Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
บทท 5
การควบคมภายใน
ความหมายของการควบคมภายใน
กระบวนการ นโยบาย วธการปฏบตงาน เพอให
ความเชอมนอยางสมเหตสมผลตอผ มหนาทในการ
กากบดแล คณะกรรมการและฝายบรหาร หรอบคคลอน
ทกาหนดขนโดยใหทกคนในองครวมมอกนปฏบตตาม
อยางเปนระบบเพอใหสาเรจตามวตถประสงคและ
เปาหมายตามนโยบายทกาหนดไว
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
ความสาคญของการควบคมภายใน
ระบบเศรษฐกจในปจจบนกอใหเกดการขยายตวทางการคาขนอยางมาก ซงจะเหนไดจากจานวนธรกจทเปดใหมทเพมขนในแตละป ธรกจตางๆตองใชพนกงานจานวนมาก โอกาสทจะเกดการทจรตและผดพลากจงมไดงาย ดงนนฝายบรหารตองควบคมการดาเนนงานใหเปนไปตามเปาหมายทกาหนดไวซงตองอาศยการควบคมภายในทด ซงจะเหนไดวาปจจบนมขาวการทจรตในองคกรณตางเกดขนมากมาย สาเหตการทจรตเกดจากภาวะเศษฐกจตกตาและสนองความตองการของตน ดงนนการควบคมภายในจงเปนสงสาคญสาหรบกจการหรอองคกรตางๆ ทกประเภท
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
ขอจากดของการควบคมภายใน
• กาหนดวตถประสงคและเปามหายของการควบคมภายในไม
ชดเจน
• ขาดการกากบดแลและสงเสรมจากผบรหารระดบสง
• ความผดพลาดอนเกดจากพฤตกรรมของผปฏบตงาน
• ไมปฏบตตามนโยบาย แนวปฏบต เกยวกบการควบคมภายใน
• พนกงานละไมปฏบตตามคมอการปฏบตงานขององคกร
• การประมาทเลนเลอของพนกงาน
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
ประโยชนของการควบคมภายใน
• สามารถทาใหองคกรสามารถดาเนนงานไปไดอยางม
ประสทธภาพเพอใหองคบรรลเปาหมาย
• สนบสนนใหเกดการใชทรพยากรอยางประหยด คมคาและ
มประสทธภาพ
• สงเสรมการปฏบตใหเปนไปตามกฎ ระเบยบ ขอบงคบ
ตางๆ ขององคกรไดเปนอยางด
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
ประโยชนของการควบคมภายใน
• ทาใหการปฏบตงานเปนไปอยางมระบบและอยในกรอบ
ของกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบทเกยวของ ชวยใหพบ
ขอผดพลาดจากการปฏบตงานทงทตงใจและไมตงใจ
• เปนองคประกอบสาคญททาใหระบบบญชแสดงขอมลและ
รายงานทางการเงน ถกตอง ครบถวน เชอถอได เปน
ประโยชนตอการนาเอาขอมลไปใชในการตดสนใจ
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
องคประกอบของการควบคมภายใน
ระบบการควบคมภายใน ประกอบดวยนโยบาย การ
ปฏบตและกระบวนการทใชในองคกรเพอบรรลวตถประสงค
ตอไปน
1. เพอปกปองสนทรพยของกจการ 2.เพอใหเกดความมนใจวารายการบญชทบนทกและ
ขอมลทางการบญชมความถกตองและเชอถอได
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
องคประกอบของการควบคมภายใน (ตอ)
3. เพอใหการดาเนนงานของกจการเปนไปอยางมประสทธภาพ
4. เพอใหมการปฏบตตามนโยบายและขนตอนการปฏบตงานทผบรหารกาหนดไว การขาดระบบการควบคมภายในทด เปนเหตใหเกดความเสยงประเภทตางๆ เชน สนทรพยสญหาย หรอถกทาลาย การทจรต ระบบสารสนเทศหยดชะงกการทางาน เปนตน
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
ระบบการควบคมภายในตามคดของ COSO
1) สภาพแวดลอมของการควบคม (Control Environment)
2) การประเมนความเสยง (Risk Assessment)
3) กจกรรมการควบคม (Control Activities)
4) สารสนเทศและการสอสาร (Information and
Communication)
5) การตดตามผล (Monitoring)
