1

Tilgjengeliggjøring av elektroniske registre – idéer og problemstillinger

Seminar om tilgængeliggørelse afelektroniske arkivalier,

Skógar, Island, 25.04.2006

Lars Nygaard,rådgiver i Avdeling for elektronisk arkiv,

Riksarkivet i Norge

2

Ulike former for tilgjengeliggjøring

Utlegging på Internett (web) for allmennheten eller avgrensede brukergrupper (navigering, søking og fremvisning)

Brukertjenester på interne systemer på arkivinstitu-sjonenes "medielesesaler" (navigering, søking og fremvisning)

Tjeneste for nedlasting av filer/databaser for videre bearbeiding/anvendelse på brukerens datamaskin.For forskere og andre med bearbeidingsbehov. (alternativ: distribusjon på CD-R eller DVD-R)

Svar på publikumshenvendelser til arkivinstitusjonen, basert på elektronisk arkivmateriale (saksbehandling)

3

Utfordringer for tilgjengeliggjøring

Juridiske utfordringer: Avklaring av tilgangsregler for elektronisk materiale

(basert på innhold, alder og form) Policy hos arkivinstitusjonene

Teknologiske utfordringer: Generelle og samtidig brukervennlige verktøy Forholdet til internasjonale standarder, f.eks. OAIS Samarbeid om metode- og verktøyutvikling

Pedagogiske utfordringer: Formidling av informasjon og dokumentasjon til brukerne Brukernes IT-kompetanse

4

Mulig løsning?

Jeg vil i det følgende skissere en brukertjeneste som er:

Generell (dvs. ikke skreddersydd for data fra Noark-systemer eller andre bestemte registre/fagsystemer)

Internettbasert (krever kun web-browser hos brukeren) Åpen for alle (men kan begrenses til bestemte brukere

eller deler av et materiale v.hj.a. brukernavn/passord) Teknisk relativt enkel Fleksibel og slagkraftig Brukervennlig???

5

Forutsetninger De bevaringsverdige dataene fra det aktuelle registeret

(fagsystemet) må være avlevert som et uttrekk av tekstfiler i et godkjent format (fast, ”kommaseparert” eller XML).

Uttrekkets struktur må være beskrevet i detalj i vårt standardiserte språk for dette, ADDML (helst ved hjelp av verktøyet Arkadukt).

Dersom uttrekket ikke har relasjonell struktur på forhånd, må det konverteres over til dette (og helst ”kommaseparerte” filer) v.hj.a. Arkade e.a. verktøy.

Uttrekket må lagres ”online” i et lagringsnettverk. Uttrekket må følges av system- og bruks-

dokumentasjon (kontekst- og innholdsinformasjon, datamodell etc.) som kan forstås av nye brukere.

6

Forberedelser

Med utgangspunkt i ADDML-beskrivelsen av uttrekket produserer Arkadukt ved hjelp av XSL transformations (XSL-T) en relasjonell databasestruktur for uttrekket (CREATE TABLE-setninger i SQL).

Den tomme databasestrukturen opprettes f.eks. i MySQL på en webserver.

Tabellene fylles med data fra uttrekket ved hjelp av LOAD-setninger (SQL) mot ”kommaseparerte” filer.

System- og bruksdokumentasjonen for uttrekket må gjøres lett tilgjengelig for brukerne som elektroniske dokumenter.

7

Bruk

Brukeren søker fram og velger det elektroniske arkivet ”serien” (fagsystemet/registeret) uttrekket han/hun vil arbeide med i Felleskatalogen for Arkivverket, som er Internett-grensesnittet mot arkivdatabasen Asta.

Tilhørende system- og bruksdokumentasjon for uttrekket gjøres der tilgjengelig via hyperlenker på skjermen.

Ved å oppgi passord og klikke på ”Opprett database” e.l. får brukeren automatisk utført de tre første punktene (forberedelsene) på forrige side, dersom disse ikke er gjennomført på forhånd.

8

Bruk (forts.)

Ved hjelp av et generelt, web-basert databasegrense-snitt som phpMyAdmin e.a. mot MySQL kan brukeren utføre f.eks. koblinger, søk og opptellinger i databasen og få resultatene fremvist på skjermen eller lagret på fil. Avanserte operasjoner mot databasen krever at brukeren behersker SQL, enkle søk kan spesifiseres uten kjennskap til SQL.

I trefflisten fra søkene vil det på skjermen være hyper-linker til eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter (tekst, bilder, lydopptak osv.).

[Enkle uttrekk fra registre med én tabell eller to tabeller (1:M-relasjon) kan alternativt tilgjengeliggjøres ved hjelp av Digitalarkivets ordinære søkegrensesnitt utviklet for digitalisert (transkribert) materiale.]

9

Forhåndsevaluering

Den skisserte løsningen krever at det aktuelle data-uttrekket ikke er for stort (mange Gigabyte) eller har for komplisert struktur (mange tabeller).

Løsningen krever at brukeren forstår datamodeller og andre tekniske databasebeskrivelser.

Løsningen krever også at brukeren behersker spørrespråket SQL for relasjonsdatabaser for å kunne utnytte materialet på avansert måte.

Er dette akseptabelt ??