50
Semarang 16-18 Juni 2009 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Laboratorium ( SNI ISO/IEC 17025:2008 ) Badan Standardisasi Nasional http://www.bsn.go.id

Teori Dok17025_28-300409

Embed Size (px)

DESCRIPTION

as

Citation preview

Page 1: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Laboratorium

( SNI ISO/IEC 17025:2008 )

Badan Standardisasi Nasionalhttp://www.bsn.go.id

Page 2: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

TUJUANTUJUANMembangun

“Sistem yang Terdokumentasi”

Bukan“Sistem Mendokumentasi”

Penyusunan dokumentasi bukan sasaran akhir, tetapi hendaknya merupakan kegiatan pertambahan nilai

Page 3: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DEFINISIDEFINISI(ISO 9000 – 2008)(ISO 9000 – 2008)

Dokumentasi

Sekumpulan dokumen, misalnya : spesifikasi dan rekaman

Dokumen

Data yang ada artinya, beserta media pendukungnya

Misalnya : Rekaman, spesifikasi, dokumen prosedur, gambar, laporan, standar

Rekaman

Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan

Media dapat berupa kertas, elektronik atau optik, disket magnetik, foto atau contoh induk, atau gabungannya.

Page 4: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

NILAI DOKUMENTASIDokumentasi memungkinkan terjadinya komunikasi antara maksud dan konsistensi kegiatan.

PENGGUNAANNYA MEMBERI KONTRIBUSI PADA:- Pencapaian kesesuaian dengan persyaratan pelanggan dan perbaikan mutu- pemberian bukti obyektif,- keterulangan (repeatability) dan ketertelusuran (traceability)- penyediaan pelatihan yang sesuai- evaluasi efektivitas, serta kesesuaian sistem manajemen mutu yang berkelanjutan.

Page 5: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMENDOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN (lanjutan)(lanjutan)

menjadi acuan dalam penerapan dan pengembangan sistem manajemen MUTU;

menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap konsistensi MUTU produk;

menghindarkan pengertian ganda dan tumpang tindih.

Catatan: Secara umum pengertian produk mencakup juga jasa

Page 6: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

JENIS JENIS DOKUMENJENIS JENIS DOKUMEN

Antara lain:

1. Pedoman mutu – Dokumen yang menyediakan informasi secara konsisten, baik internal maupun eksternal tentang sistem manajemen mutu organisasi.

2. Spesifikasi – Dkumen yang menyatakan persyaratan

3. Prosedur, Instruksi Kerja – Dokumen yang memberi informasi tentang bagaimana melaksanakan kegiatan dan proses secara konsisten.

4. Rekaman – Dokumen yang memberi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai.

5. Panduan - Dokumen yang menyatakan rekomendasi atau saran Panduan

Page 7: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PROSES PENYUSUNANPROSES PENYUSUNAN DOKUMENTASI DOKUMENTASI

mengumpulkan informasi; menata dan mengolah informasi; menyimpan informasi; mencari kembali informasi; mendistribusikan informasi; uji coba informasi; memutakhirkan informasi.

Mencakup: Pedoman Mutu Prosedur Instruksi Kerja Form, Dokumen pendukung, Rekaman

Page 8: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DOKUMENTASI DOKUMENTASI HENDAKNYAHENDAKNYA::

Mudah digunakan

Tidak berbelit-belit dan rujuk-silang tidak terlalu banyak, sehingga mudah dimengerti dan memungkinkan pemeliharaan dan revisi yang mudah

Sederhana, ringkas, tidak berlebihan, dan langsung mengenai sasaran

Sesuai dengan tingkat keahlian dan pengalaman dari pengguna

Terkendali, sehingga informasi yang diminta segera bisa dicari

Digunakan !!

Page 9: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

4.2 SISTEM MANAJEMEN

APA YANG DIPERSYARATKAN DALAM STANDAR?

Laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen yang sesuai dengan lingkup kegiatannya. Laboratorium harus mendokumentasikan kebijakan, sistem, program, prosedur, dan instruksi sejauh yang diperlukan untuk menjamin MUTU hasil pengujian dan/atau kalibrasi. Dokumentasi dari sistem tersebut sistem harus dikomunikasikan kepada, dimengerti oleh, tersedia bagi, dan diterapkan oleh semua personil yang terkait;

Kebijakan sistem manajemen laboratorium yang terkait dengan mutu , termasuk kebijakan MUTU harus dinyatakan dalam panduan MUTU (apapun namanya);

Keseluruhan sasaran mutu harus ditetapkan dan dikaji ulang dalam kajian manajemen . Pernyataan kebijakan MUTU harus diterbitkan di bawah kewenangan manajemen puncak.

