GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSGESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSEJE TEMÁTICO 5EJE TEMÁTICO 5

PRESENTADO POR:PRESENTADO POR:

MARCELA DEL CARMEN ÁLVAREZMARCELA DEL CARMEN ÁLVAREZADRIANA MARIA ZAMBRANOADRIANA MARIA ZAMBRANOGLORIA PATRICIA PACHECOGLORIA PATRICIA PACHECORICARDO ALFONSO SILVARICARDO ALFONSO SILVA

PRESENTADO A:PRESENTADO A:

PROFESOR JORGE M ZULUAGAPROFESOR JORGE M ZULUAGA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOUNIVERSIDAD DEL QUINDÍOFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESFACULTAD CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAY ARCHIVÍSTICA

ARMENIAARMENIA20102010

ContenidoContenido

Tratamiento de los documentos electrónicosTratamiento de los documentos electrónicos ObjetivosObjetivos ResponsablesResponsables Expediente electrónicoExpediente electrónico Expediente tradicional y el electrónicoExpediente tradicional y el electrónico Foliado de los expedientes electrónicosFoliado de los expedientes electrónicos Ventajas de los Expedientes ElectrónicosVentajas de los Expedientes Electrónicos Expediente Mixto ò HibridoExpediente Mixto ò Hibrido Desarrollo de la gestión documentalDesarrollo de la gestión documental Importancia de la Gestión Electrónica de DocumentoImportancia de la Gestión Electrónica de Documento Proceso de gestión documentalProceso de gestión documental NormatividadNormatividad ImplementaciónImplementación Organización del espacio de trabajoOrganización del espacio de trabajo Recomendaciones para que el espacio de trabajo sea el adecuadoRecomendaciones para que el espacio de trabajo sea el adecuado Organización de los documentos electrónicosOrganización de los documentos electrónicos

IntroducciónIntroducción

La informática y las telecomunicaciones están introduciendo cambios significativos en nuestra sociedad, las tecnologías de la información no solo permiten la recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de grandes cantidades de información sino la celebración de actos que producen consecuencias, así mismo, la rapidez de las operaciones realizadas a través del uso de la tecnología y los efectos “en masa” que esta puede producir han cambiado algunos conceptos o consideraciones respecto del tiempo y distancia en cualquier actividad humana. Actualmente la información es manejada a través de ordenadores electrónicos es decir, se crean los documentos electrónicos los cuales deben conservarse como evidencia de actos a efectos de responsabilidad y memoria, manteniendo propiedades que, garanticen que dicho documento sea auténtico, fiable, íntegro y disponible

TRATAMIENTO DE LOS TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo Establecer políticas y procedimientos para organizar y conservar este tipo de documentos.de documentos.

Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos Deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados.electrónicos almacenados en su versión final no pueden ser modificados.

Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar.van a conservar.

Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. Temperatura debe estar entre 16.°C y documentos en soporte electrónico. Temperatura debe estar entre 16.°C y 20.°C y humedad entre 30% y 40%.20.°C y humedad entre 30% y 40%.

Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos Mantener por lo menos una copia de seguridad de los documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.áreas geográficas.

Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de informaciónobsoletos y se corra riesgo de pérdida de información

OBJETIVOSOBJETIVOS

El objetivo principal de darle el tratamiento El objetivo principal de darle el tratamiento adecuado a los documentos electrónicos es adecuado a los documentos electrónicos es garantizar la conservación de los mismos, a corto garantizar la conservación de los mismos, a corto y largo plazo así como su autenticidad.y largo plazo así como su autenticidad.

La accesibilidad a este tipo de documentos debe La accesibilidad a este tipo de documentos debe ser permanente, independientemente de los ser permanente, independientemente de los sistemas en que se produjeron.sistemas en que se produjeron.

