MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ a szakközépiskolai kerettantervek ... · Vállalkozási ismeretek 96 96 Vállalkozási alapfogalmak 32 32 Vállalkozás működtetése 32 32 Vállalkozás

Módszertani útmutató a szakközépiskolai kerettantervek közös szakmai tartalmának alkalmazásához Ügyvitel – Levelezési ismeretek gyakorlata témakörök

1

MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ a szakközépiskolai kerettantervek

közös szakmai tartalmának alkalmazásához

ÜGYVITEL

Gyakorlati témakörök

Készítette: Jakabné dr. Zubály Anna szakértő

2014.


2

Tartalom

Képzési adatok ........................................................................................................................................... 3

Ágazati közös szakmai követelménymodulok, tantárgyak, témakörök és óraszámok .............................. 4

A bemutatott ágazati közös modulok gyakorlati ismereteket tartalmazó tantárgyai és témakörei ........ 7

A 10067-12 azonosító számú Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés ............................................ 9

Levelezési ismeretek (gyakorlat) tantárgy bemutatása........................................................................... 11

Az iratok készítésének alapkövetelményei .............................................................................................. 16

Ajánlás az iratok főbb formai jellemzőinek beállításához ....................................................................... 19

Oktatás-módszertani javaslatok az iratkészítési gyakorlatokhoz ............................................................ 23

Ajánlás a Levelezési ismeretek gyakorlata tananyag tanításának tervezésére és a ráfordítható óraszámra

................................................................................................................................................................. 26

Ajánlások az Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása témakörhöz ............................................. 28

1. Az egyszerű iratok ................................................................................................................................ 31

2. Szervezetek belső iratai ....................................................................................................................... 33

3. Az ügyiratkezelés ................................................................................................................................. 38

Ajánlások a Hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása témakörhöz ............................................. 49

I. Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei ...................................................................................... 45

II. A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai. Hivatalos levelek fajtái. ........................................ 55

III. A munkavállalással kapcsolatos iratok ............................................................................................... 60

Javaslatok az ajánlott módszerek felnőttképésben történő alkalmazására ............................................ 68

A gyakorlófeladatok összeállításának elemei a vizsgakövetelmények, valamint a témakört érintő

vizsgafeladatok szerint ............................................................................................................................ 69

A tanulási eredmények méréséhez ajánlott feladatok ............................................................................ 72

Írásmunkák értékelési-osztályozási táblázata ......................................................................................... 75


3

Képzési adatok

Ágazat száma, megnevezése: XXV. ÜGYVITEL

Szakképesítések azonosítószáma, megnevezése:

54 346 01 IRODAI ASSZISZTENS

54 346 02 ÜGYVITELI TITKÁR

Ágazati közös tartalom – szakmai követelménymodulok azonosító száma, megnevezése:

10066-12 Gazdálkodási alapfeladatok

10067-12 Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés

10070-12 Munkahelyi kommunikáció

Gyakorlati ismereteket tartalmazó ágazati közös tartalom – szakmai követelménymodulok azo-

nosító száma, megnevezése:


10070-12 Munkahelyi kommunikáció


4

Ágazati közös szakmai követelménymodulok, tantárgyak, témakörök és óraszámok (a bemutatásra szánt témakörök kiemelésével)

Szakmai kö-

vetelmény-

modul

Tantárgyak, témakörök

Ágazati szakközépiskolai képzés óraszáma a közisme-

reti oktatással párhuzamosan Ágazati szakkö-

zépiskolai képzés

összes óraszáma

9-12. évfolyam 9. 10. 11. 12.

e gy ögy e gy ögy e gy ögy e gy

10067-1

2

Gép

írás

és

dokum

entu

mkés

zíté

s, i

ratk

ezel

és

Gépírás és iratkezelés

gyakorlat 72 70 72 40 36 60 350

Vakírás alapjai 72 70 38 10 190

Dokumentumok szerkesz-

tése, készítése, szöveg-

szerkesztő programok

34 30 36 60 160

Levelezési ismeretek 36 36

Üzleti levelezés sajátossá-

gai 18 18

Hivatali, üzleti és magán-

levelezés 18 18

Levelezési ismeretek

gyakorlat 72 65 72 80 289

Üzleti levelek készítése,

fogadása, továbbítása 36 40 36 50 162

A hivatali, üzleti élet le-

velezésének lebonyolí-

tása

36 25 36 30 127


5

Szakmai kö-

vetelmény-

modul

Tantárgyak,

témakörök


reti oktatással párhuzamosan Ágazati szakközép-

iskolai képzés

összes óraszáma

9-12. évfolyam 9. 10. 11. 12.


10

070-1

2

Munkah

elyi

kom

munik

áció

Kommunikáció alapjai 36 96 132

Kommunikáció folyamata,

fajtái, etikett és protokoll-

szabályok

36 32 68

Nyelvhelyesség szóbeli és

írásbeli elemei, nyelvhasz-

nálati szabályok,

64 64

Üzleti kommunikáció gya-

korlat 128 128

Üzleti nyelvi kultúra 40 40

Üzleti magatartás, társal-

gási protokoll 40 40

A viselkedéskultúra szabá-

lyai 48 48


6

Szakmai kö-

vetelmény-

modul

Tantárgyak, témakörök


reti oktatással párhuzamosan Ágazati szakkö-

zépiskolai képzés

összes óraszáma

9-12. évfolyam 9. 10. 11. 12.


10066-1

2

Gaz

dál

kod

ási

alap

fela

dat

ok

Gazdasági alapismeretek 36 36 72 144

Gazdaság alapelemei 27 20 25 72

A pénz fogalma, funkciói. A

magyar bankrendszer 9 16 20 45

Gazdálkodási ismeretek 27 27

Jogi ismeretek 18 36 36 90

A jogszabályok érvényes-

sége, hatálya, jogágak 9 18 18 45

Szerződésfajták, szerződés-

kötés követelményei 9 18 18 45

Vállalkozási ismeretek 96 96

Vállalkozási alapfogalmak 32 32

Vállalkozás működtetése 32 32

Vállalkozás dokumentációja 32 32


7

A módszertani segédanyag célja, hogy az ügyvitel gyakorlati ismeretköreinek bemutató elemzésé-

vel segítséget nyújtson a pedagógusok számára az ágazatos és kompetencia alapú szakképzési anyag

szakmai és vizsgakövetelményeinek, valamint kerettantervének értelmezéséhez, pedagógiai feldol-

gozásához.

A bemutatott ágazati közös modulok

gyakorlati ismereteket tartalmazó tantárgyai és témakörei

Szakmai

követelménymodul

Tantárgy

megnevezése

Témakör

megnevezése

Évfo-

lyam

Óra-

szám

Felnőtt-

képzés

(min.

óra-

száma)

10067-12

Gépírás és doku-

mentumkészítés,

iratkezelés

Gépírás és iratkeze-

lés gyakorlat

Vakírás alapjai

9. 72

10. 72

11. 36

Dokumentumok szer-

kesztése, készítése, szö-

vegszerkesztő progra-

mok

10. 34

11. 36

Levelezési ismere-

tek gyakorlat

Üzleti levelek készí-

tése, fogadása, továb-

bítása

10. 36 24

11. 36 24

A hivatali, üzleti élet

levelezésének lebonyo-

lítása

10. 36 24

11. 36 24

10070-12

Munkahelyi kom-

munikáció

Üzleti kommuniká-

ció gyakorlat

Üzleti nyelvi kultúra 40

Üzleti magatartás, tár-

salgási protokoll 40

A viselkedéskultúra sza-

bályai 48

A módszertani anyag elsősorban a tanítási-tanulási folyamat szervezéséhez, a tanulócentrikus tan-

anyag-közvetítés és értékelés szakmaspecifikus módszereinek alkalmazásához kíván segítséget adni

a pedagógus számára. Elemzi a gyakorlati ismeretkör helyét, kapcsolódási pontjait a tananyag rend-

szerében, javaslatot ad az egyes témakörök szakmai tartalmának meghatározására, a tanítás során

alkalmazható oktatás-módszertani kérdéseire. Konkrét feladatjavaslatokkal, feldolgozási ötletekkel

kíván hozzájárulni a tanulói aktivitást is feltételező tanórák lebonyolításához a tanulás különböző

fázisaihoz illeszkedően. Arra törekszünk, hogy a tanórák tartalma és a gyakorlatok feldolgozási

módszerei összhangban legyenek, nagymértékben szolgálják a tanulói kompetenciák fejlesztését,

továbbá segítsék a vizsgára történő felkészülést és feleljenek meg a munkahelyi elvárásoknak.

Az útmutató segítséget kíván nyújtani az egyes témakörök bemutatása kapcsán:

a tanári munka hatékonyságának növeléséhez,

a szakképzés értékeinek eredményes közvetítéséhez,

a tanítási-tanulási folyamat gyakorlati ismeretköreinek – a kerettantervekhez illeszkedő –

szervezéséhez,


8

a témakörök tartalmának közvetítése során alkalmazható – szakmaspecifikus és

tanulócentrikus/tanulóbarát – módszereinek kiválasztásához,

a tanítási-tanulási folyamatban a tanulók motiválásához, a tanulói aktivitás eléréséhez és

fenntartásához alkalmas, a kompetenciák fejlesztését szolgáló ismeretelsajátítási és értéke-

lési módszerek alkalmazásához,

a tanulók önálló munkáját segítő vagy tanár által irányított gyakorlati feladatok összeállítá-

sához és feldolgozási eljárások alkalmazásához,

a feladatok szakmaspecifikus értékelési szempontjainak kialakításához,

a gyakorlati tanórák eredményes megtartásához szükséges tárgyi eszközök meghatározásá-

hoz,

az adott témakörnek a komplex szakmai vizsga tartalmához, formájához, értékeléséhez tör-

ténő kapcsolódás áttekintéséhez,

a tanári (esetleg tanulói) munkát segítő, a legújabb szakmai irányokat, trendeket (is) tartal-

mazó szakirodalom bemutatásához,

a felnőttképzésben is alkalmazható tanítási módszerek kiválasztásához.

Hangsúlyoznunk kell, hogy a tananyag feldolgozása, értelmezése kapcsán kiemelten fontos a kom-

petenciafejlesztésen és a tanuló aktivitásán alapuló ismeretelsajátítás és a hozzá kapcsolható mód-

szerek alkalmazása. Az egyes tananyagok feldolgozása során elengedhetetlen egyrészt a tananyagok

(tantárgyak) kapcsolatát, másrészt a komplexitást szem előtt tartó szemlélet és gyakorlat követése.

A vizsgált témaköröket a tanítás folyamatában kell elhelyeznünk, amelynek során építenünk kell a

megszerzett elméleti és gyakorlati ismeretekre, ugyanakkor szem előtt kell tartanunk azt is, hogy az

adott ismeretkörök hogyan építhetők tovább, illetőleg hogyan szolgálják a tanulók szakmáról kiala-

kított szemléletének, szakmai ismereteinek komplexitását, a munkahelyi elvárásoknak megfelelő

szakmai felkészültségét, személyes, társas és módszerkompetenciáinak fejlődését.


9

A 10067-12 azonosító számú Gépírás és dokumentumkészítés, iratkezelés megnevezésű szakmai követelménymodulhoz tartozó tantárgyak és témakörök oktatása so-

rán fejlesztendő kompetenciák, kiemelten

a Levelezési ismeretek gyakorlatának keretében


Gépírás és irat-

kezelés gyakor-

lat

Levelezési is-

meretek

Levelezési is-

meretek gya-

korlat

Vak

írás

ala

pja

i

Do

ku

men

tum

ok

sz

erk

esz-

tése

, k

észí

tése

, sz

öv

egsz

er-

kes

ztő

pro

gra

mok

Üzl

eti

lev

elez

és s

aját

oss

ágai

Hiv

atal

i, ü

zlet

i és

mag

ánle

ve-

lezé

s

Üzl

eti

le

vel

ek

kés

zíté

se,

fo-

ga

dá

sa,

tov

áb

bít

ása

A h

iva

tali

, ü

zlet

i él

et l

evel

e-

zésé

nek

leb

on

yo

lítá

sa

FELADATOK

Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájá-

val x

Kezeli a számítógépet és tartozékait x x x

Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal x x x

Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti x x x

Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és meg-

szerkeszti azt x x x

Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a szervezet

belső iratai x x

Üzleti levelet készít a hivatali, üzleti élet elvárásainak

megfelelően x x x

Táblázatba adatokat tölt fel és megszerkeszti a táblázatot x x

Kimutatást, diagramot készít, számításokat végez táblázat-

kezelő programmal x x

Adatbázist tölt fel és egyszerű szűréseket végez x x x

Levelet fogad és továbbít elektronikusan x x x

Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem

előírásait x x x x

Idegen nyelvű dokumentumokat másol legalább egy ide-

gen nyelven x x x x

Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltéte-

leket, valamint az egészséges és biztonságos munkakörül-

ményeket

x x

Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközöket

kezel x x x

Ügyirat- és dokumentumkezelési feladatokat végez (ha-

gyományosan és elektronikusan) x x x x

Elkészíti az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentu-

mait x x

SZAKMAI ISMERETEK

A tízujjas vakírás alapelvei, szabálya x

A képernyős munkahelyek egészségügyi kockázata x x

A biztonságos munkavégzés követelménye x x

A dokumentumok típusai, fajtái x x x x


10

A dokumentumszerkesztés követelményei x x x

A táblázatkészítés műveletei x x x x

Az adatbázis készítésének műveletei x x x

Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi kö-

vetelményei x x x

Egyszerű ügyiratok x x

Szervezetek belső iratai x

A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai x x

Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei x x x

A munkavállalással kapcsolatos iratok x x x

A levelezés és elektronikus kapcsolattartás udvariassági

szabályai x x x x

A számok, írásjelek, speciális karakterek írástechnikai és

helyesírási szabályai x x x x x

Irodafajták, irodatípusok, az iroda kialakításának ergonó-

miai követelmények x x x

Környezetvédelmi szempontok az irodában x

Az adat- és információkezelés folyamata az irodai munká-

ban: információforrás, -szerzés, -rögzítés, -feldolgozás x x x x x

Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai x x x

Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök

működésének alapelvei, használatuk szabályai x x x

Az ügyirat- és dokumentumkezelés alapelvei, folyamata x x x x

Az iratkezelés és - tárolás teendői, dokumentumai x x x x x

SZAKMAI KÉSZSÉGEK

A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) x x

Számítógépes irodai programok alkalmazása x x x x

Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése x x

Írásbeli dokumentumok formázása x x

Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendel-

kezések) x x

SZEMÉLYES KOMPETENCIÁK

Mozgáskoordináció x x

Precizitás x x x x x

Monotónia-tűrés x x x

TÁRSAS KOMPETENCIÁK

Irányíthatóság x x x x x x

Visszacsatolási készség x x x

Motiválhatóság x x x x

MÓDSZERKOMPETENCIÁK

Figyelemösszpontosítás x x x x x x

Kontroll (ellenőrzőképesség) x x x x x

Eredményorientáltság x x x x x x


11

A módszertani segédanyag alapul veszi az egyes tantárgyak – kerettanterven alapuló – célját, meg-

határozott témaköreit és tananyagát, valamint a tananyag elsajátításához ajánlott feldolgozási mód-

szereket, tanulói tevékenységformákat. Javaslatokat fogalmaz meg a tananyagtartalom egymásra

épülésére (folyamattá szervezésére), a szakmaspecifikus jellemzőket, szakmai szokásokat is szem

előtt tartó feldolgozási és értékelési módszereire vonatkozóan. E javaslatok csak ajánlások, ame-

lyekkel ötletet kívánunk adni a pedagógus számára a tananyagtartalom – szakmai hagyományokon

alapuló, ugyanakkor a modern (konstruktív) pedagógiai szemlélethez igazodó – feldolgozásához, a

feladatok értékeléséhez.

Levelezési ismeretek (gyakorlat) tantárgy bemutatása

A tantárgy tanításának célja (a kerettanterv szerint)

A Levelezési ismeretek II. tantárgy gyakorlati oktatásának alapvető célja, hogy a tanulók megis-

merjék a hivatali, illetve hivatalos levélkészítés hagyományos és digitális formáját. Biztonsággal és

önállóan tudjanak levelezést folytatni a partnerekkel, ezt a levelezést kezdeményezni, bonyolítani,

valamint lezárni. Legyenek képesek szóróanyagot, ismertetőket tervezni, összeállítani, levélkészítés

közben alkalmazzák az üzleti és hivatali formai elvárásokat.

Kapcsolódó közismereti, szakmai tartalmak

A tantárgy az adott évfolyamba lépés feltételeiként megjelölt közismereti és szakmai tartalmakra

épül.

I. Témakörök (a kerettanterv szerint)

1. Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása

72 óra + 90 óra ÖGY /108 óra + 50 óra ÖGY

Hivatalos levelek fajtái.

Levelezés hagyományos és digitális formában.

Jelentések, beszámolók.

Szerződések, járulékos levelezés.

Jegyzőkönyv formai, szerkezeti elemei.

Az iratkezelés és –tárolás teendői, dokumentumai.

Iratok iktatása, tárolása, őrzése (ÖGY).

Üzleti levelek formai követelményei.

Üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei.

Üzleti levél szerkesztése, készítése (ÖGY).

Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök működésének alapelvei, használa-

tuk (ÖGY).

A levelezés és elektronikus kapcsolattartás szabályai.


12

2. A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása

72 óra + 55 óra ÖGY/ 90 óra + 35 óra ÖGY

A dokumentumok típusai, fajtái.

A dokumentumszerkesztés követelményei.

Elkészíti az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumait.

A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai (ÖGY).

A munkavállalással kapcsolatos iratok (ÖGY).

Szervezetek belső iratai.

Egyszerű ügyiratok (ÖGY).

A munkavállalással kapcsolatos iratok (ÖGY).

II. A témakörök illeszkedése az ágazatos ügyviteli szakképzés tantárgy- és tananyagstruktú-

rájába

A gyakorlati pedagógiai munka egyik legnehezebb és egyben legfelelősségteljesebb feladata az ok-

tatási folyamat, a pedagógus számára pedig az általa tanított tantárgy oktatási, azaz tanulási-tanítási

folyamatának megtervezése. Az oktatási folyamat eredményességének alapvető feltétele a határo-

zott és következetes elvek szerinti folyamattervezés, melynek során valamilyen rendszer kialakítá-

sára célszerű törekedni. A folyamattervezésnek többféle rendszerképző elve lehet (a gyakorlatban

általában több elv érvényesül), amelynek egyik első lépése: a tantárgyi szerkezet és – a pedagógus

szempontjából – a tananyagstruktúra kialakítása, ami egyben a tananyagtervezést is jelenti. Termé-

szetesen a kétfajta struktúra szoros összefüggésben van, hiszen az egyes tantárgyak a tantárgystruk-

túra részei, ezért a tananyag struktúrájának kialakítása, a tananyag tervezése során az előzmények,

a ráépülési lehetőségek, illetőleg a párhuzamos oktathatóság tekintetében figyelembe kell venni az

adott tantárgy, továbbá témakörök és tananyagtartalom helyét, illeszkedését a teljes rendszerben.

A tananyag oktatási folyamattá szervezése az eredményes oktatás egyik sarkalatos és igen fontos

kérdése, amely szervesen illeszkedik az adott szakképesítés teljes oktatási folyamatának rendsze-

rébe. Egyrészt így lehet elősegíteni a tananyag, a szakmai ismeretek elsajátításának, a különböző

szakmai és tulajdonságkompetenciák kialakításának egyensúlyát, harmóniáját, továbbá megelőzni

az egyoldalú, aránytalan, esetleg hiányos tervezést és oktatást, illetőleg annak káros következmé-

nyeit. Másrészt ezzel alapozható meg leginkább az a gyakorlatorientált szakmai igény, hogy a fo-

lyamat, ezen belül annak egyes részei (l. tantárgyak – témakörök - tananyagtartalmak) egymással

szerves egységben legyenek, egymáshoz kapcsolódjanak, s ily módon a tanuló teljes képet kaphas-

son – elméleti és gyakorlati ismereteket szerezzen, megfelelő kompetenciákat sajátítson el – az adott

szakmára vonatkozóan.

Mivel a módszertani útmutató a kiemelt gyakorlati ismeretkörök pedagógiai bemutatására szolgál,

törekszünk a pedagógus tananyagtervezésre irányuló gyakorlati munkáját is javaslatokkal segíteni.


13

A tananyagtervezés a szakmai anyag olyan komplex megközelítését igényli, amelynek során a szak-

mai ismeretek és készségek (l. szakmai kompetenciák), valamint a tulajdonságkompetenciák kiala-

kítására, fejlesztésére irányuló törekvéseink – a célok és tartalmak (l. követelmények), valamint a

tanulók belső, egyéni fejlődése tekintetében – összhangban állnak. Ennek a követelménynek több,

egymással szoros összeköttetésben álló eleme van, melynek ismerete (értelmezése) elengedhetetlen

a tananyagtervezést illetően:

Szakmai feladatok: a megszerzett szakmai végzettséggel/képesítéssel ellátható tevékenysé-

gek

A szakmai ismeretek és készségek a munkatevékenység szakszerű ellátásához szükséges

elméleti és gyakorlati tudnivalókat, tárgyi/tartalmi ismereteket, a tananyagot jelenti.

A tulajdonságprofil az adott végzettséggel/képesítéssel rendelkező egyén munkafeladatai-

nak elvégzésére való alkalmasságát foglalja össze, amely jelenti egyrészt a szakmai tudást

és a feladat végzéséhez szükséges készségeket és képességeket, valamint az adott munka-

feladat végzése során tanúsított, ill. elvárt cselekvési, viselkedési, magatartásbeli jellemvo-

násokat, a munkavégzés módjára, társas kapcsolataira, valamint a személyiségjegyekre vo-

natkozóan (l. módszer-, társas és személyes kompetenciák).

A témakör tananyagtartalmának előfeltételei

Ahhoz, hogy a tanulók képesek legyenek a különböző dokumentumok – hagyományos és digitális

formájának – elkészítésére, tudjanak önálló levelezést folytatni különböző partnerekkel az üzleti és

hivatali élet elvárásainak, tartalmi, nyelvi és formai szabályainak megfelelően, az alábbi ismeretek-

kel és készségekkel kell rendelkezniük a témakör tananyagának megkezdése előtt, illetőleg a gépírás

tantárgy (tízujjas vakírás és dokumentumszerkesztés témaköreinek) párhuzamos tanulásával isme-

reteit, készségeit folyamatosan fejleszteni kell.

Szükséges, hogy a tanuló:

gyakorlottan kezelje a számítógépet és tartozékait, legyen tisztában a képernyős munkahelyek

kockázataival; saját munkatevékenységéhez tudja beállítani a szükséges technikai eszközöket

és egyéb berendezéseket – az ergonómiai szabályok figyelembevételével;

a tanuló rendelkezzék a gépírási készség legalább alapszintjével, melyet fokozatosan fejlesz-

teni kell, hogy képes legyen a tízujjas vakírás technikájával – minimálisan 20-30 perc időtar-

tamban – folyamatosan gépelni kéziratról (másolás), hallás után, magyar vagy idegen nyelven,

továbbá írásmunkáját javítani, korrigálni;

a tízujjas vakírás technikájával tudja írni a számokat, az alapvető írásjeleket, ismerje ezek

helyesírási szabályait;

rendelkezzék alapvető számítástechnikai ismeretekkel (l. fájlkezelési műveletek), legyen ké-

pes kezelni a szövegszerkesztő programot (a táblázat- és adatbázis-kezelés párhuzamos fej-

lesztése szükséges);

tudjon elektronikus levelezést folytatni a netikett szabályai szerint;

tudatosan alkalmazza a magyar nyelv alapvető nyelvhasználati és helyesírási szabályait;


14

ismerje az üzleti-hivatali levelezés körébe tartozó alapvető fogalmakat (irat, levél, levelezés,

ügyirat), az iratok szerkesztésének alapkövetelményeit, a különböző dokumentumok típusait,

legfontosabb iratfajtákat;

legyen tisztában az irat- és levélkészítés alapjainak (alapvető formai követelményeinek) isme-

retével.

legyen tájékozott az üzleti élet szereplőinek általános kapcsolatrendszeréről.

ismerje és tartsa be az írásbeli kapcsolatok alapvető udvariassági szabályait (megszólítás, el-

köszönés, udvariassági formulák stb.).

munkavégzésében legyen pontos, precíz, figyelmes, igényes.

munkájában tartsa be az utasításokat, elvárásokat, előírásokat és a határidőket.

