Universidad de la salle openkm (2)

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  • 1. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESANLISIS DE SOFTWARE PARA GESTIN DOCUMENTAL OpenKMBELLO MELO NORBERTO ESPEJO DAZ CINDY PAOLAGMEZ CRUZ OMARSILVA CRISTANCHO LUZ ANGELATrabajo presentado aPEDRO DELGADILLOUNIVERSIDAD DE LA SALLE CIENCIAS ECONMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN BOGOTA, COLOMBIA2011 1

2. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESTABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIN ............................................................................................................... 3OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 41. OBJETIVO DEL SOFTWARE ..................................................................................... 52. FUNCIONALIDAD PRINCIPAL ................................................................................... 5 2.1.PARA QU SE UTLIZA ........................................................................................... 5 2.2.DESCRIPCIN DE LOS MDULOS .......................................................................... 83. REQUERIMIENTOS DE HADWARE ........................................................................ 134. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS ............................................... 14 4.1.SISTEMAS OPERATIVOS ...................................................................................... 14 4.2.SERVIDOR DE APLICACIONES ............................................................................. 15 4.3.BASES DE DATOS ................................................................................................ 16 4.4.OTRAS PIEZAS DE SOFTWARE ............................................................................ 175. MANEJO DE LICENCIAMIENTO .............................................................................. 206. COSTOS .................................................................................................................. 208. CONCEPTO DEL GRUPO ....................................................................................... 219. PRCTICA DEMO ................................................................................................. 25CONCLUSONES ............................................................................................................. 31BIBLIOGRAFA ................................................................................................................ 32 2 3. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES INTRODUCCINPara el desarrollo de este taller, se realiz una bsqueda por Google acerca deOpenKM un software orientado a la Gestin Documental, con el objetivo de identificarsus funciones, mdulos, licencias, requerimientos, entre otras caractersticas quepermitan fortalecer y definir criterios de seleccin e implementacin de herramientasorientadas a la Gestin Documental. 3 4. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESOBJETIVO GENERALPermitir que los estudiantes, tengan la experiencia de interactuar con soluciones desoftware para la gestin de archivos virtuales.4 5. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 1. OBJETIVO DEL SOFTWARE Brindar una herramienta para pequeas y grandes empresas, orientada a la gestin de la informacin mejorando su accesibilidad en todo el entorno corporativo disminuyendo la produccin innecesaria de informacin. 2. FUNCIONALIDAD PRINCIPALOpenKM, una aplicacin basada en una interfaz web 2.0 de cdigo abierto, permite unacompleta gestin de documentos electrnicos, usuarios, roles, procesos, etc. a nivelempresarial. Funciona con Explorer, Safari, Firefox y Opera, construido en JAVA y comoservidor JBoss. Puede instalarse en los SO Windows, GNU/Linux, MacOS, Unix, etc. 2.1. PARA QU SE UTLIZA Es un gestor documental que permite la gestin y almacenamiento de los documentos y contenidos que se vallan generando dentro de una organizacin, teniendo presente los principales riesgos a los que se enfrenta la administracin documental en la actualidad: Almacenamiento Recuperacin Seguridad Autenticacin Clasificacin Distribucin WorkFlow5 6. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESPor lo tanto, garantiza a los trabajadores de informacin encontrar, usar,compartir y proteger el contenido ms valioso de la compaa. Esto se logra apartir de sus PRINCIPALES FUNCIONALES QUE SON:a. CONTROL DE VERSIONES: lleva un historial del documento, registra todas las modificaciones realizadas para ser recuperadas en cualquier momento. Basado en el modelo del Check-in / Check-out Actualiza a los usuarios cuando se realizan modificaciones a los documentos. Dejar notas de flujo de trabajo asociados a los mismosb. SEGURIDAD: a partir de la identificacin de perfiles y roles de trabajo define unas medidas de seguridad para carpetas y documentos. Plug-in para autenticacin basado en JAAS Quedan registradas todas las operaciones del usuarioc. GESTIN DE DOCUMENTOS: administracin documental en cuanto a: Extraer metadatos de los documentos Indexacin de documentos de texto office, Open Office, pdf, HTML, XML, RTF, Multimedia (MP3, JPG)bases de datos, etc.d. GROUPWARE: herramienta que permite a diferentes usuarios trabajar simultneamente con los recursos de las organizaciones.e. ACCESO REMOTO A CLIENTE: facilita el acceso a los recursos de las organizaciones como una extranet.f. RECONOCIMIENTO OCR: facilita la recuperacin de informacin de imgenes a partir de lector de binarios, escala de grises o imgenes a color. Extrae texto Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos Bsqueda de datos en TIFF 6 7. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALESg. MOTOR DE BSQUEDA: facilita: Bsquedas por sinnimos Bsquedas ordenadas por relevancia Almacena consultas Opciones de bsqueda avanzada Bsquedas a partir de metadatos Opciones de descarga o ir directamente a la ubicacin del documentosh. REPOSITORIO: Respecto al almacenamiento de la informacin se puede almacenar en un directorio o en cualquier SGBD: Oracle PostgreSQL MySQL MS SQL Serveri. GENERALIDADES: Usuario puede modificar su configuracin de cuenta Registro de las operaciones del usuario en una BD Restaura documentos desde la papelera de reciclaje Permite ilimitados documentos, carpetas, workflows, tipos dedocumentos. Integracin con escner Servicio de chat URL nica para cada documentoDe esta manera OpenKM, nos demuestra que puede brindar soluciones para:1. Controlar el creciente volumen de informacin2. Impide la duplicidad de informacin3. Reducir el consumo de tiempo y recursos para recuperar informacin4. Evite fugas de informacin a partir de los perfiles de seguridad. 7 8. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES2.2. DESCRIPCIN DE LOS MDULOSOpenKM es un sistema de gestin documental con una interfaz de usuario web que lepermite de una forma muy simple las operaciones a travs de sus mdulosde: compartir, establecer la seguridad, auditar, as como localizar documentosteniendo presente el ciclo de los mismos1.A continuacin describimos la funcin de cada uno de los mdulos:Se debe ingresar a travs de una cuenta y una contrasea.1 OpenKM knowledge management. Presentacin [en lnea]. [citado el 20 de septiembre de 2011].Disponible en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html8 9. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 1. MDULO DE COMPARTIR Y COLABORAR Interfaz inicial con algunas de las propiedades del softwareFacilita el trabajo en equipo, potencializando los equipos de trabajo para compartir,acceder, enriquecer y almacenar la informacin. OpenKM gestiona todos losdocumentos de la empresa manteniendo la seguridad y propiedad intelectual a travsdel repositorio seguro y estable.Crear, compartir y enriquecer los documentos con los equipos de trabajo de lasempresas, garantizar la aprobacin y revisin de los mismos a travs de procesos deworkflow. 9 10. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 2. MDULO PROCESO Y REVISINPara cualquier gestin documental es vital que los documentos pasen por el ciclo devida, cumpliendo con la normatividad y que satisfagan los flujos de trabajo de laorganizacin. OpenKM tiene la capacidad de gestionar los flujos de trabajo internoscon rapidez.10 11. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLEFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALESPROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACINGESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3. MDULO BUSCAR Y ENCONTRARCon OpenKM, buscar documentos es muy sencillo y son localizados a partir de sucontenido y metadatos. Las consultas frecuentes pueden almacenarse parareutilizarse. Mejorando as la calidad de las respuestas a los usuarios de una formaeficiente y eficaz.11 12. 2011UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN GESTIN DE ARCHIVOS VIRTUALES4. MDULO DE CONFIGURACIN ESPECIAL DE OPENKM Y SERVICIOS ADICIONALESOpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestin documental escalable).OpenKM - mirror (Asegrese que su sistema est siempre accesible, preve