Establecer buenas practicas en la gestión de los Establecer buenas practicas en la gestión de los documentos para garantizar la conservación y documentos para garantizar la conservación y acceso a la memoria histórica de las entidadesacceso a la memoria histórica de las entidades

RESPONSABLESRESPONSABLES

Es responsabilidad de la persona responsable del archivo junto a Es responsabilidad de la persona responsable del archivo junto a quienes toman las decisiones, de garantizar que la organización quienes toman las decisiones, de garantizar que la organización aplique las políticas necesarias tanto para acometer la gestión de aplique las políticas necesarias tanto para acometer la gestión de documentos como los programas archivísticos de conservación a documentos como los programas archivísticos de conservación a largo plazo. largo plazo.

Los archiveros deben esforzarse especialmente por intervenir en: Los archiveros deben esforzarse especialmente por intervenir en: el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque

todo su ciclo de vida;todo su ciclo de vida; la determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la la determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la

gestión de documentos que han sido identificados como de gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente; yconservación permanente; y

el establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc., el establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc., de documentos que han sido identificados como de conservación de documentos que han sido identificados como de conservación permanente.permanente.

EXPEDIENTE EXPEDIENTE ELECTRÓNICOELECTRÓNICO

El expediente electrónico es el El expediente electrónico es el conjunto de documentos conjunto de documentos electrónicos correspondientes electrónicos correspondientes a un procedimiento a un procedimiento administrativo, cualquiera que administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que sea el tipo de información que contengan. contengan.

Los Expedientes Electrónicos Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente garantizan un acceso eficiente y seguro a la información y seguro a la información completa y a todos los completa y a todos los documentos desde cualquier documentos desde cualquier sitio, y su primordial función sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir. es la de conservar y transmitir.

En un expediente electrónico En un expediente electrónico podemos encontrar los documentos podemos encontrar los documentos electrónicos que a su vez, el electrónicos que a su vez, el contenido es referente al expediente, contenido es referente al expediente, que por lo cual podemos encontrar que por lo cual podemos encontrar archivos de texto creados, archivos de texto creados, fotografías digitales, videos fotografías digitales, videos digitales, música digital, páginas de digitales, música digital, páginas de Internet; los mensajes de texto y los Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS), los faxes, las celular (SMS y MMS), los faxes, las hojas de cálculo creadas mediante el hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel. En uso de programas como Excel. En general cualquier documento que general cualquier documento que no repose en medio físicamente no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios creado o transmitido por medios electrónicoselectrónicos

EXPEDIENTE TRADICIONAL Y EL EXPEDIENTE TRADICIONAL Y EL ELECTRÓNICOELECTRÓNICO

Comparativa entre el expediente tradicional y el Comparativa entre el expediente tradicional y el electrónico, especificando los mecanismos que electrónico, especificando los mecanismos que permiten garantizar la autenticidad, integridad y permiten garantizar la autenticidad, integridad y entrega en destino del expediente entrega en destino del expediente

¿?Acuses de reciboEfectiva entrega en destino

Huella digital y firma del índice

Índice y foliadoIntegridad

Firma electrónicaSello y firmaAutenticidad

Mecanismo electrónicoMecanismo en papelElemento a garantizar

COMPARATIVAS

FOLIADO DE LOS EXPEDIENTES FOLIADO DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOSELECTRÓNICOS

Se llevará a cabo mediante un índice electrónico, Se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera. La autoridad respectiva conservará se requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. medios electrónicos, de conformidad con la ley.

VENTAJAS DE LOS VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOSEXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

Los Expedientes Electrónicos incluyen documentos (digitalizados, Los Expedientes Electrónicos incluyen documentos (digitalizados, electrónicos Office, e-mails, web, etc.), links y URLSs, multimedia electrónicos Office, e-mails, web, etc.), links y URLSs, multimedia

Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones (Dependiendo Acceso central y búsqueda global en todas las informaciones (Dependiendo de la información)de la información)

Funcionalidades integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, Funcionalidades integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, clasificación, historial, Almacenamiento seguro para revisión de clasificación, historial, Almacenamiento seguro para revisión de documentos y expedientes, etcdocumentos y expedientes, etc

