73
DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS DEL ORDEN NACIONAL: ESTUDIO DE CASOS MÚLTIPLE MARTHA ROCÍO SUÁREZ PULIDO – Código 74131214 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMNISTRACIÓN DE ARCHIVOS BOGOTÁ, D.C., NOVIEMBRE DE 2015

Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

  • Upload
    others

  • View
    27

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

 DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS DEL ORDEN NACIONAL:

ESTUDIO DE CASOS MÚLTIPLE

 

 

 

 

 

 

 

MARTHA ROCÍO SUÁREZ PULIDO – Código 74131214

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMNISTRACIÓN DE ARCHIVOS BOGOTÁ, D.C., NOVIEMBRE DE 2015

Page 2: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS DEL ORDEN NACIONAL:

ESTUDIO DE CASOS MÚLTIPLE

               

MARTHA ROCÍO SUÁREZ PULIDO – Código 74131214

Trabajo de investigación presentado como requisito para optar el título de Magíster en Gestión Documental y Administración de Archivos

Tutor LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMNISTRACIÓN DE ARCHIVOS BOGOTÁ, D.C. NOVIEMBRE DE 2015

Page 3: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

TABLA DE CONTENIDO

Pág.

LISTA DE FIGURAS 5

LISTA DE TABLAS 7

RESUMEN 9

INTRODUCCIÓN 10

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 12

1.1 Planteamiento del problema y justificación 12

1.1.1 Planteamiento del problema. 12

1.1.2 Justificación. 13

1.2 Objetivos 15

1.2.1 Objetivo general. 15

1.2.2 Objetivos específicos. 15

1.3 Antecedentes de investigación y contexto teórico 15

1.3.1 Antecedentes. 15

1.3.1.1 Para la primer categoría: directriz. 17

1.3.1.2 Para la segunda categoría, Administración de Archivos. 17

1.3.1.3 Para la tercer categoría archivo universitario. 18

1.3.2 Contexto teórico. 19

1.3.2.1 Directriz. 19

1.3.2.2 La administración de archivos. 19

1.3.2.3 Archivo universitario. 21

2. METODOLOGÍA DEL ESTUDIO 23

2.1 Diseño de investigación 23

2.1.1 Método. 23

2.1.2 Estrategia de Investigación. 23

2.1.3 Técnica de Investigación. 24

2.1.4 Diseño de Investigación. 26

2.2 Población, Muestra, Muestreo 28

2.2.1 Población. 28

Page 4: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

2.2.2 Muestra. 28

2.2.3 Muestreo. 28

2.3 Categorías y sub-categorías de análisis 29

2.4 Técnica de análisis de información 30

2.4.1 Triangulación. 30

2.4.2 Red de sentido. 30

3. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 31

3.1 Directriz 33

3.2 Administración de Archivos 35

3.3 Archivos Universitarios 35

4. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES 50

5. DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS

DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS DEL

ORDEN NACIONAL 59

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 73

Page 5: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

LISTA DE FIGURAS

Pág. Figura 1. Red de Sentido Integradora 20

Figura 2. Planeación para dotación de recursos 25

Figura 3. Proceso de toma de decisiones para el Archivo 27

Figura 4. ¿Las edificaciones del Archivo qué criterios cumplen? 28

Figura 5. ¿El Archivo tiene asignado presupuesto propio y tiene posibilidad de

generar recursos propios que engrosen su presupuesto? 29

Figura 6. ¿El Archivo posee un programa de Gestión Documental para documentos

físicos y/o electrónicos? 30

Figura 7. ¿En qué procesos archivísticos han introducido herramientas

informáticas? 31

Figura 8. ¿El Archivo está integrado en el organigrama de la universidad? 32

Figura 9. ¿El Archivo posee manual de funciones para los puestos

de trabajo de sus colaboradores? 33

Figura 10. ¿La universidad analiza frecuentemente su entorno y responde rápido

a los cambios? Ej. Cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 34

Figura 11. ¿Son suficientes los recursos asignados para el cumplimiento de

los objetivos y planes? 35

Figura 12. ¿En el Archivo existe descentralización de autoridad y qué clima

organizacional que se percibe? 36

Page 6: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 13. ¿En el Archivo el flujo de comunicación es? 37

Figura 14. ¿El Archivo cuenta con un modelo específico para Administrar

el Archivo de la Universidad? 38

Page 7: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

LISTA DE TABLAS

Pág. Tabla 1. Preguntas (categoría) y codificación de preguntas del instrumento 14

Tabla 2. Componentes del diseño metodológico 16

Tabla 3. Codificación de casos y de instrumento de entrevista aplicada 17

Tabla 4. Categorías y subcategorías apriorísticas 18

Tabla 5. Codificación, categorización y subcategorización 20

Tabla 6. Distribución de testimonios 22

Tabla 7. P1. ¿Cómo concibe el término directriz? 23

Tabla 8. P2. ¿De qué manera expresaría en su práctica su idea acerca del

término directriz? 23

Tabla 9. P3. ¿Qué lineamientos sigue para administrar el archivo de la universidad? 24

Tabla 10. P4. ¿Cuál es su concepción acerca del Archivo Universitario? 24

Tabla 11. P5 (5.4.1 y 5.4.2). ¿Quién formula los objetivos y el

presupuesto para el Archivo? 26

Page 8: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

RESUMEN

En Colombia con la expedición de la Ley 594 de 2000, “Por la cual se expide la Ley General de

Archivos”, se dejó un vacío al introducir el Título IV “Administración de Archivos” sin que la

misma norma desarrollara el tema central, ni hasta la fecha se hayan ocupado de esta tarea el

Archivo General de la Nación, ni profesionales independientes, situación que viene generando

falencias en la eficacia de los Archivos al no contar los jefes de estas dependencias con

elementos valiosos que les aportan las Ciencias de la Administración, con miras a mejorar la

forma de gestionar integradamente recursos que les permitan liderar de manera productiva estos

sistemas de gestión de documentos como los define Michel Roberge (2006) o sistemas de

información a los que se refiere Borrás, citado en Polo (2010).

Este trabajo, desde su inicio, durante el desarrollo y hasta la finalización del mismo, se aborda

desde la perspectiva de las categorías identificadas en la metodología adoptada, a saber:

Directriz, Administración de Archivos y Archivos Universitarios; tal como puede observarse en

los objetivos, antecedentes y marco teórico, metodología, presentación de resultados y análisis

de la información; discusión y conclusiones, así como en las directrices para la Administración

de Archivos de las Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional.

Esta investigación no pretende agotar el tema, sino sentar las bases para iniciar su discusión y

estudio, cuya aplicación en los Archivos redundará en su crecimiento y desarrollo asertivo.

Palabras claves: Directrices, Archivos Administración de Archivos, Universitarios.

Page 9: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

INTRODUCCIÓN

En Colombia con la expedición de la Ley 594 de 2000 “Por la cual se expide la Ley General de

Archivos”, el Título IV se refiere someramente a la Administración de Archivos y su Artículo 12

consagra la Responsabilidad de la Administración Pública en lo relacionado con la Gestión de

Documentos y la Administración de sus Archivos; sin embargo, este capítulo no ha sido

desarrollado por el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística en

nuestro país, ni ha sido abordado por profesionales independientes o particulares. Con base en

esta realidad nacional me di a la tarea de hacer una revisión bibliográfica sobre el tema y luego

de una intensa labor confirmé la ausencia de trabajos de grado tanto en programas de pregrado

como de posgrado que abordaran esta problemática, por lo que proseguí con la consulta de libros

sobre el tema y los resultados fueron los mismos.

De otra parte, como miembro fundador del Comité Nacional de Archivos de Instituciones de

Educación Superior confirmé que durante los casi 20 años de existencia no se ha adelantado

ningún trabajo, ni realizado ningún evento de capacitación, ni se han dado lineamientos, ni se ha

trabajado acerca de buenas prácticas con miras a formular unas directrices para administrar los

archivos universitarios.

Teniendo en cuenta la problemática colombiana surgió en mí la motivación para iniciar el

estudio de este factor de desarrollo tan importante para los archivos; sin embargo, con miras a

delimitar el trabajo a realizar, decidí orientar mis esfuerzos de investigación hacia los archivos

de las universidades públicas colombinas del orden nacional, sin que ello represente un interés

excluyente, pues las directrices para administrar los archivos hacia quienes en particular van

dirigidas, considero que bien pueden aplicarse a cualquier archivo, independientemente de que

éste sea público, privado o pertenezca a cualquier sector u organización distinto al ámbito de la

educación superior.

Una vez hecha la aclaración anterior, el objetivo general de esta investigación se enfocó en

formular las directrices para administrar los Archivos de las Universidades Públicas

Page 10: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Colombianas del Orden Nacional, con base en los aportes de las Ciencias de la Administración y

la Archivística, el cual desglosé en tres objetivos específicos a saber: Elaborar un marco de

referencia en torno a la Administración de Archivos a partir de tres categorías: Directriz,

Administración de Archivos y Archivo Universitario; describir los resultados acerca de la

indagación de los conocimientos sobre Administración de Archivos que tienen los jefes de

Archivo de las universidades públicas Colombianas y finalmente redactar las directrices desde

las etapas fundamentales del proceso administrativo y con ello contribuir a incrementar los

niveles de eficacia en los Archivos y de otra, hacer un aporte que marque la ruta hacia la

solución de la problemática identificada a nivel nacional e internacional.

Además de mi deseo de profundizar esta investigación en torno a los objetivos mencionados,

otro aspecto que llamó mi atención fue el conocer un poco más a fondo la realidad de los

archivos de las universidades que a juicio de la autora deben ser un referente para evidenciar el

avance del conocimiento y la aplicación de éste en el ejercicio de sus funciones así como para

resolver sus problemas y necesidades, en este caso alrededor del manejo de la información que

constituye la memoria académica y administrativa en Colombia la cual registran en documentos

que se convertirán en la herencia de las generaciones futuras, así como conocer qué tan

generalizado es este comportamiento en estos templos del saber, sin que ello represente un

objetivo en este estudio, pues el conocimiento sobre este aspecto no implica un interés de juzgar

la labor de las directivas de las universidades y mucho menos la de los jefes de los Archivos

Universitarios, sino más bien pretende buscar una explicación a las debilidades encontradas para

poder acertar en la formulación de las directrices.

En cuanto a los Archivos Universitarios existen varios documentos que ofrecen lineamientos

para su creación, pero en éstos no se alude a la administración o escasamente se menciona; sin

embargo existen documentos que hicieron importantes aportes a este estudio, como el

juiciosamente elaborado por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de

Documentos en el año 2011, titulado “Administración de Documentos y Archivos”; de igual

forma, en la elaboración de esta investigación hicieron valiosas contribuciones autores como

Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark Cannice con su obra Administración: Una perspectiva

global y empresarial publicada en el año 2012.

Page 11: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

En este contexto, se identifica el estrecho vínculo entre los Archivos universitarios y las ciencias

administrativas con miras a que los jefes de estos importantes sistemas de información asuman

una posición proactiva y propendan por la consecución de los recursos necesarios para el

Archivo que dirigen, los cuales tienen una relación directamente proporcional con el

cumplimiento de su cometido en la universidad, propósito al que se dirige la formulación de las

directrices enunciadas.

Este estudio presenta en su contenido la justificación y objetivos que dieron paso a la

construcción del marco teórico por medio del que se realizó la delimitación y categorización de

la investigación. Para el análisis de resultados se elaboró una red de sentido integradora de las

categorías y se procesó la información con apoyo en tablas y gráficas que permitieron conocer la

realidad de los archivos universitarios en relación con su administración a través de la

información que aportaron los jefes de Archivo de las universidades que constituyeron la

muestra, análisis que luego se discutió, para finalmente extraer las conclusiones de cada parte de

la investigación realizada y formular las Directrices para Administrar los Archivos de las

Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional.

Page 12: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 Planteamiento del problema y justificación

1.1.1 Planteamiento del problema. En Colombia, la Ley 594 de 2000 “Por la cual se expide

la Ley General de Archivos”, en el Título IV se refiere someramente a la Administración de

Archivos y su Artículo 12 consagra la Responsabilidad de la Administración Pública en lo

relacionado con la Gestión de Documentos y la Administración de sus Archivos; sin embargo,

este capítulo no ha sido desarrollado por el Archivo General de la Nación como ente rector de la

política archivística en nuestro país, ni ha sido abordado por profesionales independientes o

particulares, lo cual ha motivado el propósito de la autora por realizar un estudio en torno a este

importante tema que naturalmente atañe a la Archivística.

Situación contraria, ha sido el avance de la Gestión Documental, tema contemplado en el Título

V de la Ley General de Archivos, pero abordado en gran parte por la misma norma y

reglamentado en el Decreto 1080 de 2015, además de haber sido ampliamente trabajado por el

Archivo General de la República de Colombia, así como por parte de profesionales particulares

que le han dedicado gran número de obras al estudio de este tema, tales como trabajos de

investigación, libros y revistas entre otros, los cuales han hecho aportes significativos para

ofrecer metodologías, pautas, procedimientos, requisitos para organizar los documentos de

archivo y ponerlos a disposición de los usuarios para su acceso y utilización.

El Archivo General de la Nación en Colombia por medio del Sistema Nacional de Archivos

mediante la resolución 142 del 29 de mayo de 1996 creó el Comité Nacional Archivos de la

Educación Superior y en septiembre del mismo año, se llevó a cabo el Primer Seminario

Nacional de Archivos de la Educación Superior en el que se abordaron temas relacionados con la

Gestión de Documentos, pero la Administración de Archivos no fue tratada en el desarrollo del

seminario

Page 13: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

En cuanto a los archivos de las instituciones de educación superior existen varios documentos

que ofrecen lineamientos para su creación, pero en éstos no se alude a la administración o

escasamente se menciona.

Al hacer la revisión bibliográfica, se ha incluido la consulta de bases de datos de trabajos de

grado en programas de pregrado y posgrado y se confirma que no existe ningún trabajo que

aborde la Administración de los Archivos, por lo que se hace evidente este vacío en Colombia.

A nivel internacional existen apenas unos pocos escritos sobre el tema, motivo por el que desde

esta perspectiva se plantea y enmarca el desarrollo del presente trabajo con el fin de hacer una

propuesta de Directrices para Administrar los Archivos de las Universidades Públicas

Colombianas del Orden Nacional, con base en los aportes de las Ciencias de la Administración y

la Archivística, con el fin de optimizar la administración de los Archivos, lo que de una parte

representa el incremento de los niveles de eficacia institucional y de otra, se constituye en una

herramienta para superar las informalidades, variabilidad y subjetividad de criterios utilizados en

la Administración de los Archivos, pues los archivos universitarios son los llamados a registrar

la memoria académica, administrativa e histórica de la Universidad en Colombia, en la que

además se describe la evolución de los contenidos y la generación del conocimiento en estos

claustros.

