Best Practices in PR Analisys on Line Press Rooms

8/2/2019 Best Practices in PR Analisys on Line Press Rooms

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Best Practices in Public RelationsAn Analysis of Online Press Rooms in

Leading Companies Around the World


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IBM Espaa, S.A. (2005)

Edita:Departamento de ComunicacinIBM Espaa,C/ Santa Hortensia 26-2828002 Madrid

ISBN: 84/689-2608-6

AUTORES / EQUIPO DE TRABAJO

Director Alfonso Gonzlez HerreroPublic Relations Manager, IBM Spain.Director de Relaciones Pblicas, IBM Espaa

Associate Director Miguel Ruiz de ValbuenaDirector Adjunto Editor, Virtual Press Room, IBM Spain

Editor, Sala de Prensa Virtual, IBM Espaa

Academic Coordinator Jos Antonio Ruiz San RomnCoordinador Acadmico Research Director, Centro Universitario Villanueva, and professor in the

Department of Sociology VI, Complutense University of Madrid.Director de Investigacin del Centro Universitario Villanueva y profesordel Departamento de Sociologa VI, Universidad Complutense de Madrid.

Graphic Design Mara Antonia Sols VenegasDiseo y Maquetacin Graphic Design Manager, IBM Spain

Responsable de Diseo Grfico, IBM Espaa

Analysis Mara Revuelta Pascual, Luz Garca Martnez, Reyes Sanz Marset (IBM).Anlisis

Research Assistants Alejandra Campos, David Cobin, Patricia Mansilla, Mayra Martnez,Colaboradores lvaro Navazo y Marta Salguero (Universidad Complutense de Madrid).

Translation Suzanne SmithTraduccin General Manager. Text 100, Madrid

Directora General. Text 100, Madrid

AcknowledgmentsAgradecimientos

Centro Universitario Villanueva (Complutense University of Madrid)Al Centro Universitario Villanueva, adscrito a la Universidad Complutense de Madrid.

Department of Sociology (VI), School of Communications (Complutense University of Madrid)Al Departamento de Sociologa VI de la Facultad de Ciencias de la Informacin, Universidad Complutense de Madrid.

Ethan R. McCarty (IBM), who reviewed and provided consultancy on the translation of the reportA Ethan R. McCarty (IBM), por su supervisin y asesoramiento en la versin inglesa del documento.


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Introduccin

Introduction

ResultadosResults

Conclusiones

Conclusions

Bibliografa

Bibliography

Anexos

Appendix

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Introduccin

Introduction


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Introduccin

Las nuevas tecnologas basadas en Internet han modificado notablemente -y en muy pocos aos-

el modo en que empresas e instituciones se comunican e interactan con sus pblicos.Consecuentemente, los profesionales de la comunicacin corporativa y las relaciones pblicas hantenido -hemos tenido- que adaptar su visin estratgica de aproximacin a la realidad, as comomejorar sus habilidades tcnicas de utilizacin -o, al menos, comprensin- de tales tecnologas.

En este sentido, son numerosos los estudios (Esrock y Leichty, 1999, 2000; Krug y Haselkorn,2002; Kent, Taylor y White, 2003; Settles, 1996; Witmer, 2000; etc.) que han analizado hasta lafecha el modo en que se pueden utilizar -desde el punto de vista terico- estas nuevas tcnicasy herramientas de comunicacin corporativa y de rediseo de procesos en empresas einstituciones. Otros han tratado de establecer con mayor o menor precisin el 'estado del arte'en la utilizacin real de dichas tecnologas (Bovet, 1995; Ha y Pratt, 2000; Taylor, Kent y White,2001); si bien el ritmo frentico de evolucin de las mismas ha dejado a no pocos estudiosobsoletos escasos meses despus de haberse publicado.

En el mejor de los casos, aquellos anlisis que pronosticaban determinadas tendencias futuras de

utilizacin de estas tecnologas se referan a entornos geogrficos o pases muy especficos (ej.Basso, 1997). No existan, pues, hasta el momento estudios comparativos relevantes que nosindicaran el grado de utilizacin de las tecnologas Internet por parte de los departamentos decomunicacin corporativa -o similares- de empresas de reas geogrficas diversas. El presenteestudio trata de cubrir parte de ese hueco.

Dos han sido las razones que inspiraron la puesta en marcha de un estudio de estas caractersticas:

Tanto profesionales como tericos de la comunicacin debemos conocer las caractersticasy funcionamiento de las nuevas tecnologas, y analizar cmo pueden integrarse estosnuevos medios en los programas y/o planes de comunicacin de empresas e instituciones.

A travs de la World Wide Web, miles de organizaciones tienen la posibilidad de comuni-carse con sus pblicos y promover sus puntos de vista. La capacidad de poder transmitir

palabras, imgenes (grficos, fotografas, vdeo) y sonidos convierten Internet en unapoderosa herramienta de comunicacin e interaccin para las empresas.


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INTRODUCTION

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Introduction

In just a few years new Internet-based technologies have changed remarkably the way in whichcompanies and institutions communicate and interact with their audiences. Consequently, corporatecommunications and Public Relations professionals have had to adapt the strategic vision to deal with thisnew reality, as well as to improve the technical skills to use, or at least understand, new technologies.

In this respect, there are many studies (Esrock and Leichty, 1999, 2000; Krug and Haselkorn, 2002; Kent,Taylor and White, 2003; Settles, 1996; Witmer, 2000; etc.) that have analyzed the way in which these

new corporate communications techniques and tools which redesign processes in companies andinstitutions can be used from a theoretical standpoint. Others have tried to establish precisely the 'stateof the art' in the real use of such technologies (Bovet, 1995; Ha and Pratt, 2000; Taylor, Kent and White,2001). However, the frantic rhythm of their evolution has made many studies obsolete a few monthsafter being published.

At best, the analysis that foresaw certain future trends in the use of these technologies referred to specificgeographic environments or countries (e.g., Basso, 1997). However, to date there have been no relevantcomparative studies indicating the degree to which corporate communications departments in differentgeographic regions use Internet technologies. This study aims to fill that gap.

There are two primary reasons for conducting this study:

Both communications professionals and theorists need to know the features of newtechnologies and how they work and to analyze how these new media can be integratedin the communication programmes and/or plans for companies and institutions.


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De hecho, estamos asistiendo a la convergencia de tres medios "tradicionales" de comunicacin:el telfono, la televisin y el ordenador personal. Los tres, a medida que convergen, estn dandolugar a diversas formas de comunicacin interactiva. La miniaturizacin de los componentestecnolgicos y los avances en el rendimiento y velocidad de los procesadores son un buen ejemplode los avances tecnolgicos que est permitiendo dicha convergencia, si bien creemos que es eldesarrollo y avance de la fibra ptica y la posibilidad de digitalizacin de imgenes y sonidos lasque estn creando las bases para la convergencia de las telecomunicaciones, el ordenador y latelevisin.

Para la comunicacin empresarial e institucional, las tecnologas de Internet (lo que incluye noslo los websites externos, sino tambin las intranets o extranets corporativas) ofrecen mltiplesposibilidades. Inicialmente, el intercambio de mensajes de texto a travs del correo electrnicosupuso un avance significativo. Poco despus, la posibilidad de transmitir imgenes y sonidos a

travs de Internet, anim a miles de compaas a lanzar sus propios websites, aun cuando sualcance y valor comercial e informativo todava era muy limitado.

En la actualidad, los sistemas de correo electrnico constituyen medios de gran utilidad a la horade enviar mensajes a los diversos pblicos de la organizacin como, por ejemplo, revistas oboletines electrnicos, comunicados de prensa, invitaciones, etc. Sin embargo, el formato quemayor evolucin est mostrando es el de las pginas web, que han multiplicado sus posibilidadesde diseo, integracin de elementos multimedia e interactividad con el usuario.

Estas posibilidades no deberan pasar desapercibidas para las organizaciones, y refirindonos a lasrelaciones con los medios de comunicacin, son ya numerosas las empresas que tienen unespacio especfico para la comunicacin con los medios de comunicacin (normalmentedenominada "sala de prensa online"). Desde esta rea especfica, las compaas pueden informarde todo tipo de noticias y novedades a la prensa, facilitndole la obtencin de cualquierinformacin acerca de la empresa, fotografas, imgenes de vdeo, etc., al tiempo que tambinpuede servir para canalizar solicitudes de informacin de los medios hacia la empresa.

El objeto de la presente investigacin ha sido precisamente profundizar sobre el modo en que lasempresas espaolas, del resto de Europa, y estadounidenses estn utilizando Internet -a travs delas denominadas "Salas de Prensa" o reas similares- en su relacin con los medios deinformacin.