Page 10: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

4.2 SISTEM MANAJEMEN (LANJUTAN)

Pernyataan kebijakan MUTU mencakup sedikitnya : komitmen manajemen laboratorium pada praktek profesional yang

baik dan pada MUTU pengujian dan kalibrasi dalam melayani pelanggan;

pernyataan manajemen untuk standar pelayanan laboratorium; tujuan dari sistem manajemen yang terkait dengan; persyaratan yang menyatakan bahwa personel yang terlibat dalam

kegiatan pengujian dan kalibrasi memahami dokumentasi MUTU dan menerapkan kebijakan serta prosedur di dalam pekerjaan mereka, dan;

komitmen manajemen laboratorium untuk memenuhi persyaratan Standar SNI ISO/IEC 17025 : 2008 dan secara terus menerus meningkatkan efektivitas sistem manajemen.

Page 11: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

4.2 SISTEM MANAJEMEN (LANJUTAN)

Panduan MUTU harus mencakup atau membuat acuan ke prosedur pendukung termasuk juga prosedur teknisnya. Panduan Mutu harus menggambarkan struktur dokumentasi yang digunakan dalam sistem manajemen .

Peranan dan tanggung jawab manajemen teknis dan manajer MUTU termasuk tanggung jawab mereka untuk memastikan kesesuaian dengan Standar ini harus ditetapkan dalam panduan MUTU.

Manajemen puncak harus memastikan bahwa integritas sistem manajemen dipelihara saat perubahan terhadap sistem manjemen direncanakan dan diterapkan.

Page 12: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN Laboratorium menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan

semua dokumen, baik yang diterbitkan internal maupun yang diperoleh dari sumber eksternal, yang merupakan bagian dari sistem manajemen, seperti peraturan, standar, atau dokumen normatif lain, metode uji/ kalibrasi, gambar, perangkat lunak, spesifikasi, instruksi dan panduan.

Semua dokumen yang diterbitkan untuk personel di laboratorium, yang merupakan bagian dari sistem manajemen harus dikaji ulang (reviewed) dan disahkan (approved) oleh personel yang berwenang sebelum diterbitkan..

Untuk menghindarkan penggunaan dokumen yang tidak sah dan/atau kadaluwarsa harus dibuat daftar induk atau prosedur pengendalian dokumen yang setara, yang menunjukkan status revisi yang terakhir dan distribusi dokumen dalam sistem manajemen.

Page 13: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN) Prosedur yang diberlakukan harus memastikan, bahwa:

edisi resmi dokumen yang sesuai tersedia di semua lokasi tempat dilakukan kegiatan laboratorium;

dokumen dikaji ulang secara berkala, dan bila perlu, direvisi untuk memastikan kesinambungan kesesuaian dan kecukupannya terhadap persyaratan yang digunakan;

dokumen yang tidak sah atau kadaluwarsa ditarik dari semua tempat penerbitan atau penggunaan, atau dengan cara lain yang menjamin tidak digunakannya dokumen tersebut;

dokumen kadaluwarsa yang disimpan untuk keperluan legal atau untuk maksud arsip pengetahuan diberi tanda yang sesuai.

Page 14: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN) Dokumen sistem manajemen harus diidentifikasi secara

unik/khusus, mencakup tanggal penerbitan dan/atau identifikasi revisi, penomoran halaman, jumlah keseluruhan halaman atau tanda yang menunjukkan akhir dokumen, dan pihak berwenang yang menerbitkan.

Perubahan dokumen harus dikaji ulang dan disahkan oleh fungsi yang sama dengan yang melakukan kaji ulang sebelumnya, kecuali bila ditetapkan lain. Personil yang ditunjuk harus memiliki akses pada informasi latar belakang terkait yang mendasari kaji ulang ulang dan pengesahannya.

Apabila memungkinkan, teks yang telah diubah atau yang baru harus diidentifikasi di dalam dokumen atau lampiran yang sesuai.

