System for Support Knowledge Management of Port Authority ...¸£ะบบเพิ่อ... · บทที่ 2 ทฤษฏีที่เกี่ยวข้อง 6 2.1 กล่าวน

ระบบเพอสนบสนนระบบจดการความร ของการทาเรอแหงประเทศไทย

System for Support Knowledge Management of Port Authority of Thailand

จตอษา จงตระกล

Jitusa Jungtrakul

สารนพนธนเปนสวนหนงของการศกษา หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ

คณะวทยาการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร

ปการศกษา 2558

I

หวขอ ระบบเพอสนบสนนระบบจดการความร ของการทาเรอแหงประเทศไทย ชอนกศกษา จตอษา จงตระกล รหสนกศกษา 5717670017 หลกสตร วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาเทคโนโลยสารสนเทศ ปการศกษา 2558 อาจารยทปรกษา ผศ.ดร. พนม เพชรจตพร

บทคดยอ

วตถประสงคของระบบเพอสนบสนนระบบจดการความรของการทาเรอแหงประเทศไทย เปนการพฒนาระบบเพอชวยสนบสนนใหการเขาถงองคความรตางๆทพนกงานในองคกรไดกลนกรองออกมาเปนองคความรแยกตามหมวดหมตางๆไดงายและสะดวกยงขน โดยไดน าความรดานตางๆ ไดแก การจดการความร (Knowledge Management) มาประยกตเขากบเทคโนโลย คอ ระบบจดการงานเอกสารองคการ (Enterprise Content Management, ECM) จนเกดเปนระบบสารสนเทศใหกบองคกรเพอใชในการเผยแพรแฟมองคความรตางๆทเกยวของกบการท างาน ใหเกดการแลกเปลยนความรในองคกร

II

กตตกรรมประกาศ

สารนพนธนไดพฒนาจนส าเรจดวยด เพราะค าแนะน า ความชวยเหลอและก าลงใจจากหลายคน ขาพเจาขอขอบพระคณมา ณ ทน

ขอขอบพระคณ ผศ.ดร. พนม เพชรจตพร อาจารยทปรกษาโครงงานทกรณาเสยสละเวลาใหค าแนะน าในทกๆ ปญหา พรอมชเหนถงแนวทางการแกไขปญหานนๆ อกทงอาจารยไดใหก าลงใจ ผลกดนและกระตนพวกเราทกๆคนใหขยน อดทน จนพวกเราสามารถผานชวงเวลาทล าบากนนมาได

ขอขอบพระคณอาจารยทกๆ ทานทชวยประสทธประสาทวชาแกขาพเจาตงแตขาพเจาเขามาศกษาในทแหงน ขอบคณก าลงใจและค าแนะน าจากอาจารยทกทานทท าใหขาพเจาพฒนาโครงงานนใหส าเรจไปไดดวยด

ขอขอบพระคณคณเออมพร เศวตกร หวหนาแผนกพฒนาทรพยากรบคคล และเพอนรวมงานทกคนทการทาเรอแหงประเทศไทย ทกรณาสละเวลาในการท างานเพอใหขอมลตางๆ เพอประกอบในการจดท าสารนพนธ

ขอขอบคณพๆ และขอขอบใจเพอนๆ ทกคนในรนทชวยใหก าลงใจ ชวยกระตน และใหความชวยเหลอในทกๆเรองทสามารถชวยได ดใจทไดพยายามและผานทกชวงเวลามาดวยกน

จตอษา จงตระกล

III

สารบญ หนา

บทคดยอ I กตตกรรมประกาศ II สารบญ III สารบญรป VI สารบญตาราง XI บทท 1 บทน า 1 1.1 กลาวน า 1 1.2 กรณศกษา 1 1.3 ปญหาและแรงจงใจ 2 1.4 แนวทางในการแกไขปญหา 3 1.5 วตถประสงคของโครงงาน 4 1.6 ขอบเขตของโครงงาน 4 1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบจากโครงงาน 4 1.8 โครงสรางของสารนพนธ 5 บทท 2 ทฤษฏทเกยวของ 6 2.1 กลาวน า 6 2.2 ทฤษฎทน ามาใช 6 2.2.1 การจดการความร (Knowledge Management) 6 2.2.2 ระบบจดการงานเอกสารองคการ (Enterprise Content Management) 15 2.3 สรป 18 บทท 3 การออกแบบระบบ 19 3.1 กลาวน า 19 3.2 กระบวนการท างานเดม 19 3.3 กระบวนการใหม 31 3.4 Process Flow 32 3.4.1 ระบบการตรวจสอบสทธการเขาใชงาน 32 3.4.2 ระบบการจดการองคความร 33 3.4.3 ระบบการสบคนองคความร 34

IV

สารบญ (ตอ) หนา

3.4.4 ระบบการแสดงความคดเหน 35 3.4.5 ระบบการจดการหวขอสนทนา 36 3.4.6 ระบบการจดการกลมผใชและระบบการจดการผใช 36 3.5 การก าหนดความสามารถพนฐานของระบบทตองการ 39 3.6 การเลอกเครองมอทเหมาะสมในการพฒนาระบบ 39 3.7 ความสามารถของซอฟแวร Alfresco 42 3.8 ตดตงซอฟแวรพรอมทดลองใชงานเบองตน 44 3.9 การวางแผนงานและการน าระบบไปใชงานในองคกร 45 3.10 ตวชวด 46 บทท 4 ผลการทดลอง 49 4.1 กลาวน า 49 4.2 การทดลองการเขาสระบบ 49 4.3 การทดลองการสรางกลมของผใชงาน 50 4.4 การทดลองการเพมผใชงาน 52 4.5 การทดลองการก าหนดสทธใหกลมตางๆ 54 4.6 การทดลองเพมหมวดหมขององคความรตางๆ 55 4.7 การทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ 59 4.8 การทดลองการลบองคความร 64 4.9 การทดลองการเรยกดองคความรแยกตามหมวดหม 65 4.10 การทดลองการสบคนขอมล 67 4.11 การทดลองการดาวนโหลดองคความร 68

4.12 การทดลองการพมพองคความร 69

4.13 การทดลองการถามและตอบในองคความรตางๆ 70

4.14 การทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร 71

4.15 การทดลองการจดเกบสถตตางๆ 72

บทท 5 สรปผลการด าเนนงาน 75

5.1 สรปผลโครงงาน 75

5.2 ปญหาและอปสรรคในการด าเนนงาน 79

5.3 แนวทางในการแกไขปญหา 80

V

สารบญ (ตอ) หนา

เอกสารอางอง 81

ภาคผนวก ก

การตดตงระบบ ก-1

ภาคผนวก ข

แบบสอบถามประเมนความพงพอใจ ข-1

รายงานผลการประเมนความพงพอใจ ข-3

VI

สารบญรป หนา

รปท 2.1 แผนการจดการความรของส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ 8 รปท 2.2 กระบวนงานหลกของการทาเรอแหงประเทศไทย 9 รปท 2.3 กระบวนการถายทอดความร 10 รปท 2.4 SECI Model 10 รปท 2.5 ตวอยางองคความรตามกระบวนงานหลกของการทาเรอฯ (ตามระบบ SEPA) ป 2558 12 รปท 2.6 การก าหนดนามสกลของแฟมขอมลแยกตามลกษณะขององคความร 12 รปท 2.7 6 ปจจยหลกของการแบงปนแลกเปลยนความร 14 รปท 3.1 หวขอองคความรทตองการจดเกบ 19 รปท 3.2 หวขอองคความรทตองการจดเกบ (ตอ) 20 รปท 3.3 ตวอยางผเชยวชาญ 21 รปท 3.4 คมอระบบงานตางๆ 22 รปท 3.5 สรปคมอระบบงานตางๆ 23 รปท 3.6 คมอระบบงานในรปแบบของแฟมวดโอ 23 รปท 3.7 การสาธตการท างานในรปแบบของแฟมวดโอ 24 รปท 3.8 หมวดหมองคความรตามกระบวนงานหลกของการทาเรอฯ (ตามระบบ SEPA) 25 รปท 3.9 หมวดหมองคความรเฉพาะหนวยงานตางๆ 25 รปท 3.10 การก าหนดนามสกลของแฟมขอมลแยกตามลกษณะขององคความร 26 รปท 3.11 การน าเขาองคความรเขาสโฟลเดอรกระบวนงานหลก 26 รปท 3.12 การน าเขาองคความรเขาสโฟลเดอรองคความรของหนวยงาน 27 รปท 3.13 การน าเขาองคความรของตวเอง 27 รปท 3.14 การจดเกบองคความรใหเปนหมวดหม 28 รปท 3.15 โครงการสมมนาแลกเปลยนองคความร 28 รปท 3.16 การถายทอดความรแบบเกา 30 รปท 3.17 การถายทอดความรแบบใหม 31 รปท 3.18 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของการตรวจสอบสทธการเขาใชงาน 32 รปท 3.19 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการจดการองคความร 33 รปท 3.20 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการเพมองคความร 34 รปท 3.21 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการสบคนองคความร 34 รปท 3.22 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการแสดงความคดเหน 35

VII

สารบญรป (ตอ) หนา

รปท 3.23 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการแสดงความคดเหน 36 รปท 3.24 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการจดการกลมผใชและระบบการจดการผใช 36 รปท 3.25 แผนภาพแสดงการด าเนนงานของกระบวนการทงหมดของระบบ 38 รปท 3.26 ระบบการบรหารจดการเอกสาร Alfresco 39 รปท 3.27 ระบบบรหารจดการเอกสาร Kool Keeper 40 รปท 3.28 ระบบการจดการเนอหาเวบไซตทพฒนาดวยระบบ Joomla (ตดตง Docman เพม) 40 รปท 3.29 สญลกษณของระบบ Alfresco 42 รปท 3.30 กระบวนงานตางๆของระบบ Alfresco 43 รปท 3.31 หนาจอส าหรบเขาสระบบของระบบ Alfresco 45 รปท 3.32 หนาจอตอนรบของระบบ Alfresco 45 รปท 3.33 คาใชจายของหลกสตร ERP – Decentralized 47 รปท 3.34 คาใชจายของหลกสตร ERP – Decentralized เปรยบเทยบกบงบของฝายเทคโนโลยสารสนเทศ ประจ าป 2559 47 รปท 3.35 คาใชจายของหลกสตร ERP – Decentralized เปรยบเทยบกบงบของฝายเทคโนโลยสารสนเทศ ประจ าป 2559 (ตอ) 48 รปท 4.1 หนาจอการเขาสระบบ 49 รปท 4.2 ผลการทดลองการเขาสระบบ โดยใชชอบญชหรอรหสผานไมถกตอง 49 รปท 4.3 ผลการทดลองการเขาสระบบ 50 รปท 4.4 การทดลองการสรางกลมของผใชงาน 50 รปท 4.5 การทดลองการสรางกลมของผใชงาน (ตอ) 51 รปท 4.6 ผลการทดลองการสรางกลมของผใชงาน 51 รปท 4.7 การก าหนดกลมผใชงานในหนวยงานตางๆ 52 รปท 4.8 ผลการก าหนดกลมผใชงานในหนวยงานตางๆ 52 รปท 4.9 การทดลองการเพมผใชงาน 53 รปท 4.10 การทดลองการเพมผใชงาน (ตอ) 53 รปท 4.11 ผลการทดลองการเพมผใชงาน 53 รปท 4.12 การทดลองการก าหนดสทธใหกลมตางๆ 54รปท 4.13 ผลการทดลองการก าหนดสทธใหกลมตางๆ 54 รปท 4.14 ขอแตกตางของสทธการเขาถงองคความร 55

VIII


รปท 4.15 การทดลองเพมหมวดหมขององคความรตางๆ 56 รปท 4.16 การทดลองเพมหมวดหมขององคความรตางๆ (ตอ) 56 รปท 4.17 ผลการทดลองเพมหมวดหมขององคความรตางๆ 57 รปท 4.18 บนทกขอตกลงประเมนผลการด าเนนงานรฐวสาหกจประจ าปบญช 2558 57 รปท 4.19 การแบงหมวดหมส าหรบองคความรเฉพาะหนวยงาน 58 รปท 4.20 ผลการทดลองสรางโฟลเดอรยอย 58 รปท 4.21 การก าหนดสทธใหกบโฟลเดอร 59 รปท 4.22 การทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ 59 รปท 4.23 การทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ (ตอ) 60 รปท 4.24 ผลการทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ 60 รปท 4.25 ผลการทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ (ตอ) 61 รปท 4.26 การทดลองการสงไปยงบคคลอนเพอท าการอนมต 61 รปท 4.27 การทดลองการสงไปยงบคคลอนเพอท าการอนมต (ตอ) 61 รปท 4.28 การทดลองการสงไปยงบคคลอนเพอท าการอนมต (ตอ) 62 รปท 4.29 ผลการทดลองการสงไปยงบคคลอนเพอท าการอนมต 62 รปท 4.30 การทดลองการพจารณาเพออนมตองคความร 63 รปท 4.31 การทดลองการพจารณาเพออนมตองคความร (ตอ) 63 รปท 4.32 การทดลองยายองคความรไปยงโฟลเดอรเฉพาะหนวยงาน 64 รปท 4.33 ผลการทดลองยายองคความรไปยงโฟลเดอรเฉพาะหนวยงาน 64 รปท 4.34 การทดลองการลบองคความร 65 รปท 4.35 ผลการทดลองการลบองคความร 65รปท 4.36 ผลการทดลองการเรยกดองคความรแยกตามหมวดหม 66 รปท 4.37 ผลการทดลองการเรยกดองคความรทอยในรปแบบแฟม PDF 66 รปท 4.38 ผลการทดลองการเรยกดองคความรทอยในรปแบบแฟมวดโอ 67 รปท 4.39 การทดลองการสบคนขอมล 67 รปท 4.40 ผลการทดลองการสบคนขอมล 67รปท 4.41 การทดลองการดาวนโหลดองคความร 68รปท 4.42 การทดลองการดาวนโหลดองคความร (ตอ) 68 รปท 4.43 ผลการทดลองการดาวนโหลดองคความร 68รปท 4.44 การทดลองการพมพองคความร 69 รปท 4.45 การทดลองการพมพองคความร (ตอ) 69

IX


รปท 4.46 การทดลองการถามและตอบในองคความรตางๆ 70 รปท 4.47 ผลการทดลองการถามและตอบในองคความรตางๆ 70 รปท 4.48 ผลการทดลองการถามและตอบในองคความรตางๆ (ตอ) 70 รปท 4.49 ผลการทดลองการกด Like ใหกบองคความร 71 รปท 4.50 การทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร 71 รปท 4.51 การทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร (ตอ) 71 รปท 4.52 ผลการทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร 72 รปท 4.53 ผลการทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร (ตอ) 72 รปท 4.54 ผลการทดลองการแสดงสถตของรปแบบไฟลทมอยในระบบ 72 รปท 4.55 ระบบ Intranet ของการทาเรอแหงประเทศไทย 73 รปท 4.56 หนาจอแสดงสถตการเขาใชระบบ 74 รปท 5.1 ผลการน าสงองคความรจากหนวยงานตางๆ 76 รปท 5.2 ผลการน าเขาองคความรในสวนของระบบงาน VCMS 76 รปท 5.3 ผลการแสดงหนาจอเรยงตามจ านวนการกด Like 77 รปท 5.4 การประชาสมพนธผานทางแอปพลเคชน Line 77 รปท ก-1 เวบไซตส าหรบดาวนโหลดระบบ Alfresco ก-1 รปท ก-2 ไอคอนส าหรบการตดตงระบบ Alfresco ก-1 รปท ก-3 หนาจอใหเปดแฟมตดตง ก-2 รปท ก-4 หนาจอใหเลอกภาษาในการตดตงระบบ ก-2 รปท ก-5 หนาจอตอนรบการตดตงระบบ ก-3 รปท ก-6 หนาจอแสดงต าแหนงทตองการตดตงระบบ ก-3 รปท ก-7 หนาจอแสดงการก าหนดรหสผานส าหรบผดแลระบบ ก-4 รปท ก-8 หนาจอแสดงความตองการทรพยากรของเครองคอมพวเตอรทตองการตดตงระบบก-4 รปท ก-9 หนาจอแสดงการยนยนเพอตดตงระบบ ก-5 รปท ก-10 หนาจอการตดตงระบบ ก-5 รปท ก-11 หนาจอเสรจสนการตดตงระบบ ก-6 รปท ก-12 หนาจอการเขาสระบบ ก-6 รปท แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอระบบสามารถจดเกบองคความรในรปแบบทตองการได ข-4 รปท ข-2 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอการใชงานระบบโดยรวม มขนตอนการใชงานทไมซบซอนและสามารถเขาใจไดงาย ข-5

X


รปท ข-3 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอสามารถคนหาองคความรทตองการไดงายและรวดเรว ข-6 รปท ข-4 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอองคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได ข-7 รปท ข-5 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอระบบมความเสถยร ข-8 รปท ข-6 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอมความปลอดภยขององคความร ข-9 รปท ข-7 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอตอบสนองกระบวนการการจดการองคความรท งหมด ข-10 รปท ข-8 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอภาพรวมทงหมดของระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ข-11