Objetivo del estudio

A partir de las premisas anteriores, esta investigacin planteaba tres objetivos claramentedefinidos que deban ser objeto de estudio:

Conocer, en general, la utilizacin de Internet como herramienta de comuni-

cacin e interaccin de las empresas espaolas, de la Europa Occidental y delos Estados Unidos con los medios de comunicacin de sus respectivos pases.

Conocer, en particular, si pueden establecerse parmetros comunes o diferen-ciales entre los distintos pases analizados respecto a su utilizacin de Interneten la relacin entre las empresas y los medios de comunicacin.

Tratar de apuntar tendencias futuras de utilizacin de la herramienta (Internet)y proponer un modelo de interaccin con los medios de comunicacin a travsde las nuevas tecnologas y, especficamente, de Internet.

Con el fin de alcanzar estos tres objetivos, se ha procedido al anlisis de las pginas web de unaseleccin de grandes empresas espaolas, europeas y norteamericanas -a las que tambin se hasumado el caso de Singapur-, como resultado de una preseleccin de pases "tecnolgicamenteavanzados". A continuacin se detallan los pasos seguidos a lo largo de esta investigacin:


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INTRODUCTION

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Through the World Wide Web, thousands of organizations have the opportunity to

communicate with their audiences and to promote their points of view. The capacity totransmit words, images (graphics, pictures, and video) and sounds turns the Internetinto a powerful communications and interaction tool for organizations.

In fact, we are witnessing the convergence of three 'traditional' communications media: telephone,television and personal computer. As they converge, the three of them create diverse interactivecommunication forms. The miniaturization of technological components and the advances inprocessors' performance and speed provide good examples of the technological progress that suchconvergence makes possible. However, we believe that the development of fibre optics and thepossibility of digitalizing images and sounds is what really sets the foundation for the convergence oftelecommunications, television and the personal computer.

For corporate and institutional communications, Internet technologies (including not only externalwebsites, but also corporate intranets or extranets) offer multiple possibilities. Initially, the exchange oftext messages through electronic mail meant a significant step forward. Later, the possibility oftransmitting images and sounds through the Internet encouraged thousands of companies to launchtheir own websites, even when their commercial and informative reach and value was still very limited.

Currently, electronic mail systems provide a very useful media to send messages to an organizations'sdifferent audiences in formats such as electronic magazines or bulletins, press releases, invitations, etc.However, the format showing the highest degree of progress is that of web pages, which have seendesign possibilities, integration of multimedia elements and interaction with the user greatly broadened.

These possibilities should not go unnoticed by organizations, and, where media relations is concerned,many companies already devote specific sections of their web to communicate with the media, usuallycalled 'online press rooms'. From this specific area, companies can deliver any type of news to the

press, making it easy for journalists to obtain information regarding the company, pictures, videorecordings, etc., while simultaneously serving as a channel for information requests to the company.

The goal of this research is to study in depth the way in which companies from Spain, the rest ofEurope and the US use the Internet -through the so-called 'press rooms' or similar areas- in theirrelationship with the media.

Objectives

Taking into account the aforementioned assumptions, this study established three clearly definedobjectives:

Explore the use of the Internet as a communications and interaction tool with the mediaby companies from Spain, the rest of Europe and the US.

Discover if common or differential parameters can be established regarding the use ofthe Internet in the relationship between companies and the media among the differentcountries analyzed.

Try to identify future trends of use of the Internet and propose a model of interactionwith the media through new technologies and, specifically, through the Internet.

With the goal of reaching these three objectives, we analyzed web pages from a selection of largeSpanish, European and US companies -to which we have also added the case of Singapore-, as a resultof a short-list of 'technologically advanced' countries. The following is a detailed description of the steps

taken throughout this research:


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Fases del estudio1

La investigacin se desarroll en su totalidad a lo largo del segundo semestre de 2004, a lo largode siete fases que referimos brevemente a continuacin:

1. Anlisis de la situacin, revisin bibliogrfica: realizada a lo largo del mesde junio de 2004. Se procedi a la revisin de diversos estudios nacionales einternacionales realizados anteriormente sobre la materia, as como a la lecturay anlisis de la bibliografa ms relevante, confirmndose las limitaciones de losescasos estudios existentes hasta la fecha.

2. Grupo de discusin con periodistas: reunin realizada en junio de 2004 concinco representantes de medios de comunicacin espaoles (ActualidadEconmica, Cinco Das, CNN+, Computerworld, y Radio Intereconoma) con elfin de contar con datos y aspectos cualitativos suficientes sobre los usos

actuales de las Salas de Prensa virtuales por parte de los profesionales de lacomunicacin de cara a la investigacin cuantitativa posterior.

3. Determinacin de la muestra: junio de 2004. Se definieron los criterios deseleccin de los pases y las empresas que deberan ser objeto de estudio. Enconcreto, se determin que se analizaran 15 empresas seleccionadas entreaquellas de mayor volumen de facturacin de 5 pases europeos (Alemania,Dinamarca, Francia, Noruega y Reino Unido), 30 empresas de los EstadosUnidos, y 15 de Singapur, adems de 50 empresas espaolas. Es decir, un totalde 170 empresas de 8 pases distintos.

La seleccin de pases se realiz a partir del rnking de "e-readiness" queelaboran anualmente la prestigiosa revista The Economisty la compaa IBM(Economist Intelligence Unit, 2004) y que analiza el grado de adecuacintecnolgica que tienen los distintos pases del mundo para la utilizacin de las

tecnologas de Internet en sus diversos mbitos de aplicacin (empresarial,gubernamental, social, etc.). La Tabla 1 muestra dicho ranking.

Dado el predominio de los Pases Nrdicos en la penetracin y utilizacin dedichas tecnologas se juzg adecuado incluir en el estudio a dos pases(Dinamarca y Noruega, nmeros 1 y 4 del ranking e-readiness respectivamente)de este rea geogrfica. Los datos del ranking de e-readiness parecan indicarque las empresas de estos pases pudieran estar utilizando prcticasprofesionales ms avanzadas que las del resto de pases y, particularmente, quelas de las sus homlogas espaolas.

Asimismo, se seleccionaron para el estudio Reino Unido (puesto nmero 2 delranking), Estados Unidos (nmero 6 del ranking), Singapur (puesto 7),Alemania (puesto 13), Francia (puesto 18), y Espaa (puesto 21). La inclusin

de Alemania y Francia obedece fundamentalmente al peso econmico de lasempresas de esos pases en la economa europea y mundial. Por su parte, lainclusin de Espaa obedece al inters del equipo investigador por contar condatos especficos de nuestro pas.

Una vez determinados los pases, el siguiente paso fue seleccionar las empresasque seran analizadas de cada uno de ellos. De este modo -dado el objeto delestudio- se definieron criterios para seleccionar a una muestra representativade las mayores empresas de cada pas. La fuente principal de seleccin a nivelinternacional fue el ranking elaborado por la revista Fortune (Top 500, 2004)que, en el caso de algunos pases, como Dinamarca o Singapur, fue necesariocomplementar a travs de otras fuentes como la revista Dinero (2001) o lapublicacin asiticaAsiaweek.com (Top 1000, 2004).

1 El presente estudio ha sido posible gracias a un acuerdo de colaboracin entre el Departamento de Comunicacin de IBM Espaa,el Centro Universitario Villanueva (adscrito a la Universidad Complutense de Madrid), y el departamento de Sociologa VI de la propiaUniversidad Complutense.


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INTRODUCTION

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Phases of the study1

The research took place throughout the second half of 2004 in the seven stages briefly described below:

1. Analysis of the situation and bibliographic research: conducted throughout June2004. There was a review of several national and international studies previouslyconducted on this subject, as well as a reading and analysis of the most relevantbibliographies, confirming the limitations of the scarce studies in existence to date.

2. Focus group with journalists: the meeting took place in June 2004 with fiverepresentatives from the Spanish media (Actualidad Econmica, Cinco Das, CNN+,Computerworld and Radio Intereconoma) with the goal of gathering enough data andqualitative information about the current use of virtual press rooms by communicationsprofessionals, for the subsequent quantitative research.

3. Sampling procedure: In June, 2004 we defined the selection criteria for the countriesand companies that would be the object of study. Specifically, we determined that wewould select 15 companies from those with the highest revenue in five Europeancountries (Germany, Denmark, France, Norway and the United Kingdom), 30companies from the US and 15 from Singapore, in addition to 50 Spanish companies.That is, a total of 170 companies from eight different countries.