Información adicional: Posibilidad de añadir fechas y plazos para inicio, Información adicional: Posibilidad de añadir fechas y plazos para inicio, finalización o revisiónfinalización o revisión

Acceso desde cualquier lugar del mundo a través de un determinado Acceso desde cualquier lugar del mundo a través de un determinado software y con acceso según el usuariosoftware y con acceso según el usuario

Permitir una reducción considerable del espacio físico Permitir una reducción considerable del espacio físico Acelerar las operaciones Acelerar las operaciones Fácil ubicaciónFácil ubicación Reducir los costos “Papelería, Tiempo, Almacenamiento”Reducir los costos “Papelería, Tiempo, Almacenamiento”

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDOEXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO

Expediente mixto o híbrido es un conjunto de Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como en parte en soporte electrónico, en parte como expediente.expediente.

La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son la de producir, almacenar y mantener son la de producir, almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el que la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre si, de manera que llegado a este relacionan entre si, de manera que llegado a este punto de convergencia para garantizar una punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos por conservación de los documentos archivísticos por todo el tiempo que se les necesite, los sistemas todo el tiempo que se les necesite, los sistemas híbridos son utilizados como una forma de híbridos son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información, para garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia en la no tener tropiezos y aumentar su eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en atención de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos públicos sustentan y general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la legalidad de la gestión de la para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad privada. actividad privada.

DESARROLLO DE LA GESTIÓN DESARROLLO DE LA GESTIÓN

DOCUMENTALDOCUMENTAL Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio

exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.actividad administrativa.

El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.documentación administrativa en soporte papel.

Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveroslos administradores y archiveros

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar lugar

IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOELECTRÓNICA DE DOCUMENTO

La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años debido, La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años debido, sobretodo, a la incorporación de las tecnologías de la información en sobretodo, a la incorporación de las tecnologías de la información en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute directamente en los actuales servicios de internos; lo cual repercute directamente en los actuales servicios de información y documentación. Por la cual información interna y información y documentación. Por la cual información interna y externa de la empresa es muy importante, además de un elemento externa de la empresa es muy importante, además de un elemento clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un sistema de gestión por lo que es esencial la aplicación de un sistema de gestión electrónica en la organización.electrónica en la organización.

Hoy, se entiende la gestión documental como un proceso global, Hoy, se entiende la gestión documental como un proceso global, corporativo e integral de una organización, entendido como un corporativo e integral de una organización, entendido como un sistema de gestión integrado capaz de controlar la producción, la sistema de gestión integrado capaz de controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información. La gestión electrónica de expedientes tiene un de información. La gestión electrónica de expedientes tiene un importante papel en la gestión eficaz de los procesos internos y importante papel en la gestión eficaz de los procesos internos y externos de la empresaexternos de la empresa

PROCESO DE GESTION PROCESO DE GESTION DOCUMENTALDOCUMENTAL

Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo facilitar la gestión y la administración del documento desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de facilitar una de sus fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final.conservación, utilización y disposición final.

Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. Todo dado a unas políticas aplicadas confidencialidad de la información. Todo dado a unas políticas aplicadas por cada entidad.por cada entidad.

Además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de Además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de los documentos y estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo que los documentos y estos sistemas debemos tener en cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo trámite desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo trámite del manejo documental.del manejo documental.

NORMATIVIDADNORMATIVIDAD

El proceso de gestión de documentos comprende, El proceso de gestión de documentos comprende, además de lo ya mencionado, la consulta, la además de lo ya mencionado, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación y la retención, el almacenamiento, la recuperación y la preservación; con el objeto de facilitar su utilización preservación; con el objeto de facilitar su utilización y conservación.y conservación.

