Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri

T. C.

KAMU İHALE KURUMU

Elektronik İhale Dairesi

444 0 545 Hacettepe Üniversitesi Teknokent Yerleşkesi,

Kamu İhale Kurumu Binası 1596. Cadde, NO:8

06800 Beytepe/Çankaya/ANKARA

Sürüm No: 1.0

Yayın Tarihi: 20.11.2018

Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri

Kullanım Kılavuzu

ELEKTRONİK KAMU ALIMLARI

PLATFORMU

Sayfa 2/28

Hacettepe Üniversitesi Teknokent Yerleşkesi,



© 2014 Kamu İhale Kurumu

Tüm hakları saklıdır. Bu dokümanın hiçbir bölümü Kamu İhale Kurumu’nun izni alınmadan,

hiçbir biçimde ve hiçbir yöntemle çoğaltılamaz ve dağıtılamaz, veri tabanı ya da başka bir

sistemde saklanamaz.

Sayfa 3/28




İÇİNDEKİLER

GİRİŞ .................................................................................................................................. 4

TEBLİGAT İŞLEMLERİ ................................................................................................... 5

ELEKTRONİK EKSİLTME İMZA YETKİLİSİ TANIMLAMA ..................................... 7

EKAP İMZACI UYGULAMASININ KURULMASI ..................................................... 11

ELEKTRONİK EKSİLTME TEKLİF İŞLEMLERİ ....................................................... 14

EKAP İMZACI UYGULAMASI İLE TEKLİFİN İMZALANMASI ............................. 21

EKSİLTİLMİŞ TEKLİFİN İMZALANARAK SONRAKİ TURLARA GEÇİLMESİ ... 26

Sayfa 4/28




GİRİŞ

Elektronik eksiltme uygulanacak ihalelerde, İdareler kapalı oturumda teklif değerlendirme

işlemlerini yapar ve geçerli teklif sahibi isteklilere elektronik eksiltmeye katılmak üzere

tebligat gönderir. Yapılan tebligat ile ihalede elektronik eksiltme süreci başlar. İstekliler,

tebligatı aldıktan sonra, Elektronik eksiltmeye katılmak istiyorlarsa, E-eksiltme imza

yetkilisini tanımlamalı ve yapılan yetkilendirmenin ıslak imzalı evrakını e-eksiltme öncesi

idareye ulaştırmalıdır. Ekap İmzacı uygulamasını indirmeleri ve e-imzalarının doğru çalıştığını

test etmeleri gerekmektedir. Elektronik Eksiltme tarih saatinden önce EKAP’a bağlanarak

online eksiltme oturumlarına katılmaları önerilir. Tebligatta belirtilen zaman çizelgesine göre

eksiltme oturumları yapılır. Bu kılavuzda ilgili adımlarda yapılması gereken işlemler detaylı

şekilde anlatılmıştır.

Sayfa 5/28




TEBLİGAT İŞLEMLERİ

Elektronik eksiltme süreçleri, idare tarafından yapılan, “Elektronik Eksiltmeye Davet”

tebligatının Tebligatlarım sayfasına gelmesi ile başlamaktadır.

Şekil 1: Tebligatlarım Menüsü

Göster butonuna tıklanarak tebligat içeriğine ulaşılır.

Şekil 2: Tebligatın Açılması

Tebligatta, elektronik eksiltmenin tüm bilgileri yer almaktadır. “Elektronik Eksiltme Zaman

Çizelgesi” turlara ilişkin detaylı bilgiyi göstermektedir.

Kısmi teklif verilmesine izin verilen ihalelerde kısma ait kalem bilgisinin detayları da tebligat

içinde tablo olarak gösterilir.

Sayfa 6/28




Şekil 3: Elektronik Eksiltmeye Davet Formu

Sayfa 7/28




ELEKTRONİK EKSİLTME İMZA YETKİLİSİ TANIMLAMA

Elektronik eksiltme imza yetkilisi tanımlama işlemleri için menüde yer alan linke tıklanır.

Şekil 4: Elektronik eksiltme İmza Yetkilisi Tanımlama Menüsü

İşlem yapılacak ihale seçildikten sonra, e-eksiltmeye teklif verecek olan, elektronik eksiltme

yetkilisine ait TCKN bilgisi girilir. Kullanıcı EKAP’a kayıtlı değilse Cep telefonu, e-posta

bilgileri girilerek kullanıcı eklenir. Sistem, eklenen kullanıcıya aktivasyon e-postası

göndererek EKAP’a giriş yapabilmesi için yönlendirir. Bu kullanıcı sadece ilgili ihaleninin

elektronik eksiltme sürecinde işlem yapabilir.