We performed the country selection by consulting the 'e-readiness' ranking preparedevery year by the The Economist and IBM (Economist Intelligence Unit, 2004). The e-readiness rankings analyze the degree to which different countries around the worldare receptive to the use of Internet technologies in diverse areas (corporate, governmental,social, etc.). Table 1 shows these rankings.

Due to the predominance of the Nordic countries in terms of penetration and use ofthose technologies, we considered it appropriate to include in the study two countriesfrom this geographic area (Denmark and Norway, number 1 and 4 in the e-readinessranking, respectively). The data from the league table seemed to indicate thatcompanies in those two countries could be using more advanced professional practicesthan the rest of the countries and, particularly, than their Spanish counterparts.

The rest of the countries selected for the study included the United Kingdom (number2 in the ranking), the United States (number 6), Singapore (number 7), Germany(number 13), France (number 18) and Spain (number 21). The inclusion of Germanyand France is mainly due to the economic power held by the companies of thesecountries in both the European and Global economys. The inclusion of Spain is due tothe research team's interest in in having specific data from our country.

Once we determined the countries, we selected the companies to analyze from eachof them. Due to the objective of the study, we defined some criteria to select arepresentative sample from the largest companies of each country. The main source forthe selection at an international level was the Fortune magazine Top 500, 2004ranking. In cases such as those of Denmark or Singapore it was necessary to refer toother publications such as Dinero magazine (2001) or the Asian publicationAsiaweek.com (Top 1000, 2004).

1 It has been possible to conduct this study thanks to a collaboration agreement between the Communication Department of IBMSpain, the University Centre of Villanueva (appointed to the Complutense University of Madrid), and the Sociology VI Department ofthe Complutense University.


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Finalmente, en el caso de Espaa, se han utilizado los directorios de Fomento de la Produccin(2003) y Actualidad Econmica (2004).

4. Diseo y pre-test: fase de diseo del documento de recogida de datos (enadelante, el "cuestionario") y realizacin de un pre-test a partir de dicho doc-umento. El diseo del cuestionario se llev a cabo durante el mes de julio de2004. El pre-test fue realizado entre seis empresas, dando lugar a ligeras mod-

ificaciones en el cuestionario inicial y a la inclusin de algunos aspectos que nose haban contemplado inicialmente.

5. Recogida de informacin: toma de datos de las 170 empresas seleccionadaspara el estudio. En esta fase, que se llev a cabo durante los meses de agostoy septiembre de 2004, se visitaron las pginas webs de todas las empresas queha formado parte del estudio, recogindose los datos necesarios a travs delcuestionario previamente diseado.

Hubo, no obstante, dos aspectos que se analizaron posteriormente. As, lasolicitud de informacin por correo electrnico a aquellas empresas quedisponan de este canal de comunicacin en sus Salas de Prensa se realiz entreel 11 y el 15 de octubre. Por su parte, la verificacin de la actualizacin de lasSalas de Prensa se realiz entre el 18 y el 22 de octubre. El motivo por el que

retrasamos el anlisis de estas dos variables fue poder garantizar que su anlisisse produca durante un periodo de actividad empresarial -y meditica- normal,lejos ya del menor nivel de actividad de los meses de verano.

Tabla 1 Clasificacin "e-readiness" 2004 segn The Economist Intelligence Unit


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INTRODUCTION

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Finally, in the case of Spain, we used the directories of Fomento de la Produccin (2003) andActualidad Econmica (2004).

4. Design and pre-test: in this phase we gathered the data and performed a pre-test ofthe 'questionnaire', which we designed in July 2004. Six companies participated in thepre-test, resulting in slight changes to the initial questionnaire and in the inclusion ofseveral aspects that we had not considered initially.

5. Data gathering: gathering of data from the 170 companies selected for the study. Inthis phase, which took place in August and September 2004, we visited all of thecompanies' web pages, gathering the necessary information through the questionnaire.

However, two aspects of the questionnaire required that we that we analyze the resultsat a later date. The request for information via e-mail (from those companies that hadthis option in their press rooms) was performed between October 11th and 15th. Andthe confirmation of the updating of the press rooms took place between October 18th

and 22nd.

Table 1 e-readiness ranking 2004, according to the Economist Intelligence Unit


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6. Anlisis de los datos: volcado en soporte informtico de los datos recogidos y anlisispreliminar de los mismos. Dicha fase se realiz durante los meses de noviembre y diciem-bre de 2004.

7. Estudio e interpretacin de los datos: anlisis final de los datos. Redaccin y maque-tacin del informe final de conclusiones. Enero, febrero y marzo de 2005.

Resultados

En las pginas siguientes, se exponen de forma pormenorizada los resultados obtenidos en cadauna de las 52 preguntas de las que constaba el cuestionario2, as como un anlisis y valoracin

de los mismos.Como podr observar el lector, para cada pregunta se muestran en una tabla los resultadosobtenidos por el total de empresas analizadas en cada pas. Cabe sealar, no obstante, que dosde esos pases (Estados Unidos y Espaa) contaban inicialmente con una seleccin de empresassuperior a la del resto, por lo que ha habido que establecer criterios que permitieran lacomparacin de los resultados y la obtencin de datos globales.

As, en el caso de Estados Unidos y Espaa, se han analizado los resultados de las 30 y 50empresas seleccionadas respectivamente de forma inicial, frente a las 15 empresas seleccionadasen el resto de pases. Posteriormente -mediante una tcnica similar a la del muestreo sistemtico-se seleccionaron 15 empresas de entre esas 30 50 seleccionadas inicialmente en Estados Unidosy Espaa, con el fin de poder incluir sus resultados junto a los del resto de pases participantes enel estudio y que, en todos los casos, contaban con 15 empresas.

De este modo, en el caso de Estados Unidos, los resultados individuales que arroja el anlisis deestas 15 empresas figura en las tablas junto al epgrafe "Estados Unidos 15". De modo similar,"Espaa 15" hace referencia al anlisis de una sub-muestra de 15 empresas. Por su parte, losresultados recogidos en el "Total" hacen referencia a los datos correspondientes a las muestrasde 15 empresas de todos los pases, Estados Unidos y Espaa incluidos, es decir a un total de 120empresas de 8 pases distintos.

2 Se incluye una copia del cuestionario utilizado en el apndice del estudio.


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INTRODUCTION

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We delayed the analysis of these two variables so that we would be able to guarantee

the analysis took place in a normal working period for business and the media, insteadof the during the summer months when there is a lower level of activity.

6. Data analysis: loading the gathered data into an IT format and preliminary analysis.This phase took place in November and December 2004.

7. Study and interpretation of the data: final analysis of the data. Editing and layoutof the final report. January, February and March 2005.

ResultsThe following pages show the detailed results obtained in each of the 52 questions from the questionnaire2,as well as an analysis and assessment of them.

The results for each question from all the companies appear in a table. However, please note that two ofthose countries, the United States and Spain, had a higher initial selection of companies than the rest, sothere was a need to establish criteria that made it possible to compare the results and to obtain globaldata.

In the case of the United States and Spain, we analyzed the results of the 30 and 50 companies initiallyselected, respectively, as opposed to the 15 companies selected for the rest of the countries. Afterwards,through a technique similar to that of systematic sampling, we chose 15 companies from the 30 and 50initially selected from the United States and Spain, aiming to include their results together with those ofthe rest of the countries participating in the study, which in all cases had 15 companies.

Therefore, in the case of the United States the individual results delivered by the analysis of these 15companies appear in the tables under the headline 'United States 15'. Similarly, 'Spain 15' refers to theanalysis of a sub-sample of 15 companies. The results gathered under the headline 'Total' refer to thedata corresponding to the samples of 15 companies in all the countries, including the United States andSpain, that is, a total of 120 companies from 8 different countries.

2A copy of the questionnaire is included in the appendix of the study.


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Resultados

Results


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AN ANALYSIS OF ONLINE PRESS ROOMS IN LEADING COMPANIES AROUND THE WORLD

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Does the analyzed company have a web page?1

Spain

Spain is the only country where some companies analyzed do not have a website.

Out of the four Spanish companies without a web page, three are multi-national companies that directthe user to the corporate page (Dow Chemical Ibrica, Carat Espaa and Petrogal Espaola).

Dispone la empresa analizada de pgina web?

- Espaa, nico pas en el que hay empresas analizadas que no disponen de pgina web.

- De las cuatro empresas espaolas que no disponen de web, tres son multinacionales que remiten a la pgi-na corporativa (Dow Chemical Ibrica, Carat Espaa y Petrogal Espaola).

All countries

Who is the website targeted at?2"Media is considered as the second most important audience"

"The vast majority of the companies analyzed have a website"

* In this category, the results of 15 Spanish companies (Spain 15) are included.