Page 15: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

4.3 PENGENDALIAN DOKUMEN (LANJUTAN)

Jika sistem pengendalian dokumen laboratorium membolehkan dilakukan amandemen dokumen dengan tulisan tangan, sebelum penerbitan kembali dokumen yang bersangkutan, maka prosedur dan kewenangan untuk melakukan amandemen itu harus ditetapkan. Dokumen yang telah direvisi harus secara formal diterbitkan kembali sesegera mungkin;

Harus ada prosedur yang menjelaskan bagaimana melakukan dan mengendalikan perubahan dokumen yang disimpan dalam sistem komputer.

Page 16: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

Pengendalian dokumen sesuatu yang sangat penting dalam implementasi sistem manajemen ; harus mencakup seluruh dokumen, baik internal maupun eksternal; harus dimulai sejak tahap preparasi, dengan pengawasan oleh orang yang

telah ditunjuk untuk itu; mencakup dokumen yang (jika) telah kedaluwarsa atau karena sesuatu hal

dokumen harus segera ditarik dari seluruh titik peredaran; jika ada usulan perubahan implikasinya harus ditinjau oleh penanggung jawab

sebelumnya; perubahan dan revisi harus dikendalikan seketat penerbitan sebelumnya

sesuai prosedur; dilakukan dengan mengidentifikasikan dokumen dengan jelas, termasuk status

revisinya.

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

Page 17: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

Hierarki Dokumentasi Sistem Manajemen

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN (lanjutan)

Panduan MUTU/Level 1Panduan MUTU/Level 1

Prosedur/Level 2Prosedur/Level 2

Metode/Instruksi Kerja/Level 3Metode/Instruksi Kerja/Level 3

Form, Rekaman Dokumen Form, Rekaman Dokumen Pendukung/Level 4Pendukung/Level 4

Page 18: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

STRUKTUR DOKUMENTASISTRUKTUR DOKUMENTASITingkat I (Panduan MUTU) – MENGAPA – Filosofi dan kebijakan:

Menggambarkan secara garis besar latar belakang, kebijakan MUTU, tujuan dan sasaran sistem manajemen organisasi serta kebijakan yang disesuaikan dengan persyaratan standar SNI ISO/IEC 17025:2008

Tingkat II (Prosedur) – APA, BILA, DI MANA, SIAPA, BAGAIMANA (dan KAPAN atau BERAPA LAMA): menggambarkan mengenai pelaksanaan rangkaian kegiatan untuk menyelesaikan suatu tugas dan interaksi antara suatu bagian dengan bagian lain

Tingkat III (Instruksi Kerja) – BAGAIMANA – Menggambarkan mengenai bagaimana kegiatan di suatu bagian dilaksanakan

Rekaman, Dokumen Pendukung

REKAMAN (Bukti)

Tingkat IV

Page 19: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PEDOMAN MUTU

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu suatu organisasi (SNI ISO 9000-2008)

Suatu dokumen yang berisi kebijakan MUTU, sistem manajemen MUTU dan pelaksanaan MUTU dalam suatu organisasi (Pedoman BSN 01-1991)

Panduan MUTU merupakan dokumen induk yang merumuskan kebijakan dan prinsip-prinsip dasar yang digunakan dalam pengoperasian laboratorium, dan memberikan hubungan koordinasi dengan kumpulan prosedur pengoperasian, informasi sumber daya dan rekaman yang menentukan sistem manajemen MUTU laboratorium

Page 20: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

suatu pernyataan mengenai tujuan yang ingin dicapai suatu organisasi dan komitmennya untuk mencapai tujuan tersebut;

suatu pernyataan kebijakan dan penjelasan sistem manajemen MUTU yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi;

merupakan suatu bukti bahwa sistem manajemen MUTU telah dirancang secara sistematis;

suatu mekanisme mengkomunikasikan kebijakan dan tujuan organisasi kepada seluruh elemen organisasi;

merupakan syarat mutlak agar audit dan tinjauan sistem manajemen dapat diselenggarakan secara efektif.