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
1. สภาพแวดลอมของการควบคม (control environment) จรยธรรมของผบรหาร
โครงสรางองคกร
การมสวนรวมของคณะกรรมการบรษทและคณะกรรมการตรวจสอบ
ปรญชาแนวคดของผบรหารและแบบแผนการดาเนนงาน
กระบวนการมอบหมายหนาทและความรบผดชอบ
อทธพลจากภายนอก เชน การถกตรวจสอบโดยหนวยงานภาครฐ
นโยบายและการปฏบตสาหรบการบรหารการจดการทรพยากรบคคล
ของกจการ
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
2. การประเมนความเสยง (risk assessment)
กจการตองมการประเมนความเสยง เพอระบ วเคราะห
และบรหารจดการความเสยงทเกยวของกบรายงานการเงน ความ
เสยงอาจเกดขนหรอเปลยนแปลงไปจากเหตการณตางๆ เชน
การเปลยนแปลงในสภาพแวดลอม การดาเนนงานทมผลทาใหสภาพ
การแขงขนของกจการเปลยนแปลงไป
บคลากรใหมทยงไมมความเขาใจในระบบการควบคมภายในของ
กจการอยางเพยงพอ
การนาระบบสารสนเทศใหมทผลตอการประมวลผลรายการมาใช
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
3. กจกรรมการควบคม (control activity)
หมายถง นโยบายและกระบวนการทใชเพอใหมนใจวาม
การดาเนนการทเหมาะสมตอความเสยงทกจการไดระบไว ซง
สามารถแบงออกเปน 2 ประเภท
1. การควบคมทางคอมพวเตอร (computer control)
สภาพแวดลอมดานเทคโนโลยสารสนเทศ
- การควบคมทวไป (General control)
- การควบคมเฉพาะระบบงาน (application control)
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
3. กจกรรมการควบคม (control activity)
2. การควบคมทางกายภาพ เปนการควบคมทเกยวของ
กบกจกรรมของมนษยในระบบบญช หรออาจเปนการปฏบตงานดวย
มอ เชน การเกบรกษาสนทรพย เปนตน หรอ อาจเปนการทางานผาน
ระบบคอมพวเตอรแตไมเกยวของกบตรรกะการทางานของโปรแกรม
คอมพวเตอร
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
o การกาหนดสทธการอนมตรายการ (transaction
authorization)
oเพอใหมนใจวารายการสาคญทกรายการทประมวลผลมความ
ถกตอง ครบถวน และเปนไปตามวตถประสงคของผบรหาร
oสทธในการอนมต
oรายการแบงเปนสทธอนมตทวไป อนมตในการ
ดาเนนงานประจาวน
oสทธการอนมตโดยเฉพาะ อนมตในการตดสนใจ เชน
การอนมตสนเชอแกลกคาทสงซอเกนวงเงนสนเชอท
กาหนด เปนตน
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
o การแบงแยกหนาทงาน (segregation of duty)
oอนมตรายการและการประมวลผลรายการ
oการดแลรกษาสนทรพยออกจากการบนทกรายการบญช
oการแบงแยกหนาทรบผดชอบเพอการปองกนการทจรตทอาจ
เกดขน
o รายการบญช (accounting record)
o การควบคมการเขาถง (access control)
o การทวนสอบโดยอสระ (independent verification)
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
ระบบสารสนเทศและการสอสารของกจการโดยมวตถประสงคดงน 4.1 กาหนดวธการบนทกรายการทเกดขน 4.2 จดทาและรายงานผลของรายการดงกลาว 4.3 กาหนดใหมวธการควบคมทรพยสนของกจการ การทาความเขาใจในเรองการออกแบบระบบสารสนเทศของกจการ ผสอบบญชควรระบใหไดวารายการบญชทเกยวของกบระบบสารสนเทศดงกลาวเกดขนไดอยางไร รวมทงกระบวนการของการบญชจากจดเรมตนของรายการทสาคญไปจนถงการนารายการดงกลาวมาแสดงรวมอยในงบการเงน
4. สารสนเทศและการสอสาร (information and
communication)
4. สารสนเทศและการสอสาร (information and