La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentosde gestión de documentos. . Cada entidad, sea pública Cada entidad, sea pública o privada, debe reconocer, adaptar y aplicar el o privada, debe reconocer, adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida de los documentos, desde concepto de ciclo de vida de los documentos, desde su producción o recepción hasta que por decisión su producción o recepción hasta que por decisión deben ser destruidos o conservados deben ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico, permanentemente atendiendo a su valor histórico, mediante un Programa de Gestión de Documentos mediante un Programa de Gestión de Documentos (PGD).(PGD).

IMPLEMENTACIONIMPLEMENTACION

La idea de implementar un programa de gestión de documentos, más que La idea de implementar un programa de gestión de documentos, más que por imposición obligatoria, se hace necesario, ya que es la manera de por imposición obligatoria, se hace necesario, ya que es la manera de asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases, con el objetivo asegurar el control de los documentos e sus diferentes fases, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización.de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Dado a que existen diferentes entidades, tanto públicas como privadas que Dado a que existen diferentes entidades, tanto públicas como privadas que prestan servicios públicos, los sistemas empleados para la gestión de prestan servicios públicos, los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y control.control.

CICLO VITALCICLO VITAL

La ley 594 de 2000, en su Titulo V: Gestión de Documentos, hace mérito en la obligación de implementar un Programa de Gestión de Documentos en las entidades, dado a que los documentos deben tener un ciclo vital en los archivos. Con este alcance, esta ley nos clarifica las clasificaciones de estos, así:

Archivo de Gestión, donde reposan los documentos de consulta frecuente;

Archivo Central, agrupa documentos de los Archivos de Gestión que ya no son de uso tan frecuente; y,

Archivo Histórico, al que se transfieren desde el Archivo Central, los documentos de conservación permanente

ORGANIZACIÓN DEL ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOESPACIO DE TRABAJO

La cantidad de tiempo que dedicado al La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la trabajo administrativo y la incorporación generalizada del incorporación generalizada del ordenador a estas tareas durante los ordenador a estas tareas durante los último años, suponen un factor de último años, suponen un factor de riesgo que debe tenerse en cuenta para riesgo que debe tenerse en cuenta para prevenir daños a la salud.prevenir daños a la salud.

para prevenir riesgos en estas para prevenir riesgos en estas actividades debe tener en cuenta actividades debe tener en cuenta algunas recomendaciones básicas.algunas recomendaciones básicas.

RECOMENDACIONES PARA QUE RECOMENDACIONES PARA QUE EL ESPACIO DE TRABAJO SEA EL ESPACIO DE TRABAJO SEA

EL ADECUADOEL ADECUADO La iluminación y ventilación del La iluminación y ventilación del

lugar deben ser adecuados.lugar deben ser adecuados.

La silla de trabajo debe ajustarse la La silla de trabajo debe ajustarse la altura de la silla, para que los pies altura de la silla, para que los pies toquen el suelo.toquen el suelo.

Los codos y la muñeca deben estar a Los codos y la muñeca deben estar a la altura del teclado, debe evitarse la altura del teclado, debe evitarse que estén doblados hacia abajo o que estén doblados hacia abajo o estirados hacia arriba.estirados hacia arriba.

Preferiblemente el Mouse debe estar Preferiblemente el Mouse debe estar a la misma altura del tecladoa la misma altura del teclado

El monitor debe tener brillo y color El monitor debe tener brillo y color adecuados, de manera que no adecuados, de manera que no deslumbren la visióndeslumbren la visión

Mantener limpio el filtro o pantalla del Mantener limpio el filtro o pantalla del monitor.monitor.

El escáner o impresora debe estar El escáner o impresora debe estar ubicada en un área ventilada. También ubicada en un área ventilada. También debe hacérsele mantenimiento con debe hacérsele mantenimiento con alguna regularidad.alguna regularidad.