PANDUAN MUTUmerupakan:

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN (lanjutan)

Page 21: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN (lanjutan)

PROSEDUR MUTUmenjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk melaksanakan sistem manajemen MUTU yang ditetapkan dalam Panduan MUTU. Dalam prosedur MUTU dijelaskan mengenai apa, siapa, bagaimana, kapan sesuatu harus dilaksanakan, sumber daya apa yang dibutuhkan dan sebagainya.

prosedur pengendalian dokumen; prosedur kalibrasi; prosedur perawatan; prosedur pelatihan; prosedur audit internal, dsb.

Prosedur MUTU dapat mencakup:

Page 22: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN (lanjutan)

METODE/INSTRUKSI KERJA,

menjelaskan mengenai cara yang digunakan untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu dan merupakan dokumen yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya lebih tinggi.

Metode/Instruksi Kerja dapat berupa: petunjuk pengoperasian alat tertentu; metode pengujian/kalibrasi; petunjuk penerimaan permintaan layanan; petunjuk penyampaian laporan lewat fax.; petunjuk pemeriksaan barang masuk, dsb.

Page 23: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

FORM

adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan sesuai instruksi kerja atau prosedur serta digunakan untuk mencatat barang-barang bukti yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN (lanjutan)

Form dapat berupa: formulir permintaan layanan; Formulir untuk merekam data

pengujian/kalibrasi; formulir perubahan dokumen MUTU; kartu riwayat alat; label sampel, dsb.

Page 24: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

LANGKAH KERJA

MENYIAPKAN PANDUAN MUTU

pimpinan menetapkan tujuan organisasi; pimpinan menyatakan kebijakan dan komitmennya untuk mencapai

tujuan organisasi; sebaiknya dibentuk suatu tim; tim melakukan:

inventarisasi sumber daya; menentukan format, struktur , isi serta sistem penomoran; mengumpulkan dan mengolah informasi; menulis konsep; mengkomunikasikan dan menyempurnakan konsep.

Page 25: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

INVENTARISASI SUMBER DAYA

MENYIAPKAN PANDUAN MUTU (lanjutan)

organisasi; personil; sarana dan kondisi lingkungan; peralatan; metode; rekaman.

Page 26: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PANDUAN MUTU

FORMAT Lingkup kegiatan; Kemudahan pengendalian {amandemen}; Keunikan.

STRUKTUR pendekatan standar; pendekatan sistem yang ada; pendekatan pemikiran.

disesuaikan dengan format, struktur PENOMORAN

Page 27: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

BUTIR-BUTIR ISI PANDUAN MUTUBUTIR-BUTIR ISI PANDUAN MUTU

Meskipun tidak ada ketentuan standar format penulisan panduan MUTU, namun diusulkan mengikuti format butir-butir SNI ISO/IEC 17025

1. Umum : halaman judul, pengesahan dan pengendalian; 2. Daftar Isi3. Daftar dan status perubahan / rekaman perubahan/catatan amandemen4. Kebijakan MUTU, termasuk komitmen manajemen dan ruang lingkup

penerapan;5. Penjelasan tentang Laboratorium: lingkup kegiatan, struktur

organisasi, rincian tugas, tanggung jawab dan wewenang6. Daftar distribusi Panduan MUTU Terkendali;7. Penjabaran Sistem Manajemen MUTU, mencakup seluruh persyaratan

standar (4.1-4.14 serta 5.2 -5.10) .8. Lampiran (bila ada)9. Definisi (bila diperlukan)

Page 28: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PANDUAN MUTUPANDUAN MUTU

Halaman Luar, mencakup:

Kata “Panduan MUTU”

Nama organisasi

Keterangan apakah Terkendali atau Tak-Terkendali

Nomor dokumen

Nomor salinan/copy (terutama untuk yang terkendali)

Nomor Edisi dan Revisi

Tanggal mulai berlaku

Persetujuan /Pengesahan

HALAMAN LUAR

Page 29: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PANDUAN MUTUPANDUAN MUTUTUJUAN DAFTAR DISTRIBUSITUJUAN DAFTAR DISTRIBUSI

Mengetahui siapa saja yang memegang dokumen terkendali

Mengetahui di mana dokumen terkendali yang harus dimutakhirkan

Page 30: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PANDUAN MUTUPANDUAN MUTU PENDAHULUAN PENDAHULUAN

Berisi informasi umum tentang:

OrganisasiPanduan MUTU

Tentang organisasi (company profile)