communication) (ตอ) คณภาพของขอมลสารสนเทศทไดจากระบบสารสนเทศ
ทางการบญชมผลกระทบตอการตดสนใจของผบรหารในการ
ดาเนนงานและความนาเชอถอของงบการเงน
ระบบสารสนเทศทางการบญชทมประสทธภาพและ
ประสทธผล
- ถกตอง ครบถวน
- ทนตอเวลา
- วดมลคาของรายการไดอยางถกตองและแมนยา
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
5. การตดตามผล (monitoring)
การตดตามผลการควบคมภายในชวยให
ผบรหารมนใจไดวา นโยบายและวธการตางๆ ทกาหนด
ไวมการปฏบตตามอยางมประสทธภาพ โดยการจดให
มระบบการรายงานผลการปฏบตงานและตดตามผล
และการตรวจสอบภายใน เปนตน
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
การควบคมในระบบสารสนเทศ
การควบคมในระบบสารสนเทศทเปนทนยม
- การจาแนกประเภทการควบคมตามลกษณะ
(classification by setting) และ
- การจาแนกประเภทการควบคมตามระดบความเสยง (classification by rick aversion)
เอกสารประกอบการสอนวชา ACC4209
การจาแนกประเภทการควบคมตามลกษณะ
(classification by setting)
สามารถจาแนกออกเปน 2 ประเภทไดแก
1. การควบคมทวไป
2. การควบคมระบบงาน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การจาแนกประเภทการควบคมตามระดบความเสยง
(classification by rick aversion) 1.การควบคมเชงปองกน (preventive control ) เปนการ
ดาเนนการลวงหนาเพอปองกนไมใหเกดขอผดพลาดหรอความเสยหาย
ขน
2.การควบคมเชงตรวจพบ (detective control) เปนการ
ดาเนนการเพอใหสามารถตรวจพบภยคกคามหรอขอผดพลาดทเกดขน
3.การควบคมเชงแกไข (corrective control) เปนกา
ดาเนนการเพอแกไขขอผดพลาดหรอความเสยหายทตรวจพบ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมทวไปในระบบสารสนเทศ
หมายถงการควบคมในสวนทเกยวของกบ
สภาพแวดลอมของการควบคมภายใน ( internal
control environment) นโยบายและวธการในการ
ควบคมระบบสารสนเทศ การจดแบงสวนงานและ
หนาท รวมทงวธการปฏบตงานของผ ทเกยวของกบ
ระบบสารสนเทศ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมทวไปในระบบสารสนเทศ
การกาหนดนโยบายการใชสารสนเทศ
การรกษาความปลอดภยของขอมลและ
สารสนเทศเปนการควบคมทสาคญหนดเปนนโยบาย
โดยมการทบทวนเพอทาการปรบปรงอยางตอเนองใน
การกาหนดนโยบายความปลอดภยของขอมลและการ
ใชงานนน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมทวไปในระบบสารสนเทศ
การแบงแยกหนาทงานในระบบสารสนเทศ
เปนการแบงแยกหนาทความรบผดชอบของ
ผปฏบตงานระบบคอมพวเตอรใหชดเจน เพอลดโอกาส
ทจะเกดความผดพลาดจากการปฏบตงานและโอกาส
การทจรต โดยมประเภทงานทควรมการแบงแยก
ผปฏบตงานดงน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การแบงแยกหนาทงานในระบบสารสนเทศ
1. งานวเคระหระบบ (system analysis)
2. งานเขยนโปรแกรม (programming)
3. งานปฏบตการคอมพวเตอร (computer operation)
4. งานของผ ใช (user)
5. งานบรรณารกษระบบ (system library)
6. งานควบคมขอมล (data control)
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมโครงการพฒนาระบบสารสนเทศ 1. แผนแมบทระยะยาว
2. แผนงานพฒนาระบบ
3. กาหนดการประมวลผลขอมล
4. การมอบหมายหนาทและความรบผดชอบ
5. การประเมนผลงานระหวางการดาเนนโครงการ
