SVEUČILIŠTE U RIJECI

EKONOMSKI FAKULTET

MARIJA TUS

INFORMACIJSKI SUSTAV KAO POTPORA SKUPNOM ODLUČIVANJU

DIPLOMSKI RAD

Rijeka, 2014.

SVEUČILIŠTE U RIJECI

EKONOMSKI FAKULTET

INFORMACIJSKI SUSTAV KAO POTPORA SKUPNOM

ODLUČIVANJU

DIPLOMSKI RAD

Predmet: Teorija odlučivanja

Mentor: Prof dr. sc. Alemka Šegota

Student: Marija Tus

Studijski smjer: Menadžment

JMBAG: 0081123831

Rijeka, rujan 2014.

SADRŽAJ:

1. UVOD

1.1. Problem i predmet istraživanja.................................................................................1

1.2. Svrha i cilj istraživanja.............................................................................................1

1.3. Metode istraživanja..................................................................................................2

1.4. Struktura rada...........................................................................................................2

2. POSLOVNO ODLUČIVANJE.......................................................................................3

2.1. Pojam odluke i odlučivanja......................................................................................3

2.2. Vrste odluka.............................................................................................................5

2.3. Načini odlučivanja....................................................................................................8

2.3.1. Skupno odlučivanje...................................................................................9

2.3.1.1. Klasične tehnike skupnog odlučivanja.....................................11

3. INFORMACIJE I INFORMACIJSKI SUSTAVI...........................................................12

3.1. Informacije i podaci...............................................................................................12

3.2. Određenje informacijskog sustava.........................................................................14

3.3. Razvoj i koncept životnog ciklusa informacijskog sustava...................................16

3.4. Komponente informacijskog sustava.....................................................................19

3.5. Uloga informacijskih sustava u poslovnom odlučivanju.......................................20

3.6. Vrste informacijskih sustava..................................................................................21

4. INFORMACIJSKI SUSTAV ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU..............25

4.1. Pojam i značenje sustava za potporu odlučivanju..................................................25

4.2. Obilježja i prednosti GDSS-a.................................................................................27

4.3. Komponente GDSS-a.............................................................................................29

4.4. Vrste sustava za potporu skupnom odlučivanju.....................................................31

4.5. Ciljevi i učinci sustava za potporu skupnom odlučivanju......................................32

4.6. Aplikacije za potporu skupnom radu u menadžerskom odlučivanju.....................33

4.7. Softveri za potporu skupnom radu.........................................................................34

5. PRIMJENA INFORMACIJSKOG SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM

ODLUČIVANJU U INI d.d.....................................................................................................38

5.1. Profil poduzeća-INA d.d........................................................................................38

5.2. Aplikacije za potporu skupnom odlučivanju u INI d.d..........................................39

5.3. SAP- softver za potporu skupnom odlučivanju u INI d.d......................................40

5.4. Vrste GDSS-a u INI d.d.........................................................................................47

6. ZAKLJUČAK.................................................................................................................48

LITERATURA....................................................................................................................49

POPIS ILUSTRACIJA.......................................................................................................50

1

1. UVOD

Poslovno odlučivanje je vrlo važan segment u poslovanju svakog poduzeća ili organizacije.

Odlučivanje u organizacijama se donosi na više nivoa, ali to ne znači da su odluke na nižim

nivoima manje važne od onih na najvišem.

Današnje globalno turbulentno okruženje nameće potrebu svakom poduzeću, odnosno

njegovoj upravljačkoj strukturi, donošenja različitih odluka koje mogu imati različite utjecaje

na opstanak poduzeća na tržištu. Razvoj informacijsko-komunikacijskih tehnologija

predstavlja pretpostavku svakom poduzeću za izgradnju informacijskog okruženja koje

zasigurno doprinosi bržem i efikasnijem donošenju odluka. Dinamičnost globalnog

ekonomskog razvoja i želja za postizanjem kontinuirane konkurentnosti na lokalnom,

regionalnom i globalnom tržištu, nezamisliv je bez primjene informacijskih sistema koji

predstavljaju temeljnu podršku u procesu odlučivanja. Velika poduzeća i transnacionalne

kompanije već odavno donošenje poslovnih odluka temelje na primjeni informacijskih

sistema.

1.1. PROBLEM I PREDMET ISTRAŽIVANJA

Problem istraživanja u ovom radu biti će ispitati, analizirati i na kraju prikazati primjenu

informacijskog sustava za potporu skupnom odlučivanju u stvarnom poduzeću. Predmet rada

usko je vezan za samu problematiku rada, te i iz njega proizlazi, a definiramo ga odgovorom

na pitanje: što je poslovno odlučivanje i kakva je njegova uloga u poduzeću, te što je

informacijski sustav za potporu skupnom odlučivanju i koliko on može poboljšati poslovanje

poslovnog subjekta.

1.2. SVRHA I CILJ ISTRAŽIVANJA

Na temelju prikupljenih informacija, iz teoretskog i praktičnog dijela, svrha istraživanja je

znanstvenim metodama istražiti primjenjivost informacijskog sustava (GDSS-a) u praksi

poduzeća.

Cilj je iznijeti teoretski dio već spomenutog informacijskog sustava, te na temelju toga

prikazati uspješnost njegove primjenjivosti u INI d.d.

2

1.3. METODE ISTRAŽIVANJA

Prilikom izrade (istraživanja i formuliranja) diplomskog rada proučena je stručna literatura te

su korištene sljedeće znanstvene metode: metoda analize i sinteze, metoda klasifikacije,

metoda kompilacije, komparacije, dokazivanja i deskriptivna metoda.

1.4. STRUKTURA RADA

Rad je sastavljen od šest povezanih cjelina. Prva, uvod, obuhvaća problem i predmet, kao i

svrhu i cilj istraživanja, znanstvene metode korištene pri izradi kao i strukturu rada.

U drugom djelu polako se ulazi u teoretski dio rada, definira se i analizira važnost odluka i

poslovnog odlučivanja. Treći se dio dotiče informacija i ulazi se u analizu informacijskih

sustava, kao i njihove uloge i svrhe u poslovanju poduzeća. U četvrtoj cjelini definira se i

objašnjava GDSS koji ujedno i predstavlja najvažniji dio rada da bi se njegova

implementacija u zadnjem (petom) poglavlju mogla prikazati.

Zaključak, kao zadnji, šesti dio rada predstavlja pregled cjelokupnog diplomskog rada,

činjenica i spoznaja do kojih se došlo upotrebom literature.

3

2. POSLOVNO ODLUČIVANJE

Odlučivanje je staro koliko i civilizacija. Svaka naša aktivnost posljedica je nekog ranijeg

procesa odlučivanja, dakle sve što radimo u određenom trenutku ili je odlučivanje ili

realizacija ranijeg procesa odlučivanja. Donošenje odluka se obavlja svakodnevno u

poslovnom i privatnom životu.

Tijekom sljedećeg poglavlja pobliže će se pojasniti pojmovi odluke i odlučivanja, kao i načini

odlučivanja, te na posljetku skupno odlučivanje koje je od ključne važnosti za razumijevanje

problematike ovog rada.

2.1. POJAM ODLUKE I ODLUČIVANJA

Cilj donošenja odluke je da se sistem dovede u željeno stanje. U realnim sistemima odluke se

donose u različitim uvjetima i pri različitim ograničenjima. To je najčešće posljedica prirode

sistema, ograničenosti resursa, tehničkih ili tehnoloških karakteristika sistema, bioloških

granica, ljudskih mogućnosti ili stanja okruženja. (Bahtijarević i suradnici, 1991:303)

Nezavisno od načina pripremanja, donošenja i priopćavanja odluka mora biti: pravovremena,

svrsishodna, jasna, ostvariva, zapisana i zaštićena od zloupotrebe.

Odlučivanje kao pojam je u vrlo širokoj uporabi, od odlučivanja u osobnom životu, obitelji pa

do odlučivanja u poduzećima, raznim organizacijama i ustanovama, odnosno državi i

njezinim institucijama. Čovjek se svakodnevno nalazi u situacijama u kojima mora donositi

određene odluke.

U suvremenim uvjetima rada i života, s obzirom da se živi brže i intenzivnije, i odlučivanje je

neusporedivo brže, intenzivnije i češće.

Za razliku od odlučivanja u privatnom životu, odlučivanje u poduzećima, bankama,

ustanovama i raznim drugim institucijama naziva se poslovno odlučivanje. Stoga se

poslovnim odlučivanjem smatra svako odlučivanje koje nije u domeni privatnosti. Kod

privatnog odlučivanja posljedice donesenih odluka osim donosioca odluke osjećaju i svi

članovi njegove obitelji, dok kod poslovnog odlučivanja odluke utječu na veći ili manji broj

djelatnika poduzeća odnosno organizacije, a ponekad i na sve djelatnike (ovisno o veličini

4

poduzeća, razini odlučivanja i mjestu odlučivanja). To je glavni razlog zbog kojeg je potrebno

poslovnom odlučivanju posvetiti puno više pažnje.

Potreba za donošenjem odluka postoji u svim vrstama poslova i u svim organizacijama. Može

se reći da se od svakog zaposlenika traži donošenje odluka u domeni poslovanja koje on

obavlja. Odlučivanje je prisutno na svim radnim mjestima i u svim profesijama, što znači da

nema ni jednog radnog mjesta na kojem se ne donose odluke.

Postoje razne definicije što je to odlučivanje, a prema prof. dr. Velimiru Srića: ''Odlučivanje

je proces utvrđivanja i izabiranja načina rješavanja nekog problema u skladu s ciljevima

organizacije i okolnostima u kojima ona djeluje''.

Sikavica (1999:12) je na sljedeći način sistematizirao brojne definicije odlučivanja:

1) Autori Koontz i Wierich odlučivanje definiraju kao izabiranje smjera odnosno načina

djelovanja između više inačica te s odlučivanjem povezuju i davanje odgovora na

sljedeća pitanja:

Gdje se neki posao mora obaviti?

Kada se određeni posao mora obaviti?

Kako se taj posao mora obaviti (način)?

Tko će obaviti taj posao?

2) Autori Gordon, Mondy, Sharplin i Premeaux odlučivanje određuju kao proces

stvaranja i procjenjivanja inačica, kao i proces izbora između više inačica. Prema

njima odlučivanje je najvažniji dio menadžerskog posla.

3) Daft odlučivanje definira kao proces identifikacije problema, pod kojom

podrazumijeva fazu u procesu odlučivanja, u kojoj se prati kakvi su uvjeti u

organizaciji i okolini kako bi izvedba bila zadovoljavajuća te kako bi se

dijagnosticirali uzroci smetnji, i kao proces rješavanja problema, koji određuje kao

fazu u kojoj se razmatraju inačice i načini djelovanja te se odabire jedna inačica koja

se i provodi.

4) Durham i Pierce odlučivanje vide kao skup aktivnosti koji započinje s identifikacijom

problema, a završava izborom inačice.

5) Gorupić odlučivanje definira kao izbor između više mogućih rješenja nekog problema,

odnosno izbor između različitih mogućnosti ponašanja.

5

6) Baračkai odlučivanje vidi kao proces rješavanja problema- onaj tko odlučuje mora

vidjeti problem.

Kod svih prethodno navedenih definicija zajedničko je to što se radi o izboru između više

inačica pa bismo odlučivanje mogli definirati kao proces izbora između dvije ili više

mogućnosti rješavanja nekog problema.

Mogli bismo reći da je svako odlučivanje izbor- npr. kupiti čips ili smoki ili uraditi nešto

danas ili sutra. Teškoća odlučivanja jest što svaki od izbora u pravilu ima različite posljedice.

Poslovno odlučivanje u informacijskom dobu kojeg karakteriziraju brze, iznenadne i česte

promjene nije moguće bez jake informacijske potpore. U suvremenim poduzećima jako su

bitne pravodobno kvalitetne informacije kako bi menadžeri mogli donositi ispravne odluke.