Nama laboratorium dan lokasiRuang lingkup pengujian/kalibrasiSejarahUkuran

Tentang Panduan MUTU

TujuanProsedur distribusiProsedur

Page 31: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PANDUAN MUTUPANDUAN MUTUPERNYATAAN PERNYATAAN KEBIJAKAN MUTU KEBIJAKAN MUTU

Menyatakan maksud untuk memenuhi SNI ISO/IEC 17025, menjalankan praktek profesional yang baik, memenuhi kebutuhan pelanggan dalam hal MUTU pengujian / kalibrasi, memenuhi standar pelayanan lab, tujuan dari Sistem Manajemen ,

Menjamin kepuasan pelanggan

Menyatakan bahwa semua personel memahami dokumentasi MUTU dan menerapkan kebijakan dan prosedur di dalam pekerjaan mereka

Melaksanakan penyempurnaan secara berkelanjutan

Ditandatangani Manajemen Puncak

Page 32: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PANDUAN MUTU: PANDUAN MUTU: ISTILAH DAN DEFINISIISTILAH DAN DEFINISI

MAKSUD :

Seluruh karyawan harus memiliki pengertian yang sama tentang suatu istilah penting

Istilah dan definisi harus digunakan secara konsisten dalam semua dokumen MUTU

Menyajikan definisi dan istilah yang digunakan dlm Panduan MUTU yang mungkin kurang dipahami, dan bila ada, sebaiknya menggunakan definisi yang diakui secara internasional

Memasukkan definisi dari istilah tambahan yang digunakan dalam Panduan MUTU, bila istilah tersebut dianggap kurang jelas

Page 33: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

Dokumentasi Dokumentasi PROSEDUR MENYEBUTKAN:PROSEDUR MENYEBUTKAN:

Apa yang harus dilakukan

Siapa yang melakukan

Bagaimana melakukannya

Kapan dilakukan (bila diperlukan)

Siapa pemberi masukan dan pelanggan atas keluarannya (internal / eksternal)

Dokumentasi terkait dan rekaman MUTU yang harus dipelihara

Mengapa harus dilakukan

Page 34: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Mencakup:

a) Tanggung jawab

- penyiapan, pemeriksaan dan persetujuan

-amandemen - penerbitan

b) Identifikasi -identifikasi unik

-status

- penerbitan dan revisi

Page 35: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN

c) Distribusi

- identifikasi pemegang yang berhak

- penyampaian

d) Pengendalian

- pemutakhiran

- penggandaan

- dokumen yang kadaluwarsa

- kerahasiaan

- audit dokumen

e) Tinjauan

- kebutuhan perubahan

Page 36: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

TEKNIK PENULISAN PROSEDURTEKNIK PENULISAN PROSEDUR

Ada beberapa corak prosedur yang dapat dipakai untuk memenuhi persyaratan standar yaitu:

o Bentuk uraian

o Bentuk diagram alir

o Gabungan dari keduanya

Organisasi dapat memilih atau menciptakan sendiri corak yang diinginkan kemudian mempertahankan keseragaman corak yang dipilih tersebut

Page 37: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

PENYUSUNAN PROSEDURPENYUSUNAN PROSEDUR

Yang perlu diperhatikan dalam penyusunan prosedur:

• Kata-kata Gunakanlah kata-kata yang sederhana atau dikenali pembaca

• Kalimat Gunakanlah kalimat pendek dan tidak rumit

• Tata Bahasa Bahasa yang digunakan hendaknya jelas, apakah HARUS atau

SEBAIKNYA atau DISARANKAN untuk dilakukan• Komunikasi

Hendaknya isinya dipahami jelas oleh karyawan lama maupun yang baru

Page 38: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

FORMAT PROSEDURFORMAT PROSEDURTujuan, menyebutkan alasan diadakannya prosedur ini;

Ruang Lingkup, menyebutkan kegunaan, untuk bidang atau personel mana prosedur ini berlaku;

Acuan, menyebutkan daftar dokumen yang berisi informasi yang diperlukan untuk memahami prosedur ini sepenuhnya;

Penanggung Jawab, menyebutkan siapa yang bertang-gung jawab atas keseluruhan pelaksanaan prosedur ini;

Langkah pelaksanaan, menyebutkan secara rinci (siapa, apa, bilamana, dan di mana) segala aspek dalam prosedur yang terkait dalam kegiatan tertentu dengan cara sistematis;

Dokumentasi terkait

Definisi, bila perlu, untuk istilah khusus yang ada dalam prosedur ini.