Şekil 5: Elektronik Eksiltme İmza Yetkilisi Tanımlama Ekranı

Sayfa 8/28




Girilen TCKN, EKAP’ta kayıtlı olan bir kullanıcıysa, sistem tarafından ilgili alanlar

doldurulur. Bu kullanıcılara ait bilgilerin güncelleme işlemleri, “Kullanıcı Bilgilerim”

sayfasından yapılır.

Şekil 6: EKAP’ Kayıtlı Kullanıcıı E-İmza Yetkilisi Olarak Ekleme

Sayfa 9/28




Eklenen elektronik eksiltme imza yetkilisi, listede yer alır. Kayıt işleminin tamamlandığına

ilişkin başarı mesajı gösterilir. İsteklilerin, Elektronik eksiltmeye katılacak kişinin temsile

yetkili olduğunu gösteren belgeleri eksiltmeden önce idareye sunması gerekmektedir. İdare

tarafından reddedilen bir E-Eksiltme İmza Yetkilisi e-eksiltme oturumuna katılamaz ve varsa

vermiş olduğu teklifler geçersiz sayılır. Bu durumda ilgili isteklinin yazılı teklifi nihai teklif

olarak işlem görür.

Eklenen elektronik eksiltme imza yetkilisi/yetkilileri, Sil butonuyla pasife alınabilir. Pasife

alınan imza yetkilileri, ilgili e-eksiltmeye teklif veremezler.

Şekil 7: E-İmza Yetkilisinin Başarı ile Tanımlanması

Sayfa 10/28




Sistem, elektronik eksiltme imza yetkilisi olarak eklenen kullanıcılara, bilgilendirme e-postası

gönderir.

Şekil 8: Bilgilendirme E-Postası

Teklif verme süresi Tur Süresi ile sınırlı olduğundan E-Eksiltme oturumu başlamadan önce

EKAP İmzacı uygulamasının bilgisayara kurulması ve uygulamaya giriş yapılması eksiltme

sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi için önem arz etmektedir.

https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/WpfLib/ImzaciSetup.exe linkine tıklayarak uygulamayı

indirebilirsiniz.

https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/WpfLib/ImzaciSetup.exe

Sayfa 11/28




EKAP İMZACI UYGULAMASININ KURULMASI

Teklifin imzalanabilmesi için E-Eksiltme İmza Yetkilisinin işlem yapacağı bilgisayarda,

EKAP İmzacı uygulamasının kurulu olması gerekmektedir. Ortak girişim olması halinde

bütün ortakların e-eksiltme imza yetkilileri; EKAP İmzacı uygulamasını, bilgisayarlarına

kurmalıdır.

EKAP İmzacı uygulamasına ilişkin link; E-Eksiltme İmza Yetkilisi rolündeki kullanıcılara e-

posta ile yapılan bilgilendirmede ve İstekli Platform Sorumlusu rolündeki kullanıcılara yapılan

e-eksiltme oturumu davet tebligatında yer almaktadır.

Şekil 9: EKAP İmzacı Uygulaması Linki

Sayfa 12/28




EKAP İmzacı uygulamasına ilişkin kurulum dosyası,

https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/WpfLib/ImzaciSetup.exe bağlantısına tıklanarak bilgisayara

indirilir.

Kurulumun yapılması için indirilen dosyaya tıklanır. Açılan ekranda yer alan Çalıştır butonuna

tıklanarak kurulum başlatılır.

Şekil 10: EKAP İmzacı Uygulamasının Çalıştırılması

https://ekap.kik.gov.tr/EKAP/WpfLib/ImzaciSetup.exe

Sayfa 13/28




İlgili E-Eksiltme İmza Yetkilisi, kurulan EKAP İmzacı uygulamasına giriş yapmak için T.C.

Kimlik No ve EKAP Şifresini girer ve Giriş Yap butonuna tıklar. EKAP İmzacı Giriş

ekranının görüntülenmesi, uygulamanın çalıştığını gösterir. Şirketinizin network ve güvenlik

ayarlarına ilişkin sorun yaşamamak için açılan ekranda EKAP İmzacı uygulamasına giriş

yapabildiğinizi test etmeniz önerilir.