XI

สารบญตาราง หนา

ตารางท 3.1 การเปรยบเทยบคณสมบตของเครองมอทเลอกใชงาน 42 ตารางท 5.1 ผลการประเมนในแตละหวขอของระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย 78 ตารางท 5.2 ผลการประเมนในแตละหวขอของระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย (ตอ) 78 ตารางท ข-1 ผลการประเมนในหวขอระบบสามารถจดเกบองคความรในรปแบบทตองการได ข-4 ตารางท ข-2 ผลการประเมนในหวขอการใชงานระบบโดยรวม มขนตอนการใชงานทไมซบซอนและสามารถเขาใจไดงาย ข-5 ตารางท ข-3 ผลการประเมนในหวขอสามารถคนหาองคความรทตองการไดงายและรวดเรว ข-6 ตารางท ข-4 ผลการประเมนในหวขอองคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได ข-7 ตารางท ข-5 ผลการประเมนในหวขอระบบมความเสถยร ข-8 ตารางท ข-6 ผลการประเมนในหวขอมความปลอดภยขององคความร ข-9 ตารางท ข-7 ผลการประเมนในหวขอตอบสนองกระบวนการการจดการองคความรท งหมด ข-10 ตารางท ข-8 ผลการประเมนในหวขอภาพรวมทงหมดของ “ระบบการจดการองคความรฯ” ข-11

1

บทท 1 บทน า

1.1 กลาวน า ในแตละองคกรยอมมหลายๆ ปจจยทมบทบาทส าคญตอความมประสทธภาพและความส าเรจขององคกร โดยปจจยทส าคญทสดกคอ คน ถาในองคกรมบคลากรทดและมความสามารถ ปจจยดานอนๆ กจะดตามมา ดงนนการพฒนาบคลากรในองคกรจงมความส าคญ และควรไดรบการสนบสนนจากผบรหารทกระดบ ซงหนงในการพฒนาบคลากร กคอการฝกอบรม (Training) ไมวาจะภายในหรอภายนอกองคกร ซงอาจจะตองใชงบประมาณสง จงเปนปญหาในหลายๆ องคกร ดงนนถาในองคกรมบคคลากรทมความร ความสามารถในดานนนๆ อยแลว และสามารถถายทอดออกมาใหอยในรปแบบทบคคลอนสามารถเรยนรได กจะสามารถประหยดงบประมาณการพฒนาบคคลากรไดสวนหนงนนเอง โดยในการรวบรวมความรนน เราสามารถใชเครองมอทางธรกจ เขามาชวยในการบรหารจดการ นนกคอ การจดการความร (Knowledge Management, KM) ซงจะเปนเครองมอในการรวบรวมองคความรทมอย ซงกระจดกระจายอยในตวบคคลหรอเอกสารตางๆ มาจดใหเปนระบบ เพอใหทกคนในองคกรสามารถเขาถงความรและพฒนาตนเอง ใหสามารถน าความรนนไปประยกตใชในการปฏบตงานใหเกดประสทธภาพได ซงเทคโนโลยทเราสามารถน ามาพฒนาเพอสนบสนนใหการเขาถงองคความรตางๆ นนไดงายและสะดวกยงขน กมหลายรปแบบ หนงในนนกคอ ระบบจดการงานเอกสารองคการ (Enterprise Content Management, ECM) ซงเปนซอฟตแวรทชวยในการจดการ จดเกบ และจดสงขอมลตางๆ ทมอยอยางกระจดกระจายในองคกรใหมความเปนระเบยบมากขน โดยสามารถน ามาประยกตเพอใชจดเกบองคความรตางๆ เพอใหผใชสามารถเขาไปเรยนรไดสะดวกขน และหากองคกรสามารถผลกดนใหบคลากรในองคกรทกคนสามารถเขามาใชงานได กจะน าไปสการพฒนาองคกรใหบรรลตามวสยทศน เปาหมายและกลยทธไดดขน 1.2 กรณศกษา

โครงงานนเปนกรณศกษา โดยการพฒนาระบบจดการเนอหาเพอนสนบสนนการรวบรวมองคความรตางๆ ในองคกร คอ การทาเรอแหงประเทศไทย ทตง 444 ถนนทาเรอ คลองเตย กรงเทพฯ 10110 ประเทศไทย

โดยการทาเรอแหงประเทศไทย (กทท.) เปนรฐวสาหกจสาธารณปการในสงกดกระทรวงคมนาคม มวตถประสงค เพอจดด าเนนการและน ามาซงความเจรญของกจการทาเรอ เพอประโยชนแหงรฐและประชาชน ปจจบน การทาเรอแหงประเทศไทยรบผดชอบบรหารทาเรอ

2

ทส าคญ ไดแก ทาเรอกรงเทพ ทาเรอแหลมฉบง ทาเรอเชยงแสน ทาเรอเชยงของ และทาเรอระนอง

ปจจบนการทาเรอแหงประเทศไทย มพนกงานทงหมด 3,700 คน แบงออกเปน 15 ฝาย คอ ฝายบรหารทรพยากรบคคล ฝายการเงนและบญช ฝายอ านวยการ พฒนาธรกจและบรหารสนทรพย ฝายนโยบายและแผน ฝายตรวจสอบ ส านกทาเรอภมภาค ฝายเทคโนโลยสารสนเทศ ฝายการชาง ฝายการรองน า ฝายปฏบตการเรอและสนคา ฝายบรการทาและเครองมอทนแรง ฝายบรหารงานสนบสนน ส านกปฏบตการ ทาเรอแหลมฉบง และ ส านกงานบรหารงานสนบสนน ทาเรอแหลมฉบง ซงรอยละ 15 ของพนกงานทงหมด ก าลงจะเกษยณการท างาน ภายใน 1 - 3 ป ซงบคลากรกลมน ถอเปนบคลากรทมความร และ ประสบการณจากกลมงานคนละประเภทกน ถาบคลากรกลมนไดเกษยณการท างานไป โดยทยงไมไดถายทอดความรทม ไมวาจะเปนความรทเกดขนจากประสบการณการท างานจรง หรอ ความรทเกดจากการฝกอบรมตางๆ ออกมาใหบคลากรในองคกรรนหลงๆไดเรยนร กคงเปนทนาเสยดายอยางมาก

โดยทผานมาการถายทอดความรและเทคนคการท างานตางๆ ใหกบพนกงานรนใหมๆ กจะมหลายรปแบบตามลกษณะงาน เชน ฝายทเปนงานแบบปฏบตการ จะใชวธสอนงานผานการท างานจรง เพราะงานบางอยางตองศกษาจากสถานการณจรง ท าใหตองใชเวลานานในการเรยนรงานผานประสบการณการท างานดวยตนเอง สวนฝายทเปนงานดานบรหาร กจะใหศกษาจากเอกสารหรอคมอระบบตางๆ ทพนกงานในฝายนนๆ ท าไว ซงถกจดเกบไวทตวบคคล จงอาจมการสญหายไดหากไมไดมการจดเกบทเปนมาตรฐาน ยงไปกวานน ถาพนกงานในแตละฝายนน ไมไดท าการจดเกบความรตางๆ ไว กจะตองสงพนกงานใหมออกไปอบรมกบหนวยงานภายนอก เพอน าความรนนๆ มาตอยอดในการท างาน ซงการสงพนกงานไปอบรมในหลกสตรตางๆ กตองใชงบประมาณ ดงนนจงเทากบเปนการสญเสยงบประมาณซ าแลวซ าเลาในหลกสตรเดมๆ 1.3 ปญหาและแรงจงใจ

เนองดวยในปงบประมาณ 2558 การทาเรอแหงประเทศไทยไดรบการประเมนจากส านกงานคณะกรรมการนโยบายรฐวสาหกจ (สคร.) วายงขาดในสวนของการจดการความร เพอเพมศกยภาพการปฏบตงานของบคคลากรการทาเรอฯ ซงเปนตวชวดหนงในการด าเนนงานของการทาเรอฯ ประจ าป 2558 โดยทาง สคร. ไดก าหนดระดบผลการด าเนนงานไว ดงน

ระดบ 1 การทาเรอฯ รวบรวมองคความรทจ าเปนตอการบรหารจดการธรกจทาเทยบเรอไดแลวเสรจ โดยครอบคลมองคความรอยางนอยดานการบรการเรอสนคา สนคา ตสนคา และอนๆ

ระดบ 2 การทาเรอก าหนดผเชยวชาญ และด าเนนการจดเกบ สมภาษณ และรวบรวมองคความรไดครบตามจ านวนผเชยวชาญทก าหนด รอยละ 100 แลวเสรจ

3

ระดบ 3 การทาเรอฯก าหนดโครงสรางพฒนาและน าขอมลเขาสฐานขอมลแลวเสรจ ระดบ 4 พนกงานการทาเรอฯ เรมเขาใชฐานขอมลทไดรบการพฒนาไดเปนครงแรก

ส าเรจ ระดบ 5 การทาเรอฯไดรบการตรวจประเมนมาตรฐานขอมล และความครบถวนของ

ฐานขอมล และแนวทางการบรหารจดการความรของการทาเรอฯโดยรวมในป 2558 จดท าเปนรายงานน าเสนอใหผอ านวยการการทาเรอฯเหนชอบไดแลวเสรจ

โดยทางการทาเรอฯ ไดคาดหวงไววาตองไดรบการประเมนในระดบท 5 นนหมายความวาตองมการจดท าระบบขนมารองรบระบบการจดความความรนนเอง

ดงนนถามการรวบรวมองคความรในองคกร จากพนกงานทมความร ความช านาญ เทคนคตางๆ ไปจนถงความรทไปฝกอบรมจากหนวยงานภายนอก ใหถายทอดความรออกมาใหอยในรปแบบตางๆ เชน คมอการท างาน รปภาพประกอบค าบรรยาย หรอ แฟมวดโอตางๆ ใหสามารถเหนภาพการท างานในสถานการณจรงได และผลกดนใหบคลากรในองคกรสามารถเขาไปเรยนร กจะเกดชองทางในการพฒนา ตอยอดการท างานไดดวยตนเอง และในสวนของการสงพนกงานไปอบรมกบหนวยงานภายนอก ถาพนกงานทเคยไปฝกอบรมในแตละหลกสตร สามารถถายทอดความรทไดรบออกมาใหอยในรปแบบทพนกงานคนอนๆ สามารถน าไปตอยอดความรนนๆ ได กจะเปนการประหยดงบประมาณใหกบองคกรได จากเหตผลขางตน จงสรปออกมาเปนปญหาทเกดขน ดงน 1 องคกรยงไมมระบบในการสนบสนนการเผยแพรองคความรตางๆ ใหกบบคลากรในองคกรไดเขาไปเรยนร และน ามาพฒนาตนเองในการท างาน ซงเปนตวชวดจาก สคร . 2 พนกงานในองคกรสวนหนง ก าลงจะปลดเกษยณออกไป โดยยงไมไดถายทอดองคความรทไดรบการเรยนร และ สะสมจากประสบการณท างานของตวเอง ออกมาใหองคกรสามารถน าไปตอยอดการเรยนรใหกบพนกงานคนอนๆ ได 3 พนกงานไดจดท าคมอการท างานของตนเองไว แตไมมมาตรฐานในการจดเกบ จงเสยงตอการสญหายของขอมลนนๆ 4 องคกรเสยงบประมาณในการสงพนกงานออกไปอบรมในหลกสตรเดมๆ ทเคยสงพนกงานรนกอนๆ ไปอบรมแลว 1.4 แนวทางในการแกไขปญหา

จากปญหาดงกลาวในหวขอท 1.3 ฝายทรพยากรบคคลจงตองการผลกดนใหพนกงานถายทอดความรทไดรบการเรยนร และ สะสมผานประสบการณงานออกมาใหอยในรปแบบทพนกงานคนอนสามารถเรยนรและน าไปตอยอดในการท างานได

ในสวนของฝายเทคโนโลยสารสนเทศ จงหาแนวทางในการแกปญหา เพอใหองคกรสามารถพฒนาไปในทศทางเดยวกน คอ พฒนาระบบบรหารจดการเอกสารอเลกทรอนกส เพอใหมชองทางในการเผยแพรความร และประสบการณจากบคลากรดานตางๆ ใหบคคลากร

4

ในองคกรสามารถเขาไปเรยนร และน าความรนนมาพฒนาตวเอง ใหสามารถท างานไดอยางมประสทธภาพ 1.5 วตถประสงคของโครงงาน 1 ไดรบการประเมนจาก สคร. ในระดบท 5 ของตวชวดการจดการความร เพอเพมศกยภาพการปฏบตงานของบคคลากรการทาเรอฯ 2 จดเกบองคความรตางๆ อยางเปนระบบ มมาตรฐานในการจดเกบ

3 เผยแพรองคความรตางๆ ใหพนกงานในองคกรสามารถเขาไปเรยนรและน าไปตอยอดในการท างานได

4 พนกงานสามารถตงค าถามไว เพอใหพนกงานทมความร ความเชยวชาญในดานนนๆ เขามาใหค าแนะน าได 1.6 ขอบเขตของโครงงาน

โครงงานนเปนการน าระบบจดการงานเอกสารองคการ มาประยกตใชเพอสนบสนนการรวบรวบองคความรตางๆ จากบคลากรในองคกร และท าการเผยแพรใหบคลากรในองคกรทกคน สามารถเขามาเรยนรได โดยไดก าหนดขอบเขตดงน

1 จดท าระบบทสามารถจดเกบองคความรในรปแบบตางๆ ไมวาจะเปน คมอระบบ รปภาพ แฟมเสยง หรอ แฟมวดโอตางๆ โดยแยกตามองคความรแตละประเภท ตามทฝายทรพยากรบคคลก าหนดมา

2 ก าหนดใหระบบสามารถเรยกด คนหา บนทก แกไข ลบ ดาวนโหลด และพมพองคความรทตองการได

3 ผใชสามารถตงค าถามและตอบค าถามในหวขอตางๆได 4 ออกแบบและก าหนดสทธในการเขาถงของผใช

1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบจากโครงงาน

เมอโครงงานนไดน ามาใชในองคกรแลว คาดหวงไววาจะสงผลใหเกดการพฒนาของคนในองคกร โดยมรายละเอยดดงน

1 องคกรมระบบจดเกบองคความรทครบถวนตามความตองการ และสามารถใชงานไดจรง 2 ไมเกดการสญหายขององคความรในดานตางๆขององคกร ซงไดมากจากความรและประสบการณของบคคลากรในองคกรเอง

3 พนกงานในองคสามารถเรยนรความรใหมๆ หรอ ประสบการณทเกยวของกบงานของตน และน าไปประยกตใชในการท างาน เพอใหเกดประสทธภาพยงขน

5

4 พนกงานสามารถตงค าถามและตอบค าถาม ในหวขอทตองการเรยนรได 5 ประหยดงบประมาณในการสงพนกงานออกไปอบรมกบหนวยงานภายนอกใน

หลกสตรทเคยมพนกงานไดรบการอบรมไปแลว

1.8 โครงสรางของสารนพนธ การจดท าสารนพนธฉบบน เปนการแสดงการน าระบบจดการงานเอกสารองคการมาประยกตเพอใชจดเกบและเผยแพรองคความรตางๆ เพอใหผใชสามารถเขาไปเรยนรไดสะดวกขน ซงในรายละเอยดของเนอหาถกแบงออกเปน 5 บท ซงแตละบทประกอบไปดวยรายละเอยดเนอหาดงตอไปน บทท 1 บทน า เนอหาจะกลาวถงรายละเอยดโดยทวไปขององคกรทน ามาเปนกรณศกษา และในบทนยงกลาวถงปญหา หรอ สาเหตทมาของกรณศกษา รวมถงการน าเสนอ ถงวตถประสงค และประโยชนทไดรบจากการท าโครงงาน บทท 2 ทฤษฏทเกยวของ เปนการอธบายถงประเดนปญหาจากการท างานแบบเดม วามปญหาอยางไร และวเคราะหถงกระบวนงานแบบใหม ซงจะสามารถแกไขและลดปญหาดงกลาวได โดยน าทฤษฎตางๆ มาชวยในการจดท ากระบวนงานใหม บทท 3 การออกแบบระบบ เนอหาจะกลาวถงการออกแบบกระบวนการแบบใหมและวางแผนการด าเนนการ รวมถงตวชวดของโครงงาน บทท 4 ผลการทดลอง ในบทนจะเปนการแสดงผลการทดสอบการใชงานจรงวาเครองมอทเลอกนนสามารถท าไดตามทไดก าหนดไวจรงเพยงใด หรอมกระบวนการหรอขนตอนใดควรไดรบการปรบปรงแกไขใหดยงขน บทท 5 สรปผลการด าเนนงาน เนอหาจะกลาวถงการด าเนนการตามแผนตงแตตนตลอดจนเสรจสนการด าเนนการตามแผน เปนบทสรปวาการด าเนนการดงกลาวตรงตามวตถประสงคขององคกรทไดตงเอาไวหรอไมอยางไร

6

บทท 2 ทฤษฏทเกยวของ

2.1 กลาวน า

ในเนอหาบทท 2 น จะเปนการอธบายถงทฤษฎตางๆ ทใชในการจดการองคความร เพอจะไดสามารถเลอกสรรและออกแบบระบบไดตรงตามทตองการและครบถวนตามกระบวนการของการบรหารจดการองคความร