6. การสอบทานภายหลงการตดตงระบบและนาระบบมา
ใชงาน
7. การวดผลการดาเนนงานของระบบ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบควบคมการเปลยนแปลงแกไขระบบ
1. การกาหนดระเบยบวธการปฏบตในการเปลยนแปลง
แกไขระบบทเปนลายลกษณอกษรและมการอนมตจากเจาของ
ระบบงาน
2. มการศกษษผลกระทบตางๆ ทงผลกระทบงานดาน
เทคนค ผลกระทบทมตอระบบอน และความเสยงจากการ
เปลยนแปลง
3. มการทดสอบระบบทแกไขแลวกอนนามาใชงาน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบควบคมการเปลยนแปลงแกไขระบบ
4.จดทาเอกสารคมอประกอบการแกไขเปลยนแปลง
ทงหมด และมการแกไขเอกสารทเกยวของ เชน คมอการใช
งาน คมอระบบ เปนตน
5.มการประเมนผลและสอบทานระบบงานหรอ
โปรแกรมภายหลงจากเรมใชงานในระยะเวลาหนง
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการปฏบตงานในศนยคอมพวเตอร
1. การประมวลผลระบบงาน
การประมวลผลระบบงานควรมการจดทาตารางการ
ประมวลผล โดยไดรบอนมตจากเจาของระบบงานนนๆ
และในแตละขนตอนของการประมวลผลตองมการ
บนทกขอมลการทางาน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการปฏบตงานในศนยคอมพวเตอร
2. การสารองขอมล
การสารองขอมล (data backup) เปนวธการทจะ
ชวยปองกนขอมลจากการสญหายเนองจากเหตการณตางๆ
การควบคมภายในเกยวกบการสารองขอมลมดงน
1) ผบรหารควรกาหนดนโยบายเกยวกบการสารอง
ขอมลและการก คนขอมลในกรณทขอมลถกทาลาย
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการปฏบตงานในศนย
คอมพวเตอร 2) มการสารองขอมลเปนประจา โดยจดทาตารางเวลาการทางานเกยวกบการสารองขอมลของแตละระบบงานไวเปนสวนหนงของตารางการประมวลผล และจดทาตารางเวลาสาหรบการสารองโปรแกรมและขอมลอนๆแยกตางหาก
3) จดเกบขอมลสารองไวนอกสถานทแยกตางหากจากขอมลจรง โดยมการกาหนดระเบยบวธในการนาไปจดเกบ
4) ทดสอบขอมลสารองเปนระยะๆ โดยการทดลองนาขอมลสารองทจดทาไวมาทาการก คนขอมล และทดสอบแฟมขอมลทก คนอยางสมาเสมอ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการปฏบตงานในศนยคอมพวเตอร 5) กาหนดเงอนไขในการนาเทปหรอดสกกลบมาใชใหมใน
การจดเกบขอมลสารอง และเนองจากเทปหรอดสกมอายใชงาน
จากด จงควรมการหมนเวยนนาเทปหรอดสกใหมมาเปลยนแทน
อยางสมาเสมอ
6) จดทาสารบบ (directory) สาหรบเทปหรอดสกทจดเกบ
ไวทงหมด
7) ในการก คนขอมลและเรมตนระบบงานใหม ควรมการ
กาหนดขนตอนการทางานทเปนลายลกษณอกษร และบนทกการ
ทางานทเกยวของเพอใชในการสอบทาน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการปฏบตงานในศนยคอมพวเตอร
3.การจดการปญหาของระบบ
ในกรณทระบบคอมพวเตอรมปญหาหรอม
ขอผดพลาดในการทางาน ผปฏบตงานคอมพวเตอร
ควรมการพจารณาถงสาเหตของปญหาหรอ
ขอผดพลาดนน เพอสงตอใหผ ทเกยวของทาการแกไข
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอร
หมายถงความสามารถในการเขาถงตวเครอง
คอมพวเตอรและอปกรณคอมพวเตอรขององคกร
วธการควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอรเพอ
รกษาความปลอดภยของอปกรณคอมพวเตอร ไดแก
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอร
1.สถานทตดตงอปกรณคอมพวเตอรควรอยในหองทมกญแจปด
2.หองคอมพวเตอรควรมทางเขาออกเพยง 1 หรอ 2 ทาง
3.ผปฏบตงานตองตดเครองหมายหรรอบตรประจาตวผผานเขา