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BEST PRACTICES IN PUBLIC RELATIONS

An analysis of the home pages of the companies indicates that media is considered the second mostimportant audience after clients.

Almost 96% of the American companies consider media a key target for their websites, with thesame importance as customers or investors.

In all of the companies analyzed, media are treated with more importance than other targets, suchas investors, analysts or business partners.

Pblicos a los que se dirige la pgina web

- Un anlisis de las pginas principales de las empresas analizadas indica que los medios de comunicacinson el segundo pblico ms importante, siendo los clientes el targer nmero 1.

- Casi el 96% de las empresas americanas incluyen a los medios como pblico objetivo de su pgina web,con la misma presencia que clientes o inversores

- En todas las empresas analizadas existe mayor foco en el pblico 'prensa' que en otros objetivos comoinversores, analistas o socios comerciales.


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Does the company have a Press Room or a sectiondedicated to information for the media?

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Spain

European countries (Spain inc.)

USA

All countries

"Only 18 companies analyzed lack a press site on their web page"


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Spain had the highest number of company web sites without Press Rooms or sections for the media.

In the US, all the companies analyzed dedicate a section of their website to communication withthe media.

In the other countries, only 1 out of 15 companies analyzed do not have a section for the media ontheir website.

Tiene Sala de Prensa o algn espacio reservado a la informacin dirigida a medios de comunicacin?

- Espaa obtiene las cifras ms altas de ausencia de Sala de Prensa o espacio para medios de comunicacin.

- En EE.UU. la totalidad de empresas analizadas dedican un espacio de su web a la comunicacin conmedios.

- En el resto de pases, slo 1 de las 15 empresas analizadas no disponen de un espacio para medios de comunicacinen su web.

Name of the press area4

Many of the companies analyzed named the section used for professional media differently. Themost common term is "Press Room". Most of the names found are specifically directed to thetarget or public of the pages, for example, "Press Office", "Press Centre", "Media Relations","Media Service" or "Media Centre". However, in some cases more general terms are used such as"News", "News Section" or "Latest news". We think that the best term for the press area in acorporate web site should mention the users of this area, in order to avoid confusion with

commercial or marketing information, which is often called "news".

In the appendix, there is a table with the complete list of the companies analyzed in this study, alongwith their respective URLs, sorted by country.

Denominacin

- El rea especfica para los medios de comunicacin recibe diferentes denominaciones en las compaasanalizadas. El trmino ms cmun encontrado en este estudio es el de Sala de Prensa. La mayora de losnombres de estas reas estn dirigidos especficamente a los pblicos o audiencias de las pginas, comopor ejemplo, "Gabinete de Prensa", "Centro de Prensa", "Relaciones con los medios", "Servicio a medios"o "Centro de medios". Sin embargo, en algunos casos se utilizan trminos ms generales, como "Noticias""rea de Noticias" o "ltimas noticias". Creemos que la mejor denominacin del rea de prensa en unaweb corporativa debe mencionar al usuario de este rea, para evitar confusiones con la informacin comer-cial o ms propiamente de marketing, que suele recibir el nombre de "Noticias".

- En el anexo puede encontrarse una tabla con la lista de empresas analizadas, junto con sus URLs, ordena-das por pas de procedencia.

Other countries


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Number of clicks to reach the Press Room from thehome page

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Spain

All countries

UK


Other countries

"3 out of 4 press rooms are accessible through one single click"


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This data shows how visible and easy it is to find the Press Room amongst all the information shownon corporate websites. A press site one click from the home page could be important to journalistswho access the website infrequently and are not familiar with it.

Spain shows figures below the average for access in a single click.

The UK and Singapore report the best figures. All of the press rooms analyzed in these countries areaccessible a single click from the home page.

Surprisingly enough, the US has the worst results and in most companies two clicks are necessaryto reach the Press Room.

Nmero de clics para llegar a la Sala de Prensa desde la pgina principal

- Este aspecto refleja la visibilidad y facilidad de localizacin de la Sala de Prensa entre el conjunto de la infor-macin que muestra la web corporativa. Este aspecto puede ser importante en el caso del acceso de perio-distas que lo hagan de forma ocasional y no estn familiarizados con la web.

- Espaa registra unas cifras de acceso en un clic inferiores a la media total.

- Los mejores registros corresponden a Reino Unido y Singapur. Todas las empresas analizadas son accesiblesen un solo clic desde la pgina principal.

- Sorprendentemente, EE.UU. obtiene los peores resultados y en la mayora de las empresas son necesariosdos clics para llegar a la Sala de Prensa.

Is registration necessary to access the Press Room?6

Spain Germany, France

"Registration is not required in almost 95% of the companies analyzed"


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All countries

USA, UK, Denmark, Singapore, Norway European countries (Spain inc.)

The concept of "Registration" refers to the fact that certain companies do not allow access to their"Press Room" if the visitor has not filled out a registration form. In our opinion, this measure is anunnecessary barrier which stands in the way of accessing company information, and the most advisablecourse of action is to allow access to the press room without any form of registration.

Spain has a higher than average percentage of press rooms that require registration.

Three Spanish companies require user name and password for using the Press Room:o In one company, the user is registered immediately (RENFE).

o In another company, the user is registered with a delay of one week (Peugeot).o In another company, a registration form over the Internet was not available (Renault).

In five countries (the US, Denmark, Norway, Singapore, and the UK), none of the companiesrestricted their press area

Germany and France report the highest percentages of restrictions on their press areas.

Registration is used primarily by companies in two sectors (automobiles and railway transportation):o Renfe, SNCF, Audi, Volkswagen, Peugeot.

Es necesario registro para acceder a la Sala de Prensa?

- El concepto "Registro" hace referencia a que algunas empresas no permiten el acceso a su "Sala de Pren-

sa" si previamente no se cumplimenta un formulario de registro. En nuestra opinin, esta medida suponeuna barrera innecesaria que obstaculiza el acceso a la informacin de la compaa, por lo que lo ms acon-sejable es permitir el acceso a la sala de prensa sin registro alguno.

- Espaa tiene unos porcentajes ms elevados que la media total y la media europea en registro de empresas.

- Tres empresas espaolas requeran usuario y contrasea para la utilizacin de la Sala de Prensa:o En una se recibi el usuario de forma inmediata (RENFE).o En una se recibi el usuario con una semana de retraso (Peugeot).o En una no se encontr frmula de registro va web (Renault).

- En cinco pases (EE.UU., Dinamarca, Noruega, Singapur y Reino Unido) no se contabiliz ninguna empresaque restringiera su rea de prensa.

-Alemania y Francia representan los porcentajes ms altos de restriccin de reas de prensa.

- El registro corresponde mayoritariamente a empresas encuadradas en dos sectores (automovilstico y de transporteferroviario):o Renfe, SNCF, Audi, Volkswagen, Peugeot.


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Does the press room have press releases?7


Spain

Most companies have press releases in their Press Rooms.

The only exception in this study is a Spanish company (BASF) which directs press releases to itsGerman website.

Dispone de notas de prensa?

- La gran mayora de empresas disponen de notas de prensa en su Sala de Prensa.

- La nica excepcin del estudio es una empresa espaola (BASF) que dirige las notas de prensa a su pgi-na alemana.


All countries

"Press Releases are the most common content found in the Press Rooms"


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Are the press releases classified?8

Spain Denmark

Norway European countries (Spain inc.)

Most companies understand the importance of classifying their press releases in order forvisitors to easily find information.

Scandinavian countries report the worst practices, with the highest percentages lackingclassification.

In the US, the UK, Germany, France and Singapore, all the Press Rooms analyzed classified their pressreleases.

Estn clasificadas las notas de prensa?

- La gran mayora de empresas reconocen la importancia de clasificar sus notas de prensa para una mejorlocalizacin de la informacin.

- Los pases nrdicos son los que representan peores prcticas con los porcentajes ms elevados de ausen-cia de clasificacin.

- En EE.UU., Reino Unido, Alemania, Francia y Singapur la totalidad de las Salas de Prensa analizadas clasi-fican sus notas de prensa.

"96,4% of the companies analized recognize theimportance of organizing the information"


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How are press releases classified?9

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Spain Germany

France USA, Norway

European countries (Spain inc.) All countries

"The most common type of classification for press releases is by date"


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The most common classification is by date, although it would be desirable to have another typeof classification whereby information could be sought by subject. Only Germany and France reporta significant percentage classified by date and subject.

In the US and Norway, the only classification in the Press Rooms analyzed is by date.

Spain's percentage of classification by date and subject is below both the European and totalaverage.