Miután az előfeltételt jelentő egyes ismeretek – a kerettanterv felépítésénél fogva – később kerülnek

sorra, mint ahogyan a levelezési ismeretek gyakorlatának témakörei ezt megkövetelnék, javasoljuk,

hogy a szükséges elméleti ismereteket építsék be a Levelezési ismeretek elméleti ismereteibe (pl.

az üzleti élet szereplői, kapcsolattartás írásbeli szabályai, az üzleti-hivatali dokumentumok nyelv-

használati, stílusbeli szabályai). A dokumentumszerkesztési ismeretek tartalmát – a tantárgyak (té-

makörök) párhuzamos oktatása következtében – is szükséges összehangolni úgy, hogy az ismeretek

egymásra épüljenek. Ennek biztosítéka, ha a két tantárgyat ugyanaz a pedagógus tanítja.

Amikor a tanuló az iratkészítés gyakorlatával ismerkedik – a kerettanterv szerint –, a gépírási kész-

sége csak alapszintű, többnyire a tízujjas vakírás alapjait sajátította el. A témakör tananyagának

tanításával párhuzamosan azonban a gépírásórák keretében és a levelezési órákon is tökéletesedik,

fejlődik írástechnikája. A kezdeti fázisban azonban meglehetősen lassú tempóban dolgoznak a ta-

nulók, ezért az iratok készítésére, megformálására kellő időt szükséges szánni.

A tanulók bizonyosan rendelkeznek valamilyen szintű szövegszerkesztési ismeretekkel is, de na-

gyobb a valószínűsége annak, hogy nem lesz elegendő az iratok készítéséhez. Mivel a kerettanterv

szerint a dokumentumszerkesztés tananyaga is párhuzamosan folyik a levélkészítés gyakorlatával,

ezért egymást kiegészítve, a két tantárgyi témakör tananyaga között szoros kapcsolatot, összhangot

teremtve lehet eredményesen elkezdeni és folytatni az iratszerkesztés ismereteit.

A Levelezési ismeretek gyakorlata tantárgy két témakörének tananyagtartalma – a kerettantervben

meghatározottak szerint – erőteljesen keverednek, szükséges, hogy a szaktanár tanítás-tanulásterve-

zési folyamatában ezt figyelembe vegye (korrigálja), a tervezéskor az ismereteket a szakmai szem-

pontok szerint rendezze – figyelembe véve a témakörök tanítására fordítható óraszámokat.

Az összefüggő gyakorlatra jelölt ismeretanyagokat a tanuló csak akkor lesz képes adott munkahelyi

körülmények között alkalmazni, ha az alapvető tudnivalókat a tanítás-tanulás folyamatában elsajá-

títja. Ezért célszerű ezekkel az ismeretekkel is tervezni a tananyag feldolgozásának folyamatában.


15

Tárgyi feltételek

A tantárgy két témakörének tanítási óráit számítógépes munkakörnyezetben kell megtartani, ajánlott

maximum 15-20 fős csoportokban. A tanórákon valamennyi tanulónak biztosítani kell – az ergonó-

miai elvárásoknak is megfelelő – számítógépes munkahelyet. A gépeken irodai munkához alkalmas

szoftverek szükségesek. Az iratkészítéshez alapvetően a szövegszerkesztő programot kell használni,

de komplex feladatok készítéséhez szükség van a táblázatkezelő és adatbázis-kezelő programra is.

Ezenkívül ajánlatos telepíteni egy ügyviteli irat- és dokumentumkezelő programot (vagy demo ver-

zióját) az elektronikus iratkezelés alapműveleteinek megismerésére.

Valamennyi hallgatónak biztosítani kell internet-elérési lehetőséget – legalább korlátozott mérték-

ben, hiszen az elektronikus kapcsolattartás ismeretkörének elsajátítása csak így lehetséges. Ehhez

minden hallgatónak és oktatónak érvényes elektronikus postacímmel kell rendelkeznie. Csak így

oldható meg, hogy az iratok, levélfeladatok elektronikusan is továbbíthatóak, illetőleg hogy az elekt-

ronikus formában letölthető nyomtatványok, űrlapok elérhetőek legyenek.

Hozzá kell szoktatni a tanulókat, hogy az órán elkészült levélfeladatokat a számítógépen az erre

szolgáló meghajtón, valamint a – saját nevükön létrehozott – mappába mentsék, a fájlnévben meg-

jelölve a saját nevüket, a dátumot és a feladat jellegét

(pl. Rendes_Réka_2014-04-26_meghatalmazás). A tanár az elektronikus formátumú feladatokat el-

lenőrzés után – megjegyzéssel, korrektúrával ellátva – hozzáférhetővé teszi/visszaküldi javításra a

tanulónak. Ebben a formában ellenőrizhető, hogy a hallgató a funkciójának megfelelően alkalmazta-

e a szövegszerkesztési, táblázatkezelési műveleteket (l. bekezdések közötti térközök kialakítása en-

terek helyett, tabulátor alkalmazása szóközök helyett, függvény, képlet stb.).

A felnőttképzésben kiemelten ajánlott az elektronikus kapcsolattartás kiépítése, mert az egyéni, ott-

honi feladatok megoldásáról a visszajelzés a legpraktikusabban így oldható meg.

Lehetővé kell tenni, hogy a tanulók időnként kinyomtathassák a munkájukat, hiszen a papíralapú

dokumentum jellemzőivel, megformálásának következményeivel így szembesülhetnek.

Személyi feltételek

Javasoljuk, hogy a Levelezési ismeretek gyakorlata tantárgyat ugyanaz az ügyvitel szakos tanár ta-

nítsa, mint a Gépírás és iratkezelés tantárgy valamennyi témakörét, valamint a Levelezési ismeretek

I. (elmélet) tantárgyat. Így garantálható, hogy a tananyagok egymásra épülése – párhuzamos tantár-

gyi oktatás mellett is – megvalósulhat, ugyanakkor a különböző tantárgyakban alkalmazott formai

szabályok, szakmai kifejezések, szakmai elvárások is összhangba kerülnek. Ez kiemelten fontos

abból a szempontból is, hogy a komplex tantárgyi, majdan szakmai vizsgára azonos elvárások sze-

rint készülhetnek a tanulók.

A legtöbb oktatási intézményben tantermi hálózat működik, amelynek működtetéséért a rendszer-

gazda a felelős, ezért vele szorosan együtt kell működni. Hálózat hiányában (általában felnőttképző

intézményekben) célszerű, ha a tanulócsoportok és oktatójuk közösen használnak egy – erre a célra

létrehozott – elektronikus postafiókot, ahol a feladatok megoldásához szükséges forrásfájlokat map-

paszerkezetben lehet elhelyezni, és ahonnan a tanulók ezeket a feladatokat a saját mappájukba, az

oktató által meghatározott fájlnéven lementhetik.

A felnőttképzésben tanulók számára mobil adathordozón vagy e-mailen keresztül lehet a forrásfáj-

lokat legegyszerűbben hozzáférhetővé tenni.


16

Az iratok készítésének alapkövetelményei

A tanulókat hozzá kell szoktatni, hogy a dokumentumok, iratok, levelek készítésekor három alap-

vető körülményt tartsanak szem előtt. Ezek: a tartalmi/szakmai elvárások, a nyelvi megformálás és

a formai megjelenés.

Kiemelten fejleszthető kompetenciák:

- precizitás,

- irányíthatóság,

- figyelem-összpontosítás,

- kontroll (ellenőrzőképesség).

Szakmai követelmény

Elvárás, hogy az irat tartalmilag pontos, egyértelmű adatokat, tényeket, körülményeket, az informá-

ciók teljességét tartalmazza. A témához kapcsolódó minden lényeges információnak, ténynek, kö-

rülménynek szerepelnie kell az iratokban, ellenkező esetben veszélyezteti a mondanivaló értelme-

zését, érthetőségét, így közlendőnk nem éri el célját.

Példákon lehet szemléltetni, hogy egy-egy iratból hiányzó vagy pontatlan adat milyen zavart, bi-

zonytalanságot idézhet elő. Ha például egy átvételi elismervényről hiányzik az átvétel ideje (kelte-

zés), feleslegesen határozták meg az átvett dolog 8 napon belüli visszaszolgáltatását, hiszen nincs

mihez viszonyítani az időtartamot. Ugyanilyen kellemetlenség érheti a meghívott vendéget – és

végső soron a meghívó felet is –, ha nem jelezték, hogy egy meghatározott napon belül az eseményre

de. 10 órára vagy du. 16 órára, esetleg egy irodaház mely helyiségébe várják.

Az iratok nagy része nemcsak az adatok, körülmények pontosítására, megőrzésére hivatott, hanem

bizonyítékul szolgálhat vitás esetek tisztázása során. Ehhez tudatosítani kell a tanulókban az írásbe-

liség előírások szerinti tartalmát, alakiságát (például egy irat miként minősülhet okiratnak; vagy a

hatályos rendeleteket lehet idézni a nyugta és számla közötti különbség értelmezéséhez, illetőleg

szabályos elkészítéséhez, kiállításához).

A tanulók az iratok készítése során általában megkapják a szükséges információkat (ki, kinek, mi-

kor, mit közöl a címzettel), azaz a tanulók szóbeli vagy írásbeli utasítások alapján megkapott ada-

tokból dolgoznak. A tevékenységformák között azonban kiemelt szerepe van az olvasott vagy hal-

lott szöveg, utasítás elemzésének, értelmezésének abból a szempontból is, hogy a szituációhoz iga-

zodóan megfelelő és teljes körű információt kapnak-e a tanulók az irat elkészítéséhez.

Példa

Önnek a mai napon személyesen kell átvennie egy pályázati dokumentációt a helyi önkormányzat

jegyzőjétől. Más fontos elfoglaltsága miatt a munkatársát kéri meg, hogy a meghatározott időben

(adott napon 10-14 óra között) járjon el Ön helyett, hozza el a pályázati anyagot. A meghatalmazás

tényét, az aláírások eredetiségét egy másik munkatárs tanúként igazolja. Az érintett személyek –

meghatalmazó, meghatalmazott, tanú – adatai (név, lakcím, születési adatok, személyi igazolvány

száma stb.) ismertek, illetőleg tetszőlegesen kiegészíthetőek. Készítse el a meghatalmazást!

Feladat: Olvassa el a szituációt, értelmezze a leírtakat! Döntse el, hogy a korrekt és szabályos eljá-

ráshoz rendelkezésre állnak-e a szükséges információk!


17

Megoldás:

1. A munkatárs nem tudja majd, hogy milyen pályázati dokumentációt kell elhoznia – ennek

pontos megnevezése szükséges. Például: A Liliom lakótelep körül megépítendő kerékpárút

tervezéséhez kapcsolódó pályázati dokumentációt kell elhoznia a munkatársnak.

2. A szabályszerű eljáráshoz két tanú aláírása szükséges, amelyet szervezetek esetében a cég-

szerű aláírás helyettesíthet.

Nyelvi követelmény

- Az egyik legnehezebb elvárásnak bizonyul a tanulók számára az, hogy megadott adatokból

vagy felvázolt szituációból önállóan fogalmazzanak meg ügyiratot, hivatalos levelet. Tudatosí-

tani kell bennük, hogy az érthetőség a legalapvetőbb nyelvi követelmény, hogy az írásban kö-

zölt információink alapján a címzett a szándékainkkal megegyezően értelmezze az üzenetet. Ha

a leírtak értelmezése gondot okoz a címzettnek, a közlésünk szándéka sem tölti be funkcióját.

Ezért – az irat jellegétől függően - szükséges a mondanivaló logikus felépítése (l. a háttérkörül-

mények, előzmények pontos, precíz felvázolása, tények, adatok egyértelmű közlése, következ-

mények, elvárások bemutatása), a mondatszerkesztési szabályok betartása, a gondolatok vilá-

gos tagolása, a lényeges mondanivaló kiemelése.

- Rá kell venni a tanulóinkat, hogy igyekezzenek tömören, egyszerűen fogalmazni, kerülve a

felesleges szószaporítást, a hosszadalmas kifejtést, terjengős, bonyolult mondatok alkalmazá-

sát. Fogadják el és kövessék azt az elvárást, hogy a mondanivaló megfogalmazásában a lé-

nyegre kell törekedni, mert a lényegtelen, felesleges elemek csak elterelik a figyelmet a fonto-

sabb közlendőkről. Azon túl pedig fontos, hogy fogalmazásunk stílusa tényszerű, hivatalos, de

udvarias és tisztelettudó legyen.

Minden önállóan fogalmazott iratnál célszerű megvizsgálni, hogy

- Közölte-e az összes szükséges adatot, ezek pontosak, precízek?

- Válaszolt-e a címzett valamennyi kérdésére (válaszlevélben)?

- Elkerülte-e a szükségtelenül hosszú és komplikált mondatokat, kifejezéseket, szószerke-

zeteket?

- Meg tudta-e fogalmazni egy oldalon, amit közölni akart?

- Nem sikkadt-e el a szövegben a lényeges információ?

- Nyelvtanilag helyes-e a szöveg, jó-e a helyesírása?

- A dokumentumban használt idegen szó valóban azt jelenti-e, amit a tartalom megkíván,

illetőleg helyettesíthető-e valamely magyar megfelelőjével?

- Kijavította-e az esetleges hibákat?

- Barátságos, közvetlen modorban fogalmazott-e?

- Írásának stílusa kiváltja-e a címzettből azt a választ, amit szeretne?

- A levél hangneme kellően udvarias-e, illik-e az alkalomhoz és a szándékhoz, nincs-e

benne durva, bántó kifejezés?

- A megszólítás – önözés/magázás – és elköszönés formulája kellően udvarias-e?


18

Példa

Cégünk munkatársai – szakmai érdeklődésük, elhivatottságuk révén – nagy lelkesedéssel gyűjtik a

régi irodatechnikai berendezéseket, számítógépeket és az azokon készült vagy futtatható alkalmazá-

sokat, amelyből mára már olyan hatalmas anyag gyűlt össze, hogy úgy döntöttünk, megosztjuk

Önökkel, az érdeklődőkkel, különösen a fiatalokkal ezeket az egykori irodai munkát és a számítás-

technika hőskorát idéző emlékeket. Az irodatechnikai berendezések, számítógépek és alkalmazások

történetét bemutató kiállításunkat cégünk nagytermében (Budapest, Vándor u. 5. II. emelet) 20...

április 10-én 11 órakor nyitjuk meg, amelyet a megnyitás napján szakmai előadások is kísérnek, és

egy hónapon át munkaidőben, 8-16 óra között lehet meglátogatni (csoportos látogatás esetén előre

kérjük a bejelentkezést, hogy tárlatvezetőt tudjunk biztosítani). Várjuk azok jelentkezését, akik dol-

goztak ezekkel a régi gépekkel, van egy történetük és meg is osztanák ezt az érdeklődőkkel, szívesen

várjuk a rendezvényünkre.

Feladat:

1. Milyen iratról van szó? Mi a közlő szándéka?

2. A szöveg átalakításával, tagolásával, stilizálásával készítse el a helyes iratot!

3. Adjon címet a kiállításnak!

Megoldási javaslat

1. Meghívó, esetleg felhívás.

2. Tisztelettel meghívjuk Önt/Önöket Az iroda hőskora című kiállításunkra és a hozzá kapcso-

lódó előadásokra.

A rendezvény kezdési időpontja: 20... április 10-én 11 óra

Helyszíne: Budapest, Vándor u. 5. II. emelet (cégünk nagyterme)

A kiállítás látogatható: a megnyitás után egy hónapig, munkaidőben, 8-16 óra között

A kiállításon bemutatjuk a korabeli irodák berendezéseit, a számítástechnika hőskorát idéző

gépeket és a rajtuk készült alkalmazásokat, amelyeket cégünk munkatársai nagy lelkesedés-

sel gyűjtöttek. Rendezvényünket különösen ajánljuk a fiataloknak. Csoportos látogatás ese-

tén kérjük, előre jelezzék szándékukat, hogy tárlatvezetőt tudjunk biztosítani a kiállítás be-

mutatásához.

Előadás tartásához várjuk azok jelentkezését, akik dolgoztak a régi irodai és számítástech-

nikai gépekkel, van egy kedves történetük és meg is osztanák ezt a hallgatósággal, de érdek-

lődőként is szívesen várjuk a rendezvényünkre.

Formai követelmény

- Bármilyen írott dokumentumról van szó, a hibátlanság (l. gépelés, helyesírás, nyelvhelyesség

stb.) alapvető elvárás. Különösen akkor, ha magasabb szintre, vagy külső szervezet számára

készül az iratunk. A végső változat elkészítésekor ellenőrizzük a hibás megfogalmazást, gépe-

lést, helyesírást és stílust.


19

- Alakítsuk ki a tanulóinkban azt az igényt, hogy az irat legyen mindig jól áttekinthető, tagolt és

esztétikusan megformázott. Az irat mások kezébe kerül, nem mindegy, hogy a címzettnek mi-

lyen véleménye alakul ki az anyagunkról, hiszen ez befolyásolja az üzenet befogadásának, ér-

telmezésének körülményeit is.

Nyomtatott formában is célszerű megtekinteni az írásbeli dokumentumok szerkezetét, megfe-

lel-e az esztétikai elvárásoknak és a levelezési szokásoknak. Ezért – bár a takarékossági szem-

pontok ellene mondanak – tegyük lehetővé, hogy a tanulók olykor-olykor kinyomtathassák ira-

taikat. Egy-egy nyomtatott példány kézbe véve többet elárulhat a dokumentum megjelenéséről,

mint csupán a képernyő felületén látható elektronikus forma. Egyúttal a nyomtatási paraméte-

reket is meg lehet beszélni a tanulókkal (példányszám, gazdaságos nyomtatás lehetősége, meg-

adott tartomány nyomtatása, kézi adagolással, leválogatással stb. – a nyomtató lehetőségeinek

megfelelően).

Szoktassuk hozzá tanulóinkat, hogy nyomtatás vagy elektronikus továbbítás (csatolás) előtt el-

lenőrizzék az elkészült iratot, illetőleg megjelenési formáját, megfelel-e az esztétikai elvárása-

inknak.

- Fel kell hívni a figyelmüket arra, hogy az irat - a választott papírméretnek megfelelően – lehe-

tőleg kiférjen egy oldalon! Ellenőrizniük kell, nem tűnik-e túlságosan zsúfoltnak vagy szellős-

nek, amit papírra vetettek, s nem kell-e inkább papírméretet váltaniuk, vagy egyéb szerkesztési

beállítással korrigálni (például: betűtípus, betűméret, margó).

- Ellenőrzéskor figyeljenek a tanulók arra is, hogy az irat információs anyagát igyekezzenek az

oldalon függőlegesen középre helyezni. Ez nem feltétlenül az oldalbeállítás funkciójával tör-

ténhet, mert ilyenkor a program a lapméret mértani közepére helyezi a leírtakat, és elcsúszhat

az írott rész felfelé vagy lefelé, ha felesleges entereket hagytak az irat elején vagy végén (l.

ennek törlése szükséges). Célszerűbbnek tűnik, hogy az irat első bekezdése előtti térköz beállí-

tásával helyezik lejjebb az adatokat. Olvasási szokásunk azonban a felső lapszél követésére,

illetőleg ehhez viszonyításához szokott, ezért az írott rész inkább a lap felső részére kerüljön –

törekedve a lap alsó és felső szabad részeinek viszonylag arányos megosztására.

Ajánlás az iratok főbb formai jellemzőinek beállításához

1. Oldalszélek kialakítása

Az oldalszélek (margók) mintegy keretet adnak a papíron megjelenő írásműnek (a nyomdaiparban

használatos kifejezéssel: szedéstükör a margó által határolt terület). Célszerű bekapcsolni a szöveg-

szerkesztő programban a szövegrészhatárok funkciót, így láthatóvá válik az a terület, amelyen belül a

szöveg készíthető.

A margók ajánlott beállításai:

a lap felső és alsó, valamint bal oldali margója legalább 2-2,5 cm,

a jobb oldali 1-2 cm (ne legyen nagyobb a bal oldalinál). A nagyobb, bal oldali margó az

iratok fűzésére, a jobb oldali pedig praktikus célokat szolgál: az irat kezelésekor, olvasásakor

a papír kézbe fogásának, illetőleg a lefűzött iratok esetén a „lapozás” területe.

Az alsó és felső margó ajánlott értékeit élőfej/élőláb kialakításakor célszerű megtartani, ennek hiányá-

ban lehet nagyobb, ha az információk hossza megengedi. Rövidebb iratszöveget lehet kezdeni a felső

margó "vonalától" lejjebb eső területen vagy az oldalon függőlegesen középre igazítani.


20

Az élőfejbe és élőlábba az oldalanként ismétlődő szövegek kerülhetnek. Ezek – alul és felül – a lap

vágási élétől legalább 1-1,5 cm-re, legfeljebb 2 cm-re kerüljenek. Ha élőfej vagy élőláb csak a do-

kumentum első oldalán szerepel, vagy a további oldalakon eltérőek, ezt is beállíthatjuk az eltérő

élőfej/élőláb funkció kiválasztásával.

2. Lapméret beállítása

A külső leveleinkhez vagy hosszabb terjedelmű belső iratokhoz A/4 méretű levélpapírt használunk

álló tájolással, míg a rövidebb levelekhez, egyszerű iratokhoz A/5 méretű levélpapír is elegendő.

Ehhez fekvő tájolást állítsunk be a margóértékek megtartásával!

3. Betűtípus és betűméret

A betűtípus és –méret kiválasztásakor a legfontosabb szempont az olvashatóság. A szövegszer-

kesztő programok rendkívül sok betűtípust kínálnak, de az iratok csak a magyar betűkészletnek és

ékezeteknek (ó, ő, ú, ű, í, ü, ö) megfelelő karakterekkel készülhetnek. Többnyire a normál betűstílus

felel meg az üzleti élet stílusának, a kézírásos formát utánzó, kurzív betűtípusok hivatalos iratok

készítésére nem alkalmasak, legfeljebb különleges, például protokolláris alkalmakra készülő iratok

esetében (pl. meghívó).

A betűméret a betűk magasságát jelenti, a szélessége pedig igazodik ehhez, hogy arányos maradjon.

Az egyes szövegszerkesztők különböző mértékegységeket használnak a betűméret megjelölésére,

de általában pontban szokás megadni (egy pont a hüvelyk 72-ed része).

Normál szövegben általában a 12 pt-os betűméretet használjuk, de ez a betűtípustól is függ. Az

élőfejben – a cég nevének kiemelésére – ennél nagyobb, lábjegyzetben a kisebb méretet szokás

beállítani. Figyelemfelhívó iratokban akár 20–30 pt-os betűket is lehet alkalmazni a tartalom kieme-

lésére. Arra azonban ügyelni kell, hogy egy dokumentumon belül lehetőleg azonos típusú betűket

használjunk (lásd: élőfej–levél szövege–élőláb).

Az iratokban ajánlott betűtípusok és -méretek: Arial 11-12 pt, Book Antiqua 12-13 pt, Bookman

Old Style 11-12 pt, Calibri 12 pt, Cambria 11-12 pt, Century Gothic 11 pt, Courier New

11-12 pt, Gautami 11 pt, Georgia 12 pt, Tahoma 11 pt, Times New Roman 12 pt, Verdana 11

pt stb.

4. Betűstílus - kiemelési módok

A közlés szándéka szerint különböző betűstílusokkal ki lehet emelni az irat bizonyos tartalmi ele-

meit és a szöveg legfontosabb információit. A betű stílusa lehet: aláhúzott, dőlt, félkövér, nagybetűs,

kiskapitális és ezek kombinációi. Ügyelni kell rá, hogy a tanulók ne éljenek a túlzott és sokszínű

kiemeléssel. Ezenkívül fel kell hívni a szabályos kiemelésre is a figyelmet: az alkalmazott stílusnak

vonatkoznia kell a kiemelt szövegrészhez tartozó írásjelekre is, de az első szót megelőző vagy az

utolsót követő szóközre nem.

A szövegszerkesztő programok különböző stílushatásokat, betűszínt és effekteket is kínálnak (dom-

L. bővebben: http://www.arcania.hu/Informatika/office/writer/betuform.html - Betűformázás


21

ború, homorú, körvonalas, villódzó stb.), amelyeket a levelekben csak nagyon indokolt esetben cél-

szerű alkalmazni.

További kiemelési módja lehet a szövegnek a szegélyezés, a mintázat, a bekezdés középre igazítása

vagy egyéb, a szövegszerkesztő program kínálta lehetőség (behúzás, felsorolás stb.).

5. Tagolás (térköz alkalmazása)

Írásban a tagolás a szöveg kisebb nyelvi egységekre (szavakra, mondatokra, a sorokra, bekezdé-

sekre, fejezetekre stb.) való bontást jelenti. Az iratok szükséges adatait jól áttekinthetően, tagoltan

kell elrendeznünk, amelyek a levelezési szokások szerint meghatározott távolságra kerülnek egy-

máshoz képest. Az adatok és a szöveg bekezdései közötti távolság kialakításakor térközt alkalma-

zunk (lásd lejjebb: iratminta), melynek alapértéke 12 pt, és az egyes adatok között ennek két vagy

háromszorosa, illetőleg a felsorolások között 0, néha 3 vagy 6 pt értékű. A megfelelő térköz értékét

célszerű – az írás (adatbevitel) folyamatához igazodva – a bekezdés után megadni.