1.1.2 Justificación. Esta investigación representa un aporte al desarrollo del título IV de la Ley

594 de 2000 “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, pues las funciones archivísticas solo

pueden realizarse exitosamente si se apoyan en recursos humanos, financieros y materiales

acertadamente administrados.

Para el Archivo General de la Nación, constituye un referente teórico práctico de administración

aplicada a los archivos en general y en particular a los Archivos de las Universidades Públicas

Colombianas del Orden Nacional.

Desde la mirada de la responsabilidad social se pretende hacer un aporte para dignificar los

“Archivos y los archivos”, así como la profesión de los archivistas responsables de liderar el

desarrollo de éstos.

Page 14: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Para las Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional, el trabajo puede constituir

una herramienta que facilite la administración de los archivos debido a que existe una relación

directamente proporcional entre los recursos de que dispone un archivo para cumplir sus

objetivos y el grado de implementación alcanzado por el sistema de gestión de documentos en la

organización a la que éste pertenece.

Para los archivos universitarios, representa una alternativa para garantizar su permanencia con el

tiempo con base en una acertada Administración que les permita alcanzar los fines de eficacia y

productividad de manera que den fe del accionar de la comunidad universitaria, sean un aporte a

la construcción de la memoria colectiva y la historia académica de la Nación, se constituyan en

garantes de los derechos Constitucionales de acceso a la información, a la participación

ciudadana y se facilite el apoyo al control de los actos de la administración pública.

Con un trabajo de esta naturaleza la Universidad de la Salle y la Maestría en Gestión

Documental y Administración de Archivos contribuyen a mejorar la gestión de los jefes de los

Archivos de las Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional, pues los programas de

Pregrado y Postgrado gozan de buen prestigio social por la calidad de los mismos.

Para los estudiantes de programas académicos de pregrado y postgrado en áreas del

conocimiento relacionadas con la Archivística, representa un referente para trabajos que deseen

adelantar en los temas que aborda esta investigación.

De otra parte, con las Directrices para la Administración de los Archivos de las Universidades

Públicas Colombianas del Orden Nacional se desarrolla una iniciativa que permite ahondar en el

estudio de éstos desde una perspectiva integral, en la que los Archivos constituyen un sistema

compuesto por recursos, a saber: humanos, físicos, financieros, técnicos y normativos que es

necesario planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar, con el fin de administrar los

documentos en un centro de servicios de información eficaz y productivo. Bajo este punto de

vista los Archivos dejan de ser simples depósitos de documentos administrados de manera

empírica a los que no se les asignan recursos que permitan una conservación adecuada de los

Page 15: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

acervos; áreas de las instituciones a las que se les da poca importancia y a las que en la mayoría

de los casos se envía personal no calificado y poco competente.

Para la autora, el proyecto se elabora porque le ofrece la posibilidad de presentar una propuesta

de directrices para la Administración de los Archivos de las Universidades Públicas

Colombianas a través de esta investigación, la cual responde en gran parte a las necesidades aquí

planteadas y de otra parte le permite cumplir el requisito de elaboración de trabajo de grado para

optar el título de maestra en Administración de Archivos y Gestión de Documentos.

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo general. Formular las Directrices para Administrar los Archivos de las

Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional, con base en los aportes de las Ciencias

de la Administración y la Archivística.

1.2.2 Objetivos específicos.

1. Elaborar un marco de referencia en torno a la Administración de Archivos a partir de tres

categorías: Directriz, Administración de Archivos y Archivo Universitario.

2. Describir los resultados acerca de la indagación de los conocimientos sobre Administración

de Archivos que tienen los jefes de Archivo de las universidades públicas Colombianas.

3. Redactar las Directrices desde las etapas fundamentales del proceso administrativo.

1.3 Antecedentes de investigación y contexto teórico

1.3.1 Antecedentes. Para el presente estudio los antecedentes están divididos en tres categorías:

1.3.1.1 Para la primer categoría: directriz. Una vez realizado el rastreo bibliográfico no se

encontró en el medio ningún estudio sobre dicho tema. (Sandino, 2009. p.85)

Page 16: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

1.3.1.2 Para la segunda categoría, Administración de Archivos. Se ubicaron los siguientes

antecedentes:

Pinto y Rodríguez (1999) en su trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de

Magíster en Administración, realizan su investigación en torno al diseño de los procesos

administrativos requeridos para que el Centro Colombiano de Alto Rendimiento entre en

funcionamiento y cumpla con las metas propuestas al momento de su creación y con ello darle al

centro el perfil de empresa.

El método de investigación utilizado fue el deductivo y las técnicas empleadas fueron el análisis

de la información recolectada a través de fuentes externas de Internet, así como la observación y

entrevista producto de la visita al Centro de Alto Rendimiento en Chile, etapa realizada por uno

de los autores del trabajo. Con los resultados de la investigación se logró establecer que los

Centros de Alto Rendimiento de los países tomados como referencia funcionan eficientemente y

son exitosos debido a que cuentan con calidad administrativa en la administración de sus

recursos.

Bermúdez (2000) Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de Especialista

en Gerencia de Servicios de la Información. La pregunta central de esta investigación está

orientada a diseñar un modelo de gestión de archivos universitarios en la que se identifican

elementos básicos administrativos, técnicos y operativos para facilitar la conformación de un

sistema de archivo universitario.

El método utilizado fue la investigación cualitativa de tipo exploratorio descriptivo. Las técnicas

empleadas fueron el análisis de la información recolectada a través de encuestas aplicadas a 34

universidades públicas y privadas existentes en el Valle de Aburrá. Los resultados de la

investigación permitieron establecer que las universidades no tienen conformados técnicamente

sus archivos centrales por lo que existe la necesidad de promover su creación e implementar

programas de gestión documental para su desarrollo.

Page 17: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Castro (2004) afirma:

El proceso administrativo: su aplicación archivística planear, organizar, dirigir y controlar son

las cuatro funciones primordiales del administrador, que juntas y vistas de manera cíclica,

constituyen el proceso o ciclo administrativo.

Los archivistas, como administradores de información, tienen la responsabilidad de gestionar los

recursos humanos y materiales de sus archivos y de aplicar los principios y procesos

archivísticos, con el fin de facilitar a sus usuarios el acceso a la información. En estas labores, el

proceso administrativo constituye una herramienta útil. (p.10)

Acerca del tema Administración de Archivos se ratifica la escasa bibliografía disponible, tanto

en Colombia como en el exterior; pues no se ubicaron estudios, ni trabajos de grado, ni artículos

publicados sobre esta temática, por lo que los documentos citados fueron seleccionados por

representar un referente por analogía para tener de alguna manera una guía en el desarrollo de las

directrices que se proyecta diseñar.

1.3.1.3 Para la tercer categoría archivo universitario. Fue posible ubicar los siguientes

antecedentes:

En el año 1996 el Archivo General de la Nación a través de su Programa Sistema Nacional de

Archivos llevó a cabo el Primer Seminario de Archivos de la Educación Superior y en palabras

del director de ese entonces, los archivos universitarios deben contribuir para el mejoramiento de

la administración, la memoria institucional y la investigación, temas de indudable importancia

para la Universidad y para la sociedad en su Conjunto. Palacios (como se citó en AGN, 1996).

En el marco de las XVIII Jornadas de Archiveros de Universidades (JORNADAS CAU, 2012)

que tuvieron lugar en Cádiz, el Archivo universitario fue analizado desde las siguientes

perspectivas: Conjunto de documentos de cualquier fecha, formato o soporte material,

producidos o reunidos en el desarrollo de las funciones y actividades de los diferentes miembros

y órganos universitarios, organizados y conservados para la información y gestión

administrativa, para la investigación y para la cultura. Se entiende igualmente por archivo

universitario el servicio especializado en la gestión, conservación y difusión de los documentos

Page 18: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

con finalidades administrativas, docentes, investigadoras y culturales de la universidad. Aunque

puedan existir otros modelos, se recomienda que el archivo sea considerado como un servicio

universitario único y funcional que integra todo el ciclo de la evolución documental, desde la

creación de los documentos o de su recepción en las unidades y servicios, hasta su conservación

o eliminación definitiva, siempre de acuerdo con los criterios técnicos y legales establecidos.

1.3.2 Contexto teórico. Dada la naturaleza y objeto de este trabajo, se presenta el marco

teórico con el fin de desarrollar los objetivos específicos planteados dentro del mismo, el cual

está basado esencialmente en la bibliografía relacionada con los temas de las tres categorías

definidas en esta investigación: Directriz, la Administración de Archivos y Archivo

Universitario.

1.3.2.1 Directriz. Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua (2001) el término

directriz se define como: adj. Dicho de una cosa: Que determina las condiciones de generación

de algo. Ideas, líneas directrices. … f. Conjunto de instrucciones o normas generales para la

ejecución de algo.    

 

Sin embargo, debido a que durante la revisión bibliográfica no fue posible encontrar en el medio

ningún estudio sobre este tema, para la presente investigación se asume una posición proactiva,

por lo que el concepto de directriz que se desarrolla para este término es el siguiente: Enunciado

en el que se hace énfasis en el cómo y en el qué con el propósito de sentar las bases o plantear

referentes para el desarrollo de una actividad o un proyecto orientado hacia la mejora o inserción

de cambios en las prácticas de actuación habitual.

1.3.2.2 La administración de archivos. La Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y

Gestores de Documentos (CAA, 2011) afirma que las funciones archivísticas no podrán ser

llevadas a cabo con éxito si no se apoyan en recursos humanos, materiales y económicos

suficientes. Agrega, que no podrá ejercerse ningún liderazgo, control o auditoría sobre un

sistema de gestión de documentos y de archivo si no hay nada que liderar, controlar o auditar.

Así las cosas, en el contexto de la función archivística es necesario introducir el concepto de

Page 19: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

administración de manera que la gestión integrada de recursos para el Archivo aporte a la

organización en términos de eficiencia, eficacia y economía.

Con base a lo anterior, en esta obra se abordará la administración como un proceso mediante el

que se diseña y mantiene un ambiente para cumplir con eficacia determinadas metas; así mismo

se tendrán en cuenta las funciones de los gerentes desde una perspectiva global debido a la

posibilidad de adaptar el proceso administrativo a cualquier actividad, el cual básicamente se

desarrolla en las siguientes etapas: planear, organizar, dirigir y controlar. (Koontz, Weihrich y

Cannice, 2012). Estas etapas se reseñan a continuación:

Planear: incluye elegir misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para lograrlos;

requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursos de acción futuros

a partir de diversas alternativas. Un plan verdadero no existe hasta que se tome una decisión: el

compromiso de recursos humanos o materiales; antes de tomar una decisión, lo único que existe

es un estudio de planeación, un análisis o una propuesta, en ese momento no puede hablarse aún

de un plan real. (Koontz, et al, 2012).

Organizar: las personas que trabajan juntas en grupos para alcanzar una meta deben tener

funciones que desempeñar; organizar es esa parte de la administración que supone establecer una

estructura de funciones intencional, en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas

las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las

personas mejor capacitadas para realizar esas tareas. El concepto de función supone que lo que

las personas hacen tiene un propósito u objetivo definido: los integrantes del grupo deben

conocer de qué manera se ajusta su objetivo de trabajo al esfuerzo grupal y deben poseer la

autoridad, instrumentos e información necesarios para cumplir su tarea. El propósito de una

estructura organizacional es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño

humano, se trata, entonces, de un instrumento administrativo, no de un fin en sí mismo.

(Koontz, et al, 2012).

Dirigir: “es influir en las personas para que contribuyan a las metas organizacional y de grupo;

así mismo, tiene que ver sobre todo con el aspecto interpersonal de administrar” (Koontz, et al,

Page 20: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

2012, p.31). En la actualidad todos los gerentes coincidirían en que sus problemas más

importantes son los que resultan de los individuos (sus deseos y actitudes, su comportamiento

individual y en grupo) y en que los gerentes eficaces deben ser al mismo tiempo líderes eficaces,

por lo que es comprensible que la dirección suponga motivación para lo que es útil utilizar

técnicas como las recompensas, aliento hacia la participación y la mejora de la calidad de vida en

el lugar de trabajo; de igual forma se requiere del manejo de estilos, enfoques de liderazgo y de

comunicación.

Controlar: “es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los

hechos se conformen a los planes” (Koontz, et al, 2012, p.31). Así las cosas, no es posible

realizar control sin que previamente se hayan definido los objetivos y los planes que son los que

orientan a los gerentes en el uso de recursos para la consecución de metas específicas. El control

del desempeño debe medirse frente a los criterios establecidos con el propósito de identificar las

desviaciones de los estándares y planes, para pasar a corregir tales desviaciones individuales o de

grupo; casos en los que Koontz (2012) propone alternativas como ejercer la función de

organización a partir de la reasignación o aclaración de tareas, asignación de personal adicional,

una mejor selección y capacitación de los subordinados y como última medida, el reajuste de

personal (despidos). De otra parte, aconseja impulsar el cumplimiento de los planes en los

hechos, lo que significa identificar a las personas responsables de los resultados que difieren de

las acciones planeadas para dar después los pasos necesarios para la mejora de su desempeño.

Así, los resultados se manejan controlando lo que hacen los individuos.

1.3.2.3 Archivo universitario. Borrás (como se citó en Polo, 2010) define los archivos

universitarios en los siguientes términos:

Archivos universitarios como Sistemas de Información. La expansión archivística y el

desarrollo administrativo universitario se traducen ineludiblemente en una intervención global de

la documentación administrativa generada consistente en el conjunto de operaciones y técnicas

que se ocupa de los documentos universitarios desde su creación, mantenimiento, utilización y

disposición final, y que tiene por objeto conseguir la eficiencia y la economía de los archivos

mediante la simplificación de creación documental, la mejora de los subsistemas de

Page 21: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

clasificación, conservación y eliminación, descripción y recuperación con el propósito final de

conseguir una eficaz gestión de la información universitaria. (p.154)

Por su parte Magán (2002) define el archivo universitario como el conjunto de documentos de

cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o reunidos en el desarrollo de las

funciones y actividades de los diferentes miembros y órganos universitarios, organizados y

conservados para la información y gestión administrativa, para la investigación y la cultura. Se

entiende igualmente por archivo universitario el servicio especializado en la gestión,

conservación y difusión de los documentos con finalidades administrativas, docentes,

investigadoras y culturales de la Universidad

El archivo universitario es un programa consistente en planificación, personal, fondos e

instalaciones estructurados para preservar y hacer accesible el patrimonio documental de una

institución de enseñanza superior. (Maher, 1992, p.17).

