembali arsip yang meliputi kegiatan:

a. mengindeks,

b. memberi kode,

c. menyortir,

d. mengurutkan dan

e. menyimpan.

Prosedur :

1. Siapkan seperangkat warkat yang didukung Alat tulis kantor yang ada.

2. Tugasi siswa untuk mengelola arsip berdasarkan jenis dan metode yang telah

dipelajari di awal penjelasan teori.

3. Siswa melakukan menajemen kearsipan berdasarkan prosedur dan metode yang ada

secara efektif.

4. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini

5. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan

6. Siswa diijinkan mangases kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Proses

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa

sendiri

Oleh guru

1. Persiapan:- Kemampuan melakukan klasifikasi

- Kemampuan mengurutkan proses

10

10

2 Prosedur pengindekanKetelitian

Kecermatan

Kebenaran

Kecepatan

5

5

5

5

3. Prosedur memberi kode

KetelitianKecermatan

55


21/37

Kebenaran

Kecepatan

5

5

4 Prosedur mengurutkan

Ketelitian

Kecermatan

KebenaranKecepatan

5

5

55

5. Prosedur menyimpan

Ketelitian

Kecermatan

Kebenaran

Kecepatan

5

5

5

5

Jumlah 100

Malang, 2010

Siswa Guru

(........................................) (...............................................)


22/37

LEMBAR PENILAIAN 3: PSIKOMOTOR

Prosedur :

1. Disediakan peralatan warkat dan ATK lengkap sebanya 5 set untuk lima kelompok

2. Tugasi siswa melakukan prosedur penyusunan arsip.

3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.

4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.

5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.

Format Asesmen Kinerja Psikomotor

No Rincian Tugas Kinerja Skor

Maksimum

Skor Asesmen

Oleh siswa

sendiri

Oleh guru

1 Menyiapkan rangkaian prosedur

penataan arsip20

2. Mengidentifikasikan kemampuan

kerjasama dalam kelompok20

3 Mengidentifikasi hal-hal yang

penting untuk diperhatikan dan

dilaksanakan dalam prosedurpenyimpanan arisip

20

4 Mengidentifikasikan ketrampilan

yang ada dalam prosedur penyusunan

arsip.

20

5 Mengindentifikasikan kerapian dalam

mengindek sampai menyimpan20

J u m l a h

100

Malang, 2014

Siswa Guru

(........................................) (....................................)


23/37

LP 4: FORMAT PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa

menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Perilaku Berkarakter

No

Rincian TugasKinerja (RTK)

Memerlukan

perbaikan(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat

baik (A)

1 Teliti, tekun, cekatan

2 Jujur

\3 Loyal

4 Disiplin

5 Dapat dipercaya

6 Dapat menyimpanan

rahasia

7 Kreatif-inovatif

Malang, 2014Pengamat

(...............)


24/37

LP 5 : FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL

Siswa: Kelas: Tanggal:

Petunjuk:

Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu

menggunakan skala berikut ini:

D = Memerlukan C = Menunjukkan B = Memuaskan A = Sangat

perbaikan kemajuan baik

Format Pengamatan Keterampilan Sosial

No

Rincian Tugas

Kinerja (RTK)

Memerlukan

perbaikan

(D)

Menunjukkan

kemajuan (C)

Memuaskan

(B)

Sangat baik

(A)

1 Berkomunikasi

2 Bekerjasama

3 Melayani

Malang, 2014

Pengamat

(................)


25/37

MODUL

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Standar Kompetensi: Mengelola sistem kearsipan

Kompetensi Dasar: Menentukan sistem kearsipan

Tujuan Khusus:

1. Siswa dapat mendeskripsikan sistem kearsipan

2. Siswa dapat menyebutkan kriteria sistem kearsipan

3. Siswa dapat menjelaskan prosedur penyimpanan arsip

4. Siswa dapat mendiskripsikan metode-metode/sistem penyimpanan arsip dengan

MATERI:

A. Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem kearsipan (filing sytem) adalah suatu sistem, yang di dalamnya ada prosedur, metoda,

cara, dan teknik yang digunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan pokok

kearsiapan adalah efisiensi. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya baik yang diterima

maupun yang dihasilkan oleh suatu organisasi kantor terselesaikan maksud atau tujuannya,

maka kegiatan selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada

penyimpanan benda-benda tersebut.

Amsyah (2003:71) menyatakan sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada

penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan

warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut

sewaktu-waktu diperlukan.

Soedarmayanti (2003:68) menyatakan sistem penyimpanan arsip adalah kegiatan mengatur

dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta merawat arsip untuk

digunakan secara aman dan ekonomis. Selain itu tujuan penataan arsip (berkas) adalah:

1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan tepat

2. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan berdaya guna dan berhasil guna

Jadi pengertian sistem penyimpanan arsip adalah suatu sistem yang digunakan untuk

menyimpan, mengatur, dan menata arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis

dengan tujuan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan.