2.2 ทฤษฎทน ามาใช

ในการพฒนาระบบเพอสนบสนนการจดการองคความรตางๆ นน ตองอาศยทฤษฎการเรยนรหลายๆ ทฤษฎประกอบกน เพอจะไดเปนแนวทางในการจดท าระบบใหตอบสนองตามวตถประสงค โดยทฤษฎทเกยวของมดงน

- การจดการความร (Knowledge Management)

- ระบบจดการงานเอกสารองคการ (Enterprise Content Management)

2.2.1 การจดการความร (Knowledge Management)

จาก พจนานกรมฉบบราชบณฑตสถาน พ.ศ. 2542 (2546) [1] ไดบญญตความหมายไววา ความร (Knowledge) หมายถง สงทสงสมมาจากการศกษาเลาเรยน การคนควา หรอประสบการณ รวมทงความสามารถเชงปฏบตและทกษะ ความเขาใจ หรอสารสนเทศทไดรบมาจากประสบการณ สงทไดร บมาจากการไดยน ไดฟง การคด หรอการปฏบตองควชาในแตละสาขา

ศรไพร ศกดรงพงศากล (2549, น. 340) [2] ไดใหความหมายไววา ความร เปนการผสมผสานของประสบการณ สารสนเทศ ความเขาใจ ทกษะ และความเชยวชาญ รวมถงสงทไดรบการสงสมมาจากการศกษาเลาเรยน คนควา และถายทอด ทน ามาสการก าหนดกรอบความคดส าหรบการประเมน ความเขาใจ และการน าสารสนเทศและประสบการณใหมมาผสมรวมกน

ผศ. ดร. พรรณ สวนเพลง (2550, น. 15 ) [3] ไดใหความหมายไววา ความร คอ สงทสงสมมาจากการศกษาเลาเรยน การคนควาจากประสบการณและทกษะ ทสามารถ

7

สอสารและแบงปนกนได และการน าเอาความรไปใชประโยชนในการสรป การตดสนใจ และการคาดการณขางหนา รวมถงการแกไขปญหาตางๆ

จะเหนวาความรสามารถนยามไดหลายความหมาย ดงนนจงขอสรปในมมมองของตนเองวา ความร คอ ทกสงทกอยางทสามารถรบรได โดยสามารถเกดขนจากการเรยนร ศกษา คนควา หรออาจเกดขนจากสถานการณตางๆ ทพบเจอในแตละวน ซงอาจจะมการแบงปนตอ หรอเกบไวอยในความทรงจ าของตวเองกได เชนเดยวกบองคกรตางๆ กยอมมพนกงานทมความรมากมาย ไมวาจะเกดจากการฝกอบรมในหลกสตรตางๆ หรออาจเกดจากการเรยนรจากการท างาน โดยเมอพนกงานไดท างานในสวนงานตางๆ กยอมมความเขา ใจและความเชยวชาญในงานของตนเพมมากขน จนเกดเปนความร หากองคกรตองการรกษาความรนนๆ ไวไมใหเกดการสญหาย กตองมการจดการความรนนๆ ใหเปนระบบ

โดยการจดการความร เปนการน าองคความรตางๆ ทมอยในองคกร ซงอาจจะอยในตวพนกงานหรอเอกสารตางๆ เชน คมอระบบ มารวบรวมและพฒนาใหเปนระบบ เพอเปนชองทางใหพนกงานในองคกรสามารถเขาถงความร แบงปนความร แลกเปลยนความร และน าความรมาพฒนาตนเองเพอน าไปสการปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพและน าไปสการผลกดนองคกรใหบรรลตามเปาหมายขององคกรได

โดยส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) ไดจดท าแผนการจดการความร (2548, น.83) [4] โดยระบถงกระบวนการจดการความรวามรายละเอยดขนตอนตางๆ ดงรปท 2.1

8

รปท 2.1 แผนการจดการความรของส านกงานคณะกรรมการพฒนาระบบราชการ

โดยสามารถอธบายถงขนตอนตางๆ ไดดงน

1. การบงชความร (Knowledge Identification) โดยแตละองคกรตองสามารถก าหนดไดวาองคกรของตนตองจดเกบองคความรอะไรบาง และเปนความรท สามารถหาไดจากใคร อาจใชวสยทศน พนธกจ ยทธศาสตรขององคกรเพอประกอบการพจารณา

โดยในสวนของการทาเรอฯ ไดพจารณาการจดการองคความรใหครบตามหมวดหมท อางองมาจากกระบวนงานหลกขององคกร ดงตวอยางใน รปท 2.2 ซงความรนนๆ สามารถหาไดจากพนกงานในสวนงานทเกยวของโดยตรง

9

รปท 2.2 กระบวนงานหลกของการทาเรอแหงประเทศไทย

2. การสรางและแสวงหาความร (Knowledge Creation and Acquisition) โดย ภราดร จนดาวงศ (2549, น.14) [5] ไดตพมพวาตามมมมองของ Ikujiro Nonaka นกจดการความรผมช อเสยงระดบโลก ไดมการน าเสนอใหจ าแนกความรท มอย โดยแบงความรออกเปน 2 ประเภท คอ

ก) ความรทชดแจง (Explicit Knowledge) เปนความรทปรากฏและมองเหนไดขดเจน สามารถจดท าออกมาในรปแบบของเอกสาร คมอ หรอสอตางๆ และสามารถถายทอดหรอรวบรวมไดงาย

ข) ความรท ฝงอยในคน (Tacit Knowledge) เปนความรทไมปรากฏชดแจง ถกฝงลกและซอนเรนอยในตวคน โดยอาจเกดจากประสบการณ การเรยนร หรอพรสวรรค (Talent) การถายทอดหรอสอสารในรปแบบของตวเลข หรอตวอกษร อาจท าไดโดยยาก การสรางสามารถท าไดโดยการฝกฝนหรอการกระท า

ดงนนแตละองคกรจงควรเปลยนแปลงความรทฝงอยในคน ใหเปนความรทชดแจง ใหมากทสด เพอใหเกดความรและประโยชนสงสดขององคกร โดยบรหารจดการคนทม ความรทฝงอยในคน ใหสามารถถายทอดออกมาสคนอนๆ ทตองการความรนน ดวยวธการอยางเปนระบบ เชน ถายทอดออกมาใหอยในรปแบบเอกสารคมอและสอรปแบบตางๆ

10

รปท 2.3 กระบวนการถายทอดความร

ดงกระบวนการถายทอดความร ในรปท 2.3 ยกตวอยางเชน พนกงานหนงคนไดศกษาระบบงานใหมจนเกดเปนความรในระบบนนๆ ถอวาพนกงานเกดความรทฝงอยในคน จากนนไดน าความรนนไปสรางเปนคมอ ถอวาเปนการสรางความรทชดแจง และเมอมการน าคมอนนไปศกษาตอ กจะเปนการถายทอดไปจนถงตอยอดความรนนๆ จนเกดเปนความรทฝงอยในคนได

โดยองคกรสามารถใชโมเดลเซก (SECI Model) ซงเปนแผนภาพแสดงความสมพนธการรวบรวมความรในองคกรระหวางความรทชดแจงกบความรทฝงอยในคน เพอใชเปนแนวทางในการสราง ถายทอด เรยนร และตอยอดความรอยางตอเนอง และพฒนาการจดการความรใหเปนงานประจ าทยงยน

รปท 2.4 SECI Model

11

จากรปท 2.4 จะเรมจากกระบวนการแลกเปลยนเรยนร (Socialization) เปนการแบงปนประสบการณแบบเผชญหนาระหวางผทมความร เชน การประชม การระดมสมอง ทมาจากความร การเรยนร และประสบการณของแตละบคคล แลวน ามาแบงปนแลกเปลยนความรซงกนและกน ทไมใชแคการอานหนงสอ คม อ หรอต าราดวยตวเอง ยกตวอยางเชน พนกงานทเขามาใหม ไดเรยนรการท างานจากการสงสอน หรอ จากการสงเกตวธการท างานของพนกงานรนพ แลวปฏบตตามและพฒนาจนเปนความเชยวชาญไปเรอยๆ เปนการเรยนรงานแบบครพกลกจ า เปนตน ตอมาคอกระบวนการสกดความรออกจากตวคน (Externalization) เปนการพฒนาความรทฝงอยในคน ใหสอสารออกไปภายนอก อาจสรปออกมาเปนแนวคด แผนภาพ แผนภม เอกสาร ทสามารถถายทอดและสนบสนนใหเกดการสอสารระหวางผเรยนรดวยกนในรปแบบทเขาใจไดงาย ซงความรทฝงอยในคน จะถกพฒนาใหตกผลกและถกกลนกรอง แลวน าไปสการแบงปนจนเกดเปนฐานความรใหม ยกตวอยางเชน เมอพนกงานใหมไดศกษา และสงเกตการณท างานจากรนพมาแลว กมาจดบนทกไวเปนคมอปฏบตงานไวเปนลายลกษณอกษร เพอใหเพอนหรอพนกงานรนตอไปไดน าไปเรยนรตอได ถดมาคอกระบวนการควบรวมความร (Combination) เปนน าความรตางๆทไดรบมาจากทตางๆ มาวเคราะห กลนกรองจนเกดเปนความรใหม โดยน าความรทชดแจงทไดจากการรวบรวมความรภายในหรอภายนอกองคกร แลวน ามารวมกน ปรบปรง หรอผานกระบวนการจนท าใหเกดเปนความรใหม แลวท าการเผยแพรแกสมาชกในองคกร ยกตวอยางเชน การอานคมอจากคม อหลายๆ เลม แลวเอามาประยกตท าเปนคม อสรปพรอมวาดรปประกอบเพอใหเขาใจงายยงข น สดทายคอกระบวนการผนกฝงความร (Internalization) เปนการน าไปใชในระดบบคคล โดยเกดจากจากทไดเรยนรและลงมอท า จนความรท ชดแจงนนไดถกเปลยนจนเปนทฝงอยในคนๆ นน ยกตวอยาง คอ พนกงานการอานคมอตางๆ และน าไปปฏบตงานซ าแลวซ าเลา จนอาจเกดความเชยวชาญเฉพาะตว เปนตน 3. การจดความรใหเปนระบบ (Knowledge Organization) เ ปนการวางโครงสรางความรแยกเปนหมวดหม เพอเตรยมพรอมส าหรบการเกบความรอยางเปนระบบ ซงจะชวยใหสามารถเขาถงความรท ตองการไดสะดวกยงข น โดยการทาเรอฯ ไดจดหมวดหมองคความรตางๆ ตามทระบบการประเมนคณภาพรฐวสาหกจ (State Enterprise Performance Appraisal, SEPA) ไดก าหนดไวให ดงรปท 2.5

12

รปท 2.5 ตวอยางองคความรตามกระบวนงานหลกของการทาเรอฯ (ตามระบบ SEPA) ป 2558

4. การประมวลและกลนกรองความร (Knowledge Codification and Refinement) เปน การปรบปรงรปแบบเอกสารใหเปนมาตรฐานเดยวกน เชน ถาเปนความรทสามารถถายทอดออกมาเปนตวอกษรได กใหจดอยในรปแบบแฟมเอกสาร หรอถาหากเปนความรท ตองอาศยการเหนภาพเคลอนไหวประกอบการบรรยาย กใหจดอยในรปแบบแฟมวดโอ เปนตน โดยการทาเรอฯ ไดก าหนดนามสกลของแฟมขอมลแยกตามลกษณะขององคความร ดงรปท 2.6

รปท 2.6 การก าหนดนามสกลของแฟมขอมลแยกตามลกษณะขององคความร

13

นอกจากน นควรปรบปรงเนอหาใหมความเหมาะสม เชน การตรวจความถกตองของความร หรอการก าหนดสทธการเขาดความรนนๆ ในกรณทเปนความรเฉพาะสวนงาน เปนตน

5. การเขาถงความร (Knowledge Access) เปนการท าใหพนกงานสามารถเขาถงความรท ตองการไดงายและสะดวกขน โดย ศรไพร ศกดรงพงศากล (2549, น.350) [6] ไดระบวา การจดการความรทดนนจ าเปนตองอาศยเทคโนโลย โดยเครองมอทางเทคโนโลย (Technology Tools) ทสนบสนนการจดการความรเรยกวา Knowware ซงชดของซอฟตแวรจดการความรสวนใหญจะประกอบดวยเครองมอตอไปนอยางนอยหนงอยาง ไดแก

- Collaborative Computing Tools (เครองมอสนบสนนการท างานรวมกน) หรอกรปแวร (Groupware) ซงเปนเครองมอทชวยในการถายทอดความรภายในองคกร เชน Lotus Notes/Domino เปนตน

- Knowledge Servers ประกอบดวยซอฟตแวรหลกส าหรบการจดการความร รวมทงเปนแหลงเกบความรและการเขาถงความร สารสนเทศ และขอมลตางๆ เชน Hummingbird Knowledge Server หรอ The Hyperware Information Server เปนตน

- Enterprise Knowledge Portals (EKP) เปนระบบศนยรวมการจดการความร โดยจะบรณาการความร กระบวนการรายงาน และการท างานรวมกน โดยจะจดการดวยเซรฟเวอร เชน IMB/Lotus Microsoft, Oracle และ Sybase เปนตน

- Electronic Document management Systems (EDM) เปนระบบทมงจดการเอกสารอเลกทรอนกสในรปแบบทเนนการท างานรวมกน สนบสนนการเขาถงเอกสารตางๆ ผานเวบเบราเซอรทางเครอขายอนทราเนตขององคการ ระบบ EDM ชวยใหการจดการเอกสารและกระแสงาน (Workflow) สามารถท างานไดอยางราบรน อกทงยงสนบสนนการสรางและการแกไขปรบปรงเอกสารรวมกน

- Knowledge Havesing Tools เปนเครองมอทมประโยชนอยางมากในการจบความรโดยนย เนองจากยอมใหผทใหความร (Knowledge Contrinutor) มสวนเกยวของเพยงเลกนอย (หรอไมมเลย) เชน ActiveKnowledge เปนตน

- Search Engines โดยจะท าหนาทในการจดการความร เชน การคนหาและดงเอกสารทตองการมาจากแหลงเกบเอกสารขนาดใหญขององคการ โดยบรษทอยางเชน Google ไดเสนอความสามารถของ Search Engines ทมความสามารถในการท า

14

ดรรชน (Indexing) และการจดท ารายการ (Cataloging Files) จากเอกสารในรปแบบทหลากหลาย เชนเดยวกบความสามารถในการสบคนและจดล าดบเอกสารใหตามทผใชสบคน

- Knowledge Management Suite (KMS) โดยเปนโซลลนการจดการความรแบบครบชดทรวมเทคโนโลยการสอสาร การท างานรวมกน ละการจดเกบ (Storage) ในชดเดยวกน ซงสามารถเขาถงฐานขอมลภายในและแหลงความรจากภายนอกได เชน KnowledgeX เปนตน

6. การแบงปนแลกเปลยนความร (Knowledge Sharing) โดยถาเปนความรทชดแจง องคกรอาจจะจดท าเปนเอกสาร คมอ หรอจดท าเปนฐานขอมลไว หรอหากเปนความรทฝงอยในคน กอาจใชวธตางๆ เชน การจดทมขามสายงาน กจกรรมกลมคณภาพและนวตกรรม ชมชนแหงการเรยนร ระบบพเลยง การสบเปลยนงาน และเวทการแลกเปลยนความร เปนตน

รปท 2.7 6 ปจจยหลกของการแบงปนแลกเปลยนความร

จากรปท 2.7 ปจจยหลกของการแบงปนและแลกเปลยนเรยนร 6 ประการ ไดแก ก) ก าหนดเปาหมายการแบงปนและแลกเปลยนเรยนรใหชดเจนและสมพนธกบเปาหมายทางธรกจ ยกตวอยางเชน องคกรหรอหนวยงานทอยในสายการพฒนาระบบและเทคโนโลยตางๆ กควรมงเนนใหพนกงานมการเรยนรเทคโนโลยใหมๆ ทเปลยนแปลงไปในแตละวน ดงนนถาพนกงานมการแลกเปลยนความรตางๆทตนไดเรยนรมา กจะเปนประโยชนตอองคกรโดยรวม ข) สรางผน าทเปนแบบอยาง โดยอาจเรมจากการหนวยงานตนแบบ เชน ฝายทรพยากรบคคล ซงถามการแสดงใหเหนถงประโยชนของการแลกเปลยนขอมลซงกนและกนใหพนกงานในองคกรเหน กจะเปนแบบอยางใหหนวยงานอนๆในองคกรเรมท าตามได

