binfar alkes

8/17/2019 binfar alkes

1/32

Panduan Sipnap

Versi 1.2009.10


2/32

1. Daftar IsiPanduan Sipnap................................................................................................................... 1

Versi 1.2009.10................................................................................................................... 11. Daftar Isi ..................................................................................................................... 2

2. Alur Proses Keseluruhan............................................................................................. 3

3. Instalasi Aplikasi......................................................................................................... 43.1. Download dari Internet ........................................................................................... 4

3.2. Setup Aplikasi......................................................................................................... 6

3.3. Struktur Direktori.................................................................................................... 9Struktur Direktori Sipnap........................................................................................ 9

Struktur Direktori Latihan Sipnap .......................................................................... 9

3.4. Memindahkan data lama....................................................................................... 10

4. Memulai Aplikasi...................................................................................................... 114.1. Memulai Pertama Kali .......................................................................................... 12

4.2. Login..................................................................................................................... 13

4.3. Menu Aplikasi....................................................................................................... 144.4. Mendaftarkan Unit Pelayanan............................................................................... 15

5. Membuat Form Lembar Kerja .................................................................................. 16

5.1. Form Unit Pelayanan ............................................................................................ 18

6. Kirim Form ke Unit Pelayanan ................................................................................. 197. Menerima Form dari Unit Pelayanan........................................................................ 20

8. Memproses Form ...................................................................................................... 20

8.1. Baca Data .............................................................................................................. 208.2. Save & Calculate................................................................................................... 21

8.3. Mengirimkan ke Internet....................................................................................... 24

8.4. Pengecekan Saldo Awal........................................................................................ 268.5. Pengecekan Lebih Dari Satu Laporan................................................................... 29


3/32

2. Alur Proses Keseluruhan

Berikut alur proses keseluruhan, dibagi atas peran masing-masing:


4/32

3. Instalasi Aplikasi

Instalasi dilakukan dengan menjalankan file Setup.exe:

File ini ada di dalam file Aplikasi_Sipnap_Kabupaten_1.2009.10.zip yang dapat di

download dari Internet.

3.1. Download dari InternetUntuk Download dari internet, login ke website sipnap:

http://www.binfar.depkes.go.id/sipnap

Untuk download, klik pada APLIKASI SIPNAP di kolom sebelah kanan.

Nama file yang akan didownload adalah Aplikasi_SIPNAP.zip.


5/32

Apabila sudah di download, file ini perlu di ekstrak seperti di bawah ini.

1. Klik kanan ->Explore2. Klik kanan pada Folder -> Klik Copy

3. Klik kanan pada Desktop -> Klik Paste sehingga di desktop terdapat dua icon

seperrti berikut.


6/32

3.2. Setup Aplikasi

Pada saat Setup.exe di klik dua kali, tampil jendela sebagai berikut:

Klik Next untuk melanjutkan.


7/32

Tampilan ini dapat digunakan untuk menentukan lokasi instalasi.

Klik Next sampai selesai.

Apabila sudah selesai, akan ada tampilan berikut. Klik Close.


8/32


9/32

3.3. Struktur Direktori

Apabila sudah terinstal, struktur direktori adalah sebagai berikut.

Struktur Direktori Sipnap

Struktur Direktori Latihan Sipnap


10/32

3.4. Memindahkan data lama

Jika sudah menggunakan aplikasi Sipnap lama, database dari aplikasi sebelumnya dapat

dipindahkan dengan mencopy file \App\Database.sdb .

Untuk aplikasi Sipnap Oktober 2008 dan sesudahnya, file data aplikasi lama,

\App\Database.sdb, dapat langsung dipindahkan

ke ke direktori berikut:C:\Binfar\Sipnap 1.2009.10\App\

Apabila diminta untuk Replace, klik Yes.

Untuk sebelum Sipnap Oktober 2008, file \App\Database.sdbtidak dapat dipindahkan ke direktori di atas karena berbeda versi. Namun, data-data

daftar Unit Pelayanan dari aplikasi lama, tidak perlu diketik ulang.Caranya akan di jelaskan pada bagian Membuat Form pada bagian lain panduan ini.


11/32

4. Memulai Aplikasi

Untuk memulai aplikasi, dapat dengan menggunakan menu Start->All Programs->Binfar

Depkes->Sipnap Kabupaten 1.2009.10,

Atau dari Desktop, ada Icon untuk Sipnap Kabupaten 1.2009.10 untuk memulai dengan

di klik dua kali.