Şekil 11: EKAP İmzacı Uygulamasına Giriş

Ekap imzacı uygulamasının, e-eksiltme teklifini imzalama kısmı detaylı olarak 6. Bölümde

anlatılmaktadır.

E-imzanızın çalıştığını test etmek için alttaki menüden “E-İmza Geçerlik Kontrolü”

bağlantısını kullanabilirsiniz.

Şekil 12: E-İmza Geçerlik Kontrolü

Sayfa 14/28




ELEKTRONİK EKSİLTME TEKLİF İŞLEMLERİ

Menüde “Teklif İşlemleri” sekmesinden “Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri” linki tıklanır.

Şekil 13: Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri Menüsü

“Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri” ekranı açılır. Açılan ekranda katılabileceğiniz e-

eksiltmeler listelenir.

Eksiltme oturumlarına giriş yapmak için Oturuma Katıl butonuna tıklanır. Ortak Girişim

olması halinde e-eksiltme oturumuna sadece Pilot Ortak yetkilileri giriş yapabilir.

Şekil 14: E-Eksiltme Oturumuna Katılma

Sayfa 15/28




Listede İhale Kayıt Numarası ve E-Eksiltme Oturum durumuna (“E-Eskiltme Oturumu

tamamlandı”, “E-Eksiltme Oturumu devam ediyor”, “E-Eksiltme Oturumu başlamadı”) göre

Listele butonu ile filtreleme yapılabilir.

Oturuma Katıl butonu ile açılan ekranda E-Eksiltme Başlangıç tarih saati gelmeyen eksiltme

oturumları için ihaleye ilişkin genel bilgiler gösterilir.

Şekil 15: Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri

Eksiltme Başlangıcına Kalan Süre sıfırlandığında sistem otomatik olarak E-Eksiltme

oturumunu görüntüler.

E-Eksiltme Başlangıç tarih saati itibariyle Oturuma Katıl butonu ile doğrudan e-eksiltme

oturumu açılır.

Sayfa 16/28




“Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri” ekranında sol taraftaki panelde İlk Teklif Tutarı ve

eksiltme turlarına ilişkin Zaman Çizelgesi görüntülenir. İçinde bulunulan tur göstergesi; yeşil

renk, henüz başlamayan turların göstergesi; sarı renk ile belirtilir. Ekranın sağ tarafında;

ihaleye ilişkin bilgiler, asgari fark aralığı, turun bitimine kalan süre, eksiltmenin bitimine kalan

süre, sıralama bilgisi ve teklif bilgileri görüntülenir.

Şekil 16: Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri Ekranı

İstekliler tur süresine ilişkin sayaç (Tur Bitimine Kalan Süre) sıfırlanıncaya kadar ilgili tur için

teklifini verebilir. (Teklif girişinden sonra yapılan E-İmza işlemi zaman alabileceğinden teklif

verirken bunu dikkate almanız önerilir.)

İlgili turda elektronik eksiltme teklifi henüz imzaya gönderilmediği durumlar için “Eksiltilmiş

teklifinizi henüz kaydetmediniz!” ibaresi görüntülenir.

Teklif oluşturma işlemi; “Teklif Verme Paneli”nde yer alan Kalem Adı, Menşei, Miktarı,

Birimi, Önceki Birim Teklif Fiyatı, Birim Teklif Fiyatı ve Kalem Toplam Fiyatı kolonlarından

oluşan tablo aracılığıyla yürütülür.

Sayfa 17/28




Kalem adı uzun olduğunda kısaltılarak gösterilir. Kalem adının tamamını görmek için imlecin

ilgili kaydın üzerine getirilmesi gerekmektedir. Menşei kolonu sadece yerli malı lehine fiyat

avantajı uygulanacak ise gösterilir. Önceki Birim Teklif Fiyatı kolonunda görüntülenen bilgiler

ise ilgili isteklinin o kalem için daha önce vermiş olduğu birim teklif fiyatını göstermektedir.

(İlk tur için yazılı teklifinde vermiş olduğu fiyatları gösterilir)

Teklifin oluşturulması ile ilgili işlem yapılan tek kolon Birim Teklif Fiyatı’dır. Birim Teklif

Fiyatı alanına ilgili kalem/kalemlerin teklif bilgisi girilerek o tur için teklif bilgisi oluşturulur.