El monitor debe estar ligeramente por El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura de los ojosdebajo a la altura de los ojos

Los pequeños descansos (de 5 a 10 Los pequeños descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios de rutina o minutos) y cambios de rutina o postura (por ejemplo cada dos postura (por ejemplo cada dos horas) favorecen la distensión física horas) favorecen la distensión física y mental, disminuyen la fatiga y mental, disminuyen la fatiga visual, evitan irritaciones y visual, evitan irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo.aumentan la capacidad de trabajo.

Pueden acompañarse de suaves Pueden acompañarse de suaves estiramientosestiramientos

Organización de los documentos Organización de los documentos electrónicoselectrónicos

DEFINICION:DEFINICION: El documento electrónico de archivo es el registro El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medios de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticosy debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos

La organización de documentos electrónicos de los archivos de La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub serie a la gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub serie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Esta organización constituye el punto de Clasificación Documental. Esta organización constituye el punto de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentos de archivo en una organización. Esta los documentos de archivo en una organización. Esta recomendación, aplicable también en el entorno analógico, se revela recomendación, aplicable también en el entorno analógico, se revela como absolutamente indispensable en el entorno digitalcomo absolutamente indispensable en el entorno digital

POLÍTICAS DE CONSERVACIONPOLÍTICAS DE CONSERVACION

Para llegar a una conservar adecuada, los Para llegar a una conservar adecuada, los documentos electrónicos es imprescindible documentos electrónicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos incorporar una serie de requisitos archivísticos desde el momento en que se archivísticos desde el momento en que se diseñan los sistemas informáticos y diseñan los sistemas informáticos y controlar los documentos durante todo su controlar los documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su calidad e ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanente. Pero cierta medida integridad permanente. Pero cierta medida no puede llevarse a cabo sin un conjunto no puede llevarse a cabo sin un conjunto de políticas y estrategias generales que de políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de documentos a lo faciliten la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida.largo de su ciclo de vida.

POLÍTICASPOLÍTICAS::

Es imprescindible que los archivos gocen de Es imprescindible que los archivos gocen de reconocimiento legal dentro de las reconocimiento legal dentro de las instituciones. Si no es así, una de las instituciones. Si no es así, una de las prioridades más urgentes debería ser el prioridades más urgentes debería ser el desarrollo de un marco normativo dentro de desarrollo de un marco normativo dentro de ellas, en el contexto de la legislación estatal y ellas, en el contexto de la legislación estatal y autonómica existente.autonómica existente.

Se apuntan algunos principios de la norma Se apuntan algunos principios de la norma UNE-ISO 15489 al respecto:UNE-ISO 15489 al respecto:

““Las organizaciones han de definir y Las organizaciones han de definir y documentar las políticas de gestión de documentar las políticas de gestión de documentos, en el contexto del marco documentos, en el contexto del marco reglamentario existente, y garantizar que se reglamentario existente, y garantizar que se implementan y mantienen en todos los niveles implementan y mantienen en todos los niveles de la organización”.de la organización”.

La política debe ser adoptada y La política debe ser adoptada y respaldada en el nivel más alto de respaldada en el nivel más alto de decisión.decisión.

Las responsabilidades sobre su Las responsabilidades sobre su

cumplimento deben estar asignadas y cumplimento deben estar asignadas y documentadas.documentadas.

Los archiveros deben tener competencias Los archiveros deben tener competencias

reconocidas para intervenir, al menos, en reconocidas para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de formulación de los siguientes aspectos de formulación de políticas:políticas:

El desarrollo de una política de gestión de El desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de documentos que abarque todo su ciclo de vidavida

La determinación de funciones y La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido gestión de documentos que han sido identificados como de conservación identificados como de conservación permanente; permanente;

El establecimiento de sanciones por la El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc. de destrucción, alteración, etc. de documentos que han sido identificados documentos que han sido identificados como de conservación permanentecomo de conservación permanente