Fel kell hívni a tanulók figyelmét arra, hogy a túl sok bekezdés éppolyan zavaró lehet a szöveg

tartalmának értelmezésében, mint a túl kevés vagy a tagolatlan szöveg.

6. Sortávolság, sorrendezés

Az iratok többnyire szimpla sortávolsággal készülnek. Rövid (két-hárommondatos) szöveg esetén

alkalmazhatunk 1,5-es sortávolságot. Ilyenkor is igyekezzünk a rendelkezésünkre álló teret kihasz-

nálni a papíron, és a margók között arányosan elhelyezni a közlendőnket.

Figyeljünk oda, hogy a tanulók egyenletes sorvégeket alakítsanak ki (l. sorkizárt sorigazítás)! Fi-

gyelemfelhívás vagy más funkciójú kiemelés céljából egy-egy bekezdésnek más elrendezése is le-

hetséges (például középre rendezés). Ha a tanuló önállóan alakítja a sorvégeket, hívjuk fel a figyel-

mét, hogy az egymás alatt elhelyezkedő sorvégi szavak között 4-5 betűköznél ne legyen nagyobb

távolság, alkalmazzon kézi, illetőleg feltételes elválasztást. Nyomtatott szövegben esztétikai hiba,

ha elválasztás után a sor végén vagy a sor elején egy (esetleg két) magánhangzó marad (pl. a-latti,

é-pület vagy feladata-i, rendelkezni-e).

7. Elválasztás alkalmazása

A sorkizárt sorrendezéskor csak akkor kapunk a soron belül egyenletes, arányos szóeloszlást, ha

elválasztást alkalmazunk, amivel szabályozható, milyen hosszúságú szövegrész kerüljön egy sorba.

Be lehet állítani a szövegszerkesztő automatikus elválasztás funkcióját, amely szükség esetén kie-

gészülhet kézi vagy feltételes elválasztással (Ctrl + kötőjel a szó megfelelő részén). Ez utóbbi hasz-

nálata azért előnyös, mert a szöveg utólagos módosításakor automatikusan törlődik az elválasztás,

ha a megjelölt helyen nincs rá szükség. Kézi elválasztás esetén az elválasztójel a helyén marad, de

a soron (bekezdésen) belül elmozdulhat a szó, így felesleges elválasztás marad a szövegben.

A tapasztalatok szerint az automatikus elválasztás nem mindig megbízható, ezért fel kell hívni a

tanulóink figyelmét az ellenőrzésre és szükség szerint a korrigálására.

8. Helyesírás-ellenőrzés

A szövegszerkesztő program helyesírás-ellenőrző funkciója jó szolgálatot tesz a hibás szavak ki-

szűrésében, de használata tudatosságot igényel. Hozzá kell szoktatni a tanulókat ahhoz, hogy az irat


22

mentése, nyomtatása előtt a nyelvi, helyesírási, nyelvhelyességi, gépelési hibák ellenőrzésére min-

dig futtassák le a helyesírás-ellenőrzőjét. Ez a technika azonban nem helyettesítheti a szöveg elejétől

a végéig történő elolvasását és személyes ellenőrzést, mert a tartalmi összefüggés alapján csak az

irat készítője tudja a hibákat érdemben javítani.

Figyelni kell az ellenőrzés bekapcsolt állapotára is, amely zölddel vagy pirossal jelezheti a program

által hibának vélt elemeket. Ennek megerősítésére vagy felülbírálatára a magyar helyesírási szabá-

lyok gyűjteménye vagy a helyesírási tanácsadó szótárak adnak egyértelmű segítséget – ezek alkal-

mazása is váljék rutinná a tanulók számára. Ezért nem árt, ha egy-két szótár a tanulók rendelkezésére

áll a tanteremben, amelyet bármikor kézbe vehetnek. Természetesen az online szótárak is alkalma-

sak, ha a tanulóknak van internetes hozzáférésük a tantermi gépeken (pl. a Magyar Tudományos

Akadémia Nyelvtudományi Intézetének ingyenes helyesírási tanácsadó portálja a helyesiras.mta.hu

oldalon).

Elektronikusan küldött iratok

Elektronikus aláírás hiányában a fontos információkat tartalmazó leveleket továbbra is célszerű pa-

píron továbbítani. Ez tartalmazza az eredeti aláírás(oka)t, amely(ek) megbízhatóvá, korrektté és bi-

zonyíthatóvá teszi a kijelentéseket, vállalásokat.

Míg a papír alapú dokumentumok esetén a dokumentum hitelességét a rajta szereplő kézzel írott

aláírás biztosítja, az elektronikus dokumentumok elektronikus aláírással hitelesíthetők. Az elektro-

nikus aláírás a kódolás egy speciális változata, alkalmazásával a dokumentum hitelességét annak

szerkezete biztosítja.

Sort lehet arra keríteni, hogy az illetékes okmányirodába a tanulók látogatást tegyenek vagy onnan

érkező szakember közreműködését kérjük, akik tájékoztatják a tanulókat az ügyfélkapu működésé-

ről, illetőleg segítenek a regisztrációs folyamatban. Ennek hiányában a www.magyarorszag.hu web-

lap információit – a tanárral közösen értelmezve – a tanulók képet kaphatnak a hivatalos kapcsolat-

tartás elektronikus formájáról.

Az üzleti levelezésben általánosan elterjedt az e-mailben történő kommunikáció, amely ugyan rend-

kívül hatékony, mivel gyors, egyszerű, rugalmas, de a fontos és eredeti aláírást tartalmazó doku-

mentumokat továbbra is papíralapon, nyomtatott formában továbbítjuk. Ha mégis az elektronikus

levél mellett döntünk, nem árt figyelembe venni néhány alapvető szabályt, és ezt a tanulókkal is

meg kell ismertetni (l. netikett).

Az elektronikus közlésforma néhány alapvető udvariassági eleme, amelynek betartását meg kell

követelni a tanulóktól. Írassunk néhány e-mailt a tanulókkal, amelyeket egyénenként vagy/és közö-

sen lehet ellenőrizni, elemezni. Térjünk ki legalább az alábbiakra:

- Levelező felületen legfeljebb egy-két gondolatot illik közölni, a hosszabb mondanivalót csa-

tolt dokumentumként – a levélírás szokásainak megfelelő formában megszerkesztve – kell

küldeni.

- A tárgy mező kitöltése. A tárgy legyen könnyen értelmezhető, figyelemfelhívó, használva a

mondanivaló kulcsszavát!

- A címzett e-mail címének pontos írása vagy gondos kiválasztása a címlistából.

http://srv.e-szigno.hu/menu/index.php?lap=fogalmak#elektronikusAlairas


23

- Címzés több személynek; rejtett címek feltüntetése.

- A megszólítás, elköszönés alkalmazása a kapcsolatnak és a helyesírási szabályoknak meg-

felelően.

- E-mailben rövid, egyszerű mondatok és nyelvtani szerkezetek használata. Félreértéseket

okozó rövid tartalmak, rövidítések elkerülése, üzleti kapcsolatban érzelmeket kifejező emo-

tikonok mellőzése.

- Hibátlan helyesírás, gépelés.

- Megfelelő betűtípus és betűméret kiválasztása e-mailben is, kerülve a túlzott kiemeléseket,

nagybetűs írásmódot.

- A kapcsolathoz illő stílus megválasztása.

- Aláírás, névjegy.

- Fontos levelekről visszaigazolás kérése.

- Válaszadás fontossága – rövid időn belül.

- Automatikus válaszfunkció használata.

A témakör tanításához és tanulásához ajánlott szakirodalom:

Szabó László: Tipográfiai kalauz. Alexandria Kiadó, Budapest,

Bakk Gyuláné: Számítógéppel az iratok birodalmában. Nemzeti Tankönyvkiadó, 1998.

David Jury: Mi az a tipográfia? Scolar Design, Budapest, 2007.

http://www.tankonyvtar.hu/hu/tarta-

lom/tamop425/0005_21_digitalis_szovegfeldolgozas_scorm_04/index.html (Tömösközi Péter: Di-

gitális szövegfeldolgozás, 2011)

Oktatás-módszertani javaslatok az iratkészítési gyakorlatokhoz

A témakör kulcsfogalmai:

- dokumentumtípusok: elsősorban az adathordozó és a közlési szándék, üzenet, valamint a

formai megjelenés jellemzői szerint meghatározott dokumentumok fajtái: papíralapú, nyom-

tatott és nem hagyományos (elektronikus dokumentumok); írott, képi, hangzó, képi és

hangzó, írott és hangzó, multimédiás stb.; iratok (magán és ügyiratok), levelek, kéziratok,

könyvek, kézikönyvek, tanulmányok, időszaki és egyéb kiadványok stb.);

- irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá ér-

kezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet pa-

píron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma le-

het szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő informá-

ció vagy ezek kombinációja;

- magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, illetőleg a természetes

személyek tulajdonában lévő irat;

- ügyirat: gazdasági társaságok, közfeladatot ellátó szervek és egyéb szervezetek (pl. alapít-

vány, egyesület, szövetség stb.), a különböző intézmények stb. rendeltetésszerű működése,

http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop425/0005_21_digitalis_szovegfeldolgozas_scorm_04/index.html

http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop425/0005_21_digitalis_szovegfeldolgozas_scorm_04/index.html


24

illetve ügyintézése során keletkező vagy hozzájuk érkező irat. Ügyiratnak kell tekinteni azo-

kat a magánszemélyek által készített iratot is, amelyben a személyes jelleg háttérbe kerül és

az ügyintézési eljárás során bármely szerv, szervezet hatáskörébe tartozik.

- egyszerű irat: tartalmilag, formailag könnyen, gyorsan elkészíthető irat vagy kiállítható

nyomtatvány, amely kevés adatot, tényt közöl röviden, tárgyilagos megfogalmazásban (pél-

dául: nyugta, elismervény, meghatalmazás, igazolás, nyilatkozat, kötelezvény, hírközlő ira-

tok: hirdetés, tájékoztatás, értesítés, felszólítás, felhívás, meghívás/meghívóI;

- külső irat: más szervezeteknek küldött (l. kimenő irat) vagy a tőlük, illetőleg magánszemé-

lyektől érkező irat (l. bejövő irat); kezelésük fokozott figyelmet kíván;

- belső irat: a szervezetek által, belső használatra készített irat, amely a szervezeten belüli

kapcsolattartás, információközlés egyik formája (emlékeztető, feljegyzés, jelentés, beszá-

moló, körlevél, jegyzőkönyv);

- irodatechnikai, információs és kommunikációs eszköz: az irodai munkafolyamatokat, az in-

formációkeresés, -feldolgozás és –továbbítás teendőit, valamint a kapcsolattartást segítő, tá-

mogató technikai eszközök.

A tantárgy mindkét témakörének oktatása kapcsán kiemelten fontos a pedagógus tantárgyközi szem-

lélete, a tananyagok szakmai tartalmának kapcsolatát szem előtt tartó szemlélet és gyakorlat köve-

tése. Az iratkészítést ún. szintetizáló tananyagrésznek kell tekintenünk, amelynek során építünk,

építhetünk a már meglévő ismeretekre, készségekre, kompetenciákra, és a feladok készítése során

alkalmazzuk is a tanuló pl. gépírási, elektronikus írástechnikai (l. adatbevitel), számítástechnikai

ismereteit (l. szerkesztés, formázás); tudatos nyelvhasználatát (l. fogalmazás, helyesírás, stílus),

kommunikációs készségét, valamint eddig megszerzett, vagy a mindennapokban megtapasztalt tár-

gyi, szakmai ismereteit.

Ehhez a korszerű pedagógiai eljárások közül alkalmasak lehetnek az alábbiak (természetesen a sor

nem teljes):

irányított feladatmegoldás (pl. iratok készítése séma, ill. meghatározott feladatsor, szem-

pontsor alapján);

kooperatív technikák – együttműködésen, egyenlő részvételen alapuló közös munka a

feladat megoldása, a tananyag feldolgozása során (pl. iratok egyedi formai kialakítása, a

tartalom megfogalmazása);

egyéni, páros vagy csoportmunka (pl. iratok közlési funkciójának megfelelően: üzenet

továbbítása, üzenetváltás, szituációelemzés);

beszélgetés, felfedeztető módszer (pl. iratok tartalmi értelmezése);

projektmódszer – adott témájú együttműködés a tanulók között egy előre meghatározott

cél megvalósítására (pl. kiindulási alap: az üzenet közvetítését szolgáló szituáció,

l. „levélhelyzet”;

komplexitásra törekvés, komplex feladat (pl. az iratkészítés, -továbbítás, -kezelés) tuda-

tos alkalmazása, beépítése a tanítási folyamatba (pl. „élményszerű” eseményre alapozott

vagy szituáció által meghatározott, üzenetközvetítésre szolgáló irat készítése, útjának

végigkísérése a kommunikációs folyamatban).


25

A levelezési gyakorlatok, feladatmegoldások során tudatosítani kell a tanulókban, hogy

- a munkahelyen az iratok készítésekor fontos, személyes, titkos információkhoz juthatnak,

amelyeket a tevékenységük során bizalmasan kell kezelniük;

- a szervezeti fegyelem megtartása kiterjed a dokumentációk készítésére és a továbbítás mód-

jára is (l. pl. irat- és ügykezelési szabályzat);

- az ügyiratok, levelek formai megoldásai nem egységesek, a munkahelyi gyakorlatban kiala-

kult szokások alapján egyedi formák is lehetségesek, a munkahelyi elvárásoknak való meg-

felelés kötelező;

- a hagyományos és elektronikus iratok sajátos jellemzőket hordoznak.

Az iratok készítésének feladatai során törekedni kell arra, hogy a tanulóban kialakuljon a precíz,

pontos, utasításoknak megfelelő munkavégzés igénye. Szükség esetén tudja saját munkáját kontrol-

lálni, irataiban fellelni a hibákat, az esetleges hiányosságokat, és azokat kijavítani. Esztétikai érzé-

kük, formaalakítási, helyesírási, fogalmazási készségük az iratkészítés feladatainak végzése során

fejlődjön.

Az iratformák közül nem célszerű csak egyet megismertetni a tanulókkal, hiszen a munkahelyi kö-

rülményektől, szokásoktól függően sokféle dokumentum létezik. A sokszínűség bemutatása mellett

is törekedni kell a viszonylag egységes, könnyen elkészíthető egyszerű ügyiratformák kiválasztá-

sára, szerkesztésére.

Kiemelt gondot kell fordítani a tananyag oktatása során arra, hogy ugyan az iratok többségükben

még hagyományos, papíralapú levélként készülnek, de az információközlés, -továbbítás egyre in-

kább elektronikus úton terjed. A tananyaghoz kapcsolódóan meg kell ismertetni az iratok további

útját is.

Az iratok, levelek értékelése a feladat jellegének megfelelő legyen (az értékelési javaslatokat l.

alább). Módszertani szempontból igen fontos, hogy a tanuló a feladatára ne csak osztályzatot kap-

jon, hanem verbálisan (írásban vagy szóban – ez utóbbi hatásosabb) is közöljük vele az iratkészí-

téssel kapcsolatos elvárásainkat – kiemelve a jó, a kevésbé vagy a nem elfogadható megoldásokat.

Ez kiemelten fontos lehet a felnőttképzésben részt vevő tanulók munkáival kapcsolatosan, hiszen

ők az oktatásban megszerzett ismeretek mellett esetleges munkahelyi rossz szokásokat, beidegző-

déseket is követhetnek. Ezekről folyamatos és egyértelmű visszajelzést kell kapniuk, mint ahogyan

a korrigálásukat, javításukat szolgáló teendőkről is.

Ajánlatos mintaértékű iratokat elemezni a tanulókkal közösen, illetőleg az sem árt, ha ellenpéldát is

látnak. Az utóbbi esetben ügyelni kell arra, hogy – valamilyen negatív hatás folytán – nehogy a

rossz példa maradjon meg a tanulóban (l. helytelen munkahelyi szokás), a hibát, a hiányosságot

elemző iratot el kell készíteni/készíttetni helyes tartalommal, formával, nyelvi megoldásokkal is.


26

Ajánlás a Levelezési ismeretek gyakorlata tananyag tanításának tervezésére és

a ráfordítható óraszámra

Tananyag Óra-

szám*

Felnőttképzésben

ajánlott min. óra-

szám

Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása 72 óra 48 óra

A dokumentumok típusai, iratfajták: egyedi irat, (külső, belső),

nyomtatvány, űrlap, bizonylat 2 1

Levelezés hagyományos és digitális formában

A levelezés és elektronikus kapcsolattartás szabályai 2 1

A dokumentumszerkesztés követelményei: tartalmi, nyelvi-

stilisztikai-helyesírási, formai, alaki (papíralapú, digitális) 2 2

Egyszerű iratok

Az egyszerű ügyiratok fogalma, funkciói, tartalmi, nyelvi,

formai jellemzői

1 1

a) A mindennapi élet gyakori egyszerű iratai: nyugta,

számla, elismervény, meghatalmazás, igazolás, nyilatko-

zat, kötelezettségvállalás (kötelezvény)

6 5

b) Hírt közlő/információközlő iratok: hirdetés, tájékoztatás,

értesítés, felszólítás, felhívás 6 4

c) Meghívó – munkahelyi, protokolláris 4 3

Szervezetek belső iratai

a) Jegyzőkönyv tartalmi, formai, szerkezeti elemei 6 4

b) Körlevél 3 3

c) Emlékeztető, feljegyzés, jelentés, beszámoló 5 3

d) Egyéb iratok: köszönetnyilvánítás, köszöntés, üdvözlés,

jókívánságok, kimentést, elnézést kérő levelek, rövid hir-

detések, céginformációk, sajtóközlések, belső érdeklődő

levelek stb.

3 2

Az ügyiratkezelés

Az ügyiratkezelés funkciói, rendszere, szervezete, technoló-

giája;

szabályozása

Az iratkezelés és –tárolás teendői (az ügyiratkezelés folya-

mata), dokumentumai

Az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumai

2 2

a) nyilvántartásba vétel 6 4

b) ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában 4 3

c) az ügyiratkezelés az ügyintézés lezárása után: irattározás,

selejtezés 6 4

Ügyviteli iratkezelő programok általános jellemzői, lehetsé-

ges elemei 8 4

Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök

funkciói az ügyviteli munkában, működési alapelveik, hasz-

nálatuk

6 2

A hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása 72 óra 48 óra


27

Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei

Az üzleti levelek formai követelményei

Az üzleti levél szerkesztése, készítése

2 2

a) Érdeklődő és tájékoztató levelek (hírlevelek) 4 3

b) Ajánlatkérés, ajánlat 4 3

c) Megrendelés, megrendelés visszaigazolása 4 3

d) Szerződések 4 3

e) A teljesítés iratai 3 2

f) A hibás teljesítés iratai 3 2

g) A kiegyenlítés iratai; bizonylatok 3 2

A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai. Hivatalos

levelek fajtái. 1 1

a) beadványok: kérelem, kérvény, igénylés, panasz, beje-

lentés, feljelentés, javaslat, fellebbezés 8 6

b) hatósági iratok az eljárás folyamatában: igazolási kére-

lem, idézés 2 2

c) a hatósági eljárás lezárásának iratai: határozat, végzés 2 2

A munkavállalással kapcsolatos iratok 1 1

a) álláshirdetés, álláspályázat 2 1

b) önéletrajz 3 2

c) motivációs levél 2 1

d) munkaszerződés 2 1

e) a munkaviszonnyal kapcsolatos iratok 2 1

Komplex levélfeladatok készítése 20 10

* Az óraszámok magukban foglalják az ellenőrzésre, számonkérésre, értékelésre fordított időt is.


28

Ajánlások az Üzleti levelek készítése, fogadása, továbbítása témakörhöz

A témakörhöz tartozó tananyag tanítása során arra kell törekedni, hogy a tanulók megismerjék a

mindennapi és az üzleti, hivatali élet kommunikációs kapcsolataiban megjelenő egyszerűbb írásbeli

formákat – funkciójuknak megfelelően – és készítésük követelményeit. Elvárás, hogy a tanuló tud-

jon különbséget tenni a magánjellegű és a hivatalos élet iratai, dokumentumai, valamint ezek kü-

lönböző jellemzői között. Fogadja el, hogy a hivatali, üzleti kapcsolatokban előírásszerű folyamatok

zajlanak, amikhez az érintett személyeknek alkalmazkodniuk kell. Ezen túlmenően tudniuk kell uta-

sítások, elvárások betartásával, kellő önállósággal és felelősségtudattal elkészíteni az iratokat, do-

kumentumokat annak tudatában, hogy a dokumentumokkal „lefedett”, megerősített vagy igazolt

adatok mögött személyek, szervezetek ügyei, napi tevékenységei, problémái húzódnak meg. To-

vábbi elvárás még, hogy képes legyen a tanuló hagyományos (papíralapú) és a korszerű informá-

ciótechnológiai eszközök használatán alapuló kapcsolattartásra, ehhez ismernie kell és be is kell

tartani az udvariassági szabályokat.

A tanulóknak meg kell ismerniük és alkalmazniuk:

a) A mindennapi életben az eligazodást, információk közlését szolgáló egyszerűbb írásbeli for-

mákat, amelyek akár a magánszemélyek, akár a szervezetek kisebb-nagyobb súlyú ügyeit

kísérik, és egyben bizonyítékul szolgálnak az elvégzésüket, intézkedéseket illetően. Az adott

ügy érdemi, gyors és átlátható intézéséhez mindig meg kell találni a legpraktikusabb formát

(l. egyedi irat, nyomtatvány, papíralapú vagy elektronikus irat), szem előtt tartva a törvényi

előírásokat, rendelkezéseket is.

A hírt közlő iratok különböző formáival a dokumentumok sokszínűségét mutathatjuk be,

amely a szövegszerkesztő program kínálta funkciók tudatos alkalmazására történő nevelést

teszi lehetővé. Ugyanakkor ezeknél az iratoknál – a tanulók nagyobb arányú önálló tevé-

kenysége vagy csoportmunkája folytán – hangsúlyt kaphatnak ötletes, kreatív megoldások

is. Némi szervező munkával a tanulók egymás munkájáról is véleményt mondhatnak.

A gyakorlatok, az egyszerű iratok készítése során a tanulók megismerhetik a dokumentumok

szerkesztésének alapkövetelményeit, amelyeket a továbbiakban minden iratban alkalmazni

tudnak. Tudatossá válnak az eljárási szabályok, illetőleg a be nem tartásukból eredő követ-

kezmények, elmélyülnek a helyesírási követelmények (l. keltezés, lakcím, születési adatok,

egyéb azonosításra szolgáló adatok, számok, írásjelek, rövidítések stb.), tisztázhatóvá válnak

az adatkezelés szabályai is.

b) A szervezeten belüli információmozgás irányait, valamint a munkahelyi kommunikációs vi-

szonyokat kifejező információközlés eszközeit, különös tekintettel a hagyományos (papír-

alapú) és elektronikus írásbeli formákra (pl. e-mail). Ehhez a tanulóknak át kell látniuk a

szervezeten belüli információáramlás folyamatát, a szervezeti struktúrát is kifejező belső

kapcsolatrendszert, s ennek megfelelőn kell tudni írásban kommunikálni, azaz

- a munka- és feladatkörében a szükséges adatokat, információkat megszerezni, fel-

dolgozni, és ezeket iratok formájában dokumentálni;

- a belső információáramlást dokumentáló és a kapcsolati viszonyokat is kifejező egy-

szerű iratokat készíteni, szerkeszteni a tartalmi-szakmai, nyelvi-stilisztikai és formai-

alaki szempontok figyelembevételével, s betartva a hagyományos és elektronikus le-

velezés illemszabályait;

- az információáramlást, irattovábbítást leginkább segítő, írásbeli formát támogató in-

formációs eszközöket, programokat kiválasztani; ezeket megfelelően kezelni.


29

c) A dokumentumok, ügyiratok rendszerszerű kezelése teszi lehetővé, hogy az iratok, doku-

mentumok bármikor, egyszerűen és gyorsan fellelhetők, visszakereshetők legyenek; bizto-

sítja az iratok törvényes védelmét, továbbá visszacsatolt ellenőrzéssel szabályozza az infor-

mációs folyamat rendjét is. A tanulóknak meg kell ismerniük ezt a folyamati rendet – a bi-

zonylatok keletkezésének és felhasználásának műveleti sorrendjét – a kiállítástól az

irattározásig, selejtezésig.

d) Az iratok, dokumentumok készítése, szerkesztése, kezelése feltételezi a korszerű irodatech-

nikai, információs és kommunikációs eszközök működésének ismeretét, illetőleg alkalma-

zását. Meg kell ismertetni a tanulókkal a legfontosabb eszközök működési alapelvét, hasz-

nálati szabályaikat. Lehetővé kell tenni, hogy – elsősorban tanirodai keretek között – a ta-

nulók a munkatevékenységhez szükséges és a képzőintézményekben rendelkezésre álló esz-

közöket a gyakorlatban használni tudják. Meg kell tanulniuk az eszközök gazdaságos és ta-

karékos működtetésének körülményeit, törekedve a célszerűség és gazdaságosság arányaira.