Odlučivanje se smatra jednom od ključnih funkcija menadžmenta. Dapače, nije jedina

funkcija menadžmenta (uz odlučivanje funkcije menadžmenta su i planiranje, organiziranje,

vođenje i kontroling), ali je zasigurno osnovna funkcija. Potreba za donošenjem poslovnih

odluka odnosno odlučivanjem toliko je raširena da je odlučivanje postalo sinonim za

upravljanje. Stoga se može reći da menadžment ostvaruje svoju ulogu upravo kroz donošenje

odluka odnosno kroz proces odlučivanja.

Danas sve više poduzeća nastoji organizirati poslovne procese na način kako bi imali što veću

tržišnu prednost i kako bi se što više isticali od konkurencije. Kako bi ostvarili što veći tržišni

uspjeh i postali što efikasniji u svoje svakodnevne procese uključuju nove informacijske

tehnologije koje značajno olakšavaju rad i menadžmentu i zaposlenicima.

2.2. VRSTE ODLUKA

Brojne su podjele prema vrstama odluka, npr. prema vremenu potrebnom za njihovo

donošenje, ponavljanju, prirodi problema koji se rješava, razini na kojoj se donose, donose li

se pojedinačno ili skupno itd. (Mrkonjić, 2007:20)

Odlučivanje je po svojoj definiciji proces koji traje određeno, duže ili kraće vrijeme, a

završava donošenjem odluke.

Tako se npr. odluka o tome što obući danas, može donijeti u jednom trenutku, dok odluku o

tome koji novi proizvod lansirati na tržište ili koju tehnologiju izabrati za odvijanje određenog

procesa traje znatno duže.

6

Ako se radi o odlukama koje se koriste za rješavanje rutinskih problema u poduzeću i to u

poznatim situacijama, koje se ponavljaju govorimo o programiranim odlukama. Suprotno

njima u situacijama koje nisu redovite, uobičajene i koje se ne ponavljaju govorimo o

neprogramiranim odlukama. Radi se o novonastalim situacijama koje se javljaju prvi put. Kod

donošenja takvih odluka nema poznatih postupaka ili metoda za donošenje odluka, a svaka

situacija je posebna sama po sebi i treba se riješiti individualno.

Jedna od čestih podjela je i podjela odluka na rutinske i nerutinske odluke. Rutinske odluke se

obično donose na operativnoj razini odlučivanja, dok nerutinske odluke donosi uglavnom top

menadžment. Srednja razina menadžmenta donosi u jednakoj mjeri rutinske i nerutinske

odluke.

Slika 1: Odnos pojedinih razina menadžmenta i vrsta odluka po njihovom značaju

Izvor: Mrkonjić, Utjecaj infomacijskih sustava za podršku odlučivanju na uspješnost poslovanja poduzeća", 2007, str. 21

S obzirom na razinu na kojoj se donose odluke možemo govoriti o strateškim, taktičkim i

operativnim odlukama.

Strateške odluke ubrajaju se među najznačajnije i najvažnije odluke u poduzeću. Kao što ime

govori o njima ovisi strategija poduzeća, kao i ciljevi budućeg razvoja poduzeća. Zbog svog

značaja njih donosi top menadžment poduzeća i imaju dugoročni utjecaj na poslovanje i

budućnost poduzeća. Od njih se očekuje da podignu razinu efektivnosti i uspješnosti

poduzeća.

7

Taktičke odluke su odluke koje se donose na nižoj razini menadžmenta odnosno njih donosi

uglavnom srednji menadžment. Putem njih se realiziraju strateške odluke. Od njih se očekuje

povećanje djelotvornosti poslovanja poduzeća, tj. što veći output u odnosu na input.

Operativne odluke su odluke najnižeg reda, koje se uglavnom donose na najnižim razinama

menadžmenta. Putem operativnih odluka se realiziraju taktičke odluke. Operativne odluke se

najčešće donose u poznatim okolnostima i situacijama koje se ponavljaju, pa se govori o

rutinskim odnosno programiranim odlukama.

Odlučivanje je kontinuirani proces kako u poduzeću, tako i u privatnom životu.. Mnoge

odluke zahtijevaju od donositelja puno vremena, pripreme i znanja, za razliku od većine

odluka koje su dio naše svakodnevice, koje donosimo spontano i bez puno razmišljanja pa

gotovo i ne primjećujemo da odlučujemo.

U svim situacijama kada se donose odluke govori se o procesu odlučivanja koji može trajati

duže ili kraće vrijeme. Kad je riječ o svakodnevnim, operativnim i rutinskim odlukama, taj

proces traje znatno kraće, dok donošenje strateških odluka zahtjeva znatno više vremena što

se očituje kroz ozbiljnu pripremu i veliko znanje o problemu o kojem se odlučuje, kao i

određeno vrijeme potrebno za ocjenjivanje mogućih varijanti.

Međutim često se javlja problem manjka vremena pa se opasnost od donošenja pogrešne

odluka uvećava upravo zbog nedostatka potrebnog vremena.

Odluke od najveće važnosti za poduzeće moraju biti vrlo ozbiljno i temeljito pripremljene, za

razliku od svakodnevnih, rutinskih odluka koje se donose na mnogo slobodniji i opušteniji

način.

2.3. NAČINI ODLUČIVANJA

S obzirom na probleme o kojima se odlučuje, možemo govoriti o programiranom i

neprogramiranom odlučivanju. Što se pak tiče subjekata odlučivanja, odnosno odgovora na

pitanje tko odlučuje, možemo govoriti o pojedinačnom i skupnom odlučivanju na što u ovom

radu stavljamo poseban naglasak.

Programirano odlučivanje koristi se za rješavanje rutinskih problema. Dakle, u svim onim

situacijama odlučivanja kad se donositelj odluka suočava s poznatim, svakodnevnim,

rutinskim problemima, koristit će se programiranim odlučivanjem.

8

Takvo odlučivanje karakterizira poznata procedura, postupak odnosno koraci u odlučivanju.

Na takav način rješavaju se problemi koji se ponavljaju.

Programirano odlučivanje koristi se na svim razinama odlučivanja. Dok se više razine

managmenta koriste njime u manjoj mjeri, kod nižih razina je ovakav tip odlučivanja

dominantan.

Ovakvo odlučivanje se koristi za rješavanje strukturiranih problema, koji su poznati i jasni pa

ne predstavljaju nikakve teškoće donositelju odluka.

Za razliku od programiranog odlučivanja neprogramirano odlučivanje se primjenjuje u

situacijama koje nisu redovne i koje se ne ponavljaju.

Proces neprogramiranog odlučivanja karakteriziraju nepoznati postupci, procedure i modeli

odlučivanja, svaka situacija je nova, slučaj za sebe i treba je rješavati pojedinačno. Naravno

da je za donositelja odluka neusporedivo teže neprogramirano odlučivanje, međutim ono mu s

druge strane može pružiti ne samo veći napor u iznalaženju rješenja i donošenju najboljih

odluka, već i prostor i vrijeme za stvaralački poticaj i kreativnost.

Ključna razlika između ova dva načina odlučivanja temelji se na tome rješavaju li se

odlučivanjem strukturirani ili nestrukturirani problemi, a time je i definirana razina

odlučivanja na kojoj se odlučuje o pojedinim vrstama problema.

Bez obzira je li odlučivanje programirano ili neprogramirano, sa strukturiranim ili

nestrukturiranim problemima, svaki donositelj odluka nastoji iz procesa odlučivanja izaći sa

pozitivnim efektima i posljedicama.

Odluke u poduzeću kao uostalom drugdje u životu, mogu donositi pojedinci ili skupine. U

većini poduzeća pojedinci su u pravilu zaduženi za donošenje odluka. Najveći broj odluka

donose manageri, koji se nalaze na različitim organizacijskim razinama u poduzeću. Tako

odluke donosi direktor poduzeća ili predsjednik kompanije, ali i manageri po svim

organizacijskim razinama u poduzeću. Međutim, odluke donose i izvršni radnici na svojim

radnim mjestima. Isto tako svi oni mogu biti sudionici odnosno subjekti skupnog odlučivanja.

(Sikavica i suradnici, 1999:154)

Način odlučivanja ovisi i o vrstama odluka pa tako razlikujemo odlučivanje o strateškim,

taktičkim ili operativnim odlukama odnosno rutinskim odlukama. O taktičkim, a posebno

strateškim će se odlučivati skupno, dok će rutinske i operativne u pravilu biti pojedinačne.

9

Hoće li odlučivanje biti pojedinačno ili skupno ovisi i o složenosti problema o kojima se

odlučuje. Kod jednostavnijih problema odlučivanje će biti pojedinačno, za razliku od

složenijih kod kojih će dominirati skupno odlučivanje.

Odgovor na pitanje kada je bolje koristiti pojedinačno, a kada skupno odlučivanje teško je dati

precizan odgovor i to iz nekoliko razloga. On ovisi o: a) vrsti odluka koje se donose b) znanju

i sposobnosti onih koji odlučuju c) vremenu koje stoji na raspolaganju donositelju odluka i d)

tipu odnosno vrsti procesa odlučivanja.

2.3.1. SKUPNO ODLUČIVANJE

Skupno odlučivanje predstavlja način poslovnog odlučivanja ili odlučivanja uopće u kojemu

odluke donose skupine ljudi strukturirane po različitim osnovama. Osnova za formiranje

skupina može biti vlasništvo, managerske funkcije, zajednički rad na nekom poslu i slično.

Skupno odlučivanje angažira veći broj sudionika u procesu odlučivanja, a u pravilu i traje

duže od pojedinačnog baš zbog većeg broja sudionika u procesu. Veći broj sudionika u

skupnom odlučivanju s jedne strane demokratizira odlučivanje, a s druge strane ga čini

sporijim i skupljim. (Sikavica i suradnici, 1999:159)

Osnovna je značajka skupnog odlučivanja to što odluke donose dvije ili više osoba odnosno

manja ili veća skupina. Te osobe povezuju zajednički interesi i to što članovi skupine moraju

međusobno komunicirati; članovi skupine dijele međusobno uloge za ostvarivanje zajedničkih

ciljeva skupine; svaka je skupina u pravilu podskupina neke veće skupine, a isto tako može

imati i svoje podskupine; radi krajnjeg uspješnog rezultata odlučivanja u skupini članovi

skupine moraju se pridržavati utvrđenih normi ponašanja u skupini.

Da bi članovi skupine mogli djelotvorno odlučivati, moraju biti informirani o problemu o

kojem se odlučuje. Koliko će skupina biti uspješna u odlučivanju, ovisi o ponašanju njezinih

članova, a posebno vođe, koji mora biti u mogućnosti koordinirati njihovim pojedinačnim

snagama i skupiti ih u jednu zajedničku snagu orijentiranu na ostvarivanje zajedničkog cilja.

Za uspjeh vrlo je važan i sastav skupine koja donosi odluke, veličina te skupine, norme

ponašanja u skupini te postojanje kohezije između članova skupine koja odlučuje o nekom

problemu. Svaki od ovih čimbenika u većoj ili manjoj mjeri određuje uspješnost i kvalitetu

skupnog odlučivanja.

Iako sporiji i složeniji način odlučivanja, radi podjele odgovornosti na cijelu skupinu, a ne

pojedinca ujedno je i lakši.

10

Odlučivanje ovisi i o tipovima ljudi koji čine skupinu, s obzirom na to jesu li slični ili isti po

karakteru, odnosno stilu odlučivanja i načinu gledanja na problem. Istovrsni tip ljudi olakšava

odlučivanje, dok različiti tipovi ljudi usporavaju proces odlučivanja.

Odlučivanje u skupini ima svojih prednosti, ali i nedostataka. Prednosti donošenja odluke u

skupini su:

· Više sudionika predstavlja i raznovrsnije znanje,

· Skupina može sagledati više aspekata odluke,

· Sudionici se međusobno potiču i inspiriraju

Nedostaci odlučivanja u skupini su:

· Zbog razlika u znanju, karakteru i motivima sudionika može doći do neslaganja pa čak

i sukoba među sudionicima,

· Skupine obično razmatraju svega nekoliko opcija.

· Dugotrajno i skupo odlučivanje u većini slučajeva,

· Na sastancima može se dovesti do smanjenja aktivnosti sudionika koji su mlađi ili niži

po rangu.