ออกในหองคอมพวเตอร หรอใชอปกรณทางเทคนคในการระบตว
ผปฏบตงานกอนผานเขาทางานในหองคอมพวเตอร
4. กาหนดเปนนโยบายการรกษาความปลอดภยวาตองลงชอเขา
ออก และตดเครองหมายหรอบตรประจาตวตลอดเวลาทเขามาเยยมชม
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการเขาถงอปกรณคอมพวเตอร
5.ตดตงระบบเตอนภยกรณมผบกรก
6.จากดสทธการใชโทรศพท เครอง terminal และเครอง
คอมพวเตอรสวนบคคลสาหรบงานสวนตว
7.ตดกญแจลอกเครองคอมพวเตอรและอปกรณ
8.การควบคมสภาพแวดลอมในการทางานของเครอง
คอมพวเตอร โดยมการควบคมอฯหภม ความชน ฝ นละออง
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการเขาถงขอมลและทรพยากรสารสนเทศ
ในระบบแฟมขอมลเชงระนาบ (flat file system) ผใช
ขอมลตางกดแลรกษาแฟมขอมลทเปนของตนเอง เปนระบบ
ทเอออานวยตอการควบคมการเขาถงขอมลและทรพยากร
สารสนเทศ
ระบบฐานขอมลเนนความสาคยของบรณภาพของ
ขอมลและทรพยากรสารสนเทศ เชนความเสยงจากการขโมย
ขอมล
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการเขาถงระบบงาน
หมายถงความสามารถในการเขาถงโปรแกรม
และขอมลในระบบงาน การควบคมความสามารถ
ดงกลาวกเพอรกษาความปลอดภยของโปรแกรมและ
ขอมลในระบบงาน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการเขาถงระบบงาน 1.การพสจนตวจรง สามารถทาไดหลายวธ ไดแก
1.1 รหสผาน (password) เปนวธการทนยมใชในการ
ระบตวตนของผใชระบบงานเพอแสดงสทธเขาใชระบบงาน
1.2 การระบตวตนดวยสงทมทางกายภาพ เชน บตร
ประจาตว ทมการบนทกขอมลบคคลและสามารถอานไดดวย
เครองคอมพวเตอร
1.3 การระบตวตนดวยคาทางชวภาพ อปกรณอานคา
ทางชววทยา เชน ลายมอ เสยง เรตนา ลายเซน เปนตน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการเขาถงระบบงาน
2. การกาหนดสทธ สามารถทาไดโดยใชวธการ
ทดสอบความเขากนได เมอผใชระบบทถกตองเขาใชระบบงาน
การทดสอบความเขากนไดจะใชในการพจรณาวาผใชระบบนนม
สทธในการทางานในระบบงานหรอไม
3. การบนทกกจกรรมตางๆในระบบเพอการตรวจสอบ
เปนการบนทกกจกรรมตางๆทผใชไดดาเนนการในระบบเพอให
สามารถตรวจสอบได และชวยใหเกดหลกฐานการตรวจสอบ
สาหรบรายการตางๆทเกดขนในระบบสารสนเทศ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการจดเกบขอมล
การกากบดแลดวยคลงแฟมขอมล (file library) ท
เหมาะสมเปนสวนทสาคญในการปองกนขอมลสญหาย
หนวยงานทมหนาทจดเกบแฟมขอมล (file storage) จะตอง
เกบรกษาแฟมขอมลใหพนจากเพลงไหม ฝ นผง ความรอน
ความชน หรอสถานการณทสรางความเสยหายใหขอมลท
จดเกบไว
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการสอสารขอมล
การลดความเสยงการความลมเหลวในการสอสารขอมล
องคกรจะตองตรวจตราระบบเครอขายเพอหาจดออน รวมทงการ
บารงรกษาสวนประกอบทใชในการสารอง และ ออกแบบ
เครอขายใหมขดความสามารถเพยงพอทจะรองรบความตองการ
ในชวงเวลาทมการใชงานเตมท และจะตองสรางเสนทางการ
สอสารภายในเครอขายไวหลายๆเสนทาง เพอใหระบบสามารถ
ทางานตอเนองไดแมวาจะมบางเสนทางทลมเหลว
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การกาหนดมาตรฐานเอกสารระบบสารสนเทศ
เพอใหมนใจวามความชดเจนและรดกม การจด
เอกสารทมคณภาพทาใหการตดตอสอสารและการตดตาม
ความกาวหนาในการพฒนาระบบงานสะดวกขน การจดทา