Qu tipo de clasificacin tienen las notas de prensa?

- La clasificacin ms habitual es por fecha, si bien sera deseable algn otro tipo de clasificacin que faci-litara la bsqueda de informacin relativa a determinados temas. Slo Alemania y Francia alcanzan por-

centajes significativos de clasificacin por fecha y tema.- En EE.UU. y Noruega la nica clasificacin en las Salas de Prensa analizadas es la de fecha.

- Espaa tiene un porcentaje de clasificacin por fecha y tema inferior a la media europea y a la media total.

How old are the press releases in the Press Room?10

Spain USA

"In 50% of the cases, press releases are kept for more than 3 years in the archive"


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Although the principal aim of press releases is to provide up-to-date and new information to themedia, they are often useful for preparing more substantial articles too. In the latter case, it servesboth the companies' and the journalists' interests to have a good archive of press releases.

The Press Rooms of Singapore and US companies archive press releases for the longest times.

Spain's percentage shows that it keeps its press releases over three times longer than theEuropean and total average.

In Germany, France and Norway most information in Press Rooms is kept for less than a year. Theyattach more importance to current news than to archived information.

Qu antigedad tienen las notas de prensa de la Sala de Prensa?

- Aunque la finalidad principal de las notas de prensa es proporcionar informacin actual y novedosa a losmedios de comunicacin, no es menos cierto que en muchas ocasiones son tiles para la elaboracin de art-culos de fondo. En este ltimo caso, resulta conveniente disponer de un buen archivo de notas de prensa.

- Singapur y EE.UU. son los pases cuyas Salas de Prensa poseen un archivo de notas de mayor antigedad.

- Espaa alcanza un porcentaje de antigedad mayor de tres aos superior a la media europea y total.

- En Alemania, Francia y Noruega las Salas de Prensa tienen mayoritariamente una antigedad menor de unao. Prevalece la actualidad frente al archivo.

Singapore France

All countries



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Are there backgrounders or reports in the Press Rooms?11

Spain USA

Denmark


All countries

"Backgrounders are more popular in the USA, the UK and France,the opposite to the Nordic companies"


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In addition to "press releases", it is advisable to provide the media with an archive including shortreports about different aspects of the company.

The US, UK and France report the highest levels of availability of press reports.

Denmark's Press Rooms are most likely to lack a section with reports and backgrounders.

Spain meets the European average. 50% of companies have reports in their Press Rooms.

Norwegian Press Rooms show low levels of availability of reports, although reports are available inother areas of the website.

Dispone de backgrounders o informes?

-Adems de las "notas de prensa", es conveniente poner a disposicin de los medios de comunicacin unarchivo con informes breves sobre distintos aspectos de la compaa.

- EE.UU., Reino Unido y Francia tienen los mayores porcentajes de disponibilidad de Informes de prensa.

- Dinamarca es el pas cuyas Salas de Prensa ms frecuentemente no disponen de una seccin de informeso backgrounders.

- Espaa se encuentra a la par de la media europea, con un 50% de empresas que disponen de informes en su Salade Prensa.

- Las Salas de Prensa noruegas tienen un % bajo de disponibilidad de informes, que sin embargo s seencuentran disponibles en otras reas de la web.

Are the reports classified by subject or date?12

Spain USA, Germany, France, Norway

"3 out of 4 press rooms classify the reports"


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Denmark

All countries


The proper organization of reports allows for easier use by the Media.

All of the companies analyzed in the US, Germany, France and Norway organized their reports.

In Denmark, on the other hand, none of the three companies with reports in their Press Roomsorganize them by topic.

Spain, where 75% of the companies analyzed organize their backgrounds by topic, is below theEuropean average (88%) and the total average (89%).

Estn clasificados los informes?

- El hecho de que los informes estn o no clasificados suele ser un factor que facilita su utilizacin por partede los medios de comunicacin.

- EE.UU., Alemania, Francia y Noruega son los pases en los que las empresas analizadas registran un 100%de clasificacin de informes.

- En Dinamarca, por el contrario, de las tres empresas que contienen informes en sus Salas de Prensa, ningu-na los clasifica.

- Espaa, con un 75% de empresas que s clasifican los informes, est por debajo de la media europea (88%)y total (89%).


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How are the backgrounders organized?13

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Spain UK

Singapore


All countries

"The most common type of classification for backgrounders is by subject"


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The nature of reports makes theme the most advisable organizational strategy.

Singapore reports the highest percentage of Press Rooms with reports organized by theme,followed by Spain.

The United Kingdom has the highest proportion of Press Rooms with reports organized by boththeme and date.

In the US and France, reports are organized exclusively by date.

Qu biografas pueden encontrarse en la Sala de Prensa?

- La naturaleza de los informes hace que la clasificacin temtica sea la ms recomendable.

- Singapur es el pas con un mayor porcentaje de Salas de Prensa que clasifican sus informes por tema, segui-da de Espaa.

- Reino Unido es el pas con un mayor porcentaje de Salas de Prensa que clasifican sus informes por tema yfecha.

- En EE.UU. y Francia la clasificacin de los informes se limita exclusivamente a la fecha.

Is there a biography section?14

Spain USA

"The USA is the country in which companiesmost frequently include biographies"


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It is useful for Press Rooms to offer the biographies of the company's top management in order toprovide facts about their achievements and professional career.

The US companies most frequently include biographies in their Press Rooms.

In Singapore and the UK, this information is usually included outside the Press Room, in other areasof the website.

The Scandinavian countries, Denmark and Norway, do not have this section in the Press Rooms oftheir companies.

Spain, where 17% of the Press Rooms have biographies, is below the total average and level withthe European average, a long way from the US.

Dispone de un apartado de biografas?

- Es conveniente incluir en la Sala de Prensa las biografas de los principales directivos de la empresa con elfin de facilitar referencias de sus logros y trayectoria profesional.

- EE.UU. es el pas en el que ms frecuentemente las empresas incluyen biografas en su Sala de Prensa.

- En Singapur y Reino Unido la mayora de las ocasiones se incluye esta informacin fuera de la Sala de Pren-sa, en otras reas de la web.

- Los pases nrdicos -Dinamarca y Noruega- no cuentan con esta seccin en las Salas de Prensa de susempresas.

- Espaa, con un 17% de Salas de Prensa que cuentan con biografas est por debajo de la media total y ala par que la media europea, muy lejos de EE.UU.

Denmark European countries (Spain inc.)

All countries


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Which biographies can be found in the Press Room?15

Spain Singapore

Denmark

All countries


"Most of the companies that have biographies availableinclude those of the Board of Directors"


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Is financial data provided?16

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Most Press Rooms that have biographies include those of the Board of Directors

In certain cases, such as in the UK, the Press Rooms prefer to show only the biography of theChairman/Chairwoman of the company.

In Spain, the companies which include biographies in their Press Rooms usually include those of theirBoards of Directors.

Qu biografas pueden encontrarse en la Sala de Prensa?

- La mayora de las Salas de Prensa que disponen de biografas, incluyen las de su Comit de Direccin.

- En algunos casos, como en Reino Unido, las Salas de Prensa dan preferencia a las biografas del presi-dente de la empresa exclusivamente.

- En Espaa, las empresas que incluyen biografas en sus Salas de Prensa incluyen mayoritariamente las de sus Comi-ts Ejecutivos.

Spain USA

"The USA and Spain obtain the best results regarding the inclusion

of financial data"


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Both the financial and generalist Media usually reference financial data on companies they arewriting about. This data is also useful to analyse the performance of different companies, either ata local or global level.

Almost 60% of the Spanish Press Rooms analyzed include financial data of interest to the media.

The US, together with Spain, reports the best figures in this section. Almost three quarters of USPress Rooms include financial data.

The Scandinavian countries -Denmark in particular- report poor results in this section. Fewer than14% of Danish Press Rooms include financial data.

In the UK and in Singapore, this data is located in another area of the website, which may make itmore difficult for the media to find it.

Overall data for Europe shows that only 29% of companies include this data in their Press Rooms.The figure is 35% for the total analysis.

Dispone de datos financieros?

- Tanto los medios econmicos como los de informacin general suelen hacer referencia a los datos econ-mico-financieros de las empresas sobre las que informan. Estos datos son tambin ti les para analizar lamarcha de las distintas compaas, bien a nivel local o global.

- Casi un 60% de las Salas de Prensa espaolas analizadas incluyen datos financieros de inters para losmedios.

- EE.UU., junto a Espaa, aporta las mejores cifras en este apartado. Casi 3/4 partes de las Salas de Prensaamericanas incluyen datos financieros.