Aplikasi untuk latihan dapat digunakan menggunakan menu Start->All Programs ->

Binfar Depkes -> Latihan Sipnap Kabupaten 1.2009.10.


12/32

4.1. Memulai Pertama Kali

Pada saat pertama kali setelah diinstal, aplikasi perlu terlebih dahulu di isikan User Name

(Nama Pengguna) dan User Password (Kata Sandi) untuk masuk ke aplikasi. Selain itu,propinsi dan kabupaten yang akan digunakan juga perlu diatur terlebih dahulu. Pada saat

memulai pertama kali, akan tampil jendela sebagai berikut:

Pilih Propinsi dan Kabupaten, dan isi User Name dan User Password yang akandigunakan untuk menjalankan aplikasi ini. Kemudian klik Simpan, akan ada tampilan

seperti berikut.

Klik OK. Aplikasi sudah siap digunakan.


13/32

4.2. Login

Selanjutnya pada saat memulai aplikasi akan diminta User Name (Nama Pengguna) dan

User Password (Kata Sandi) seperti berikut:

Setelah diisi Nama Pengguna dan Kata Sandi, akan ada tampilan berikut:

Untuk Latihan, tampilan akan mempunyai huruf berwarna kuning pada judulnya:


14/32

4.3. Menu Aplikasi

Pada bagian atas aplikasi, terdapat menu untuk fasilitas yang disediakan oleh aplikasi

seperti dijelaskan secara singkat berikut ini.

Form Entry Data Fasilitas untuk entry data Narkotika dan Psikotropika per bulan-tahun dan per

apotik/puskesmas/RS. Terdapat beberapa item produk Narkotika dan Psikotropika.

Download Form Fasilitas untuk Download Form Entry Baru, jika terjadi perubahan form pelaporan

secara nasional. Khususnya jumlah list Narkotika dan Psikotropika.

Rekapitulasi Bulanan Fasilitas untuk melihat rekapitulasi data per bulan se-Kabupaten/Kota.

Kirim Data melalui Internet Fasilitas untuk kirim data rekap bulanan (upload) melalui internet, dengan syarat

komputer yang sedang digunakan telah terhubung dengan internet.

Rekapitulasi Tahunan Fasilitas untuk melihat rekapitulasi data per tahun se-Kabupaten/Kota.

Rekapitulasi per Unit Pelayanan per Bulan Fasilitas untuk melihat rekapitulasi data per bulan per apotik/puskesmas/RS.

Rekapitulasi per Unit Pelayanan Setahun Fasilitas untuk melihat rekapitulasi data per tahun per apotik/puskesmas/RS.

Form Entry Data Unit Pelayanan

Fasilitas untuk entry data apotik/puskesmas/RS se-Kabupaten/Kota. Setiap apotikmempunyai kode, nama, alamat dan apoteker/penanggungjawab.

Status Laporan Unit Pelayanan Fasilitas untuk melihat status laporan bulanan semua apotik/puskesmas/RS.

Print Fasilitas untuk mencetak laporan bulanan maupun tahunan.

Aplikasi Excel Fasilitas untuk membaca data dan membuat form dengan aplikasi Excel.

Log Out

Untuk keluar dari aplikasi.

Panduan Penggunaan Aplikasi Buku Panduan Penggunaan Aplikasi Pendataan dalam format PDF.


15/32

4.4. Mendaftarkan Unit Pelayanan

Unit Pelayanan dapat didaftarkan melalui menu berikut.

Kemudian klik menu Form. Daftarkan unit-unit pelayanan sesuai dengan “Catatan untuk

pengisian data”.

Catatan untuk pengisian data :

- Data Apotik/Puskesmas/Rumah Sakit ini hanya di-isi pada awal penggunaan aplikasi, tidak setiapbulan. Kecuali ada penambahan Apotik/Puskesmas/Rumah Sakit baru.- Data Narkotika & Psikotropika dapat berasal dari Apotik, Puskesmas, Rumah Sakit. Semua sumberdata harus didata di form ini.- Kode dapat di-isi sebagai berikut: misalnya Apotik (kode APT0001, APT0002, dst), Puskesmas(PUS0001, PUS0002, dst), Rumah Sakit (RS0001, RS0002, dst). Jangan menggunakan spasi.- Nama Sumber Data di-isi nama lengkap Apotik/Puskesmas/RS, juga alamat lengkapnya.

