GISA GmbH

Lösungen mit EnergieGISA und enviaM setzen auf die Informationsplattform nscale

Die Herausforderung:

Um den wachsenden

Anforderungen gerecht zu werden,

sollte für die envia Mitteldeutsche

Energie AG (enviaM) unter der

fi rmeneigenen Bezeichnung

UAZ (Universeller Archiv-Zugriff)

eine konzernweite, einheitliche

Archivbasis geschaffen werden, in

der Dokumente verschiedenster

Systeme und Szenarien revisions-

sicher abgelegt werden können.

Das Ziel:

Die Zielvorgabe bestand darin,

die bereitgestellten Lösungen für

jede der 19 Gesellschaften der

enviaM-Unternehmens gruppe

nutzbar zu machen und mittels

einer einheitlichen Archiv basis

Skalen- und Synergie effekte

zu generieren. Dies machte ein

modernes, effi zientes Dokumenten-

management-System erforderlich,

das die geschäfts relevanten

Informationen unternehmensweit

bereitstellt – und auch in der

Zukunft die Integration weiterer

Betriebssparten ermöglicht.

Die Lösung:

Die GISA GmbH entschied sich für

die Ceyoniq Technology GmbH

und deren Lösungen rund um die

intelligente Informationsplattform

nscale, um den Anforderungen des

Kunden gerecht zu werden. Auf

Basis von nscale konnten folgende

Lösungen durch die GISA GmbH

erfolgreich konzipiert und realisiert

werden.

Kundenakte

Vertragsinformationssystem

Bauprojekte

Technische Akte zur

Kraftwerksdokumentation

Post- und

Rechnungseingangsverarbeitung

Anbindung SAP-Archive

an diverse kaufmännische

und IS-U Systeme

Über die GISA GmbHDer IT-Dienstleister GISA GmbH beschäftigt

deutschlandweit an fünf Standorten

etwa 540 Mitarbeiter. Der Hauptsitz ist in

Halle (Saale). Seit 1993 verzeichnet das

Unternehmen ein kontinuierliches und

nachhaltiges Wachstum. Das Angebot der

GISA reicht von der Prozess- und IT-Beratung

über die Entwicklung und Implementierung

von innovativen IT-Lösungen bis hin zum

Outsourcing kompletter Geschäftsprozesse

oder der gesamten IT-Infrastruktur.

Um Ihre Kunden noch besser bei der

Bewältigung ihres Informationsmanagement

unterstützen zu können, arbeitet die

Ceyoniq Technology GmbH bei der Planung

und Realisation komplexer IT-Lösungen

mit innovativen Partnern zusammen.

Die GISA GmbH ist Certifi ed Partner

der Ceyoniq Technology GmbH. Das

Unternehmen betreibt ein mehrfach

zertifi ziertes Rechenzentrum und investiert

kontinuierlich in Datensicherheit und

aktuelle Technologien.

Ceyoniq Technology GmbH und GISA

GmbH: Eine ideale Partnerschaft, um die

hohen Anforderungen der enviaM optimal

umzusetzen.

Über die enviaM-GruppeDie enviaM-Gruppe ist der führende regionale Energiedienstleister bei Strom und Gas in

Ostdeutschland. Zum Unternehmensverbund mit mehr als 4.400 Beschäftigten gehören

neben der envia Mitteldeutsche Energie AG (enviaM), Chemnitz, 18 Gesellschaften, an denen

enviaM mehrheitlich beteiligt ist. Die enviaM-Gruppe versorgt rund 1,5 Millionen Kunden

mit Strom, Gas, Wärme, Wasser und energienahen Dienstleistungen. Insgesamt hält

enviaM Beteiligungen an 53 Gesellschaften. Anteilseigner der enviaM sind die RWE AG

mit 58,6 Prozent und rund 650 ostdeutsche Kommunen mit 41,4 Prozent.

Die feste Verwurzelung vor Ort bildet die Basis für die Marktführerschaft der enviaM-

Gruppe in Ostdeutschland. Mehr als 45 Prozent der Wertschöpfung und 75 Prozent

des Einkaufs-und Investitionsvolumens verbleiben dort. Als Anteilseigner, Kunden,

Konzessionsgeber und Partner spielen die Kommunen eine Schlüsselrolle für die

Unternehmensentwicklung der enviaM. Daher ist der Unternehmensverbund der nahe

liegende Ansprechpartner rund um die Themen Energie, Service und Infrastruktur.

Die Anforderungen der enviaM an unter nehmensweite Dokumentenmanagment- und

Archivierungslösungen sind hoch. Deshalb musste ein intelligentes System in die

vorhandene IT-Infrastruktur integriert werden, das sämtliche Aspekte eines modernen

Informationsmanagements abdeckt: nscale.

Die enviaM Gruppe:

Kundenakte

Zur effi zienten Kundenbetreuung ist

eine zentrale Ablage aller einem Kunden

zugehörigen Dokumente wesentlich.

Hierfür hat die GISA für die enviaM

eine spezifi sche nscale-Kundenakte

entwickelt. Es handelt sich dabei um die

Ablage, Verwaltung und Archivierung

sämtlicher eingehender und ausgehender

Schriftwechsel im Umfeld der Abrechnungs-

kunden.

Durch den Einsatz von nscale konnten

Vorgänge im Kundenservice beschleunigt

sowie die Mitarbeiter- und Kunden-

zufriedenheit erhöht werden.