De lo anterior, ha surgido la necesidad de organizar técnicamente sus documentos de archivo,

tratamiento y acceso a la documentación con el apoyo de las tecnologías de la información y la

comunicación, tareas en las que las universidades colombianas han hecho avances importantes;

sin embargo, con la realización de este trabajo de investigación se ha comprobado que existe un

enorme vacío a nivel nacional e internacional, para estudiar el enfoque administrativo que a éstos

debe incorporarse con el objetivo de hacerlos verdaderos centros de información capaces de

cumplir los objetivos establecidos de manera productiva, vacío que se pretende comenzar a

llenar con este trabajo.

Page 22: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

2. METODOLOGÍA DEL ESTUDIO

2.1 Diseño de investigación

Teniendo en cuenta que en el presente estudio los objetivos de investigación se orientaron a

conocer la forma como los jefes de archivo de las universidades públicas colombianas del orden

nacional perciben la Administración de los Archivos que dirigen, se empleó la investigación

cualitativa, en especial teniendo en cuenta la inexistencia de información concreta acerca del

tema de investigación, pues a partir de la revisión bibliográfica sobre el tema “la Administración

de Archivos” se estableció que éste no se ha desarrollado en Colombia ni por parte del Archivo

General de la Nación, ni por investigadores independientes.

2.1.1 Método. En este diseño se empleó la investigación cualitativa considerada como aquella

que se enfoca a comprender y profundizar los fenómenos, explorándolos desde la perspectiva de

los participantes en un ambiente natural y en relación con el contexto. Este tipo de investigación

es recomendable cuando el tema de estudio ha sido poco explorado, o no se ha hecho

investigación al respecto en algún grupo social específico. (Hernández, Fernández y Baptista,

2010, p.364). En la investigación cualitativa los elementos se basan en categorías, razones por

las que en el presente trabajo de investigación las categorías identificadas fueron: Directriz, la

Administración de Archivos y el Archivo Universitario.

2.1.2 Estrategia de Investigación. La estrategia que marca el desarrollo de la presente

investigación se ubica dentro de los supuestos de los estudios de casos los cuales se usan en

muchas situaciones para contribuir al conocimiento de fenómenos relacionados con situaciones

individuales, de grupo, de organizaciones y con fenómenos sociales y políticos (Yin, 2003).

Con el fin de hacer más confiables los resultados de la investigación realizada, se asumió que en

el diseño de casos múltiples se utilizan varios casos únicos a la vez para estudiar la realidad que

se desea explorar, describir, explicar, evaluar o modificar (Rodríguez, Gil y García, 1999).

Page 23: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

En aras de lograr mayor efectividad en la investigación, se acogió lo señalado por Yin citado por

(Rodríguez, 1999, p.96): “se argumenta que las evidencias presentadas a través de un diseño de

casos múltiples son más convincentes, y el estudio realizado desde esta perspectiva es

considerado más robusto”.

El foco de atención investigativa se centró en el conjunto de casos que se analizaron; la

importancia radicó en poder estudiar a profundidad los casos que se escogieron, teniendo en

cuenta que el propósito real fue la particularización en la variabilidad de las percepciones de la

investigadora, no la generalización.

De otra parte, se considera de alta relevancia tener en cuenta que el estudio de casos múltiples

como diseño de investigación cualitativa es de carácter inductivo e interpretativo; dicho en otras

palabras:

El carácter inductivo tiene que ver con el tipo de razonamiento que realiza la investigadora a

partir de su interacción con los datos y que según Ander-egg (2003) “ciertos hallazgos podrían

ser generalizados mediante una lógica inductiva a todos los otros casos que comparten

semejantes circunstancias o situaciones…, no pocos investigadores lo consideran adecuado para

proporcionar categorías válidas y útiles” (p.314).

En cuanto al carácter interpretativo se infiere de las aportaciones de varios autores, que en los

estudios de casos se hace énfasis en la interpretación que se presenta al conocer a fondo el

fenómeno estudiado y no en su exactitud, debido a que se destaca el privilegio y la

responsabilidad de la interpretación, sin que ello llevara a la investigadora, a sacar conclusiones

de una manera apresurada; más bien, se pretendió que la investigación con esta estrategia

condujera a explicaciones de la realidad objeto de interés, así como a descubrir nuevos

conceptos antes que la verificación o comprobación de hipótesis.

2.1.3 Técnica de Investigación. En el presente trabajo de investigación para efectos de

recogida de datos o de información se empleó la técnica de la entrevista que es frecuentemente

utilizada en los métodos cualitativos y en particular en los estudios de caso.

Page 24: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

La entrevista fue entendida como una conversación cara a cara que se desarrollará como si se

tratara de un diálogo interpersonal cotidiano en un ambiente de cordialidad y confianza entre el

entrevistado y la entrevistadora, cuyo objetivo fue obtener información acerca de los temas que

interesaban al estudio realizado, obteniendo explicaciones y respuestas válidas y fiables acerca

de cada tema sobre el que se indagaba (Hernández, Fernández y Baptista, 2010).

La modalidad de la entrevista que se empleó fue la semiestructurada, que “se basa en una guía

de asuntos o preguntas y el entrevistador tiene la libertad de introducir preguntas adicionales

para precisar conceptos u obtener mayor información sobre los temas deseados” (Hernández et

al., 2010, p.418).

En relación con el número de preguntas, se tuvo en cuenta lo aconsejado por Sandino (2009), en

el sentido de que “si bien no hay normas fijas, se trata de que en el menor número de preguntas

se obtenga la mayor cantidad de información posible” (p.138). La entrevistadora siguió con

suma atención esta recomendación, entre otros, con el fin de no fatigar a los entrevistados y con

una actitud positiva lograr que éstos mantuvieran su interés durante toda la entrevista.

En la siguiente tabla se indican las preguntas realizadas en las entrevistas junto con la categoría a

la que pertenecen y la codificación asignada a las preguntas:

Tabla 1. Preguntas (categoría) y codificación de preguntas del instrumento

Instrumento

Categoría /Pregunta

Código de la

Pregunta

Entrevista

Semiestruc-

Turada

Categoría 1: Directriz ¿Cómo concibe el término directriz?

P1

¿De qué manera expresaría en su práctica su idea acerca del término directriz? P2

Categoría 2: Administración de Archivos ¿Qué lineamientos sigue para administrar el archivo de la Universidad?

P3

Categoría 3: Archivo Universitario Subcategoría 3.1: ¿Cuál es su concepción acerca del Archivo Universitario?

P4

Subcategoría 3.2: Administración del Archivo Universitario Planeación: En la planeación para dotación de recursos tienen en cuenta: ¿Necesidades del Archivo ordenadas por prioridades? ¿Están cuantificados los recursos necesarios para cubrir estas necesidades? ¿El archivo tiene la capacidad para absorber los recursos que se obtengan y extraerle el máximo provecho?

P5 P5.1 P5.2 P5.3

Page 25: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Para el área de archivo: ¿Quién formula los objetivos? ¿Quién formula presupuesto? ¿Quién hace compras y contratos? ¿Para la toma de decisiones: ¿Se hace un análisis y estudio sistemático de alternativas? ¿Se buscan las alternativas de solución obvias? ¿Se basan en la experiencia y la memoria personal de los ejecutivos? ¿El jefe de Archivo participa activamente en la administración del área, iniciando en la planeación, pasando por la organización, la dirección y el control? Las edificaciones del Archivo cumplen criterios de: ¿Accesibilidad? ¿Capacidad de crecimiento? ¿Resistencia? ¿Seguridad? ¿El Archivo tiene asignado presupuesto propio? ¿El Archivo tiene posibilidad de generar recursos propios que engrosen su presupuesto? Posee un Programa de Gestión Documental para: ¿Documentos Físicos? ¿Documentos Electrónicos? ¿En qué procesos archivísticos han introducido Herramientas informáticas y cuáles son? ¿Almacenamiento? ¿Captura? ¿Tratamiento? ¿Producción? ¿Recepción? ¿Distribución? ¿Organización? ¿Consulta? ¿Conservación? ¿Disposición Final? ¿Otro (s) cuál (es)? Organización: ¿El archivo está integrado en el Organigrama de la Universidad? ¿El archivo posee manual de funciones para cada puesto de trabajo de sus colaboradores? ¿Estos funcionarios están incorporados en planta administrativa? ¿De acuerdo a su respuesta los empleados que colaboran en el archivo, qué otra forma de vinculación poseen? ¿La Universidad analiza frecuentemente su entorno y responde rápido a los cambios? Ej. Decreto 2609 de 2012 ¿Son suficientes los recursos asignados para el cumplimiento de objetivos y planes? ¿Humanos? ¿Financieros? ¿Tecnológicos? ¿Materiales? ¿Locativos? ¿La asignación de personal para el archivo se hace con base en criterios de desempeño? Dirección: ¿En el Archivo existe descentralización de autoridad; es decir, posee capacidad de decisión para administrar sus recursos? ¿En el Archivo el clima organizacional que se percibe es: Agradable ____ Medianamente agradable _____ Poco agradable ¿El flujo de comunicación es: Descendente _____ Ascendente_____ Horizontal ______ Diagonal______

P5.4 P5.4.1 P5.4.2 P5.4.3 P5.5 P5.5.1 P5.5.2 P5.5.3 P5.6 P5.7 P5.7.1 P5.7.2 P5.7.3 P5.7.4 P5.8 P5.9 P5.10 P5.10.1 P5.10.2 P5.11 P5.11.1 P5.11.2 P5.11.3 P5.11.4 P5.11.5 P5.11.6 P5.11.7 P5.11.8 P5.11.9 P5.11.10 P5.11.11 P6 P6.1 P6.2 P6.3 P6.4 P6.5 P6.6 P6.6.1 P6.6.2 P6.6.3 P6.6.4 P6.6.5 P6.7 P7 P7.1 P7.2 P7.3

Page 26: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Control: ¿El personal asignado al Archivo ejerce un grado de autocontrol? Alto _____ Medio _____ Bajo_____ ¿Posee el Archivo instrumentos de control diseñados específicamente para medir y/o evaluar la gestión del archivo? Archivos Universitarios ¿Cuenta el Archivo con un modelo específico para Administrar el Archivo de la Universidad?

P8 P8.1 P8.2 P9 P9.1

2.1.4 Diseño de Investigación. Son tres las fases que integran el diseño metodológico del

presente estudio; cada una de éstas correspondió a la búsqueda de respuesta a los objetivos

específicos, técnicas e instrumentos utilizados para la conceptualización, caracterización y

contrastación de la teoría con las prácticas. A continuación se sintetizan estos componentes:

Tabla 2. Componentes del diseño metodológico

No.

Fases

Objetivos específicos

Técnicas

Instrumentos

1.

Revisión bibliográfica y documental.

Elaborar un marco de referencia en torno a la Administración de Archivos a partir de tres categorías: Directriz, Administración de Archivos y Archivo Universitario.

Definición de postulados teóricos y de aplicación.

Resúmenes Analíticos (RAE)

2.

Recolección de los datos y su Análisis e

interpretación

Describir los resultados acerca de la indagación de los conocimientos sobre Administración de Archivos que tienen los jefes de Archivo de las universidades públicas Colombianas.

Entrevistas semiestructuradas. Inducción analítica y descripción del fenómeno estudiado desde el punto de vista de sus actores (entrevistados e investigadora)

Entrevistados, Investigadora y registros de entrevistas (respuestas y descripciones de los participantes). Documentos de descripción de información y computador

3. Comprensión de los informantes de los estudios de casos, sus contextos y desarrollo de los temas del estudio.

Redactar las Directrices desde las etapas fundamentales del proceso administrativo.

Formulación de las directrices para administrar los archivos de las universidades públicas colombianas del orden nacional.

Presentación de la obra.

 

Page 27: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

2.2 Población, Muestra, Muestreo

2.2.1 Población. La población del presente estudio está integrada por las trece universidades

públicas que existen en Colombia y que pertenecen al nivel nacional.

2.2.2 Muestra. En atención a los propósitos de la investigadora y al empleo del Estudio de

Caso Múltiple en el que se estudiaron conjuntamente tres casos con el fin de llevar a una mejor

comprensión sobre el tema objeto de estudio en base al conjunto de casos analizados, motivo por

el que la muestra no fue representativa y los casos que se utilizaron para desarrollar el presente

estudio correspondieron a los archivos de las Universidades que se enuncian en la siguiente tabla

en la que además se identifica el caso y el número asignado a cada uno, así como el funcionario

entrevistado y el código asignado al instrumento:

 

Tabla 3. Codificación de casos y de instrumento de entrevista aplicada

Caso

No. del caso

Entrevistado(a)

Código del

Instrumento

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

CS1 Lilianet Álvarez y Oscar Julián Herrera

E1

Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia

CS2 Nubia Pedraza

E2

Universidad Surcolombiana de Neiva CS3 María del Carmen Trilleras E3

2.2.3 Muestreo. El Muestreo obedeció a criterios No Probabilísticos por conveniencia, debido

a que los casos fueron elegidos por la investigadora con base en los criterios que se enuncian en

párrafo aparte; éstos criterios obedecieron a características que debían poseer las unidades de

observación para ser consideradas parte de la población de estudio:

� Facilidad de acceso

� Relación con los temas de la investigación

� Factibilidad de establecer buena relación con los informantes

� Posibilidad de asegurar la calidad y credibilidad del estudio

Page 28: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

� Que las 3 universidades sean públicas, del orden nacional y pertenezcan al Comité

Nacional de Archivos de la Educación Superior, órgano del Sistema Nacional de Archivos

que coordina el Archivo General de la Nación.

2.3 Categorías y sub-categorías de análisis

Para efectos de análisis de los datos recolectados a través de las entrevistas realizadas a los jefes

de Archivo de las universidades que constituyen la muestra, se adoptó un sistema de categorías

que para el presente estudio se han construido en torno a los siguientes temas: Directriz,

Administración de Archivos y Archivos Universitarios.

A partir de las tres grandes temáticas que orientaron la investigación surgieron las categorías que

facilitan el diseño y la aplicación de los instrumentos, de la siguiente forma:

Tabla 4. Categorías y subcategorías apriorísticas

Ámbito Temático

Problema de Inves- tigación

Pregunta de Inves-tigación

Objetivo General

Objetivos

Específicos

Código

de Categoría/ Categoría

Código de

Subcategorías/ Subcategorías

Adminis- tración de Archivos

Los jefes de los archivos universita-rios de las universida-des públicas Colombia-nas del orden nacional no aplican las etapas del proceso administra-tivo en su quehacer, lo que limita su productivi- dad

Si se plantean las directrices para administrar los Archivos de las universidades públicas colombianas del orden nacional, ¿mejorará la eficacia administra-tiva de estos centros de recopilación de la memoria académica, administra-

Formular las directrices para administrar los Archivos de las Universidades Públicas Colombianas del Orden Nacional, en base a los aportes de las Ciencias de la Adminis-tración y la Archivística

Elaborar un marco de referencia en torno a la Administración de Archivos a partir de tres categorías: la Directriz, la Administración de Archivos y el Archivo Universitario

C1 Concepto de directriz C2 Adminis-tración de Archivos

SC1.1 Concepción teórica SC1.2/ Implicaciones prácticas. SC2.1/ Lineamientos que se siguen para adminis-trar el archivo.