- Apoteker/Penanggungjawab di-isi dengan person yang bertanggungjawab atas data diApotik/Puskesmas/Rumah Sakit.- Untuk menambah data, isikan pada baris kosong paling bawah, dan SAVE. Untuk mengubah data,ubah pada baris yang ingin diubah, dan SAVE.- Data Apotik/Puskesmas/Rumah Sakit yang telah dimasukkan tidak boleh dihapus. Jika misalnyaada Apotik tutup, ubah data nama dengan manambahkan teks (tutup), juga pada alamat danapotekernya.


16/32

5. Membuat Form/Lembar Kerja

Setelah unit pelayanan didaftarkan di aplikasi, selanjutnya adalah membuatkan Lembar

Kerja Excel untuk unit pelayanan yang sudah terdaftar tersebut.Gunakan menu Aplikasi Excel untuk membuat form:

Klik menu Buat Form untuk menampilkan Pembuat Form Excel seperti berikut.


17/32


18/32

Selanjutnya isi alamat Dinas Kesehatan pada isian yang paling atas. Kemudian pilih unit

pelayanan (boleh lebih dari satu), kemudian klik tombol Buat Form di kiri bawah. Jikasudah selesai akan ada tampilan jendela kecil “Selesai” seperti di bawah ini.

5.1. Form Unit Pelayanan

Form Unit Pelayanan merupakan suatu file Excel yang akan diisi oleh unit pelayanan dan

dikembalikan ke Dinas Kesehatan melaporkan penggunaan Narkotika dan Psikotropika.

File ini terdiri dari 5 Lembar Kerja Excel. Penjelasan mengenai form ini lebih detaildapat dilihat pada Sheet BacaDulu.


19/32

6. Kirim Form ke Unit Pelayanan

Form yang sudah siap dikirim dapat ditemukan di direktori HasilExport. Data dari

Apotik dapat di lihat pada Sheet (Lembar Excel) Data Pelapor.

Unit Pelayanan dapat mengganti Bulan dan Tahun sesuai dengan laporan yang hendakdiberikan. Penamaan file form ini juga distandarkan untuk mempermudah proses:

form____.xls

Dimana:TTTT adalah tahun yang dilaporkan

B adalah bulan yang dilaporkan

Kode unit pelayanan dan nama apotik dibuat secara otomatis dan tidak perlu dirubah.Tetapi tahun dan bulan untuk diubah sesuai pemakaian tahun dan bulan yang dilaporkan.


20/32

7. Pengisian Form Unit Pelayanan

Form Unit Pelayanan untuk diisi oleh Unit Pelayanan, yang dibagi-bagikan oleh Dinas

Kesehatan setempat dalam bentuk CD, satu CD untuk satu Unit Pelayanan. Form iniuntuk dibagikan satu kali, selanjutnya Unit Pelayanan dapat membuat copy file Excel ini,

satu file untuk setiap bulan yang dilaporkan, dengan menggunakan nama file, dan

mengganti kolom Bulan dan Tahun pada Sheet Data Pelapor seperti yang dijelaskan di

bagian 6 di atas.

Penjelasan cara pengisian dapat dilihat pada Sheet BacaDulu.

8. Menerima Form dari Unit Pelayanan

Unit Pelayanan mengembalikan form yang sudah diisi ke Dinas Kesehatan masing-

masing, yang alamatnya tercantum di Sheet BacaDulu. Pada saat diterima, UnitPelayanan juga melampirkan cetakan (hard copy) dari Sheet Cetak Narkotika dan Sheet

Cetak Psikotropika yang dilaporkan, serta sudah ditanda-tangani oleh Apotekerpenanggung jawab di pojok kanan atas.

File form Excel (soft copy) disimpan di direktori berikut untuk diproses lebih lanjut:\Sumber Data

Untuk latihan, terdapat direktori SumberData latihan terpisah. Lihat bagian 3.3 StrukturDirektori di pada panduan ini.