15

ค) สรางเครอขายของผมความรจากการปฏบต (Human Networks) โดยอาจมการเปดอบรมใหกบพนกงานทมความเดนชดดานการเรยนรของแตละสายงานในองคกร แลวสนบสนนใหพนกงานทานนนไดถายทอดความรตางๆไปสพนกงานในสายงานนนๆ เพอทจะไดมการแลกเปลยนขอมลทวทงองคกร ง) ก าหนดวธการแบงปนและแลกเปลยนเรยนรใหเหมาะกบวฒนธรรมองคกร เพราะแตละองคกรยอมมการท างานในรปแบบทางานตางกน เปาหมายองคกรตางกน ดงนนแตละองคกรจงมรปแบบการเรยนรท ตางกน จ) แบงปนและแลกเปลยนเรยนรทน าไปใชในงานประจ าวนได เพราะบางขอมลอาจเปนขอมลทซบซอนเกนไป และอาจไมไดเกยวกบลกษณะงาน จงอาจสงผลใหพนกงานไมเกดความกระตอรอรนในการเขาไปแลกเปลยนความรได ฉ) สรางแรงจงใจทสนบสนนการแบงปนและแลกเปลยนเรยนร โดยอาจจะเปนค าชมเชย หรอ การมอบรางวลใหกบพนกงานทมการแลกเปลยนความรในองคกรอยางตอเนอง เพอเปนขวญและก าลงใจใหพนกงานทตงใจเขาไปเรยนร กลาวโดยสรปไดวา การแลกเปลยนเรยนร (Knowledge Sharing) ทม ประสทธผลนน จะตองประกอบไปดวย 3 องคประกอบหลก คอ คน, สถานท และสงอ านวยความสะดวก รวมทงด าเนนกจกรรมการแลกเปลยนเรยนรโดยพจารณา 6 ปจจยหลก ขางตน ดวยการประยกตใชใหเหมาะสม เพอใหเกดการแลกเปลยนเรยนรทม ประสทธภาพและประสทธผลอยางแทจรง 7. การเรยนร (Learning) โดยถาพนกงานในองคกรเกดการเรยนรทเปนประโยชนกบงานของตนแลว กยอมมความสามารถในการท างานทดข น สามารถน าความรนนๆ มาแกไขปญหา และตอยอดจนเกดเปนความรใหมๆ ซงจะสงผลใหพนกงานในองคกรสามารถน าไปเรยนรตอจนมความรมากยงข น และน าไปสการพฒนาองคกรใหมประสทธภาพสงขน

2.2.2 ระบบจดการงานเอกสารองคการ (Enterprise Content Management) เปนซอฟตแวรทชวยในการจดการ จดเกบ และจดสงขอมลตางๆ ทมอยอยางกระจดกระจายในองคกรใหมความเปนระเบยบมากขน เพอใหสามารถบรหารจดการขอมลเอกสารประเภทไรรปแบบ หรอไมมโครงสรางขอมล (Unstructured Data) เชน ไฟลเอกสาร word, pdf, html เปนตน นอกจากนยงมระบบ Workflow ทชวยในการจดการขอมลตางๆ ใหเปนระบบยงข น โดย ECM นนจะมฟงกชนการท างานหลกๆ ดงเชน

- การจดการขอมลเอกสารตางๆ ในองคกร (Documents Management)

- การน าเสนอขอมลสภายนอกองคกร (Web Content Management)

16

- การจดการขอมลทเกยวกบไฟลดจตอล (Digital Asset Management)

- การท างานรวมกนเปนทม (Collaboration &Social Media)

โดย ผศ. อรวรรณ วงศแกวโพธทอง [7] ไดตพมพถงองคประกอบของ ECM วาควรมฟงกชนหลกในการท างาน 5 ฟงกชน คอการบนทก การจดเกบ การส ารองและการจดสงขอมลเอกสาร

1. การบนทกขอมลเอกสาร (Capture) ปจจบนเอกสารธรกจสามารถผลตจากสองแหลง คอ มนษยสราง และโปรแกรมสราง ซงกคอ เอกสารในรปกระดาษและเอกสารในรปแฟมขอมลดจทล โดยระบบ ECM ไดก าหนดเทคโนโลยทใชในการบนทกขอมลเอกสารน าเขาสระบบฐานขอมลเอกสารไดหลายวธ เชน เทคโนโลยสแกนเอกสารเพอแปลงภาพเอกสารกระดาษใหเปนขอมลภาพเอกสารอเลกทรอนกส (Document Image) เทคโนโลยการจดจ าและแปลความอกษรในกระดาษ เชน OCR (Optical Character Recognition) เทคโนโลย Electronic form ในการบนทกขอมลภาพเอกสารโดยตรงจากผใชงาน เปนตน ดวยเทคโนโลยเหลานจะท าใหขอมลภาพเอกสารทไรรปแบบกลายมาเปนรปแบบมากยงข น เพอน าไปสการประมวลผลในขนตอนตอไป โดยผลลพธการบนทกขอมลภาพเอกสารจะท าใหระบบ ECM รบรขอมลภาพเอกสารในสองสวน คอขอมลในสวนทเปนเนอหาสาระ (Content) และขอมลในสวนทเปนขอมลอธบาย (Metadata) โดยขอมลอธบายจะเปนขอมลส าคญในการใชบรรยายคณสมบตของเอกสาร เชนประเภทเอกสาร ชอเอกสารขอมลบงชใครเปนเจาของ เชนประเภทเอกสาร ชอเอกสาร ขอมลบงชใครเปนเจาของ เลขทเอกสาร เปนตน โดยขอมลอธบายจะมประโยชนส าคญในการใชเปนขอมลดชนในการสบคนและเรยกดภาพเอกสารจากระบบ ECM

2. การจดการขอมลเอกสาร (Manage) โดยปจจบนงานเอกสารจะเกดขนในเกอบทกกระบวนการท างานของธรกจ ระบบ ECM ไดน าเสนอเทคโนโลยการจดการขอมลเอกสาร 2 ประเภท ทเกอหนนกอใหเกดการสรางประสทธภาพในกระบวนการท างานธรกจขององคการไดแก เทคโนโลยการบรหารจดการเอกสารธรกจ (Content Management) และเทคโนโลยบรหารจดการกระบวนธรกจ (Process Management) เทคโนโลยการบรหารจดการเอกสารธรกจ (Content Management) จะเปนเครองมอในการบรหารจดเกบขอมลเอกสาร โดยผานการใชขอมลทงในสวนทเปนขอมลเนอหาสาระและสวนทเปนขอมลอธบายเอกสาร ทบนทกจากฟงกชนการบนทก ซงการจดการขอมลภาพเอกสารทหลายรปแบบองกบประเภทขอมลเอกสาร เชน การบรหารภาพเอกสาร (Document Management) การบรหารจดหมายอเลกทรอนกส (Electronic Mail Management) การบรหารขอมลเวบสาระ ( Web Content Management) เปนตน นอกจากน ระบบECM จะมอกหนงเทคโนโลยทส าคญในการบรหาร

17

จดการเอกสารธรกจ ( Record Management) ทองกบนโยบายขององคการทวาดวยการก าหนดอายขยการจดเกบขอมลภาพเอกสารตามมลคาทางธรกจและตามกฎหมาย ทสอดคลองกบแตละประเภทเอกสารตามหลกการ ILM ( Information Life Cycle Management) ( IBM,n.d.) เทคโนโลยบรหารจดการกระบวนธรกจ (Process Management) เปนวธการและเครองมอในการสนบสนนกระบวนการท างานธรกจบนเอกสารอเลกทรอนกส ทจะอ านวยความสะดวกใหเกดการท างานบนขอมลเอกสารอเลกทรอนกสทสงผานจากขนตอนหน งไปอกขนตอนหน งในกระบวนการท างานในลกษณะสงผานงานไปยงเจาหนาททตองการขอมลภาพเอกสารทถกตอง ณ เวลาทเหมาะสมดวยเทคโนโลยนจะท าใหการขบเคลอนกระบวนการท างานขององคการมความราบรนมากยงข น และชวยลดขอผดพลาดในการท างานมากขน บนพนฐานการสงผานขอมลภาพเอกสารทถกตองในแตละขนตอนการท างานใจแตละกระแสงาน (Workflow)

3. การจดเกบขอมลเอกสาร (Store) ในระบบ ECM มการก าหนดเทคโนโลยการจดเกบขอมลไวประกอบดวย 3 สวน ไดแก การบรการคลงขอมลเอกสาร(Library Service) ระบบฐานขอมลเอกสาร (Content Repository) และเทคโนโลยสอจดเกบขอมล (Storage Technology) ซงสะทอนใหเหนการบรการ รปแบบการจดเกบ และโครงสรางพนฐานการจดเกบโดยมรายละเอยด คอ การบรหารคลงขอมลเอกสาร จะก าหนดรปแบบการจดเกบขอมลภาพเอกสารโดยในปจจบนระบบฐานขอมลภาพเอกสารจะมรปแบบเปนระบบฐานขอมลเชงวตถ (Object – Oriented Database ) และระบบฐานขอมลเชงสมพนธ (Relational Database) ซงขอมลเนอหาสาระของภาพเอกสารหรอเอกสารดจทลทจะถกจดเกบเปนเนอหาเชงวตถ สวนขอมลอธบายภาพ เอกสารจะถกจดเกบไวในตารางขอมลในลกษณะฐานขอมลเชงสมพนธ เทคโนโลยสอจดเกบขอมล (Storage technology) เปนเทคโนโลยทก าหนดโครงสรางพนบานในการจดเกบเอกสารประกอบดวยสอจดเกบขอมลในรปแบบตางๆ เชน ดวด ซดรอม ฮารดดสก และ SAN (Storage Area Network) เปนตน

4. การส ารองขอมลเอกสาร(Preserve) ระบบECM ก าหนดใหมการส ารองขอมลเอกสารในระยะยาว โดยใชสอประเภทตางๆ เชน ดวด ซดรอม ฮารดดสก ไมโครฟลม และเทป เปนตน แตอยางไรกตาม การส ารองขอมลเอกสารในระยะยาวจะตองเปนไปตามนโยบายการจดเกบขอมลภาพเอกสาร ทสอดคลองกบหลกการของ ILM

5. การจดสงขอมลเอกสาร (Deliver) เทคโนโลยการจดสงขอมลเอกสาร ประกอบดวย 3 สวน คอ การแปรรปขอมลเอกสาร (Content Transform) การก าหนดความปลอดภย (Content Security) และการสงมอบขอมลเอกสารบรษทคตอตองมการแปรรปภาพเอกสารใหอยในรปแบบของไฟลนามสกล PDF จากนนท าการเขารหสขอมลดวยเทคโนโลย PKI

18

(Public Key Infrastructure) เพอความปลอดภยของขอมล แลวน าสงขอมลดวยระบบเมลอเลกทรอนกส ผานเครอขายอนเตอรเนตไปยงบรษทคคา

2.3 สรป

ดงนนเราจะจดท าระบบเพอสนบสนนกระบวนการท างานใหม ใหสามารถรองรบการรวบรวมขอมลองคความรตางๆพรอมทงเผยแพรองคความรนนๆใหกบพนกงานในองคกรไดทวถงและรวดเรวโดยองตามทฤษฎตางๆทไดกลาวมาทงหมด

19

บทท 3 การออกแบบระบบ

3.1 กลาวน า จากปญหาทเกดขน ประกอบกบการศกษาทฤษฎตางๆ แลว จงไดมแนวคดน าเครองมอทางเทคโนโลยสารสนเทศเขามาประยกตใชในการแกปญหาดงกลาว ซงเครองมอนนกคอ ระบบจดการงานเอกสารองคการ (Enterprise Content Management) เพอจะไดเปนการรวบรวมและบรหารจดการแฟมเอกสารทเปนองคความรดานตางๆ ของคนในองคกรเขาไวดวยกน และสามารถคนหาองคความรทตองการได โดยในบทนจะกลาวถงการออกแบบและการเลอกใชเครองมอดงกลาวใหเหมาะสมกบองคกร 3.2 กระบวนการท างานเดม จากแผนการจดการความรในบทท 2 ไดระบถงกระบวนการจดการความรวามรายละเอยดขนตอนตางๆ ซงน ามาประยกตใชกบการท างานจรง ดงน 1. การบงชความร (Knowledge Identification) ในชวงเรมตน การทาเรอฯ ไดพจารณาการจดการองคความรทตองการจดเกบ โดยอางองมาจากกระบวนงานหลกขององคกร ซงการทาเรอฯ มหนาทหลกในการรบเรอและสนคา ขดลอกและบ ารงรกษา รองน าทางเดนเรอและแองจอดเรอ ควบคมการขนถายและการบรรทกสนคา ยกขน เคลอนยาย เกบรกษา และสงมอบสนคาใหแกเจาของสนคา ดงนนองคความรในกระบวนงานหลกจะประกอบไปดวยองคความรท เกยวของกบการบรหารจดการทาเทยบเรอเปนหลก ประกอบกบการทาเรอฯ จ าเปนตองไดรบการประเมนจากระบบประเมนผลคณภาพรฐวสาหกจ (SEPA) ซงไดวางกรอบของขอมลทตองการใหการทาเรอมการจดเกบ โดยพจารณาจากกระบวนงานหลกของการทาเรอฯ เชนกน ดงนนจงสรปองคความรท ตองการจดเกบไวดงรปท 3.1 และ 3.2

รปท 3.1 หวขอองคความรท ตองการจดเกบ

20

รปท 3.2 หวขอองคความรท ตองการจดเกบ (ตอ)

นอกจากองคความรของกระบวนงานหลกของการทา เรอฯแลว ความรจากทกๆหนวยงานในองคกรกส าคญไมนอยไปกวากน ไมวาจะเปนความรจากพนกงานทก าลงจะเกษยณอายการท างาน หรอ ความรจากพนกงานทกคนทตองการจดเกบและเผยแพรองคความรตางๆทใชในการท างาน ลวนแตมประโยชนตอองคกรทงสน ดงนนหากหนวยงานไหนเลงเหนถงความส าคญของความรทจ าเปนตองมการจดเกบเพอไมใหความรนนๆเกดการสญหาย กควรผลกดนใหมการจดเกบความรนนๆใหเปนองคความรของการทาเรอฯเชนเดยวกน 2. การสรางและแสวงหาความร (Knowledge Creation and Acquisition) เมอทราบถงองคความรตางๆทตองการจดเกบแลว กตองทราบดวยวาจะสามารถหาองคความรนนๆไดจากใคร ซงการทาเรอฯ ไดแตงตงผเชยวชาญจากหนวยงานตางๆ โดยพจารณาจากประสบการณในการท างาน เชน มความเชยวชาญในเรองนน หรอ เคยเปนวทยากรในเรองนนๆอยกอนแลว ดงรปท 3.3

21

รปท 3.3 ตวอยางผเชยวชาญ

อกทงแตละหนวยงานสามารถเสนอพนกงานในหนวยงานทเลงเหนวาเปนบคคลทม ความร และมบคลก ลกษณะนสยทพรอมจะถายทอดองคความรในเรองตางๆ เพอจะไดสนบสนนใหสามารถเปนผถายทอดองคความรทมเชยวชาญมากขน เชน สงฝกอบรมเทคนคการถายทอดขอมล เปนตน

22

นอกจากนนการทาเรอฯ ไดแตงตงพนกงานจากทกหนวยงานขององคกรเพอท าหน าทเปนวทยากรกระบวนการ (Local Facilitator) จ านวน 48 คน เพอเขารบการฝกอบรมในการเปนคนกลางในกระบวนการจดการความร โดยมหนาทหลกๆ ดงน 1. เปนผเปนประสานงานในเรองตางๆ ใหกบคนในหนวยงานของตนกบเจาหนาทหลกของการทาเรอฯทรบผดชอบการด าเนนงานในโครงการจดเกบองคความรของการทาเรอฯ 2. เปนผกระตนและสรางบรรยากาศใหพนกงานในหนวยงาน ไดเลาถงประสบการณการท างานและวธการแกปญหา ซงเปนแหลงความรฝงลกทอยในตว น าไปสการพฒนาและจดการตนเองทประสบความส าเรจ เพอเปนการถายทอดใหกบพนกงานคนอนๆไดเกดการเรยนร จนน าไปสการพฒนาตนเอง 3. เปนพเลยงและใหค าแนะน าส าหรบพนกงานในหนวยงาน เพอท าการถายทอดองคความรตางๆออกมาในรปแบบตางๆ เชน การเขาใชระบบการจดการองคความร การเพมอวคความร หรอ การคนหาองคความรท ตองการ เปนตน เมอทราบถงแหลงความรท ตองการจดเกบแลว กตองท าการถายทอดความรเหลานนใหอยในรปแบบทสามารถจบตองได ซงการทาเรอไดใชหลายๆกระบวนการ โดยหากเปนคมอการใชระบบตางๆ ทมอยแลว ดงรปท 3.4

รปท 3.4 คมอระบบงานตางๆ กน ามาสรปเฉพาะเนอหาทพบเจอบอยๆ เพอจะไดเกดความนาสนใจและเขาถงองคความรนนๆไดงายขน ดงรปท 3.5

23

รปท 3.5 สรปคมอระบบงานตางๆ หรอน ามาเผยแพรในรปแบบของแฟมวดโอเพอจะไดเขาใจงายยงข น ดงรปท 3.6

รปท 3.6 คมอระบบงานในรปแบบของแฟมวดโอ

24

หากเปนองคความรทยากในการถายทอดเปนตวอกษร เชน การสาธตการปฏบตงานทางเรอ กจะใชวธเขาไปถายท าในสถานทจรงและบรรยายประกอบเพออธบายถงการท างานจรง ดงรปท 3.7 เปนตน

รปท 3.7 การสาธตการท างานในรปแบบของแฟมวดโอ

3. การจดความรใหเปนระบบ (Knowledge Organization) เ ปนการวางโครงสรางความรแยกเปนหมวดหม เพอเตรยมพรอมส าหรบการเกบความรอยางเปนระบบ ซงจะชวยใหสามารถเขาถงความรท ตองการไดสะดวกยงข น โดยการทาเรอฯ ไดจดหมวดหมองคความรตางๆ ตามทระบบการประเมนคณภาพรฐวสาหกจ (State Enterprise Performance Appraisal, SEPA) ไดก าหนดไวให ดงรปท 3.8