Kraftwerksdokumentation

Im Laufe des Lebenszyklus eines Kraft-

werks entstehen verschiedenste Dokument-

ationen, Protokolle und Projektunterlagen.

Zu deren Verwaltung und Archivierung

kommt eine auf nscale basierende Lösung

zum Einsatz. Diese bietet neben den

üblichen DMS-Funktionen verschiedene

speziell auf Energie versorger zuge-

schnittene Funktionen wie beispielsweise

die Verstichwortung mit KKS-Informationen.

Auf nscale basierende Lösungen bei der enviaM

Vertragsinformationssystem

Die für den Konzern relevanten Verträge

werden im kundenspezifi schen nscale

Vertragsinformationssystem gepfl egt. Diese

auf dem nscale Cockpit-Client basierende

Lösung bildet den gesamten Lebenszyklus

eines Vertrages ab - von der Vertrags-

entstehung über das Vertragsmonitoring bis

hin zur revisions sicheren Archivierung der

Verträge. Über entsprechende Konnektoren

ist das System an Reporting- und ERP-

Lösungen angebunden.

Posteingang und Verteilung

Die enviaM-Gruppe verzeichnet mehr

als 3.000 Posteingänge täglich. Diese

müssen an verschiedenste Standorte

und Fachbereiche zugestellt werden. Die

im Verwaltungsbereich eingehende Post

wird digitalisiert und in Form von nscale

Vorgangsakten und Postkörben an die

Empfänger verteilt.

Auch bei dieser nscale-Lösung profi -

tieren die Anwender von Funktionen

wie: Wiedervorlage, Fristenverwaltung,

Integration in Drittsysteme (Portal, SAP)

sowie der revisionssicheren Archivierung

der Dokumente.

Mit nscale höchste Anforderungen im Informations- und Dokumentenmanagement erfüllenDie Basis der nscale-Landschaft der enviaM bildet der zentrale nscale Server Storage Layer

mit Anbindung an zwei EMC Centera Archivspeicher. Hierauf setzen mehrere nscale Server

Application Layer auf. Der Zugriff auf das UAZ geschieht für die Nutzer zum Teil mit den

nscale Clients (Desktop, Cockpit, Desktop Web, Desktop Filesystem) und zum Teil durch die

von der GISA geschaffenen Clients und Integrationen in Drittsoftware. Die Digitalisierung

von Papierdokumenten erfolgt durch eine angebundene Kofax Capture Infrastruktur. Durch

die vielfältigen Funktionen und Zugriffsmöglichkeiten ist es möglich, die Anforderungen

der enviaM zu realisieren.

Oracle Datenbank nscale Server Storage Layer

Ablage auf EMC Centera mit Spiegelung

nscale Server Application Layer

Scannen (Kofax Capture)

nscale Desktop

Filesystem

nscale CockpitClient

nscale Desktop

Web

SAP GUI SAP RM

nscale Desktop

Clientp CRM

„Absprung“UI M

Jegliche Anwendung

Anw

ende

rA

nwen

dung

enIn

fras

truk

tur

Kundenakte

VIS

e ePET

Anlagenakte

ePVT

e Bauakte

le Server A li i Layer

Verstichwortung – Suche – Versionierung – Check In/Out

COLD/Listarchivierung

Abl f E

CRM

Zentraler Archivserver

SAPCore, IS-U,

BW, HR

Weitere...

CRM

RBW,W,W HR

Layer

6,5 TB Daten

ca. 2.500 Nutzer

100 Mio. Dokumente

Schaffung einer einheitlichen Archivbasis

Verschiedene Anwendungsgebiete und Szenarien werden abgedeckt

Hohe Verfügbarkeit

Schnittstellen und Integration in verschiedene Systeme

Eingliederung in die vorhandene Infrastruktur

Mehrere physische Anwendungsebenen, die teilweise in weitere virtuelle Instanzen und

Dokumentenberichte unterteilt sind

elektronischer Posteingang

elektronischer Postverteiler

Vertragsinformationssystem

Auf einen Blick: nscale bei der enviaM Unternehmensgruppe

Analysen derAnforderungen Konzeption Implementierung Betreuung

und Betrieb

Design derECM-Lösungund technischeSpezifikation

Erarbeitung vonArchivstrategienund -richtlinien

Analyse der betroffenen Prozesse und Systeme

Schulung der Nutzerund Anlaufbetreuung

Betrieb und Betreuungvon ECM-Systemen(inkl. Support)

Umsetzung derLösung inkl. Test undChange Management

Die Dienstleistungen der GISA im nscale-Umfeld

nscale

nscale

nscale

nscale

nscale

nscale

Server Web

Pipeliner

Desktop

Cockpit

Desktop Filesystem

for SAP

Ceyoniq Technology GmbH

Boulevard 9

33613 Bielefeld

Tel.: +49 521 9318-1000

Fax: +49 521 9318-1111

E-Mail: info@ceyoniq.com

www.ceyoniq.com

Über die Ceyoniq Technology GmbH

Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform

nscale 7vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend

einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin

zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikations-

prozesse (E-Mail-Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.).

Am Hauptsitz in Bielefeld und an den Standorten in Berlin, Hamburg, München, Leipzig

und Wien sind über 150 Mitarbeiter beschäftigt. Die Ceyoniq Technology GmbH ist Teil der

Ceyoniq Unternehmensgruppe, zu der auch die Ceyoniq Media GmbH in Bielefeld und die

Ceyoniq Consulting GmbH mit Standorten in Aachen und Leipzig gehören.