Redactar las Directrices desde las etapas fundamentales del proceso administrativo

Page 29: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

tiva e histórica?.

Describir los resultados acerca de la indagación de los conocimientos sobre Administración de Archivos que tienen los jefes de Archivo de las universidades públicas Colombianas.

C3 Archivo Universitario

SC/3.1 Concepción acerca del Archivo Universitario SC/3.2 Administración del Archivo Universitario

2.4 Técnica de análisis de información

2.4.1 Triangulación. En el presente estudio ésta fue entendida como el proceso de análisis

utilizando los estudios de caso, el cual ha permitido integrar y contrastar toda la información

disponible para construir una visión global, exhaustiva y detallada de cada experiencia particular

(Rodríguez, Gil y García, 1999).

En cuanto al tipo de triangulación en virtud del objeto de estudio, se empleó la triangulación de

informantes y sujetos con el propósito de “conocer y contrastar los múltiples puntos de vista que

se conjugan en una misma circunstancia; constituye una práctica recomendable y esencial si se

pretende aproximarse a un entendimiento profundo de la realidad que permite interpretaciones

justificadas” (Rodríguez et al., 1999, p.311).

2.4.2 Red de sentido. Al ser categorizada la información se logra unificar los datos, por lo que

se construyó de una red de sentido integradora de los componentes propios de las categorías

identificadas.

Red de sentido integradora: En esta red se describen las diferentes relaciones que emergen a

partir de las concepciones que poseen los jefes de archivo entrevistados, en torno a las tres

grandes temáticas en estudio a saber: Directrices, Administración de Archivos y Archivos

Universitarios.

Page 30: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 1. Red de sentido integradora.

Fuente: la autora

Page 31: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

3. PRESENTACIÓN DE RESULTADOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

De la información recolectada a través de las entrevistas realizadas se evidencia la necesidad de

que los jefes de los archivos universitarios introduzcan en su quehacer el concepto de

administración, a través del cual se garanticen las condiciones requeridas con miras a que la

gestión integrada de recursos les permita liderar la gestión documental de manera eficiente,

eficaz y oportuna.

 

Teniendo en cuenta lo anterior, a partir de los datos obtenidos se procedió a hacer su

categorización y codificación en dos niveles: “en el primero, se codifican las unidades en

categorías; en el segundo, se comparan las categorías entre sí para agruparlas en temas y buscar

posibles vinculaciones.” (Hernández, Fernández y Baptista, 2010, p.448); por consiguiente a

continuación se aborda el primer nivel de codificación:

Tabla 5. Codificación, categorización y subcategorización

Categoría

Subcategoría

Código

Directriz Concepción teórica ü Norma ü Estándar ü Instrucción ü Lineamiento

Implicaciones prácticas

ü Cumplimiento ü Aplicación ü Impartir instrucciones claras

Administración de Archivos

Lineamientos para administrar Archivos

ü Cumplir metas del plan de desarrollo ü Cumplir normas internas y externas

Archivo Universitario

Concepción teórica ü Unidad funcional ü Misión de gestionar y conservar ü Memoria académica y administrativa de la universidad ü para satisfacer necesidades de información ü Usuarios

Administración del Archivo Universitario

ü Planeación ü Organización ü Dirección ü Control

Page 32: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

De otra parte, a fin de facilitar el análisis de los resultados, la información aportada por los

entrevistados fue registrada en instrumentos guía de preguntas. Antes de proceder con el análisis

comparativo de los datos, se hizo la selección de los testimonios más significativos por cada una

de las categorías previamente establecidas en la tabla anterior.

Tabla 6. Distribución de testimonios

Categoría

Subcategoría

Código

Testimonio

Directriz

Concepción teórica

ü Norma ü Estándar ü Instrucción ü Lineamiento

Instrucción o norma acerca de cómo ejecutar una actividad. CS2E2P1

Implicaciones prácticas

ü Cumplimiento ü Aplicación ü Impartir

instrucciones claras

Aplicación de lineamientos por ejemplo en las etapas del programa de gestión de documentos. CS3E3P2

Adminis-tración de Archivos

Lineamientos para administrar Archivos

ü Cumplir metas del plan de desarrollo

ü No sigue ningún lineamiento

ü Cumplir normas internas y externas

Cumplir las metas de la Unidad propuestas en el plan de desarrollo y reglamento de Archivo. CS1E1P3

Archivo Universi-tario

Concepción teórica ü Unidad funcional ü Misión de gestionar

y conservar ü Memoria académica

y administrativa de la universidad

ü para satisfacer necesidades de información

ü Usuarios

Unidad funcional con la misión de gestionar y conservar la memoria académica y administrativa de la universidad para satisfacer las necesidades de información de usuarios. CS2E2P4

Administración del Archivo universitario

ü Planeación ü Organización ü Dirección ü Control

Planeación para dotación de recursos teniendo en cuenta necesidades del Archivo ordenadas por prioridades previamente cuantificadas y con capacidad para absorber los recursos que obtengan y extraerle el máximo provecho. En el proceso administrativo del Archivo (desde la planeación, pasando por la organización y dirección hasta el

Page 33: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

control), participa activamente el jefe de éste y su equipo colaborador. Se destaca el apoyo decidido de la alta dirección para lograr el liderazgo y desarrollo del archivo universitario alcanzado. CS1E1P4-9

Seguidamente se presenta el segundo nivel de categorización, “el cual involucra describir e

interpretar el significado de las categorías” (Hernández, et al., 2010, p.459).

3.1 Directriz.

Tabla 7. P1. ¿Cómo concibe el término directriz?

Respuesta/

Caso, Entrevistado

Análisis

Norma, estándar o

lineamientos. CS1E1

Las respuestas obtenidas de los sujetos de investigación relacionadas

con las nociones sobre el término directriz permiten establecer que

guardan similitud y son complementarias entre sí; por lo tanto, las

aportaciones que aquí se describen coinciden con que la directriz es

un conjunto de instrucciones o normas generales para la ejecución de

algo, concepto citado por el Diccionario de la Real Academia de la

Lengua; de otra parte, van en la misma línea de la definición del

término adoptada por la autora en el presente estudio; sin embargo, se

observa que todos los participantes dejaron de lado que las directrices

orientan hacia la mejora o inserción de cambios en las prácticas de

actuación habitual.

Instrucción o norma

acerca de cómo

ejecutar una actividad.

CS2E2

Lineamientos a seguir

dados por un órgano

para desarrollar el

plan de archivo.

CS3E3

Tabla 8. P2. ¿De qué manera expresaría en su práctica su idea acerca del término directriz?

Respuesta/

Caso, Entrevistado

Análisis

Instrucciones claras. CS1E1

La información proveniente de los casos estudiados en Cumplimiento a lo ordenado por el

Page 34: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Archivo General de la Nación en las

normas legales y experiencia. CS2E2

esta investigación conducen a contextualizar en el

ámbito de los Archivos, la expresión de la concepción

del término directriz en las implicaciones prácticas del

mismo

Aplicación de lineamientos por

ejemplo en las etapas del PGD.

CS3E3

3.2 Administración de Archivos.

Tabla 9. P3. ¿Qué lineamientos sigue para administrar el archivo de la Universidad?

Respuesta/

Caso, Entrevistado

Análisis

Cumplir las metas de la Universidad en el plan de

desarrollo y reglamento de archivo. CS1E1

Se manifiesta la existencia de falencias

por parte de los entrevistados

relacionadas con la baja consideración

de aplicar la administración al quehacer

archivístico.

Ninguno, solo lo ordenado en las normas a nivel

nacional. CS2E2

Hay varias fuentes como las del AGN, normativa

externa e interna. CS3E3

3.3 Archivos Universitarios.

Tabla 10. P4. ¿Cuál es su concepción acerca del Archivo Universitario? Respuesta/

Caso, Entrevistado

Análisis

Administración y gestión documental de

la información institucional en desarrollo

de sus funciones académicas o

administrativas que para la ciencia, la

cultura y la investigación son parte

fundamental en el devenir de la historia

Al contrastar las concepciones teóricas aportadas

por los entrevistados acerca del Archivo

Universitario, se deduce que éstas coinciden al

mencionar los aspectos relevantes que intervienen

en la definición sobre éste, tales como unidad

administrativa o funcional que gestiona la

Page 35: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Universitaria.

CS1E1

información académica y administrativa para

ponerla a disposición de los usuarios.

De otra parte, se relacionaron la concepción que

sobre el Archivo Universitario poseen los jefes de

Archivo de las universidades que constituyeron la

muestra de esta investigación con las definiciones

referenciadas en el marco teórico y se pudo

establecer que en los aportes obtenidos de los

casos estudiados, es necesario incluir un elemento

importante que se resume en: incorporación de las

etapas de la administración para estructurar los

recursos en pro de la eficacia del Archivo.

El Archivo Universitario es la unidad

funcional que tiene como misión

gestionar y conservar la memoria

académica y administrativa de la

universidad para satisfacer necesidades

de información de usuarios. CS2E2

Unidad Administrativa que reúne los

distintos documentos producidos o

recibidos en desarrollo de las funciones

académicas y administrativas, con miras

a su organización y disposición para la

consulta de investigadores, agentes de la

cultura, educativos y demás. CS3E3

Administración del Archivo Universitario. Planeación.

Figura 2. Planeación para dotación de recursos.

Fuente: la autora

0  0,2  0,4  0,6  0,8  1  

1,2  1,4  1,6  1,8  2  

Necesidades  archivo  ordenado  prioridades  

Estan  cuan:ficados  los  recursos  

El  Archivo  :ene  la  capacidad  absorber  

los  recursos    

Título  del  eje  

Si  

No  

No  siempre  

Page 36: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

P5 (5.1 a 5.3). Tal como se muestra en el gráfico, en la planeación para dotación de recursos

las universidades tienen en cuenta las necesidades del Archivo al momento de planear la

dotación de recursos. No obstante, en la mayoría de las universidades las necesidades no se

encuentran cuantificadas.

Así mismo, se evidencia que la mayoría de los Archivos universitarios no tienen capacidad para

absorber los recursos que pudieran recaudar de otras fuentes de financiación.

Al cruzar las respuestas dadas por los entrevistados a las preguntas 5.1 a 5.3 inmediatamente

analizadas, con las preguntas 5.8 ¿El Archivo tiene asignado presupuesto propio? y 5.9 ¿El

Archivo tiene la posibilidad de generar recursos propios que engrosen el presupuesto? en las que

solo uno de los sujetos participantes en el estudio contestó afirmativamente a los dos

cuestionamientos, se confirma el bajo desarrollo organizacional que han alcanzado hasta esta

época los archivos de las universidades públicas del orden nacional en nuestro país.

Tabla 11. P5 (5.4.1 y 5.4.2). ¿Quién formula los objetivos y el presupuesto para el Archivo?

Respuesta/

Caso, Entrevistado

Análisis

Sistema de Gestión Documental.

CS1E1P5.4.1-5.4.2 (Esta es la

denominación del Archivo en esta

Universidad)

Esta situación común en los casos estudiados resulta

contradictoria en atención a que con ello las

universidades reconocen que los objetivos para el

Archivo deben trazarse desde ésta misma dependencia;

sin embargo, solo uno de los entrevistados contestó a la

pregunta 5.4.2 que indaga acerca de quién formula el

presupuesto, que es el mismo Sistema de Gestión

Documental el que igualmente formula el presupuesto.

Grupo de Archivo. CS2E2P5.4.1 /

P5.4.2 División Administrativa y

Financiera

Área de Archivo. CS3E35.4.1 /

P5.4.2 Vicerrectoría

Administrativa

P5 (5.4.3). Si bien es cierto, en todas las universidades que constituyen la muestra en esta

investigación, las adquisiciones las hacen desde áreas diferentes al Archivo, tales como

Page 37: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Contratación y Talento Humano, División Administrativa y Financiera y la Unidad de

Contratación, solo CS1E1 al ampliar la respuesta, indica que en los procesos de compras y

contratación con destino al Archivo de la universidad les solicitan su colaboración en la

selección tanto de los bienes como del talento humano que se contratará, aporte que hacen

teniendo en cuenta los requerimientos archivísticos.

Figura 3. Proceso de toma de decisiones para el Archivo.

Fuente: la autora

P5 (5.5: 5.5.1 a 5.3). La figura expresa que en gran parte de las universidades la toma de

decisiones en temas relacionados con el Archivo se basa predominantemente en análisis y

estudio sistemático de alternativas así como en experiencias y memoria de los ejecutivos, siendo

ésta última una práctica negativa por la subjetividad de los criterios que se puedan utilizar.

P5. (5.6). De acuerdo a las respuestas obtenidas en las entrevistas, los jefes de Archivo

manifestaron que en el 67% de las universidades ellos participan activamente en la

administración del área, (planeación, organización, dirección y control); sin embargo, resulta

inocua su participación en este proceso si no se les da la oportunidad de potencializar el ejercicio

del liderazgo desde el punto de vista de la toma de decisiones sobre los distintos aspectos

relacionados con la misión y visión del Archivo.

0  

0,5  

1  

1,5  

2  

Análisis  y  estudio  información  Alterna:vas  obvias  Basan  experiencias  y  memoria  ejecu:vos  

Título  del  eje  

Si  

No  

No  siempre  

Page 38: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 4. ¿Las edificaciones del Archivo qué criterios cumplen?

Fuente: la autora

P5 (5.7). En la mayoría de las universidades las edificaciones del Archivo NO cumplen los

criterios de accesibilidad, capacidad de crecimiento, resistencia y seguridad, lo cual representa

una gran preocupación para los jefes de Archivo entrevistados debido a que esta situación

representa un riesgo alto tanto para los usuarios como para los documentos.

0  

0,5  

1  

1,5  

2  

Accesibilidad   Capacidad  de  crecimiento   Resistencia      Seguridad  

Si  

No  

No  siempre  

Page 39: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 5. ¿El Archivo tiene asignado presupuesto propio y tiene posibilidad de generar recursos propios

que engrosen su presupuesto?

Fuente: la autora

P5 (5.8 y 5.9). Según muestra el gráfico en la gran mayoría de las universidades el Archivo NO

tiene asignado presupuesto propio, por lo que naturalmente éste NO tiene la posibilidad de

generar recursos propios que engrosen su presupuesto, entre otros, porque cualquier ingreso

extra es incorporado a las cuentas de la entidad pública a la que éstos pertenecen.