2.3.1.1. KLASIČNE TEHNIKE SKUPNOG ODLUČIVANJA

Među brojnim tehnikama skupnog odlučivanja najpoznatije su: a) Brainstorming (oluja

mozgova) b) Tehnika nominalne skupine c) Delphi tehnika.

a) Brainsorming predstavlja tehnika se temelji na intezivnoj diskusiji, tj raspravi među

članovima skupine. To je, zapravo, tehnika stvaranja ideja u kojoj članovi skupine

generiraju inačice rješenja problema bez obzira na to jesu li one realne odnosno praktički

izvedive. Problem se iznosi na ploču, a učesnici iznose svoje ideje. Postoji moderator

skupine koji vodi sastanak i potiče članove na razmišljanje. Inačica ove metode je

brainwriting pri kojoj se ideje umjesto usmeno iznose na papiru. Napisani prijedlozi onda

se sakupljaju i ispisuju na ploči.

Brainstorming je najkorisniji na samom početku procesa odlučivanja, kada se želi

generirati puno različitih ideja za rješavanje problema.

11

b) Tehnika nominalne skupine je pogodna za sve faze procesa odlučivanja i zato ima

prednost pred brainstormingom. I tehnika nominalne skupine ohrabruje pojedinačnu

kreativnost članova skupine. Članovi skupine djeluju neovisno, čak ni ne moraju biti

zajedno na istom mjestu, a skupine formiraju samo imenom, pa otuda i proizlazi naziv

«nominalna». U ovoj tehnici ideje generiraju pojedinci zapisujući ih na papir, a skupina

samo pomaže u objašnjavanju prezentiranih ideja, zatim ih ocjenjuje (rangira) i na kraju

izabire najbolju.

c) Delphi tehnika jedna je od tehnika skupnog odlučivanja koja se temelji na postizanju

konsenzusa između stručnjaka - donositelja odluka uporabom serije upitnika. Na temelju

upitnika stručnjaci upisuju odgovore koji se analiziraju. Postupak odlučivanja kod Delphi

tehnike sličan je kao kod tehnike nominalne skupine, samo što se članovi skupine ne

susreću licem u lice na jednom mjestu, a idealno je kad međusobno ni ne znaju tko je sve

uključen u proces odlučivanja.

12

3. INFORMACIJE I INFORMACIJSKI SUSTAVI

Sukladno danas najčešće primjenjivanom sistemskom pristupu,. pojave u stvarnom pa i u

zamišljenom svijetu shvaćaju se i promatraju kao cjeline (sustavi). Jedna od takvih pojava su i

informacijski sustavi. Kako 21. stoljeće obilježavaju brze i diskontinuirane promjene koje

nastaju u okruženju poslovnog sustava, one tjeraju poslovni sustav da se informacijski

obrazuje, odnosno da stvari informacijski sustav za potporu poslovanju. Pod pojmom

informacijskog sustava podrazumijeva se onaj dio stvarnoga (organizacijskog) sustava koji

služi pretvorbi ulaznih u izlazne informacije, te također omogućuje donošenje odluka u vezi s

prilagođavanjem poslovnog sustava brzim promjenama u okolini.

3.1. INFORMACIJE I PODACI

Poslovno odlučivanje u doba brzih i diskontinuiranih promjena, što je obilježje kraja

dvadesetoga stoljeća, nije moguće bez jake informacijske potpore. U suvremenim poduzećima

pravodobno su potrebne kvalitetne informacije kako bi manageri uopće mogli donositi valjane

odluke. U zadnjih četrdesetak godina informacija je postala ravnopravni šesti informacijski

resurs uz onih pet tradicionalnih: ljude, strojeve, novac, materijale i management. Danas je

značenje informacije kao organizacijskog resursa mnogo veće nego prošlog stoljeća i svakim

danom sve više raste.

Podatkom zapisujemo određenu činjenicu. On se može zapisati na različitim medijima, npr.

papiru (knjiga, notes), filmu (fotografija, filmski zapis), magnetskom mediju (datoteka na

disketi ili disku u računalu, videozapis na videokaseti i sl.) itd., tehnikom zapisivanja koja je

primjerena mediju. Možemo reći da je podatak skup znakova zapisanih na nekom mediju.

Zapisani skup znakova, tj. podatak, moramo znati pročitati i interpretirati. Nakon što ga

pročitamo i interpretiramo radi neke svrhe dobivamo informaciju, odnosno obavijest.

Obrnuto, informaciju zapisujemo u obliku podatka.

Kada bi definirali informaciju ona bi bila podatak obrađen u obliku koji je smislen njezinom

primatelju i koji ima stvarnu vrijednost za njegove sadašnje i buduće akcije i odluke. Riječ

informacija potječe od latinske riječi informare što znači obavjestiti. (Galičić, Šimunić,

2006:36)

13

Kao resurs ona se ne troši uporabom niti smanjuje raspodjelom. Njome se otklanja određena,

veća ili manja, količina neizvjesnosti; na taj se način njezin korisnik dovodi u povoljniju

situaciju nego što je bio prije primitka informacije. (Sikavica i suradnici, 1999:287)

Informacija obavještava o nečemu, donosi novost.

Informacija je potrebna pri odlučivanju, jer se odlučivanje temelji na dobivenoj informaciji.

Ljudska odluka ne može biti bolja od informacije na kojoj se temelji, pa su za kvalitetno

odlučivanje potrebne kvalitetne informacije.

Kvalitetna informacija je:

• točna (istinito opisuje),

• potpuna (u cijelosti opisuje),

• primjerena, odnosno relevantna (odgovara problemu odlučivanja i osobi koja odlučuje),

• pravovremena (dobivena na vrijeme).

Stoga, upotrebljiva poslovna informacija osigurava pouzdanu sliku stvarnosti, raspoloživa je u

pravo vrijeme, mora biti kompletna i konzistentna i što je najvažnije relevantna za domenu

poslovnog odlučivanja.

Vrijednost informacije je općenito teško utvrditi, ali najčešće se određuje posredno, preko

odluke koja je temeljena na promatranoj informaciji, tada bi vrijednost informacije

odgovarala razlici u vrijednosti rezultata odluke koja se temeljila na informaciji i vrijednosti

rezultata odluke koja se nije temeljila na informaciji. Vrijednost je informacije, dakle, usko

povezana s odlučivanjem i rezultatima odlučivanja. Može se reći da je ista informacija

vrijedna ako se na njoj temelje "vrijedne" odluke, ali i bezvrijedna ako nije upotrijebljena za

odlučivanje.

Zbog svoje važnosti u poslovanju podaci i informacije smatraju se važnim resursom, odnosno

imovinom nužnom u modernom poslovanju – govori se o informacijskoj imovini.

U sve većoj neizvjesnosti poslovne okoline uloga informacija i dalje raste; njezino relativno

značenje u poslovnoj organizaciji postaje veće od drugih "opipljivih resursa". Da bi

turbulenciju okoline pretvorili u strateške mogućnosti za svoja poduzeća, manageri moraju

poboljšati proces svog odlučivanja, a to je moguće putem učinkovitog upravljanja

raspoloživim podacima i informacijama. Manageri će više tražiti rješenja problema na temelju

novih analitičkih i integrirajućih znanja i vještina te informacijskih sustava, a sve manje

očitovanjem formalne moći i intuicije. (Sikavica i suradnici, 1999:288)

14

3.2. ODREĐENJE INFORMACIJSKOG SUSTAVA

U poduzećima ne postoji jedan, jedinstveni tip informacijskog sustava koji može pokrivati

različite aspekte kompjutorske obrade podataka, već više različitih informacijskih sustava koji

pokrivaju različita funkcionalna i organizacijska područja. Svi oni zajedno čine ono što

nazivamo poslovni informacijski sustav. Poslovni informacijski sustav pomaže procesu

odlučivanja u poduzeću na način da pomaže menadžerima u donošenju odluka opskrbljujući

ih odgovarajućim informacijama i dajući im optimalna rješenja.

Poslovni sustav dobiva informacije iz raznih izvora, vanjskih ili unutarnjih, a informacijski

sustav ih obrađuje u korisne informacije. Informacije su poslovnom sustavu potrebne za:

izvođenje poslovnog procesa, te upravljanje poslovnim sustavom i odlučivanje.

Kvaliteta i učinkovitost informacijskog sustava najviše ovisi o menadžmentu organizacije.

(Čičin-Šain i suradnici, 2008:3)

Informacijski sustav je jedan od podsustava organizacijskog sustava (poduzeća), a svrha mu je

prikupljanje, obrada, pohranjivanje i distribucija informacija, koje su potrebne za praćenje

rada i upravljanje tim organizacijskim sustavom ili nekim njegovim podsustavom.

On je dio svakog poslovnog sustava čija je funkcija neprekidna opskrba svih razina

upravljanja, odlučivanja i svakodnevnog poslovanja potrebnim informacijama. (Klasić,

Klarin, 2009)

Može se reći da informacijski sustav predstavlja skup svih resursa (podataka, metoda,

organizacije, tehničkih sredstava) za pružanje informacija (na koji način: prikupljanjem,

arhiviranjem, obradom, komunikacijom) potrebnih za donošenje poslovnih odluka u cilju

boljeg funkcioniranja organizacijskog sustava . (Načinović, Odobažić, 2011:4)

Cilj je informacijskog sustava dostava prave informacije u pravo vrijeme na pravo mjesto u

organizaciji uz minimalne troškove (Srića i suradnici, 1999:3-4).

On predstavlja skup elemenata (podaci, kadrovi, oprema, metode, informacije) i djelatnosti

koje osiguravaju transformaciju podataka u informacije i prezentaciju informacija korisniku.

Također ga možemo definirati kao sustav koji prikuplja, pohranjuje, čuva, obrađuje i

isporučuje informacije važno za organizaciju i društvo, tako da budu dostupne i upotrebljive

za svakog tko se želi njima koristiti, uključujući poslovodstvo, klijente, osoblje i ostale.

(Načinović, Odobašić, 2011:4)

15

Informacijski sustavi su «krvotoci» suvremene organizacije, jer pružaju «hranu»

donositeljima odluka u rješavanju problemskih situacija. (Sikavica i suradnici, 1999:288)

Također, informacijski sustav može se odrediti kao strukturirani međusobno povezani

kompleks ljudi, strojeva, procedura, predviđen za generiranje kontinuiranog toka

odgovarajućih informacija, prikupljenih iz unutarnjih i vanjskih izvora poduzeća, za uporabu

istih, kao baze pri donošenju poslovnih odluka. (Vukmirović, Čapko, 2009:11)

On obavlja pet grupa aktivnosti koje se odnose na:

1. Unošenje podataka, koje se sastoji od tzv. ulaznih aktivnosti, kao što su zapisivanje i

sređivanje podataka.

2. Obradu podataka, koja se sastoji od aktivnosti kao što su kalkuliranje, kompariranje,

sortiranje, klasificiranje i sumiranje. Ovim se aktivnostima organiziraju, analiziraju i

manipuliraju podaci, tako da ih se konvertira u informacije za krajnjeg korisnika.

3. Izlazne aktivnosti, koje predstavljaju informacijske produkte namjenjene krajnjem

korisniku, a sastoje se od poruka, izvještaja, obrazaca i grafičkih prikaza koji se mogu

osigurati pomoću videospleja, audio odgovora, papirnog produkta ili multimedije.

4. Pohranjivanje, koje kao temeljna komponenta informacijskog sustava predstavlja

aktivnost čuvanja podataka i informacija na organizirani način za kasniju upotrebu.

5. Kontroliranje, aktivnost kojom se preko povratne veze utvđuje funkcionira li sistem u

okviru zadanih performansi ili treba izvršiti određene korekcije. (Vukmirović, Čapko,

2009:12)

Potreba izgradnje učinkovitog poslovnog informacijskog sustava, koji bi omogućavao

prikupljanje, obradu i pristup informacijama kad je to potrebno, kao i potporu donošenju

poslovnih odluka, nameće se kao imperativ. Pritom se ne smije zaboraviti kako se suvremeni

informacijski sustavi ne mogu projektirati bez računalne podrške. Premda je u razvijenom

svijetu informacijska tehnologija postala dio svakodnevnice, uporaba računala kao pomoćnog

sredstva za naše managere u njihovim planskim i kontrolnim zadacima, kao i procesu

poslovnog odlučivanja, ne prihvaća se odveć lako. (Sikavica i suradnici, 1999:288)

Morat ćemo savladati otpor i strah od računala ako želimo povećati uspješnost poduzeća.