25

รปท 3.8 หมวดหมองคความรตามกระบวนงานหลกของการทาเรอฯ (ตามระบบ SEPA) และไดจดหมวดหมของความรเฉพาะหนวยงานไวอกกลมหนง ส าหรบจดเกบความรทแตละหนวยงานในองคกรเลงเหนวามความส าคญ ดงรปท 3.9

รปท 3.9 หมวดหมองคความรเฉพาะหนวยงานตางๆ

4. การประมวลและกลนกรองความร (Knowledge Codification and Refinement) เปน การปรบปรงรปแบบเอกสารใหเปนมาตรฐานเดยวกน เชน ถาเปนความรทสามารถถายทอดออกมาเปนตวอกษรได กใหจดอยในรปแบบแฟมเอกสาร หรอถาหากเปน

26

ความรท ตองอาศยการเหนภาพเคลอนไหวประกอบการบรรยาย กใหจดอย ในรปแบบแฟมวดโอ เปนตน โดยการทาเรอฯ ไดก าหนดนามสกลของแฟมขอมลแยกตามลกษณะขององคความร ดงรปท 3.10

รปท 3.10 การก าหนดนามสกลของแฟมขอมลแยกตามลกษณะขององคความร

นอกจากนนควรปรบปรงเนอหาใหมความเหมาะสม เชน การตรวจความถกตองของความร หรอการก าหนดสทธการเขาดความรนนๆ ในกรณทเปนความรเฉพาะสวนงาน เปนตน โดยการทาเรอไดแบงองคความรออกเปน 3 แบบ คอ 1. องคความรทเกดจากกระบวนงานหลกของการทาเรอ ซงเปนองคความรทระบบการประเมนคณภาพรฐวสาหกจ ไดก าหนดไวใหวาเปนองคความรทการทาเรอฯ ตองมการจดเกบ ในสวนนทางฝายทรพยากรบคคลจะท าบนทกภายในไปยงหนวยงานหลกของกระบวนงานหลกดงกลาว ดงรปท 3.11 ทงน เพอใหสงองคความรทตองการกลบมาเพอท าการจดเกบและเผยแพร หากองคความรไหนทยากตอการถายทอดออกมาใหอยในรปแบบเอกสาร หรอไฟลเอกสาร กจะเขาไปสมภาษณหรอถายวดโอเพอประกอบเปนองคความรในหวขอนนๆออกมา

รปท 3.11 การน าเขาองคความรเขาสโฟลเดอรกระบวนงานหลก

27

2. องคความรของหนวยงาน ซงแตละหนวยงานจะรวมกนตกลงและก าหนดวาองคความรใดบางทส าคญและมประโยชนโดยตรงกบพนกงานในหนวยงาน และเปนองคความรทตองการจดเกบ เชน ฝายเทคโนโลยสารสนเทศตองการจดเกบวธการตงคาเบองตนของระบบงานตางๆ ซงเปนองคความรเฉพาะของหนวยงานของตน ซงองคความรเหลาน น จ าเปนตองไดรบการตรวจสอบและอนมตจากระดบหวหนาฝาย หรอ หวหนาแผนกนนๆกอน จงจะสามารถจดเกบเปนองคความรของหนวยงานได ดงรปท 3.12

รปท 3.12 การน าเขาองคความรเขาสโฟลเดอรองคความรของหนวยงาน

3. องคความรท วไป เปนองคความรตางๆทพนกงานทกคน ตองการจดเกบและเผยแพร โดยอาจเปนความรท ตองการจดเกบไวเพอตวเอง เชน ไฟลงานสวนตวทไมตองการใหเกดการสญหาย หรอ อาจเปนองคความรท คดวาอาจจะเปนประโยชนตอคนอนจงอยากเผยแพรออกไป องคความรเหลานพนกงานสามารถถายทอดและจดเกบไดดวยตวเอง ดงรปท 3.13

รปท 3.13 การน าเขาองคความรของตวเอง

5. การเขาถงความร (Knowledge Access) เปนการท าใหพนกงานสามารถเขาถงความรทตองการไดงายและสะดวกขน โดยอาจเกบรวบรวมใหอยเปนหมวดหม เชน น ามาจดเปนแฟมเอกสารขององคความรเร องทเกยวของกน ดงรปท 3.14

28

รปท 3.14 การจดเกบองคความรใหเปนหมวดหม แตการเกบลกษณะน กอาจยากตอการคนหาและอาจเกดการสญหายของขอมลได ดงนนหสกทการน าเครองมอทางเทคโนโลยทเหมาะสมเขามาประยกตเพอใชจดเกบองคความรตางๆ เพอใหผใชสามารถเขาไปเรยนรไดสะดวกขน กจะเปนสงทสงผลดตอองคกร 6. การแบงปนแลกเปลยนความร (Knowledge Sharing) นอกจากการน าความรตางๆเขาจดเกบในระบบการจดการองคความรแลว การทาเรอฯ ยงไดจดใหมเวทในการแลกเปลยนความรเปนระยะๆ เชน การจดโครงการสมมนาแลกเปลยนองคความรของการทาเรอฯ โดยจะจดเฉลยเดอนละ 1 ครง ซงเปนการเปดโอกาสใหแตละหนวยงานสามารถสอบถามแลกเปลยนความรตางๆใหกบเพอนพนกงานหนวยงานอนๆ ดงรปท 3.15

รปท 3.15 โครงการสมมนาแลกเปลยนองคความร 7. การเรยนร (Learning) แตเดมหากมค าถามหรอขอสงสยในเรองตางๆทเกยวของกบการท างาน พนกงานจะใชวธเขาไปสอบถามกบผทเกยวของในเรองนนๆโดยตรง ซงหากบคคลนนมทกษะในการถายทอดขอมล กจะสามารถอธบายถงค าตอบของขอสงสยนนๆ

29

ได แตหากไมมทกษะในการถายทอด หรอ อาจจะลมในความรบางเรอง กจะไมเกดการเรยนรใดๆ แตถามระบบการจดการองคความรฯ พนกงานทกคนกจะสามารถเขาไปเรยนรองคความรตางๆ ไดทกเมอ จะเหนวาการทาเรอแหงประเทศไทย ไดด าเนนตามกระบวนการการจดการองคความรมาครบทกกระบวนการ แตในสวนของการเขาถงความรนน การทาเรอฯ ยงใชการจดเกบแบบไมเปนระบบอย ดงรปท 3.16

30

รปท 3.16 การถายทอดความรแบบเกา

31

ดงนนเพอใหพนกงานสามารถเขาถงองคความรท ตองการไดสะดวกขน จงเปนทมาของการจดท าระบบการจดการองคความรนนเอง

3.3 กระบวนการใหม

รปท 3.17 การถายทอดความรแบบใหม

จากรป 3.17 จะเหนวาถาพฒนาระบบขนมาเพอสนบสนนระบบจดการความรเพอรวบรวมองคความรทงหมดจากพนกงานฝายตางๆ มาจดใหอยเปนระบบ พนกงานทตองการถายทอดความรกสามารถจดเกบขอมลนนๆ ไดอยางมมาตรฐาน ไมตองหวงเรองการสญหายของขอมล

32

ทางฝ งพนกงานทตองการเรยนรขอมลกสามารถเขาไปศกษาความรตางๆไดอยางสะดวก สามารถเรยนรดวยตวเองไดตลอดเวลา และน าไปสการพฒนาตนเองและสามารถใหค าแนะน าในความรเร องนนๆ เพมเตมกลบเขาระบบ เพอใหองคความรนนมความทนสมยและเปนความรท ไดรบการกลนกรองเพมเตม 3.4 Process Flow ในการพฒนาระบบเพอสนบสนนระบบจดการความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ไดพฒนาโดยใชเครองมอทางเทคโนโลยตางๆ เขามาชวย ดงนนจงไมตองออกแบบฐานขอมลเอง ดงนนในสวนนจะใชแผนภาพการด าเนนงานเพอแสดงถงการท างานของแตละกระบวนการ โดยแบงตามระบบยอย ดงน 3.4.1 ระบบการตรวจสอบสทธการเขาใชงาน

รปท 3.18 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของการตรวจสอบสทธการเขาใชงาน

จากรปท 3.18 เมอผใชงานท าการใสชอผใชและรหสผานเขาสระบบ ระบบจะท าการตรวจสอบสทธ โดยถาพบวามอยในระบบและเปนสทธพนกงานหรอผดแลระบบ กจะสามารถเขาสระบบไดส าเรจ แตหากตรวจสอบสทธแลวพบวาไมพบอยในฐานขอมล ระบบกจะใหผใชท าการเขาสระบบอกครง

33

3.4.2 ระบบการจดการองคความร

รปท 3.19 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการจดการองคความร

จากรปท 3.19 ทงผใชทเปนพนกงานและผดแลระบบสามารถท าการเรยกดองคความร เพมองคความร และลบองคความรของตนเองได โดยถา เปนผดแลระบบจะเพมเตมความสามารถในจดการหมวดหมขององคความร โดยสามารถเพมและลบหมวดหมองคความรได โดยในสวนของการเรยกดองคความร จะมการตรวจสอบสทธตงแตเขาระบบ โดยถาองคความรไหนทผใชไมมสทธการเรยกด ระบบจะไมแสดงองคความรนนๆขนมาให ในสวนของการเพมองคความร ผใชสามารถเพมความรของตวเองเขาระบบได แตหากตองการเพมองคความรน นๆไปยงหมวดหมของกระบวนงานหลก หรอ องคความรเฉพาะหนวยงาน ผใชตองท าการสงองคความรนนไปปยงหวหนาฝายหรอหวหนาแผนกกอน เพอท าการตรวจสอบความถกตองขององคความร ถาไมผานกจะท าการสงกลบไปใหผใชสามารถปรบปรงขอมลอกครง แตถาตรวจสอบแลว มความถกตองครบถวน กสามารถอนมตและยายองคความรนนไปยงหมวดหมท ตองการ ดงรปท 3.20

34

รปท 3.20 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการเพมองคความร 3.4.3 ระบบการสบคนองคความร

รปท 3.21 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการสบคนองคความร

35

จากรป 3.21 หากผใชตองการสบคนองคความรทตองการ ผใชสามารถระบค าคนหา และสามารถเรยกดองคความรทตองการได ซงอยทสทธในการเขาถงองคความรนนๆดวย นอกจากนนยงสามารถพมพองคความร ดาวนโหลดองคความร และแสดงความคดเหน ในองคความรท ตองการได

3.4.4 ระบบการแสดงความคดเหน

รปท 3.22 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการแสดงความคดเหน

จากรป 3.22 โดยเมอผใชไดเรยกดองคความรทตองการ และอาจจะเกดค าถามหรอตองการเพมขอเสนอแนะ ผใชสามารถเพมความคดเหน และยงแกไขหรอลบความคดเหนนนๆไดในภายหลง

36

3.4.5 ระบบการจดการหวขอสนทนา

รปท 3.23 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการแสดงความคดเหน

จากรป 3.23 ในกรณทผใชเกดค าถาม หรออยากถามความคดเหนในเนอหาทไมมในระบบ ผใชสามารถสรางหวขอสนทนาไว เพอเปดโอกาสใหผใชทานอนไดเขามาแสดงคามคดเหน และยงสามารถตอบในหวขอทผใชทานอนไดเพมไว 3.4.6 ระบบการจดการกลมผใชและระบบการจดการผใช

รปท 3.24 แผนภาพแสดงการด าเนนงานในสวนของระบบการจดการกลมผใชและระบบการ

จดการผใช

37

จากรปท 3.24 ในสวนของการจดการกลมผใช ผดแลระบบสามารถสราง แกไข และลบกลมผใช เพอจะไดสะดวกในการควบคมสทธการใชงานระบบของผใชแตละกลม และในสวนของการจดการผใช ผดแลระบบสามารถเพม แกไข และลบผใชงานได โดยทงหมดทกลาวมาเปนระบบยอยตางๆ ในระบบ ซงสามารถดภาพรวมของกระบวนการทงหมดของระบบไดดงรปท 3.25

38

รปท 3.25 แผนภาพแสดงการด าเนนงานของกระบวนการทงหมดของระบบ

39

3.5 การก าหนดความสามารถพนฐานของระบบทตองการ - รองรบผเขาใชงาน ประมาณ 3,000 คน - เปดใหผใชงานสามารถเผยแพรองคความรของตวเองไดดวยตนเอง - ผใชงานคนอนสามารถเขาไปดไดและถามค าถามได - สามารถควบคมสทธการเขาถงของผใชงานแยกตามแตละหมวดหมขององคความรได - รองรบแฟมเอกสารประเภทตางๆ เชน PDF, DOC, DOCX และ MP4 ได - ผใชสามารถท าการดาวนโหลด หรอ พมพองคความรตางๆ ได - ตองสามารถคนหาไดจากค าสบคนได 3.6 การเลอกเครองมอทเหมาะสมในการพฒนาระบบ เครองมอในรปแบบของระบบบรหารจดการเอกสารอเลกทรอนกสน นมหลากหลายรปแบบ ไมวาจะเปนระบบส าเรจรป ระบบทสามารถพฒนาไดเอง รวมถงเปนสวนเสรมของระบบการจดการเนอหาเวบไซต (Content Management System, CMS) ตางๆ กมใหเลอกอยางมากมาย ในทนจะขอยกตวอยางมา 3 ระบบ เพอใชในการเปรยบเทยบใหเหนขอด ขอดอยของแตละระบบวาตรงกบความตองการมากนอยแคไหน ดงน 1. ระบบ Alfresco เปนโปรแกรมทใชในการบรหารจดการคอนเทนตในระดบองคกรขนาดใหญ โดยจะครอบคลมทงกระบวนการสราง แกไข จดการเอกสาร และเผยแพรเอกสารในรปแบบอเลกทรอนกส นอกจากนนยงครอบคลมในลกษณะทมการเกบเอกสารเปนเวอรชน และการคนหาเอกสารหลายหลายรปแบบ ดงรปท 3.26

รปท 3.26 ระบบการบรหารจดการเอกสาร Alfresco

2. ระบบบรหารจดการเอกสาร Kool Keeper คอระบบ Content Management ซงเปนระบบบรหารจดการเอกสารภาย ในองคกรทมประสทธภาพสง ผใชสามารถใชงานไดสะดวก

40

รองรบการบรหารจดการคอนเทนตภายในองคกรขนาดใหญ (Enterprise) ไดเปนอยางด และสามารถขยายความสามารถของระบบเพมเตมเพอรองรบความตองการทเพมขนในอนาคต Kool Keeper ถกพฒนาจากเทคโนโลยสมยใหมทมความยดหยนสงสามารถเชอมตอเขากบระบบงานเดมทมอยแลวไดและสามารถปรบการใชงานใหเหมาะสมกบการบรหารจดการเอกสารขององคกรแตละองคกรทมลกษณะการใชงานทแตกตางกนไดอยางงายดาย ดงรปท 3.27

รปท 3.27 ระบบบรหารจดการเอกสาร Kool Keeper

3. ระบบการจดการเนอหาเวบไซตทพฒนาดวยระบบ Joomla โดยตดตงสวนเสรม Docman ซงเปนสวนเสรมทใชในการบรหารจดการไฟลประเภทตางๆ ทงการอพโหลดและดาวนโหลด สามารถจดหมวดหมและเขยนค าอธบายไดอยางชดเจน จงเหมาะกบการน ามาเปนสวนเสรมส าหรบระบบสารสนเทศเพอการจดการความร ดงรปท 3.28

รปท 3.28 ระบบการจดการเนอหาเวบไซตทพฒนาดวยระบบ Joomla (ตดตง Docman เพม)

41

จากการศกษาทง 3 ระบบ พบวามความสามารถในการน ามาประยกตใชเพอสนบสนนระบบการจดการความรไดทงสน โดยแตละระบบตางกมขอด และขอดอย ซงสรปไดตามตารางท 3.1

ตารางท 3.1 การเปรยบเทยบคณสมบตของเครองมอทเลอกใชงาน

Alfresco Kool Keeper Joomla * (ตดตงสวนเสรม

Docman) ความตองการของระบบ รองรบผใชจ านวนมาก ได ได ได รองรบ LDAP ไมได ได ได เปดใหผใชงานสามารถเผยแพรองคความรของตวเองไดดวยตนเอง

ได ได ได

เรยกดองคความรตางๆได ได ได ได ถามค าถามไดและเขาไปตอบได ได ไมได ไมได สามารถควบคมสทธการเขาถงของผใชงานแยกตามแตละหมวดหม


รองรบแฟมเอกสารประเภทตางๆ เชน PDF, DOC, DOCX และ MP4 ได


สามารถดสถตการเขาไปด หรอ ดาวนโหลด หรอ พมพองคความรตางๆ ได

ไมได ได ได

ตองสามารถคนหาไดจากค าสบคนได ได ได ได ความสามารถพนฐานโดยรวม ความงายในการพฒนาระบบ งาย งาย ยาก ความยดหยนในการปรบแตง ไมได ไมได ยาก สนบสนนภาษาไทย ไมได ได ไมได ความตองการสวนเสรม ไมตอง ไมตอง ตองการ User interface เปนมตรกบผใช ด ด ไมด สามารถปรบแตงใหเขากบองคกรได งาย งาย ยาก คาใชจาย ไมม ไมม ถก