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan adalah:

a. Fleksibel/ luwes

Sistem filling yang digunakan dapat diterapkan disetiap unit organisasi dan dapat

mengikuti perkembangan organisasi


26/37

b. Mudah

Sistem filling yang dipakai mudah dipahami oleh setiap pegawai sehingga mudah

diterapkan disetiap unit organisasi

c. Murah

Untuk menyimpan dan menemukan kembali suatu warkat memerlukan biaya yang

serendah-rendahnya

d. Tepat

Disesuaikan dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan

e. Cepat

Dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun mengambilnya kembali

karena prosedur yang tidak berbelit-belit

B. Prosedur Penyimpanan Arsip

Langkah-langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan dalam pelaksanaan kegiatan

menyimpan arsip disebut prosedur penyimpanan arsip. Langkah-langkah atau prosedur

penyimpanan arsip tersebut meliputi lima kegiatan utama yaitu : (1) Mengindeks, (2)

Memberi kode, (3) Menyortir, (4) Mengurutkan arsip dan (5) Menyimpan arsip (Suraja,

2006:155-156).

Berikut penjelasan untuk masing-masing langkah penyimpanan arsip.1. Mengindeks

Mengindeks berarti menentukan kata tangkap nama orang, organisasi, barang, wilayah, atau

pokok masalah yang akan dijadikan sebagai dasar mengklasifikasikan daan mengurutkan

warkat-warkat di tempat penyimpanan. Warkat atau arsip dapat disimpan berdasarkan urutan

abjad dari nama orang, organisasi asal surat/naskah, barang, wilayah atau pokok masalah

(subyek).

2. Memberi Kode

Kode yang simaksudkan di sini adalah kode klasifikasi masalah, kode organisasi, kode

wilayah yang disusun ketika membuatpola klasifikasi arsip dan pengkodeannya sebagai suatu

bentuk fungsi perencanaan kearsipan.

Contoh Kode dan Klasifikasi Masalah Utama/Sub Masalah/Sub-sub Masalah:

1. ORGANISASI

11 Simbul Organisasi

111 Logo/lambang Organisasi

112 Bendera


27/37

113 Mars

114 Hymne

12 Hari Libur

121 Hari Libur Nasional

122 Dies Natalis

123 Hari Buruh

13 Struktur Organisasi

131 Bagan Struktur Organisasi

132 Restrukturisasi/reorganisasi

133 Perekrutan Pimpinan

134 Pengangkatan Pimpinan

135 Pembagian Fungsi dan Tugas

136 Deskripsi Fungsi dan Tugas

14 Pengembangan dan Perubahan Organisasi

Jika dalam msurat atau nakah telah tertulis secara jelas perihal surat atau naskah, maka

pemberian kode dapat diberikan dengan memberikan fgaris bawah pada nama perihal

tersebut dengan ballpoint warna agar jelas.

Sedangkan kode masalah atau perihal surat/naskah masuk harus ditulis sesuai dengan daftar

kode klasifikasi arsip.

3. Menyortir

Menyortir adalah kegiatan memilah-milahkan arsip sesuai dengan golongan atau

klasifiaksinya. Misalnya berdasarkan sifat kepentingan, kode dan permasalahannya.

4. Mengurutkan Arsip yang Telah Disortir

Nomor kode masalah klasifikasi arsip dan tanggal kirim atau tanggal terima surat dapat

dijadikan sebagai dasar mengurutkan arsip-arsip yang akan disimpan. Pada filling cabinet,

guide, dan folder yang akan digunakan untuk menaruh, menyususn atau menyimpan warkat-

warkat juga telah diberi catatan kode dan klasifikasi arsip yang akan disimpan di dalamnya.

Misalnya pada laci filling cabinet diberi catatan kode dan klasifikasi: 1 ORGANISASI. Pada

guide ditulis kode 13 atau Struktur Organisasi. Padapapan nama folder (map) ditulis kode

132 atau Reorganisasi atau Restrukturisasi.

5. Menyimpan Arsip

Langkah selanjutnya adalah menyimpan arsip pada map/folder yang ada di dalam laci filling

cabinet. Misalnya catatan-catatan (warkat, naskah, surat) mengenai restrukturisasi atau

reorganisasi disimpan pada laci filling cabinet yang diberi catatan kode dan klasifikasi: 1


28/37

ORGANISASI, di belakang guide yang ditulis kode 13 atau Struktur Organisasi, persisnya

pada folder (map) yang papan namanya ditulis kode 132 atau Reorganisasi atau

Restrukturisasi.

C. Metode Penyimpanan Arsip

Soedarmayanti (2003:70) mengemukakan lima macam sistem penyimpanan arsip sebagai

berikut:

f. Sistem Abjad

Soedarmayanti ( 2003:71) menyatakan filling sistem abjad adalah suatu sistem penataan

berkas yang umumnya untuk menata berkas berurutan dari A-Z yang berpedoman pada

peraturan mengindeks.

Amsyah (2003:20) menyatakanmengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-

bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama

orang, nama badan, nama tempat, istilah subyek atau angka tergantung pada sistem

penyimpanan yang digunakan.

