Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI

Rosario Morelli, PMPrmorelli@syrium-online.com

Primer móduloDefiniciones iniciales

Etapas en los proyectos

• Formulación: − identificación de las necesidades de la organización −priorización de las soluciones en función de los

objetivos estratégicos de la organización −definición de objetivos del proyecto

• Gestión: −actividades necesarias para concretar los objetivos

del proyecto seleccionado

• Evaluación: −de los resultados del proyecto y su impacto en el

contexto de la organización

Bibliografía del curso

Capítulos 1 a 7 y capítulo 11 de la “Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos” (Project Management Body of Knowledge Guide) del Project Management Institute (PMI®)El PMBOK Guide ® :

• describe el subconjunto de conocimientos y prácticas generalmente aceptadas

• establece un lenguaje común

PMI ® y PMBOK ® son marcas del Project Management Institute , Inc. que están registradas en los Estados Unidos de América y en otras naciones.El PMI ® no ha participado en el desarrollo de este programa , tampoco ha revisado su contenido y no tiene ningún interés financiero sobre este programa, que no está hecho en su representación y al que no ha contribuido de ninguna forma.

Agenda

• Fundamentos de la necesidad de profesionalizar la gestión de los proyectos

• Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas

• Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto

• Definición de programa, portafolio y subproyecto

• Ciclo de vida y fases de un proyecto

Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?

Pricewaterhouse Coopers, 2004 , investiga 200 organizaciones de diversas industrias en 35 países y concluye que:

• Más de 50% fracasan (total: 10,638 proy), representando mas de 7 mil millones de dólares

• Solo 2.5% son terminados en tiempo y presupuesto

¿25% del PBI en proyectos?

¿30% de los costos de un proyecto son en gestión?

Resolución de proyectos en año 2000

Exitosos28%

Fracasados23%

Incumplidos49%

“EXTREME CHAOS 2001” informe del Standish Group

Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?

Resolución de proyectos (1994-2000)

1627 26 28

53 3346 49

31 4028 23

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1994 1996 1998 2000

Fracasados

Incumplidos

Exitosos

Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?

Datos estadísticos: ¿cómo suelen terminar los proyectos?

Resolución de proyectos (1994-2000)

1627 26 28

53 3346 49

31 4028 23

0%

20%

40%

60%

80%

100%

1994 1996 1998 2000

Fracasados

Incumplidos

Exitosos

Sobreplazo: 222%Sobrecosto: 189%

Sobreplazo: 63%Sobrecosto: 45%

Alta gerencia 18

Usuarios 16

Director del Proyecto 14

Objetivos de negocio claros 12Alcance minimizado (costos y tiempo menores) 10

Infraestructura de software estándar 8

Requerimientos básicos firmes 6

Metodologías formales 6

Estimaciones razonables 5

Otros 5

97% de los proyectos exitosos

Los principales factores de éxito

Modelos de Madurez de Capacidades

El “Capability Maturity Model”  (CMM) es un modelo para la mejora y evaluación de procesos para la industria del software que tiene amplia aceptación. Define 5 niveles posibles de madurez para las organizaciones que desarrollan y mantienen software (el más maduro es el nivel 5)):

– Nivel 1, Inicial– Nivel 2, Repetible– Nivel 3, Definido– Nivel 4, Gestionado– Nivel 5, Optimizado

Necesidad de profesionalizar laGestión de Proyectos

• Porque los objetivos propuestos deben alcanzarse:−A satisfacción del cliente−En el plazo establecido−Sin recursos adicionales

• Considerando los diferentes grupos de intereses

• Con responsabilidad social, profesional y personal

Necesidad de profesionalizar laGestión de Proyectos

Tener claro los procesos involucrados en la dirección de proyectos nos ayuda a planificarlos, ejecutarlos y controlarlos así como a comunicarnos adecuadamente

Profesionalizar la gestión de proyectos

Los proyectos son instrumentos por medio de los cuales se implementan las nuevas estrategias de negocio

La dirección de proyectos es una profesión relativamente

joven y emergente

Gestión de proyectos: profesión emergente

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

350.000

1970 1975 1980 1985 1990 1995 2000 2005 2010

• Más de 300.000 miembros y de 350.000 certificados como Project Management Professional (PMP) y más de 3 millones de copias del PMBOK en circulación

• 25 años para alcanzar los 10.000 miembros; 10 años para superar los 250.000

Indicador: Project Management Institute (PMI®)

Gestión de proyectos, ciencia o arte

• Las empresas de hoy necesitan que los productos se hagan mas rápido, baratos y fáciles de usar

• Muchos directores de proyectos inexpertos confían en el enfoque de arte, o sea su habilidad para manejar gente

• La gestión real de proyectos es la aplicación de procesos sistemáticos, definidos y acordados por la comunidad de directores, para iniciar, planificar, ejecutar , controlar y cerrar un proyecto

• El arte de la Gestión de Proyectos debería centrarse en como los gerentes usan la ciencia de la gestión de proyectos

¿Qué es un PROYECTO?

