Uni"crsitat dc L1eida

INFORME D'AVALUACIÓ FINAL

(Programa 1997 i 1998)

Centre: Servei de Biblioteca i

Documentació

Data: desembre de 2001

"+

Jt~/It UNIVERSITAT DE LLEIDA.•••.•.•••.•.••••••••••v.•••••••••••.•...•.••.•••.••..•.•••••.•.•.•.•.•.•.•••••••.•••••.•.••v.•••.•.•.•••••••••.•.•••••.•••••••.•••••••••••••••••••••••••••••••••••••.•.•.•••.•.•••••.....•.•.•.•.•.•••.••y.•.•.•.•.•••••...•.•.•.•.•••••••.•••.•••••.•.•••.•••.••••••..•••..••.•••••••.•••••••.•...•.•.•••••••••••.•.•.•••••••.•.•••••••••••••••••••••••••••••••••••••••.•.•.•••...•.•.•.•.•.•••.•.•.•.•.•.•••••.•.•.•••••••••••••••••••••••.

INFORME FINAL D'AVALUACIÓ DEL SERVEI DE BIBLIOTECA 1DOCUMENTACIÓ

Lleida, Desembre 2001

1.- IntroduccióL'objectiu d'aquest informe es recollir les valoracions del diferents processosd' avaluació que s'han desenvolupat a I'SBO. El marc d'aquesta avaluació s'ha fet dins del Pla d'Avaluació de l'Agencia per a la Qualitat del SistemaUniversitari de Catalunya, i respon a una avaluació transversal, que vacomen<;ar a I'any 1999 i el període avaluat correspon als anys1993,1994,1995,1996,1997 i 1998.

L' informe identifica els principals punts fort i febles així com les propostesde millora, corresponents a les valoracions fetes tant pel Comite d'Avaluació Interna (CAl) com pel Comite d'Avaluació Externa (CAE).L'informe final d'avaluació ens ha permes identificar els principals puntsforts i febles i determinar les propostes de millora, la qual cosa ens hapossibilitat poder emprendre accions que ens permetran, entre altresaspectes:

• Incrementar l' eficacia i la consecució d'objectius• Elevar I'efectivitat i consecució d'objectius amb el mínim cost• Millorar• Innovar

2.- Fases del procés d' avaluació a I'SBDEl procés d'avaluació de I'SBOs'ha desenvolupat en cinc fases:1. Preparació del projecte2. Avaluació interna3. Avaluació Externa4. Conclusió/lnforme final5. Execució del Pla de millora

Finalitzada la fase de preparació del projecte es va procedir a crear al 1999el Comite Intern de Avaluació de I'SBO (CAl), el qual va determinar el plade comunicació i el calendari de treball.La composició del Comite d'Avaluació Interns va se la segOent:

President Ximo Company, Delegat del Rector a I'SBD

Membres Loli Manciñeiras, Directora de I'SBDJoan Estany, Representant Director ETSEA

Representants del professorat Caries Enric FlorensaEnric HerreroPilar Vinuesa

Capsde biblioteca Rosa RosóElionor Vilalta

Personaltecnic Montse LariosEva Estupinya

Representants de I'estudiantat Meritxell FontanetRosario MatamorosJosé Antonio Calles

3.- Avaluació InternaL'avaluació interna de I'SBD tenia com a objectiu I'auto avaluació del mateixmitjan<;ant la elaboració d'un autoestudi que s'ha desenvolupat seguint laGuia d'avaluació deIs serveis bibliotecaris de l'Agencia per a la Qualitat delSistema Universitari a Catalunya. El qual inclou els segOents aspectes:• L' SBD i la seva integració en el Marc de la Institució• Els Processos i la Comunicació• Els Recursos• Els Resultats• Els punts forts i febles• Les Propostes de millora

La metodologia que s'ha seguit per tal de dur a terme el procés d'avaluacióinterna ha estat la segOent:• Recollida de dades i d'informacions• Elaboració d'un Pla de treball i reunions del Comite Intern• Calendari i procés participatiu en relació a les enquestes• Redacciód'un esborrany• Difusió de I'autoestudi• Recollida i inclusió d'esmenes• Reunió CAI per aprovar I'autoestudi ¡posterior tramesa al CAE