Uvođenje računalnog sustava koji nam pomaže pri prikupljanju i distribuciji informacija,

pretpostavlja usvajanje posve različitoga managerskog stila u procesu poslovnog odlučivanja.

16

3.3. RAZVOJ I KONCEPT ŽIVOTNOG CIKLUSA INFORMACIJSKOG SUSTAVA

Izgradnja informacijskog sustava je opsežan i kompleksan postupak koji se može usporediti s

izgradnjom inženjerskog proizvoda. Praksa pokazuje da izgradnja informacijskog sustava

može trajati godinama, da se on dorađuje i nakon što je izgrađen, da je njegova izgradnja

skupa i neizvjesna i da će mnogi projekti izgradnje biti neuspješni. Iskustvo graditelja ukazuje

na to da se izgradnji sustava mora pristupiti ozbiljno i studiozno kao što se izgrađuju

kompleksni proizvodi inžinjerskih struka.

Razvoj informacijskog sustava treba planirati, detaljno analizirati potrebe za sustavom, zatim

ga oblikovati, izraditi, odnosno proizvesti, uvesti u rad, a kasnije tijekom rada i održavati.

Takav pristup izgradnji sustava naziva se vodopadnim ili linearnim razvojem, jer se sustav

izgrađuje po fazama, onim redom kojim faze prirodno slijede. U svakoj se fazi izgrađuju

rezultati (specifikacija sustava, dijagrami, programi, dokumentacija i sl.) koji predstavljaju

ulaz u sljedeću fazu. Razvoj je vodopadan, jer rezultati "teku" s jedne stepenice na drugu.

Takav slijed daje mogućnost da se nakon svake faze razvoja ocijene rezultati projekta i odluči

o njegovoj daljnjoj sudbini.

U praksi se faze često djelomično preklapaju, a projektanti često vraćaju na neku od

prethodnih faza da bi otklonili dosad učinjene pogreške. Bez obzira na sve poteškoće ovog

pristupa, on predstavlja čest način izgradnje informacijskih sustava. (Čerić, Varga, 2004:44)

17

Slika 2: Vodopadni ili linearni razvoj sustava

Izvor: izradio autor

Upravljanje poslovnim informacijskim sustavom danas polazi od općeg koncepta životnog

ciklusa sustava (engl. System Life Cycle). Bit koncepta životnog ciklusa poslovnog

informacijskog sustava jest da sustav u nekoj točki u vremenu nastaje, potom se razvija

sukladno određenim zakonitostima da bi nakon određenog vremena nestao, odnosno bio

zamijenjen nekim novim sustavom.

U "grubom", općem prikazu, životni ciklus poslovnog informacijskog sustava karakteriziraju

četiri osnovne razvojne faze:

1. faza inicijalizacije (nastajanja),

2. faza ekspanzije (rasta)

3. faza konsolidacije (sazrijevanja),

4. faza zrelosti sustava.

Planiranje/strategija

informacijskog

sustava

Analiza poslovnog

sustava

Oblikovanje

informacijskog

sustava

Izrada informaciskog

sustava

Uvođenje u rad informacijskog

sustava

Održavanje informacijskog

sustava

18

Grafikon 1: Životni ciklus informacijskog sustava

Izvor: Panian, Poslovna informatika za ekonomiste, 2005, str. 51

Faza inicijalizacije (nastajanja) sustava započinje davanjem poticaja za razvitak novog

poslovnog informacijskog sustava. Takve poticaje daju menadžeri i djelatnici poslovnog

sustava (poduzeća, kompanije itd.) koji se intuitivno osjećaju nedovoljno informiranima,

dakle posljedično nesposobnima za učinkovito upravljanje sustavom i ostvarivanje optimalnih

rezultata svojega rada u okvirima sustava. U ovoj fazi obavljaju se opsežne konzultacije i

razgovori, te pripreme za izgradnju novoga poslovnog informacijskog sustava. Premda

faktički još ne postoji, sustav ipak već u ovoj fazi počinje "živjeti", odnosno počinju se

ocrtavati njegovi budući obrisi.

Nakon određenog vremena, ulaganjem odgovarajućih sredstava, znanja i truda poslovni se

informacijski sustav dovodi u fazu ekspanzije, kada je uočljiv pretežito kvantitativan rast

sustava u svim njegovim segmentima. Nabavljaju se strojevi i oprema, pripremaju se

programi, obrazuju se djelatnici, razvijaju organizacijske metode i pribavljaju, odnosno

razvijaju mrežne komponente sustava.

Krivulja životnog ciklusa sustava u ovoj je fazi eksponencijalne prirode i izrazito strmo

rastuća. To, međutim, obično dovodi do određenih problema u funkcioniranju sustava i

njegovu razvoju. Oni se ogledaju u nedovoljno ostvarivom stupnju kontrole nad radom

sustava i suboptimalnim mogućnostima upravljanja njime.

Kada je dosegnuta određena razvojna razina poslovnog informacijskog sustava, koja na

krivulji životnog ciklusa predstavlja točku infleksije, njegov se daljnji rast svjesno usporava,

kako bi se ostvarila prijeko potrebna kontrola nad njegovim radom i uspostavile željene

mogućnosti upravljanja.

19

Time se sustav dovodi u fazu konsolidacije (sazrijevanja). Naglasak je pritom na

standardizaciji aktivnosti, procesa i procedura, usklađivanju rada komponenata i tzv. " finom

podešavanju" poslovnog informacijskog sustava.

Nakon što je poslovni informacijski sustav zadovoljio postavljene kriterije kvalitete,

učinkovitosti i djelotvornosti, prevodi ga se u fazu zrelosti, kada on počinje davati optimalne

rezultate rada i stvarati očekivanu poslovnu vrijednost. Nastojat će se da ova faza životnog

ciklusa poslovnog informacijskog sustava potraje što duže, kako bi se što više iskoristila

dotadašnja ulaganja u njegov razvitak, no na tome ipak ne treba pretjerano "tvrdo" inzistirati

kako sustav ne bi u međuvremenu tehnološki i "moralno" zastario te zapravo postao

kontraproduktivnim sa stajališta poslovanja tvrtke. (Panian, 2005:51)

Međutim, unatoč svemu, iz raznoraznih razloga (promjene u okolini sustava, zaostajanje za

najsuvremenijim tehnološkim i ostalim rješenjima, nepažnja i nebriga) sustav će pomalo,

katkad čak isprva i neprimjetno, početi zastarijevati, odnosno davati neželjene rezultate rada i

iznevjeravati očekivanja. To su prvi signali da valja inicirati novi životni ciklus sustava,

odnosno životni ciklus novog poslovnog informacijskog sustava.

3.4. KOMPONENTE INFORMACIJSKOG SUSTAVA

Na današnjoj razini razvijenosti tehnologije suvremenim se poslovnim upravljačkim

informacijskim sustavom naziva onaj sustav koji se sastoji od sljedećih komponenata:

1. materijalno- tehničke komponente

2. nematerijalne komponente

3. ljudske komponente

4. prijenosne komponente

5. organizacijske komponente. (Panian, 2005:35)

20

Slika 3: Strukturne komponente informacijskog sustava

Izvor:

http://besplatniseminarski.com/INFORMATIKA/FizickaLogickaOrganizacijaPodataka.html,

7.6.2014.

Materijalno-tehničku komponentu (hardver) poslovnih upravljačkih sustava čine svi strojevi,

uređaji i sredstva namijenjeni isključivo ili pretežito obradi podataka, odnosno informacija .

Nematerijalna komponenta (softver) se javlja u obliku programskih rješenja i paketa, rutina ili

metoda na kojima se temelji primjena hardvera, te predstavlja ukupnost ljudskog znanja

ugrađenog u strojeve, opremu i uređaje.

Lajfver ili ljudsku komponentu čine svi ljudi koji u bilo kojoj funkciji i s bilo kakvom

namjerom sudjeluju u radu poslovnog sustava i koriste rezultate obrade podataka, odnosno

informacija.

Prijenosnu komponentu čine telekomunikacijska sredstva i veze za prijenos podataka.

Organizacijsku komponentu predstavljaju sve mjere, metode i propisi kojima se usklađuje

(koordinira) rad prethodno navedenih četiriju komponenata, kako bi one tvorile skladnu

cjelinu.

3.5. ULOGA INFORMACIJSKIH SUSTAVA U POSLOVNOM ODLUČIVANJU

U suvremenim uvjetima poslovanja u informacijskom dobu kojeg karakterizira primjena

informacijske tehnologije, telekomunikacija, i globalizacije poslovanja i odlučivanje postaje

21

sve teže i sve složenije. Informacijski se sustavi projektiraju radi stvaranja kvalitetnih

informacija koje pomažu rješavanju poslovnih problema.

Da bi donio pravilnu odluku menadžer mora posjedovati pravu bazu informacija za donošenje

odluka, odnosno razlikovati tip informacija koje su potrebne za donošenje odluka od tipova

informacija koje su nepotrebne za donošenje odluka. Donošenje odluka može biti jednostavno

primjena ili simulacija stvarnih uslova, građena na poznatim ili pretpostavljenim odnosima.

(Mahmutović H. i suradnici, Konvergencija rasta malih i srednjih preduzeća u BIH i razine

primjene informacijskih sistema za podršku u procesu odlučivanja)

Različite promjene s kojima se organizacija susreće dovode do raznih problema. To mogu biti

promjene u okolini poduzeća, u ciljevima i željama managerskog sloja, u funkcioniranju

poslovanja organizacije i pojedinih podsustava te odnosa u vezi s organizacijskim ulogama.

Poslovni informacijski sustav pomaže odlučivanju na dva načina: pomaže managerima u

donošenju odluke opskrbljujući ih potrebnim informacijama, a s druge strane takav sustav

može čak i samostalno donositi odluke u situacijama koje se ponavljaju. Informacijska

tehnologija je u vrlo kratkom roku umrežila cijeli svijet i dovela do sužavanja izbora najbolje

poslovne odluke, uglavnom zato jer znanje pojedinca čini sve manji udio u ukupnom

globalnom znanju čovječanstva.

Informacijska odnosno internetska tehnologija kao i elektroničko povezivanje kompanija

dovode do novih oblika organizacija, stvaranja mrežnih, virtualnih i T - oblika organizacije,

što zahtjeva redefiniranja procesa i načina odlučivanja, a posebno menadžerskog odlučivanja,

koje u tim novonastalim uvjetima poslovanja postaje sve decentraliziranije, demokratskije i

grupno, jer se u proces odlučivanja uključuje sve više subjekata odlučivanja. (Mrkonjić,

2007:14)

3.6. VRSTE INFORMACIJSKIH SUSTAVA

Osnovni razlog uvođenja i korištenja informacijskih sustava je potreba i usmjerenost

poduzeća na iskorištenost informacija koje proizlaze kao rezultat transakcijskih obrada

podataka s ciljem povećanja produktivnosti poduzeća i uspjeha poduzeća na tržištu.

Donošenje poslovnih odluka predstavlja važan segment poslovanja koji se odvija

svakodnevno na svim razinama odlučivanja i područjima poslovanja.

22

Da bi se menadžerima olakšalo odlučivanje, danas se primjenjuju razni programi, alati i

informacijski sustavi. Pravovremene i kvalitetne odluke zasnivaju se na kvalitetnim

informacijama te na raznim modelima koji pomažu pri izboru najbolje opcije odnosno

rješenja, stoga zaključujemo da je primjena informacijskih sustava i informacijske tehnologije

vrlo važna u potpori poslovnom odlučivanju.

Mogli bismo reći da informacijski sustav upravlja tijekom podataka i informacija od mjesta

njihovog nastajanja do menadžera koji će ih koristiti. Informacijske sustave razlikujemo s

obzirom na razinu primjene informacijske tehnologije i vrste informacija koje poslovni sustav

koristi.