เอกสารระบบงานดงกลาวแยกเปน 3 ประเภท ดงน
1. การจดทาเอกสารทางการบรหาร
2. การจดทาเอกสารระบบงาน
3. การจดเอกสารประกอบการปฏบตการ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การลดความเสยหายทอาจเกดขนกบระบบคอมพวเตอร
ฮารดแวร (hardware) หรอซอฟตแวร (software) ท
ทางานลทเหลวอาจสรางความเสยหายทางการเงนทสาคญได
วธการตางๆทจะลดความเสยหาย ไดแก
1.การบารรกษาเชงปองกน จะเปนการตรวจสอบ
สวนประกอบของระบบตามระยะเวลา การบารงรกษา และ
เปลยนเมอมสภาพไมด
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การลดความเสยหายทอาจเกดขนกบระบบคอมพวเตอร
2. อปกรณไฟสารอง เปนอปกรณไฟฟาทจะชวยใหการ
จายกระแสไฟฟาใหเครองคอมพวเตอรเปนไปอยางราบรน ซงจะ
ปองกนไฟกระชาก ไฟตก หรอไฟเกนทอาจจะทาใหชอทลสญ
หาย และจายกระแสไฟฟาสารองแทนไดในกรณไฟดบ
3. ระบบททนตอความผดพรอง เปนความสามารถททา
ใหระบบทางานตอไปไดแมวาจะมสวนประกอบบางสวนเสยหาย
หรอไมทางาน โดยอาจมสวนประกอบทตดตงไวมากเกนความ
จาเปนในเวลาปกต แตจะใชทดแทนไดเมอสวนอนเสยหาย
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การวางแผนแกไขความเสยหายจากเหตฉกเฉน
เพอใหการนาขอมลกลบมาใชเปนไปอยาง
เรยบรอยและรวดเรวทสดเมอเกดเหตการณทกอความ
เสยหาย โดยแผนแกไขความเสยหายมวตถประสงค
ดงน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การวางแผนแกไขความเสยหายจากเหตฉกเฉน
1. ลดขนาดความยงยาก ความเสยหาย หรอความสญเสย
2. สรางระบบการประมวลผลสารสนเทศชวคราวเพอเปน
ทางเลอก
3. เรมปฏบตงานปกตใหไดเรวทสด
4. ฝกอบรมและสรางบคลากรใหคนเคยกบเหตการณ
ฉกเฉน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมระบบงาน
การควบคมอาจแบงออกเปน 4 ประเภทหลกๆ
ไดแก
1. การควบคมการเขาถงระบบหรอขอมล
2. การควบคมเกยวกบการนาขอมลเขา
3. การควบคมเกยวกบการประมวลผล
4. การควบคมเกยวกบการเสนอขอมลออก
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมการเขาถงระบบหรอขอมล
กจการมกใชรหสผานในการควบคมการเขาถงระบบหรอ
ขอมล รหสทใหแกผใชทกคนหรอกลมคนกลมเดยวกนใชรหส
กลมเดยวกนเปนการละเลยการควบคมทด แตการรหสเฉพาะ
บคคลเพอทางานแตละอยางอาจทาใหเกดความสบสนแกผใช
คนนน เนองจากบคคลนนตองจารหสหลายรหสเพองาน
ตางๆกน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมเกยวกบการนาขอมลเขา
เพอใหเราแนใจไดวา ขอมลทปอนเขาเครอง
เปนไปอยางถกตองและสมบรณ ขอมลเขาเปนตน
กาเนดของการประมวลผล ผลลพธทไดจะเทยงตรง
แมนยามากแคไหนขนอยกบความถกตองของขอมลเขา
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
1. การตรวจทานขอมลเขา
การใชเครองทวนสอบ (key verification)
เลขโดดตรวจสอบ (check digit)
การตรวจสอบความสมเหตสมผล (validity check)
ตรวจสอบขอมลวาขอมลเขามลกษณะตรงตามทกาหนดไว
หรอไม
การตรวจทานขอมลเขาอนๆ เชน การทดสอบเชงตรรกะ การ
ตรวจสอบเขตขอมล
การนาเอกสารตนฉบบอตโนมต (automated source
document) มาใช
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
2. การตรวจทานจากยอดรวม
การนบจานวนระเบยน (record count) ตรวจนบขอมลเขาวามทงหมดกรายการ