“Un proyecto es un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único.”

Elaboración gradual: desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos

¿Qué es un PROYECTO?

“Un proyecto es un emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único.”

Las organizaciones realizan trabajo a través de proyectos y operaciones

Ambos:• requieren gente• están limitados por restricciones (recursos)• son planificados, ejecutados y controlados• son realizados para alcanzar objetivos de la

organización

PERO:• los proyectos son temporarios y únicos (como

sus equipos y las oportunidades)• las operaciones son continuas y repetitivas

¿Qué es Gestión de Proyectos?

Es la aplicación de conocimiento, destrezas, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requisitos del mismo El Director del Proyecto

es el responsable de alcanzar los objetivos

Dirección de Proyectos

Dirección de ProyectosFundamentos de la Dirección de Proyectos

Fundamentos de la Dirección de Proyectos

Gestión en General

Área de Aplicación

Habilidades

interpersonales

Comprensión

del entorno

Disciplinas de dirección

El Director del Proyecto:

Es el responsable individual por:• Planificar y organizar el trabajo• Gestionar las actividades diarias del proyecto• Entregar los resultados del proyecto al cliente• Interactuar con los interesados

Proveedores

Gerencia

Cliente

Área de Seguridad

Departamento Legal

Funcionarios

Depto. Financiero

ArquitectoProgramadoresTesteadoresDocumentadores

Prensa

El DP es el primer contacto del proyecto

Auditoria

...y un Director de Proyecto DEBE:

• Negociar con quien le asigna recursos• Definir la organización del Proyecto• Asignar roles y responsabilidades. Asegurarse de que son

conocidos y comprendidos• Asegurarse que se desarrollen descripciones de trabajo

detalladas• Identificar las necesidades de formación y entrenamiento

de todos los INTERESADOS. E implementar ese entrenamiento!

• Mantener los recursos del equipo enfocados en desarrollar y ejecutar el Plan

• Ajustar el Plan cuando sea necesario

siempre son el recurso más valioso

y debe tener en cuenta que LAS PERSONAS...

Programa, Portafolio y Subproyecto

• Programa: proyectos relacionados con dirección coordinada para lograr beneficios y controles que no se obtendrían si se dirigieran individualmente

• Portafolio: conjunto de proyectos o programas (no necesariamente relacionados) y otros trabajos que se agrupan para facilitar la gestión efectiva y cumplir los objetivos estratégicos del negocio

• Subproyectos: subdivisión de los proyectos en componentes para facilitar la gestión. Pueden ser considerados como proyectos y dirigidos como tales

Ejemplo de relaciones entre portafolio, programas, proyectos

y subproyectosObjetivos estratégicos del negocio

Proyecto x.A

…

Proyecto x.J

Programa x.K

Proyecto x.N.n

…

Proyecto x.N.1…

Programa x.N

Otros x.O

Otros ...

Subproy x.N.1.n

…

Subproy x.N.1.1

Subproy x.A.2

Subproy x.A.1

Subproy x.A.2.2

Subproy x.A.2.1

Subproy x.A.2.3

Portafolio wPortafolio w

Portafolio xPortafolio x

Proyecto w.A

Proyecto w.BSubproy w.B.2

Subproy w.B.1

Proyecto …

Ciclos de vida

• Ciclo de vida del producto: entre que se aprueba la creación del producto hasta que se desecha

• Ciclo de vida del proyecto: entre fecha de inicio y fin del proyecto (que genera o modifica al producto)

• Fases: división en partes del ciclo de vida del proyecto con el objetivo de facilitar su control

IdeaOperación y

mantenimientoCiclo de vida del proyecto

Fase inicial

Fase xxx

Fase final

Fase yyy

Ciclo de vida del producto

Fases de un Proyecto

• Fase: secuencia lógica diseñada para asegurar la definición y elaboración apropiada del producto del proyecto

• Cada fase se caracteriza por –como mínimo- un entregable y se le asociará un tiempo y un costo para completarla

• Fin de fase tiene una revisión de entregables y del rendimiento del proyecto para:

a. Detectar/corregir errores costo-efectivamente

b. Evaluar ¿debe comenzar la próxima fase?

