PROPOSAL EVENT

Created by :

PROPOSAL EVENT

Proposal event adalah salah satu unsur yang berperan penting dalam penyelenggaraan sebuah acara.

Langkah-langkah membuat proposal event:1. Proposal event harus unik.

2. Jangan bersikap seperti orang yang meminta sumbangan.

Proposal event adalah kerja sama, BUKAN donasi.

3. Fokuskan pada keuntungan untuk sponsor. Apa yang akan mereka dapatkan jika mereka mensponsori kegiatan Anda.

4. Selalu membuat janji untuk presentasi acara Anda. Jangan hanya meninggalkan proposal.

A. FORMAT PROPOSAL

1. SampulSampul adalah kepala proposal. Buatlah secara menarik, menggunakan huruf kapital.

Contoh : PROPOSAL, PROPOSAL KEGIATAN, USULAN KEGIATAN.

2. Hak Cipta Proposal

3. Daftar Isi

4. Pendahuluan1. Latar Belakang• Pokok pikiran yang melatarbelakangi

penyelenggaraan acara.• Gunakan bahasa yang menarik, logis, dan

argumentatif.

2. Maksud dan TujuanBerisi Tujuan Umum dan Tujuan Khusus.• Tujuan Umum adalah tujuan sebagaimana

tercantum dalam Anggaran Dasar Organisasi.• Tujuan Khusus adalah tujuan yang disesuaikan

dengan maksud penyelenggaraan acara tersebut.

3. TemaMerupakan isu sentral yang ingin diwujudkan.

5. Aspek Organisasimerupakan penjelasan tentang penyelenggara acara. Ini adalah bagian yang PENTING karena memengaruhi keputusan pemberi sponsor.

6. Aspek Kegiatanterdiri dari:1. Nama AcaraAcara apa yang akan Anda selanggarakan?2. Target AudiensJelaskan target audiens dari acara yang akan diselenggarakan. Tulislah bahwa dengan menyelenggarakan acara tersebut akan ada HASIL yang nyata. Biasanya pihak sponsor akan tertarik jika jumlah perkiraan peserta dan penonton serta target penonton dicantumkan di dalam proposal.

3. Jadwal Pelaksanaan AcaraMemberi gambaran tentang waktu pelaksaan acara yang akan Anda selenggarakan. Lengkapi dengan jadwal kegiatan (time schedule), lokasi acara, denah lokasi. 4. Rincian Acaramerupakan agenda acara, macam-macam kegiatan.

7. Aspek keuangan dan BiayaJelaskan alokasi dan penggunaan dana untuk acara. Susunlah anggaran pemasukan dan pengeluaran secara seimbang dan mendetail.

8. Penyelenggara Acaracantumkan susunan kepanitiaan.

9. Penawaran Kerja Sama SponsorhipMateri: a. Tujuan penyelenggara acara b. Keterangan mengenai acara c. Alasan mengapa memerlukan sponsor d. Media yang akan dipakai untuk mempromosikan

acara e. Schedule dan action plan acara f. Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara

kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. contoh:pencantuman logo di banner.

g. Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan yang pernah di lakukan.

h. Cantumkan contact person dari kegiatan tersebut.

10. PenutupBerisi ringkasan rencana kegiatan dan tekad untuk mewujudkan acara yang telah disusun. Mengharapkan dukungan dan partisipasi dari pihak yang terkait.

11.Lampiransertakan surat-surat rekomendasi, dokumen-dokumen (foto atau video)

B. FOLLOW UP

Jika proposal diminati oleh pihak sponsor maka Anda akan diminta untuk PRESENTASI.

Dalam presentasi Anda perlu:

1. Menguasi bahan. 2. Datang tepat waktu. 3. Berlatih sebelum waktu presentasi. 4. Menyediakan satu berkas fotocopy

proposal untuk pihak sponsor. 5. Melakukan presentasi secara singkat,

menarik, dan padat. 6. Meninggalkan contact person. 7. Menanyakan kapan bisa di-follow-up.

Setelah mendapat persetujuan :• Anda harus segera mewujudkan acara .• Undang pihak sponsor ke acara Anda.

Setelah acara selesai :• Buatlah Laporan Kegiatan.

Paling lama seminggu setelah kegiatan, cantumkan semua dokumen kegiatan dan pelaksanaan janji kepada sponsor (foto dari logo sponsor di banner, dll)

Sampaikanlah Laporan Kegiatan dan beraudiensilah dengan pihak sponsor tentang jalannya acara tersebut.

C. KUNCI SUKSESProposal:1. Posisikan diri Anda sebagai target audiens.2. Gunakan bahasa yang atraktif.3. Jelaskan maksud, proses, dan tujuan proposal

secara jelas dan ringkas.Presentasi:4. Perkenalkanlah diri Anda secara profesional.5. Jelaskan tujuan Anda mengadakan acara tersebut

dari aspek sosial dan bisnis.6. Jelaskan keuntungan yang akan diperoleh sponsor.7. Beri rincian acara.8. Jelaskan mengenai aspek biaya secara detail.

Desain Proposal

1. Desain halaman isi harus sesuai dengan tema.2. Gunakan warna yang lembut.3. Hindari adanya kesalahan penulisan, hitungan biaya,

dll.

Pembuatan proposal event memerlukan orang-orang yang kreatif dan cerdas sehingga prposal itu bersifat marketable.

TAMBAHAN UNTUK LAPORAN KEGIATAN

Butir 9 pada proposal diganti dengan subjudul realisasi kegiatan

1. menceritakan berlangsungnya acara 2. kesuksesan yang diraih 3. kendala yang dihadapi 4. alternatif penyelesaian kendala 5. dana yang diperoleh & dipergunakan

untuk kegiatan 6. sponsor-sponsor 7. melampirkan foto-foto kegiatan