42

จากตาราง 3.1 การเปรยบเทยบคณสมบตของเครองมอทเลอกใชงาน จะเหนวาการพฒนาดวย Joomla ทตดตงสวนเสรม Docman นนความสามารถพอๆกบระบบ Kool Keeper แตวาตว Docman นน มคาใชจายเพมเตม และมความซบซอนในการตงคาระบบ อาจตองใชเวลาในการเรยนร อกทงยงไมมนใจวา เมอน ามาตดตงใชงานจรงในองคกร จะสามารถท าไดตามทระบไวหรอไม เนองจากรปแบบสถาปตยกรรมของแตละองคกรไมเหมอนกนนนเอง

สวนระบบของ Alfresco นน คอนขางครบถวน เพราะเปนระบบทมความสามารถในดานอนๆทเกยวของกบการบรหารคลงความรทคอนขางสมบรณแบบ และสามารถน ามาประยกตใชศกษาโดยไมมคาใชจาย

ดงนนจงเลอกระบบ Alfresco มาใชในการพฒนาระบบ ซงในอนาคตหากองคกรอยากน าระบบนมาใชแบบเตมรปแบบ กอาจประสานตอกบทางบรษทไดโดยมความรเบองตนในการพฒนาระบบจากโครงงานน

3.7 ความสามารถของซอฟตแวร Alfresco

รปท 3.29 สญลกษณของระบบ Alfresco

จากรปท 3.29 Alfresco เปนโปรแกรมจดการขอมลในระดบ Enterprise ทสามารถใชไดบน Windows และ UNIX-like platform ซอฟตแวร Alfresco LABS เปนเวอรชนซอฟตแวรฟรทถกออกแบบมาเพอการใชงานทตองการ ประสทธภาพในการขยายตวทเปนระบบสง เปนโปรแกรมทใชในการจดการเอกสาร ทจดเกบเอกสาร รวมถงการท าเวอรชนของเอกสาร ซงทจดเกบเอกสารสามารถเขาถงไดโดยใช CIFS/SMB FTP Webdav และCMIS ผใชงานสามารถท าการคนหาเอกสารใน Alfrescoโดยใช License search มการสนบสนนภาษาตางๆ และสามารถท างานรวมกนกบ Microsoft Office และ Open Office

43

รปท 3.30 กระบวนงานตางๆของระบบ Alfresco

จากรปท 3.30 Alfresco ประกอบดวยประบวนงานตางๆ โดยจะขอกลาวถงเฉพาะซอฟแวรหลกๆ คอ 1. Document Management เปนการจดการคอนเทนตในระดบองคกรขนาดใหญ โดยจะครอบคลมทงกระบวนการ Create, Convert, Manage, Share เอกสารในรปแบบอเลกทรอนกส นอกจากนนยงครอบคลมในลกษณะทมการเกบเอกสารเปน version, และการคนหาเอกสารหลายหลายรปแบบ 2. Records Management เปนการจดการเอกสารควบคม (เอกสาร ISO) ซง Alfresco รองรบมาตรฐานการจดการเอกสาร 5015.2 ของสหรฐอเมรกา เชน ก าหนดอายของเอกสาร หรอตงเวลาในการเคลอนยายเอกสาร เปนตน 3. Web Content Management ใชในกระบวนการ สราง จดการ และเผยแพรเวบไซต โดยสามารถจดการเวบไซตในลกษณะ Multiple Site และยงสามารถแยกการท างานระหวาง user ทท าคอนเทนต และโปรแกรมเมอร หรอ Web Designer ออกมาจากกนไดอยางอสระ 4. Collaboration เปนการใช Alfresco ในลกษณะงานทเปนโครงการและงานวจยตางๆ มตางๆ ทชวยใหการท างานในลกษณะ Collaboration เปนไปอยางมประสทธภาพ เชน ฟงกชน Discussion, Calendar, WIKI, Blog, Document Library เปนตน 5. Business Process Management เปนกระบวนการท า BPM โดยเฉพาะในเรองของ Human Workflow ในสวนของ Alfresco นน จะเนนการใชงาน Workflow โดยการแนบคอนเทนต ไปกบ Workflow และท ากบ Review-Approve เอกสารจนจบ Workflow

44

6. Input Management ปจจบนมความพยายามในการลดการจดเกบเอกสารทเปน Hard Copy ซงกระบวนการนน จะใชการน าเอา Software มาท าการ Scan เอกสาร และน าเขามาเกบใน Alfresco โดยความสามารถของ Software ในการน าเขาเอกสารจะประกอบไปดวยฟงกชนในการ คดแยกเอกสารอตโนมต (Auto Classify), การ OCR, การท า Image Enhancement เปนตน ซงกระบวนการเหลานจะชวยใหสามารถน าเขาเอกสารไดอยางรวดเรว โดย Alfresco จะแบงออกเปน 2 version ดวยกน คอ - Alfresco Enterprise ส าหรบ Version น จะตองเสยเงนในการซอ License โดยสามารถใชงานรวมกบ Commercial Database ได เชน Oracle, SQL Server, DB2 เปนตน อกทงยงสามารถใชงานรวมกบ Commercial Web Server ได เชน Oracle WebLogic, IBM websphere เปนตน นอกจากนนยงสามารถรบการ Support จากทม Alfresco.com ในกรณเกดปญหาจากการใชงาน - Alfresco Community ส าหรบ Version น ไมตองเสยเงนในการซอ License เลย เพยงแตมขอจ ากดในการใชงาน คอ สามารถใชงานรวมกบ Open Source Database ได เชน MySQL, PostgreSQL เปนตน และสามารถใชงานรวมกบ Open Source Web Server ได เชน Tomcat เปนตน และถาเกดมปญหาจากการใชงาน กสามารถหาวธการแกไขจาก Alfresco Community ซงเปนศนยรวมของคนทใชซอฟตแวรนทวโลก 3.8 ตดตงซอฟตแวรพรอมทดลองใชงานเบองตน หลงจากเลอกเครองมอทตองการไดแลว กไดทดสอบตดตงการใชงาน โดย ในการทดสอบระบบ Alfresco ไดตดตงทรพยากรพนฐาน ดงน - Web browser เชน Internet explorer หรอ Chrome เปนตน - Java SE Development Kit (JDK) - Tomcat Application server - MySQL, PostgreSQL - LibreOffice โดยใชในการเปลยนแปลงรปแบบของแฟมขอมล เชน เปลยน Text file เปน PDF file เปนตน - ImageMagick และ GhostScript ใชส าหรบดภาพตวอยางของแฟมขอมลประเภทตางๆ เชน PDF file เปนตน โดยทงหมดนสามารถตดตงไดจากแฟมการตดตงขอมลทดาวนโหลดไดจากเวบไซตของ Alfresco ไดเลย (ดรายละเอยดเพมเตมไดท ภาคผนวก ก) จากนนพมพ Url ของระบบลงในเวบเบราเซอรแลว ระบบจะแสดงหนาจอเพอใหผใชท าการ Login เขาสระบบ ดงรปท 3.31 และ 3.32

45

รปท 3.31 หนาจอส าหรบเขาสระบบของระบบ Alfresco

รปท 3.32 หนาจอตอนรบของระบบ Alfresco 3.9 การวางแผนงานและการน าระบบไปใชงานในองคกร การวางแผนการใชงานระบบบรหารจดการเอกสารอเลกทรอนกสเพอสนบสนนระบบจดการความรของการทาเรอแหงประเทศไทยนนเปนการทตองอาศยความรวมมอกนของทกหนวยงานในองคกร ซงจะมหนวยงานหลก 2 หนวยงานทรบผดชอบกบระบบนโดยตรง ดงน 1. ฝายทรพยากรบคคล โดยจะท าหนาท ดงน

46

- เผยแพรและประชาสมพนธเกยวกบระบบ KM ใหพนกงานในองคกรเขาใจถงความหมายและความส าคญของการน ามาใชงาน - ใหค าแนะน าในการจดท าองคความรของพนกงานในองคกร โดยจดเปนหลกสตรการอบรมการใชระบบเบองตนใหกบพนกงานในแตละหนวยงาน เปนตน - กระตนพนกงานใหมการใชงานจรงอยางตอเนอง - ท าการวดผลในลกษณะตางๆ เพอใชประเมนความมคณคาของระบบ 2. ฝายเทคโนโลยสารสนเทศ โดยจะท าหนาท ดงน - ออกแบบและพฒนาระบบใหสามารถใชงานไดตรงตามความตองการทก าหนดไว - ตดตงซอฟตแวรทจ าเปนใหกบเครองคอมพวเตอรทกเครองในองคกร - ควบคมดแลระบบใหมการใชงานไดอยางตอเนอง - จดเกบรายงานในรปแบบตางๆ เพอใชเปนตวชวดการใชระบบ - ส ารองขอมลอยางสม าเสมอเพอปองกนการสญหายขององคความรตางๆ 3.10 ตวชวด ในการจดท าระบบการจดการองคความรของการทาเรอฯ เปาหมายทส าคญทสด คอ การท าใหพนกงานในองคกรเหนความส าคญของการจดการองคความร มการจดเกบและเผยแพรองคความรของตน และแลกเปลยนความรซงกนและกน จนเกดเปนนสยจนน าไปสเปนวฒนธรรมขององคกร ซงทงหมดนจ าเปนตองใชระยะเวลาในการวดผล และหลายๆเรอง กยากตอการวดผลใหออกมาเปนรปธรรม ดงนน สงทสามารถน ามาเปนตวชวดทสามารถวดผลไดในปจจบน จะเปนในเรองของการลดคาใชจายในการฝกอบรม ในหลกสตรทมเนอหาองคความรทม อยแลวในองคกร พนกงานสามารถเรยนรไดจากระบบการจดการความรฯไดดวยตวเอง ยกตวอยางหลกสตร ERP – Decentralized เปนหลกสตรทเกยวกบการสรางใบเบกของจากคลง, ใบเบกคารกษาพยาบาล และใบเบกคาเลาเรยนบตร ซงเปนเนอหาความรทเกยวของกบทกคนในองคกร ในแตละปจะมการฝกอบรมหลกสตรนใหกบพนกงานใหม และเปนการทบทวนความรใหกบพนกงานทเคยใชระบบอยกอนแลว โดยจะใชเวลาทงหมด 3 วนส าหรบ 3 หวขอ มการอธบายการเขาใชระบบรวมถงอภปรายปญหาตางๆทเกดขนจากพนกงานแตละหนวยงาน ซงทงหมดนมคาใชจาย ดงรปท 3.33

47

รปท 3.33 คาใชจายของหลกสตร ERP – Decentralized

ซงในแตละปจะจดหลกสตรแบบนปละ 2 ครงตามชวงเวลาทเหมาะสม รวมเปนเงนประมาณ 68,600 บาท ซงเมอเทยบกบคาใชจายในการฝกอบรมของฝายเทคโนโลยสารสนเทศประจ าป 2559 ซงมงบทงหมด 1,600,000 บาท การฝกอบรมหลกสตร ERP – Decentralized คดเปน 4.29 % ดงรปท 3.34

รปท 3.34 คาใชจายของหลกสตร ERP – Decentralized เปรยบเทยบกบงบของฝายเทคโนโลย

สารสนเทศ ประจ าป 2559

95.71 %

4.29 %

งบฝกอบรมของฝายเทคโนโลยสารสนเทศ ประจ าปงบประมาณ 2559

หลกสตรอนๆ

คาใชจายหลกสตร ERP – Decentralized

48

ซงถาหากเราน าองคความรเหลานเขามาจดเกบในระบบจดการองคความรฯ พนกงานทง เกาและใหม กสามารถเขามาศกษาเรยนร และทบทวนในเนอหาตางๆไดทกเวลา นอกจากนนยงสามารถถามตอบเกยวกบปญหาทพบเจอ ซงผดแลระบบหรอพนกงานทเคยเจอปญหาเดยวกนและสามารถแกปญหานนๆได กสามารถเขามาตอบหรอแนะน าไดจนเกดเปนการแลกเปลยนความรซงกนและกน ซงปจจบนการทาเรอกไดเรมใชวธน เขามาทดลองใชในองคกร โดยลดจ านวนการฝกอบรมจากปละ 2 ครง มาเปนปละ 1 ครงกอน ซงท าใหสามารถลดคาใชจายไดเปนจ านวน 34,300 บาทตอป ซงเมอเทยบกบคาใชจายในการฝกอบรมของฝายเทคโนโลยสารสนเทศประจ าป 2559 ซงมงบทงหมด 1,600,000 บาท การฝกอบรมหลกสตร ERP – Decentralized คดเปน 2.14 % ดงรปท 3.35

รปท 3.35 คาใชจายของหลกสตร ERP – Decentralized เปรยบเทยบกบงบของฝายเทคโนโลยสารสนเทศ ประจ าป 2559 (ตอ)

ดงน นหากมการผลกดนใหพนกงานในองคกรไดใชระบบจดการองคความรฯ อยางตอเนอง ในปตอๆไป ฝายเทคโนโลยกจะตดหลกสตรในลกษณะนออกไปจากการตงงบประมาณประจ าป เพอเปนการลดคาใชจายใหกบการทาเรอฯอกดวย

92.86 %

2.14 %

งบฝกอบรมของฝายเทคโนโลยสารสนเทศ ประจ าปงบประมาณ 2559

หลกสตรอนๆ

คาใชจายหลกสตร ERP – Decentralized

49

บทท 4 ผลการทดลอง

4.1 กลาวน า

หลงจากท าการเลอกและตดตงเครองมอในการพฒนาเพอสนบสนนระบบการจดการองคความรเสรจสนแลว ในบทนจะเปนการแสดงผลการทดสอบการใชงานจรงวาเครองมอทเลอกนนสามารถท าไดตามทไดก าหนดไวจรง 4.2 การทดลองการเขาสระบบ

เมอพมพทอยของระบบ (Uniform Resource Location, URL) ลงในเวบเบราเซอรแลว ระบบจะแสดงหนาจอเพอใหผใชท าการ Login เขาสระบบ ดงรปท 4.1

รปท 4.1 หนาจอการเขาสระบบ หากผใชใสชอบญช หรอ รหสทไมถกตอง ระบบจะแสดงหนาจอ ดงรปท 4.2

รปท 4.2 ผลการทดลองการเขาสระบบ โดยใชชอบญชหรอรหสผานไมถกตอง

50

หากผใชใสชอบญช และ รหสผานทถกตอง ระบบจะแสดงหนาจอ ดงรปท 4.3 โดยจะแสดงในสวนขององคความรทตนเองไดท าการเพมลาสด แกไขลาสด องคความรทผใชไดตงคาเปนองคความรทชอบหรอใชงานบอยๆ (Favorites) ไว รวมทงองคความรมผใชงานคนอนไดเพมเขามาลาสด

รปท 4.3 ผลการทดลองการเขาสระบบ 4.3 การทดลองการสรางกลมของผใชงาน ผดแลระบบสามารถสรางกลมของผใชงานไวตามลกษณะการเขาใชงาน เพอจะไดสามารถควบคมผใชแตละกลมไดสะดวกขน โดยผดแลระบบสามารถสรางกลมได โดยกดค าวา Browse แลวท าการตงชอกลม ดงรปท 4.4, 4.5 และ 4.6

รปท 4.4 การทดลองการสรางกลมของผใชงาน

51

รปท 4.5 การทดลองการสรางกลมของผใชงาน (ตอ)

รปท 4.6 ผลการทดลองการสรางกลมของผใชงาน

โดยการทาเรอฯ ไดก าหนดกลมการใชงานแยกตามหนวยงานเพอรองรบการควบคมสทธการเขาถงแตละหมวดหมขององคความรตางๆ รวมถงแบงตามระดบต าแหนง เพอรองรบการควบคมสทธการเพมและอนมตองคความรเขาไปยงองคความรของกระบวนงานหลกของการทาเรอฯ และองคความรเฉพาะของแตละหนวยงาน ดงรปท 4.7 และ 4.8

52

รปท 4.7 การก าหนดกลมผใชงานในหนวยงานตางๆ

รปท 4.8 ผลการก าหนดกลมผใชงานในหนวยงานตางๆ

4.4 การทดลองการเพมผใชงาน โดยในระบบนผดแลระบบจะเปนผเพมผใชงานเขาสระบบเอง โดยสามารถสรางทละคน และสามารถก าหนดใหผใชคนนนๆ อยในกลมตางๆทสรางไวได ดงรปท 4.9, 4.10 และ 4.11

53

รปท 4.9 การทดลองการเพมผใชงาน

รปท 4.10 การทดลองการเพมผใชงาน (ตอ)

รปท 4.11 ผลการทดลองการเพมผใชงาน

54

4.5 การทดลองการก าหนดสทธใหกลมตางๆ โดยเมอผดแลสรางกลมและผใชขนมาแลว กตองน ามาก าหนดสทธการเขาใชงาน ดงรปท 4.12 และ 4.13