33%  

67%  

Si  

No  

Page 40: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 6. ¿El Archivo posee un programa de Gestión Documental para documentos físicos y/o

electrónicos?

Fuente: la autora

P5 (5.10: 5.10.1 y 5.10.2). Como puede observarse en Colombia existe un desarrollo

incipiente en el diseño y aplicación de programas de gestión de documentos electrónicos, pues

escasamente se ha logrado un avance en el programa de gestión de documentos físicos; pues

ninguna de las universidades que participaron en el estudio poseen programa de gestión de

documentos electrónicos y solo una posee un PGD para documentos físicos. De los tres casos

analizados, solo el CS1E1 afirmó que se encuentra en proceso de diseño del PGDE, situación

que el entrevistado atribuye al compromiso de las administraciones que han ofrecido su apoyo

durante los últimos siete años.

0  

0,5  

1  

1,5  

2  

2,5  

3  

Si   No   No  siempre  

Título  del  eje  

Documentos  Nsicos    

Documentos  electrónicos    

Page 41: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 7. ¿En qué procesos archivísticos han introducido herramientas informáticas?

Fuente: la autora

P5 (5.11: 5.11.1 a 5.11.11). Los estudios de caso de las universidades que participaron en la

presente investigación, evidencian que el uso de las herramientas informáticas es muy bajo en

los procesos de Archivo, limitándose la implementación de recursos tecnológicos en procesos

como la recepción, consulta, conservación, disposición final y difusión de información en web;

es decir, las universidades, como templos del saber, están desaprovechando la polivalencia de las

herramientas tecnológicas las cuales traen consigo un horizonte ilimitado de posibilidades

excepcionales con el propósito de explotar la información que poseen los archivos.

0  

0,5  

1  

1,5  

2  

2,5  

3  

Si  

No  

Page 42: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Administración del Archivo Universitario. P6. Organización

Figura 8. ¿El Archivo está integrado en el organigrama de la universidad?

Fuente: la autora

P6.1 Tal como se muestra en el gráfico, existen universidades que no tienen integrado el

Archivo en su estructura orgánica, factor preocupante debido a que el Archivo Universitario es

una organización formal que requiere ser visibilizada por su accionar transversal a la

organización y fácilmente ubicada por parte de los usuarios para acceder a los servicios que

prestan a la comunidad

 

 

67%  

33%  

Si  

No  

Page 43: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 9. ¿El Archivo posee manual de funciones para los puestos de trabajo de sus colaboradores?

Fuente: la autora

P6.2 Como una situación anómala, pero no con sorpresa, se registra que ninguno de los estudios

de caso analizados posee manual de funciones para el personal de la plantilla del Archivo, lo

cual impacta negativamente cualquier gestión archivística debido a que los manuales de

funciones son indispensables para precisar acertadamente las funciones de cada empleado,

asegurar la división racional del trabajo, aclarar responsabilidades y asignar tareas.

P6. (6.3 y 6.4) En todas las universidades el cargo de Jefe de Archivo pertenece a la planta

administrativa; el resto del personal que colabora en estas dependencias está vinculado

temporalmente por orden de prestación de servicios y en el CS2E2 otra forma de vinculación es

la de trabajadores oficiales; situación para nada deseable, debido a la mala utilización de la

figura de vinculación por contrato en la administración pública, las limitaciones e implicaciones

que ello acarrea, además porque las labores que este personal realiza son cotidianas, para nada

especializadas, caso en el que se justificaría la vinculación por contrato a término definido, con

la posibilidad de renovación del mismo, según las necesidades y eficacia del talento humano.

0%  

100%  

Si  

No  

Page 44: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 10. ¿La universidad analiza frecuentemente su entorno y responde rápido a los cambios? Ej.

Cumplimiento del Decreto 2609 de 2012

Fuente: la autora

P6.5 Gran parte de los estudios de caso analizados manifestó que la universidad a la que

pertenecen, no responde rápido a los cambios archivísticos del entorno y un ejemplo de ello lo

constituye la no aplicación del Decreto 2609 de 2012 en los claustros universitarios. Solo

CS1E1 afirmó que en la universidad se encuentran en proceso de diseño del PGDE. El análisis

aquí realmente es escaso e innecesario, debido a que la pregunta y respuestas hablan por sí solas

acerca de la realidad de la mayoría de las universidades y de las entidades públicas,

generalización que hace la investigadora a partir de la interacción con los datos y apelando a la

lógica inductiva de los estudios de caso (Ander-egg, 2003).

33%  

67%  Si  

No  

Page 45: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 11. ¿Son suficientes los recursos asignados para el cumplimiento de los objetivos y planes?

Fuente: la autora

P6. (6.6: 6.6.1 a 6.6.5). Como se ilustra en el gráfico, en el 67% de las universidades

entrevistadas el Archivo NO posee los recursos humanos, financieros, tecnológicos, materiales ni

locativos suficientes para el cumplimiento de sus objetivos y planes de trabajo; pues de los casos

en estudio solo CS1E1 contestó afirmativamente la pregunta y en la ampliación de su respuesta

afirmó que el factor clave de este logro radica en la importancia que reconoce la administración

de la universidad al manejo de la información, la cual ubica dentro de sus principales activos;

estatus éste que data de los últimos siete años.

P6. (6.7) La mayoría de las universidades emplean criterios de desempeño en la asignación del

personal para el Archivo, sin embargo, persisten malas prácticas en la destinación de talento

humano para los Archivos universitarios, que entre otros aspectos se atribuyen a la errada

concepción de las directivas acerca de la necesidad de vincular personal capacitado y

especializado para la ejecución de las tareas propias de estos importantes centros de información

que conservan la memoria de la universidad pública del orden nacional en Colombia.

0  0,2  0,4  0,6  0,8  1  

1,2  1,4  1,6  1,8  2  

 Humanos   Financieros     Tecnológicos   Materiales     Loca:vos    

Si  

No  

Page 46: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Administración del Archivo Universitario. P7. Dirección

Figura 12. ¿En el Archivo existe descentralización de autoridad y qué clima organizacional se percibe?

Fuente: la autora

P7. (7.1 y 7.2) Como se observa en la gráfica todos los estudios de caso manifestaron que en los

Archivos de las universidades se presenta descentralización de autoridad y poseen capacidad

para administrar los recursos actualmente asignados; así las cosas, al interior del Archivo se

toman decisiones de manera democrática, participativa y ágil para resolver los inconvenientes

que eventualmente se presentan y que están dentro de sus posibilidades y ámbito de sus

competencias.

De igual forma, todos los entrevistados coincidieron en afirmar que el clima organizacional que

se percibe en el Archivo es agradable, pues los integrantes del equipo son tratados con respeto,

sienten que son importantes en la dependencia y que se requiere de su apoyo para sugerir

alternativas de solución a necesidades e inconvenientes propios del servicio, acordes con la

capacidad instalada, lo que beneficia la dirección y desarrollo del Archivo en términos de logro

de resultados, debido a que éste requiere de personal que ponga en práctica sus conocimientos en

pro del uso de los recursos y en la ejecución de las actividades archivísticas con compromiso

hacia la profesión y al oficio que desempeñan en el Archivo.

100%  

0%  

Si  

No  

Page 47: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Figura 13. ¿En el Archivo el flujo de comunicación es?

Fuente: la autora

P7. (7.3) Como lo representa el gráfico, el flujo de comunicación en los Archivos

Universitarios es asertivo, pues al interior de los grupos de trabajo ésta fluye en varias

direcciones, lo cual representa una ventaja que debe fomentarse, por lo que cobra importancia

mantener informado a los integrantes de la plantilla del Archivo acerca de los servicios que se

están prestando, los cambios que se proyecta introducir, los nuevos planes y programas que se

pretenden implementar, así como hacer puestas en común para fijación de metas a corto y

mediano plazo con el fin de que participen en la toma de decisiones, lo cual representa una

motivación para el personal y constituye una expresión del trabajo colaborativo, participativo y

en equipo.

Administración del Archivo Universitario. P8. Control

P8. (8.1) En todas las universidades que constituyeron la muestra de este estudio el personal

asignado al Archivo ejerce alto grado de autocontrol en atención a que realizan su trabajo y

apoyan el logro de los objetivos en los tiempos establecidos de acuerdo a lo proyectado, con

autonomía y propiedad de manera coordinada.

0  0,1  0,2  0,3  0,4  0,5  0,6  0,7  0,8  0,9  1  

Horizontal  

Descendente-­‐  Ascendente  

Descendente-­‐  Horizontal  

Page 48: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

P8. (8.2) Todos los casos que participaron en la presente investigación, evidencian que los

Archivos de las universidades NO poseen instrumentos de control diseñados específicamente

para medir y/o evaluar la gestión del Archivo, por lo que se apoyan en los indicadores de gestión

que se elaboran para el sistema de calidad.

Figura 14. ¿El Archivo cuenta con un modelo específico para Administrar el Archivo de la Universidad?

Fuente: la autora

P9. (9.1) Tal como se ilustra en el gráfico ninguna de las universidades entrevistadas posee un

modelo específico para administrar el Archivo de la universidad, lo cual representa una debilidad

a mejorar teniendo en cuenta que éstos contribuyen a incrementar la eficiencia y la

productividad.

33%  

67%  

Si  

No  

Page 49: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

4. DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES

En este capítulo se retoman los objetivos y los resultados principales los cuales se discuten, se

presentan las limitaciones del estudio y finalmente se esbozan las conclusiones de la

investigación. Teniendo en cuenta que ésta se desarrolla en torno a las categorías identificadas,

este aparte da continuidad al esquema de trabajo que se viene utilizando.

Directriz. En cuanto a la concepción que tienen los entrevistados acerca del término directriz

se pudo establecer que todos poseen suficiente claridad sobre el término “directriz”; sin

embargo, se observa que ninguno de los participantes relaciona las directrices para administrar

los Archivos Universitarios con la oportunidad de mejorar su quehacer, ni con la posibilidad de

lograr cambios que beneficien su gestión. De otra parte al analizar la expresión práctica del

término directriz, todas las respuestas obtenidas dan muestra de que los jefes de Archivos

Universitarios poseen una actitud favorable frente a la implementación de buenas prácticas en

sus actividades laborales, lo que facilitará la aplicación de directrices para administrar los

Archivos Universitarios al momento de contar con éstas, con el propósito de mejorar su labor.

Administración de Archivos. La inexistencia de lineamientos administrativos en las

actividades lideradas por los jefes de los Archivos Universitarios entrevistados explica la falta de

conocimientos en Administración que éstos poseen, lo que puede significar es una consecuencia

de la histórica escasa atención que la alta dirección de las instituciones ha dedicado a los

Archivos en nuestro país, quizá relacionado con la ausencia de recursos para administrar, lo que

resta necesidad de contar con conocimientos que permitan el logro de los objetivos sacándole el

mayor provecho a los recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos, si éstos no se

tienen.

Archivos Universitarios. La mayoría de los casos estudiados demuestran la falta de asociación

por parte de los entrevistados entre la concepción que tienen acerca del Archivo universitario y

la necesidad de estructurar recursos en pro de la eficacia del Archivo, con miras a posicionarlo

como un sistema de gestión de documentos o un servicio especializado en la gestión de la

información que es la tendencia global de los archivos en la actualidad.

Page 50: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Una vez abordadas las categorías, se profundiza la discusión en torno a la forma como se está

llevando a cabo la administración de los Archivos Universitarios tomando como referente la

categoría Archivo Universitario, las subcategorías, así como la codificación indicada en el

capítulo 3 que corresponde a la presentación de resultados.

Planeación

Todos los jefes de Archivos Universitarios entrevistados coincidieron en afirmar que los

objetivos para la dependencia son trazados por ellos junto con su equipo colaborador; sin

embargo, el presupuesto para el Archivo es asignado en la mayoría de universidades por áreas

como la Vicerrectoría Administrativa y la División Administrativa, lo que denota

fraccionamiento en los procesos administrativos al interior de los claustros universitarios y

sustenta la falta de coherencia entre la gestión documental y la gestión de recursos, lo cual va en

detrimento del logro de los resultados esperados en unos casos y exigidos en otros.

En cuanto a la planeación de dotación de recursos en todos los Archivos Universitarios se tienen

en cuenta las necesidades del Archivo; sin embargo en la mayoría de los casos, éstas no se tienen

cuantificadas, no se posee presupuesto propio, no se tiene posibilidad de generar recursos que

engrosen el presupuesto, ni se cuenta con capacidad para absorber los recursos que se pudieran

obtener para éste. Bajo estas circunstancias se evidencia que realmente no existe planeación en

los Archivos Universitarios, aspecto que puede explicar la dificultad para solicitar recursos

debido a que se obvia la fortaleza que aporta la planificación con base en la programación de

actividades y su relación con los requerimientos para su ejecución; de otra parte, parece que los

jefes de Archivo de las universidades públicas colombianas del orden nacional están

acostumbrados al bajo suministro de recursos por lo que no le encuentran sentido a hacer toda

una planificación que no se tendrá en cuenta a la hora de asignar recursos. Así mismo, salta a la

vista el escaso desarrollo organizacional, lo cual de una parte, puede ocasionar que en un

momento dado, al contar el Archivo con significativos medios éste no se encuentre preparado

para utilizarlos quedando las prioridades sin cubrir, y de otra parte, esto sustenta el rezagado

progreso de los Archivos para proyectarse como Archivos dignos de instituciones de educación

superior.

Page 51: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

En relación con el proceso de toma de decisiones para el Archivo, la mayoría de las

universidades se basa predominantemente en análisis y estudio sistemático de alternativas así

como en experiencias y memoria de los ejecutivos, siendo ésta última una práctica negativa por

la subjetividad de los criterios que se puedan utilizar; pues es bien conocido por todos que una de

las funciones de los archivos en las entidades es la posibilidad de que éstas se tomen teniendo en

cuenta antecedentes sobre el tema que se esté trabajando y naturalmente analizando

sistemáticamente las alternativas en los diferentes cursos de acción, en los cuales se debe

incorporar la participación del jefe de Archivo con el propósito de que haga sus aportes desde el

conocimiento, la técnica y la experiencia.

De igual manera, la mayoría de los entrevistados manifestó que ellos participan activamente en

la administración del Archivo, a pesar de esto, aunque aparentemente son escuchados sus

argumentos, la toma de decisiones no revela su liderazgo e incidencia en los resultados finales de

este proceso.