30

A tananyagban fejlesztendő főbb kompetenciák


Levelezési ismeretek gyakorlat

Üzleti levelek készítése, foga-

dása, továbbítása

FELADATOK

Adatbeviteli feladatot végez a tízujjas vakírás technikájával x

Kezeli a számítógépet és tartozékait x

Dokumentumot szerkeszt szövegszerkesztő programmal x

Diktálás után ír és a bevitt dokumentumot megszerkeszti x

Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszer-

keszti azt x

Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a szervezet belső iratai x

Levelet fogad és továbbít elektronikusan x

Betartja az adatfelhasználás szabályait, az adatvédelem előírásait x

Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, va-

lamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket x

SZAKMAI ISMERETEK

A dokumentumok típusai, fajtái x

A dokumentumszerkesztés követelményei x

Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelmé-

nyei x

Egyszerű ügyiratok x


A levelezés és elektronikus kapcsolattartás udvariassági szabályai x

Adatvédelem és a biztonságos adathasználat szabályai x

SZAKMAI KÉSZSÉGEK

Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése x

Írásbeli dokumentumok formázása x

Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezé-

sek) x


Mozgáskoordináció x

Precizitás x


Irányíthatóság x

Visszacsatolási készség x

Motiválhatóság x


Figyelemösszpontosítás x

Kontroll (ellenőrzőképesség) x

Eredményorientáltság x


31

A tantárgy tanítása-tanulása során alkalmazható ajánlott tanulói tevékenységformák:

Információ-feldolgozó tevékenységek

- Olvasott szöveg feladattal vezetett feldolgozása

- Olvasott szöveg feldolgozása jegyzeteléssel

- Olvasott szöveg önálló feldolgozása

- Hallott szöveg feladattal vezetett feldolgozása

- Hallott szöveg feldolgozása jegyzeteléssel

- Információk feladattal vezetett rendszerezése

- Információk önálló rendszerezése

Ismeretalkalmazási gyakorló tevékenységek, feladatok:

Iratok szerkesztése, melynek sokféle módja lehet:

Minta szerinti másolás – a feladat előtt tisztázni kell az iratokon szereplő adatok helyét,

funkcióját, szerkesztési követelményeit –, majd önállóan megszerkeszti az iratot (ellenőrzés,

visszacsatolás szükséges).

Folyamatosan írott (l. adatok, szöveg) tömbformátumból másolás – különösen figyelve a

szerkesztési szabályok alkalmazására, az adatok helyének rögzítésére, illetőleg a tartalmi

tagolás és a lényegkiemelés gyakorlására.

Kézírásos, felülírt, korrektúrázott szövegből – adatok megadásával – szerkeszti meg a tanuló

az iratokat a tanult levelezési szabályok és iratforma szerint.

Diktálás után – elsősorban az irat, levél szövegrészét írja a tanuló hallás után. A diktálásra

írásnak vannak fokozatai: szakaszos diktálás írásjelek bemondásával (jelzésével) – folyama-

tos, meghatározott sebességhez kötött diktálás – írásjelek jelzése nélkül. A diktálás utáni írás

esetén gondot kell fordítani az iratforma kialakításának ellenőrzésén kívül a helyesírási prob-

lémák, hibák tisztázására is.

Megadott szerkesztési utasítások alapján – ebben az esetben a tanuló készen kapja a szüksé-

ges adatokat és az irat szövegét, amelyből a tanult formázási és szerkesztési szabályok sze-

rint kell kialakítania az adott iratformát. Elvárás – és az iratok értékelésének alapja – az

utasítások és szabályok szerinti precíz, pontos feladatvégzés.

Az iratot a hiányzó adatok kiegészítésével szerkeszti meg a tanuló – ügyelve a levél (közlés)

tartalmi, logikai összefüggéseire.

Rövidebb, egyszerűbb iratot, vagy a hosszabb levél egy részét (pl. bevezetés, befejezés)

– adatok ismeretében – önállóan fogalmaz. Az írásban vagy szóban kapott tartalmi utasítások

lehetnek részletesebbek vagy vázlatosabbak. Az előbbiek esetén – csupán a nyelvi szerke-

zetek (szám, személy, igeidő stb.) alkalmazására kell figyelnie a tanulónak, az utóbbiaknál

azonban szükség van a levélírás tartalmi összefüggéseihez való igazításra is.

A vázlatos tartalmi utasítások szerint megfogalmazott irat nagyobb kihívás a tanulók szá-

mára. Kiindulási pont lehet a szituáció megadása és annak értelmezése, hogy tisztában le-

gyen azzal: ki, kinek és milyen közlési szándékkal ír levelet, esetleg mi az előzménye (ha

van). Ezért célszerű mindig pontosan meghatározni ezeket a körülményeket.


32

1. Az egyszerű iratok

Készülhetnek:

- egyedi iratként (önálló szövegezéssel és szerkesztéssel),

- sablon alkalmazásával vagy

- nyomtatvány, űrlap kitöltésével.

Egyedi egyszerű iratok

Az önállóan, egyedileg megfogalmazott és megformázott egyszerű ügyiratok az adott szituáció kö-

rülményeihez igazodnak, az ügyben érintett személy(ek) szándéka, igénye, az ügy jellege stb. hatá-

rozza meg, milyen információkat tartalmazzon. A formája, kialakítása, külalakja is tükrözi a készí-

tőjének elgondolásait. Az egyszerű ügyiratoknak ugyanis nincs meghatározott, kötelezően előírt

vagy szabványformájuk. Ugyanakkor törekszünk a hivatalos/üzleti életben alkalmazott levelezési,

valamint a munkahelyi szokások betartására, szerkesztési fogások alkalmazására, figyelembe véve

az iratok készítésére vonatkozó általános tartalmi, nyelvi és formai szabályokat.

Az egyszerű ügyirat javasolt sémája

Az irat megnevezése

Az irat szövege ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………… ………………………………………….

Szöveg új bekezdése …………………...…………………………………………………………… ……………………………….

Keltezés ………………………….

Aláírás Azonosító adat (beosztás, lakcím, születési vagy egyéb adatok stb.)

Melléklet: …. (ha van)

Sablonforma

Egyes munkakörökben, bizonyos ügyek intézésére gyakran használnak egyszerű ügyiratokhoz sab-

lonformát. Ez előre tartalmazhatja az irat állandó elemeit vagy kijelöli a helyüket. Ilyenek lehetnek

például: az irat címe, keltezés, aláírás, de a szövegnek bizonyos részei is. Az aktuális, adott ügyhöz

kapcsolódó adatok helyét a szövegszerkesztő arra alkalmas funkciójával ki lehet jelölni. A sablon-

forma az adott munkahelyi szokások szerint készülhet, ami szintén igazodik az üzleti/hivatali élet-

ben alkalmazott iratok készítésének követelményeihez.

A tanulók ötletes, fantáziadús megoldásokat készíthetnek, de tudatosítani kell bennük, hogy az üz-

leti, hivatali élet a visszafogott, jól áttekinthető, tartalmilag megfelelően tagolt formát részesíti

Középre is igazítható!

Helyes formája: Helységnév, 20… április 12.

A lényeges mondanivaló a szövegben kiemelhető.


33

előnyben. Mintaként használhatók a szövegszerkesztő programok saját sablonjai is.

Nyomtatványok, űrlapok

A nyomtatványok ugyanolyan értékű iratok, mint az egyedileg készítettek, éppen ezért ahhoz ha-

sonló gondossággal is kell eljárni. A tanulás során kétféle formában találkozhatnak a tanulók ezzel

a feladattal.

A papíralapú nyomtatványt kézírással kell/lehet kitölteni a sablonszöveg tartalmának, ille-

tőleg a kitöltési útmutatónak megfelelően. Ebben az esetben az értelmező olvasás elenged-

hetetlen, amelyre fel kell hívnunk a tanulók figyelmét. A szükséges adatok hiánytalan kitöl-

tése, a jól olvasható, helyesírástól mentes írás és az adatok számára kijelölt területen történő

elhelyezése is alapkövetelmény.

Az elektronikus felületről letölthető nyomtatványokat célszerű egy erre szolgáló mappába

menteni, majd új mentéssel létrehozni a kitöltendő dokumentumot. A további követelmény

a kézírásos kitöltéssel egyezik meg: adatok hiánytalan feltüntetése – értelemszerűen –, az

arra szolgáló helyen, hibátlan helyesírással és gépeléssel. Célszerű törölni a nyomtatványból

a felesleges helymegjelöléseket (pl. pontok, vonalak, szóközök).

Az egyszerű iratok közül ajánlott az alábbiakkal foglalkozni:

a) A mindennapi élet gyakori egyszerű iratai: nyugta, számla, elismervény, meghatalmazás,

igazolás, nyilatkozat, kötelezettségvállalás (kötelezvény).

Az egyes iratok tartalmi, nyelvi, formai követelményein túl mindig utalni kell a hatályos

jogszabályok, előírások betartásának szükségességére, illetőleg a szabályok megszegésének

esetleges következményeire is.

b) Hírt közlő/információközlő iratok

Az iratok kapcsán érinteni kell az információközlés fontosságát, az erre szolgáló kommuni-

kációs csatornák, eszközök jellemzőit. Ezek sorába lehet elhelyezni a hírt közlő iratokat:

hirdetés, tájékoztatás, értesítés, felszólítás, felhívás, meghívó (munkahelyi, protokolláris)

stb. Tisztázni kell az egyes iratok fogalmát, tartalmi jellemzőit, az iratok közötti különbsé-

geket, különösen az információban érintettek köre, a figyelemfelkeltés nyomatékossága, a

megfogalmazás stílusa szempontjából.

E tananyag kapcsán érdemes kitérni a reklámcélú (üzleti célú) hirdetésekre (direct mail;

prospektus, apróhirdetések), a közérdekű közlemények és a magánjellegű információközlé-

sek közötti különbségre, valamint a számítógépen érkező kéretlen levelek áldásos vagy káros

következményeire (l. spam, vírus, adatvédelem stb.). Szólni lehet a közösségi portálok rek-

lámcélú hirdetéseihez való viszonyulásról, a megosztott, posztolt információk sorsáról, kö-

vetkezményeiről, valamint ennek kapcsán az információ erőteljes szűréséről, válogatásáról,

szelektálásáról is.

A hallgatók kiselőadás, megbeszélés vagy akár vita keretében számolhatnak be egyéni ta-

pasztalataikról, véleményükről.


34

2. Szervezetek belső iratai

A tananyagrészben kiemelten fejlesztendő kompetenciák:



Üzleti levelek készítése, fogadása, to-

vábbítása

FELADATOK





Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszerkeszti azt x




Idegen nyelvű dokumentumokat másol legalább egy idegen nyelven x

Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, valamint

az egészséges és biztonságos munkakörülményeket x

SZAKMAI ISMERETEK



Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei x




SZAKMAI KÉSZSÉGEK

A tízujjas vakírás (150 leütés/perc) x



Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezések) x



Precizitás x




Motiválhatóság x






35

Az iratcsoportok tárgyalása során mindenképpen tisztázni kell a szervezeten belüli kommunikáció,

közlésfolyamat főbb jellemzőit. Az ezt tartalmazó témakört a kerettanterv későbbi évfolyamokra

teszi, de az iratok tartalmának, funkciójának megértése érdekében néhány alapvető dolgot meg kell

osztani a tanulókkal:

A versenyképesség megőrzésének egyik legfontosabb előfeltétele a megfelelő kommuniká-

ció, az, hogy időben és minőségben (l. torzulásmentesen) hogyan jutnak el a szükséges in-

formációk az érintettekhez.

A szervezeten belüli kommunikáció kétirányú közlési folyamat: jelenthet felülről lefelé irá-

nyuló kommunikációt, ami egyfajta tudásmegosztást jelent a vezetéstől a beosztotti szintek

felé (a cég vezetése a szervezet alsóbb vezetési szintjeihez vagy rajtuk keresztül az operatív

szintig juttathat el utasítást, híreket, tájékoztatást, illetve a kiépített hálózaton keresztül szó-

lítja meg munkatársait), de elengedhetetlen, hogy a szervezet alsóbb szintjeiről kiinduló üze-

netek is eljussanak a vezetéshez, illetőleg a szervezet egyéb szintjeire.

A munkahelyi szervezetben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kap-

csolat. Ez alapvetően meghatározza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni

lefutását, az üzenet közvetítésére szolgáló eszköz, jel- és szimbólumrendszerének megvá-

lasztását stb.

Az információ eljuttatható szóban, telefonon vagy írásban (papíron, e-mailben), levélváltás

útján.

Az írott kommunikációs formára leginkább a fontos, nyomatékos információk közlésekor

kerül sor, illetőleg, ha a szóbeliség valamilyen akadályba ütközik, törvény írja elő vagy a

későbbiek folyamán az ügyek bizonyítására kerülhet sor.

A munkahelyi, belső iratok tartalmuk, formai jellegük szerint rendkívül változatosak, és mindenkor

függnek az információközlés céljától.

A felnőttképzésben utalni lehet a dolgozók munkahelyi tapasztalataira, ki lehet emelni a sajátos

jellemzőket, egyedi megoldásokat. Ezeket célszerű összevetni az általános elvárásokkal, levonni az

esetleges negatív és pozitív tanulságokat.

A leggyakoribb iratok: jegyzőkönyv; emlékeztető, feljegyzés, igazoló iratok (munkahelyi igazolás),

információs iratok (pl. értesítés, tájékoztatás, meghívó), jelentés, beszámoló, körlevél, figyelmes-

ségi iratok, illetőleg egyéb (az egyes munkahelyeken sajátosan alkalmazott iratok).

A belső, szervezeti iratok formailag csak a címzésben különböznek a mindennapi egyszerű iratoktól.

Néhány példa:

Emlékeztető a belső tréningprogramok leadásáról

Feljegyzés Vass Aranka osztályvezető részére


36

Szaniszló Gyula gazdasági igazgatóhelyettes

Helyben

Jelentés a 20… I. félévi gyakorlati oktatás feltételeiről

Herman Dénes igazgató úrnak

Helyben

Tárgy: Beszámoló a belső forgalmi rend átszervezéséről

Valamennyi egységvezetőnek

Helyben

Körlevél

Az itt bemutatott formák természetesen nem tükrözhetik a gyakorlati életben alkalmazott belső ira-

tok formáinak sokféleségét, amelyek többnyire a munkahelyi információközlés, illetőleg a levele-

zési, iratkészítési hagyományok, szokások alapján készülnek. Az itt bemutatott címzéssémák papír-

alapú formát feltételeznek, de az elektronikus dokumentumként csatolt és elektronikus hálózaton

továbbított iratnak is lehet ilyen a formája.

A körlevél

Ebben a fejezetben lehet sort keríteni a szervezeten belüli közlés egyik leggyakoribb iratának, a

körlevélnek a készítésére, illetőleg – akár a dokumentumszerkesztési ismeretek párhuzamos tan-

anyag-feldolgozása révén – a szövegszerkesztő program körlevélkészítő funkciójának megismerte-

tésére.

A körlevél olyan tájékoztató, hírt, információt közlő dokumentum, amely a szervezeten belül min-

denki számára, vagy meghatározott csoportra vonatkozóan általános információkat közöl. Küldhető

valamely vezető számára is, ebben az esetben az ő feladata megismertetni a dolgozókkal a körlevél-

ben foglaltak tartalmát, akik aláírásukkal igazolják, hogy a benne foglaltakat megismerték és meg-

értették. Az aláíróívet vissza kell juttatni a feladónak.

Szituációhoz, szerepjátékhoz köthető feladat lehet, hogy az egyik tanuló – mint felelős információ-

birtokos – az intézmény éppen aktuális hirdetését eljuttatja egy másik tanulóhoz, aki valamely mun-

kacsoport vezetésének szerepét vállalja fel. Neki kell tehát a híreket a tanulótársakkal – l. beosztot-

takkal – közölni. Ehhez aláíróívet készít, melyet – ha mindent rendben talált – visszaküld a feladó-

hoz.


37

A hírközléshez alkalmazni lehet a körlevélkészítőt is. Ekkor minden tanuló valamennyi társának ír

levelet ugyanarról a témáról. Érdekes lehet összehasonlítani, hogy ugyanazt az információt hányfé-

leképpen lehet megfogalmazni.

A körlevélkészítés alapvető lépései:

a törzsdokumentum létrehozása vagy meglévő módosítása;

a törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatbázis elkészítése (vagy megnyitása), ami készülhet

szövegszerkesztő, táblázatkezelő vagy adatbázis-kezelő programban – attól függően, hogy

a tanulók mely programot tudják kezelni;

a törzsdokumentum és az adatbázis összerendelése.

A jegyzőkönyv

A szervezeti iratok egyik legfontosabb fajtája a jegyzőkönyv. Okirat, tehát az elkészítése és az ügy-

intézés folyamatában sorsának nyomon követése is különleges figyelmet igényel. Természetesen

nem várhatjuk el a tanulóktól – ismeretelsajátításuknak ezen a szintjén –, hogy képesek legyenek

önállóan teljes vagy rövidített jegyzőkönyvet készíteni. Feladatuk többnyire a jegyzőkönyv formá-

zására, szerkesztésére, legfeljebb a hozzászólások csekély mértékű stilizálására terjedhet ki.

A tanulóknak nem kell önállóan jegyzőkönyvet vezetniük és a teljes jegyzőkönyvi anyagot tartal-

milag, nyelvileg, stilisztikailag helyesbíteniük, javítaniuk, rövidítési, tömörítési feladatokat elvé-

gezniük. A tanár irányításával a gyakorlófeladatok azonban tudatosíthatják a feladat és az irat fon-

tosságát, ezáltal annak készítése, formázása is igényesebb, precízebb lehet; fejlődik többek között a

tanulók szövegértelmezési és lényeglátó képessége, továbbá fogalmazási és helyesírási készsége.

A jegyzőkönyvi feladatok többnyire iratszerkesztési gyakorlatok a belső ügyiratok készítésének

mintájára. A gyakorlatok lehetnek:

minta szerinti másolások, formázások,

készülhet folyamatosan írt, nyomtatott szövegről,

javított, felülírt, korrektúrázott szövegről,

diktálás után,

adatok összerendezése alapján,

sablon alkalmazásával.

Felnőttképzésben nem tekinthetünk el a munkahelyi gyakorlattól. Az elvégzendő feladatokat össze

kell/lehet kötni a mindennapi teendőkkel, amennyiben a tanuló készít jegyzőkönyvet a tevékenysége

során. Elemezni lehet valós jegyzőkönyveket tartalmi, nyelvi, formai szempontból – természetesen

a bizalmas adatok, információk „kitakarása” mellett.


38

Ajánlott jegyzőkönyvi forma

Jegyzőkönyv

Készült …………………………....

Jelen voltak: .................................................. , ................................................... ................................................... .................................................. .

A jegyzőkönyvet ……………………… vezette.

Tárgy: ………………………………

Levezető elnök köszöntötte a megjelenteket és ..………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………… ............................................................................................................

Első felszólaló felvetette, hogy .................................................................................................... ........................................................................................................................

Második felszólaló egyetértett azzal, hogy .................................................................................. ....................................................................................................................................................... ........................................................................................

További felszólalók ……………………………............................................................................... .......................................................................................................................................................

Levezető elnök megköszönte ……………………………. bezárta.

K. m. f.

1. aláíró 2. aláíró 3. aláíró beosztás beosztás jegyzőkönyvvezető

Melléklet(ek):

Összefoglalóan tekintsük át és alkalmazzuk általános szabályként a belső iratokkal kapcsolatos

tudnivalókat:

A szervezet tagjai között hivatalos kapcsolat van, ezért az iratok hangvétele és stílusa is tükrözi ezt.

Az iratok stílusát a közlő szándéka, az irat funkciója is befolyásolja.

A belső iratok nyilvántartása, irattározása az adott munkahelyen kialakított gyakorlatnak

megfelelően történik, általános szabályt erre nem alkalmazunk, az iratkezelési adatok vál-

tozó módon szerepelnek az iratokon.

Hol, mikor, milyen témában?

(L. a jelenlévők nevének, beosztásának felso-

rolása a pozíció, rang vagy – azonos beosztás

esetén – ábécé-rendben. Nagyobb létszám ese-

tén a „Jelenléti ív szerint” kifejezés feltünteté-

sével. Ebben az esetben a résztvevők aláírását

is tartalmazó jelenléti ívet a jegyzőkönyvhöz

kell csatolni).

Kelt, mint fent kifejezés rövidítése

Első helyen mindig a legfőbb rangú személy ír

alá, majd csökkenő rang szerint. A tényleges

aláírás fordított sorrendben történik.

Kerülhet a bal margóhoz is.

Ha nincs szándékunk csatolni

mellékletet, nem kell feltütni!


39

A dokumentum külalakja, a mondanivaló megszerkesztése is eszköz ahhoz, hogy egyrészt

az információ értelmet, megerősítést nyerjen, illetve információt közöljön a küldő sze-

mélyről – ez akkor is így van, ha az irat továbbítása elektronikus úton történik.

Az iratok tartalmát mindig a küldő szándékának megfelelő információ tartalma határozza meg.

Az irat továbbításának módja lehet hagyományos (papíralapú) vagy elektronikus; az információ-

közlés módjára vonatkozóan mindkét esetben az általánosan elfogadott, hagyományos irattovábbí-

tás illemszabályainak követése ajánlott (l. elektronikus formában csatolt fájl).

3. Az ügyiratkezelés

A tananyagban kiemelten fejlesztendő kompetenciák:



Üzleti levelek készítése, fogadása,

továbbítása

FELADATOK




Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközöket kezel x

Ügyirat- és dokumentumkezelési feladatokat végez (hagyományosan és

elektronikusan) x

Elkészíti az iratkezelés és irattárolás írásbeli dokumentumait x

SZAKMAI ISMERETEK



Az adat- és információkezelés folyamata az irodai munkában: informá-

cióforrás, -szerzés, -rögzítés, -feldolgozás x


Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök működésének

alapelvei, használatuk szabályai x

Az ügyirat- és dokumentumkezelés alapelvei, folyamata x

Az iratkezelés és - tárolás teendői, dokumentumai x

SZAKMAI KÉSZSÉGEK

Számítógépes irodai programok alkalmazása x





Precizitás x




Motiválhatóság x






40

Abból kell kiindulnunk, hogy egy 10. osztályos tanulónak aligha van fogalma a dokumentumok és

ügyiratok rendezéséről, kezeléséről. A rend, rendezettség, rendszer fogalmával azonban tisztában

kell lennie – bizonyosan vannak egyéni tapasztalatai a rendezetlenségről is –, ezért praktikus, ha

innen közelítjük meg a témát.

A tanulók – életkoruknak megfelelően – tisztában lehetnek a szabályokkal, azok betartásának köte-

lezettségeivel, illetőleg a be nem tartásuk következményeivel. A 9. osztály utáni munkahelyi gya-

korlaton nagy valószínűséggel ezekben a kérdésekben is megerősítést kaptak. Innen megközelítve

a tananyagot, tudják majd értelmezni azt a szólást az ügyiratok rendezésére, kezelésére vonatkozóan

is, hogy Rend a lelke mindennek! Ennek során tisztázhatók a magánéletünkben, majd az irodai,

hivatali munka során kialakítandó és követendő, illetve elkerülendő cselekvések, amelyeket az

alábbi fogalmak fednek le: rend, rendetlenség, rendezettség, rendezetlenség, rendszer, rendszerte-

lenség stb.

Az ügyirat-kezelési ismereteket úgy lehet legeredményesebben tanítani, ha az elkészült iratok, le-

velek segítségével követjük végig a folyamatot:

a beérkező iratok postai átvételétől a nyilvántartásba vételen és az ügyintézésen át a válasz

elkészítéséig, postázásáig, illetve irattárba helyezéséig;

belső keletkezésű iratok esetén az irat elkészültétől az aláírásokon, nyilvántartásba vételen

át a postázásig és irattárba helyezéséig, továbbá a válasz megérkezéséig.