- Los pases nrdicos, especialmente Dinamarca, aportan malos resultados en este apartado. Menos del 14%de las Salas de Prensa danesas incluyen estos datos.

- Tanto en Reino Unido, como en Singapur, estos datos estn ubicados en otras reas de la web, lo quepuede dificultar su localizacin por los medios.

- Los datos globales de Europa indican que slo el 29% de empresas tiene estos datos en su Sala de Pren-sa. El 35% en el anlisis total.

UK Denmark



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Is there a section with information on the history of thecompany?

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Spain

France, Denmark, Singapore

USA

All countries


"70% of the American companies analyzed have a company history

section in their Press Rooms"


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Historical data is useful for preparing interviews with company directors or when writing reports ofa broader scope about the company.

The US reports the best results in this section. 70% percent of US companies include a sectionon the company's history in the Press Room.

France, together with Denmark and Singapore, report the worst results. Almost 80% of companiesdo not include this section in the Press Rooms or on their website.

Over half of European companies do not include these sections, and only 15% do so within thePress Room.

As far as total data is concerned, only 23.4% of the Press Rooms include this section.

Hay un apartado que refleje la historia de la compaa?

- Los datos histricos son de utilidad en la preparacin de entrevistas a directivos de la compaa o a la horade escribir reportajes ms amplios sobre la empresa.

- EE.UU. obtiene el mejor resultado en este apartado. Un 70% de las empresas americanas incluyen un apar-tado de historia de la compaa en la Sala de Prensa.

- Francia, junto con Dinamarca y Singapur, obtiene los peores resultados. Casi un 80% de las empresas noincluyen este apartado en la Sala de Prensa ni en la web.

- En los datos de empresas europeas, ms de la mitad de las empresas no incluyen estas secciones, y soloel 15% la incluyen en la Sala de Prensa.

- En los datos totales, solo un 23,4% de las Salas de Prensa incluyen esta seccin.

Is there a section including press clippings on the company?18"Press clippings are not available in most of the Press Rooms analyzed"


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The Press Rooms of certain companies include news coverage in the media, although in this sectionthe laws enforced in each country play an important role. In general, Press Rooms do not includethis type of information, which tends to be subject to copyright.

In Spain, only 23.5% of the companies include press clippings on their websites.

Of the countries examined, companies from Germany and Singapore most commonly include thissection with results of around 40%.

Hay un apartado que incluya los clippings de la compaa?

-Algunas empresas incluyen en sus Salas de Prensa las apariciones o cobertura informativa que han tenidoen los medios de informacin, si bien en este apartado influye la legislacin vigente en cada pas. En gene-ral, las Salas de Prensa no incluyen este tipo de informacin que suele estar sujeta a la normativa de dere-chos de autor.

- En Espaa, solo el 23,5% de las empresas incluyen recortes de prensa en sus pginas web.

-Alemania y Singapur, con porcentajes alrededor del 40% son los pases cuyas Salas de Prensa incluyen msfrecuentemente esta seccin.

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Singapore European countries (Spain inc.)

All countries

Spain Germany


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Are there other sections in the Press Rooms?19

Spain

France European countries (Spain inc.)

All countries

Germany

In Germany and France, and to a lesser degree, in the US, Spain and the Scandinavian countries,there are other sections of interest in the Press Rooms.

Apart from the sections analyzed in this study, the most common sections in the aforementionedcountries are Agenda, Events and Corporate Publications.

In the UK and Singapore, the only sections that appear are those previously analyzed in this study.

"Other sections frequently included are Agenda, Events and Corporate Publications"


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Does the Press Room have a photo archive?20

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Hay otras secciones?

- En Alemania y Francia, y en menor nivel en EE.UU., Espaa y los pases nrdicos, hay otras secciones deinters en las Salas de Prensa.

-Adems de las secciones analizadas en este estudio, las ms habituales en dichos pases son Agenda, Even-tos y Publicaciones corporativas.

- En Reino Unido y Singapur no hay ms secciones que las analizadas previamente en este estudio.

Spain

Germany

"Only half of the companies analyzed have a photo archiveavailable to the media"


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One of the main advantages offered by the Internet in comparison with other channels ofcommunication is the possibility of easily sharing images and audio and video files. Nevertheless,this study shows that for the time being the technical possibilities go beyond what many companiesoffer.

The media usually cites this section as the most useful. However, in total, only 50% of the PressRooms are equipped with such a section.

55.9% of Spanish Press Rooms have photo libraries, higher than the total average and comparableto the European average in this section.

Germany has the highest percentage of Press Rooms with photo archives for the media.

US companies least often include a photo archive for the media (20%). France also reports lowpercentages of Press Rooms with photographic material.

Dispone la Sala de Prensa de archivo fotogrfico?

- Una de las grandes ventajas de Internet frente a otros canales de informacin es la posibilidad de transfe-rencia de archivos de imgenes, audio y vdeo. Sin embargo, este estudio muestra como las posibilidadestcnicas estn, hoy por hoy, por delante de lo que ofrecen algunas empresas.

- sta suele ser la seccin calificada como de mayor utilidad entre los medios de comunicacin. Sin embar-go, en total, solo el 50% de las Salas de Prensa disponen de ella.

- Espaa alcanza un porcentaje del 55,9% superior a la media total y equiparable a la media europea en esteapartado.

-Alemania registra el mayor porcentaje de Salas de Prensa con archivo fotogrfico para medios.

- EE.UU. es el pas cuyas Salas de Prensa menos frecuentemente incluyen un archivo fotogrfico para medios

de comunicacin (20%). Tambin Francia presenta unos porcentajes bajos de presencia de material foto-grfico.

USA

All countries



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Does the photographic archive have thumbnails of thephotos?

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Thumbnails use less memory and make it easier to view and choose images.

Most Press Rooms with a Photographic Archive also include thumbnails for viewing images.

Spain is slightly below the total and European average, though above figures for the UK, France,Denmark and Norway.

Germany -once again- reports the best practices. All the companies that have a photographicarchive in their Press Rooms offer thumbnails to their visitors.

Dispone el archivo fotogrfico de versiones previas de las fotos (thumbnails)?

- Las visiones previas (thumbnails) facilitan la visin y eleccin de las imgenes.

- Todos los pases cuyas Salas de Prensa disponen de archivo fotogrfico incluyen mayoritariamente versio-nes previas para la visualizacin de imgenes.

Spain Germany


"All of the German companies have thumbnails to organize their photo archives"


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- Espaa est muy ligeramente por debajo de la media total y europea, pero por encima de las cifras de Reino

Unido, Francia, Dinamarca y Noruega.

-Alemania vuelve a registrar las mejores prcticas. Todas las empresas que disponen de archivo fotogrficoen su Sala de Prensa, ofrecen thumbnails a los usuarios.

What is the quality of the images?22

Germany

UKSpain


"Nearly 50% of the companies analyzed have high-resolution pictures"

All countries


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The quality of the images determines their possible use by the media.

To measure the quality of the pictures, we considered three factors: size of the image, resolution and colourdepth. The combination of these parameters determined if the image was of high, medium or low quality.Sometimes, these parameters could offer different and contradictory results (big image size but lowresolution, for example). This question, along with the requirements of each printing system, make it difficultto reach absolute and objective conclusions for some pictures. However, in other cases, the parameters areconclusive and the quality of the image is clear beyond the shadow of a doubt.

In our opinion, high quality images are likely to be published in any printed media (including magazines withlarge colour photographs). "Medium quality" photographs could also be used in printed media, whichmight need to publish a smaller sized photograph. "Low quality" photographs, meanwhile, lack thenecessary quality for publication except for in certain digital publications (Web).

Approximately half the companies analyzed, in Europe and in total, have Press Rooms with high qualityimages.

Spain is slightly above average, with more than 52% of Press Rooms having high quality images.

The best results in this section are to be found in the UK, where 85% of Press Rooms have high qualityphotographic material

In Germany, most of the companies analyzed have medium quality photos.

De qu calidad son las imgenes?

- La calidad de las imgenes determina la posibilidad de uso por parte de los medios de comunicacin.- Para medir la calidad de las fotos se han tenido en cuenta tres parmetros diferentes: tamao de la ima-gen, resolucin y profundidad de color. La combinacin de estos parmetros sirvi para determinar si laimagen era de alta, media o baja calidad. En ocasiones, los parmetros pueden ofrecer resultados dispa-res (gran tamao de imagen pero baja resolucin, por ejemplo). Esto unido a que las necesidades de cadaimprenta para la utilizacin de las imgenes son diferentes segn el sistema de impresin, hace difcil a lle-gar a conclusiones objetivas y absolutas en algunas imgenes. Sin embargo, en otros casos, los parme-tros son concluyentes y la calidad de la imagen est fuera de toda duda.