Page 39: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

INSTRUKSI KERJAINSTRUKSI KERJA

Pengertian• Suatu petunjuk rinci yang menjelaskan bagaimana suatu proses

atau prosedur diikuti/dilaksanakan• Uraiannya lebih rinci dari Prosedur• Tujuannya selain sebagai pelengkap Prosedur, untuk membantu

dalam proses pengendalian

Bentuk Instruksi Kerja• Secara tertulis: dokumen tertulis atau bagan alir• Secara visual: grafis

Page 40: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

INSTRUKSI KERJAINSTRUKSI KERJA

Menggambarkan mengenai “bagaimana” kegiatan di suatu bagian / area kerja dilaksanakan

Memberikan jawaban atas pertanyaan: “bagaimana cara melakukannya”

Merupakan dokumen yang ditunjuk oleh dokumen yang levelnya lebih tinggi

Termasuk dalam Instruksi Kerja:- petunjuk membuat sesuatu- petunjuk untuk memeriksa, menguji, mengkalibrasi- metode penerbitan sertifikat- petunjuk penerimaan permintaan layanan melindungi- petunjuk untuk mengangkat, melindungi, menyimpan,

memperbaiki- petunjuk pembuatan laporan evaluasi- petunjuk untuk pengusulan revisi dokumen, dll.

Page 41: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

CIRI INSTRUKSI KERJA YANG BAIKCIRI INSTRUKSI KERJA YANG BAIK

Berisi tahapan kegiatan selangkah demi selangkah

Berisi penjelasan secara rinci tiap langkah beserta peralatan, dokumen penunjang, dll. yang diperlukan

Berisi patokan penilaian hasil kerja

Sudah diuji dan diterapkan

Page 42: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

INSTRUKSI KERJAINSTRUKSI KERJA

Format Instruksi kerja

Isi

Tujuan

Ruang lingkup

Acuan

Penanggungjawab

Isi Instruksi kerja

Daftar formulir terkait

Page 43: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

FORMULIRFORMULIR

Form

adalah formulir yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan sesuai instruksi kerja serta barang-barang bukti yang diperoleh berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.

Fungsi formulirmengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi dalam format

Page 44: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

FORMULIRFORMULIRIdentifikasi formulir- nama, nomor, status revisi- memungkinkan ketertelusuran ke kelompok proses, bagian yang mengeluarkan.

Format formulir- landscape atau portrait, disesuaikan dengan penggunaan.

Cara pengisian- ditulis tangan, diketik, atau komputer.

Ruang isian data- perlu dipastikan (dicoba) ruang isian mencukupi- pertimbangkan kegunaan data, sebelum memasukkan ‘bidang’.

Petunjuk penggunaan formulir- sediakan petunjuk pengisian, melalui dokumen tersendiri atau dicantumkan di form- bila form rangkap, cantumkan distribusi masing-masing di form.

Page 45: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

DOKUMEN PENUNJANGDOKUMEN PENUNJANG

Termasuk dalam dokumen penunjang:

uraian tugas

spesifikasi tugas

formulir

aturan pelaksanaan (panduan acuan)

standardll

Page 46: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

SISTEM PENOMORAN YANG BAIKSISTEM PENOMORAN YANG BAIK

1. Sistematis

2. Menunjukkan pengelompokan

3. Menunjukkan peningkatan

4. Membedakan dokumen dengan jelas

5. Konsisten

Page 47: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

Pengendalian dokumenPengendalian dokumenPM.06

Nomor Bab/Butir/Urut

Panduan MUTU

PR.03.111

Nomor urut

Prosedur

Page 48: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

Tabel Amandemen/Perubahan

Penarikan yang Berubah Sisipan Perubahan

No. Tanggal No. Bagian Edisi/Revisi

Halaman No. Bagian Edisi/Revisi

Halaman Paraf

Page 49: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

Tabel Daftar Dokumen PendukungNo. Judul Dokumen Tanggal Terbit No. Dokumen

Page 50: Teori Dok17025_28-300409

Semarang16-18 Juni 2009

TERIMA KASIH