QUẢN LÝ CÔNG VĂNhanam.edu.vn/data/17690609287779295075/thu_vien_sach/... · Web viewA - Tổng quan Phần mềm quản lý công văn bao gồm 4 phần chính Công văn đến

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ DỊCH VỤ AWASSố 208, nhà B2, khu đô thị Mỹ Đình 1, Từ Liêm, Hà Nội Tel. (04) 2 247 1200 - E-mail: [email protected]

QUẢN LÝ CÔNG VĂN

A - Tổng quan

Phần mềm quản lý công văn bao gồm 4 phần chính Công văn đến Công văn đi

Thông thường chúng ta chỉ cần sử dụng công văn đến và công văn đi là đủ.

B – các chức năng chính

1/ Công văn đi

1.a - Nhập nhanh

cho phép cán bộ văn thư nhập trực tiếp ngoài giao diện. Khi nhập nhanh phần mềm sẽ tự động thêm số công văn, con số này hệ thống sẽ sinh tự động theo nguyên tắc

Tìm số công văn lớn nhất + 1

1


Giao diện nhập nhanh chỉ bao gồm các trường thông tin quan trọng không đầy đủ tất cả các trường dữ liệu, mỗi ngày cán bộ văn thư có thể lưu 200 công văn vào ra trong vòng 1h thao tác nhập liệu

1.b - Nhập đầy đủ Với nhập thông tin đầy đủ người quản trị có thể nhập cả file đính kèm. Với một văn thư có thể có nhiều file đính kèm cùng được cập nhật.

2


1.c - Chuyển công văn các phòng banCán bộ văn thư bấm vào hình bút chì trên danh mỗi văn thư để sửa, sau đó bấm vào link [Gửi/nhận công văn]

Cán bộ văn thư sẽ chuyển công văn đến các phòng ban trong cơ quan, tại cơ quan có trách nhiệm đọc và xử lý. Cán bộ văn thư cũng có thể chuyển cho lãnh đạo. Thông thường máy tính của lãnh đạo sẽ có 1 phần mềm (window application) thông báo có công văn mới gửi, liên tục kêu chuông nhắc nhở lãnh đạo xử lý công văn mới chuyển đến

3


Ba

Đây là danh sách cán bộ, dinh_van_chinh là giám đốc, do_kim_chung là PGĐ, còn lại là các văn phòng các đơn vị cấp dưới, trong hình trên là các khoa của trường đại học.

1.d - Nhận công văn

Để nhận công văn bạn vui lòng đăng nhập với user khác

User : dinh_van_chinh Pasword : 1

Giao diện lãnh đạo nhận công văn như sau

Danh sách các công văn bao gồm trạng thái xử lý các công văn được gửi :

4


Chưa đọc (new) Đang thực hiện (read) Hoàn thành (ok)

1.e – In công vănBấm và hình máy in ngoài danh sách công văn đi, chúng ta sẽ có giao diện in. Tính năng này sử dụng cho cán bộ văn thư là chủ yếu, nó tạo bản sao hard-copy trên giấy cho cán bộ văn thư có thể đối chiếu so sánh. Để sử dụng tính năng năng này người dùng là admin (là cán bộ văn thư)

1.f – Tìm kiếm văn thưChúng ta sử dụng tính năng tìm kiếm ở phần trên cùng của trang web

Kết quả tìm kiếm văn bản sẽ như sau

5


Từ khóa tìm kiếm sẽ được tô màu sáng, người quản trị có thể tìm kiếm theo các tiêu chí : Trích yếu Tác giả Đơn vị / người nhận Số hiệu Ghi chú

1.g – Cập nhật file đính kèmĐể thêm file đính kèm chúng ta dùng tính năng edit (chỉnh sửa) công văn bằng cách bấm vào hình bút chì trên mỗi công văn

6


Đối với mỗi công văn có thể lưu 1 hoặc nhiều file đính kèm tùy vào người quản trị. Sau khi lưu những đơn vị được nhận có khả năng download được các file đính kèm để hiểu rõ hơn về công việc được giao.