Al analizar la situación de las edificaciones del Archivo se encontró que éstos no cumplen los

criterios de accesibilidad, capacidad de crecimiento, resistencia y seguridad, lo que representa un

riesgo alto tanto para los usuarios como para los documentos lo cual implica una gran

responsabilidad de la alta dirección para que el edificio tenga un buen comportamiento funcional

de manera que sea posible ejercer las tareas propias del servicio, para lo que naturalmente es

indispensable cumplir con la normatividad específicamente elaborada para la construcción o

adaptación de instalaciones para Archivos; pues la información representa el mayor activo de

toda organización y a ello se debe la necesidad de tomar todas las medidas requeridas para su

conservación y preservación.

Así mismo, se conoció que en ninguno de los casos estudiados, la universidad ha implementado

el programa de gestión documental para documentos electrónicos y solo una de las universidades

posee un programa de Gestión Documental para documentos físicos, por lo que se infiere que los

escasos resultados en la aplicación del PGD tienen relación directa con la exigua asignación de

recursos para el Archivo con el fin de que se le faciliten los medios requeridos para el diseño, la

Page 52: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

implementación y posterior prestación de los servicios a los que están llamados estos centros de

información y las mismas universidades públicas, las cuales están obligadas a cumplir las

normas y políticas gubernamentales como Cero Papel, Gobierno en Línea, Ley de Transparencia,

Estatuto Anticorrupción y Atención al Ciudadano, Código de lo Contencioso Administrativo,

Ley Anti trámites y Ley 527 de 1999, entre otras.

El punto anterior guarda concordancia con la escasa utilización de las tecnologías de la

información en los procesos a cargo de los Archivos de las universidades públicas colombianas

según lo afirmado por los jefes de Archivo, por lo que se considera que estos dos aspectos

guardan relación directa con la falta de apoyo de la alta dirección de las universidades para dotar

los Archivos de los recursos necesarios para la ejecución de las funciones y para la prestación de

los servicios archivísticos, pues éstos recursos representan un aporte importante para facilitar y

agilizar el desarrollo de las actividades propias del Archivo, lo cual es una forma de ahorrar

recursos tales como tiempo, dinero y esfuerzo al contar con el apoyo de las tecnologías de la

información y la comunicación de las que no deben rezagarse los Archivos Universitarios, que se

supone deben ser referentes para evidenciar el avance del conocimiento, que en casos como

éstos, siguen a paso de tortuga, mientras el conocimiento y las TIC van por autopistas.

Organización

Con base en los datos que se poseen, no todas las universidades tienen integrado el Archivo en

su estructura orgánica lo que hace necesario que la alta dirección de las universidades no se

quede en la época del despegue de los archivos lo cual tuvo lugar en la segunda mitad del siglo

XX y comiencen a sacar el Archivo de la posición relegada en que se le ha mantenido hasta

ahora, partiendo con la inserción del Archivo en el organigrama de la Universidad y con ello

permitir su visibilidad y fácil ubicación por parte de los usuarios; así mismo, otorgarles el

reconocimiento como proceso transversal de la institución en razón a la agrupación orgánica y

funcional de las actividades misionales, estratégicas y de apoyo, lo que refleja la modernización

de las administraciones al identificar la información como uno de sus principales activos, el

enlace entre las diferentes dependencias y una forma de lograr que los administradores

subordinados no dejen de cumplir normas de desempeño adecuadas y debidamente

Page 53: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

comprendidas, responsabilidad que reposa en el liderazgo de alto nivel, encargado de reorganizar

cuando lo demanden las necesidades y de desarrollar una tradición de cambio; así las cosas, las

estructuras estáticas son aptas para administrar el estancamiento en la ejecución de operaciones

repetitivas del pasado (Koontz, et al, 2012).

Como una situación excepcional se detectó que en ninguno de los casos analizados, el Archivo

posee manual de funciones para los puestos de trabajo de sus colaboradores, lo cual impacta

negativamente cualquier gestión archivística debido a que los manuales de funciones son

indispensables para precisar acertadamente las funciones de cada empleado, asegurar la división

racional del trabajo, aclarar responsabilidades y asignar tareas; de tal manera, los Jefes de

Archivo deben decidir si lidian con el personal no calificado que destinan las administraciones

para esta dependencia y con lo que se rebaja la dignidad de la labor ejecutada o ejercer presión

institucional para reclamar los medios adecuados para la prestación de los servicios (Sainz en

CAA, 2011).

Sin embargo, no sería ajeno suponer que en medio de las pretensiones de prestar servicios de

Archivo con el mínimo de recursos, lleve a las administraciones a decidir no valorar la necesidad

de contar con manual de funciones para los puestos de trabajo porque surgiría la pregunta

obligada: ¿para cuáles puestos de trabajo si éstos no están contemplados en la planta de personal

de la universidad?

Pese a lo anterior, los Archivos Universitarios como se ha dicho, son organizaciones formales y

en éstos se debe practicar la división racional del trabajo y naturalmente es necesario elaborar los

manuales de funciones para los cargos que deben integrar la plantilla del Archivo.

Otro aspecto acerca del que se indagó fue la agilidad con la que las Universidades analizan su

entorno y responden rápido a los cambios y se citó como ejemplo el cumplimiento del Decreto

2609 de 2012 con base en lo que se estableció que ninguna de estas entidades reaccionan de

manera proactiva frente a los cambios por lo que la alta dirección debe concientizarse de la

necesidad de prepararse para enfrentar los cambios que demanda la competencia en el mundo

actual de la globalización, debido a que al elevarse las exigencias de los clientes, para mantener

Page 54: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

la vigencia es imperativo responder rápidamente a los cambios bajo las nuevas necesidades y

expectativas; pues instituciones paquidérmicas tienen la tendencia a desaparecer.

Teniendo en cuenta que en la etapa de la organización resulta indispensable conocer acerca de la

provisión de recursos para el complimiento de los objetivos y planes, se preguntó a los

entrevistados acerca de este tema y se confirmó que la mayoría de los Archivos Universitarios no

poseen los recursos humanos, financieros, tecnológicos, materiales ni locativos necesarios y

mucho menos suficientes para tal fin, por lo que es recomendable superar esta debilidad de

manera prioritaria; según lo señala Cerdá (1997) las claves para el desarrollo de los Archivos son

esencialmente dos: los recursos y la formación del Archivista. Dirección

Todos los estudios de caso estudiados manifestaron que en los Archivos de las universidades se

presenta descentralización de autoridad, poseen capacidad para administrar los recursos humanos

a su cargo, el clima organizacional que se percibe en el Archivo es agradable y la comunicación

es asertiva debido a que fluye en diferentes sentidos; la delegación de la administración del

personal en el jefe de Archivo facilita la toma de decisiones relacionada con la asignación de

tareas al personal subordinado y la supervisión del trabajo confiado, lo que provee claridad

acerca de la responsabilidad que debe asumirse en la toma de decisiones, genera una

comunicación organizacional más efectiva dentro de un ambiente en el que se tienen en cuenta

los aportes del equipo de trabajo para la solución de las situaciones problema que se presenten y

facilita la aplicación de controles efectivos para la correcta ejecución de las labores, factor que

contribuye a la eficiencia del Archivo. Control

En todas las universidades que constituyeron la muestra de este estudio, el personal asignado al

Archivo ejerce alto grado de autocontrol en atención a que realizan su trabajo y apoyan el logro

de los objetivos en los tiempos establecidos y de acuerdo a lo programado con autonomía y

propiedad coordinadamente; sin embargo, todos los casos que participaron en la presente

investigación, dan fe que los Archivos de las universidades no poseen instrumentos de control

Page 55: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

diseñados específicamente para medir y/o evaluar la gestión del Archivo, por lo que se apoyan

en los indicadores de gestión que se elaboran para el sistema de calidad, situación que se

recomienda mejorar en el sentido de que es relevante contar con técnicas y sistemas de control

de manera que sea posible hacer un seguimiento al cumplimiento de todos los objetivos y planes

trazados con el propósito de medir el logro de los mismos, así como identificar las desviaciones

entre lo planeado y lo ejecutado, para finalmente establecer sus causas con el propósito de hacer

los ajustes requeridos.

Para terminar, a los jefes de los Archivos Universitarios entrevistados una vez revisadas las

categorías y subcategorías que guiaron el trabajo de investigación y confrontadas con la realidad

que viven desde el Archivo de la universidad en la que laboran, se les indagó si el Archivo que

dirigen cuenta con un modelo específico para su Administración, tema sobre el que expresaron

claramente su respuesta en sentido negativo, situación que constituye uno de los hallazgos más

relevantes una vez terminado el desarrollo del presente estudio, lo que sustenta y justifica la

formulación de las Directrices para Administrar los Archivos de las Universidades Públicas

Colombianas del Orden Nacional, teniendo en cuenta los aportes de las Ciencias de la

Administración y la Archivística, lo que da respuesta a la pregunta de la investigación.

Limitaciones presentadas en el curso de la investigación:

Una de las limitaciones del estudio fue no poseer varios referentes teóricos de administración

aplicada a los archivos en general y en particular a los Archivos de las Universidades Públicas

Colombianas del Orden Nacional.

Otra limitación en este sentido fue no poder contar con estudios sobre el tema de investigación

que permitieran comparar los resultados obtenidos en la presente investigación con trabajos

afines publicados.

Page 56: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

CONCLUSIONES

Los conceptos básicos que se trataron en el marco teórico sirven para contextualizar al lector y al

investigador en el tema de estudio, comprender el problema investigado e interpretar los

resultados, así como proponer directrices tendientes a orientar la solución de la problemática

identificada.

El método de investigación cualitativa aportó a la investigadora los elementos necesarios para

comprender y profundizar el objeto de estudio desde la perspectiva de los participantes en

relación con el contexto. Las categorías empleadas correspondieron con las requeridas para el

estudio realizado. En cuanto a la estrategia de investigación, el estudio de casos contribuyó al

conocimiento de la situación estudiada. La entrevista no estructurada como técnica de

investigación empleada en el presente trabajo de grado fue efectiva para obtener información

pertinente proveniente de los casos que constituyeron la muestra representativa.

De otra parte, se establece que la investigación permitió cumplir tanto los objetivos específicos

como el general, siendo uno de los principales productos del estudio la formulación de

Directrices para Administrar los Archivos de las Universidades Públicas Colombianas del Orden

Nacional.

Así mismo, se demostró que los jefes de los Archivos Universitarios poseen claridad acerca de la

definición del término directriz; no obstante, se reconoce la necesidad de contar con unas

directrices que les ayuden a incrementar la eficacia en la administración de estos centros de

información.

La Administración en el Archivo y para el Archivo Universitario, cobra especial relevancia, pues

hasta ahora en las universidades la dotación de recursos solo se ha analizado desde la perspectiva

de la utilidad de éstos para el cumplimiento de sus funciones, con lo que se pierde de vista la

relevancia sobre el rol que los recursos representan para el Archivo.

Page 57: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

En los casos estudiados se ha corroborado que en los Archivos de las universidades públicas del

orden nacional existe un vacío en la aplicación de las etapas del proceso administrativo,

especialmente en la Planeación, cuyo fortalecimiento permitirá orientar la gestión de los jefes de

Archivo en estos claustros universitarios hacia la determinación de la ruta a seguir para llevar a

cabo su plan de actuación, a través del establecimiento anticipado de necesidades, métodos y

procedimientos de operación, identificación y documentación de un sistema racional de toma de

decisiones, coordinación e integración de recursos, así como formulación de estándares para

facilitar el control en el logro de los objetivos trazados por la dependencia y aquéllos asignados

por la universidad, para lo que se vislumbra será indispensable fortalecer la comunicación con la

alta dirección, de manera que se puedan vender los proyectos y obtener el apoyo requerido para

lograr su viabilidad.

La escasa atención que hasta el momento han prestado las directivas de las universidades se hace

evidente en las paupérrimas condiciones de: los Archivos, sus instalaciones, el escaso talento

humano asignado para tan grande labor, los pocos recursos asignados, entre otros, materiales y

tecnológicos, así como de los presupuestos tan exiguos que se vienen destinando para el

desarrollo de estos centros de información universitaria; sin embargo, a partir de la información

sobre el Archivo de las universidades públicas del orden nacional recolectada a través de las

entrevistas realizadas, se hace evidente que las Directivas de las Universidades recientemente

han empezado a concientizarse sobre la importante labor que cumplen los Archivos como

centros de información responsables de compilar la historia académica y administrativa de los

claustros universitarios, así como de la conservación del patrimonio documental que custodian,

el cual consolida la memoria de la educación superior del país para las generaciones futuras;

pues no existe justificación para adicionarle al Jefe del Archivo Universitario la carga de sacar

adelante proyectos de Archivo sin el apoyo y voluntad política de la dirección de la universidad,

por lo que la sociedad colombina se encuentra frente a la necesidad de estudiar nuevos enfoques

de gestión de recursos para el Archivo con el apoyo decidido del alto nivel de dirección

universitaria.

Page 58: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

DIRECTRICES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS COLOMBIANAS DEL ORDEN NACIONAL

Los resultados de la investigación realizada hacen evidente que no contar con unas directrices

claras para administrar los Archivos de las universidades públicas colombianas impide el

desarrollo de estos importantes centros de información, mientras el conocimiento archivístico

avanza, los métodos de trabajo son más exigentes y en el mismo sentido crece la necesidad de

obtener resultados en beneficio tanto de los Archivos como de sus usuarios. De igual manera, la

legislación colombiana impone a las administraciones unos retos importantes respecto de los

servicios de información que se deben prestar, contexto éste que obliga a las Directivas de las

Universidades y a los Jefes de Archivo a aunar esfuerzos en pro del logro de la misión

institucional con base en el avance de la gestión archivística de la universidad y la mejora en el

proceso de toma de decisiones consultando los antecedentes en cada caso; actuaciones que se

registran en documentos que se convierten en testimonio histórico que integra el patrimonio

documental de la Nación y de la humanidad para las que es necesario disponer la información

que se custodia.

Después del análisis de la información, se concluyó que es necesario que los jefes de los

Archivos Universitarios en Colombia tengan a su alcance unas directrices para administrar estos

Archivos cuya aplicación les permita sumar eficiencia y efectividad con el fin de lograr

productividad, para luego crear valor agregado en la gestión de la información universitaria.

Con el objetivo de lograr estos propósitos es necesario incorporar la Administración en el

quehacer Archivístico y ello se logra desglosando la administración en cuatro funciones

gerenciales a saber: planear, organizar en la que se hace especial énfasis en la integración del

personal; dirigir y controlar, lo que demanda de los jefes de Archivo poner en práctica y afinar

sus habilidades conceptuales, humanas y técnicas, de manera que éstos puedan generar un

ambiente en el que los funcionarios de la universidad apoyen el logro de las metas del Archivo

con la menor pero suficiente, cantidad de recursos; se incluyen todos los funcionarios debido a

que se requiere el concurso de todo el personal de la universidad, comenzando con la alta

Page 59: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

dirección, pasando por los mandos medios hasta llegar al personal de apoyo, entre otros

aspectos, teniendo en cuenta que la función archivística es transversal en las instituciones.