การรวมยอดแบบกลม (batch total) การรวมยอดขอมลเขาเขตขอมล (field) ใดเขตขอมลหนงทเปนจานวนเงนวาจานวนเงนของทกๆระเบยน (record) รวมกนไดเทาไร
การรวมยอดแบบแฮช (hash total) เปนวธควบคมเดยวกบการรวมยอดแบบกลม ตางกนตรงยอดรวมแบบแฮชใชแตขอมลทเปนผลลพธของการบวกเลข เชน เลขรหสบญช
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมเกยวกบการประมวลผล การตรวจสอบภาวะคหรอค (parity check) จดเปนการควบคม
ฮารดแวร
duplicate circuitry การกาหนดให CPU ทาการประมวลผลทเปน
การคานวณ 2 ครง เพอตรวจสอบความถกตองของกนและกน
การตรวจสอบการสะทอน (echo check) การกาหนดใหเครอง
สะทอนขอความกลบมาใหผใชรวาขอมลทปอนเขาไปนนถกตอง
หรอไม
หนวยความจาอานอยางเดยว
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมเกยวกบการประมวลผล
อปกรณไฟสารอง
การทดสอบสวนยอยของโปรแกรม
การทดสอบระบบ
ขอความระบความผดพลาด
การควบคมการประมวลผลตวอนๆ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมเกยวกบการเสนอขอมลออก
โดยใชเทคนคเชน control total หรอสม
ตวอยางโดยการประมวลผลดวยมอแลวนาผลลพธมา
เปรยบเทยบกบขอมลออกทไดจากการประมวลผล
ดวยเครองคอมพวเตอร
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมกระบวนการทางธรกจ-การควบคมการดาเนนงาน
วตถประสงคหลกของการควบคมระบบงาน คอ
1.เพอเพมประสทธผลในการดาเนนงาน (effectiveness)
2.เพอเพมประสทธภาพใหแกทรพยากรทใชในการ
ดาเนนงาน (efficiency)
3.เพอสรางความปลอดภยใหแกทรพยากรในองคกร
(resource security)
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การใชรายงานเพอการบรหารในการควบคมการดาเนนงาน
การวดผลการดาเนนงานมแนวคดทเรยกวา การวดผลการ
ดาเนนงานดลยภาพ(balanced scorecard) แบงออกเปน 4 ดาน
ไดแก
1. ดานการเงน (Financial)
2 .ดานกระบวนการทางธรกจ(business process)
3. ดานความพงพอใจของลกคา (customer’s satisfaction)
4. ดานการพฒนาองคกรและการเรยนร (innovation and
improvement)
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
วตถประสงคหลกของระบบงานอนๆ
วตถประสงคของระบบควบคมลกหนและควบคมเงนสดรบชาระหน ไดแก
1. เรยกเกบเงนจากลกหนเมอมหลกฐานของการจดสงสนคาใหลกคาเรยบรอยแลวตอบขอซกถามและจดทารายงานทผบรหารใชในการตดสนใจ
2. ตดตามเรยกเกบหนเพอไมใหเงนสดไปจมอยในบญชลกหน และสามารถนาเงนสดรบจากการชาระหนมาทาใหเกดสภาพคลองแกองคกรมากทสด
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
วตถประสงคหลกของระบบงานอนๆ
วตถประสงคหลกของระบบการจดซอ ไดแก
1. เลอกผขายทสามารถจดสงสนคาคณภาพทราคาตา
ทสด ภายในระยะเวลาทกาหนด
2. ตรวจนบสนคาทสงซอ เพอใหไดสนคาคณภาพตาม
จานวนทสงซอจรง
3. การจดซออยภายในกตกาขององคกร
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
วตถประสงคหลกของระบบงานอนๆ
วตถประสงคหลกของระบบควบคมเจาหนและเงนสดจาย
ชาระหน ไดแก
1. จายชาระหนภายในเวลา เพอใหไดรบสวนลด
2. รกษาเงนสดในมอใหเพยงพอกบการชาระหน แตไม
มากเกนไป เพอจะไดหลกเลยงการเสยโอกาสจากการนาเงนสด
ไปใชในการอนทออกดอกออกผลมากกวา
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
วตถประสงคหลกของระบบงานอนๆ
วตถประสงคหลกของระบบบรหารบคลากร ไดแก
