8/8/2019 Kriterijumi - sadraja dokumenata + lista kategorija

1/2

Kriterijumi za vrednovanje registraturskog materijala na osnovu sadraja dokumenata

Postoji 10 vrsta dokumenata u registraturskom materijalu:1. dokumenta o istorijatu tvorca grae

Istorija tvorca grae mora biti i u arhivskoj knjizi i u listi kategorija. To su dokumenta opostanku ustanove, dokumenta o promenama naziva i dokumenta o gaenju ustanove. Sva ova

dokumenta se trajno uvaju i sigurno postaju arhivska graa.2. dokumenta o osnovnoj delatnosti tvorca graeSva ova dokumenta se uvaju trajno. Npr. na Filolokom fakultetu postoje dve osnovne

delatnosti: obrazovna i nauna. Sva graa se uva na fakultetu 30 godina, a onda se alje u arhiv.3. dokumenta o prateim delatnostima tvorca grae

Trajno se uvaju ona dokumenta iz prateih delatnosti koja su u bliskoj vezi sa osnovnomdelatnou. Npr. na Filolokom fakultetu postoji Centar za uenje srpskog kao stranog jezika, i tadokumenta e se uvati.

4. zbirna (akumulativna) dokumentaOva dokumenta daju jedan akumulativni pregled delatnosti jedne ustanove. Tu spadaju

izvetaji, zapisnici, tabele, grafikoni... Princip je da se zapisnici uvaju trajno, a ostala dokumenta(tabele, grafikoni, itd.) se uvaju na godinjem nivou. Ova dokumenta su najraznorodnija inajvanija za funkcionisanje ustanove.

5. dokumenta sa trenutnim sadrajem

To su na primer trebovanja.6. dokumenta sa deliminim sadrajem

To su najee nacrti izvetaja i koncepti. Ne uvaju se trajno ako postoje originali. uvajuse ako imaju podatke koji se ne nalaze na originalu.

7. dokumenta sa ponovljenim sadrajemTo su najee kopije. Ne uvaju se trajno, a uvaju se samo ako su overene i u nedostatku

originala.8. dokumenta sa sintetizovanim sadrajem

To su dokumenta koja su fokusirana na odreen problem. Takva su na primer dokumentakoja nastaju kao vizije za neko odreeno vreme, o nekim buduim projektima. uvaju se trajno jermogu biti znaajna za nauku.

9. dokumenta o istaknutim linostima

To su dokumenta koja su sainile istaknute linosti te institucije: direktori, vlasnici firmi,

dekani. To su dosijei, pisma, prepiska. Ne misli se na privatnu prepisku, ve npr. ako je dekan usvoje ime poslao neko pismo ministarstvu (privatno pismo, a opet vezano za njegov poloaj).uvaju se i ocene istaknute linosti o radu zaposlenih.

10. rukopisne beleke

To su beleke koje se nau u ustanovi, a nisu zavedene. To su npr. rukopisne beleke kojeje napisao direktor i njih bi trebalo uvati u arhivu, ako su blisko vezane sa poslom koji obavljaosoba koja ih je napisala. Ostala dokumenta se ne uvaju. Beleke se nekada mogu nai i namarginama nekih knjiga, pa se onda te publikacije uvaju samo zbog tih beleki.

Lista kategorija

Listom kategorija se konano ustanovljuje ta ima svojstvo arhivske grae, koji su rokovi uvanja ita treba izluiti.

Lista kategorija daje:I istorijat tvorca graeII strukturu popisa listeIII obrazloenje liste

II Struktura popisa liste:1. preambula tu stoji zakonski osnov2. naziv donosioca liste listu kategorija pravi institucija. Donosilac liste je ponekad tvorac grae, a

ponekad imalac registraturskog materijala. Npr. na nekim fakultetima svaka katedra pravi svojulistu kategorija, a tvorac je fakultet.

1

8/8/2019 Kriterijumi - sadraja dokumenata + lista kategorija

2/2

3. struktura organizacione eme - tvorac grae je duan da da to detaljniju emu organizacijeustanove, pregled osnovnih i prateih delatnosti.

4. naziv tvorca grae5. redni broj kategorije6. sadraj kategorije7. rok uvanja8. napomena kada je arhiv dao saglasnost da se usvoji lista kategorija

Lista kategorija se veno uva u arhivu, a graa odlazi u arhiv posle 30 godina.

III Obrazloenje listeObrazloenje treba da bude to detaljnije, u njemu se daje metodologija i kriterijumi kojima se ovek

rukovodio prilikom formiranja liste kategorija.

Kada se sve to zavri, vri se izluivanje svega onoga gde stoji da nema trajan rok uvanja. Sastavljase komisija od tri lana koja ponovo proeljaju one delove liste kategorija gde stoji da neto nema trajanrok uvanja, i tek kada komisija da odobrenje moe se izvriti izluivanje grae.

Kada se izlui bezvredni materijal, formira se dokumentacija, popie se svaki uniteni dokument i tajpopis se uva i zapisuje u delovodni protokol.

Sledei korak je preuzimanje arhivske grae. Tek posle izluivanja govori se o arhivskoj grai. Iakograa dolazi u arhiv tek posle 30 godina, ona se za sve to vreme uva u instituciji kao arhivska graa. Arhivima nadelnost nad tom graom, pravo uvida u nju, i ako se graa ne uva u adekvatnim uslovima, posleopomene se uzima i prenosi u arhiv i pre isteka tih 30 godina. Dok se graa uva u instituciji, dostupna jejavnosti, kao i kasnije kada dospe u arhiv.

2