รปท 4.12 การทดลองการก าหนดสทธใหกลมตางๆ

รปท 4.13 ผลการทดลองการก าหนดสทธใหกลมตางๆ

ทงนขอแตกตางของแตละกลมสทธ สามารถดไดจากรป 4.14

55

รปท 4.14 ขอแตกตางของสทธการเขาถงองคความร

4.6 การทดลองเพมหมวดหมขององคความรตางๆ ในสวนของการสรางหมวดหมขององคความร ผดแลระบบจะเปนผเพม ลบ หรอ แกไข หมวดหมขององคความรตางๆ ให ซงจะเปนลกษณะของการสรางโฟลเดอรตางๆ ซงหากองคความรนนสามารถแตกแขนงลงไปอกหลายๆ เรอง กจะท าการสรางเปนโฟลเดอรยอยตามเนอหาทตองการ ดงรปท 4.15, 4.16 และ 4.17

56

รปท 4.15 การทดลองเพมหมวดหมขององคความรตางๆ

รปท 4.16 การทดลองเพมหมวดหมขององคความรตางๆ (ตอ)

57

รปท 4.17 ผลการทดลองเพมหมวดหมขององคความรตางๆ

โดยการสรางหมวดหมในระบบน จะสรางโดยแยกเปนหมวดหมตามบนทกขอตกลงประเมนผลการด าเนนงานรฐวสาหกจประจ าปบญช 2558 ซงไดก าหนดไว นอกจากนนยงไดจดหมวดหมของความรเฉพาะหนวยงานไวอกกลมหนง ส าหรบจดเกบความรทแตละหนวยงานในองคกรเลงเหนวามความส าคญ ดงรปท 4.18, 4.19 และ 4.20

รปท 4.18 บนทกขอตกลงประเมนผลการด าเนนงานรฐวสาหกจประจ าปบญช 2558

58

รปท 4.19 การแบงหมวดหมส าหรบองคความรเฉพาะหนวยงาน

รปท 4.20 ผลการทดลองสรางโฟลเดอรยอย

จากนนหากตองการใหจ ากดสทธการเขาถงในโฟลเดอรไหน กสามารถก าหนดสทธการเขาถงได ดงรป 4.21 เปนการก าหนดสทธใหผใชทกคนไดสทธ Consumer คอ สามารถเรยกดโฟลเดอรทเกบองคความรของฝายเทคโนโลยสารสนเทศได แตเฉพาะผใชทเปนหวหนาฝาย

59

หรอ หวหนาแผนกของฝายเทคโนโลยสารสนเทศเทานนทไดสทธ Manager คอ สามารถเพมเตมองคความรเขาไปได เปนตน

รปท 4.21 การก าหนดสทธใหกบโฟลเดอร

4.7 การทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ โดยผใชสามารถท าการเพมองคความรเขาสระบบไดดวยตนเอง โดยผใชสามารถเลอกไดจากแฟมองคความร หรอ แฟมวดโอทตองการ ดงรปท 4.22 และ 4.23

รปท 4.22 การทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ

60

รปท 4.23 การทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ (ตอ)

ซงเมอผใชเพมองคความรเขาสระบบไดส าเรจ ระบบกจะแสดงชอองคความรพรอมทงระบชอผใชและขนาดของแฟมขอมล ดงรปท 4.24

รปท 4.24 ผลการทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ

แตหากผใชตองการเพมองคความรเขาไปในโฟลเดอรกระบวนงานหลก หรอ เปนองคความรเฉพาะหนวยงาน ผใชจะไมสามารถเพมเตมเขาไปในโฟลเดอรนนๆ ไดโดยตรง ดงรป 4.25

61

รปท 4.25 ผลการทดลองการเพมองคความรเขาสระบบ (ตอ)

หากตองการเพมองคความร ผใชจะตองสงไปยงหวหนาฝาย หรอ หวหนาแผนก ของฝายเทคโนโลยสารสนเทศ เพอท าการพจารณาและยายองคความรเขาสโฟลเดอรทตองการ ดงรปท 4.26, 4.27 และ 4.28

รปท 4.26 การทดลองการสงไปยงบคคลอนเพอท าการอนมต

รปท 4.27 การทดลองการสงไปยงบคคลอนเพอท าการอนมต (ตอ)

62

รปท 4.28 การทดลองการสงไปยงบคคลอนเพอท าการอนมต (ตอ)

ในสวนของหวหนาฝาย หรอ หวหนาแผนก ของหนวยงานนนๆ เมอเขาสระบบ จะมสวนของ My Tasks ซงจะมการแจงเตอนวามองคความรรอการพจารณาเขามา ดงรป 4.29

รปท 4.29 ผลการทดลองการสงไปยงบคคลอนเพอท าการอนมต

จากนนผใชสามารถเปดดเพอพจารณาวาองคความรนนมเนอหาทถกตองหรอไม ดงรปท 4.30 และ 4.31

63

รปท 4.30 การทดลองการพจารณาเพออนมตองคความร

รปท 4.31 การทดลองการพจารณาเพออนมตองคความร (ตอ)

หากผใชพจารณาแลววาถกตอง กสามารถยายองคความรนนๆไปยงโฟลเดอรขององคความรเฉพาะหนวยงานได ดงรปท 4.32 และ 4.33

64

รปท 4.32 การทดลองยายองคความรไปยงโฟลเดอรเฉพาะหนวยงาน

รปท 4.33 ผลการทดลองยายองคความรไปยงโฟลเดอรเฉพาะหนวยงาน

4.8 การทดลองการลบองคความร หากผใชตองการลบองคความรของตนเอง ผใชสามารถเขาไปลบได ดงรปท 4.34 และ 4.35

65

รปท 4.34 การทดลองการลบองคความร

รปท 4.35 ผลการทดลองการลบองคความร

4.9 การทดลองการเรยกดองคความรแยกตามหมวดหม ผใชสามารถเรยกดองคความรทตองการได โดยผดแลระบบจะจดเปนหมวดหมตางๆ ตามขอก าหนดของ SEPA ดงทไดระบไวในบทท 2 ซงผใชสามารถเลอกองคความรทตองการไดทหมวดของ Document Library ดงรปท 4.36

66

รปท 4.36 ผลการทดลองการเรยกดองคความรแยกตามหมวดหม โดยถาเปนองคความรทอยในรปแบบแฟม PDF ระบบจะแสดงองคความรดงกลาวขนมาให ดงรปท 4.37

รปท 4.37 ผลการทดลองการเรยกดองคความรทอยในรปแบบแฟม PDF นอกจากนนผใชสามารถเรยกดองคความรทอยในรปแบบแฟมวดโอได โดยระบบจะเปดแฟมดงกลาวขนมาให ดงรปท 4.38

67

รปท 4.38 ผลการทดลองการเรยกดองคความรทอยในรปแบบแฟมวดโอ

4.10 การทดลองการสบคนขอมล หากผใชตองการคนหาองคความรจากค าสบคนตางๆ ผใชสามารถใสค าทตองการ ไดท แถบขอความดานบนของหนาจอ เพอท าการคนหาขอมล ดงรปท 4.39

รปท 4.39 การทดลองการสบคนขอมล

ระบบจะแสดงทกองคความรทช อองคความรนนตรงกบค าทผใชตองการสบคน ดงรปท 4.40

รปท 4.40 ผลการทดลองการสบคนขอมล

68

4.11 การทดลองการดาวนโหลดองคความร หากผใชตองการดาวนโหลดองคความรตางๆ เกบไวเพอเรยนรในภายหลง หรอ ตองการน าไปประยกตใชในกรณตางๆ ผใชสามารถดาวนโหลดองคความรตางๆเกบไวได โดยกดค าวา Download ดานขวาของหนาจอ ดงรปท 4.41 จากนนระบบจะแสดงขอความ ดงรปท 4.42

รปท 4.41 การทดลองการดาวนโหลดองคความร

รปท 4.42 การทดลองการดาวนโหลดองคความร (ตอ) จากนนเลอกต าแหนงทตองการเกบองคความรนนๆ แลวท าการบนทก องคความรกจะถกจดเกบยงต าแหนงทตองการ ดงรปท 4.43

รปท 4.43 ผลการทดลองการดาวนโหลดองคความร

69

4.12 การทดลองการพมพองคความร ผใชสามารถพมพองคความรทตองการไดโดยการคลกขวาทหนาขององคความร จากนนกดค าวา Print ระบบกจะแสดงหนาตางในการสงพมพขนมาให ดงรปท 4.44 และ 4.45

รปท 4.44 การทดลองการพมพองคความร

รปท 4.45 การทดลองการพมพองคความร (ตอ)

70

4.13 การทดลองการถามและตอบในองคความรตางๆ หากผใชมค าถามในเนอหาขององคความรนนๆ ผใชสามารถฝากค าถาม หรอ ขอความเอาไวทดานลางขององคความรนนๆ ดงรปท 4.46 และ 4.47

รปท 4.46 การทดลองการถามและตอบในองคความรตางๆ

รปท 4.47 ผลการทดลองการถามและตอบในองคความรตางๆ

ซงถาเจาขององคความรนนๆ หรอ ผทมความรและตองการใหแนะน า กสามารถเขามาตอบ เพอแลกเปลยนความรซงกนและกน ดงรปท 4.48

รปท 4.48 ผลการทดลองการถามและตอบในองคความรตางๆ (ตอ)

71

นอกจากนนหากผใชเหนดวยหรอชอบในองคความรนนๆ กสามารถกดปม Like ใหกบองคความร ดงรปท 4.49

รปท 4.49 ผลการทดลองการกด Like ใหกบองคความร

4.14 การทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร โดยหากผใชเกดค าถามทนอกเหนอจากองคความรตางๆทมอยในระบบ ผใชสามารถตงหวขอขนมา เพอเปดใหผใชทานอนไดเขามาแลกเปลยนความรซงกนและกน ดงรปท 4.50 และ 4.51

รปท 4.50 การทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร

รปท 4.51 การทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร (ตอ)

72

ระบบกจะสรางหวขอและเนอหาตามทผใชระบไว ดงรปท 4.52 ซงเมอมผใชทานอนเขามาแสดงความคดเหนหรอใหค าแนะน า กจะแสดงตอดานลาง ดงรปท 4.53

รปท 4.52 ผลการทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร

รปท 4.53 ผลการทดลองการตงหวขอเพอแลกเปลยนความร (ตอ) 4.15 การทดลองการจดเกบสถตตางๆ ระบบสามารถแสดงสถตการใชระบบไดหลายรปแบบ เชน สถตของรปแบบไฟลทมอยในระบบ ดงรปท 4.54

รปท 4.54 ผลการทดลองการแสดงสถตของรปแบบไฟลทมอยในระบบ

73

แตเนองจากระบบ Alfresco ไมไดรองรบในสวนของการเกบสถตการเขาใชงาน ดงนนจงไดจดเกบสถตการเขาใชงานจากการเขาสระบบผาน Intranet ของทาเรอแหงประเทศไทย ดงรปท 4.55

รปท 4.55 ระบบ Intranet ของการทาเรอแหงประเทศไทย

74

โดยเมอผใชไดท าการกดเขาไปในสวนของระบบจดเกบองคความร ระบบจะน าไปสหนาจอทแสดงสถตการเขาใชระบบ ดงรปท 4.56 ซงจะคางไว 3 วนาท จากนนจะน าไปสหนาจอหลกของระบบจดเกบองคความรตอไป

รปท 4.56 หนาจอแสดงสถตการเขาใชระบบ

75

บทท 5 สรปผลการด าเนนงาน

5.1 สรปผลโครงงาน

จากผลการทดลองทงหมด จะเหนวาสามารถน าระบบจดการงานเอกสารองคการเขามาประยกตใชเพอสนบสนนการจดการความร ดงน

- สามารถใสชอผใชและรหสเพอท าการเขาสระบบได - ผดแลระบบสามารถสรางกลมของผใชงานได - ผดแลระบบสามารถเพมผใชงานได - ผดแลระบบสามารถก าหนดสทธใหกลมตางๆ ได - ผดแลระบบสามารถเพมหมวดหมขององคความรตางๆ ได - สามารถเพมองคความรเขาสระบบได - สามารถลบองคความรได - สามารถเรยกดองคความรแยกตามหมวดหมได - สามารถสบคนขอมลตามค าสบคนทตองการได - สามารถดาวนโหลดองคความรทตองการได - สามารถพมพองคความรตามทตองการได - สามารถถามและตอบในองคความรตางๆ ได - สามารถตงหวขอเพอแลกเปลยนความรซงกนและกนได - สามารถจดเกบสถตตางๆได ดงนนดวยความสามารถทงหมดน เมอน ามาประยกตใชเพอสนบสนนระบบการจดการ

ความร จงถอวาสามารถท าไดครบตามกระบวนการจดการความร และบรรลตามวตถประสงคของโครงงาน

ในสวนขององคความรตางๆของกระบวนงานหลก หนวยงานตางๆ ไดทยอยสงองคความรทเกยวของกบขอบเขตงานของตนเขามา ซงทางทมงาน KM กไดน าเขาสระบบ ซงปจจบนมจ านวนองคความร ดงรปท 5.1

76

รปท 5.1 ผลการน าสงองคความรจากหนวยงานตางๆ

ในระยะแรกจะเนนไปทการจดเกบองคความรในสวนของระบบ VCMS (Vessel and Cargo Management System) ซงเปนระบบทมเทคนคการแกปญหาคอนขางเยอะ จงมผใชทท างานอยในฝายเทคโนโลยใหความสนใจในการเขามาเรยกดองคความรและแลกเปลยนวธการแกปญหาของระบบ ดงรป 5.2

รปท 5.2 ผลการน าเขาองคความรในสวนของระบบงาน VCMS

77

โดยผใชสามารถเรยงล าดบองคความรตามจ านวนการกด Like ซงเกดจากความนาสนใจขององคความร หรอเปนองคความรทผใชตางๆ เขามาเรยนรและน าไปแกไขปญหาในการท างานได เปนตน ดงรป 5.3

รปท 5.3 ผลการแสดงหนาจอเรยงตามจ านวนการกด Like นอกจากน นยงมการประชาสมพนธผ านทางแอปพลเคชน Line ซ ง เปนการ

ประชาสมพนธเชงรก เพอจะไดเขาถงผใชงานไดรวดเรวขน ดงรปท 5.4

รปท 5.4 การประชาสมพนธผานทางแอปพลเคชน Line

78

ในสวนของการใชงานจรงของพนกงานในองคกร การทาเรอฯไดทดลองใชระบบนในกลมของวทยากรกระบวนการซงคดสรรมาจากพนกงานในหนวยงานตางๆ จ านวน 48 คน จากนนไดออกแบบสอบถามเพอประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย โดยก าหนดมาจากประโยชนทจะไดรบจากโครงงานทไดระบไวในบทท 1 ไดขอสรป ดงตาราง 5.1 และ 5.2

ตารางท 5.1 ผลการประเมนในแตละหวขอของระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหง

ประเทศไทย

หวขอทวดความพงพอใจ คะแนน ระดบความพงพอใจ 1) ระบบสามารถจดเกบองคความรในรปแบบทตองการได เชน แฟมเอกสาร หรอ แฟมวดโอ เปนตน

3.90 พงพอใจมาก หรอ ด

2) การใชงานระบบโดยรวม มขนตอนการใชงานทไมซบซอนและสามารถเขาใจไดงาย


3) สามารถคนหาองคความรทตองการไดงาย และ รวดเรว


ตารางท 5.2 ผลการประเมนในแตละหวขอของระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย (ตอ)

หวขอทวดความพงพอใจ คะแนน ระดบความพงพอใจ 4) องคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได

3.25 พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช

5) ระบบมความเสถยร เชน สามารถใชงานระบบไดอยางตอเนอง ไมมการหยดชะงก เปนตน


6) มความปลอดภยขององคความร เชน สามารถก าหนดสทธการเขาถงองคความรได


7) ตอบสนองกระบวนการการจดการองคความรทงหมด


โดย ภาพรวม ทงหมดของ “ระบบการจดการองคความรฯ” ทานมความพงพอใจในระดบใด


79

จากตารางผลการประเมนความพงพอใจสรปไดวาระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทยอยในระดบทพงพอใจปานกลาง ไปจนถง พงพอใจมาก ซงเมอวเคราะหในสวนของหวขอทไดรบการประเมนความพงพอใจไดในระดบพงพอใจปานกลาง หรอ พอใช โดยพจารณาจากแบบสอบถามในสวนท 2 ไดพบปญหา ดงน

- หวขอท 4 องคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได ผตอบแบบสอบถามสวนหนง ระบไววา องคความรในระบบยงมนอย ไมครอบคลมในทกเรองทผใชตองการทจะเรยนร ซงปญหานจะตองใชเวลาในการสนบสนนและผลกดนใหพนกงานในองคกรไดเขาไปถายทอดองคความรตางๆของตนเพมเตมเขาไปในระบบ อกทงยงตองปลกฝงใหพนกงานไดเขาไปเรยนรความรตางๆเพมเตม เพอน าไปสการเปนองคกรแหงการเรยนรใหไดนนเอง - หวขอท 5 ระบบมความเสถยร ผตอบแบบสอบถามสวนหนง ระบไววา ไมสามารถเขาใชระบบไดในบางเวลา เชน ตอนท างานลวงเวลาในชวงเวลากลางคน ซงอาจเกดจากระบบนไดถกตดตง Server ไวทเครองคอมพวเตอรสวนบคคล ยงไมไดน าขน Server หลกขององคกร จงสามารถเขาใชงานไดเฉพาะเวลางานปกต