S obzirom na hijerarhijsku razinu, postoje tri razine informacijskih sustava koji odgovaraju

razinama menadžmenta u poduzeću.

Na strateškoj razini informacijski sustavi koji se pretežno koriste su sustavi za podršku

odlučivanju (DSS) i sustavi za podršku vrhovnom rukovodstvu (ESS).

Na taktičkoj razini odnosno na srednjoj razini menadžmenta informacijski sustavi služe za

menadžersku kontrolu i upravljanje ili za posebnu podršku odlučivanju u problemskim

područjima, odnosno koriste se upravljački informacijski sustavi (MIS) i sustavi za podršku

odlučivanju (DSS), uz potporu s ekspertnim sustavima (ES).

Na operativnoj ili najnižoj razini menadžmenta koriste se aplikacije upravljačkog

informacijskog sustava (MIS), a na temelju postojećih sustava za transakcijsku ili

elektroničku obradu podataka (TPS).

Sustavi za transakcijsku obradu podataka (TPS) služe za svakodnevnu obradu podataka i

obavljanje rutinskih poslovnih transakcija. Oni podržavaju izvođenje poslovnih procesa, a to

se prije svega odnosi na informacije o stanju robe na zalihama, obradu plaća, fakturiranje,

primanje narudžbi i sl. Iako predstavljaju početnu fazu razvoja informacijskih sustava, njihova

uloga u odlučivanju se ne smije zanemariti.

Iako se oni koriste na najnižoj razini odlučivanja kratkoročno odlučivanje ima vrlo veliki

značaj u odvijanju poslovnog procesa jer osigurava poduzeću trenutno informacije o stanju

određenog procesa ili aktivnosti. Npr, informacija o stanju zaliha u određenom trenutku je

važna kako bi se moglo na vrijeme pristupiti nabavi nove robe.

Iako korisnici transakcijskog informacijskog sustava imaju hijerarhijski najniže ovlasti u

odlučivanju te je vidljivo da ti sustavi nisu direktna potpora poslovnom odlučivanju, njihove

23

svakodnevne operacije i aktivnosti su osnova za daljnje odlučivanje na taktičkim i strateškim

razinama odlučivanja i upravljanja. Oni povezuju organizaciju i glavni su izvor informacije za

druge vrste informacijskih sustava.

Tablica 1: Vrste informacijskih sustava i veza u potpori poslovnom odlučivanju

Informacijski sustavi Nazivi na engleskom jeziku i skraćenice

Potpora poslovnom odlučivanju

1. Sustavi za transakcijsku obradu podataka

Transaction Processing Systems (TPS)

Neizravna

2. Sustavi za automatizaciju uredskog poslovanja

Office Automation Systems (OAS)

Neizravna

3. Upravljački informacijski sustavi

Management Information Systems (MIS)

Izravna

4. Menadžerski sustavi za podršku Managerial Support System (MSS)

4.1. Sustavi za podršku odlučivanju

Decision Support Systems (DSS)

Izravna

4.2. Sustavi za podršku grupnom odlučivanju

Group Decision Support Systems (GDSS)

Izravna

4.3. Ekspertni sustavi Expert Systems (ES) Izravna

4.4. Sustavi za podršku vrhovnom vodstvu

Executive Support Systems (ESS)

Izravna

Izvor: Sikavica, 1999, Poslovno odlučivanje, str. 291

Informacijske sustave s obzirom na vrstu možemo podijeliti na:

· Klasične ili transakcijske sustave,

· Sustave za potporu odlučivanju,

· Ekspertne sustave.

Klasični ili transakcijski informacijski sustav je osnovni dio svakog informacijskog sustava i

pruža potporu tekućem odvijanju poslovnog procesa i transakcija. Ima tri opće funkcije:

vođenje evidencije, izdavanje i izvještavanje.

Sustavima za potporu odlučivanju primarna je zadaća pomoći pri odlučivanju te pored sirovih

podataka posjeduju i baze modela, dokumenta, prognoza i statistika koji su menadžerima od

koristi. Sustavi za potporu odlučivanju imaju napredniju mogućnost obrade informacija na

24

osnovu čega stvaraju baze modela. Ovi sustavi daju mogućnost simulacije i predviđanja

događaja i procesa, analize različitih scenarija i podržavaju dugoročno, odnosno strategijsko

odlučivanje.

Ekspertni sustavi imaju mogućnost pohrane i uporabe znanja stručnjaka iz određenog

područja, te stvaranje novog znanja. Ekspertni sustavi su najviša faza razvoja informacijskog

sustava jer u sebi imaju ugrađeno ekspertno znanje, stoga ih koriste top menadžeri.

Prilikom donošenja odluke o vrsti informacijskog sustava koji će se nabaviti za poduzeće

potrebno je sagledati slijedeće kriterije: vrijeme, cijena, vrijeme, kvaliteta i kvantiteta sustava

koji se nabavlja. Kvaliteta je važna zbog sigurnosti cjelokupnog sustava. Bez obzira na

kvalitetu sustava menadžment treba biti spreman na prilagodbu sustava potrebama poduzeća.

Isto tako važno je znati hoće li se dobavljač informacijskog sustava pridržavati rokova

isporuke, odnosno hoće li odjel/osoba unutar poduzeća koji će izrađivati informacijski sustav

poštivati zadane rokove. Također bitno je znati je li dobavljač/programer dostupan i za

održavanje nabavljenog informacijskog sustava, hoće li nabavljeni informacijski sustav biti

kompatibilan s postojećim informacijskim sustavima koji se koriste u poduzeću, kao i

mogućnosti proširivanja sustava.

Kod menadžera je bitno da pokuša usuglasiti ljudsku stranu informacijskog sustava s

računalom, što predstavlja izazov upravljanja informacijskom tehnologijom.

Tajna poslovnog uspjeha u informatičkom dobu leži u uspjehu informacijskog sustava. Tajna

uspjeha informacijskog sustava je suvremena, fleksibilna infrastruktura utemeljena na

primjeni suvremene informacijske tehnologije i interneta.

25

4. INFORMACIJSKI SUSTAV ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU (GDSS)

U sljedećem poglavlju razmatrati će se metode i tehnologije koje služe za potporu

međusobnoj komunikaciji i interaktivnoj suradnji menadžera, a sve u svrhu rješavanja

problema odlučivanja, čime se ujedno i ubrzava sam proces odlučivanja, povećava

produktivnost donošenja odluka te poboljšava kvaliteta donesenih odluka.

4.1. POJAM I ZNAČENJE SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU

Poznato je da je timski rad postao preduvjet uspješnosti, pa je upravo zbog toga i razvijen

sustav za potporu odlučivanju u smislu potpore kolektivnog odlučivanja. Istraživanja

pokazuju da neki menadžeri troše više od polovice svog vremena u procesu odlučivanja na

komunikaciju. Donošenju odluka uglavnom prisustvuje više sudionika pa su sastanci timova

menadžera iz različitih područja elementarna potreba za postizanje bilo kakvog dogovora ili

rezultata. Tim može biti direktno uključen u donošenje odluka i u stvari vezane za odlučivanje

(stvaranje liste prihvatljivih alternativa ili odlučivanje o kriterijima mogućih alternativa).

GDSS je interaktivni kompjuterski sustav koji olakšava rješavanje problema donositeljima

odluka. Komponente GDSS-a su hardware, software, procedure i ljudi.

Slika 4: Konfiguracija sustava za potporu skupnom odlučivanju (GDSS)

Izvor: Vukmirović, Čapko, 2009, Informacijski sustavi u menadžerskom odlučivanju, str. 111

26

GDSS, također nazivan sustav grupne potpore koji je ujedno i kompjuterizirani sustav

suradnje u radu sastoji se od većine elemenata DSS-a. GDSS se može koristiti učinkovito u

većini djelatnosti, primjerice u arhitekturi gdje arhitekti sve više koriste GDSS kao pomoć za

suradnju s drugim arhitektima i građevinarima kako bi najbolje odradili projekt na kojem su

trenutno zaposleni.

Caterpillar, veliki proizvođač građevinskih strojeva i opreme koristi GDSS za povezivanje s

dobavljačima sirovina. Caterpillarov sustav suradnje spaja dobavljače na svoju mrežu kako bi

uspjeli smanjiti troškove i kako bi poboljšali proces nabavljanja sirovina u svoje tvornice.

(Stair, Reynolds, 2003:240)

Postoje mnogi razlozi za pojavu sustava za podršku skupnom odlučivanju kod suvremenih

poslovnih subjekata. Prvenstveni je razlog činjenica da se neovisno o postojećoj hijerarhiji, u

suvremenim korporacijama najčešće odlučuje u skupini odgovornih izvršitelja, managera i

njihovih savjetnika. Štabno-linijska i projektna organizacija stvaraju potrebu za posebnom

vrstom sastanaka na kojima odgovorne osobe u poduzeću razmatraju probleme i donose

odluke. Na takvim sastancima do izražaja dolaze različiti pristupi problemima koji su

posljedica različitoga iskustva, različitih pogleda i odgovornosti nazočnih sudionika. Uz to u

takvim poslovnim timovima svaki od članova vjerovatno ima neku važnu informaciju koju

drugi u skupini nemaju. Na sastancima se razmjenjuju takve informacije i stvara se potpora

donošenju odluke od zajedničkog interesa za poduzeće ili neki od njegovih dijelova. (Sikavica

i suradnici, 1999:309)

Da bi se takvo odlučivanje podržalo, potrebno je izgraditi informacijski sustav koji će imati

ulogu sustava za podršku odlučivanju, a koji će se moći primjeniti kod grupnog odlučivanja.

Sustav za podršku grupnom odlučivanju mora omogućavati komunikaciju među sudionicima i

sa sustavom, jer od toga ovisi učinkovitost pristupa. Očito je da ovi sustavi nemogu biti

primjenjivani u svakodnevnom poslovnom odlučivanju, a najveću korist imaju u situacijama

kada se utvrđuje politika poduzeća, kao i kod većih iznenadnih problema koji se javljaju zbog

promjena u poslovnoj okolini.

27

4.2. OBILJEŽJA I PREDNOSTI GDSS-a

Obično se kaže da dvije glave znaju više nego jedna. GDSS-ove jedinstvene karakteristike

vode ka boljim odlukama. Tvorci tih sustava pokušavaju ih izgraditi na prednostima

individualnih sustava podrške shvaćajući da su novi i dodatni pristupi nužni u okruženju

grupnog donošenja odluka. Npr. neki GDSS-i omogućavaju razmjenu informacija i iskustva

među ljudima bez sastanaka ili kontakta licem u lice.

Neke od značajki koje mogu poboljšati i unaprijediti donošenje odluka u skupnom

odlučivanju su:

1. Poseban dizajn- kod GDSS pristupa nužne su posebne procedure, pristupi i oprema

koji unaprijeđuju kreativno mišljenje, komunikaciju i učinkovite tehnike grupnog

donošenja odluka.

2. Lakoća korištenja- kao i individualan DSS i GDSS mora biti jednostavan za naučiti i

koristiti. Sustavi koji su kompleksni koriste se rijetko.

3. Fleksibilnost- ako se radi o dva ili više donositelja odluka koji rade na nekom

problemu oni radi različitoga karaktera mogu imati različite stilove odlučivanja. Svaki

menadžer donosi odluke na svoj način zbog različitih iskustava i načina razmišljanja.

Učinkoviti GDSS ne samo da mora podržati različite pristupe odlučivanja, nego mora i

pronaći način da integrira njihove različite perspektive u jedno zajedničko rješenje.

4. Potpora donošenju odluka- GDSS može podržati različite pristupe odlučivanja

uključujući delphi pristup, u kojemu grupa donositelja odluka nije na istom mjestu.

Kod ovog pristupa je bitno što podržava razlike između članova grupe, te potiče

kreativnost i originalno razmišljanje. Brainstorming, također potiče kreativnost i

slobodno razmišljanje, dok jednoglasni konsenzus obuhvaća donošenje jednoglasne

odluke. U tehnici nominalne grupe svaki donositelj odluke može sudjelovati, te se

ovdje potiču povratne informacije od individualnih članova grupe, a konačna odluka

se donosi glasovanjem.