Felnőttek képzése során az ügyirat-kezelési feladatok értelmezése sokkal egyértelműbb – különösen

annak, aki az irodai munka terén tapasztalattal is rendelkezik. Ebben az esetben nem hagyhatjuk

figyelmen kívül a munkahelyi gyakorlatot, szokást sem. A tapasztalatok, az egyes munkáltatóknál

alkalmazott eljárások pozitív és negatív hatásaik, esetleges buktatóik megosztása a többiekkel hasz-

nos információk lehetnek mások számára is.


41

Az iratkezelés folyamatábrája

Érkeztetés

Postabontás

Van-e előzmény? van

Előzményt kikeresni

nincs

Mutatózás

Szignálás

Kell-e iktatni? igen

Iktatás

nem

Külön szabályozás

szerint

Továbbítás az ügyin-

tézőkhöz

Előadói ív

Az ügy elintézhető?

igen Tervezet- majd

iratkészítés

nem

Határidő-nyilvántar-

tás

Kimenő irat iktatása

Kiadmányozás

Postázás

Kézi irattár

Archív irattár

Selejtezés

I. szakasz: iratok nyilván-

tartásba vétele: az ér-

keztetéstől az iktatásig.

II. szakasz: az iratok ügyintézőhöz kerülésé-től a kimentő iratok postázásáig.

III. szakasz: irattározás, az előírások szerinti selejtezés iratmegsemmisítés, ira-tok levéltári átadása


42

A fenti (vagy más, esetleg szemléletesebb) ábra segít láttatni azt az utat, amit az iratok – a szerve-

zethez érkezéskor, illetőleg az iratok elkészülte után – bejárnak. Ebben a folyamatban elengedhe-

tetlenül fontos a kulcsfogalmak tisztázása, az iratkezelés általános és belső szabályozásainak isme-

rete.

Fontosabb kulcsfogalmak:

- bizonylati rend: a szervezet számviteli elszámolásához kapcsolódó bizonylatok összessége,

kiállításuk, ellenőrzésük, továbbításuk, felhasználásuk, kezelésük rendje;

- elektronikus irat: jogi vagy természetes személy működése, illetve tevékenysége során ke-

letkezett, számítástechnikai program felhasználásával előállított, elektronikus formában rög-

zített vagy érkezett, továbbított vagy küldött irat;

- előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai

(alaki) információkat, adatokat tartalmazza, és amely a hozzászerelt iratokkal együtt ügy-

iratdarabot vagy ügyiratot képez;

- érkeztetés: a szervezethez érkező irat nyilvántartásba vételének iktatást megelőző fázisa,

amelynek során rögzítik a beadvány érkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén

kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat - alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt;

- gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egy-

séghez intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön iktatás nélkül – a beérkezés ideje

szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtő-

számként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell;

- iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a ke-

letkezett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatási nyilvántartást (pl. iktatókönyv),

illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait; elektronikus irat esetében az iktatóképernyő ro-

vatait töltik ki;

- iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sor-

számú oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szerv rendelte-

tésszerű működése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok

nyilvántartására szolgál. Az iktatókönyv a nyilvántartási szabályok betartása esetén közhi-

telű okiratnak tekinthető, bármely eljárásban bizonyítékként felhasználható.

- iratkezelés: azon technikai cselekmények összessége, amely biztosítja az iratok törvényes

védelmét, szabályozza az iratokkal végzett műveletek rendjét, és alkalmas a szervezetben

folyó munka mennyiségi és minőségi jellemzőinek ellenőrzésére; magában foglalja: az irat

készítését, nyilvántartását, rendszerezését, segédletekkel való ellátását, szakszerű és bizton-

ságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezhetőség szempontjából történő válogatá-

sát, selejtezését, illetve levéltárba adását;

- iratkezelés folyamata: érkeztetés, iktatás, mutatózás, szignálás, iratátadás, -átvétel, előadói

ív megnyitása, ügyintézés, határidő-nyilvántartás, kiadmányozás, postázás, archiválás, irat-

tárolás, iratmegőrzés, selejtezés;


43

- irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése so-

rán keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári

rendezését, kezelését és őrzését végzi;

- irattár: a tárolt irat mennyiségének, feldolgozásának, funkciójának stb. megfelelően kialakí-

tott, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség;

- irattári anyag: a szervezetnél keletkezett vagy hozzá érkezett minden irat, melyre elin-

tézésük után is szükség lehet és így (meghatározott ideig) megőrzendő;

- irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgy-

körbe (irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi ügyek irataiból áll;

- irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám;

- irattári jel: azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzőit (az ügykör,

keletkezés-ügyintézés helye, selejtezési határidő kódja, levéltári átvétel évének kódja stb.);

- levéltár: a maradandó (gazdasági, tudományos, műszaki, társadalmi, politikai stb. szempont-

ból jelentőséggel bíró) iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetés-

szerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

- levéltári anyag: történeti értékű, gazdasági, tudományos, műszaki, társadalmi, politikai stb.

szempontból jelentőséggel bíró iratok, melyeket keletkezési idejüktől és őrzési helyüktől

függetlenül meg kell őrizni, és védelemben kell részesíteni. (A legfontosabbak őrzési és

megtekinthetőségi helye az Országos Levéltár, de számos egyéb, szakmailag vagy területi-

leg illetékes levéltár is működik.)

- másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szö-

veg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat-

másolat lehet;

- másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, ame-

lyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít;

- összeszerelés (szerelés): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok

(elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az irato-

kon egyaránt jelölni kell;

- ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolat-

ban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), keze-

lési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége;

- ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet

döntésre előkészíti;

- ügyvitel: a szervezeten, hivatalon belüli ügyintézés rendje, amelynek működésével, illetve

tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyeket látja el, egy visszacsatolt ellenőrzés-

sel szabályozott információs rendszer keretén belül. Az információs folyamatok összessége,

az ügyek ellátása során felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy


44

írásbeli munkamozzanatok sorozata. Az ügyvitel magában foglalja: az ügyvitelszervezést és

az ügyiratkezelést.

- dokumentumkezelő szoftver: a szervezethez érkező vagy általuk készített iratok kezelésére,

tárolására alkalmas elektronikus program; gyakori funkciói: érkeztetés, iktatás, egyéb mun-

kafolyamat támogatása, partnerkezelés, listák, statisztikák készítése, papíralapú dokumentu-

mok digitalizálása, hivatali kapu – ügyfélkapu – e-ügyintézéshez csatlakozás,

- az iratkezelés tárgyi feltételei, eszközei.

A legfontosabb iratkezelési szabályok:

1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védel-

méről. A törvény elsősorban a közfeladatot ellátó szervek és levéltárak, valamint a tartós

állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára, to-

vábbá egyéb szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó értékű irat ke-

zelésére terjed ki, de követendő szabályozási minta lehet bármely szervezet iratkezelési gya-

korlatának kialakítására is.

A közfeladatot ellátó szervekhez beérkező és az ott keletkezett papíralapú és elektronikus

köziratok kezelésének egységes, általános követelményeit, továbbá a központi államigazga-

tási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési sza-

bályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét a többször módosított 335/2005. (XII. 29.) kor-

mányrendelet, a KEIR határozza meg (l. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének álta-

lános követelményeiről)

Szervezeti és működési szabályzat

Iratkezelési szabályzat

Irattári terv

Célszerű külön kitérni a postázási feladatokra:

a postai küldemények átvétele, átadása,

a postabontás,

iratok előkészítése postázáshoz,

postakönyv kitöltése,

postai címzések – borítékok – címkék.

A tananyag elengedhetetlen része az ügyirat-kezelési folyamatban megjelenő dokumentumok

megismertetése, melynek legeredményesebb módja az adott iratkezelési fázishoz kapcsolódó do-

kumentum(minta), nyomtatvány elkészítése. Ajánlott például:

postai küldemények átadása, átvétele,

érkeztetőkönyv,

iktatókönyv,

előadói ív,

kézbesítőkönyv stb.


45

Az irattárolás

Az iratkezelés szerves része az irattárolás. Ennek a tananyagrésznek érintenie kell az alábbiakat:

az irattárolás célja,

az irattárolás szabályozása (l. Irattári terv),

az irattárolás módja: az operatív (kézi, ügyintézői) és központi (archív) irattárakban,

követelmények az irattárakkal szemben,

tárolási lehetőségek az irattárakban,

betekintés az iratokba,

tárolási időtartam selejtezés,

a selejtezés szabályozása, dokumentumai,

iratok átadása a levéltáraknak az átadás szabályozása,

iratmegsemmisítés formái.

Adatbiztonság

A tananyagrész kapcsán meg kell ismertetni az adatok védelmét, biztonságát, az adatmegőrzés,

adatfeldolgozás törvényi előírásait. Jelenleg (2014-ben) hatályos: a 2011. évi CXII. törvény az

információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról, amelynek alapvető célja, hogy a

természetes személyek magánszféráját az adatkezelők tiszteletben tartsák, valamint a közügyek át-

láthatósága a közérdekű és a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez és terjesztéséhez fű-

ződő jog érvényesítésével megvalósuljon.

A törvény hatálya kiterjed a Magyarország területén folytatott minden olyan adatkezelésre és adat-

feldolgozásra, amely természetes személy adatait, valamint közérdekű adatokat vagy közérdekből

nyilvános adatokat érint. Ezt a törvényt kell alkalmazni a teljesen vagy részben automatizált esz-

közzel, valamint a manuális módon végzett adatkezelésre és adatfeldolgozásra egyaránt.

Kulcsfogalmai: az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló

2011. évi CXII. törvény alapján

érintett: bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy - közvetlenül vagy

közvetve - azonosítható természetes személy;

személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat - különösen az érintett neve, azonosító

jele, valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális

azonosságára jellemző ismeret -, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó kö-

vetkeztetés;

különleges adat:

a) a faji eredetre, a nemzetiséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a val-

lásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, a sze-

xuális életre vonatkozó személyes adat,

b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre vonatkozó személyes adat, valamint a bűn-

ügyi személyes adat;

közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meg-

határozott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére

vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fo-

galma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, füg-


46

getlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatás-

körre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére

is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra,

valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat;

közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat,

amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény

közérdekből elrendeli;

hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes és határozott kinyilvánítása, amely megfelelő

tájékoztatáson alapul, és amellyel félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó szemé-

lyes adatok - teljes körű vagy egyes műveletekre kiterjedő - kezeléséhez;

tiltakozás: az érintett nyilatkozata, amellyel személyes adatainak kezelését kifogásolja, és az

adatkezelés megszüntetését, illetve a kezelt adatok törlését kéri;

adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező

szervezet, aki vagy amely önállóan vagy másokkal együtt az adatok kezelésének célját meg-

határozza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza

és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja;

adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy

a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása,

megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehan-

golása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további

felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a

személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta,

íriszkép) rögzítése;

adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé té-

tele;

nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;

adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem

lehetséges;

adatmegjelölés: az adat azonosító jelzéssel ellátása annak megkülönböztetése céljából;

adatzárolás: az adat azonosító jelzéssel ellátása további kezelésének végleges vagy meghatá-

rozott időre történő korlátozása céljából;

adatmegsemmisítés: az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;

adatfeldolgozás: az adatkezelési műveletekhez kapcsolódó technikai feladatok elvégzése, füg-

getlenül a műveletek végrehajtásához alkalmazott módszertől és eszköztől, valamint az alkal-

mazás helyétől, feltéve hogy a technikai feladatot az adatokon végzik;

adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendel-

kező szervezet, aki vagy amely szerződés alapján - beleértve a jogszabály rendelkezése alap-

ján kötött szerződést is - adatok feldolgozását végzi;

adatfelelős: az a közfeladatot ellátó szerv, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő

közérdekű adatot előállította, illetve amelynek a működése során ez az adat keletkezett;

adatközlő: az a közfeladatot ellátó szerv, amely - ha az adatfelelős nem maga teszi közzé az

adatot - az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatait honlapon közzéteszi;

adatállomány: az egy nyilvántartásban kezelt adatok összessége;

harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem ren-

delkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel vagy az adatfel-

dolgozóval.


47

Célszerű megismertetni a tanulókkal a minősített adatok kezelésének szabályait is, melynek hatá-

lyos rendelkezése a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény. Ennek keretében tisz-

tázhatóak az adatkezelés során alkalmazott olyan fogalmak, mint titkos, bizalmas, szigorúan titkos,

korlátozott terjesztésű adat, valamint kezelésük, felhasználásuk szabályai is.

Ajánlott tanulói tevékenységforma

A kulcsfogalmak, kezelési szabályok, rendelkezések tisztázása lehetséges tanulói kiselőadások ke-

retében, amelyeket követhet konzultáció személyes vagy életszerű példák, problémák bemutatása,

elemzése.

A munkahelyi gyakorlat bemutatása különösen a felnőttképzésben lehet hasznos tevékenység-

forma.

A kiselőadások, tanulmányok, egy-egy téma esszészerű kifejtése jó alkalmat teremt arra, hogy a

tanulók megismerjék és értelmezzék az elkészítéséhez használt írott szakmai anyagot, annak stílu-

sát, logikáját.

Ha a tananyag számonkérésére kerül sor, ajánlható a teszt vagy egy-egy probléma – jogszabályi

rendelkezéssel alátámasztott – értelmezése.

Elektronikus dokumentumkezelés

Ehhez a tananyagrészhez kapcsolni kell az elektronikus dokumentumkezelés gyakorlatát is. A

képzés szükséges tárgyi felszerelése: egy korszerű dokumentumkezelő rendszer (vagy demo prog-

ramjának) telepítése a számítógépekre – természetesen gyakorlási céllal. A piacon nagyon sokféle

ilyen jellegű szoftvert kínálnak az erre szakosodott cégek, mindegyik megismerése – különösen

felhasználói szinten – lehetetlen lenne. Legalább egy program megismerése viszont alkalmat ad

arra, hogy a tanulóknak legyen valamiféle rálátásuk, összehasonlítási alapjuk a hagyományos (pa-

píralapú) és elektronikus dokumentumkezelő rendszerek között, illetőleg az Irodai asszisztens szak-

képesítésben vizsgázó egyik gyakorlati feladata a rendelkezésére álló elektronikus dokumentumke-

zelő rendszerben történő iratkezelés bemutatása.

Irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök használata

A dokumentumkészítés, -tárolás, sokszorosítás, továbbítás stb. tevékenységeknek nélkülözhetetlen

tárgyi feltételei a különböző irodatechnikai, információs és kommunikációs eszközök. A képző in-

tézménynek rendelkeznie kell a képzéshez és vizsgáztatáshoz szükséges eszközökkel, felszerelé-

sekkel: számítógép (internet-hozzáféréssel, korszerű szoftverekkel, irodai programcsomaggal, ikta-

tóprogrammal), nyomtató, szkenner, fénymásoló, telefon, fax, egyéb irodatechnikai eszközök

(hőkötő, lamináló, spirálozó gép), hangrögzítő eszközök stb.

Az irodatechnikai és kommunikációs eszközök sokféleségével találkozhatunk a termékpiacon. Ter-

mészetesen senkitől nem várható el, hogy mindegyik típust rutinosan használjon, de elvárható, hogy

a mindennapok során a munkájában alkalmazott eszközöket, berendezéseket gyakorlottan kezelje.

Ugyanígy meg kell követelnünk a tanulóktól, hogy az irodai munka során alkalmazott gépek, esz-

közök funkciójával, alapvető működési elvükkel tisztában legyenek, továbbá a képző intézményben

és/vagy a szakmai gyakorlat helyszínén használt gépeket, eszközöket a dokumentumok készítésé-

vel, sokszorosításával, továbbításával, illetőleg kezelésével összefüggésben alkalmazni tudják – be-

tartva a munkabiztonsági előírásokat.


48

Ehhez a tevékenységhez az oktatás során meg kell teremteni a lehetőséget (l. tárgyi eszközök biz-

tosításával, illetőleg feladatok meghatározásával), tudatosítani a tanulókban az eszközök gazdasá-

gos és takarékos működtetésének elvárásait, feltételeit. Fel kell hívni a figyelmüket arra, hogy a

felesleges, hibás, téves nyomtatás, sokszorosítás milyen anyagi költséggel jár és mekkora a környe-

zetterhelő hatása. A figyelemfelhívás mellett azonban mindig meg kell mutatni az ésszerűbb, prak-

tikusabb eljárásokat, megoldásokat is.

A felnőttképzésben fel kell hívni a tanulók figyelmét a rutinszerű munkavégzés mellett a tudatos

tevékenységre, különösen a gazdaságossági és takarékossági szempontokra. Feladat lehet: figyeljék

a saját és a munkatársaik napi gyakorlatát az eszközkezeléssel összefüggésben és számoljanak be a

tapasztalatokról.

A témakör tanításához és tanulásához ajánlott szakirodalom

(pedagógusok és tanulók számára)

Boros Anita, Kissné Szabó Krisztina, Szabó Tamásné, Riedl Lászlóné, Riedl László, Holpárné Póta

Edit: Ügyiratkezelés (Elméletben és gyakorlatban), Közigazgatás Módszertani Bt. (2007)

Balla Katalin, Vacha Ferenc: Ügyiratkezelői kézikönyv, EGO Kiadvány (2007)

D. Mónus Erzsébet, Dobi Tibor: Ügyintézői ismeretek, Képzőművészeti Kiadó (2006)

335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követel-

ményeiről


49

Ajánlások a Hivatali, üzleti élet levelezésének lebonyolítása témakörhöz

Ebben a témakörben kerülhet sorra az üzleti élet gazdasági szereplői között fennálló és a hivatalos

szervekkel való kapcsolat során keletkező, valamint a munkavállaláshoz köthető iratok, levelek,

dokumentumok megismerése, készítése.

A témakör tananyagtartalmának előfeltételei

Az irat- és dokumentumszerkesztés alapjaival már tisztában van a tanuló, hiszen az egyszerű iratok

és a belső szervezetek közötti kapcsolat hatékonyságát szolgáló iratok készítése során ezeket a kö-

vetelményeket megismerte és – feltehetően – feladatai során be is tartott. A hivatali és üzleti élet

kapcsolataiban keletkező levelek készítése során is ezt kell alapul venni: szakmai-tartalmi, nyelvi-

nyelvhelyességi-stilisztikai-helyesírási, valamint formai-esztétikai követelmények.

A hivatali és üzleti élet levelezésének lebonyolításához a tanulónak ismereteket kell szerezni arról

a szakmai háttérről, amelynek körülményei között az iratok, dokumentumok megszületnek: az üzleti

élet kereskedelmi ügyletének elemeiről, a hatósági ügyintézés folyamatáról, valamint a munkaügyi

szabályozásokról, eljárásokról. Ezeket az ismereteket tantárgyi koncentráció segítségével feleleve-

níthetjük és építhetünk rá a dokumentumok készítése során, hiszen a gazdasági és jogi ismeretek

tantárgy keretében – feltehetően – elsajátították. Sajnos – a kerettanterv szerinti időrendben – a

levelezési ismeretek utáni időszakra kerültek az üzleti és hivatalos élet szereplőinek kapcsolattartá-

sát meghatározó kommunikációs és protokollismeretek.

Ezért az üzleti/hivatali levelezés témakörében (is) tudatosítani kell a tanulókban legalább az alábbi-

akat:

A szervezetek hatékonysága, eredményessége, jó hírnevének kialakítása és megőrzése függ-

het attól, hogy mennyire sikeresen tudja a gazdaság különböző szereplőivel kiépíteni, fenn-

tartani kommunikációját és mennyire tudnak hatékonyan együttműködni.

A kapcsolattartás leggyakoribb eszközei: a szóbeli, személyes megbeszélések, tárgyalások,

viták, informálódások, telefonos és egyéb kommunikációs eszközökön történő megkeresé-

sek mellett a különböző írásbeli formák.

Az írásbeli kapcsolattartásnak az egyik leghatékonyabb eszköze az üzleti/hivatali levél,

amelyben bizonyos protokolláris, alaki-formai, nyelvi, nyelvhelyességi szabályok betartása

mellett a szervezet érdekében – gyakran a gazdálkodással, ügyek intézésével összefüggésben

– információkat közlünk vagy kérünk.

Az üzleti/hivatali levelezés – az egyszerű és a belső, szervezeti kapcsolattartáshoz hasonlóan

– folyhat a hagyományos, papírhoz kötött módon vagy elektronikusan.


50

I. Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei

Az emberek nagy többsége nehezen szánja rá magát a levélírásra, mert érzi, tudja, hogy a leírt szó-

nak súlya van és sokkal több kötöttséggel jár, mint a szóbeli közlés. A tanulóknak azonban el kell

fogadniuk, hogy a gazdasági szervezetek szempontjából fontos ügyekben, valamint a korrekt és

megbízható üzleti kapcsolatok létrejötte, fenntartása és megerősítése érdekében még ma is az egyik

legmegbízhatóbb eszköz a papíralapú üzleti levél. Lehet, hogy nem a leggyorsabb módja a kapcso-

lattartásnak, de a jól megírt üzleti levél alapja lehet az egyenrangú partneri viszonyt feltételező,

tisztességes, korrekt, megbízható együttműködésnek.

Ki kell emelni az üzleti levéllel szemben támasztott legalapvetőbb követelményeket:

Tartalmilag (szakmailag) pontos, félreérthetetlen, egyértelmű adatokat, tényeket, körülmé-

nyeket tartalmazzon. Törekedni kell elkerülni, hogy a címzett vagy bárki más a levélíró

szándékával ellenkezően értelmezhesse, illetőleg félreértelmezze a szöveget, és ezért vitára

kerüljön sor, vagy téves, hibás adatok miatt meghiúsuljon az üzlet.

Az írásban közölt információink, szándékaink legyenek érthetőek a címzett(ek) számára. Ha

a leírtak értelmezése gondot okoz, a közlésünk szándéka sem tölti be funkcióját. Ezért az

üzenet tartalmától függően:

› szükséges a mondanivaló logikus felépítése (l. a háttérkörülmények, előzmények

pontos, precíz felvázolása, tények, adatok egyértelmű közlése, következmények be-

mutatása);

› elvárás a rövid, tömör, szabatos fogalmazás, de ez nem mehet az információk tel-

jességének rovására;

› az őszinte és nyílt információ közléséhez igyekezzünk a legmegfelelőbb nyelvi for-

mát megválasztani, ugyanakkor ügyelni kell arra, hogy a túlzott udvariasság, aláza-

tosság határozatlanság látszatát keltheti;

› a hibás gépelés, helyesírás, nyelvhelyesség sokat ronthat levelünk – általa szerve-

zetünk – imázsán, a hibátlanság szinte magától értetődő elvárás.

A levél szakmai tartalmát és nyelvi megjelenését a közlés funkciója, formáját pedig az írás-

beli kapcsolattartás illemszabályai határozzák meg.

A tananyag kulcsfogalmai:

- üzleti kapcsolatok: gazdasági szereplők (üzleti partnerek, termelők és fogyasztók, eladók és

vevők, hirdetők és érdeklődők stb.) közti kapcsolat, melynek célja lehet gazdasági együtt-

működés, befektetés vagy adásvétel létrejötte;

- kapcsolattartási formák: közvetlen (személyes) és közvetett (írásbeli, telefonon történő,

elektronikus úton történő) kommunikáció;

- kereskedelmi, üzleti folyamat: érdeklődés, tájékoztatás, ajánlatkérés, ajánlat, megrendelés,

megrendelés visszaigazolása, megállapodások, szerződések, teljesítés, szállítás, fuvarozás,

hibás teljesítés, kiegyenlítés.


51

A tananyagban fejlesztendő főbb tulajdonságkompetenciák:



A hivatali, üzleti élet levelezésé-

nek lebonyolítása

FELADATOK







Üzleti levelet készít a hivatali, üzleti élet elvárásainak megfelelően x

Táblázatba adatokat tölt fel és megszerkeszti a táblázatot x

Kimutatást, diagramot készít, számításokat végez táblázatkezelő prog-

rammal x

Adatbázist tölt fel és egyszerű szűréseket végez x



Idegen nyelvű dokumentumokat másol legalább egy idegen nyelven x



SZAKMAI ISMERETEK



A táblázatkészítés műveletei x

Az adatbázis készítésének műveletei x

Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelményei x

Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei x



SZAKMAI KÉSZSÉGEK



Olvasott és hallott szakmai szöveg megértése xx





Precizitás x




Motiválhatóság x






52

Alkalmazható tanulói tevékenységformák – részletesen l. az iratkészítés általános leírásánál

Másolhatja a tanuló a megadott minta szerint a levelet.

Készítheti az iratot folyamatosan írott (l. adatok, szöveg) tömbformátumból, kézírásos, fe-

lülírt, korrektúrázott szövegből, diktálás után, megadott szerkesztési utasítások alapján.

A hiányzó adatok és szövegrészletek kiegészítésével a levél tartalmi, logikai összefüggéseire

kell koncentrálnia a tanulónak.