สวนหวขอท 6 มความปลอดภยขององคความร และ หวขอท 7 มความปลอดภยขององคความร เชน สามารถก าหนดสทธการเขาถงองคความรได ทไดรบคะแนนความพงพอใจไดในระดบพงพอใจปานกลาง หรอ พอใช นนอาจจะเกดจากขาดการประชาสมพนธความรในการเขาใชระบบแบบละเอยด หรอ อาจขาดการใหความรเกยวกบการจดการความรแบบละเอยดใหกบพนกงานในองคกร

5.2 ปญหาและอปสรรคในการด าเนนงาน

ในขนตอนการเลอกใชเครองมอในการพฒนาระบบนน ไดทดลองใช CMS หลายๆตว เชน Joomla และ Drupal ซงพบวา ถาไมมการตดตงสวนเสรมประเภท EDMS เชน eDocman เขาไป กจะไมสามารถแกปญหาทเกดขนไดเลย เนองจาก CMS ตางๆนนไมไดถกออกแบบมาเพองานลกษณะทตองการ ซงในการศกษา CMS แตละตวนนตองใชเวลาพอสมควร ซงสดทายแลวกพบวามนมขอจ ากดเยอะในการบรณาการความสามารถของสวนเสรมหลายๆตวเขาดวยกนเพอจะใหครบถวนตามความตองการ

สวนเครองมอทไดเลอกน ามาใชนน คอ Alfresco กยงมขอจ ากดในบางสวน เชน ยงไมสามารถออกรายงานเพอสรปการเขาใชงานในกระบวนการตางๆได เชน การเกบบนทกเขาออกของผใชงาน หรอสรปรายงานการเขาไปเรยนรของพนกงานแบงตามหมวดหม เปนตน

80

5.3 แนวทางในการแกไขปญหา ในสวนของรายงานและสถตตางๆ อาจตองศกษาผลตภณฑตวอนๆของ Alfresco เชน Alfresco Audit Analysis and Reporting (A.A.A.R.) เพอน ามาประยกตใชในระบบ หรออาจคนหาจากฐานขอมลโดยตรง แลวสรปออกมาเปนรายงานตอไป

81

เอกสารอางอง

[1] ราชบณฑตยสถาน, พจนานกรม ฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2542 : นานมบคสพบลเคชนส, 2546. [2], [6] ศรไพร ศกดรงพงศากล และเจษฎาพร ยทธนวบลยชย, ระบบสารสนเทศและเทคโนโลยการจดการความร : ซเอดยเคชน, 2549. [3] ผศ. ดร. พรรณ สวนเพลง, เทคโนโลยสารสนเทศและนวตกรรมส าหรบการจดการความร : ซเอดยเคชน, 2552. [4] สวรรณ เหรยญเสาวภาคย และคณะ, การจดการความร (Knowledge management) : ส านกพมพคณะรฐมนตรและราชกจจานเบกษา, 2548. [5] ภราดร จนดาวงศ, การจดการความร KM Knowledge management the experience : ซดบบลวซ พรนตง, 2549. [7] ผศ. อรวรรณ วงศแกวโพธทอง และธญญรตน ประสาทสกลชย, การเพมขดความสามารถในการแขงขนดวยระบบจดการงานเอกสารธรกจ.Executive Journal, หนาท 86.

ภาคผนวก ก การตดตงระบบ

ก-1

การตดตงระบบ

ส าหรบระบบ Alfresco ทไดน าเสนอในโครงงานน จะใชเปนเวอรชน Community ซงสามารถเขาไปดาวนโหลดไดท www.alfresco.com/alfresco-community-download ดงรปท ก-1

รปท ก-1 เวบไซตส าหรบดาวนโหลดระบบ Alfresco

โดยมข นตอนการตดตง ดงน 1. ดบเบลคลกทไอคอนส าหรบการตดตงระบบ ดงรปท ก-2

รปท ก-2 ไอคอนส าหรบการตดตงระบบ Alfresco

ก-2

2. ระบบจะแสดงหนาจอใหเปดแฟมตดตง ดงรปท ก-3 จากนนใหกดปม Run

รปท ก-3 หนาจอใหเปดแฟมตดตง

3. จากนนเลอกภาษาทตองการตดตง ในโครงงานนจะเลอกเปน ภาษาองกฤษ ดงรปท ก-4 จากนนใหกดปม OK

รปท ก-4 หนาจอใหเลอกภาษาในการตดตงระบบ

ก-3

4. ระบบจะแสดงหนาจอตอนรบการตดตงระบบ ดงรปท ก-5 จากนนใหกดปม Next

รปท ก-5 หนาจอตอนรบการตดตงระบบ

5. เลอกต าแหนงทตองการตดตงระบบ ดงรปท ก-6 จากนนใหกดปม Next

รปท ก-6 หนาจอแสดงต าแหนงทตองการตดตงระบบ

ก-4

6. ก าหนดรหสผานส าหรบผดแลระบบ ดงรปท ก-7 จากนนใหกดปม Next

รปท ก-7 หนาจอแสดงการก าหนดรหสผานส าหรบผดแลระบบ

7. ระบบจะแสดงความตองการทรพยากรของเครองคอมพวเตอรทตองการตดตงระบบดงรปท ก-8 จากนนใหกดปม Next

รปท ก-8 หนาจอแสดงความตองการทรพยากรของเครองคอมพวเตอรทตองการตดตงระบบ

ก-5

8. ระบบจะแสดงหนาจอใหยนยนการตดตงระบบ ดงรปท ก-9 จากนนใหกดปม Next

รปท ก-9 หนาจอแสดงการยนยนเพอตดตงระบบ

9. ระบบจะท าการตดตงระบบ ในสวนอาจใชเวลาพอสมควร ดงรปท ก-10

รปท ก-10 หนาจอการตดตงระบบ

ก-6

10. เมอระบบท าการตดตงเรยบรอยแลว จะแสดงหนาจอ ดงรปท ก-11 จากนนใหกดปม Finish

รปท ก-11 หนาจอเสรจสนการตดตงระบบ

11. จากนนระบบจะน าไปสหนาจอการเขาสระบบ ดงรปท ก-12

รปท ก-12 หนาจอการเขาสระบบ

ภาคผนวก ข แบบประเมนความพงพอใจ

ข-1

แบบสอบถามประเมนความพงพอใจ ของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ค าชแจง แบบประเมนชดนจดท าขนเพอประเมนความพงพอใจผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ซงผลการประเมนนจะน าไปพฒนาปรบปรงประสทธภาพของระบบการจดการองคความรฯ ใหมประสทธภาพตรงกบความตองการของผใชตอไป โดยจะแบงแบบสอบถามเปน 2 สวน ดงน สวนท 1 ในการส ารวจความความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ใชการวดระดบความพงพอใจ 5 ระดบ คอ ระดบคะแนนเปน 1 หมายถง พงพอใจนอยทสด หรอ ไมด ระดบคะแนนเปน 2 หมายถง พงพอใจนอย หรอ ปรบปรง ระดบคะแนนเปน 3 หมายถง พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช ระดบคะแนนเปน 4 หมายถง พงพอใจมาก หรอ ด ระดบคะแนนเปน 5 หมายถง พงพอใจมากทสด หรอ ดมาก

หวขอทวดความพงพอใจ ระดบความพงพอใจ

นอยทสด

นอย ปานกลาง

มาก มากทสด

1) ระบบสามารถจดเกบองคความรในรปแบบทตองการได เชน แฟมเอกสาร หรอ แฟมวดโอ เปนตน

2) การใชงานระบบโดยรวม มข นตอนการใชงานทไมซบซอนและสามารถเขาใจไดงาย

3) สามารถคนหาองคความรทตองการไดงายและรวดเรว

4) องคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได

5) ระบบมความเสถยร เชน สามารถใชงานระบบไดอยางตอเนอง ไมมการหยดชะงก เปนตน

( กรณาตอบแบบสอบถามเพมเตมดานหลง )

ข-2

หวขอทวดความพงพอใจ ระดบความพงพอใจ

นอยทสด

นอย ปานกลาง

มาก มากทสด

6) มความปลอดภยขององคความร เชน สามารถก าหนดสทธการเขาถงองคความรได

7) ตอบสนองกระบวนการการจดการองคความรทงหมด

โดย ภาพรวม ทงหมดของ “ระบบการจดการองคความรฯ” ทานมความพงพอใจในระดบใด

สวนท 2 สงทพงพอใจ ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. สงทควรปรบปรง ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................. ขอเสนอแนะ/เสนอแนะอนๆ .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ขอขอบคณทกทานทใหความรวมมอในการตอบแบบประเมน

ข-3

รายงานผลการประเมนความพงพอใจ ของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ค าชแจง รายงานผลการประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย เปนการส ารวจจากกลมผใชงานซงเปนตวแทนจากหนวยงานตางๆของการทาเรอฯ จ านวน 40 คน และน ามาวเคราะหผลตามหลกเกณฑตางๆ ซงผลการประเมนนจะน าไปพฒนาปรบปรงประสทธภาพของระบบการจดการองคความรฯ ใหมประสทธภาพตรงกบความตองการของผใชตอไป สวนท 1 ในการส ารวจความความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ไดใชการวดระดบความพงพอใจ 5 ระดบ คอ ระดบคะแนนเปน 1 หมายถง พงพอใจนอยทสด หรอ ไมด ระดบคะแนนเปน 2 หมายถง พงพอใจนอย หรอ ปรบปรง ระดบคะแนนเปน 3 หมายถง พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช ระดบคะแนนเปน 4 หมายถง พงพอใจมาก หรอ ด ระดบคะแนนเปน 5 หมายถง พงพอใจมากทสด หรอ ดมาก ได และไดก าหนดระดบความพงพอใจเฉลยเพอท าการวเคราะหผล ดงน ระดบคะแนนเปน 0.00 – 1.50 หมายถง พงพอใจนอยทสด หรอ ไมด ระดบคะแนนเปน 1.50 – 2.50 หมายถง พงพอใจนอย หรอ ปรบปรง ระดบคะแนนเปน 2.51 – 3.50 หมายถง พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช ระดบคะแนนเปน 3.51 – 4.50 หมายถง พงพอใจมาก หรอ ด ระดบคะแนนเปน 4.51 – 5.00 หมายถง พงพอใจมากทสด หรอ ดมาก ซงผลการตอบแบบสอบถาม เปนผลดงน

ข-4

1.1 ระบบสามารถจดเกบองคความรในรปแบบทตองการได เชน แฟมเอกสาร หรอ แฟมวดโอ เปนตน ตารางท ข-1 ผลการประเมนในหวขอระบบสามารถจดเกบองคความรในรปแบบทตองการได

ระดบความพงพอใจ คะแนน จ านวนผทตอบ(คน) คะแนนรวม

พงพอใจนอยทสด หรอ ไมด 1 0 0 พงพอใจนอย หรอ ปรบปรง 2 0 0 พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช 3 9 27

พงพอใจมาก หรอ ด 4 26 104 พงพอใจมากทสด หรอ ดมาก 5 5 25

รวม 40 156 คาเฉลยคะแนนรวม 3.90

รปท ข-1 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอระบบสามารถจดเกบองคความรใน

รปแบบทตองการได

จากแบบประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ในภาพรวม พบวาในสวนของ ระบบสามารถจดเกบองคความรในรปแบบทตองการได ไดคะแนนเฉลยอยท 3.90 คะแนน หมายถงอยในระดบ พงพอใจมาก หรอ ด

0% 0%

22%

65%

13%

1.1 ระบบสามารถจดเกบองคความร ในรปแบบทตองการได

พงพอใจนอยทสด หรอ ไมด

พงพอใจนอย หรอ ปรบปรง

พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช

พงพอใจมาก หรอ ด

พงพอใจมากทสด หรอ ดมาก

ข-5

1.2 การใชงานระบบโดยรวม มข นตอนการใชงานทไมซบซอนและสามารถเขาใจไดงาย ตารางท ข-2 ผลการประเมนในหวขอการใชงานระบบโดยรวม มข นตอนการใชงานทไมซบซอน

และสามารถเขาใจไดงาย

ระดบความพงพอใจ คะแนน จ านวนผทตอบ(คน) คะแนนรวม พงพอใจนอยทสด หรอ ไมด 1 0 0 พงพอใจนอย หรอ ปรบปรง 2 0 0 พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช 3 8 24



รปท ข-2 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอการใชงานระบบโดยรวม มข นตอน

การใชงานทไมซบซอนและสามารถเขาใจไดงาย

จากแบบประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ในภาพรวม พบวาในสวนของการใชงานระบบโดยรวม มข นตอนการใชงานทไมซบซอนและสามารถเขาใจไดงาย ไดคะแนนเฉลยอยท 3.88 คะแนน หมายถงอยในระดบ พงพอใจมาก หรอ ด

20%

72%

8%

1.2 การใชงานระบบโดยรวม มขนตอนการใชงานทไมซบซอนและสามารถเขาใจไดงาย






ข-6

1.3 สามารถคนหาองคความรท ตองการไดงายและรวดเรว ตารางท ข-3 ผลการประเมนในหวขอสามารถคนหาองคความรทตองการไดงายและรวดเรว





รปท ข-3 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอสามารถคนหาองคความรทตองการ

ไดงายและรวดเรว

จากแบบประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ในภาพรวม พบวาในสวนของสามารถคนหาองคความรทตองการไดงายและรวดเรว ไดคะแนนเฉลยอยท 4.00 คะแนน หมายถงอยในระดบ พงพอใจมาก หรอ ด

15%

70%

15%

1.3 สามารถคนหาองคความรทตองการไดงายและรวดเรว






ข-7

1.4 องคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได ตารางท ข-4 ผลการประเมนในหวขอองคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถ

น าไปประยกตเพอใชงานจรงได




รปท ข-4 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอองคความรตางๆในระบบมความ

หลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได

จากแบบประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ในภาพรวม พบวา ในสวนขององคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได ไดคะแนนเฉลยอยท 3.25 คะแนน หมายถงอยในระดบ พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช

10%

61%

27%

2%

1.4 องคความรตางๆในระบบมความหลากหลาย สามารถน าไปประยกตเพอใชงานจรงได

พงพอใจนอยทสด หรอ ไมด พงพอใจนอย หรอ ปรบปรง พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช พงพอใจมาก หรอ ด พงพอใจมากทสด หรอ ดมาก

ข-8

1.5 ระบบมความเสถยร เชน สามารถใชงานระบบไดอยางตอเนอง ไมมการหยดชะงก เปนตน

ตารางท ข-5 ผลการประเมนในหวขอระบบมความเสถยร




รปท ข-5 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอระบบมความเสถยร

จากแบบประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ในภาพรวม พบวาในสวนของระบบมความเสถยร ไดคะแนนเฉลยอยท 3.33 คะแนน หมายถงอยในระดบ พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช

15%

45%

32%

8% 1.5 ระบบมความเสถยร






ข-9

1.6 มความปลอดภยขององคความร เชน สามารถก าหนดสทธการเขาถงองคความรได

ตารางท ข-6 ผลการประเมนในหวขอมความปลอดภยขององคความร




รปท ข-6 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอมความปลอดภยขององคความร

จากแบบประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ในภาพรวม พบวาในสวนของมความปลอดภยขององคความร ไดคะแนนเฉลยอยท 3.48 คะแนน หมายถงอยในระดบ พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช

5%

52%

33%

10% 1.6 มความปลอดภยขององคความร






ข-10

1.7 ตอบสนองกระบวนการการจดการองคความรท งหมด ตารางท ข-7 ผลการประเมนในหวขอตอบสนองกระบวนการการจดการองคความรท งหมด





รปท ข-7 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอตอบสนองกระบวนการการจดการ

องคความรท งหมด

จากแบบประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ในภาพรวม พบวาในสวนของตอบสนองกระบวนการการจดการองคความรทงหมด ไดคะแนนเฉลยอยท 3.23 คะแนน หมายถงอยในระดบ พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช

5%

70%

22%

3% 1.7 ตอบสนองกระบวนการการจดการองคความรทงหมด






ข-11

1.8 ภาพรวมทงหมดของระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ตารางท ข-8 ผลการประเมนในหวขอภาพรวมทงหมดของระบบการจดการองคความรของการ

ทาเรอแหงประเทศไทย




รปท ข-8 แผนภาพแสดงสดสวนผลการประเมนผลในหวขอภาพรวมทงหมดของระบบการ

จดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย

จากแบบประเมนความพงพอใจของผใชระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทย ในภาพรวม พบวาในสวนของภาพรวมทงหมดของ ระบบการจดการองคความรของการทาเรอแหงประเทศไทยไดคะแนนเฉลยอยท 3.65 คะแนน หมายถงอยในระดบ พงพอใจมาก หรอ ด

5%

30%

60%

5%

1.8 ภาพรวมทงหมดของระบบการจดการองคความร ของการทาเรอแหงประเทศไทย

พงพอใจนอยทสด หรอ ไมด พงพอใจนอย หรอ ปรบปรง พงพอใจปานกลาง หรอ พอใช พงพอใจมาก หรอ ด พงพอใจมากทสด หรอ ดมาก