ORGANIZACIÓN DE LOS ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

La organización en PC de los documentos La organización en PC de los documentos electrónicos, permite utilizar carpetas que electrónicos, permite utilizar carpetas que pueden organizarse en categorías de pueden organizarse en categorías de Series y subseries tal como se organizan Series y subseries tal como se organizan en los documentos tipo papel. Los en los documentos tipo papel. Los documentos electrónicos, como los documentos electrónicos, como los documentos tipo papel son clasificados de documentos tipo papel son clasificados de acuerdo a las tablas de Retención acuerdo a las tablas de Retención Documental (TRD) o Cuadros de Documental (TRD) o Cuadros de Clasificación Documental, las cuales Clasificación Documental, las cuales deben estar elaboradas teniendo en cuenta deben estar elaboradas teniendo en cuenta el sistema organizacional de las el sistema organizacional de las institucionesinstituciones

Ejemplo de organización de documentos Ejemplo de organización de documentos electrónicos (en carpetas):electrónicos (en carpetas):

Series:Series: Sub Series:

Para la organización de documentos Para la organización de documentos electrónicos de debe:electrónicos de debe:

Clasificar:Clasificar: Al registrar los Al registrar los datos básicos en el datos básicos en el documento producido o documento producido o recibidorecibido

Ordenar :Ordenar : Conformación Conformación de expedientesde expedientes

Describir:Describir: Se dan niveles Se dan niveles

de descripción de descripción

Clasificación de documentos electrónicosClasificación de documentos electrónicos

Para que la información Para que la información contenida o almacenada en contenida o almacenada en disquetes, Cd, Zip, Tape Backup disquetes, Cd, Zip, Tape Backup sea de fácil búsqueda y sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas normas deben seguir ciertas normas técnicas establecidas para su técnicas establecidas para su identificación que permiten identificación que permiten visualizar las características de visualizar las características de la información contenida en la información contenida en ellos.ellos.

Ejemplo para marcar un diskette:

BIBLIOGRAFIABIBLIOGRAFIA

Indización y resumen de documentos digitales y multimedia: Técnicas y procedimientos / Pinto Indización y resumen de documentos digitales y multimedia: Técnicas y procedimientos / Pinto Molina, María.– España : Ediciones Trea, S.L. 2002Molina, María.– España : Ediciones Trea, S.L. 2002

350 p.350 p. Reyes Ripoll, Arturo Eduardo Reyes Ripoll, Arturo Eduardo Cómo organizar mejor el archivo y documentación de su empresa:sugerencias y técnicas para Cómo organizar mejor el archivo y documentación de su empresa:sugerencias y técnicas para

organizar un archivo y aumentar la productividad del mismo / Arturo Eduardo Reyes Ripoll. -- organizar un archivo y aumentar la productividad del mismo / Arturo Eduardo Reyes Ripoll. -- Bucaramanga : Seminarios Andinos, c2002. Bucaramanga : Seminarios Andinos, c2002.

99 p.: il.99 p.: il. http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documentalhttp://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental httphttp://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/135://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/135 httphttp://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/reglamentoAGN.pdf://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/reglamentoAGN.pdf httphttp://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/296://www.archivogeneral.gov.co/?q=node/296 httphttp://www.archivogeneral.gov.co://www.archivogeneral.gov.co httphttp://www.century.com.py/descargas/EDM.pdf://www.century.com.py/descargas/EDM.pdf httphttp://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf httphttp://wvw.nacion.com/ln_ee/2009/febrero/08/pais1863236.html://wvw.nacion.com/ln_ee/2009/febrero/08/pais1863236.html httphttp

://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/recomendaciones2007.pdf://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/recomendaciones2007.pdf www.unisalle.edu.cowww.unisalle.edu.co/.../documentos/organizacion_archivos_electronicos.doc/.../documentos/organizacion_archivos_electronicos.doc httphttp

://www.unican.es/WebUC/Unidades/servicio_prevencion/ergonomia/Recomendaciones+en+el+trabajo+de+oficina.htm://www.unican.es/WebUC/Unidades/servicio_prevencion/ergonomia/Recomendaciones+en+el+trabajo+de+oficina.htm