Ejemplo: Construcción de una máquina embotelladora

Fase EntregableFactibilidad Documento

Diseño Planos, cálculo veloc., costos

Prototipo Prototipo construido

Construcción Embotelladora construida

Prueba Documentos de resultados, propuestas de cambio

Instalación Embotelladora en la fábrica

Ciclo de vida del Proyecto

Fases de un Proyecto

El conjunto de fases constituye el ciclo de vida del Proyecto

¿Información relevante?

Tipo de Información Ejemplo: en fase “Diseño de policlínica”

El trabajo técnico de cada fase

1. Diseñar los planos2. Especificaciones del mobiliario

Cuándo se generan los entregables

1. A los 30 días de comenzada la fase2. A los 5 días luego del anterior

Cómo se revisa y valida c/producto

1. Contra estándares de …2. Existencia de 3 proveedores mínimo

Roles involucrados en cada fase

1. Equipo de arquitectos y Jefe de Div. Arquitectura, Tec. control de calidad

Procedimientos de aprobación

1. Firmas de Jefe División Arquitectura, del Médico responsable y del Director de Proyecto

Cuándo se hace la transferencia tecnológica

1. Durante las instancias de relevamiento y de aprobación

Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software

Modelo del ciclo de vida: es el conjunto de fases estándar en que se divide el ciclo de vida de los proyectos. Ejemplo:

• Modelo Cascada: Tiene definido un sistema de desarrollo lineal y asume que los requerimientos luego de definidos permanecen estables..

• Modelo Incremental: Provee un desarrollo progresivo donde cada versión agrega nuevas funcionalidades.

• Modelo Espiral: El software es desarrollado siguiente un enfoque en espiral o iterativo en lugar de lineal..

• Modelo Prototipamiento: Usando para desarrollar prototipos que clarifiquen los requerimientos del usuario

Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software

• Modelo Rapid Application Development (RAD): Usado para producir sistemas rápidamente sin sacrificar la calidad

• Extreme programming (XP): Desarrolladores programan en partes y debe escribir los tests para su propio código.

• Scrum: Desarrollo iterativo en la que cada repetición se refiere como sprints, la cual es normalmente de 30 días. Generalmente se reúnen cada día en una reunión corta, llamada scrum, para decidir que realizar ese día. Funciona mejor para tecnología orientada a objetos y requiere fuerte liderazgo para coordinar el trabajo.

Modelos de Ciclo de Vida en la industria del software

Características de los ciclos de vida

Costo Cantidad de personas

Salidas de gestión del proyecto:

Acta

Ejecución

Tiempo

ComienzoOrganización Cierre

Plan del Proyecto

Entregables aceptados

Docs archivados

Influencia de los interesados

Costo de los cambios

Grado

Impacto de las variables en función del tiempo del proyecto

Bajo

Alto

Características de los ciclos de vida

Riesgos e incertidumbre

Características de los ciclos de vida

Grado

Impacto de las variables en función del tiempo del proyectoBajo

Alto

Control de avance del cursoProductos de gestión de

proyectos

• Ciclo de vida del proyecto• Línea Base del Alcance:

– Declaración del Alcance – EDT – Diccionario de la EDT

• Cronograma• Plan de Gestión de RRHH• Plan de Gestión de las Comunicaciones• Plan de Gestión de Riesgos• Plan de Gestión de la Configuración• Plan de Gestión de Cambios

• Acta de Constitución• Registro de interesados y Estrategia de

gestión de los interesados• Documento de Requisitos, Plan de

gestión de requisitos y Matriz de trazabilidad

• Lista de actividades, Red, Recursos y Duración

• Registro de riesgos

Plan para la Dirección del Proyecto

Documentos del Proyecto

Repaso

• Fundamentos de la necesidad de profesionalizar la gestión de los proyectos

• Definición de proyectos y su diferencia con las operaciones continuas

• Definición dirección de proyectos, conocimiento involucrado y rol Director de Proyecto

• Definición de programa, portafolio y subproyecto

• Ciclo de vida y fases del proyecto.

Curso: Cómo iniciar y planificar proyectos en el área de TI

Rosario Morelli, PMPrmorelli@syrium-online.com

Fin del primer móduloDefiniciones iniciales