SERVICIO NACIONAL DE APRENDISAJE SENA +MATERIA: Organizacin Documental en el entorno laboral.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENAMATERIA: Organizacin Documental en el entorno laboral.ENITH ADRIANA OTALORA VEGAMATERIA: Ciclo Vital y tablas de retencin documental.EMPRESA PILOS S.A.Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A.,quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa.Para que l pueda realizar sus funciones y desempearse de manera correcta, debe realizar la organizacin documental, aplicando los criterios archivsticos para la organizacin de archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la informacin. El Gua de Aprendizaje tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejoras frente a las diferentes problemticas.

1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?Debe organizar los archivos en orden cronolgico, ya sea segn alguna fecha importante o alfabticamente para as conseguir un archivo patrimonial, con esta secuencia llegan hacer los archivos organizados de tal manera que se vuelva facial encontrar cualquier documento.2. Cules son las causas que originaron esta situacin?Tenemos encuentra que la falta de organizacin del administrador o asistentes sobre como organizaban la llegada de los documentos, ya que en estos archivos, varan segn la importancia de igual forma hay quehacer tabla de retencin documental para crear una buena organizacin.

Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?Se debe aplicar una tabla de ciclo vital del documento ya que con este paso se realiza y se vigila de una excelente manera la coordinacin permanente y equilibrada de los documentos claro que si se necesita.4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo. Cmo debe ser archivado esos documentos?Se debe organizar de forma magnetica de igual manera ya que los archivos se encuentran en un mismo formato. Deben ser cronolgicamente o por consultas frecuentes.5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a lainformacin?Se debe aplicar en una tabla de retencin documental en los archivos para un facial acceso de los documentos por medio de los nmeros de serie y subseries de la TRD vista.6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las TRD?La importancia principal es de llevar el control en un registro de los archivos con el fin de llevar ordenados sistemticamente los documentos de una empresa para verificar cuando se necesitan.7. Segn su criteriocul es el gran reto de Arnulfo?El reto principal seria el de seriar y sub serial los documentos con su historia patrimonial.8. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la empresa?Si claro ya que ordenar documentos es un proceso administrativo que sostiene una Empresa. Para tener mayor rendimiento en su organizacin y clientes.