- En nuestra opinin, las imgenes de alta calidad seran susceptibles de publicacin en cualquier medioimpreso (incluidas revistas con fotografas de gran tamao a color). Las fotografas de "calidad media" tam-bin podran utilizarse en medios impresos que necesiten publicar una fotografa a menor tamao. Por suparte, las fotografas de "calidad baja" no sern reproducidas con calidad aceptable, salvo en determina-

das publicaciones digitales (web).

-Aproximadamente la mitad de las empresas analizadas, en Europa y en total, disponen de Salas de Prensacon imgenes de alta calidad.

- En Espaa, los datos son ligeramente superiores a la media, con ms de un 52% de Salas de Prensa conimgenes de alta calidad.

- El mejor resultado en este apartado lo representa Reino Unido, con un 85% de las Salas de Prensa conmaterial fotogrfico de alta calidad.

- En Alemania, la mayor parte de las empresas analizadas disponen de calidad media en sus archivos foto-grficos.

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In what format are the images available?23

Analyzed countries


Among the different file types that can be found in the Internet, JPEG is, by far, the most popular

one. It offers the best ratio quality/file size and can be considered a web format, so that can bedisplayed through a simple Internet browser. The TIFF or EPS type, although they have more qualityand possibilities for printing, are usually big files in size and they require to be previouslydownloaded and opened with specific software. Lastly, the GIF type can be only used for digitalprinting or web publishing.

In Spain the JPEG format is also the most common, though there is also a significant presence ofthe GIF format (10%), which is not used in print media.

In Denmark and Norway, the TIFF format, which offers higher quality (and larger) files than JPEG,reports a result of 22% and 14% respectively.

Qu formato tienen las imgenes?

- Entre los distintos formatos de archivo que pueden encontrarse en internet, JPEG es, con diferencia, el mspopular. Ofrece la mejor relacin calidad/peso de archivo y se trata de un formato web, con lo que puedevisualizarse a travs de un simple navegador. El formato TIFF o EPS, a pesar de que pueden ofrecer una

"JPEG is the most common format in pictures"


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Does the Press Room offer company logos?24

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Spain

European countries (Spain inc.)Norway

Germany

All countries

"Only half of the companies with photo sections offer

corporate logos that can be downloaded"

mayor calidad y posibilidades para imprenta, generan archivos de mayor peso y que requieren ser descar-gados y abiertos con programas especficos. Por ltimo, el formato GIF puede utilizarse nicamente enimpresin digital o en publicacin web.

- En Espaa, tambin predomina el formato JPEG, con una presencia significativa del 10% del formato GIF,que no sirve para impresin en medios.

- En Dinamarca y Noruega el formato TIFF, que supone una mayor calidad que el formato JPEG (con mayorpeso) alcanza un resultado del 22% y un 14%.


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Logos are usually good pictures for short articles. The inclusion of the logo more firmly associatesthe information with the company, although this is equally true for both positive and negative

news. We assume that this may be the reason why so much care is taken with the use of thecompany logo, judging by the results of the study.

Curiously, logos are not found in the Press Rooms of more than half of all the companies analyzed.

All countries report percentages of between 40% and 50%, except for Spain (36%) and Norway(28%), which have the lowest results.

Dispone de logotipos de la empresa?

- El logotipo suele constituir una buena ilustracin para informaciones breves, quedando la informacinmucho ms vinculada a la empresa, si bien es cierto que lo anterior ocurre tanto con las informacionespositivas como con las negativas. Entendemos que esta podra ser la razn del excesivo "celo" que se esta-blece sobre la utilizacin del logotipo, segn se desprende de los datos del estudio.

- Curiosamente, en ms de la mitad del total de empresas analizadas no es posible encontrar logotipos ensus Salas de Prensa.

- Todos los pases obtienen porcentajes entre el 40 y el 50%, salvo Espaa y Noruega, que con un 36% yun 28% respectivamente, aportan los peores resultados.

Are business charts or illustrations provided?25

Analyzed countries

"Business charts or graphs are very unusual in Press Rooms worldwide"


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In this section, we analyze whether companies include illustrative charts (computer graphics or other type)to help comprehension and to complement written information.

The use of charts is not a common practice in the Press Rooms we analyzed. They are only used by

10% of the companies we surveyed in Europe and 15% worldwide.

In general, charts are not commonly available, although this may depend on the sector of thecompany's activity.

Spanish companies report good figures with 50% of their Press Rooms including some type ofgraph or illustrative chart.

The 4 companies analyzed in Singapore include illustrative charts.

Dispone de grficos de negocio o ilustrativos?

- En este apartado se ha analizado la presencia o no de grficos ilustrativos (infogrficos o de otro tipo) comoelemento explicativo y complementario de las informaciones de texto.

- La utilizacin de grficos es una prctica poco habitual en las Salas de Prensa analizadas. Solo algo ms deun 10% en Europa y un 15% en total, los utilizan.

- La disponibilidad de grficos ilustrativos es poco frecuente en general, aunque puede depender del sectorde actividad de la empresa.

- Las empresas espaolas s aportan unos buenos ndices, con cerca del 50% de Salas de Prensa que inclu-yen algn tipo de grfico de negocio o ilustrativos.

- Las 4 empresas analizadas en Singapur incluyen grficos ilustrativos.


Are product photos provided?26"Product photos are available in 74,5% of the Press Rooms analyzed"


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This kind of photograph is relevant for news of a commercial nature.

Around 75% of companies in both Europe and worldwide have product photos.

Spain's figure is slightly higher: 78.9% of its Press Rooms have product photos in their photographicarchives.

Companies in the US and Germany, followed by those in Spain, attach the most importance to

product photos in their photographic archives.Companies in the UK are least inclined to include product photos in their Press Rooms (28.6%).

Dispone de fotos de producto?

- Este tipo de fotografas es relevante para las informaciones de carcter comercial.

- La disponibilidad de fotos de producto es mayoritaria en las empresas analizadas, tanto en Europacomo en total, con porcentajes alrededor del 75%.

- Espaa supera ligeramente esa cifra, con un 78,9% de Salas de Prensa que en sus archivos fotogr-ficos cuentan con fotos de producto.

- EE.UU. y Alemania, seguidos de Espaa, son los pases cuyas empresas que ms importancia dan a las fotosde producto en sus archivos fotogrficos.

- Las empresas del Reino Unido son las que menos frecuentemente incluyen fotos de producto en sus Salasde Prensa, con un porcentaje del 28,6.

Spain Germany

UK European countries (Spain inc.)

All countries


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Are photos of executives provided?27


"2 out of 3 companies with a photo archive provide pictures of senior executives"

Spain Denmark

France European countries (Spain inc.)

All countries

Executives are the "face of the company", and as a result the media often illustrate their reportswith photographs of the directors.

Photos of company directors are commonplace in the Press Rooms analyzed with photographicarchives. Just over 67% of the total provide these photos.

Spain is below the European and total average. Only 47.4% of the Press Rooms with photographicarchives have photos of senior executives.


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As far as photos of executives are concerned, Denmark reports the highest figure

(90%), and France the lowest (25%).

Dispone de fotos de directivos?

- Las directivos son "la cara de la empresa", por lo que los medios de comunicacin suelen ilus-trar algunas de sus informaciones con este tipo de fotografas.

- Las fotos de directivos de la empresa son frecuentes en las Salas de Prensa analizadas quecuentan con archivo fotogrfico. El 67,3% del total, dispone de estas fotos.

- Espaa est por debajo de la media europea y total. Solo un 47,4% de las Salas de Prensacon archivo fotogrfico cuenta con fotos de sus principales ejecutivos.

- Dinamarca, con casi el 90% de Salas de Prensa con fotos de directivos, y Francia con slo el25% representan el mejor y peor resultado en este apartado.

Are photos of the company's buildings provided?28"Germany and Singapore have the best and worst figures respectively in this area"

Spain Germany


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A company's headquarters or offices often clearly identify a certain company or help to transmitcertain corporate values such as innovation or technological capacity, especially in the case ofsymbolic offices or buildings.

Spain, where 63.2% of companies provide photos of buildings in their Press Rooms, meets the totalaverage.

Germany and Singapore report the best and worst figures in this section, with 76.9% and 0%respectively.

Dispone de fotos de edificios?

- En otras ocasiones, la sede de la compaa y de las instalaciones suelen identificar claramente a una deter-minada empresa o ayudar a transmitir determinados atributos corporativos como la innovacin o la capa-cidad tecnolgica, especialmente en el caso de las instalaciones o edificios emblemticos.