5. Anonimni input- Osoba koja daje input nije poznata drugim članovima grupe. Neke

organizacije koriste GDSS za pomoć rangiranju performansi menadžera. Svi inputi

imaju jednako značenje bez obzira tko ih je dao. Npr. inputu koji je dao neki zaposleni

pridaje se jednako značenje kao onom koji je dao glavvni menadžer. Istraživanja su

pokazala da grupe koje koriste anonimni input donose bolje odluke i imaju bolje

rezultate za razliku od grupa koje ih ne koriste.

28

6. Smanjenje negativnog ponašanja grupe- Bitno obilježje svakog GDSS-a je mogućnost

eliminiranja štetnog grupnog ponašanja. Na grupnim sastancima pojednici mogu biti

dominantni i preuzeti raspravu što dovodi do toga da drugi članovi grupe nemogu doći

do izražaja ili dva člana grupe mogu odvesti raspravu u područje koje ne pomaže

rješavanju problema. Ponekad grupa može pretpostaviti da je donijela pravu odluku

bez ispitivanja alternativa- to je fenomen zvan grupno razmišljanje. Također ako

sastanci nisu dobro isplanirani predstavljaju čisto gubljenje vremena. Danas mnogi

prizvođači GDSS-a razvijaju sustave softvera i hardvera koji bi smanjili ovakve

probleme.

7. Paralelna komunikacija- GDSS omogućava da svaki član grupe pokrene neku temu ili

komentira postojeću istovremeno jednostavnim upisivanjem u računalo. To se tada

pojavi na računalima svih ostalih članova. Ovakva vrsta komunikacije ubrzava

sastanke i dovodi do boljih odluka jer svaki pojedinac sudjeluje u potpunosti.

8. Automatsko snimanje sastanka- Kod većine GDSS-a sastanak se može automatski

sastanak. Svaki komentar bilo kojeg člana grupe može biti anonimno snimljen. To

može poslužiti za buduću analizu i pregledavanje. Dodatno, GDSS može imati

automatsko glasanje i mogućnost rangiranja. Nakon glasanja GDSS snimi svaki glas i

prema tome napravi rang listu.

Uz bitne karakteristike, istaknuti će se i sljedeće prednosti GDSS-a:

· Funkcionira kao memorija cijele skupine- izbjegava se ponovno procjenjivanje

ideja od članova skupine

· Pomaže identifikaciji primjenjivih alternativa

· Alternative se stvaraju nakon pažljivijeg razmatranja

· Podiže sposobnost skupine u međusobnom komuniciranju i širenju ideja

· Služi kao sredstvo za interakciju između zainteresiranih strana za donošenje

odluka u poduzeću (Senn, 1990:558)

29

Slika 5: Prednosti GDSS-a

Izvor: Licker P. S.,1997

4.3. KOMPONENTE GDSS-a

Komponente ove vrste sustava su zajedničke za sve sustave za podršku skupnom

odlučivanju. U nastavku biti će navedene i objašnjene, a to su: 1) interativni

komunikacijski interfejs, 2) baza podataka, 3) baza modela.

Interaktivni komunikacijski interfejs korisnicima omogućava postavljanje pitanja te

davanje i primanje upita. Pomoću njega oni mogu razmjenjivati mišljenja, ideje i

komentare. Ova vrsta komunikacije najbitnija je uopće za uspješnost sastanka koji se

zasniva na takvoj vrsti komunikacije. Ovakav on-line pristup je nužan kako bi se

donošenje odluka moglo dalje procesirati.

Kod projektiranja bitno je odrediti uključuju li se sudionici izravno u raspravu. Kad

donositelji odluka rade uz potporu sustava za podršku skupnom odlučivanju, onda se

sastanci upravljaju pod vođenjem jednog sudionika koji preuzima ulogu moderatora.

30

Baze podataka koje koriste sustavi za podršku skupnom odlučivanju obično su relacijske

baze podataka. Budući da je nemoguće definirati koje će nam točno informacije trebati

niti unaprijed predvidjeti način na koji će se potrebne baze podataka razviti, relacijski

sustav organizacije podataka osigurava i pristup i stvaranje baze ovisno o potrebama

procesa odlučivanja.

Baze modela sustava za podršku odlučivanju (GDSS) identične su kao one koje koristi

DSS. Nužno je imati čitav niz različitih alata i modela koji donositeljima odluka mogu biti

od pomoći radi upotrebe dobivenih informacija.

Slika 6: Konfiguracija GDSS-a

Izvor: Sistematizacija informacijskih sustava i vrste informacijskih sustava s motrišta

potpore razinama odlučivanja, ppt materijali

4.4. VRSTE SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU

GGSS može obuhvaćati brojne mrežne konfiguracije, ovisno o potrebama grupe, vrsti odluka

koje se donose i geografskoj lokaciji članova grupe.

31

U nastavku biti će objašnjene sljedeće vrste GDSS-a:

1) Soba za odlučivanje. Idealna je za situacije u kojima su donositelji odluka locirani u

istoj zgradi ili geografskom području. GDSS pristup se povremeno koristi, a u takvim

slučajevima određena je jedna ili više soba koja će se koristiti. Soba za odlučivanje

pretpostavlja direktnu verbalnu komunikaciju.

2) Mreža odlučivanja na lokalnom području. Primjenjuje se kada su članovi grupe

locirani u istom geografskom području ili u istoj zgradi. Za razliku od soba za

odlučivanje ovdje je grupno donošenje odluka česta pojava. U tim slučajevima je

oprema i tehnologija GDDS-a smještena u uredima članova grupe. Njihovi uredi

povezani su pomoću mreže lokalnog područja (local area network, LAN).

3) Telekonferencija. Kod ovog pristupa odlučivanje je rjetka pojava i lokacija između

članova grupe je velika. Ovdje se radi o udaljenim i povremenim sastancima grupa

koji povezaju više GDSS soba za odlučivanje u zemlji ili diljem svijeta. Koristeći

tehnologiju za udaljenu kominikaciju te sobe za odlučivanje su elektronički povezane

u telekonferencije i videokonferencije, gdje je prisutan visok stupanj fleksibilnosti.

GDSS sobe za odlučivanje se mogu koristiti lokalno za sastanke grupa ili globalno

kada su donositelji odluka locirani diljem svijeta.

4) Mreža odlučivanja na širokom području. Mreža odlučivanja na širokom području

se koristi kada je učestalost odlučivanja velika, a članovi grupe su udaljeni. U tom

slučaju GDSS pristup se koristi često. Donositelji odluka diljem zemlje ili inozemstva

moraju biti povezani elektronički preko WAN-a, mreže širokog područja. (wide area

network).

4.5. CILJEVI I UČINCI SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU

Osnovni ciljevi GDSS-a su povećati produktivnost donositelja odluka, na način da se ubrza

proces odlučivanja ili da se poboljša kvaliteta donesenih odluka ili oboje. To se postiže

podupiranjem razmjene mišljenja, ideja i sklonostima tima.

GDSS poboljšava učinke proces odlučivanja, a isto tako smanjuje ili otklanja gubitke.

Učinci GDSS-a su: (Marakas, 2003:164)

· Usporedno podupire procesiranje informacija i stvaranje ideja svih sudionika procesa

odlučivanja,

32

· omogućava većim grupama da s većim rasponom informacija, znanja i vještina

sudjeluju na istom sastanku,

· dopušta timu da korsiti strukturne i nestrukturne metode i tehnike,

· nudi brz i lak pristup vanjskim informacijama,

· omogućava nepovezane komjutorske diskusije,

· u tren prikazuje rezultate anonimnog glasovanja,

· stukturira proces planiranja što tim drži na okupu,

· omogućava korisnicima simultanu interakciju,

· automatski snima sve informacije koje prolaze kroz sustav za buduće analize.

Za potporu ostvarenju ciljeva i učinaka GDSS-a važne su sljedeće značajke (Vukmirović,

Čapko, 2009:118):

· Izrađen je sa ciljem da podupre tim donositelja odlukau njihovom radu,

· lako se nauči i koristi, opskrbljuje korisnika različitim razinama težine korištenja

ovisno o njegovom znanju,

· može biti dizajniran za jednu vrstu problemaili za različite razine odluka,

· potiče generiranje ideja i slobodu izražavanja,

· sadrži ugrađene mehanizme koji suzbijaju negativno ponašanje u timu, kao što su

destruktivni sukobi, nekomuniciranje i "timsko razmišljanje"

· to je posebno dizajniran informacijski sustav, a ne samo dio već postojećeg

sustava.

4.6. APLIKACIJE ZA POTPORU SKUPNOM RADU U MENADŽERSKOM

ODLUČIVANJU

Aplikacije su usmjerene na probleme koji su povezani sa procesima međuljudske suradnje.

Kada se ispravno razvijaju i koriste, pozitivno utječu na ljudsku komunikaciju, te rezultiraju

poboljšanjima u načinu na koji ljudi rade i na koji donose odluke.

One predstavljaju dodatak tradicionalnim alatima radnog mjesta. Znanje stečeno u procesu

obavljanja poslova mora biti pohranjeno na način da se omogući jednostavan pristup tom

znanju pri donošenju odluka u sadašnjosti i budućnosti, tj. organizacijska memorija mora biti

očuvana.

33

Aplikacije za potporu skupnom radu nastavljaju svoj razvoj kao odgovor na sve veću brzinu

kojom odluke moraju biti donesene i kojom poslovi moraju biti vođeni. Ta brzina zahtijeva

neposredan, simultani i potpuni pristup sustavu za potporu skupnom radu od strane menadžera

i djelatnika na svim razinama organizacije. Mnoge funkcije i klase aplikacija za potporu

skupnom radu posebno su dizajnirane da olakšaju pristup sustavu za potporu skupnom radu

koristeći različite pristupe. (Vukmirović, Čapko, 2009:125)

Skupina autora predložila je podjelu aplikacija za potporu skupnom radu od kojih se ističu:

· Sustavi poruka- tehnologija koja olakšava kretanje poruka. E-mail je najčešći primjer.

Ovakva poruka može biti upućena bilo kojem broju primatelja u svijetu bez obzira na

lokaciju u samo nekoliko sekundi. Glavne prednosti e-maila au neformalnost, brzina,

dostupnost i jednostavnost upotrebe koje ga čine idelanim za upite i traženje savjeta u

vezi s donošenjem odluka. Korisni u početku odlučivanja tako što pomaže pri

prikupljanju informacija i znanja potrebnih za donošenje odluke.

· Konferencijski sustavi- omogućavaju elektronički sastanak licem u lice te time

predvladavaju asinkrona (vremenska neusklađenost) ograničenja e-maila. Svaki

sudionik je na prikladnoj lokaciji te se komunicirati može iz privatnog radnog prostora

kao i iz posebno opremeljene sobe za sastanke koristeći video, audio ili oba medija.

· Sustavi inteligentnih agenata- ovakav sustav zahtjeva korištenje umjetne inteligencije

za obavljanje niza koraka pojedinih zadataka. Funkcije koje su dostupne kroz ovakav

sustav mogu biti od najjednostavnijih do složenijih poput "osobnih asistenata" koji

može planirati sastanke, usmjeravati poruke, itd. Sustav inteligentnih agenata još je u

ranim fazama razvoja s namjerom da postane značajan faktor u podršci odlučivanju.

· Koordinacijski sustavi- olakšavaju integraciju sudionika aktivnosti s postizanjem

zajedničkih ciljeva. Ovaj sustav informira jednog sudionika o stupnju dovršenosti

drugih aktivnosti i sugerira da li je ta dovršenost dovoljna za početak sljedeće faze.

Također, može informirati radnika o rokovima.

34

4.7. SOFTVERI ZA POTPORU SKUPNOM RADU

Softver za potporu skupnom radu pomaže u grupnom planiranju, komuniciranju i

menadžmentu. Kao dodatak samostalnim proizvodima, GDSS softver se sve više ugrađuje u

postojeće softverske pakete. Danas neki paketi obrade transakcija i ERP paketi uključuju

softvere za korištenje u grupi. Sap, popularni ERP paket, je razvio mySap tehnologiju kako bi

olakšao suradnju i omogućio korisnicima SAPa da integriraju aplikacije drugih proizvođača u

SAP sustav programa. (Vukmirović, Čapko, 2009:126)

SAP (Systems, Applications and Products) je program za kompletno praćenje procesa rada

kompanije. To je softver za planiranje resursa kompanije sposoban da integrira različite

poslovne aplikacije koje predstavljaju zasebne poslovne celine i to u realnom vremenu, prema

potrebama posla. (https://poslovi.infostud.com/zanimanje/SAP-konsultant/128, 16.6.2014.)