Por lo anterior, en este capítulo la autora sin pretender agotar el tema de investigación, presenta

algunas Directrices para la Administración de los Archivos de las Universidades Públicas del

Orden Nacional; más bien con la perspectiva de comenzar el análisis y aplicación de éstas, con el

propósito de aportar a la mejora continua de los archivos que compilan la memoria académica y

administrativa de la educación superior pública en Colombia. En la elaboración de este capítulo

se incorporaron los valiosos aportes de la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y

Gestores de Documentos (CAA) a través de su destacada obra Administración de Documentos y

Archivos, así como los conocimientos sobre Administración presentados por Koontz Harold,

Weihrich Heinz y Cannice Mark. Teniendo en cuenta que la investigadora comparte el

pensamiento de eruditos de la Administración, en el sentido de que la planeación es la etapa más

importante del proceso administrativo, en esta obra ese aparte se presenta más detallado.

1. PLANEACIÓN

Toda dependencia de Archivo debe definir su misión que no es otra cosa que su propósito y ésta

se desprende de las funciones que cumple aquél en la universidad. Posteriormente, con base en

la misión es necesario trazar los objetivos o metas hacia los que se dirigirán las actividades en la

dependencia y serán el fin a los que se orienten las etapas de la administración que siguen a la

planeación.

Aquí vale la pena hacer un análisis de la situación actual del Archivo y su función, para lo cual

se propone la utilización de la matriz FODA que es una manera de mostrar las relaciones entre

variables decisivas en el trabajo que se está realizando, a partir de la identificación de las

fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para el manejo de la información de la

universidad.

Page 60: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Dentro de las variables a considerar en la planeación cobran especial relevancia las tres

identificadas por la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos

(CAA, 2011):

Ø Las necesidades del sistema o del archivo, ordenadas por prioridad o urgencia,

identificando los recursos que serán necesarios para cubrirlas.

Ø Las posibilidades reales de obtención de dichos recursos y cuáles son las alternativas de

trabajo existentes en caso de que no sean cubiertas.

Ø La capacidad del servicio para absorber los recursos que se obtengan y extraerles el

máximo provecho. Si no se tiene en consideración esta tercera variable puede ocurrir que se

dote al archivo o a todo el sistema de importantes medios que por su insuficiente desarrollo

organizacional no pueda absorber, mientras que otras necesidades más perentorias quedan sin

atender.

Una vez analizada la situación del Archivo, se requiere definir las estrategias y las políticas que

según Koontz, Weihrich y Cannice (2012), la estrategia es la “determinación de los objetivos

básicos a largo plazo de una empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación

de los recursos necesarios para alcanzar esos objetivos” (p.111). De igual forma, estos autores se

refieren a las políticas como “Declaraciones o interpretaciones generales que orientan las

reflexiones para la toma de decisiones” (Koontz, et al, 2012, p.111).

En el proceso de toma de decisiones es necesario considerar diferentes alternativas por lo que es

recomendable hacer un análisis y estudio sistemático de factores cualitativos y cuantitativos con

el fin de escoger las que mayor beneficio traigan para el cumplimiento de los objetivos; es

importante orientar los esfuerzos hacia la innovación y el perfeccionamiento para lo cual es

aconsejable no buscar alternativas de solución obvias o rutinarias, ni basarse en la experiencia y

memoria personal de los ejecutivos, lo que hace ver superflua la necesidad de crear sistemas de

información más desarrollados (Koontz, et al, 2012).

Atendiendo a Llansó (como se citó en CAA, 2011) un sistema de archivo se compone de tres

elementos fundamentales de cuyo desarrollo dependerá su eficiencia: su marco normativo o

Page 61: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

regulador; un programa definido de actuación archivística y por último los recursos, aparte que

más adelante se ampliará como gestión integral de recursos. A continuación se abordan con un

poco más de detenimiento cada uno de estos:

Marco normativo no es un fin en sí mismo, sino que se constituye en un medio para lograr los

propósitos administrativos y sociales de rango superior; es tan esencial para los archivos como su

propia existencia debido al rol social que cumplen dentro de un estado social de derecho como es

la realidad de Colombia.

La normatividad archivística resulta indispensable dado el valor de los documentos que

custodian los Archivos y debido al carácter de bien cultural de éstos a la luz de la legislación

colombiana, la cual se ha generado entre otros, por la naturaleza jurídica, el valor probatorio y

testimonial reconocido a los documentos a lo largo de los tiempos. El ordenamiento jurídico de

los Archivos ha estado estrechamente ligado a las estructuras políticas y administrativas del

Estado Colombiano, en especial desde fines del siglo XX con la relación que se ha establecido

entre éstos y los principios y derechos de los ciudadanos, tales como la publicidad de los actos

administrativos, protección de los derechos humanos y datos de las personas, el acceso a los

documentos públicos, a la información, a la rendición de cuentas y a la participación ciudadana

en la vida política, lo que hace más transparente la gestión pública y contribuye a consolidar el

sentido de pertenencia de la comunidad nacional, lo que ha derivado la necesidad de disponer de

una normatividad legal y técnica con fundamento en las teorías archivísticas mundiales, en las

tendencias metodológicas y tecnológicas, con el propósito de disponer la información para

satisfacer los requerimientos de información de la sociedad.

Por su parte, el Archivo Universitario debe propender por la elaboración, aprobación y

expedición de la normativa indispensable para regular las actividades que este realiza y la

prestación de los servicios a fin de garantizar la protección, uso, acceso y valor jurídico de los

documentos así como lo referente al tratamiento técnico-archivístico que se debe brindar para la

gestión de documentos y su conservación mientras cumplen su ciclo de vida.

   

Page 62: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Entre la normativa que debe poseer el Archivo Universitario están: el reglamento del archivo,

los manuales de procedimientos y de buenas prácticas del Archivo en particular y finalmente las

buenas prácticas del Archivo universitario teniendo como referente las normas ISO.

El Reglamento del Archivo Universitario (RAU) refleja su manera de funcionar y las

condiciones bajo las cuales procederán los usuarios. Lo recomendable es que en un solo

documento se consignen todas las disposiciones de manera integral fijando los procesos

aplicables en la gestión de documentos con el propósito de regularlos normativamente para

lograr su eficiencia y eficacia, lo que no impide que sean expedidos otros documentos

normativos, como los manuales de funciones o de procedimientos para complementar la

orientación normativa que lleve a una verdadera protección de los archivos y sus documentos.

El RAU podrá constar de las siguientes partes: introducción, índice, generalidades; Títulos: es el

principal aparte y en éste irán todas las disposiciones para el funcionamiento del Archivo, por

ejemplo: Título 1: la naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales del Archivo. Título

2: Estructura organizativa y órganos de dirección. Título 3: recoge las facultades internas y

externas del jefe del Archivo. Título 4: El régimen laboral de los servidores del Archivo, el cual

puede incorporar una discriminación por áreas e incluir las funciones. Este capítulo es opcional.

Título 5: El régimen económico, el cual es muy importante porque permite señalar la fuente de

los recursos presupuestales, las partidas específicas, los ingresos, etc. Hace posible realizar un

trabajo archivístico con las garantías de que existen los recursos necesarios. Se podrá señalar que

los recursos provenientes de los servicios que brinda el archivo (expedición de copias

autenticadas de documentos u otros servicios pagados por los usuarios) son recursos para ser

utilizados por el archivo en la adquisición de sus bienes y servicios. Existen muchas formas de

otorgarle un valor agregado a los documentos custodiados por el Archivo, si bien no es el ánimo

de lucro lo fundamental, cualquier ingreso económico para solventar el funcionamiento del

archivo será bienvenido. De manera que normarlo significa otorgar la legalidad al uso de los

recursos y garantizar que eso sea respetado aun cuando la autoridad cambie. Se sabe que en la

administración pública los cargos son muy efímeros, por tanto, una norma reglamentaria en ese

sentido asegurará recursos para el Archivo. Título 6: El Régimen Sancionador; Título 7: las

Page 63: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

disposiciones complementarias; Título 8: Las disposiciones transitorias; Título 9: Organigrama

y anexos Título 10: Glosario de términos.

El manual de procedimientos para la gestión de documentos y archivos abarca todos y cada uno

de los aspectos que componen la realidad documental en la organización, partiendo de la

definición y las características del sistema de gestión documental, la identificación y la

descripción de las políticas e incluye los roles de cuantos intervienen en la gestión de los

documentos a lo largo de su ciclo de vida, esto es, desde que éstos son generados en las oficinas

hasta su conservación a largo plazo en los depósitos controlados por el Archivo de la

organización. El principal objetivo de este manual es señalar una política y un programa

operativo bien definidos institucionalmente constituido por referentes como políticas, programas,

normas y procedimientos que permiten llevar a cabo la gestión sin intervención constante del

responsable y una vez establecidos, hacen posible que otros trabajen de acuerdo con esa

estructura. De la misma forma, debe precisarse que es imprescindible contextualizar el manual

de buenas prácticas en el sistema de gestión de documentos de la universidad, debido a que éste

se sustenta, en su representación, sobre los elementos o instrumentos de gestión archivística y la

metodología empleada en su definición.

El objetivo principal del manual de procedimientos es constituirse en referente para las buenas

prácticas en gestión de documentos en la organización y presentar, en su contexto, cada uno de

los aspectos que integran su realidad documental: sistema de gestión de documentos y archivos;

políticas y programas, más los roles de las personas que participan en el tratamiento documental.

Manual de buenas prácticas a partir de las normas técnicas ISO que son de valiosa ayuda para

los jefes de archivos universitarios ya que con base a éstas se pueden desarrollar los procesos y

procedimientos archivísticos acompañados de definiciones, requisitos para cada uno de los

momentos de la función o actividad archivística, siempre con miras al logro de estándares de

calidad universales a fin de cumplir y superar las expectativas de los usuarios.

Programa de actuación archivística: los jefes de los Archivos universitarios para alcanzar

eficacia y productividad en su gestión, entre otros, deben definir y actualizar periódicamente su

Page 64: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

programa de actuación archivística de manera que sus actividades administrativas y técnicas

garanticen la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida,

desde su origen hasta su destino final con el apoyo de las tecnologías de la información y la

comunicación, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Gestión integral de recursos: el rol que juegan los recursos dentro del sistema de archivo debe

analizarse desde la perspectiva de las personas, la información que conservan, los soportes

documentales y el edificio mismo con miras a garantizar la calidad de la información y el

correcto funcionamiento del Archivo, lo cual requiere amplio conocimiento entre otros sobre: la

administración de personal, la forma de equilibrar las relaciones del personal, cómo manejar

acertadamente las relaciones institucionales para obtener fondos, qué medidas proponer para

conservar intacta la información contenida en diferentes soportes, qué herramientas tecnológicas

solicitar para facilitar el manejo, acceso y difusión de la información que se custodia, además de

saber qué mantenimiento es necesario hacer a la dotación y al edificio de Archivo; formas de

canalizar las necesidades de recursos, así como su aplicación, medición y corrección de las

actividades adelantadas con los recursos obtenidos, entre otros.

Partiendo de las necesidades del sistema o del archivo, ordenadas por prioridad o urgencia,

identificando los recursos que serán necesarios para cubrirlas, el Archivo universitario debe

proyectar su presupuesto anual ante la alta dirección con el propósito de que al momento de su

sustentación se logre la mayor claridad y aceptación para efectos de la financiación de las

necesidades universitarias destinadas al proceso de gestión documental; sin embargo, es posible

que en un comienzo no todos los recursos necesarios para cubrir las necesidades del Archivo

sean apropiados, por lo que pueden diseñarse planes a corto, mediano y largo plazo, pero en todo

caso es indispensable que finalmente los recursos económicos aprobados queden incluidos en los

planes de desarrollo del claustro universitario a fin de realizar el trabajo archivístico con la

garantía de que se poseen los recursos requeridos.

Otra forma asertiva de gestionar recursos para el Archivo universitario es a través de la

formulación y sustentación de proyectos, definidos como “un esfuerzo temporal que se lleva a

cabo para crear un producto, servicio o resultado único” Proyect management institute en CAA,

Page 65: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

(2011). La metodología para la presentación de proyectos en la mayoría de las universidades

está definida y a ella se deberán ajustar las propuestas de los jefes de Archivo.

Pese a lo anterior, es importante que los Archivos universitarios cuenten con presupuesto propio

de manera que se puedan gestionar recursos por servicios que éste preste, pues a pesar que la

labor del Archivo es sin ánimo de lucro, cualquier ingreso económico para mejorar su

funcionamiento será bienvenido. Al lograr la inclusión en el presupuesto de la destinación

específica de estos fondos, se conseguirá legalizar el uso de los recursos y garantizar el respeto

de esta decisión aun cuando el titular de la rectoría cambie, pues se sabe que en la administración

pública los cargos son muy efímeros, por tanto, una norma reglamentaria en ese sentido

asegurará recursos para el Archivo.

Otra forma de obtener recursos que aconseja Sainz en CAA, (2011) es a través de ingresos

ordinarios y extraordinarios como el alquiler de espacios, la trascripción de documentos

autentificados o no, o la expedición del carnet de investigador, la venta de reproducciones (en

microfilms, fotocopias o digitalizaciones), patrocinios, turismo cultural, explotación de derechos

de autor, por ejemplo con la venta de fotos o recursos audiovisuales de los que se solicite copia

para su reproducción; de igual forma prestando servicios de custodia, consultoría para implantar

sistemas de archivos en instituciones públicas y privadas o asesorando sobre la elaboración de

programación y planificación archivística, entre otros. Estos ingresos, generan cantidades

minúsculas en comparación con los gastos que demanda el Archivo y, además, en la mayoría de

los casos no revierten directamente en él ya que son transferidas a las cuentas generales del

Tesoro Público. Los ingresos característicos de los archivos públicos son insuficientes para

cubrir sus múltiples necesidades, pero imprescindibles para la garantía de derechos

fundamentales en sociedades abiertas y democráticas; sin embargo, la demanda de recursos

económicos aumenta al ritmo que se acrecienta la cantidad de funciones asignadas a los

archivos, aspecto que deben comprender las directivas de las universidades con el ánimo de

generar recursos para el Archivo y así sacarlo de las paupérrimas condiciones que lo han

caracterizado, pues “desde principios del siglo XIX, la escasa atención que determinadas

administraciones públicas dedicaron a sus archivos engendraron servicios raquíticos, casi

sórdidos” Revista d´Arxius, 7 (2008); p.231.