Kısmın Toplam Teklif Tutarı; kalemlerin toplam fiyatlarından oluşur.

Şekil 17: Birim Teklif Fiyatın Girilmesi

Sayfa 18/28




Yeni teklifin başarıyla imzaya gönderilebilmesi için teklifin en az ‘Asgari Fark Aralığı’ kadar

eksiltilmiş (Eksiltme Tutarı, Asgari Fark Aralığı’na eşit ya da büyük) olması gerekmektedir.

Eksiltme Tutarı, Asgari Fark Aralığı ile ilgili koşulu sağladığında Eksiltilmiş Teklifi İmzaya

Gönder butonu aktif hale gelir ve bu butona tıklanmak suretiyle ilgili tur için teklif imzaya

gönderilir.

Şekil 18: Eksiltilmiş Teklifin İmzaya Gönderilmesi

Sayfa 19/28




İmzaya gönderilen ancak henüz imzalanmayan yeni teklif için ekranın üst tarafında mevcut

duruma ilişkin “Eksiltilmiş teklifinizi henüz imzalamadınız!” bilgisi görüntülenir. Ayrıca teklif

kutusunun içinde teklif süreci ile ilgili “E-İmza Bekleniyor” ibaresi görüntülenir.

İmzaya gönderilen teklifin detay bilgilerine, Kalem Bilgileri İçin Tıklayınız butonu ile

ulaşılabilir.

Şekil 19: E-imza Bekleyen Teklif

Sayfa 20/28




Kalem Bilgileri İçin Tıklayınız butonu ile açılan “Kalemlere İlişkin Teklif Bilgileri”

panelinden Geri butonu ile çıkılabilir.

Şekil 20: Kalemlere İlişkin Teklif Bilgileri

Sayfa 21/28




EKAP İMZACI UYGULAMASI İLE TEKLİFİN İMZALANMASI

Teklifin imzalanabilmesi için E-Eksiltme İmza Yetkilisinin işlem yapacağı bilgisayarda,

EKAP İmzacı uygulamasının kurulu olması gerekmektedir. Ortak girişim olması halinde

bütün ortakların e-eksiltme imza yetkilileri; EKAP İmzacı uygulamasını, bilgisayarlarına

kurmalıdır. (4. Bölümde Ekap imzacı uygulamasının kurulması ve E-imza işlem testi

detaylarıyla anlatılmıştır.)

İlgili E-Eksiltme İmza Yetkilisi, kurulan EKAP İmzacı uygulamasına giriş yapmak için T.C.

Kimlik No ve EKAP Şifresini girer ve Giriş Yap butonuna tıklar.

Şekil 21: EKAP İmzacı Uygulamasına Giriş

Sayfa 22/28




Giriş Yap butonuna tıklandığında “İmza Bekleyenler” ekranı açılır. Açılan ekranda sol tarafta

listelenen teklif kayıtlarından imzalanacak teklif seçilir. Seçim yapıldığında teklife ilişkin

durum bilgisi, ilgili tur için kalan süre (sayaç şeklinde) ve teklifin detay bilgileri görüntülenir.

Teklifin imzalanmadığı durumda durum bilgisi alanında “İmza Bekleniyor” ibaresi

görüntülenir. Kaleme İlişkin Teklif Bilgileri tablosu ile detayı verilen eksiltilmiş yeni teklif

kontrol edildikten sonra İmzala butonuna tıklanır.

Teklifin hatalı olması durumunda Reddet butonu ile teklif verme süreci tekrar başlatılabilir.

Şekil 22: Eksiltilmiş Teklifin İmzalanması

Sayfa 23/28




İmzala butonuna tıklanması halinde ekranda eksiltilen teklifin imzalandığına dair bilgi notu

görüntülenir.

Şekil 23: Eksiltilmiş Teklifin İmzalandığı Bilgisi

E-Eksiltme İmza Yetkilisi, İmzala butonuna tıkladığında açılan ekranda, elektronik imza kart

şifresini girer ve Tamam butonuna tıklar.

Şekil 24: E-İmza Kart Şifresinin Girilmesi

Sayfa 24/28




Sistem imzalanacak içeriği görüntüler. Kullanıcı İmzala butonuna tıklar.