Menurut Soedarmayanti (2003:28) peraturan mengindeks adalah suatu pedoman yang

dijadikan sebagai dasar atau sumber untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip

berdasarkan abjad.

Peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:

Indeks nama orang

1. Indeks nama badan pemerintahan atau swasta

2. Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya

3. Indeks nama tempat atau wilayah

4. Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:

Nama biasa

1. Nama yang memakai nama keluarga

2. Nama yang memakai nama marga

3. Nama yang memakai nama baptis

(Soedarmayanti, 2003:28)

g. Sistem Nomor

Sistem nomor adalah sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang

kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. (Soedarmayanti,

2003:73)

Menurut Suputra (2001:41) sistem nomor dibagi menjadi tiga jenis yaitu:

1. Sistem nomor secara berurutan


29/37

Sistem nomor yang berdasarkan nomor urut merupakan pengklasifikasian arsip suatu

organisasi yang akan disimpan di dalam file berdasarkan nomor seri yang berurutan.

Nomornya bisa dimulai dari satu dan seterusnya, atau dimulai dari seratus, seribu, atau nomor

lain dan seterusnya, nomor tersebut tidak mempunyai arti apa-apa hanya sekedar hubungan

berurutan.

2. Sistem pengisisan nomor langsung

Sistem pengisian nomor langsung digunakan ketika menunjukkan nomor pertama:

a. Bagian pertama ditunjukkan dengan garis merah

b. Bagian kedua ditunjukkan dengan garis biru

c. Bagian ketiga ditunjukkan dengan garis kuning

3. Sistem penomeran berbasis pada penomeran tidak berurutan

a. Terminal penyimpanan angka

Dalam file diberi nomor secara serial, penambahan selalu terjadi diakhir

file. Sehingga sebagian besar pekerjaan pada file tersebut biasanya dilakukan diakhir file dan

mengakibatkan kemacetan.

b. Metode suara atau ejaan

Metode suara atau ejaan adalah suatu kombinasi suara atau ejaan dalam sebuah kode nomor.

3. Sistem Subyek/ masalah

Sistem masalah adalah suatu sistem penataan berkas berdasarkan dengan kegiatan yang

berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang

menggunakan sistem ini. (Soedarmayanti, 2003:71)

Pada intinya sistem penyimpanan menurut subyek/ masalah berarti arsip disimpan menurut

urusan atau perihal yang terdapat dalam tiap-tiap arsip.

4. Sistem Wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau

wilayah tertentu. (Soedarmayanti, 2003:75)

Filling sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan

wilayah dimana arsip itu berasal atau dibuat. Dalam merancang klasifikasi wilayah, perincian

wilayah harus sesuai dengan ketatanegaraan pemerintahan suatu Negara. Dalam

pelaksanaanya (main subject). Wilayah diperinci atas sub wilayah, sub wilayah diperinci lagi

atas sub-sub wilayah dan seterusnya.

5. Sistem Tanggal


30/37


31/37

D I Y

Bantul JogjaGunungKidul

Sleman

Gambar 8.1: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Klasifikasi Wilayah

pada Filling Cabinet

(Sumber: Suarja, 2006:161)

PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN URUTAN KRONOLOGIS

PADA FILLING CABINET

2005

2006


32/37

2007

2008

2008

Januari Februari

..

Desember

Gambar 8.2: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Urutan Kronologis



PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN ABJAD


A - F

G - L


33/37

M - R

S - Z

A - F

A B F

Gambar 8.3: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad



PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN MASALAH


Kepegawaian

Keuangan


34/37

Perbekalan

Purel

Perbekalan

Inventarisasi Pengadaan..

Pemeliharaan

Gambar 8.4: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Masalah



PENYIMPANAN ARSIP BERDASARKAN NOMOR


1 - 2

3 - 5


35/37

6 - 7

8 - 9

1 - 2

11 12 13 21 22 23

Gambar 8.5: Contoh Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor



SUSUNAN ORDNER PADA RAK ARSIP

11 12 13 14 21 22

23 24 25 26 27 28


36/37

Gambar 8.6: Contoh Susunan ordner pada Rak Arsip

(Sumber: Suraja, 2006:166)

Keterangan Kode Klasifikasi Arsip:

11 Simbul Organisasi

12 Hari Libur

13 Struktur Organisasi

14 Pengembangan dan Perubahan Organisasi

21 Visi dan Misi

22 Perumusan dan Penetapan Tujuan

23 Perencanaan

24 Kepemimpinan

25 Akreditasi

26 Surat Keputusan

27 Kerjasama

28 Pengawasan

SUSUNAN KOTAK ARSIP PADA RAK ARSIP

61

2006

62

2006

63

2006

64

2006

65

2006

66

2006

67

2006

68

2006

61

2007

62

2007

63

2007

64

2007

65

2007

66

2007

67

2007

68

2007

61

2008

62

2008

63

2008

64

2008

65

2008

66

2008

67

2008

68

2008

Gambar 8.7: Contoh Susuna Kotak pada Rak Arsip


37/37

Documents

1 Menentukan Sistem Kearsipan