4.- Avaluació ExternaL'Avaluació externa té com objectiu la redacció de I'informe d'avaluacióexterna per part del CAE, en el qual s'emetra un judici de valor sobre laqualitat de I'SBD, tenint en compte tots els aspectes que formen la sevaestructura de funcionament i de servei.La composició del Comite d'Ava/uació Externa (CAE) va estar integrada pelssegOents membres:

President

Membres

Representants del professorat

Dr. Josep M. Terricabras, catedratic deFilosofia de la UdGDra. Pinto Molina, catedratica deBiblioteconomia i Documentació de laUniversitat de Granada.Francisco Javier de Jorge, director deis ServeisBibliotecaris de la Universitat Complutense deMadridCarlos Colinas

El primer contacte deis membres CAE va ser amb els membre del CAl, totseguit es va continua amb el calendari i la planificació del programa, el quales va dur a terme el mes de juliol de I'any 2000.

La metodologia del procés d'avaluació externa va ser la segOent:• Recepció informe del comite intern• Lectura previa i possibles demandes d' aclariments• Calendari i planificació de la visita• Difusió i preparació audiencies• Recepció Comite Extern• Reunió final CAl/CAE• Redacció esborrany informe extern final• Estudi esmenes presentades per CAl• Redacció informe final CAE i tramesa CAl

5.- Quadre Resum deis principals punts forts i punts febles i de les propostes de millora deis informes Intern iExtern11 Llegenda:

[;]Observacions compartides pel CAl i CAE[;]Observacions del CAE[;]Observacions del CAl

I'IINFORMEINTERN DEL CAl I INFORME EXTERN DEL CAE

1. l'SBD 1 LA SEV A INTEGRACIÓ EN EL MARC DE LA INSTITUCIÓ

IMP.ª ,~"ng:::mg Pinm¡IM:UU

1.1 El pla de • Coneixement de la missió i objectius per. Planificació poc participativa

I'SBD en el part del personal • Inexistencia d'un pla estrategic de I'SBD

• Nivel! de difusió de la missló i els i de la propia Universitat.

•

context del pla

d'estrategic de

la institució

objectius

Assoliment de molts d'objectius en un

termini redu"it de temps

• Creació d'un paradigma bibliotecari

concretat en un edifici emblematic

I'execució del qual es considera una línia

estrategica preferent en la política

academicobi bliotecaria.

• Pioner en el servei d'autopréstec la qual

cosa significa innovació i millora del

servei.

• Elevat grau de satisfacció general per

part del personal bibliotecari i deis

usuaris del servei.

:pfip.B.tlii:lB~iii• Establirmecanismes per difondre la planificació entre

el personal i demanar-ne el feed-back i fer-ne el

seguiment

• Sol.licitar que la planificació estrategica de la UdL

inclogui entre els seus objectius dissenyar i concretar

un pla estrategic propi de I'SBD

• Que els organs de govern impulsin el procés de

planificació estrategica com a marc de referencia per

I'excel·lencia de I'SBD

IJfriti1:tIiJ.IliUi.!1.2 La

planificaci6

docent i les

seves relacions

amb I'SBD

• Suport institucional important a I'SBD i

relació fluIda entre Oirecció de la

biblioteca i la de la Universitat.

• Grau satisfactori de coneixement de la

missió i deis objectius per part del

personal del servei.

• Els objectius proposats s'han dut a

terme en períodes de temps reduIts

eynfl.:::mR

• Relació satisfactoria entre la major part I •deis docents i I'SBO

• Compra de tota la blbliografia I •

recomanada formació d'usuaris, servei

d'obtenció de documents, préstec, etc.

• Accessos agils als recursos d' informació I •

via web

• Compra de fons bibliografic a carrec del

departament i que s'integra al fons I •documental de la

Participació insuficient d'alguns docents

en proposar bibliografia recomanada

Coneixement insuficient de les

possibilitats que ofereixen alguns serveis

de I'SBD

Poca participació per part deis docents

en pro posar sessions de formació

d'usuaris

El desconeixement de la funció i de les

possibilitats del Consorci per part de

molts usuaris.

:fRifiimg}ªi~:mJ.nm• Més procediments formals per tal d'implicar més als

docents en proposar bibliografia recomanada.

• Establir mecanismes per tal de donar a coneixer les

possibilitats deis serveis que ofereix I'S60.