Để cập nhật mới file đính kèm, cán bộ văn thư chọn file và bấm upload Khi upload nhầm file hoặc file đã có chỉnh sửa thêm, cán bộ văn thư có thể xóa

file để cập nhật mới bằng cách bấm vào link xóa, khi bấm vào link này hệ thống sẽ hỏi xác nhận xóa.

1.h – Bảo mật văn thư

Để đảm bảo an toàn cho các văn thư, hệ thống sẽ yêu cầu khi người sử dụng muốn download văn thư phải nhập mật khẩu. Mật khẩu này được đặt bởi cán bộ văn thư, người quản trị.

Tính năng này đang được thử nghiệm bổ xung, sẽ có trong phiên bản thương mại.

2/ Công văn đến Các tính năng cũng tương tự như công văn đi Số lượng các trường dữ liệu, các loại thông tin sẽ khác hơn một chút so với công

văn đi

7


Các chức năng chính cũng bao gồm đầy đủ : Nhập nhanh Chỉnh sửa/nhập đầy đủ thông tin Chuyển công văn các đơn vị Nhận công văn In công văn Tìm kiếm Cập nhật file đính kèm … vv …

3/ Lịch công tác toàn đơn vị

Cho phép cán bộ quản trị có thể đưa lịch công tác toàn đơn vị, các bộ phận tham gia. Các thông tin cơ bản của lịch công tác :

Tên / mô tả công việc Thời gian tổ chức Địa điểm tổ chức (phòng/ hội trường) Chủ trì cuộc họp, hội thảo … Chuẩn bị / hỗ trợ cho buổi họp, hội thảo Các thành phần tham gia (tổ chức/cá nhân/tập thể)

Giao diện quản trị

8


Sau khi xây dựng xong lịch này, thông thường lịch công tác được xây dựng trước 1 tuần để các cán bộ có kế hoạch tham gia, các đơn vị có thời gian chuẩn bị tiến hành công việc. Kết quả của việc xây dựng lịch công tác tuần

Lịch này có thể dán ở thông báo hoạt động toàn cơ quan.

4/ Quản lý hệ thống

Cho phép người quản trị tạo nhiều người dùng. Mỗi người dùng có mật khẩu riêng để truy cập hệ thống. Mỗi người dùng có thể là đại diện một phòng / đơn vị.

9


Bảng này cũng có thể sử dụng làm danh bạ điện thoại từng phòng, số máy lẻ từng thành viên.

5/ Tin nhắn nội bộCác thành viên trong hệ thống có thể trao đổi trực tiếp với nhau qua tin nhắn nội bộ, người nhận tin nhắn có thể chuyển tiếp đến thành viên khác hoặc trả lời trực tiếp tin nhắn đó

10


Người dùng có thể gửi file đính kèm với tin nhắn. Tính năng này giúp các đơn vị hoạt động hiệu quả, giao tiếp trao đổi nhanh hơn khi sử dụng phần mềm

6/ Phần mềm Chat nội bộ

Hiện tại công ty đã hoàn thành tính năng chat nội bộ giữa các thành viên, phần mềm chat đang được cập nhật vào phiên bản thương mại mới nhất.

Đây là kênh thông tin nhanh chóng, giúp các thành viên có thể gửi tin cho nhau.Mỗi khi có tin mới hệ thống sẽ có chuông báo

6/ Phần mềm quản lý tài sảnTuân thủ các quy định của bộ tài chính về quản lý tài sản. Cho phép quản lý tài sản là cố định có khấu hao định kỳ, tài sản cố định không có khấu hao (là đất/nhà)

Với yêu cầu cụ thể chúng tôi sẽ tích hợp vào hệ thống.

11

Documents

QUẢN LÝ CÔNG VĂNhanam.edu.vn/data/17690609287779295075/thu_vien_sach/... · Web viewA - Tổng quan Phần mềm quản lý công văn bao gồm 4 phần chính Công văn đến