Szituáció és közlési szándék ismeretében a levélszöveg meghatározott részleteinek vagy tel-

jes egészének megfogalmazása jelentheti a legmagasabb szintű feladatmegoldást.

Felnőttképzésben munkahelyi levelek tartalmi, nyelvi, formai szempontú elemzése – a bi-

zalmas adatok, információk eltakarásával.

Az üzleti levelek fajtái

A kereskedelmi ügyletet kísérő iratokat – a kapcsolat folyamatát végigkísérve – az alábbi

csoportosításban ajánlott sorra venni:

A kapcsolat megteremtését szolgáló levelek: érdeklődés, tájékoztatás, ajánlatkérés, ajánlat.

Az adásvételi megállapodás iratai: megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szerződés (pl.

adásvételi).

A teljesítés zavaraihoz kapcsolódó levelek: akadályközlés, módosítási javaslatok elfoga-

dása, elutasítása stb.

A teljesítéshez kapcsolódó dokumentumok: szállítási értesítés, fuvarlevél, számla.

Teljesítés utáni problémák: reklamálás, engedménykérés, rendelkezésre bocsátás stb.

Az egyes típusú levelek tartalmi meghatározásán túl az iratok megszerkesztésére kell nagy figyel-

met fordítani. Különösen fontos ez a felnőttképzésben, mivel – a tapasztalatok szerint – az egyes

munkahelyekről eléggé sok irat kerül ki nem egyértelmű vagy zavaros tartalommal, jellegtelen stí-

lusban megfogalmazva, elnagyolt szerkesztéssel, igénytelen külalakkal.

Az üzleti levél formája

Az üzleti levelek megjelenésére, formájára nincs szigorú formai előírás (szabvány). Többnyire

azonban az üzleti élet udvarias kapcsolattartási szokásainak megfelelően és az évtizedek során ki-

alakult levelezési gyakorlat szerint készülnek az iratok, levelek, amelyek a technikai eszközök fej-

lődésének köszönhetően egyre igényesebb, esztétikus formát ölthetnek.

A szövegszerkesztők formázási funkciói határtalan megoldásokat kínálnak számunkra, amelyekkel

azonban nem lehet ugyanilyen határtalan módon élni. Az üzleti levelek többnyire visszafogottság-

ról, a formai megoldások összhangjáról, a levél tartalmának és formájának egymást erősítő egysé-

géről tanúskodnak. Akkor jó egy üzleti levél, ha az olvasó figyelmét nem a külső megjelenés köti

le – főleg nem a gépelési, helyesírási, nyelvhelyességi hibák, formai kilengések, ízléstelenségek

terelik el –, hanem az a tartalomra, az üzenetre irányul. Az alkalmazott formai megoldásoknak is

ezt a célt kell szolgálniuk.

Az alábbiakban bemutatunk egy üzleti levélsémát (és részletes leírását), amely nem jelent feltétlenül

követendő példát. Ez a forma azonban az oktatásban kialakult és alkalmazott sokéves tapasztalat és

a munkahelyi gyakorlat széles körében megerősítést nyert praktikus és esztétikus megjelenését teszi


53

lehetővé az üzleti levélnek. A szerkesztési ajánlás a szövegszerkesztő programok által kínált legop-

timálisabb funkciók figyelembevételével készült.

Az üzleti levél ajánlott sémája

Cégnév

Cím

Telefonszám:

Elektronikus cím (e-mail, honlap):

Címzett cég neve Helység, <Aktuális dátum>

Címzett személy neve Iktatószám: <Szám>/<Aktuális év>.

Címzett személy beosztása Ügyintézőnk: <Teljes név>

Hivatkozási szám: <Szám>/<év>.

Helységnév Ügyintézőjük: <Teljes név>

Címzett címe (u., hsz. vagy pf. )

Irányítószám (Utána 12 pt térköz)

Elsőbbségi!

Ajánlott! (Utána 12 pt térköz)

Tárgy: (Utána 24 pt térköz)

Megszólítás!

(Szöveg kezdete)

(Új bekezdés)

(Utolsó bekezdés)

Tisztelettel (Utána 36 pt térköz)

<Aláírás>

beosztás (Utána 12 pt térköz )

Melléklet: 1 db

Egyéb adatok (például fax, honlapcím, e–mail cím, ”Sürgős!” stb. )

Logo

Ezeket az adatokat a dokumentum élőfejében helyezzük el – általában balra vagy középre rendezve, szegélyvonallal elválasztva a levél törzsétől. Az élőfej utolsó sora utáni térköz

mértéke legalább 24 pont (rövid levél esetén több is lehet).

A levélben – szimpla sorközt használunk; – alkalmazzuk az automatikus elválasztást; – a bekezdések közötti térköz értéke 12 pont – ki-

véve a felsorolás elemeit; – a sorokat sorkizártra igazítjuk.

Az iratkezelési adatoknál a bekezdések közötti térköz értéke: 0 pt

Ezek az adatok a dokumen-tum élőfejében vagy élőlábá-

ban is elhelyezhetőek!

A tárgy nagybetűvel kezdődik, utána kettőspont és aláhúzzuk. A megnevezés nagy kezdőbetűs, utána nem kell pont.


54

Az élőfej és élőláb kialakítása

Az élőfejben kap helyet a feladó cég neve és kommunikációs adatai (levelezési vagy/és működési

telephelyének címe, telefonszáma, faxszáma, a honlap és e–mail címe). Hosszú adatsor esetén az

elérhetőségeket meg lehet osztani, a másodlagos címek (pl. postafiók, fax, honlap, e-mail) az élő-

lábban is elhelyezhetőek. Az élőfejben a bal margóhoz, középre vagy a jobb oldali margóhoz iga-

zítjuk az adatokat. Ezek elrendezésétől függ a cég logójának elhelyezése.

Az élőfej a munkahelyi gyakorlatban a levél állandó eleme (esetleges változáskor módosítani lehet).

Ezért a levélséma elkészítésekor cégjelzésként (cégfeliratként) funkcionál, helyettesíti a korábbi

években használt előre nyomott, cégfeliratos levélpapírt.

A cégfelirat – élőfej kialakítása – nemcsak arra szolgál, hogy a cégen belül egységes adatokkal

dolgozzunk, hanem tükrözi a cég arculatát is.

Célszerű lehet egy-egy élőszerű levél cégjelzéseinek elemzése is egyrészt az esztétikus kialakítás,

másrészt az igénytelen, elnagyolt megoldások szembesítése érdekében. A felnőttképzésben a mun-

kahelyi változatok összevetése mutathatja legszemléletesebben az egyes alkalmazások közötti kü-

lönbségeket.

A levélfejrész kialakítása (ajánlás)

Adatai:

- a címzés – címzett neve, címe, irányítószáma,

- a postai utasítás – pl. Ajánlott! Elsőbbségi!

- a keltezés (a szöveg alá is kerülhet),

- az irattározási és hivatkozási adatok,

- a tárgy megjelölése.

A fejrészbe kerülő adatok elhelyezését a jobb oldali adatblokkal kezdjük. Ezeket az adatokat egyen-

ként több sorba nem lehet tagolni, így például a keltezés hosszától függ, hogy a vele egy sorban, bal

oldalon kezdődő címzett neve kifér–e egy sorba, vagy szükséges tagolni kettőbe, esetleg háromba.

Kétoszlopos táblázatban vagy balra pozícionált tabulátorral lehet egyszerűen és gyorsan megfor-

mázni. Ügyelni kell arra, hogy a balra tabulált adatblokk legutolsó karaktere a jobb oldali margóig

érjen.

Az iratkezelési adatok elhelyezése

Az iratkezelési adatok elsősorban az irat azonosítását szolgálják, de a gyors ügyintézést, az irat

visszakeresését is segíthetik, és hivatkozási alapot is jelentenek. Ezért különös pontossággal kell

feltüntetni a levélben ezeket az információkat.

A keltezés az élőfej után legalább 24 pt térköz után a levél jobb oldalára kerül (a címzés első sorával

megegyező helyre). Írhatjuk a szöveges rész alá is – 12 pt távolságra az utolsó sortól –, de fontos

iratkezelési adat, így inkább itt van a helye. Először a helységnevet, majd az évet, hónapot és a napot

írjuk. A hivatalos levelekben – az egyértelmű azonosítás miatt – nem írunk rövidített dátumformát,

bár a helyesírási szabályok ezt megengedik.

Az iktatási és hivatkozási adatokat közvetlenül a keltezés alá, 0 pt térközökkel, a levélfejrész jobb


55

oldalára, a keltezéssel azonos helyen kell kezdeni – ügyelve a bal tabulátor és az írásjelek helyes

használatára.

Az iktatószám és hivatkozási szám rövidített formában is szerepelhet (Ikt.szám: vagy Hiv. sz.:), de

udvariasabb a teljes alakot használni. Helyettük előfordulhat a Levelünk jele és Levelük száma kife-

jezés is. Az ügyintéző helyén pedig állhat: Ügyintézőnk – Ügyintézőjük; Előadójuk – Előadónk meg-

nevezés is. Hivatkozási számot csak válaszlevél esetén használunk, ennek hiányában az adatmeg-

nevezőt sem kell feltüntetni.

Budapest, 2014. április 10. Iktatószám: 64/2014. Hiv. szám: 120/2014. Ügyintéző: Találó Tímea A címzett adatait a feladó adatai (l. élőfej) alatt legalább 24 pt értékű térköz kihagyásával a balol-

dali lapszéltől kezdve írjuk. Ezek között csak a levél célba juttatásához szükséges adatokat tüntetjük

fel.

A címzett neve állhat a cég nevéből, személynévből és a személy beosztásából. A hosszú cégnevet

két–három sorba is elrendezhetjük, ügyelve a tartalom szerinti tagolásra (elválasztást nem alkalmaz-

hatunk, mint ahogyan a rövidítés sem udvarias). A cégen belüli egységek (osztályok, csoportok stb.)

megnevezése szorosan a cégnév alatt szerepel (helyesírására vonatkozóan lsd. a Magyar helyesírás

szabályai 189. pontját).

Ha a levél személynek szól, nevét (esetleg beosztását) üres sor kihagyása nélkül írjuk a cégnév alá.

A címzésben a beosztás kisbetűvel kerül a név mögé vagy alá attól függően, hogy melyik elhelye-

zéssel kapunk esztétikusabb címzésformát.

A postacímet vagy a közigazgatási címet a címzett megnevezése után – egy sor, illetve 12 pt térköz

kihagyásával írjuk. Először a helységnevet (aláhúzva, 5 vagy kevesebb leütésszám esetén min. 2 pt

ritkítással), majd közvetlenül alá az utca megnevezését és a házszámot, illetőleg a postafiókszámot

írjuk (Postafiók 6 vagy Pf. 6). A következő sorba kerül az irányítószám. Ezt nem ritkítjuk, és utána

nem szabad pontot tenni.

VASAS Kft. Vasas Ferenc telepvezető

Debrecen Kórház u. 21. 4232

SZÍNFOLT Festéküzlet Csetneki Tibor üzletvezető

E g e r Hegymenet u. 5. 3050


56

Vásárhelyi Pál Szakközépiskola és Diákkollégium Tasi–Nagy Elemér igazgatóhelyettes Budapest Pf. 25 1120

Az Elsőbbségi! Ajánlott! Tértivevényes! postai utasítás megnevezését a címzés alatt 12 pt mértékű

térköz kihagyásával tüntetjük fel és aláhúzzuk. Ha két utasítás is szerepel a levélben, közöttük 0 pt

térközt kell állítani.

A tárgy az írásban közölt üzenet lényegének rövid összefoglalása. A címzés vagy a postai utasítás

után 12 pt térköz távolságra írjuk. A Tárgy: szót aláhúzzuk (a kettősponttal együtt), majd utána

nagybetűvel kezdjük a megnevezést, amelyet címként kezelünk, ezért utána nem kell pontot tenni.

A tárgy a jobb margóig írható, de ha ennél hosszabb, az írást a tárgy megnevezése alatt kell folytatni.

Ez függő behúzással egyszerűen megoldható.

IGRICE Hotel Tóth Emma igazgató

P é c s Sátor u. 5. 7650

Elsőbbségi!

Tárgy: Értesítés termék kiszállításáról

IPC Kft. Kiss Ferenc igazgatóhelyettes

Kisvárda Toldi u. 26. 4600

Tárgy: Tájékoztatás mobileszközök szervizhálózatának kiépítéséről

A szövegblokk kialakítása

A megszólítás

Az üzleti élet illemszabályai szerint a partnert illik megszólítani, különösen akkor, ha üzleti kap-

csolatban állunk vele. A megszólítás két tagból áll: a megszólított és jelzője kapcsolatából. A meg-


57

szólítás utalhat a kapcsolat jellegére, az üzenetben foglalt tartalomra, a közlés szándékára, a cím-

zettnek az adott ügyben elfoglalt szerepére, beosztására, de a név vagy nem(ek) szerinti megszólítás

sem udvariatlan.

A megszólítás jelzői elemére a legelfogadottabb a "tisztelt" szó, de közelebbi kapcsolat esetén a

"kedves" jelző is használható.

Kedves Vásárlónk! Tisztelt Elnök Úr! Tisztelt Hölgyem! Kedves Takács Szilvia! Tisztelt Kovács Péter Igazgató Úr!

A megszólítást a tárgy megnevezése után 24 pt mértékű térköz után, minden főnévi elemét nagy

kezdőbetűvel írva. A megszólítás után felkiáltójelet teszünk: Tisztelt Igazgató Úr! Tisztelt Asszo-

nyom! Tisztelt leendő Ügyfelünk! A kapcsolat kezdeményezőjeként udvarias gesztus, ha valamilyen

forrásból (l. internet, telefonos érdeklődés, valamilyen adatbázis stb.) megkeressük a címzett szer-

vezet vezetőjének (vagy az irat tartalmának megfelelő érintett személy) nevét, és nem általánosság-

ban szólítjuk meg (pl. Tisztelt Címzett!).

A levél szövege

Mint minden írásmű – a levél szövege is – három részre tagolódik: bevezetés, tárgyalás, befejezés.

A hosszabb terjedelmű leveleket ennél több bekezdésre is lehet tagolni. A lényegkiemelésnek is

fontos és célszerű eszköze a világos, könnyen áttekinthető elrendezés.

Egy levél írásképe akkor rendezett, ha a bekezdések formázása egységes. A bekezdések között ál-

talában 12 pt mértékű térközt hagyunk (kivéve felsoroláskor), de élhetünk az első sor behúzásának

lehetőségével is (mértéke: 1–2 cm). Esztétikus a sorkizárt bekezdésforma alkalmazása a szöveg-

szerkesztő automatikus elválasztási funkciójának bekapcsolásával. A különösen fontos részeket a

szövegszerkesztő nyújtotta kiemelési lehetőségekkel (különböző betűstílusokkal, bekezdésformá-

zással, középre rendezéssel, felsorolás kialakításával stb.) tehetjük még hangsúlyosabbá.

A levél szövegébe beszúrhatunk képet, táblázatot, olykor hasábok kialakítására is sor kerülhet.

Az elköszönő, üdvözlő szavakkal a levélíró tiszteletét fejezi ki a címzett iránt. Általánosan elfoga-

dott forma: Üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönettel (kérés esetén), illetőleg ezek kombinációja: Köszö-

nettel és üdvözlettel.

Ügyeljünk rá, hogy az üdvözlő formula mindig összefüggésben legyen a megszólítással, annak stí-

lusával. Ezek a szövegtől – esetleg keltezéstől – számított 12 pt távolságra, általában a levélpapír

bal oldalára kerülnek. Jobbra akkor helyezzük, ha az aláírásnak is itt van a helye.

Az elköszönési formulák nagybetűvel kezdődnek és utánuk semmilyen írásjelet nem teszünk.

Az aláírásrész kialakítása

Az aláírásrész magában foglalja az aláíró (egyben a levélben közölt tartalomért is felelősséget vál-

laló) személy(ek) nevét, azonosító adatait (ezek lehetnek: a beosztás, csoporthoz tartozás vagy sze-

mélyes adatok, például lakcím, azonosító számok stb.), valamint a melléklet(ek) feltüntetését.

Az aláírás


58

A levelet küldő cég nevét (címét) – ha élőfejben helyeztük el – nem szükséges az aláírásrészben

feltüntetni. A cégbélyegző használata sem kötelező. Valamely felelősséget vállaló személy hiteles

aláírása nélkül azonban nem továbbíthatjuk levelet. Több címzettnek szóló, azonos tartalmú levél

esetén a személy neve mellett s. k. jelzést kell tennünk (ez esetben a kézi aláírás elhagyható vagy az

eredeti példány sokszorosítható).

A levél szövegétől – a keltezéstől vagy az elköszönő szavaktól – számított 36 pt térköz után írjuk a

levelet író és aláírási joggal megbízott személy(ek) nevét. A hivatali beosztást az aláírás alá – balra

vagy a névhez viszonyítva középre igazítva –, kisbetűvel kezdve helyezzük el.

Az aláírási részt kezdhetjük a bal margónál, de jobbra helyezve is; két aláírás esetén a levél bal,

illetve jobb oldalára. Az aláírás jobb oldali elhelyezésekor ügyeljünk arra, hogy az adatok bal olda-

lon egymás alatt kezdődnek, és a leghosszabb adat utolsó leütése a jobb margóig ér. Az aláírások

egymás alatt is elhelyezhetők, egymástól 36 pt mértékű térköz távolságra. A levélre a cégbélyegzőt

– ha használata szükséges – úgy kell elhelyezni, hogy az aláírás jól olvasható legyen.

Üdvözlettel

Hamar Evelin termékmenedzser

Melléklet: termékminta

Melléklet: 1 db Tisztelettel

Tassi Veronika irodavezető

Várjuk érdeklődésüket.

Hetey Melinda Hódosi Nikoletta ügyvezető igazgató termékmenedzser

Melléklet(ek) jelzése

Ha a levélhez melléklet is tartozik, azt a levél megfelelő részében kell feltüntetni. Az aláírás után

12 pt térköz távolságra a baloldali margótól kezdve írjuk, majd aláhúzzuk. Ha több melléklet van,

ezeket darabszámmal jelöljük, vagy külön–külön felsorolva (felsorolásjellel ellátva vagy számozott

felsorolásként) is írhatjuk. A melléklet megnevezését akkor kezdjük nagy kezdőbetűvel, ha nemcsak

a tartalomra utalunk, hanem pontosan ugyanaz a neve, mint a csatolt mellékletnek

(pl. Jelenléti ív)


59

Melléklet: 2 db Melléklet: áruminta Melléklet:

- áruminta

- megrendelőszelvény

1 db melléklet

Felnőttképzésben nem maradhat el a munkahelyen alkalmazott megoldások bemutatása és elemzése

sem, amely nem jelenthet csupán kritizálást, hanem sokkal inkább a jó és rossz, helytelen vagy

kevésbé esztétikus megoldások összevetését.


60

II. A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai. Hivatalos levelek fajtái.

A tananyag célja megismertetni a tanulókkal a közigazgatási eljárás folyamatában keletkező iratok

fajtáit, készítésük tartalmi, nyelvi, formai és jogi szabályozását. El kell érni, hogy a tanulók képesek

legyenek a különböző hatóságokhoz címzett, vagy általuk készített dokumentumokhoz információ-

kat, nyomtatványokat, változó jogi szabályozásokat, címeket stb. CD-jogtárban vagy/és interneten

keresni, letölteni és munkájuk során alkalmazni – betartva az adatvédelmi szabályokat.

A tananyag előfeltételeként a tanulóknak meg kell ismerniük a hivatalos eljárás során az iratokkal

kapcsolatos ügyintézői teendőket, az iratkezelés szabályait, valamint az ügyfelekkel, a hatóságok-

kal, egyéb szervekkel való írásbeli kapcsolattartás teendőit, adott témakörben a jogszabályi környe-

zetet.

Ajánlottan:

2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabálya-

iról (Ket.).

335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános

követelményeiről.

A tananyagrészben fejlesztendő kompetenciák:



A hivatali, üzleti élet levelezésének le-

bonyolítása

FELADATOK





Kéziratról, javított, felülírt dokumentumról másol és megszer-

keszti azt x




Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, va-

lamint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket x

SZAKMAI ISMERETEK



Az iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi követelmé-

nyei x

A hivatalos szervekkel való kapcsolattartás iratai x

Az üzleti élet gazdasági, kereskedelmi levelei x




61




bonyolítása

SZAKMAI KÉSZSÉGEK





Információforrások kezelése (szabályok, előírások, rendelkezé-

sek) x



Precizitás x








A tananyagrész kulcsfogalmai:

- közigazgatási eljárás: törvény által szabályozott eljárásrend, a hatósági ügyek intézésének

folyamata (l. 2004. évi CXL. törvény a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás álta-

lános szabályairól);

- hatóság: a közigazgatási eljárás szerint tevékenykedő, a közhatalom szolgáltató funkcióját

kifejezésre juttató szervezet, amely védi az ügyfelek jogait, a kötelességek teljesítése terén

pedig az önkéntes jogkövetés útját biztosítja.

- ügyfél: az a természetes vagy jogi személy, továbbá jogi személyiséggel nem rendelkező

szervezet, akinek jogát vagy jogos érdekét az ügy érinti, akit hatósági ellenőrzés alá von-

tak, illetve akire nézve a hatósági nyilvántartás adatot tartalmaz;

- beadvány: kérvény, kérelem, igénylés, panasz, feljelentés, bejelentés, javaslat, fellebbezés;

- hatáskör: törvény által meghatározott hatósági feladatok;

- illetékesség: az ügyfél lakóhelye, tartózkodási helye, ennek hiányában értesítési címe (lak-

címe), illetve székhelye, telephelye, fióktelepe; az ügy tárgyát képező ingatlan, tevékeny-

ség vagy cselekmény helyszíne;

- eljárás folyamata: tényállás tisztázása, idézés, végzés, határozat, fellebbezés, ügyintézési,

fellebbezési határidő.


62

- idézés: akinek személyes meghallgatása az eljárás során szükséges, a hatóság határnap

vagy határidő megjelölésével arra kötelezi, hogy előtte vagy a megjelölt helyen jelenjen

meg;

- igazolási kérelem: aki az eljárás során valamely határnapot, határidőt önhibáján kívül el-

mulasztott, igazolási kérelmet terjeszthet elő, melynek elfogadásáról vagy elutasításáról a

hatóság dönt.

- határozat: az ügy érdemében meghozott hatósági döntés;

- végzés: az eljárás során felmerült kérdésekben meghozott döntés (pl. igazolási kérelem el-

fogadása, elutasítása).

- határidő: A határozatot, az eljárást megszüntető végzést, valamint a másodfokú döntést

hozó hatóságnak az első fokú döntést megsemmisítő és új eljárásra utasító végzését meg-

határozott időtartamon belül kell meghoznia.

A tananyag feldolgozása során célszerű követni a közigazgatási eljárás folyamatát, és hozzákap-

csolni az eljárás során keletkező iratokat az alábbiak szerint:

1. A közigazgatási eljárás megindításának alapvető módjai

a) hivatalból,

b) az ügyfél kezdeményezésére

› szóban l. jegyzőkönyv felvétele,

› írásban l. beadványok: panasz, bejelentés, javaslat, kérvény, igénylés stb.,

› elektronikusan l. elektronikus beadványok online ügyintézés.

2. Hatáskör és illetékesség vizsgálata: iratáttétel hivatalból l. szervezetek (hatóságok) közötti

levelezés.

3. A tényállás tisztázása: értesítés, idézés, tanú meghallgatása, ügyfél nyilatkozata, helyszíni

szemle, szakértő közreműködése, bizonyítékok megtekintése, igazolási kérelem stb.

4. Döntés a hatóság részéről:

› végzés az eljárás folyamatában hozott döntésről,

› határozat a hatóság érdemi döntése (alapeljárás lezárása).

5. Jogorvoslati eljárás: fellebbezés

A közigazgatási eljárást szabályozó törvény rendelkezik arról, hogy az eljárás során keletkező leg-

fontosabb iratoknak – így a beadványok (kérvény), idézés, értesítés, igazolási kérelem, jegyző-

könyv, végzés, határozat stb. iratainak – mit kell tartalmazniuk. Az iratok formai megjelenéséről

nem rendelkezik a törvény, ezért azok készíthetők az egyszerű ügyiratok, a szervezet belső iratai

vagy az üzleti levelek mintájára.

A tanulói tevékenységek közül elsősorban ajánlottak a következők:

Másolhatja a tanuló a megadott minta szerint az iratot.

Készítheti az iratot folyamatosan írott (l. adatok, szöveg) tömbformátumból, kézírásos, fe-

lülírt, korrektúrázott szövegből, diktálás után, megadott szerkesztési utasítások alapján.


63

Önálló vagy részben önálló fogalmazásra csak a beadványok készítése javasolt (pl. kérvény,

fellebbezés).