Sap sustav je kreiran 1972. godine od strane njemačke tvrtke SAP koju su osnovali bivši

zaposlenici IBM-a.

Primarni cilj SAP aplikacija je pružanje mogućnosti za:

upravljanje financijama,

upravljanje imovinom,

upravljanje troškovnim računovodstvom,

upravljanje proizvodnim operacijama i materijalima,

upravljanje ljudskim resursima,

upravljanje pogonima i

arhiviranje dokumenata.

Sekundarni cilj SAP aplikacije je praćenje rada u navedenim područjima i izvješćivanje o

istima.

SAP ERP nudi kompletno rješenje dizajnirano za podršku međunarodnim operacijama, kako

bi tvrtke mogle učinkovito i uspješno poslovati i konkurirati na globalnoj razini. Također,

pruža podršku za upravljanje procesima kao što su administracija korisnika, upravljanje

konfiguracijom, administracija korisnika, centralizirano upravljanje podacima i upravljanje

Web uslugama. SAP ERP omogućuje integraciju s ostalim sustavima što ubrzava izvršavanja

poslovnih strategija.

Ostale prednosti su: (http://www.king-ict.hr/?tabid=723, 16.6.2014.)

35

· Brže donošenje odluka - pristup informacijama u stvarnom vremenu omogućuje

pravovremeno suočavanje s izazovima i proaktivno iskorištavanje svih poslovnih

mogućnosti.

· Povećana produktivnost, učinkovitost i razumijevanje - prošireni doseg poslovnih

procesa omogućuje uključivanje više ljudi u stvarnom vremenu, od djelatnika tvrtke

do vanjskih suradnika. Također, omogućuje jednostavan, konsolidiran i konzistentan

pogled na vaše procese.

· Smanjivanje rokova putem veće fleksibilnosti - korištenje dodatnih poslovnih

funkcionalnosti sukladno razvoju vaših potreba i zahtjeva. SAP ERP je temeljen na

SAP NetWeaver tehnološkoj platformi, što omogućuje integraciju SAP aplikacija s

aplikacijama drugih dobavljača i time štiti i maksimalno koristi prijašnje IT

investicije.

· Prilagodljivost poslovnim promjenama - neograničena integracija cjelokupnih procesa

i iskorištavanje najnovijih Web tehnologija.

· Smanjen rizik - implementacija SAP ERP rješenja s minimalnim poremećajima

tekućih poslovnih procesa te korištenje SAP-a kao strateškog partnera za dugoročni

rast i razvoj.

· Bolje financijsko i korporativno upravljanje - veća transparentnost organizacije i

pridržavanje globalnim i lokalnim zakonskim regulativama kao što su međunarodni

računovodstveni standardi i lokalni obračuni plaća.

· Optimiziran IT trošak - eliminiranje visokog troška integracije i potrebe za nabavom

dodatnih IT rješenja te nadogradnja rješenja ovisno o potrebama i zahtjevima.

· Brži i veći ROI - instalacija SAP ERP rješenja korištenjem brzih implementacijskih

tehnika omogućuje veće uštede od tradicionalnih pristupa.

· Povećana produktivnost zaposlenika - SAP ERP rješenje pruža zaposlenicima

samouslužne aplikacije, što povećava produktivnost zaposlenika.

Sap je sve više razvijen, te podržava sve vodeće jezike poslovanja,a među njima je i hrvatski

jezik. Na temelju rješenja za prevođenje SAP-a nadograđuju se jezični elementi koji

predstavljaju interakcije korisnika s računalom. Za suradnju s poslovnim partnerima SAP

omogućuje izrade dokumenata i izvješća na svim jezicima svijeta. Stranim je revizorima na

jednostavan način omogućen da na sustavu rade engleskom ili njemačkom jeziku, dok je

hrvatskim revizorima omogućen i na hrvatskom. SAP prati zakonske propise i verificira

36

njihovo značenje i praksu radi izrade i održavanja programskih segmenata za podršku

elementima poslovanja.

Također, funkcioniranje GDSS softvera može se ilustrirati i na primjeru softverskog paketa

Lotus Notes koji sprema, čuva, manipulira i distribuira bilješke i komunikacije koje su

ostvarene grupnim projektima.

Svjetlo dana ugledao je 1989. godine. Čelništvo tvrtke Price Waterhouse proglasilo ga je

„softverom koji će promijeniti način na koji radimo posao“ i kupilo 10.000 licenci još prije

službenog predstavljanja. (http://www.bug.hr/mreza/tekst/ibm-lotus-notes--domino-

7/70841.aspx, 16.6.2014.)

Lotus Notes idealna je platforma za koordiniranje timskog rada, povezivanje odjela i

poslovnica, te organiziranje baze svih vrsta informacija. Ovo je softver koji unaprijeđuje

efikasnost i kvalitetu svakodnevnih radnih zadataka. On također osigurava brz protok

informacija i u do sada zanemarenim "uskim grlima" poduzeća i čini ga djelotvornijim i

konkurentnijim. On je klijent/server platforma, gdje korisnici komuniciraju putem lokalne

mreže (LAN) ili telekomunikacijske veze- s bazama podataka, smještenim na jednom ili više

Notes servera. Čak i pokretni korisnici s prijenosnim računalima mogu dijeliti iste

informacije, jer se one usklađuju pri svakom uspostavljanju veze. (Vukmirović, Čapko,

2009:127)

Postoje stvari za koje ga definitivno ne treba koristiti. No, za pohranu i serviranje

„informacija“, za suradnju, workflow i messaging teško da mu postoji konkurent. Mnogi su

pokušavali, no Lotus Notes & Domino još uvijek ostaje jedinstven.

37

Slika 7 : Lotus Notes home

Izvor: http://www.ioncannon.net/linux/316/running-lotus-notes-8-on-linux-with-newer-

xulrunner/, 16.6.2014.

38

5. PRIMJENA INFORMACIJSKOG SUSTAVA ZA POTPORU SKUPNOM

ODLUČIVANJU U INI d.d.

U sljedećem poglavlju biti će prezentirane aplikacije, softver i vrste GDSS-a koje su

implementirane u navedenom poduzeću.

5.1. PROFIL PODUZEĆA INA d.d.

INA-Industrija nafte, d.d. (INA, d.d.) je srednje velika europska naftna kompanija. INA Grupa

ima vodeću ulogu u naftnom poslovanju u Hrvatskoj te značajnu ulogu u regiji u istraživanju i

proizvodnji nafte i plina, preradi nafte te distribuciji nafte i naftnih derivata. INA je osnovana

1. siječnja 1964. spajanjem Naftaplina (tvrtke za istraživanje i proizvodnju nafte i plina) s

rafinerijama u Rijeci i Sisku.

INA d.d. je dioničko društvo čiji su najveći dioničari naftna kompanija MOL i Republika

Hrvatska, a manji dio dionica nalazi se u vlasništvu privatnih i institucionalnih investitora. Od

1. prosinca 2006. godine Inine su dionice izlistane na Londonskoj i Zagrebačkoj burzi.

U području istraživanja i proizvodnje nafte i plina, INA danas posluje, osim u Hrvatskoj, u

Angoli i Egiptu. U Ininim rafinerijama nafte: RN Rijeka i RN Sisak, proveden je opsežan

razvojni program s kapitalnim ulaganjem od više od 5 milijardi kuna te danas Inine rafinerije

proizvode visokokvalitetna goriva u skladu s europskim standardima.

INA upravlja regionalnom mrežom od 445 benzinskih postaja u Hrvatskoj i u susjednim

zemljama. Ukupan broj zaposlenih u INA Grupi na dan 31.12.2013. bio je 13.460.

INA se opredijelila za poslovanje u skladu s održivim razvojem, što znači da teži integraciji

gospodarskih, okolišnih i društvenih čimbenika u svakodnevno poslovanje. Nastojeći energiju

učiniti dostupnom, INA želi biti pokretač društvenog i gospodarskog razvoja, vodeći brigu o

ljudima i okolišu, njegujući odgovorno poslovanje i lokalna partnerstva.

39

5.2. APLIKACIJE ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU U INI d.d.

Na temelju prethodnog poglavlja i već navedenih aplikacija koje se koriste kao podrška

odlučivanju, u INI d.d. nazastupljenija je prva razina klasifikacije tzv. sustavi poruka. Unutar

tvtke zaposlenici se koriste Intranet-om za poboljšanje i olakšavanje vlastite komunikacije,

kao i za međusobno savjetovanje i protok informacija.

Intranet je privatna računalna mreža neke organizacije koja rabi internetski protokol, mrežnu

povezanost i mogućnosti javnih telekomunikacijskih sustava kako bi omogućila svojim

zaposlenicima sigurnu razmjenu informacija ili obavljanje nekih radnji vezanih za

organizaciju. Ponekad se termin intranet odnosi na svoju najuočljiviju uslugu, interne web

stranice. Za izgradnju intraneta koriste se isti koncepti i tehnologije potrebne i za Internet, kao

što su klijenti i serveri koji koriste internetski protokol (IP).

Pojednostavljeno, intranet se može objasniti kao privatni oblik Interneta ili kao oblik interneta

ograničen na jednu organizaciju.

(http://en.wikipedia.org/wiki/Intranet, 18.6.2014.)

40

Slika 8: Intranet-home page

Izvor: STSI d.d.- ppt materijali, 2014.

Također, u upotrebi su i konferencijski sustavi koji omogućavaju elektroničku verziju

sastanka licem u lice.

U poduzeću postoji i mogućnost e-kolegija, koji bi se opisao kao umreženi SAP način ili mail

glasanja za donošenje nekih hitnih odluka.

5.3. SAP- SOFTVER ZA POTPORU SKUPNOM ODLUČIVANJU U INI d.d.

Sap je vodeći svjetski proizvođač poslovnog softvera. Više od 35 000 korisnika u više od 120

zemalja koristi Sap-ove aplikacije-od rješenja koja odgovaraju na potrebe malih i srednjih

tvrtki do poslovnih rješenja za velike i globalne korporacije. SAP-ov portfelj rješenja

podržava jedinstvene poslovne procese u više od 25 industrija, uključujući visoke tehnologije,

41

maloprodaju, financijske usluge, zdravstvo i javni sektor. Sa podružnicama u više od 50

zemalja, SAP je kotiran na nekoliko burzi, uključujući Frankfurtsku i Njujoršku.

SAP korisnika u Hrvatskoj ima mnogo, a najbitniji su: Adris grupa, Agrokor, Atlantic grupa,

Ericsson Nikola Tesla, Podravka, ABB, Pliva, HŽ infrastruktura, Fina, Croatia Airlines, HRT,

T-Hrvatski telekom, VIPnet, Carlsberg Croatia, Zagrebačka pivovara, Generali osiguranje,

Meggle, Dukat, Lidl, Kaufland, Spar i naravno INA.

SAP sustav nije gotov “proizvod” koji se samo instalira. Svaka tvrtka koja odluči

implementirati SAP konfigurira ga prema svojim poslovnim zahtjevima.

INA d.d. implementirala je SAP 2006. godine.

SAP moduli i procesi koji su u obuhvatu su financije, nabava i upravljanje skladištima,

prodaja, ljudski resursi i izvještavanje (iz SAP IS-OIL i HR sustava).

Na sljedećoj slici biti će prikazana prijava na INI-n sustav za rad.

Slika 9: Prijava na sustav

Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.

Ukoliko je prijava uspješna otvara nam se ljedeći prozor. Na taj način je korisniku omogućeno

korištenje osnovne funkcionalnosti SAP Enterprise Portala a to je jednostruko prijavljivanje

na SAP sustave. Korisnik se može prijaviti u sve SAP sustave (za koje ima prava pristupa)

42

pomoću jedinstvenog ID-a, tj. korisničkog imena te lozinke jednostavnim klikom na link

prijava.