• Potenciar i incrementar la formació d'usuaris

sobretot entre el professorat.

IW':""""¡i¡U~.:J!1/!!'u eiñB:¡f.¡I~W eiUiJ.jI&111i :_g.¡:B.¡T_J.~iti

•

1.3 Planificaci6 l.

de la recerca i

de les relacions l.amb I'SBD

Co!·lecció adequada de revistes i bases I •de dades

Valoració positiva, per part de docents, I •

del desenvolupament deis recursos

destinats a la recerca en el darrer any

Dialeg deficient entre els bibliotecaris i I •

els investigadors.

Mancan<;a de procediments formals per

part deis investigadors per tal de donar

a coneixer les seves necessitats.

Establir mecanismes per tal de millorar el diaieg

entre els bibliotecaris i els investigadors per tal de

potenciar els recursos d'informació necessaris en les

seves línies de recerca.

Establir mecanismes per tal de donar a coneixer les

•

• Compra de fons bibliogrMic a carrec de I •

projectes de recerca i que s'integra al

fons documental de la UdL.

•

Coneixement insuflclent de les

possibllitats que ofereixen alguns serveis I •de I'SBD.

ÚS insuficient de I'SBD com a eina a la

propia activitat docent per una part del

professorat.

possibllltats que oferelx I'SBD.

Crear protocols de recolllda de necessitats docents i

investigadores.

Articular mesures de dinamització i optimització de la

participació de docents, investigadors I alumnat en

els comissions de biblioteques, per fer-Ies més

operatives i més presents a la vida de la UdL.

Procediments •

de relació entre •

*mlB1.4

I'SBD i els

usuaris

lilBImiBExistencia de comisslons

Normatjves establertes

Múltiples metodes de comunicació entre

els usuaris i I'SBD

La satisfacció general deis usuaris pel fet de

poder disposarde tots els materials sol·licitats

IlfijlEfBlii.Coneixement insuficient de les

possibilitats que ofereixen alguns serveis

de I'SBD

• Inexistencia d'una comissió sectorial

interbibliotecaria d'usuaris.

:ltR•• lltmJlin• Desenvolupar un pla de promoció deis serveis de

I'SBD que Identifiqui grups d'usuaris específics.

2. ELS PROCESSOS 1 LA COIMUNICACIÓ

Imm2.1

Organització

gijijllj::mli• Estructu ració plana

• Conelxement generalitzat de I'organigrama

• Canals comunicatius ben establerts

• Capacitat innovadora

• Coordinació óptima entre les unitats de I'SBD

• L'existEmcla d'un model organltzatlu que

aposta per l'excel'lencia

:Mi.ñ~i¡fjlUII• Autonomia limitada

• Funcions dirigides

• Reunions internes insuficients

Ifi&lf,iilIIJimUl.ir.i• Augmentar I'autonomia de les unitats.

• Potenciar el treball en equipo

• Realitzar més reunions internes en totes les unitats.

• Que s'incideixi en la possibilitat de fomentar, entre el

professorat, la consulta a distancia mitjanr;ant el

telefon o a través de módem¡ així s'articularia un

sistema de compromís més gran amb les activltats

própies de la docencia, mitjanr;ant eines com ara el

corre u electrónic o els xats instltucionals¡ amb aixó

també es podria aconseguir la reducció de I'impacte de

I'absentisme docent en alguna area.

• Que es reforci I'activitat de I'SBD amb serveis i

recursos presencials com ara la informació

bibliografica, el préstec de documents in situ, etc. Amb

I'objectiu de disminuir costos derivats d'una tendencia

proactiva excessiva cap el professorat, costos de

temps que incideixen en la sobrecarrega de treball del

personal.

~mm Pirit#.lti.rtI l!.4mrtiJU"Ht¡P.lit¡i¡.~JM.,t~tj2.2

•Processos unlficats I coordinats •Mancances enI'establiment •Establir indicadors d'eficacia i eficiencia.