A beadvány (pl. kérelem, fellebbezés) egy lehetséges sémája

Hatóság neve Egység neve Személy neve, esetleg beosztása

Helységnév Út, utca, hsz. Irányítószám

Tárgy: A tárgy megnevezése nagybetűvel kezdődik, és folyamatosan írható a sor végéig, illetőleg hosszabb tárgy esetén a szöveg a megnevezés alatt folytatódik, és pontot nem teszünk a végére

Megszólítás!

Szöveg (az egyszerű ügyiratoknál, üzleti leveleknél tanult beállításokkal, bekezdésekre tagolással és a mondanivaló kiemelésével)

Beadvány esetén a szöveg legalább három bekezdésből áll:

a probléma felvetése és a kérés/javaslat/panasz/fellebbezés stb. kifejtése,

a kérés/javaslat/panasz/fellebbezés stb. indokokkal történő alátámasztása,

a szándék megerősítése (mit várunk a hatóságtól, szakigazgatástól, a szolgáltatótól stb.).

Keltezés (a szokott módon)

Elköszönő, üdvözlő szó (írásjel nélkül)

Aláírás Azonosító adat (több is lehet, ilyenkor külön-külön sorba kerüljön)

Melléklet(ek): ha van

A határozat egy lehetséges formája

A határozatot hozó szerv neve

Címe Elérhetősége(i)

A címzett neve Az ügy száma: ...................... Ügyintéző: ............................. Helységnév Út, utca, házszám


64

Irányítószám

Tárgy: ……………………………………………………………………………….

HATÁROZAT

A rendelkező rész tartalmazza:

› a határozatot hozó szerv egyértelmű döntését, rendelkezését, továbbá

› a jogorvoslat lehetőségét, benyújtásának helyét és határidejét,

› bírósági felülvizsgálat esetén a tárgyalás tartása iránti kérelem lehetőségéről való tájékozta-tást,

› az eljárás lefolytatásáért fizetendő illetéknek vagy díjnak az ügyfél vagy központi költségvetés részére történő megfizetésre vonatkozó döntést,

› a kötelezettség teljesítésének határnapját vagy határidejét és az önkéntes teljesítés elmara-dásának jogkövetkezményeit, ideértve a fizetési kötelezettséget megállapító döntésben a késedelmipótlék-fizetési kötelezettségről és annak mértékéről szóló tájékoztatást,

› valamint – bizonyos esetekben – a közérdekű munkával való megváltás szabályaival kapcso-latos tájékoztatást,

› a határozatban megállapított fizetési kötelezettség és a fellebbezési illeték vagy díj mértékéről és megfizetésének, lerovásának módjairól szóló tájékoztatást.

INDOKLÁS

Tartalmazza:

› a megállapított tényállást és az annak alapjául elfogadott bizonyítékokat,

› az ügyfél által felajánlott, de mellőzött bizonyítást és a mellőzés indokait,

› a mérlegelési, méltányossági jogkörben hozott határozat esetén a mérlegelésben, a méltá-nyossági jogkör gyakorlásában szerepet játszó szempontokat és tényeket,

› a szakhatósági állásfoglalás indokolását, valamint a szakhatósági megkeresés mellőzésének okát,

› az ügyintézési határidő túllépése esetén az ügyintézési határidő leteltének napját, valamint az arról szóló tájékoztatást, hogy az ügyintézési határidőt mely, az ügyfélnek vagy az eljárás egyéb résztvevőjének felróható okból nem tartotta be, vagy hogy a közérdekű munkával való megváltás alkalmazásának van-e helye,

› azokat a jogszabályhelyeket, amelyek alapján a hatóság a határozatot hozta,

› a hatóság hatáskörét és illetékességét megállapító jogszabályra történő utalást.

Keltezés (a döntéshozatal helye és ideje)

Aláírás (a hatáskör gyakorlójának neve, felette a döntést hozó hatóság bélyegzőlenyomata) hivatali beosztása

A határozatról értesülnek: 1. A címzett neve, címe 2. Az ügyben érintett további személyek neve, címe


65

3. Az ügyben érintett további hatóságok neve, címe 4. Az eljáró hatóság irattára

A hivatalos szervekkel történő iratok készítése során nem hanyagolható el a jogszabályi háttér elem-

zése, amelyet a tanulók kiselőadás, prezentáció formájában idézhetnek fel a jogi ismeretek tantárgy-

ban tanultak alapján.

A tananyagrész alkalmas arra, hogy éljünk az elektronikusan letölthető nyomtatványok kitöltésének

lehetőségével. Erre a www.magyarorszag.hu weboldal ügyintézés/dokumentumok lapjai kínálnak

módot. Figyelni kell arra, hogy az online ügyintézéshez felhasználható dokumentumok nem tölthe-

tők le, illetőleg a pdf-formátumban letölthető formanyomtatványok csak kézírással tölthetők ki.

Mind a kézírással, mind a számítógéppel kitölthető formanyomtatványok esetén fel kell hívni a ta-

nulók figyelmét az értelemszerű kitöltésre, valamint – különösen kézírás esetén – az esztétikus, ol-

vasható írásformára, számítógépes kitöltés esetén pedig a felesleges formázások (l. pontok, vonalak,

szóközök) törlésére.

A weblapon való további tájékozódás is hasznos tevékenység lehet, egy-egy jól előkészített – a

tanulók életkorához illeszkedő – irányított szituációval, feladattal információ- vagy jogszabályke-

resésre, letöltésre, értelemszerű megszerkesztésére teremthet lehetőséget.


66

III. A munkavállalással kapcsolatos iratok

A tananyagrész tanításának célja, hogy a tanuló megismerje a munkáltatóval való kapcsolatfelvétel

módjait, írásbeli teendőit, különösen az álláspályázathoz kapcsolódóan. El kell érni, hogy a tanuló

képes legyen a saját igényeinek, valamint a munkáltató munkaköri elvárásainak megfelelő álláshir-

detésre elkészíteni a pályázatát, megírni saját motivációs levelét és szakmai önéletrajzát. Legyen

tájékozott a munkaviszony megteremtésének körülményeiben és egyéb, őt érintő munkaügyi kérdé-

sekben.

A tananyagrészben fejlesztendő főbb kompetenciák




bonyolítása

FELADATOK






Utasítások szerint elkészíti (megszerkeszti) a munkavállaláshoz kap-

csolódó iratokat x



Feladatvégzéséhez előkészíti a technikai és tárgyi feltételeket, vala-

mint az egészséges és biztonságos munkakörülményeket x

SZAKMAI ISMERETEK



A munkaügyi iratok fajtái; készítésük tartalmi, formai és nyelvi kö-

vetelményei x

A munkavállalással kapcsolatos iratok x



SZAKMAI KÉSZSÉGEK







Precizitás x

Monotónia-tűrés



Visszacsatolási készség






67

A munkaügyi kapcsolat írásbeli formái, a munkáltató és munkavállaló kapcsolatainak síkjai:

› álláshirdetés,

› álláspályázat (szakmai önéletrajz, motivációs levél),

› munkaszerződés,

› munkaviszony egyéb iratai (l. belső, szervezeti iratok formai szabályai szerint).

A tananyagrészhez kapcsolódóan teret kell adni annak, hogy a tanulók megismerjék a munka világát

szabályozó legfőbb rendelkezést, a hatályos Munka törvénykönyve főbb előírásait. Kiselőadás ke-

retében vagy felvetett szituációhoz kapcsolódóan bemutathatják a legfontosabb fejezeteket, de hát-

térismeretként építeni lehet a Jogi ismeretek tantárgy keretében elsajátított munkajogi tudnivalókra

is.

Célzottan megfogalmazott kérdések mentén is feleleveníthetőek az ismeretek:

- Ismertesse a munkaviszony keletkezésének lehetséges módjait!

- Ismertesse a munkaszerződés legfőbb tartalmi elemeit!

- Mutassa be a munkaidő, pihenőidő, szabadságok fajtáit!

- Ismertesse a bérezési módokat!

- Melyek a munkavállaló és munkáltató legfőbb felelősségi körei?

- Ismertesse a munkaviszony megszűnésének formáit! Stb.

Különösen nagy hangsúlyt kell fektetni az álláspályázat, valamint a hozzá kapcsolódó iratok –

szakmai önéletrajz, motivációs levél – elkészítésére. Ennek leghatékonyabb módja, ha a tanult

szakterületének megfelelő álláshirdetéseket keresve kiválasztja a számára legszimpatikusabbnak

tartott hirdetést, majd elkészíti hozzá a szükséges dokumentumokat. Ehhez számos álláskereső por-

tál felkeresése lehetséges (pl. cvonline.hu, profession.hu, jobline.hu, workania.hu stb.). Az itt meg-

hirdetett elvárások, feladatok megvizsgálása, a hirdetés stílusának elemzése sokat elárul arról a

munkahelyről, ahová várják az új munkaerőt.

Az interneten rendkívül sok önéletrajz- és motivációs levélminta érhető el, de ezek veszélyére is fel

kell hívni a figyelmet. Teljes egészében vagy akárcsak részleteiben felhasználva ezek tartalmát,

könnyen sablonossá, semmitmondóvá válhat egy önéletrajz vagy motivációs levél. Segíteni kell a

tanulóknak megtalálni az egyéniségükhöz, szakmai tudásukhoz, munkatapasztalatuknak leginkább

illő kifejezésformát, illetőleg azt, hogyan tudják egyénivé „varázsolni” önmaguk bemutatását.

Ehhez a tanulótársak segítségét is lehet kérni, akik leírják – titkosan vagy név nélkül –, hogyan

látják az adott tanulót, mik az előnyös tulajdonságai, esetleg miben kell fejlődnie. Eljátszható a

kérdezz-felelek játék is, melyben egyik oldalon az állást kereső, a másik oldalon a felvételi elbe-

szélgetők ülnek. Ebben a játékban tisztázhatók olyan kérdések, hogy ki mihez ért, mik az elvárásai

egy munkakörrel, munkahellyel szemben, milyen céljai vannak stb. Ezek a szerepek sokat segíthet-

nek abban, hogy a tanulókban kellő önértékelés alakuljon ki, és így készítse az önmaga bemutatását

szolgáló dokumentumokat. A tanulók egymás munkáit is véleményezhetik, ki, miért, milyen mun-

kakörben alkalmazná a másikat. Ezzel betekintést nyerhetnek egy-egy várható állásinterjú szituáci-

ójába is.

A fenti módszerek alkalmazásakor óvatosan kell eljárni, hiszen könnyen sértődés lehet a vélemény-

mondás eredménye. Fel kell hívni a tanulók figyelmét arra, hogy úgy jellemezzék a társukat, ami

elősegíti önértékelésüket.


68

Elemezni lehet a különböző formátumú önéletrajzokat, kiemelve ezek előnyeit, hátrányait, az állás-

pályázat esetén a buktatóit (l. kronologikus, funkcionális; folyamatosan írott vagy nyomtatvány-

szerű forma).

A további munkaügyi dokumentumok közül a munkaszerződés készítése érdemel figyelmet. Va-

lamely minta segítségével áttekinthető és tisztázható a munkavállalással kapcsolatos szinte vala-

mennyi fontos kérdés: a munkaszerződés funkciója, érvényessége, jogi háttere, a munkakör megne-

vezése, munkafeladatok, munkahely, munkabér meghatározása, a foglalkoztatás időviszonyai, a

próbaidő kérdése, a munkáltató és munkavállaló kötelezettségei, a munkaviszony megszűnésének

körülményei stb., egyúttal feleleveníthetik a Jogi ismeretek órán tanult ismereteket is.

Ajánlott tanulói tevékenységformák munkaszerződés készítéséhez:

másolás iratmintáról,

javított, felülírt, korrektúrázott szövegből,

diktálás utáni írás,

szerkesztési utasítások alapján, valamint

megadott szövegrészek, adatok tetszőleges kitöltésével, aktualizálásával.

Javaslatok az ajánlott módszerek felnőttképzésben történő alkalmazására

A felnőttképzésben kevesebb kontakt óraszám jut az egyes témakörök, tananyagrészek elsajátítá-

sára, miközben a szakképesítés megszerzése érdekében ugyanazokat a szakmai és vizsgakövetel-

ményeket kell teljesíteni. Ugyanakkor ebben a képzési formában nagyobb arányú az egyéni, önálló

munka, erőteljesebben kell/lehet építeni a tanuló otthoni feladataira, valamint a megszerzett előzetes

ismereteire.

A kontakt órákon alkalmazható módszerek, eljárások jelentősen nem különböznek az iskolarend-

szerű képzésben használt és bevált oktatási módszerektől. A felnőttképzésben a feladat teljes elké-

szítésére szánt időt és a megoldáshoz kapcsolódó közvetlen ellenőrzést, visszajelzést lehet megspó-

rolni. Ez azonban jó kapcsolat révén, a megfelelően előkészített otthoni feladatokkal, valamint az

elektronikusan küldött és a tanár által javított megoldások visszacsatolásával. könnyen pótolható a

tanuló és tanár között kialakult

Ugyanakkor az önálló, egyéni feladatok meghatározásakor előnyt jelent, ha ismerjük a tanuló egyéni

céljait, motivációit, az előzetesen megszerzett tudást, a mindennapi munka tapasztalatait. Ezek le-

hetnek előnyök az ismeretelsajátítás, készség- és kompetenciafejlesztés folyamatában, ugyanakkor

figyelni kell arra, hogy egyes munkahelyen alkalmazott megoldások mennyire felelnek meg a szak-

mai és vizsgakövetelményeknek, illetőleg az adott szakmában általánosan elvárt igényeknek. Ennek

tudatában lehet azt meghatározni – lehetőleg egyénre szabottan –, hogy mit kell csinálnia, mit kell

teljesítenie a tanulónak, mik az elvárások, milyen feltételek szükségesek az egyéni, otthoni tanulás-

hoz, melyek az értékelés szempontjai.

A tananyagrészhez ajánlott néhány szakirodalom:

Bobbi Linkemer: A jó önéletrajz – fél siker. Park Kiadó, Budapest, 1992.

Donald H. Weiss: Hogyan kérdezzük az álláskeresőt? Park Kiadó, Budapest, 1992.

Gyalus Katalin: Önéletrajz – Az álláskereső marketing eszköze (internetes megjelenés)


69

Julie Gray: A tökéletes önéletrajz. Egy hivatásos önéletrajzíró tanácsai a tökéletes állás megszerzé-

séhez. Akadémiai Kiadó, Budapest, 2012.

Szép Zsófia–Zsigmond Csaba: Munkaerő-piaci ismeretek, álláskeresési technikák. Eszterházy K.

Tanárképző Főiskola, Eger, 1998.

A gyakorlófeladatok összeállításának elemei a vizsgakövetelmények, valamint a

témakört érintő vizsgafeladatok szerint

Irodai asszisztens központi írásbeli vizsgatevékenysége

A vizsgafeladat megnevezése: Szervezeti dokumentumok készítése önálló fogalmazással

A vizsgafeladat ismertetése:

A szervezet működéséhez, gazdasági, üzleti tevékenységéhez kapcsolódó vagy a vezető szakmai

programjának koordinálását, partnerkapcsolatok ápolását szolgáló külső vagy belső irat, kapcso-

lattartó levél, információs dokumentum, reklám- vagy tájékoztató anyag, körlevél vagy prezentá-

ció készítése önálló fogalmazással a megadott tartalmi szempontok és információk alapján.

A vizsgafeladat időtartama: 90 perc

A vizsgafeladat értékelési súlyaránya: 25%

Irodai asszisztens gyakorlati vizsgatevékenysége

A vizsgafeladat megnevezése: Hivatalos, üzleti levél, dokumentum szerkesztése és a kapcsolat-

tartás szabályainak alkalmazása


A hardvereszközök és az operációs rendszer előkészítése után egy kb. 1500-2000 leütés terje-

delmű, folyamatosan írott vagy részben felülírt, javított, korrektúrázott nyomtatott formátumú

szöveget és megadott adatokat – 150 leütés/perc sebességgel – begépeli; a dokumentumot meg-

szerkeszti az üzleti, hivatali élet leveleinek vagy egyéb dokumentumok készítésének szokásai sze-

rint és a megadott utasítások alapján; forrásfájlban előkészített táblázatot vagy adatbázist készít

utasítások alapján, valamint felhasználja adatait a dokumentummal összefüggésben; számítógé-

pen előkészített forrásfájlban megadott 10-12 kérdésre (szituációra) számítógép alkalmazásával

ad választ a dokumentum tartalmával, funkciójával összefüggésben a dokumentumkészítés, az

irat- és irodai eszközkezelés, valamint a munkahelyi kommunikáció témaköréből




70

Ügyviteli titkár központi írásbeli vizsgatevékenysége

A vizsgafeladat megnevezése: Hivatalos, üzleti levél, dokumentum készítése


Egy kb. 1500-2000 leütés terjedelmű, folyamatosan írott vagy részben felülírt, javított, korrektú-

rázott, nyomtatott formátumú szöveg és a megadott adatok – 170 leütés/perc sebességű – begépe-

lése; hivatalos, üzleti levél vagy egyéb dokumentum megszerkesztése a hivatalos, üzleti élet le-

veleinek vagy egyéb dokumentumok készítésének szokásai szerint és a megadott utasítások alap-

ján; a hivatalos, üzleti levél vagy egyéb dokumentum szövege egy részének (pl. bevezetés vagy

befejezés stb.) önálló megfogalmazása a tárgyhoz kapcsolódó adatok alapján; forrásfájlban elő-

készített táblázat vagy adatbázis készítése utasítások alapján, valamint az adatok felhasználása a

dokumentummal összefüggésben; a táblázat, az adatok beillesztése a dokumentum megadott he-

lyére; a hivatalos, üzleti levelet vagy egyéb dokumentum mentése, archiválása, nyomtatása



Ügyviteli titkár gyakorlati vizsgatevékenysége

A vizsgafeladat megnevezése: Külső vagy belső szakmai rendezvény alapdokumentumának el-

készítése


A hardvereszközök és az operációs rendszer előkészítése, kezelése után a vizsgázó tartalmi és

formai utasítások alapján egy külső vagy belső szakmai rendezvény alapdokumentációjának el-

készítése (forgatókönyv vagy szakmai programterv); a kapott utasítások alapján a rendezvény

lebonyolításához információ keresése az interneten; megadott adatok birtokában költségkalkulá-

ció készítése; a program ismeretében tájékoztató körlevelet vagy meghívót szerkeszt a résztve-

vőknek, közreműködőknek; a hirdetések vizuális hatáselemeit felhasználva rövid hirdetés fogal-

mazása; illetve a vizuális céges arculati elemeket felhasználva három-négy diából álló prezentá-

ció készítése a rendezvényről.




71

A levélkészítés feladatának lehetséges elemei

1. Szituáció megfogalmazása, melynek során a tanuló a közlési szándéknak és a kapcsolat jelle-

gének, a kommunikációban betöltött szerepének megfelelő információt kapja meg.

2. A dokumentum mentésére szolgáló információk megadása (mentés, fájlnév).

3. A levél adatainak meghatározása:

a feladó adatai,

a címzett adatai,

a postai kezelésre vonatkozó utasítás,

iratkezelési adatsor (keltezés, iktatószám, ügyintéző stb.),

tárgy meghatározása,

aláírás adatai (név, beosztás),

melléklet.

4. A levél szövegének meghatározása – a feladat jellege szerint:

másolás (tömb formában),

javított, felülírt, korrektúrázott szöveg(rész) javítása, módosítása, másolása,

forrásfájlban megadott szöveg beillesztése a dokumentum megadott helyére,

diktálás utáni írás,

önálló megfogalmazáshoz megadott tartalmi utasítások.

5. A levélforma kialakítására, a szöveg megszerkesztésére vonatkozó utasítások – a tanult levél-

formával összhangban (l. oldalbeállítás, dokumentum karakterei, elválasztás alkalmazása, sor-

rendezés, sortávolság, élőfej, élőláb kialakítása, megszólítás, üdvözlési formula alkalmazása,

felsorolás kialakítása, táblázat beszúrása a szövegszerkesztőből, hasáb kialakítása, kép vagy

más objektum beszúrása, formázása stb. – a szövegszerkesztő program által kínált funkcióknak

megfelelően).

6. Táblázatkezelési feladat meghatározása (táblázat kialakítása, alapvető számítási műveletek

függvények és egyéni képletek alkalmazásával, diagram készítése stb.), valamint bizonyos ré-

szének beszúrása, elhelyezése a levél meghatározott részéhez.

7. Adatbázis-kezelési feladat meghatározása (mezők felvétele, adattábla kitöltése, szűrés, rende-

zés, űrlap, jelentés készítése), bizonyos elemének beillesztése a levél meghatározott részéhez.

8. Körlevélfeladat meghatározása (adatbázis készítése, törzsdokumentum létrehozása, egyesítés

elvégzése).

9. Forrásfájlban (táblázat, adatbázis) megadott iktatókönyv mezőinek kitöltése, adatainak felhasz-

nálása a levélkészítés során.


72

A tanulási eredmények méréséhez ajánlott feladatok

1. feladat

Ön az egyik szakközépiskola tanulója. Az intézmény alapítványi keretéből lehetősége van a tanul-mányaihoz szükséges könyvek, szakirodalom, egyéb tanulást segítő kiadványok vásárlásához tá-mogatást kérni. A kérelemhez csatolnia kell egy nyilatkozatot is.

Készítse el az iratot a tanult egyszerű ügyiratformában a levelezési szokások betartásával!

- Jelentse ki, hogy a kérelem alátámasztásául szolgáló dokumentumok valós tényeket tartal-maznak, ellenkező esetben tudomásul veszi a támogatásul kapott pénzösszeg visszafize-tését.

- Jelezze azt is, hogy amennyiben a szociális helyzetében változás állna be, 15 napon belül jelzi az alapítvány kuratóriumának.

- Ügyeljen a szükséges adatok feltüntetésére, a hiányzók tetszés szerinti pótlására, a szöveg tartalomnak megfelelő tagolására és a lényeges információk kiemelésére!

- Mentse a dokumentumot a saját mappájába Saját név_nyilatkozat_<aktuális dátum> né-ven a szövegszerkesztő alapértelmezett formátumában!

A feladat megoldási javaslata

Nyilatkozat

A D Szakközépiskola XY alapítványához kérelmet nyújtottam be, amelyben tanulmányaimat se-gítő kiadványok, könyvek, szakirodalmak vásárlásának támogatását kértem.

Kijelentem, hogy a kérelmemhez csatolt dokumentumok valós tényeket tartalmaznak.

Tudomásul veszem, hogy valótlan adatokon alapuló dokumentumok benyújtása esetén a kapott támogatást vissza kell fizetnem, továbbá, hogy a szociális helyzetemben történő változást – a vál-tozás bekövetkezését követő 15 napon belül – jelzem az alapítvány kuratóriumának.

Helységnév, <aktuális dátum>

<A tanuló neve> <évfolyam, ágazat/szak> megnevezése


73

2. feladat

Ön egy korszerű technológiát alkalmazó építési vállalkozás titkára/asszisztense. Intelligens

házak címmel kiállítást szerveznek, melynek nyilvános meghívóját Önnek kell elkészítenie.

Szerkessze meg a dokumentumot az alábbi utasítások szerint és a feladatsor végén található

szöveg felhasználásával!

1. Mentse a dokumentumot a saját mappájába a szövegszerkesztő alapértelmezett formátumában!

A fájl neve: Saját név_<aktuális dátum> legyen!

2. A dokumentumra vonatkozóan végezze el az oldalbeállítást az alábbiak szerint:

- alsó és felső margó: 2,2 cm

- bal és jobb margó: 2 cm

- élőfej-élőláb távolsága a lapszéltől: 1,3 cm

3. Gépelje be – a bekezdések megtartásával – a feladatsor végén található szöveget! A betű típusa:

Arial, mérete: 11 pt legyen. A sorokat szimpla sortávolsággal írja, a bekezdések után állítson be

12 pt értékű térközt, s rendezze azokat sorkizártra!

A dokumentum egészére állítson be automatikus elválasztást, az elválasztási zóna: 0,5 cm le-

gyen!

4. Élőfejbe szúrja be WordArt-tal a INTELLIGENS HÁZAK szöveget tetszőleges WordArt stílus-

sal, majd formázza meg a következőképpen:

a betű típusa: Arial Narrow; mérete: 28 pt, nagybetűs, dőlt stílusú;

kitöltés színe: kék;

magassága 1,2 cm, szélessége 10 cm;

igazítsa középre, utána 24 pt térköz legyen!

5. A begépelt szöveg elé új bekezdésbe írja be a rendezvény időpontját: 20... április 2-8., alá a

helyszínét: VÁSÁRTÉR, Budapest! A bekezdéseket rendezze középre, előtte és utána állítson

be 12 pt térközt, s a karaktereket formázza az alábbiak szerint: Book Antiqua, 12 pt, félkövér,

kék, árnyékolt hatású!