- Espaa, con un 63,2% de empresas que disponen de fotos de edificios en sus Sala de Prensa, est a la parque la media total.

-Alemania, con un 76,9% y Singapur con un 0%, representan los mejores y peores resultados en esteapartado.

France


All countries


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Is there a legal warning regarding rights for the use ofimages?29"Half of the companies with photo archives display a legal warning

regarding the use of pictures"

Spain Norway

Singapore European countries (Spain inc.)

All countries


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Press Room photographs may be subject to certain conditions or restrictions of use. It is thereforeimportant to clarify rules for use through a warning.

This section may depend on the law enforced in each country. In total, 47% of the companiesanalyzed provided this kind of warning.

The figure for Spain, 57.9%, is above the European and total average.

Germany, with 15%, reports the lowest percentage, together with Norway (14.3%).

These warnings most often appear in Singapore (100%) and France (75%).

Hay un aviso legal sobre los derechos de utilizacin de las imgenes?

- Las fotografas de las Salas de Prensa podran estar sujetas a determinadas condiciones o restricciones de

uso, por lo que es importante aclarar mediante algn aviso cules son las normas de utilizacin.

- Este apartado puede depender de la legislacin vigente en cada uno de los pases. En el total, un 47% delas empresas analizadas cuentan con este aviso.

- Espaa est por encima de las medias europea y total, con un 57,9%.

-Alemania, con un 15% representa el porcentaje ms bajo, junto con Noruega (14,3%).

- Singapur, con un 100%, y Francia con un 75% representan los ndices ms altos de disponibilidad de estetipo de avisos.

Do the Press Rooms provide video files for the the media?30"Video resources are not common in Press Rooms: only in

Germany 1 out of every 4 companies has this section"

Spain Germany


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Although technology currently available does not, generally speaking, allow companies to sendvideos in professional digital format to television companies, we have little doubt that this is aphenomenon that will gradually become more widespread in the future.

Only 10% of the companies analyzed provide video files in their Press Rooms for use by the media.

The countries which attach most importance to this area are Germany and Spain, with figures of28% and 14% respectively.

None of the 14 companies in France have video files, and only 1 out of 13 do in the UK, Denmark,Norway and Singapore.

Dispone de un archivo de vdeo para utilizacin de los medios de comunicacin?

- Aunque hoy por hoy la tecnologa disponible no permite el envo generalizado de imgenes en formatodigital profesional de las empresas a las televisiones, s creemos que ste ser un fenmeno al que asisti-

remos progresivamente en el futuro.

- Slo un 10% de las empresas analizadas colocan en sus Salas de Prensa un archivo de video para utiliza-cin o consulta por los medios.

-Alemania, con un 28% de empresas que s lo tienen, seguida de Espaa, con un 14% son los pases quems atencin dedican a esta rea.

- Ninguna de las 14 empresas francesas, disponen de archivo de video y solo en 1 de 13 en Reino Unido,Dinamarca, Noruega y Singapur.

Are descriptions of the videos provided?31 "Half of the companies with a video section availableprovide descriptions of the videos"


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A prior description of video files allows television broadcasters to know the content beforehand andto decide whether to view and/or order the file.

Given that use of video is not at all common in the Press Rooms analyzed, percentages varyconsiderably from one country to another.

Nevertheless, 50% of the companies which offer these video files provide a prior description.

In Spain, the percentage of companies which include descriptions of their videos in the Press Roomsis 40%, below the total and European average.

Dispone de descripciones de los vdeos?

- Una descripcin previa de las imgenes de vdeo facilita que las televisiones puedan conocer el contenidoy decidir sobre su visionado y/o peticin.

Spain

Germany


All countries


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All countries

Quality of video files32"The quality of the videos limits their use to being downloaded in web quality,

not used by TV stations"

In this section the difficulty of offering high quality video files for use by the media is apparent.

None of the Press Rooms of the companies analyzed includes the possibility of directly downloadingfiles of sufficient quality to be used by TV.

100% of the companies which provide videos in their Press Rooms offer web quality.

Calidad de los archivos de vdeo

- En este apartado se constata la dificultad de ofrecer archivos de video de alta calidad para ser utilizados porlos medios.

- Ninguna empresa analizada incluye en sus Salas de Prensa la posibilidad de descargarse directamentearchivos con la calidad suficiente para ser utilizados por una TV.

- El 100% de las empresas que en sus Salas de Prensa disponen de videos, los cuelgan en calidad web.

- La escasa utilizacin del rea de video en las Salas de Prensa analizadas hace que los porcentajes sean muy varia-

bles de un pas a otros.

- Sin embargo, puede concluirse que el 50% de las empresas que utilizan estos archivos de vdeo, los acom-paan de una descripcin previa.

- En Espaa el porcentaje de empresas que incluyen descripcin de sus vdeos en la Sala de Prensa es del40%, inferior a la media total y europea.


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Analyzed countries

Video format33


The most popular video format in all countries except Norway is Real Video.

AVI or MPEG files, which offer good levels of quality without being too large, are only used by aminority and only in the US.

Formato de los vdeos

- Entre los formatos de vdeo, el ms popular es el Real Video, mayoritario en todos los pases menos en Nor-uega. Se pueden encontrar ejemplos con este formato.

- La utilizacin de AVI o MPEG, que ofrecen unos buenos niveles de calidad sin excesivo tamao de archivoes muy minoritaria y slo en EE.UU. suponen un porcentaje relativamente significativo.

"Real Video is the most common format in videos"



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Spain Germany


Is an audio file provided for use by the media?34"An audio section is rare, appearing in only 7,2% of the companies analyzed"

Use of audio files in Press Rooms can be of considerable help to radio professionals. In many cases,particularly when the information is recent, it is difficult to obtain statements by spokespersons atthe speed radio deadlines require. The digitalization of spokespersons' statements is a simple, fastprocess without major technical requirements and may be an ideal solution in certain cases.

Only a minority of the companies analyzed use audio files. Only in Germany are they used by asignificant number of companies.

Spain, where 2.9% of companies use this type of file, is slightly below the European and totalaverage.

In France, Norway and Singapore, not a single company analyzed includes this section in its PressRoom.


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Germany European countries (Spain inc.)

All countries

Dispone de un archivo de audio para utilizacin de los medios de comunicacin?

- La utilizacin de ficheros sonoros en las Salas de Prensa puede facilitar considerablemente el trabajo a losprofesionales de la radio. En muchas ocasiones, sobre todo cuando se trata de informaciones de actualidad,resulta complicado disponer de declaraciones de los portavoces con la urgencia con la que suelen trabajarlas radios. La digitalizacin de declaraciones de portavoces, al ser un proceso sencillo, rpido y sin grandesrequerimientos tcnicos, puede ser una excelente solucin en algunos casos.

- La utilizacin del archivo de audio es minoritaria en las empresas analizadas. Slo en Alemania hay un por-centaje significativo de empresas que lo utilizan.

- Espaa, con un 2,9% de empresas que utilizan este tipo de archivo, est ligeramente por debajo de la media euro-pea y total.

- En Francia, Noruega y Singapur no hay ninguna empresa analizada que incluya esta seccin en su Sala de

Prensa.

Do the audio files have transcripts?35"The few companies that have audio files in their Press Rooms

usually include a transcript of them"


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Spain All countries

Transcribing audio files can make life easier for the media, allowing them to know the content ofthe statements before downloading the files. A transcript can also help the media avoid errorswhen listening to or interpreting the spokespersons' statements.

Considering that audio files are very infrequently used in the Press Rooms analyzed, the percentagesvary greatly from one country to another.

Nevertheless, we found that most of the companies providing audio files also provide transcriptionsof those files.

In Spain, Unin Fenosa, the only company providing audio files, has transcripts.

Dispone de transcripciones de los archivos de audio?

- La transcripcin de los archivos de audio puede facilitar el trabajo a los medios, ya que permite conocerpreviamente a la descarga, el contenido de las declaraciones. Adems, puede evitar errores en la escuchao en la interpretacin de las declaraciones de los portavoces.

- La escasa utilizacin del archivo de audio en las Salas de Prensa analizadas hace que los porcentajes seanmuy variables de un pas a otro.

-Aun as, puede concluirse que las empresas que disponen de archivos de audio lo acompaan mayoritaria-mente con transcripciones de los mismos.

- En Espaa, Unin Fenosa, la nica empresa que disponen de archivos de audio, tiene transcripciones.

Quality of audio files36"In most cases, the audio files found in our study could be

used by radio b

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Best Practices in PR Analisys on Line Press Rooms