情報整理講座

「速読情報活⽤塾」第5講

株式会社ディジシステム 講師 牛山 恭範 Copyright 2014© DIJISISTEM Inc. All Rights Reserved.

• 1000⼈の社員が毎⽇10分間書類探しをすると、1年間で1億円の経費がかかる。

• 平均的なビジネスマンは、年間150時間ほど探し物をしている。• 探し物が⾒つからなければ、経済的損失につながる。

背景

• 整理とは、いるものといらないものを分けること。• 整頓とは、いるものを使いやすくすること。• いらないものは捨てる。• ながら作業で電⼦化するか、外部に頼む。• すべてを電⼦化することはせず、紙のみのフローで処理できるものは処理する。

• いくら速読ができても情報が整理できなければその速度が⽣きない。

前提

• ⼊る情報（インプット等）を広くし、出る情報（廃棄と保存）をさらにより⼀層多くする。

• ⾃分が今すぐに扱う情報を限界まで⼩さくすることで、範囲を広げても、実質的にはフォーカスしている状態を作り上げる。

情報のフロー

• 押し出し式のファイリングを⾏う。• 保存が必要な書類は電⼦化する。• クリアファイルが案件別にたまった場合は、ボックスに⼊れる。

紙は野⼝式ファイリング+α

• 情報管理度合いを⾏動レベルで引き上げるコツは⼀元化。• 分類は最低限にし、原則として書類は⼀元化する。• メモ、アイディア、仕事の際の書類は⼀応⼀元化しておき、廃棄の際に電⼦化して活⽤する。

⼀元化

• シールを貼る⽅法。• ⾒出しを印刷する⽅法。

クリアファイルに⾒出しを⼊れる

• 情報は、⾜りないことで損失を被ることが多い。• 情報はあるだけでは無意味。理解する必要がある。• ⾃分が分からないことが何かが分かるように、情報を整える。

情報の戦闘態勢を整える

• 徹底的に捨てて捨てる。• 全部捨てる。• ⼼がときめかないものは捨てる。• 捨てるものと、電⼦化する情報を分ける。

まず第⼀にやるべきこと

• デジタル化すれば検索を⾏うことができるようになる。• 全⽂検索を⽤いれば、書籍をグーグル化できる。

ＯＣＲの技術を⽤いれば、紙をデジタル化できる。

• 事務所と家を⾒まわして、およその計画を⽴てる。• 整理のための計画ノートを作る。• 部屋のどの場所に何を置くのかについて、計画を⽴てる。• おおざっぱにどのようにモノの量が減るのかをイメージする。• 上記の判断基準の為にもこの講座を利⽤する。

事務所と家を⾒まわして考える

• モノは必ず増え続ける。• ⾃分が何ができていないかを知ることに、情報活⽤の原理がある。• 新しい情報を得ようとするのは勘違いで、現実には、新しい情報を圧倒的に得ることで、物事の達成要因を過不⾜なくすることに意味と価値がある。

• チェックリスト化していく。

原理原則

• 最初に徹底的に捨てる→そして、空きスペースを作る。• 単位時間当たりの⽣産性の⾼さ→⾔い換えれば、どれだけを⽣み出すことができるか。

• 頭の中の情報整理：⽬的に集中し、情報を整理していく。• 書類の流れ、本の流れ、情報の流れをすべてシステム化していく。

必要な視点

• 原則として、すべての本は裁断で問題なし。• 裁断した後に、速読で読み、重要箇所を抜き出す。• 破リーディングの上級編は先に裁断。• 全ての本をスキャンスナップで読み込む。• カテゴリ別に分けて本を保存し、いつでも活⽤できる体制を整える。

• どこにあるのかを探すことが出来なくなった本はゴミ。

クラウド時代の本棚の整理法

• ⾒出しをつけて、カテゴリ別にフォルダを作っておく。

• ⾃分が何らかのプロジェクトで⼀気に参照したいものは、１０分あれば⾼速で⾒直すことができる仕組みを作る。

重要なページは、記憶する

• 毎⽇３分でいいので確保する。• 時間を確保しなければ⾎⾁化はできない。

• 記憶は時間ではなく、期間によって作られる。

• 数年前の情報が意外に⾊あせない。

• ⼈は簡単に忘れる。

⾃分の知識として⾎⾁化させる仕組みを回転させる

新しい情報

血肉化「構造ノート」

「記憶用フォルダ」

• 古いノートは裁断して、スキャンする。• 原則としてノートは構造ノートを使い、⾎⾁化していく。• 論理関係は構造議論チャートに記録していき、論理構造を把握する。

• エバーノートは資料ノートにする。（検索に優れているのが特徴）

クラウド時代のノートの整理法

• 書類は全部捨ててまったく問題無し。• 書類はすべて電⼦化する。• 契約書は例外的に保存する。• 書類は必要な時にプリントアウトする。• カテゴリ別に分けて保存。• タイトルで検索性を⾼めるために、タグの代わりとなる内容、キーワードを複数⼊れ込む。