6. A kiállítás témaköreit rendezze egymás alá, középre; formázza kék színűre, félkövér stílusúra! A

témakörök között a 0 pt-os térközt állítson be, a bekezdéseket jobbról és balról húzza be 1 cm-

rel! A témaköröket együtt keretezze 1,5 pt méretű, kék színű, árnyékolt hatású szegélyvonallal!

A bekeretezett rész mintázata halványkék színű legyen!

7. Az új technológia alkalmazási köreire alakítson ki felsorolást; a felsorolások között állítson 0 pt

térközt (a bevezető mondat utáni térköz változatlan)! A felsorolásjel jobbra mutató nyíl stílusú

legyen! Helyzete: behúzás 1 cm, a tabulátor és a szöveg helyzete: 1,6 cm.

8. A ClipArt-gyűjtemény „házak” témaköréből szúrjon be egy képet a felsorolás után! Igazítsa kö-

zépre; magassága: 4 cm, rögzített méretarány beállításával!

9. A kép alá szúrja be az Intelligens házak képfeliratot (törölve a sorszámot), formázza Arial típusú

és 10 pt méretű karakterekkel!

10. A képaláírás alatt helyezze el a következő, figyelemfelhívást: Látogasson el kiállításunkra,

hogy még a tervezés előtt segíthessünk Önnek! Igazítsa középre, formázza félkövérre, kék szí-

nűre, és a teljes mondatot húzza alá kék színű, hullámos vonallal (a betűtípus és a betűméret

megegyezik a 2. pontban leírtakkal)! Térköz előtte és utána 12 pt.


74

11. A „Figyelmébe ajánljuk…” kezdetű mondatban emelje ki a kiállítás címét kék színű, félkövér,

kiskapitális stílussal! Ezenkívül legalább két helyen alkalmazzon kék színű, félkövér stílusú ki-

emelést!

12. Készítsen élőlábat, és a bal margóhoz írja be Saját nevét, a jobb margóhoz szúrja be az aktuális

dátumot! Formázza meg tetszőlegesen (betűtípus, -méret, mintázat, szegély)!

13. Mentse el a dokumentumot, és nyomtassa ki!

A dokumentum szövege

Legyen szó intelligens épület tervezéséről, teljes körű kivitelezéséről vagy lakásának automatizá-

lásáról, mi igényei szerint megvalósítjuk. Csapatunk 100%-osan rugalmas, a felújításokat, kiegé-

szítéseket a meglévő rendszerekhez hozzáigazítjuk, illetve új épületeknél a megrendelő igényei-

nek megfelelően, a tulajdonos elvárásai szerint személyre szabjuk.

Figyelmébe ajánljuk Intelligens házak című kiállításunkat, ahol az épületeket az alábbi témakö-

rökben kívánjuk bemutatni:

Fűtés- és hűtésoptimalizálás

Intelligens víz- és öntözőrendszerek a házban és a ház körül

Villamosság és árnyékolástechnika

Intelligens szellőztető- és porszívórendszerek

Az EnOcean technológiát használó építési módszerek egyre szélesebb körben terjednek el, ame-

lyek igen nagy érdeklődésre tarthatnak számot az építők és építtetők körében egyaránt.

Az új technológia hasznosítható többek között: családi házaknál, lakásoknál; irodáknál, irodahá-

zaknál; ipari és speciális feladatot ellátó ingatlanoknál; mezőgazdasági létesítményeknél; közin-

tézményeknél stb.


75


20... április 2-8.

VÁSÁRTÉR, Budapest

Legyen szó egy intelligens épület tervezéséről, teljes körű felépítéséről, kivitelezéséről, lakásának automatizálásáról, mi igényei szerint megvalósítjuk. Csapatunk 100%-osan rugalmas, a felújításo-kat, kiegészítéseket a meglévő rendszerekhez hozzáigazítjuk, illetve új épületeknél a megrendelő igényeinek megfelelően, a tulajdonos elvárásai szerint személyre szabunk.

Figyelmébe ajánljuk INTELLIGENS HÁZAK című kiállításunkat, ahol az épületeket az

alábbi témakörökben kívánjuk bemutatni:

Fűtés- és hűtésoptimalizálás Intelligens víz- és öntözőrendszerek a házban és a ház körül

Villamosság és árnyékolástechnika Intelligens szellőztető- és porszívórendszerek

Az EnOcean technológiát használó építési módszerek egyre szélesebb körben terjednek el, ame-lyek igen nagy érdeklődésre tarthatnak számot az építők és építtetők körében egyaránt.

Az új technológia hasznosítható többek között:

családi házaknál, lakásoknál; irodáknál, irodaházaknál; ipari és speciális feladatot ellátó ingatlanoknál; mezőgazdasági létesítményeknél; közintézményeknél stb.

Intelligens házak

Látogasson el kiállításunkra, hogy még a tervezés előtt segíthessünk Önnek!

Saját név <aktuális dátum>


76


77

3. feladat

Ön a pécsi Hegyháti Kft. irodai asszisztense/titkára. Cégük belső auditot készít elő, melyről körle-

vélben tájékoztatják valamennyi egységüket.

Fogalmazza meg a belső tájékoztatást tartalmazó törzsdokumentumot a gyakorlati életben

elvárt tartalmi, nyelvi, nyelvhelyességi követelményeknek megfelelően! Készítsen adatbázist a

címzettek adatairól, majd egyesítse az adatokat és a törzsdokumentumot!

A tájékoztatás az alábbiakat tartalmazza:

1. Hivatkozás a cég Belső Ellenőrzési Kézikönyvének 3. §-ára, amely kötelezően előírja, hogy

2 évenként ellenőrzést kell tartani a cég pénzügyi, irányítási és kockázatkezelési rendszeré-

ről, valamint a humánerőforrás helyzetéről!

2. Kérje az egységvezetőket, hogy készítsék el az elmúlt időszakra vonatkozóan a beszámoló-

jukat. Ehhez csatolják a szükséges sablont, de elektronikusan is megküldik a következő na-

pokban.

3. Jelezze, hogy egyes kérdések tisztázásához, illetőleg a sablon kezeléséhez segítséget lehet

kérni a minőségbiztosítási osztály munkatársaitól.

4. A beszámoló elkészítésének határideje: a tájékoztató megírásától számított két hét (itt pontos

dátumot írjon), melynek betartása fontos!

5. Záradék, megerősítés: a gondosan elkészített beszámolók hozzájárulhatnak a cég eredmé-

nyességéhez.

Cégük adatai:

Hegyháti Kft.

7633 Pécs, Fenyő u. 41.

Telefon: 72/242-252

E-mail: [email protected]

Honlap: www.hegyhat.hu

A címzettek adatai – adatbázis létrehozásával (készülhet szövegszerkesztő, táblázat- vagy adatbázis-

kezelő programmal):

Hat egység megnevezése – tetszőleges adatokkal

Az egységvezető neve, beosztása

Szerkessze meg a belső tájékoztatót a gyakorlati életben elvárt formai követelményeknek meg-

felelően! Gondoskodjon a dokumentum mentéséről, amit e-mailben is el kell küldenie a meg-

adott címre! Törekedjen a levél esztétikus formázására, és ügyeljen a következőkre:

1. A dokumentum mentése a saját mappájába: Saját név_tájékoztató néven!

2. Élőfejben cégjelzés kialakítása a cégük adatainak tetszőleges elrendezésével és formázásá-

val. Az élőfejet zárja le alul egy szegélyvonallal!

3. Élőlábban – tetszőleges felső szegély alkalmazásával és a levél szövegéhez képest kisebb

betűmérettel – a bal margóhoz igazítva írja be a nevét, jobb margóhoz igazítva szúrja be az

aktuális dátumot!

4. A tájékoztató Helyben készül, a mai napon.

5. Az irat címét határozza meg a szöveg mondanivalója alapján!

6. Írjon megszólítást és elköszönő, üdvözlő formulát is az irat megfelelő helyére!

7. Az iratot Rácz Tamás ügyvezető igazgató írja alá.


78

8. Mellékletet is tüntessen fel!

9. Alakítson ki a tartalomhoz illeszkedően bekezdéseket!

10. Emelje ki az irat lényeges mondanivalóit!

11. Mentse a dokumentumot, és küldje el e-mailben a megadott címre!


Hegyháti Kft. 7633 Pécs, Fenyő u. 41.

Telefon: 72/242-252 E-mail: [email protected] Honlap: www.hegyhati.hu

<Egység megnevezése> <Egységvezető neve> <beosztása>

Helyben

Tájékoztató belső ellenőrzés előkészítéséről

Tisztelt Egységvezetők!

Cégünk Belső Ellenőrzési Kézikönyvének 3. §-a kötelezően írja elő, hogy 2 évenként ellenőrzést kell tartanunk a szervezet pénzügyi, irányítási és kockázatkezelési rendszeréről, valamint a humánerő-forrás helyzetéről.

Ennek értelmében kérem, készítsék el az elmúlt időszakra vonatkozóan a beszámolójukat. Segítség-képpen csatoljuk a szükséges sablont, amit a következő napokban elektronikusan is megküldünk Önöknek.

Az egyes kérdések tisztázásához, illetőleg a sablon kezeléséhez a minőségbiztosítási osztály munka-társai segítséget adnak.

A beszámoló elkészítésének határideje: 20……………………., kérem ennek pontos betartását!

Bízom benne, hogy a gondosan elkészített beszámolók is hozzájárulnak majd a cég eredményességé-hez.

Helyben, 20… <aktuális dátum>

Üdvözlettel

Rácz Tamás ügyvezető igazgató

Melléklet: beszámoló sablonja

<Saját név> <aktuális dátum>


79

4. feladat

Ön egy lakáskiegészítőket forgalmazó kft. irodai asszisztense/titkára. Termékeik bővüléséről

tájékoztatják egyik partnerüket. Készítse el a levelet a levelezési szokásoknak megfelelően az

alábbi adatok, valamint a feladatsor végén található szöveg felhasználásával!

1. A levél dokumentumát mentse Saját név_<aktuális dátum> néven a fenti mappába!

2. A dokumentum egészére vonatkozóan végezze el az alábbi beállításokat:

– oldalbeállítás: alsó, felső margó 2,2 cm, a jobb és bal oldali margó 2 cm;

– élőfej és élőláb távolsága a lapszéltől: 1,3 cm;

– betűtípus: Arial, betűméret: 11 pt legyen;

– a szöveg szimpla sortávolsággal, sorkizárt rendezéssel készüljön; – alkalmazzon automatikus – szükség esetén – kézi elválasztást!

A feladatban a levél egyes részeire vonatkozóan ettől eltérő beállítások lehetnek!

3. Készítsen élőfejet, amelybe a feladó adatait helyezze el az alábbiak szerint:

– igazítsa a cég nevét és adatait középre;

– a cégadatok karakterei sötétvörös színűek legyenek;

– a cég nevét formázza félkövér stílussal; a KARPET-STYLE KFT. cégnévben növelje a

betűméretet 14 pt értékűre és formázza nagybetűsre;

– az élőfej alatt helyezzen el egy 0,75 pt vastagságú, folyamatos dupla stílusú, sötétvörös

színű szegélyvonalat;

– az utolsó bekezdés után állítson be 24 pt mértékű térközt!

4. A levél adatait helyezze el az üzleti levél formája szerint, az adatok között alkalmazza a meg-felelő térközöket!

5. Gépelje be a levél szövegét!

6. Értelmezze a szöveg tartalmát, tagolja bekezdésekre, közöttük a levél szabályainak megfelelő térközöket alkalmazzon!

7. Emelje ki a szövegben a lényeges mondanivalót!

8. Írjon megszólítást és elköszönést a levél megfelelő helyére!

9. A szövegben a legjellemzőbb négy termékcsoportra alkalmazzon felsorolást, melynek jelét és beállításait tetszőlegesen válassza meg! A bekezdések között 0 pt értékű térköz legyen.

10. A felsorolások mellé, jobbra igazítva szúrjon be ClipArt-ból egy „szőnyeg” témájú képet! A méretét – rögzített méretarány megtartásával – igazítsa a felsorolások magasságához!

11. Mentse, majd nyomtassa ki a munkáját!


80

A levél adatai:

A levelet küldi: Karpet-Style Kft.

9012 Győr, Testvéri út 8.

Telefon: (96) 756-021


Honlap: www.karpet-style.hu

A levél kelte: Győr, <aktuális dátum>

Iktatószám: 76/20...

Ügyintéző: Saját név

A címzett neve: HÁZÉPÍTŐK KFT.

Varga Zoltán cégvezető

címe: 4050 Debrecen, Fellegi út 6/A

A levél tárgya: Tájékoztatás lakáskiegészítőkről

A levelet aláírja: Teremi Tamás üzletágvezető

Melléklet: képes árjegyzék

A levél szövege:

Engedje meg, hogy bemutassam Önnek a KARPET-STYLE kereskedelmi hálózatot, amely megha-

tározó szerepet tölt be Közép-Európa laminált padló, szőnyeg, PVC-padló, függöny és az ezekhez

tartozó kiegészítő termékek kereskedelmi piacán. Magyarországon kívül további öt ország 138 áru-

házában vásárolhatják meg a fogyasztók a kedvező árú és kiváló minőségű termékeket. A KARPET-

STYLE KFT. kínálata négy alappilléren nyugszik: szőnyeg, padlószőnyeg, PVC padló, laminált

padló. A fogyasztók egyre növekvő igényeit kívántuk kiszolgálni, mikor bevezettük a függöny ter-

mékcsoportot, ezáltal megteremtettük a lehetőségét annak, hogy padlóburkoló jellegű szakkeres-

kedő láncból lakberendezési szakáruház hálózatává váljunk. A függönyök mellett folyamatosan

megjelentek az asztalterítők, fürdőszobai szőnyegek, plédek, párnák és törölközők is. Az elmúlt év

tavaszán a KARPET-STYLE termékpalettája 150-féle különlegesen szép tapétával gyarapodott, így

megjelent egy újabb termékcsoport, amelyben a divat szerepe az egyik legfontosabb szempont. A

magas színvonalú termékeket elérhető áron, fix kollekciókban értékesítjük. Kérem, győződjön meg

erről Ön is, hiszen a levelünkhöz csatolt képes árjegyzékben termékeink széles skáláját megtalál-

hatja. További információért keressen bennünket a fenti elérhetőségeken.


81


KARPET-STYLE KFT. 9012 Győr, Testvéri út 8.

Telefon: (96) 756-021


Honlap: www.karpet-style.hu

HÁZÉPÍTŐK KFT. Győr, <aktuális dátum> Varga Zoltán cégvezető Iktatószám: 76/20... Ügyintéző: <Saját név> Debrecen Fellegi út /A 4050

Tárgy: Tájékoztatás lakáskiegészítőkről

Tisztelt Cégvezető Úr!

Engedje meg, hogy bemutassam Önnek a KARPET-STYLE kereskedelmi hálózatot, amely meg-határozó szerepet tölt be Közép-Európa laminált padló, szőnyeg, PVC-padló, függöny és az ezekhez tartozó kiegészítő termékek kereskedelmi piacán. Magyarországon kívül további öt ország 138 áru-házában vásárolhatják meg a fogyasztók a kedvező árú és kiváló minőségű termékeket.

A KARPET-STYLE KFT. kínálata négy alappilléren nyugszik:

szőnyeg, padlószőnyeg, PVC padló, laminált padló.

A fogyasztók egyre növekvő igényeit kívántuk kiszolgálni, mikor bevezettük a függöny termékcso-portot, ezáltal megteremtettük a lehetőségét annak, hogy padlóburkoló jellegű szakkereskedő lánc-ból lakberendezési szakáruház hálózatává váljunk.

A függönyök mellett folyamatosan megjelentek az asztalterítők, fürdőszobai szőnyegek, plédek, párnák és törölközők is. Az elmúlt év tavaszán a KARPET-STYLE termékpalettája 150-féle külön-legesen szép tapétával gyarapodott, így megjelent egy újabb termékcsoport, amelyben a divat szerepe az egyik legfontosabb szempont. A magas színvonalú termékeket elérhető áron, fix kol-lekciókban értékesítjük.

Kérem, győződjön meg erről Ön is, hiszen a levelünkhöz csatolt képes árjegyzékben termékeink széles skáláját megtalálhatja. További információért keressen bennünket a fenti elérhetőségeken.

Üdvözlettel

Teremi Tamás üzletágvezető

Melléklet: képes árjegyzék


82

Írásmunkák értékelési-osztályozási táblázata1

(ajánlás)

1. Minta utáni másolás, valamint folyamatosan írott, nyomtatott szöveg másolása és formázása

esetén

Leütésszám

Osztályzat

Jeles

0,01% Jó

0,02% Közepes

0,03% Elégséges

0,04% Elégtelen

0,05%-től

Hibaszám

300 0 - 1 - 2-

400 0 - 1 2 3-

600 0 1 - 2 3-

800 0 1 2 3 4-

900 0 1 2 3 4-

1000 0-1 2 3 4 5-

1100 0-1 2 3 4 5-

1200 0-1 2 3 4 5-

1300 0-1 2 3 4-5 6-

1400 0-1 2 3-4 5 6-

1500 0-1 2-3 4 5-6 7-

1600 0-1 2-3 4 5-6 7-

1700 0-1 2-3 4-5 6 7-

1800 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

1900 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

2000 0-2 3-4 5-6 7-8 9-

Hiba:

a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták – hibánként 1

hiba;

a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;

a szerkesztési műveletek helytelen vagy hiányos alkalmazása (pl. enter használata térköz

helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

1 A javaslat az órai munkák értékelésére vonatkozik!


83

2. Diktálás utáni vagy kéziratos, felülírt, korrektúrázott szöveg írása és iratformázása esetén

Leütésszám

Osztályzat

Jeles

0,01% Jó

0,02-0,03% Közepes

0,04% Elégséges

0,05-0,06% Elégtelen

0,07%-től

Hibaszám

300 0 - 1 2 3-

600 0 1 2 3 4-

800 0 2 3 4 5-

900 0 1-2 3 4-5 6-

1000 0-1 2-3 4 5-6 7-

1200 0-1 2-3 4 5-7 8-

1300 0-1 2-3 4-5 6-7 8-

1400 0-1 2-4 5 6-8 9-

1500 0-1 2-4 5-6 7-9 10-

1700 0-1 2-5 4-6 7-10 11-

1800 0-1 2-5 6-7 8-10 11-

1900 0-1 2-5 6-7 8-11 12-

2000 0-2 3-6 7-8 9-11 12-

Hiba:

- a gépelési munkák értékelésében alkalmazott hibázási esetek és hibafajták – hibánként 1

hiba;

- a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;

- a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter hasz-

nálata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

- helyesírási hiba – hibánként 1 hiba;

- javítatlan korrektúra – esetenként 1 hiba.


84

3. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 1. változat

Leütésszám

Osztályzat

Jeles

0,01-0,02% Jó

0,03-0,04% Közepes

0,05-0,06% Elégséges

0,07-0,08% Elégtelen

0,009%-től

Hibaszám

300 0 1 - 2 3-

600 1 2 3 4 4-

800 1 2-3 4 5-6 7-

900 1 2-3 4-5 6-7 8-

1000 2 3-4 5-6 7-8 9-

1200 2 3-4 5-7 8-9 10-

1300 2 3-5 6-7 8-10 11-

1400 2 3-5 6-8 9-11 12-

1500 3 4-6 7-9 10-12 13-

1700 3 4-6 7-10 11-13 14-

1800 3 4-7 8-10 11-14 15-

1900 3 4-7 8-11 12-15 16-

2000 4 5-8 9-11 12-16 17-

Hiba:

- l. fent a gépelési munkák értékelésekor alkalmazott hibázási esetek és hibafajták – hibán-

ként 1 hiba;

- a meghatározott formától való eltérés – eltérésenként 1 hiba;

- a szerkesztési műveletek helytelen, fölösleges vagy hiányos alkalmazása (pl. enter hasz-

nálata térköz helyett, közbillentyű használata tabulátor helyett stb.) – esetenként 1 hiba.

- helyesírási hiba – alkalmanként 1 hiba;

- nyelvhelyességi és stilisztikai hiba – esetenként 1 hiba;

- tartalmi pontatlanság (hiányos tartalom vagy fölösleges – a jelentést befolyásoló –adat-

használat, a tartalom helytelen értelmezésének eltérései) – esetenként 1 hiba.


85

4. Irat szövegének önálló megfogalmazása, írása és iratformázása esetén – 2. változat

Sor-

szám

A feladat megnevezése Adható pontszám

Az irat adatai

1. A feladó adatai élőfejben (név, cím, telefonszám, e-mail, honlapcím,

skype) feltüntetése

5

2. Élőláb adatai (pl. sürgős, bizalmas, belső használatra, egyéb informá-

ciók stb.) feltüntetése

3

3. A címzett adatai (név, egység, csoport, beosztás megnevezése) 3

4. Iratkezelési adatok (keltezés, iktatószám, ügyintéző) 3

5. Postai kezelés utasításai 2

6. Tárgy megnevezése, elhelyezése 2

7. Megszólítás elhelyezése, helyesírása 2

8. Elköszönés, üdvözlés 2

9. Aláírás (személy, beosztás) 2

10. Melléklet 2

Az irat tartalmi követelményei

11. A szöveg tartalma (a megadott információk függvényében): hivat-

kozás előzményekre, a megkeresés oka, figyelemfelhívás, tájékoz-

tatás – a közlés szándéka szerint – záró gondolatok.

15

Az irat nyelvi követelményei

12. Fogalmazás szabatossága 5

13. Hivatalos stílus alkalmazása 3

14. Nyelvhelyesség, szakmai szókincs alkalmazása 5

15. Helyesírás 7

Adatbevitel minősége (l. gépelési hibák) 10

Az irat formai követelményei (feladattól függően)

16. Mentés, fájlnév 2

17. Oldalbeállítás 2

18. Az élőfej esztétikus megformázása; szegély, logó (kép) elhelyezése 5

19. Az élőláb esztétikus megformázása, szegély 2

20. Bekezdések alkalmazása 2

21. Térköz beállításai (az adatok és a szöveg bekezdései között) 5

22. Kiemelések alkalmazása 2

23. Elválasztás alkalmazása 1

24. Sorrendezés (sorkizárt) 1

25. Egyéb formázási utasítások (felsorolás, kép, hasáb stb.) 6

26. Nyomtatás 1

Összesen: 100

Osztályozási javaslat (a komplex írásbeli vizsgatevékenység értékelésének mintájára)


86

81 – 100% jeles (5)

71 – 80% jó (4)

61 – 70% közepes (3)

51 – 60% elégséges (2)

0 – 50% elégtelen (1)

A témakör tanításához ajánlott szakirodalom (pedagógusok számára)

A Levelezési ismeretek gyakorlata tantárgy teljes tartalmát lefedő szakirodalom, tankönyv sajnos

nem áll rendelkezésünkre, de még olyan sem, amely egy-egy tananyagelemét teljes terjedelmében

tartalmazná. Különösen hiányzik a tanárok, tanulók számára feladatokat tartalmazó gyűjtemény.


Freisinger Edéné: Levelezési ismeretek. Nemzeti tankönyvkiadó, Bp., 1996.

Grezner Ferenc: Word leveleskönyv. Szak Kiadó Kft., Bicske, 1997.

Honffy Pál: Levelezési tanácsadó. KJK Kiadó, 1998.

Ipcsics Csilla–Gecseg Judit: Gyakorlati tanácsok levelezéshez. Műszaki Könyvkiadó, Budapest,

2006.

Kaluczkyné Venczler Mária: Hivatalos levelezés. SZIE GTK VTI Interschool, Bp., 2003.

Külkereskedelmi levelezés (Írta: Bánréviné Tóth Magdolna-Völgyiné dr. Szűcs Emőke). KOTK,

Budapest, 1998.

Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, Bp., 2000.

1000 üzleti levélminta (Szerk.: Fehér István, Cseh Irén, Gál Tibor). Jogi Kiadó, Bp., 1999.

Üzleti levelezés a gyakorlatban (Szerk.: F. Dornbach Mária). Verlag Dashöfer Szakkiadó Kft. & T.

Bt., Bp., 2002.

https://tananyagbank.nive.hu/

CD-jogtár (a témakörökhöz kapcsolódó jogszabályokkal)

A témakör tanulásához ajánlott szakirodalom (tanulók számára)


Honffy Pál: Levelezési tanácsadó. KJK Kiadó, 1998.

CD-jogtár (a témakörökhöz kapcsolódó jogszabályokkal)

Documents

MÓDSZERTANI ÚTMUTATÓ a szakközépiskolai kerettantervek ... · Vállalkozási ismeretek 96 96 Vállalkozási alapfogalmak 32 32 Vállalkozás működtetése 32 32 Vállalkozás