9. Memproses Form

Setelah form file Excel yang dikembalikan ditaruh di SumberData, maka dapat

dilanjutkan proses baca data. Baca Data

Proses baca data dapat dimulai melalui menu:

Aplikasi Excel->Baca Data

Akan tampil jendela seperti berikut ini.


21/32

Setelah selesai di baca, data sudah masuk ke aplikasi, dapat dilihat melalui menu:Unit Pelayanan -> Laporan

9.1.1. Saldo awal Unit PelayananApabila suatu unit pelayanan baru didaftarkan di aplikasi Sipnap, maka saldo

awal yang tertera pada kolom saldo awal dibuat nol dulu dengan dipindahkan kebagian Pemasukan (Pemasukan = Pemasukan + Saldo Awal), sedangkan bagian

Penggunaan dibiarkan seperti adanya. Lakukan hal ini untuk setiap bahan

Narkotika dan Psikotropika yang dilaporkan, supaya pada saat pengecekan saldo

awal (dijelaskan lebih lanjut di 8.4), tidak ditolak, karena secara system, SaldoAwal pada aplikasi Sipnap untuk unit pelayanan tersebut masih dalam posisi nol

semuanya.


22/32

9.2. Save & Calculate

Data yang sudah di baca perlu diproses lebih lanjut dengan Save & Calculate. Hal inidapat dilakukan dengan menggunakan menu:

Form -> Data Entry

Jika belum di Save & Calculate, data tersebut dapat masih mempunyai Saldo yang salah.


23/32

Untuk Save & Calculate dapat dilakukan pada form ini (Data Entry) dengan melihat

(scroll) ke paling bawah, terdapat tombol untuk Save & Calculate.


24/32

9.3. Mengirimkan ke Internet

Proses terakhir dari data yang dikumpulkan melalui aplikasi Sipnap Kabupaten/Kota ini

adalah mengirimkan data melalui internet, dengan menggunakan menu:

Rekap Total-> Bulanan

Gunakan tombol Kirim Data via Internet pada bagian bawah dari menu aplikasi sipnap

ini.


25/32

Jika data sudah terkirim ke server melalui Internet, akan tampak tampilan seperti berikut.


26/32

9.4. Pengecekan Saldo Awal

Selanjutnya, aplikasi Sipnap Kabupaten/Kota ini juga dapat melakukan pengecekan saldo

awal secara otomatis pada saat baca data. Apabila di bulan berikutnya, pada contoh di

atas, Bapak Dudi apoteker di Apotik Satu tidak mengupdate Saldo Awal Codein 10 mgtablet menjadi 125 pada laporan bulan Juni, maka file Excel bulan Juni tidak akan

diproses.

Contoh:File yang akan diproses adalah form untuk apotik Satu yaitu laporan Juni 2009:

Isi dari lembar Excel Narkotika salah mengisi, ternyata saldo awal masih 100 yang

seharusnya diganti menjadi 125.


27/32

Maka saat dilakukan proses baca data, akan tampil seperti berikut ini:

Ternyata data pada Psikotropika juga belum diupdate , Metaneuron masih menggunakan

saldo yang salah. Selanjutnya setelah diperbaiki:

Codein 10 mg menjadi Saldo Awal 125.

Metaneuron menjadi 255 pada saldo awalnya.


28/32

Maka data bulan Juni 2009 sudah dapat diproses dan dimasukkan ke database aplikasi.


29/32

9.5. Pengecekan Lebih Dari Satu Laporan

Lebih dari satu file Excel dapat diproses baca data secara langsung (dibaca satu persatu)

dengan menaruh semua file Excel tersebut ke direktori SumberData.

Setelah dibuatkan form, dan dikembalikan oleh unit pelayanan, ditaruh di direktori

SumberData.

Misalkan, Puskesmas Tiga memiliki laporan data Narkotika sebagai berikut:

Dan data Psikotropika sebagai berikut:

Sedangkan Rumah Sakit melaporkan Narkotika sebagai berikut:

Dan data Psikotropika sebagai berikut:

Maka cukup menjalankan proses baca data seperti biasanya, setelah sebelumnya keduafile dikembalikan oleh unit pelayanan dan sudah berada di direktori SumberData:


30/32


31/32

Kemudian data baru tersebut di Save & Calculate terlebih dahulu:


32/32

Setelah di Save & Calculate, data tersebut siap untuk dikirim ke Internet, seperti berikut

ini.

Documents

binfar alkes