Slika 10: INA SAP Enterprise Portal

Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.

Sljedeća slika će nam prikazati SAP ekran sa izbornikom/glavnim područjem na lijevoj strani

koja sadrži grane izbornika koje omogućuje brzo dolaženje do zadatka , te sa statusnom

trakom na dnu koja sadrži područje za poruke, te u donjem desnom kutu adresu servera ili

klijenta koji prima poruku.

43

Slika 11: SAP ekran

Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.

Poruke sustava se mogu pojavljivati kao jedan redak na statusnoj traci i/ili dijaloškom okviru

SAP sustav prikazuje dijaloške okvire ukoliko:

· treba dodatne informacije prije nastavka rada

· daje obavijesti, kao npr. poruke ili određene informacije o vašem

trenutnom zadatku

44

Slika 12: Statusna traka na dnu

Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.

U statusnoj traci na dnu možete odabrati da se prikazuje sustav-ako koristite više klijenata,

ovo je dobar način za provjeru radite li u ispravnom sustavu. Druga opcija je klijent –ako

radite u Produkciji, ali i vježbate u Sandboxu, ovdje to možete provjeriti, treća korisnik koja

prikazuje tko je prijavljen u SAP, obično samo jedna osoba ima dozvolu koristiti neku

jedinicu, no u slučaju da dvije osobe koriste istu jedinicu, ovo će vas upozoriti na to tko je

trenutno prijavljen. Od ostalih, transakcija je podatak važan za siguran rad ukoliko imate više

otvorenih sesija.

Šifra transakcije je vrlo bitna, ona je alfanumerički prečac koji se može koristiti umjesto

kretanja putem izbornika. Svaki ekran u SAP-u ima dodijeljenu šifru transakcije. SAP se

pokreće pomoću šifri transakcija, a korisnik šifre transakcija koje su mu potrebne mora imati

u svom profilu. U profilu se obično nalazi niz šifri transakcija. Svakoj se osobi, sukladno

njezinoj ulozi i radnim zadacima, dodjeljuje jedinstveni profil.

45

Slika 13: Prikaz šifre transakcije

Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.

Više je načina za pokretanje transakcija: šiframa transakcija, putem izbornika i njegovih grana

i favoritima.

Favorit je transakcija ili zadatak u kojem korisnik sustava često radi. Koje su prednosti

favorita?

· Stvaranjem favorita ne treba više svaki puta prolaziti granama izbornika

· Transakcija se neće izbrisati iz običnog izbornika, već će biti u obje mape.

· Sljedeći puta kada otvorite SAP favoriti će biti sačuvani

· Za izravan ulazak u transakciju dvaput kliknite na jedan od vaših favorita

Šifra transakcije

46

Slika 14: Mapa favoriti

Izvor: Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.

SAP ima preko 2000 gumba. Previše, ali opet je na nekoliko načina moguće prilagođavati rad

i izgled sustava:

· prikazivati šifre transakcija u Izborniku

· mijenjati način organizacije izbornika

· automatski započeti s radom u često korištenoj transakciji

· postaviti predefinirani SAP pisač i vremensku zonu

Svrha je tih značajki da korisnicima omoguće lakše kretanje sustavom te brže obavljanje

posla.

Iz prezentiranog proizlazi da SAP kao softverski program uvelike poboljšava i koordinira rad

spomenutog poduzeća. Pomoću SAP-a tvrtke posluju bolje (povezivanje s informacijskim

sustavima partnera, bolje informacije o zahtjevima kupaca, znatno smanjenje zaliha, brži

opticaj financijskih sredstava).

On osnažuje četiri konkurentske prednosti: poboljšanu suradnju, kvalitetno odlučivanje,

profitabilnije operacije i prilagodljivost operacije.

Dinamički

izbornik

Mapa Favoriti

47

Osim SAP-a, softverski, vođenje firme ide preko Uprave koja svoju strategiju bazira na tzv.

LODO proceduri koja definira način donošenja odluka, odgovornosti i zaduženja. Zbog

povjerljivosti dokumenta u nemogućnosti je iznijeti više podataka o tome.

5.4. VRSTE GDSS-a u INI d.d.

Princip vođenja rada ovako organiziranog poduzeća ide preko tjednih užih kolegija na kojima

osim članova uprave sudjeluju direktori operativnih sektora (inženjering, građevina,

strojarstvo, elektrika) i stožernih službi (financije, kvaliteta, zaštita na radu, kadrovska,

pravna, nabava) te se kao zaključci donose određene odluke koje se zatim potvrđuju na

Sjednicama Uprave (također tjedno).

Takve Odluke se zatim stavljaju na server preko Službe kvalitete, na koji mogu doći

zaposlenici koji imaju takva ovlaštenja.

Prema dobivenim podacima vidljivo je da se koristi oblik sobe odlučivanja u kombinaciji s

mrežom odlučivanja na lokalnom području, što zbog geografske lokacije, što zbog čestog

(tjednog) odlučivanja. Intanet bi predstavljao primjer mreže odlučivanja na lokalnom

području, dok tjedni sastanci Uprave i direktora upućuju na oblik sobe za odlučivanje.

S obzirom na veličinu tvrtke nebi nam trebalo biti čudno da se koristi kombinacija više oblika

GDSS-a koji im zasigurno pomažu pri donošenju ključnih odluka kojih ima količinski više

nego u manjim poduzećima. Vidljivo je da tvrtka polučuje pozitivne poslovne rezultate, a to

zasigurno proizlazi iz pravilno posloženih "redova" na samom dnu, iz discipline, dobre

strategije i vođenja.

48

6. ZAKLJUČAK

Način na koji poduzeće donosi pravilne poslovne odluke osnova je za razlikovanje uspješnih

od neuspješnih poslovnih subjekata. Da bi poduzeće što bezbolnije prošlo kroz takav proces,

potrebno je razviti sustavan pristup prilagodbe novim uvjetima obavljanja poslovnih

aktivnosti. Na temelju rečenog investiranje u informacijsku tehnologiju danas predstavlja

neizbježan trošak. Značenje informatike i tehnologija prožimaju cjelokupno poslovanje

automatizacijom cjelokupnog poslovanja i na taj način kompanija stječe prednost na tržištu.

SAP kao tržišni lider u aplikacijskim softverima za poduzeća omogućuje tvrtkama svih

veličina poslovati brže i bolje. On osposobljava ljude i organizacije da zajednički rade

učinkovitije i da imaju bolji uvid u poslovanje kako bi ostali ispred konkurencije.

SAP-ove aplikacije i usluge omogućuju profitabilno poslovanje, stalno prilagođavanje, i

održiv rast za preko 230.000 korisnika u svijetu. Kako SAP-ovi informatičari kontinuirano

prate svjetske trendove i uvode novitete u svoje poslovanje za očekivati je da će njihovo

znanje i tehnologije osigurati gospodarski rast mnogih korisnika u Hrvatskoj, kao što je INA

d.d. osigurala visoki stupanj integracije povezanosti sa partnerima i kupcima.

Kako informacijski sustav predstavlja skup elemenata i djelatnosti koje osiguravaju

transformaciju podataka u niformacije i prezentaciju informacija korisniku, svako bi se

poduzeće trebalo okrenuti prioritetima u smislu da na prvo mjesto stave informacijsku i

komunikacijsku tehnologiju s težištem na softveru i usmjeravanjem na mrežne aplikacije,

uslugu i protokole.

49

LITERATURA

Knjige:

1. Bahtijarević, Borović, Buble, Dujanić, Kapustić, 1991, "Organizacijska teorija",

Informator, Zagreb

2. Čapko Z., Čičin Šain, Vukmirović S., 2008, "Informatika za informatičko poslovanje",

Ekonomski fakultet u Rijeci, Rijeka

3. Čerić V., Varga M., 2004, "Informacijska tehnologija u poslovanju", Ekonomski

fakultet-Zagreb, Zagreb

4. Galičić V., Šimunić M., 2006, "Informacijski sustavi i elektroničko poslovanje u

turizmu i hotelijerstvu", Fakultet za turistički i hotelski menadžment u Opatiji, Rijeka

5. Klasić K., Klarin K., 2009, "Informacijski sustavi", Visoka škola za informacijske

tehnologije, Zagreb

6. Klepac G., 2001, "Primjena inteligentnih računalnih metoda u managementu",

Sinergija, Zagreb

7. Licker P. S., 1997, "Management Information systems-a strategic leadership

approach", The Dryden Press, Sea Harbor Drive, SAD

8. Marakas G. M., 2003, "Decision support systems in the 21st century", Prentice Hall,

Uper saddle river, New York

9. Panian Ž., 2005, "Poslovna informatika za ekonomiste", Masmedia, Zagreb

10. Senn J., 1990, "Information systems in management", Waldforth publishing, SAD

11. Sikavica P., Bebek B., Skoko H., Tipurić D., 1999, "Poslovno oodlučivanje",

Informator, Zagreb

12. Srića V. I suradnici, 1999, "Menadžerska informatika", HITA poslovna akademija,

Zagreb

13. Stair R. M., Raynolds G. W.,2003, "Fundamentals of Information Systems", Course

tehnology, Thompson Learning Inc

14. Vukmirović S., Čapko Z., 2009, "Informacijski sustavi u menadžerskom odlučivanju",

Ekonomski fakultet sveuilišta u Rijeci, Rijeka

50

Web:

1. http://besplatniseminarski.com/INFORMATIKA/FizickaLogickaOrganizacijaPodatak

a.html, 7.6.2014.

2. https://poslovi.infostud.com/zanimanje/SAP-konsultant/128, 16.6.2014.

3. http://www.king-ict.hr/?tabid=723, 16.6.2014.

4. http://www.bug.hr/mreza/tekst/ibm-lotus-notes--domino-7/70841.aspx, 16.6.2014.

5. http://www.ioncannon.net/linux/316/running-lotus-notes-8-on-linux-with-newer-

xulrunner/, 16.6.2014.

6. www.wikipedia.com, 18.6.2014.

Ostalo:

1. Mahmutović H. i suradnici, Konvergencija rasta malih i srednjih preduzeća u BIH i

razine primjene informacijskih sistema za podršku u procesu odlučivanja- pregledni

rad

2. Mrkonjić M., 2007, Utjecaj informacijskih sustava za podršku odlučivanju na

uspješnost poslovanja poduzeća-magistarski rad, Sveučilište u Zagrebu, Zagreb

3. Načinović I., Odobašić A., 2011, Informacijski sustavi i proces odlučivanja u fokusu

informacijskih sustava- seminarski rad, Sveučilište u Rijeci, Rijeka

4. Osnove SAP-a i procesa održavanja, INA d.d.- ppt materijali, 2011.

5. Sistematizacija informacijskih sustava i vrste informacijskih sustava s motrišta potpore

razinama odlučivanja, ppt materijali

6. STSI d.d.- ppt materijali, 2014.

POPIS ILUSTRACIJA:

Slike:

Slika 1: Odnos pojedinih razina menadžmenta i vrsta odluka po njihovom značaju............6

Slika 2: Vodopadni ili linearni razvoj sustava....................................................................17

Slika 3: Strukturne komponente informacijskog sustava....................................................20

51

Slika 4: Konfiguracija sustava za potporu skupnom odlučivanju.......................................25

Slika 5: Prednosti GDSS-a..................................................................................................29

Slika 6: Konfiguracija GDSS-a...........................................................................................30

Slika 7: Lotus Notes home..................................................................................................37

Slika 8: Intranet-home page................................................................................................40

Slika 9: Prijava na sustav....................................................................................................41

Slika 10: INA SAP Enterprise Portal..................................................................................42

Slika 11: SAP ekran............................................................................................................43

Slika 12: Statusna traka na dnu...........................................................................................44

Slika 13: Prikaz šifre transakcije.........................................................................................45

Slika 14: Mapa favoriti.......................................................................................................46

Tablice:

Tablica 1: Vrste informacijskih sustava i veza u potpori poslovnom odlučivanju.............23

Grafikoni:

Grafikon 1: Životni ciklus informacijskog sustava.............................................................18

52

52