Processos

•Processoscentralltzatsdocumentatsid'indicadors de qualitat als processos•Documentar processos pendents

normalitzats

•Processos de suport pendents de ser•Realitzar mapes de processos i diagrames de fluxos

•La multifuncionalitat i coneixement general de documentats i estandarditzats.•Creació d'una Intranet

tots els processos

•Manca de mapeig de processos •Potenciar el manteniment deis processos de mili ora i•

Flexibilitat a ¡'hora d'incorporar mlllores •Mancad'unaIntranetperaccedir I'avaluació, jaqueI'avantatgequecomportenels

electrónicament a tots els processos

processoscoordinatsiunificats notéuna

correspondencia en I'establiment deis indicadors

3. ELS RECURSOS

~m~!1 IMijJj,1::lltW l~~mltfiIUilItliPltilil!lmmiti3.1 Personal

•Tipologia de personal adequada •Manca de personal •Augmentar la plantilla de personal

•Bona disponibilitat I dedlcació •Manca d'estabilitat de la plantilla •Establlltzar la plantilla de I'SBD3.1.1 El •Motivació de personal, la professionalitat i la•Manca d'una estructura organitzativa

personal de per falta de personal (bibliotecarisI'SBD dedicació -fins i tot I'entusiasme-tematics,plantillaauxiliar,tecnicsinformatics) •

Lamancad'homogene"itatenelsefectius

inivellsprofessionalsenrelació

ambaltresuniversitatscatalanes •

La revisió de la I'actual plantilla debecaris,

que tendeix ainserir demanera

adequadaI'alumnatenI'estructura de I'SBD

[4MWf

SUñtAUi:hi ¡p.ñ~i¡mffl@1Rf,4.diltii:1ijjiliiUUi.f¡...............3.1.2

•Existencia d'un pla de formació •Realització de cursos en horaris que•Ofertar més edicions deis cursos més sol·licitatsFormació

•Cursos molt adequats a les necessitats del no permeten l'assistEmcia des dos•Fomentar la formació de personal amb vista a la seva

personal

torns de feinaactualització professional•

Difusló satisfactoria del pla de formació

•

Cursos orientats a la missió

•Selecció de cursos espedfics amb la

participació de tot el personal de I'SBD•Cooperació interblbliotecaria amb la

coordinació del CBUC per a cursos deformació del personal de les bibliotequesmembresI RñJ.IB.Pirili1\fidi ¡.mlti.»'-'I.ttªp'git!$.W~i.:lmnJit.1.

3.2

•Instal·lacions i equipaments nous •Us poc frequent de les sales •Potenciar I'ús de les sales d'audiovisualsInstal'lacions

•Ampll horari d'obertura d'audiovlsuals•Incrementar i actualitzar la infrastructura informatica· Facilitat d' ús de les maquines d'autopréstec •Infraestrura informatica insuficient •Dotar I'SBD deis efectius informatics necessaris per

•Particlpacl6 activa per part de direccl6 en la•Manca d'espai per als investigadors realitzar la seva missi6 estrategica basada en

planificació d'espals, mobillari, etc. procediments mecanitzats i altament tecnificats. Aixó• Instal·lacions adequades i d'acord amb elsestandards de la Xarxa de Blblioteques

podria realitzar-se amb la creaci6 d'una UnitatUniversitaries Espanyoles (Rebiun)

Tecnológica I Sistemes inserida a la plantilla i aI'organigrama de I'SBD

#.mJUJ

By.l!I1Jfªli P4.mi¡lIlljjBtll§jJ.ij::I.I:ímJUiri3.4

•Increment del pressupost de I'SBD •Número de lIibres insuficient per •Arribar apropar-se més als estandards nacionals i

Ingressos

•Increment deis Ingressos provinents de les estudiant (no arriba als estandards)Internacionals de monografies i publicacions

sol'licituds de documents (SOD)

•Número de publicacions periódiques periódiques

3.4.2

•Increment d'ingressos mitjanc;ant convenis insuficient per estudiant (no arriba

•Promoure accions especials per a finan<;ar I'obtenció de

•Increment del fons documental mitjan<;ant les als estandards)documents

Ingressos i bonificacions del Centre de Transferencia iFONS:

despeses Tecnologia (CTT)Col·lecci6 limitada i insuficient.•

•Increment en la despesa total per usuari •Necessitat de definir una política

•Increment en la despesa d'adquislcions per documental (problematica dlferents

usuarltipologies documentals de la

•Partlcipaci6 activa per part de direcci6 i Universltat)

segulment de tots els projectes de I'SBD

•Desequilibri accentuat en l'aplicaci6

de política de préstec a la comunitatuniversitaria