• 後から探すことができるようなキーワードを複数⼊れておく。• 無くしたくない書類や活⽤頻度が⾼いものはエバーノートにも⼊れておく。

クラウド時代の書類の整理法

• 参照度が⾼いもの

電⼦化しないもの

• 事務所と家の中にあるものの、5割はゴミであることを疑ってみてほしい。

• 効率が著しく害され、マイナスに作⽤する危険性。

考えてみたいこと

ＰＣのモニター環境

デスク環境

• 机の後ろは本棚が良い：無駄な動きを減らすことができる。• デュアルモニター、トリプルモニターのススメ。（必ず作業効率が上がる。）

• 置く場所は、戻しやすさを考慮する。• ⾃分の⼿の届く範囲によく使うものを置く。• 書類はすべて⽴てる。• 視認性を限界まで確保し、コクピット化すれば仕事は速まる。• モノを置く場所を決める。

机はコクピット

書類トレーの使い⽅（ドリル使⽤）

• 三段ファイルボックスを機能させる。• 「今⽇の仕事（未処理）」• 「近⽇中書類」• 「保存整理（⼀時保管・たまったら整理）」

• ※必ず⼀⽇の内に空にしてから帰宅する。• ※近⽇処理の部分に⼀時保存書類は⼊れる。• ※やるべきことは朝に決める。

三段ファイルボックス

メリタ式を利⽤する

• 紙に印刷してメリタに流す。• エクセル管理する。• グーグルカレンダーを使う。• 処理三段ボックスに⼊れる。

あとでやる・・・を実現する

• システム化できないということは、頭が混乱しているということ。• 置き場所を決めて、書類の種類ごとにフローを学べば、完全に書類を管理可能。

• あくまでも整理が⽬的ではなく、活⽤が⽬的になるように。

あらゆる書類がシステマチックに流れるように

デスクトップに仮想本棚を作る

• アルファベットの頭⽂字をフォルダ名の前に置いておくと、⼀発で⾶ぶことができる。

• ファイルはナンバーを振ると⾃然と整理される。例）1.2.3.

「Ｃ カテゴリフォルダ」というように、アルファベットをふると速くなる

• ファイルの置き場所をなんとなくにしない。

デスクトップも、今⽇の作業、⼀時保管、保管に分ける。

デスクマットでやるべきことを管理する仕組みを作る。

• ⽉末は整理と、バックアップがオススメ。• ⽇々⽉間計画の詳細から、調整を⾏う。• （やるべきことの情報を整理できなくなるのは、調整作業が⾯倒になるため）

定期的な情報整理

• 付箋を使えば、書類の中のテキストを⽬⽴たせることができる。• 書類の要点は、ピンポイントで○で囲む。• ⾒出しラベルを利⽤して、探したい書類をすぐに探す。• 結束タイをうまく使う。→ビニールの袋か、段ボールに⼊れて分類する。• 報告書、議事録など、定期発⽣する書類は、順番の⼊れ替えや廃棄の必要がほとんどない。この場合は、⼆⽳バインダーに時系列で閉じていく。

• 取りやすさを重視する：1秒でも減らす。• はさみやボールペンのダブりを無くす。• 使わない⽂具は、まとめる。（よく使うものだけを⼿元に置く）

ＴＩＰＳ

⽂房具も書類と同じく保存場所を確保する

⼿元に置くのはわずかな⽂房具

⼀⽇の⾏動記録を取る（紙ベースの理由は視認性）

• セルフイメージを決定づける⾔葉を、可能な限り毎⽇⾳声で速聴きで聞く。

最重要の情報は脳内に刷り込む

• 改善しなければ、いつまでも状況は変わらない。• 「改善リスト」を作成したら、そのリストをプロジェクトフォルダに組み込む。

• ⼀か⽉分がたまったら裁断してスキャンする。（⾏動リスト）

一か月の行動記録がたまった時点で、問題点と改善策のリストを作る

ルーズリーフに情報を加えていき速読する

• 2014年1⽉等のフォルダを作っておき、カテゴリ別に分ける必要が無いファイルはこの⼀時保管庫に⼊れていく。

• ⼀か⽉おきに新しいフォルダを作り、古いものはハードディスクに移す。

ＰＣデータの一時保管庫

• フォルダは積み上げ式で作る。• ３階層までで管理できるようにするのが理想。• 階層を増やしすぎない。

ファイルの整理法

⼀時保管の箱を作ることで、机の上を常にスッキリさせる

計画はすべてエクセルで⽴てる

• 計画の調整はエクセルで⾏う。• 年間計画はエクセルで⾏う。• ⽉間計画はエクセルで⾏う。• 週刊計画はエクセルで⾏う。

計画のマスターはエクセル

• ⼿帳はスマートフォンがオススメ。• ⼿帳は仕事のスタイルと好みで有効なものが変わる。• 問題が解決しない場合は、スマホとクラウドで解決する可能性が⼤。

• Googleカレンダーを中⼼にする。• メモはドロップボックスの中にエクセルを⼊れれば⼗分。• ⼊⼒はキーボードを使う⽅法もある。

手帳

• ボードを使う⽅法。• クラウドのチームタスクソフトを使う。

チームのタスク管理

• キングソフトシステムディフェンダー。• クリアの機能を使う。• すべてのブラウザのキャッシュを⼀発で。

ＰＣを一発で速くする

• エブリシングを使う。• エクセルを xlsで検索する。• 探三郎で検索する。• ウィンドウズの検索を⽤いる。• カテゴリフォルダを探す。• 時系列フォルダを探す。

情報の検索法

• ファイルに番号をふる。• フォルダにアルファベットをふる。

仕事を速くする整理法