Şekil 25: İmzalanacak İçeriğin Görüntülenmesi

Sistem teklifin başarıyla imzalandığına ilişkin bilgi mesajını görüntüler. İmzalanmış Teklifi

Gönder butonuna tıklanarak imzalanan teklif bilgisi, EKAP sistemine gönderilir.

Şekil 26: Eksiltilmiş Teklifin Başarıyla İmzalanıp Gönderilmesi

Sayfa 25/28




İmzalı teklif EKAP sistemine gönderildiğinde başarı mesajı görüntülenir ve Tamam butonuna

tıklanır.

Şekil 27: EKAP’a Başarıyla Gönderildiğine İlişkin Mesaj

Ortak Girişim olması halinde teklifin geçerli olması için bütün ortaklar tarafından

imzalanması gerekmektedir. Diğer ortakların yetkilileri tarafından imzalama işlemi

tamamlanmadan ilgili teklife ilişkin kayıt “İmza Bekleyenler” ekranından düşmez. Bu

durumdaki kayıtlar için durum bilgisi alanında Diğer Ortakların İmzası Bekleniyor ibaresi

görüntülenir.

İmzalama süreci tamamlandığında (Ortak girişim olması halinde bütün ortaklar tarafından

teklifin imzalama işlemi sona erdiğinde) ilgili teklif kaydı EKAP İmzacı uygulamasında yer

alan “İmza Bekleyenler” ekranından düşer ve “İmzalananlar” ekranında görüntülenir.

Sayfa 26/28




EKSİLTİLMİŞ TEKLİFİN İMZALANARAK SONRAKİ TURLARA

GEÇİLMESİ

Teklifin imzalanması halinde “Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri” ekranındaki bildirim

barında “Eksiltilmiş teklifiniz imzalandı!” bilgisi görüntülenir.

Sistem imzalanan teklifi zaman çizelgesinde ilgili tura ait bölümde gösterir ve sıralama

bilgisini yeniden hesaplayarak günceller. Sıralama, yerli malı/istekli lehine fiyat avantajı

tanımlanmış ihalelerde, fiyat avantajı uygulanarak hesaplanır.

Sıralama bilgisi eksiltme oturumuna katılan isteklilerin herhangi biri teklif verdiğinde yeniden

hesaplanmakta ve değişiklik olması halinde güncellenmektedir.

Şekil 28: Verilen Teklifler Arasında Sıralamanın Belirtilmesi

Sayfa 27/28




Bir sonraki turun başlaması için mevcut tura ait “Turun Bitimine Kalan Süre” sayacının

sıfırlanması gerekmektedir. Sayaç sıfırlandığında 2.tur için teklif verme işlemleri başlar.

Şekil 29: 2. Turun Başlaması

2. tur ve sonraki turlardaki teklif verme işlemleri 1. turdaki ile aynı şekilde devam etmelidir.

Yeni tur başladığında önceki turda e-imzalı teklifini EKAP’a göndermiş olan istekliler yeniden

teklif verebilecektir. Turların birinde yeni teklif vermeyen istekli, sonraki turlarda teklif

veremeyecek ve bu durumda, son verilmiş teklif nihai teklif olarak kabul edilecektir.

Elektronik eksiltme, isteklilerin teklif vermesine bakılmaksızın ‘eksiltmenin sona ereceği tarih

ve saat’in dolması ile tamamlanır.

Sayfa 28/28




Elektronik eksiltme tamamlandığında ekranın üstünde “Bu kısım için E-Eksiltme oturumu

tamamlanmıştır.” İbaresi görüntülenir. İsteklinin eksiltme sonucu verdiği son teklif ve

ihalenin/kısmın yaklaşık maliyeti görüntülenir. Ayrıca ekranda, idari şartnamede seçilen

duruma göre isteklilerin kimlikleri açıklanmadan kendi sıralamaları ya da diğer isteklilerin

sıralamaları gösterilir.

Şekil 30: Elektronik Eksiltmenin Tamamlanması

Elektronik eksiltme tamamlandıktan sonra idare, elektronik eksiltme yapılan ihale/kısım için

teklif değerlendirme işlemlerini tamamlar, komisyon kararı oluşturulması ile ihale süreçleri

mevcut durumdaki şekilde devam eder.

Documents

Elektronik Eksiltme Teklif İşlemleri