1.จายเงนเดอนและคาตอบแทนใหแกพนกงานถกตองตรงเวลา
2.จดการทาภาษเงนไดบคคลธรรมดาหก ณ ทจาย และรายงานตางๆสงรฐบาลตามทกฎหมายกาหนด
3.จายคาตอบแทนตามกฏหมายและขอบงคบตางๆของรฐบาลและองคกรวชาชพนนๆ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การตรวจสอบการควบคมการประมวลผลสารสนเทศ
การตรวจสอบ
การตรวจสอบขอมลเขาและความถกตองของเอกสาร
เบองตน อนเปนทมาของขอมลเขาเกยวกบรายการคา
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมความถกตองในการปอนขอมลลงสเอกสาร
เบองตนและการควบคมความครบถวนของขอมลเขา
1. การใชเอกสารเบองตนทจดพมพไวลวงหนา เรยง
เลขทการออกแบบเอกสารเบองตนทมรปแบบชดเจน เขาใจงาย
2. การใชหนาจอคอมพวเตอรในการปอนขอมลเขา
เอกสารเบองตนอาจไมไดอยในรปของกระดาษเสมอไป
โครงสรางเอกสารเบองตนจะถกเกบในรปแบบไวลวงหนา พนง
งานคยขอมลโดยใชแปนพมพเตมขอมลลงสเอกสารเบองตน ลง
สสออเลกทรอนกส
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
3.ในกรณทมการสงเอกสารเบองตนหลายใบจากหนวยงานหนงไปยงหนวยงานบญชหรอหนวยงานประมวลผล เอกสารอาจสญหายหรอถกทาลาย ควรมการควบคมการเคลอนยายเอกสารเหลาน เทคนคทนยมใช ไดแก การรวมยอดสดมภจานวนเงนหรอวธการรวมยอดแบบกลม และการรวมยอดสดมภตวเลขหรอวธการรวมยอดแบบแฮช
4.การกาหนดใหชดคาสงตรวจสอบความถกตองของขอมลเขากอนทจะนาขอมลลงสระบบ (programmed edit check)
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
5. การกาหนดใหระบบสามารถเตอนผใสขอมลได
ทนท เชน เมอพนกงานใสชวโมงลวงเวลาสงสดของพนกงาน
คนหนงจะเกน 4 ชวโมงตอวนไมได
6. การกาหนดใหระบบแจงกลบใหคยขอมลเขาทราบ
วาระบบตอบสนองตอขอมลเขาอยางไร
7. การคยขอมลเขา 2 ครงโดยตางบคคล คนแรกคย
ขอมลลงสออนเทอรเนต คนทสองตรวจทานการคยขอมลเขา
ของคนแรก ขอมลทคยโดยบคคลทงสองตองตรงกน
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
8. ในการประมวลผล ทกขนตอนทมรายการปฏเสธขอมล
เขา กจการจะตองมคมอทระบขนตอนงานอยางชดเจนวาขอมล
เขาทถกปฏเสธจะตองมการจดการอยางไร
9. เอกสารเบองตนทใชในการบนทกการเกดขนของ
รายการคาทกรายการ จะตองมการจดเกบเขาแฟม เพอใชเปน
เอกสารอางองตอไป
10. การดงขอมลจากแฟมหลก ระบบจะดงขอมลตางๆ
เกยวกบลกคารายนนออกมาจากแฟมหลกลกคา
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
11. การปอนขอมลเขา ณ จดกาเนดขอมลนน เชน การกาหนดใหพนกงานขายเปนคนปอนขอมลเขาบนหนาจอคอมพวเตอร เพอรอรบขอมลเขา ณ จดทเกดการขาย
12. การใชเอกสารกลบ ตวอยางเชน ใบหยบสนคา เปนเอกสารซงเปนขอมลของระบบการสงขาย หากใบหยบสนคาเปนขอมลออกทจดทาโดยคอมพวเตอร เมอพนกงานคลงสนคาหยบสนคาแลว กจะแสกนรหสแทงสนคาลงสใบหยบสนคา ใบหยบสนคาทมรหสแทงสนคานอาจถกใชเปนเอกสารกลบนาเขาสระบบการจดสงสนคาตอไป
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
การควบคมความถกตองของการปรบยอดบญชและ
การควบคมความครบถวนของการปรบยอดบญช
1.การใชการควบคมแบบกลม คอการใชผลรวมของเขตขอมลทมคาเปนจานวนเงนเปนตวควบคม และการควบคมแบบแฮช คอการใชผลรวมของขอมลทมคาเปนตวเลข
2.การใชการตอบกลบอยางรวดเรวไปยงหนวยงานทเรมรายการคา
3.การตดตามรายการคาทเปนรายการตอเนองจนจบกระบวนการ
เอกสารประกอบการสอน ACC4209
The End