Page 66: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

2. ORGANIZACIÓN

Esta función administrativa lleva al jefe de Archivo a identificar y clasificar las funciones

requeridas para el cumplimiento de los objetivos, a fin de que los empleados puedan trabajar de

manera fluida y eficiente bajo las mejores condiciones para contribuir al logro de metas grupales

mediante el desempeño eficaz en el presente y en el futuro con la dirección del archivista dotado

de la autoridad (delegación) necesaria para supervisar el progreso y estipular la coordinación

horizontal (en un mismo nivel organizacional) y vertical (entre las oficinas, divisiones o

departamentos), en la estructura organizacional.

La estructura organizacional está diseñada para determinar quién realizará cuáles tareas y quién

será responsable de qué resultados, con el fin de eliminar los obstáculos en el desempeño que

resultan de la confusión respecto de la asignación de actividades, por lo que además es necesario

que los integrantes del grupo posean la autoridad, los instrumentos e información necesarios para

cumplir sus tareas de manera que sus resultados sirvan de apoyo a los objetivos de la

universidad.

El Archivo en la Estructura Orgánica. Los Archivos Universitarios son organizaciones formales

integradas en la estructura mayor del alma máter a la que pertenecen, motivo por el que en la

estructura orgánica de las universidades es necesario incluir los Archivos, entre otros, con el

propósito de permitir su visibilidad y fácil ubicación por parte de los usuarios; así mismo,

otorgarles el reconocimiento como proceso transversal de la institución en razón a la agrupación

orgánica y funcional de las actividades misionales, estratégicas y de apoyo, lo que refleja la

modernización de las administraciones al evidenciar la identificación de la información como

uno de sus principales activos; el enlace entre las diferentes dependencias y una forma de lograr

que los administradores subordinados no dejen de cumplir normas de desempeño adecuadas y

debidamente comprendidas, responsabilidad que reposa en el liderazgo de alto nivel, encargado

de reorganizar cuando así lo demanden las necesidades de desarrollar una tradición de cambio;

pues como se citó, las estructuras estáticas son aptas para administrar el estancamiento en la

ejecución de operaciones repetitivas del pasado.

Page 67: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

En los Archivos Universitarios es imprescindible aclarar una situación confusa arrastrada

durante años y derivada de la escasez en las plantillas: el desempeño más o menos irregular pero

inevitable en la práctica por parte de los empleados de los archivos quienes realizan tareas ajenas

y a menudo también inadecuadas a las propias de sus puestos. Las plantas de personal, como se

verá más adelante, han precisado con acierto de las funciones de cada categoría. (Sainz en CAA,

2011)

En cuanto a la determinación de las necesidades cuantitativas del personal es recomendable

hacer los requerimientos con base en criterios como:

a) Plantilla mínima de trabajadores que se necesitan para cubrir las actividades teniendo en

cuenta el volumen, la complejidad de los fondos documentales y de las actividades a realizar.

Son cargos que se requieren para ser ocupados de manera permanente y entre éstos están:

archivistas, especialistas en áreas del conocimiento como ingenieros de sistemas, abogados,

administradores, digitalizadores, así como técnicos y auxiliares.

 

Este personal se encarga de apoyar la dirección del Archivo en gestión documental,

administrativa, económica y elaboración de normas técnicas y legales, prestar sus servicios en

las diferentes secciones que éste posea y realizar tratamiento a los fondos documentales teniendo

en cuenta sus conocimientos específicos.  

 

b) Personal especializado, profesional, técnico y asistencial contratado de manera provisional

para atender cargas de trabajo extraordinarias o desarrollar actividades propias de diversos

proyectos que adelante el Archivo Universitario.

De la misma forma, es apenas comprensible que a medida que se incrementan las funciones del

Archivo Universitario, sea necesario aumentar en la misma proporción el talento humano

requerido para cubrir estas nuevas responsabilidades, para las que es preciso crear el perfil

requerido en relación con las funciones que éste desempeñará.

Page 68: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Organización y distribución del trabajo. Los Archivos Universitarios como se ha dicho, son

organizaciones formales y en éstos se debe practicar la división racional del trabajo para lo cual

es necesario elaborar los manuales de funciones para los puestos de trabajo que integran la

plantilla del Archivo.

Integración del personal: “se define como cubrir y mantener cubiertos los cargos en la

estructura de la organización. Esto se hace al identificar las necesidades de la fuerza de trabajo,

ubicar los talentos disponibles y reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar, planear las

carreras profesionales, compensar y capacitar o desarrollar de otra forma a los candidatos y

ocupantes actuales de los puestos para que cumplan sus tareas con efectividad, eficiencia y, por

lo tanto, eficacia. Está claro que la integración de personal debe estar ligada a organizar, es

decir, al establecimiento de estructuras intencionales de funciones y cargos.” (Koontz, et al,

2012, p.284).

Otro factor que agrega eficiencia a la organización y por ende al Archivo es la descentralización

de autoridad que conlleva a su escalonamiento, cuya delegación en el jefe de Archivo facilita la

toma de decisiones relacionada con la administración del personal subordinado y la supervisión

del trabajo confiado, lo que provee claridad acerca de la responsabilidad que debe asumirse en la

toma de decisiones, genera una comunicación organizacional más efectiva dentro de un ambiente

en el que se aplican controles efectivos para la correcta ejecución de las labores, cuya

verificación de exactitud permite motivar a los funcionarios mediante recompensas adecuadas;

situación que caracteriza las organizaciones estructuradas y les ayuda a adaptarse a los cambios

continuos.

A propósito de adaptación organizacional al cambio, es importante que los jefes de Archivo y las

Universidades donde éstos se encuentran inmersos mantengan la flexibilidad organizacional; es

decir, aunque la entidad cuente con una amplia tradición en el sector, ésta se ve influenciada por

un entorno cambiante al cual es necesario reajustarse y hacer frente a nuevas contingencias que

llegan con el devenir de los tiempos; la resistencia al cambio puede ocasionar pérdida

considerable de eficiencia en las actividades misionales, estratégicas y de apoyo que se

desarrollan; pues lo que en un tiempo era lo más apropiado, pronto deja de serlo y luego llega

otra innovación tecnológica, procedimental, legal o de cualquier naturaleza, que igualmente es

Page 69: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

necesario atender con acierto evitando lentitud en la toma de decisiones para no caer en

obsolescencias, incumplimientos o en niveles de desempeño deficientes.

3. DIRECCIÓN

El jefe de Archivo debe crear y mantener las condiciones adecuadas para que sus colaboradores

realicen su trabajo en equipo con miras al cumplimiento de los objetivos de la dependencia, para

lo cual es aconsejable saber dirigir a la gente y comprender los factores humanos, la motivación,

el liderazgo y la comunicación presentes en las operaciones a fin de obtener los resultados

deseados.

Uno de los factores humanos que se deben tener en cuenta al dirigir el personal subalterno es

interesarse en ellos, compartir sanamente sus intereses, tratarlo con respeto, enseñarle con

paciencia, transmitirle un grado razonable de seguridad en el empleo con la posibilidad de

crecimiento mediante el desarrollo de nuevas habilidades y el desarrollo personal. De igual

forma, es importante dedicar el tiempo suficiente para impartir las instrucciones acerca de cómo

debe realizarse el trabajo y cuáles son las características de los resultados que se esperan de su

trabajo y la relación de éstos con el logro de las metas de la plantilla en su conjunto.

De otra parte, es necesario tener en cuenta que el empleado en algunas ocasiones atraviesa

situaciones específicas que requieren de la comprensión del archivista para estudiar la

posibilidad de ajustar el puesto a la persona mientras ésta supera la coyuntura por la que

atraviesa, lo que le permitirá sentir que realmente el jefe se preocupa por su bienestar; situación

que lo motivará para hacer su mejor esfuerzo, así como para aportar sus valiosos conocimientos

y experiencia en pro del éxito de la dependencia.

El jefe de Archivo no debe olvidar expresar el reconocimiento grupal e individual en la medida

que sus administrados logran aciertos en pro de las labores encomendadas o en la solución de las

situaciones problemáticas que se presentan en el ejercicio de las funciones o en los aportes que

hacen para elaborar los planes, programas y proyectos; así mismo, se debe tener cuidado de

reconocerles la autoría de trabajos e iniciativas propias en el desempeño de sus labores.

Page 70: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Es recomendable enriquecer los puestos de trabajo circunscribiendo a éstos: retos más altos de

los acostumbrados, permitiéndoles mayor libertad en la toma de decisiones sobre los métodos,

secuencias y ritmos; promover la interacción entre trabajadores y darles la sensación de

responsabilidad personal frente a sus actividades, resaltar la contribución de su trabajo para el

cumplimiento de objetivos del Archivo y de la Universidad, hacer retroalimentación acerca de su

trabajo, aceptar su opinión respecto de cambios del ambiente de trabajo, variar las actividades

para no caer en la ejecución repetitiva de tareas que finalmente terminan realizando de manera

operativa, lo que en un momento dado puede restarle atención y calidad al trabajo que se realiza.

4. CONTROL

Se define como: “Medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que

los hechos se conformen a los planes” (Koontz, et al, 2012, p.31). Así las cosas, no es posible

realizar control sin que previamente se hayan definido los objetivos y los planes que son los que

orientan a los gerentes en el uso de recursos para la consecución de metas específicas. El control

del desempeño debe medirse frente a los criterios establecidos con el propósito de identificar las

desviaciones de los estándares y planes, para pasar a corregir tales desviaciones individuales o de

grupo; casos en los que Koontz (2012) propone alternativas como ejercer la función de

organización a partir de la reasignación o aclaración de tareas, asignación de personal adicional,

una mejor selección y capacitación de los subordinados y como última medida, el reajuste de

personal (despidos). De otra parte, aconseja impulsar el cumplimiento de los planes en los

hechos, lo que significa identificar a las personas responsables de los resultados que difieren de

las acciones planeadas para dar después los pasos necesarios hacia la mejora de su desempeño.

Así, los resultados se manejan controlando lo que hacen los individuos.

 

Page 71: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

Ander-Egg, Ezequiel. (2003). “Métodos y técnicas de investigación social: técnica para

recogida de datos e información”. Buenos Aires. Lumen.

Archivo General de la Nación. (2000). Ley 594. Extraído el 10 de abril de 2014 desde

http://www.archivogeneral.gov.co

-------- (1996). “Archivos de la Educación Superior”. Memorias Primer Seminario Nacional. Bogotá: AGN.

Bermúdez, P., Díaz, L., Tobón, O. (2000). “Modelo de Archivo Universitario”. Tesis.

Especialización en Gerencias de Servicios de la Información. Universidad de Antioquia.

Medellín.

Castro Cruz, Katia. (2004). “Los principios de la Administración y su aplicación en la

Archivística.. Consultado el 7 de mayo de 2013.

http://www.archivonacional.go.cr/memorias/2004/06.doc  

Cerdá, Julio. (1997). “Desarrollo de presentaciones multimedia en archivos. Un nuevo recurso

didáctico”. En: Vitoria-Gasteiz (Presidencia), Congreso Internacional sobre Sistemas de

Información Histórica. Álava, Colombia.

Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas CAU: En: XVIII JORNADAS DE

ARCHIVOS UNIVERSITARIOS (2012: Cádiz). Preservación de los documentos electrónicos:

estrategias y planificación. [en línea]. http://cau.crue.org/Paginas/Recomendaciones.aspx.

[citado en 13 de febrero de 2014]

Page 72: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Coordinadora de Asociaciones de Archiveros y Gestores de Documentos (CAA). (2011).

“Administración de Documentos y Archivos”. Recuperado de

www.archiveros.net/LIBRO.ARCHIVOS.IBEROAMERICANOS.pdf  

Diccionario de la Real Academia de la Lengua. (2001). Recuperado de

http://buscon.rae.es/drae/srv/search?val=directriz

Hernández, R., Fernández, C., Baptista, P. (2010). “Metodología de la Investigación”.

México. McGraw-Hill. 5ed.

Koontz, Harold, Weihrich, Heinz y Cannice Mark. (2012). Administración. Una Perspectiva

Global y Empresarial. México D.F.: McGraw-Hill Interamericana. 14 ed.

Magán, José. (2002). Temas de biblioteconomía universitaria y general. Madrid. Editorial

Complutense, S.A. Recuperado de

http://books.google.com.co/books?id=wr8GdyQrEoAC&printsec=frontcover&dq=temas+de+bib

lioteconom%C3%ADa+universitaria+y+general&hl=es&sa=X&ei=-VJHU5mSJ62-

sQSzsYDQCg&ved=0CCwQ6AEwAA#v=onepage&q=temas%20de%20biblioteconom%C3%A

Da%20universitaria%20y%20general&f=false

Maher, William. (1992). “Guide lines for College and University Archives”. [Chicago].:

Society of American Archivists; Metuchen, N.J.: Scarecrow Press. Recuperado de

http://books.google.com.co/books?id=mm4eCbP7mogC&pg=PR2&dq=maher+william&hl=es&

sa=X&ei=LT1HU5a_COessQTcw4DYCQ&ved=0CEMQ6AEwAw#v=onepage&q=maher%20

william&f=false  

Pinto L., Rodríguez, D., Lombo, L. (1999). “Diseño de los Procesos Administrativos para el

Centro Colombiano de Alto Rendimiento de la Ciudad de Santa fe de Bogotá, D.C.”. Tesis.

Magister en Administración. Universidad de la Salle. Santa fe de Bogotá, D.C.

Page 73: Código 74131214 - Universidad de La Salle Research

Polo, J.L. (2010). Universidades hispánicas: Colegios y conventos universitarios en la edad

moderna (II). Recuperado de

http://books.google.com.co/books?id=lHOOqS_qLuoC&printsec=frontcover&dq=Universidades

+hisp%C3%A1nicas:++Colegios+y+conventos+universitarios+en+la+edad+moderna+(II).&hl=

es-

419&sa=X&ei=S18fVPbxHLLCsATFtoCAAg&ved=0CBIQ6AEwAA#v=onepage&q=Universi

dades%20hisp%C3%A1nicas%3A%20%20Colegios%20y%20conventos%20universitarios%20e

n%20la%20edad%20moderna%20(II).&f=false

Roberge, Michel. (2006). “Lo esencial de la gestión documental”. Québec. Editorial Gestar.

Rodríguez, G., Gil, J., García, E. (1999). “Metodología de la investigación cualitativa”.

Málaga. Ediciones Aljibe, 2 Ed.

Sandino R., María del Carmen. 2009. “Metodología de la Investigación Científica: Articulación

de los Elementos Básicos del Proceso de Investigación. Colombia Librería Jurídica Comlibros.

Librería Jurídica Comlibros. 3ed.

Yin, Robert. (2003). “Case study research. Design and methods”. London, New Delhi. Sage

Publications.