Załącznik 9

ZASADY OPRACOWYWANIA

SCHEMATÓW ORGANIZACYJN

YCH

1. W

prow

adzenie

Schem

at organizacyjny jest typowym

, najczęściej stosow

anym

w praktyce i zarazem

najbardziej

syntetycznym

, graficznym

ob

razem

(modelem

, odwzorowaniem)

struktury

organizacyjną] d

anej instytucji,

wskazującym

wykonaw

ców jej podstawow

ych

funkcji oraz ich

miejsce w organizacji jako całości.

Schem

at ten

stanow

i jeden

z podstawow

ych

rodzajów

doku

mentacji o

rganizacyjne}, określającej formalne zasady funkcjonow

ania dow

olnej instytucji.

Schem

at organizacyjny obejm

uje dw

a istotne komponenty:

- rodzaje jednostek i k

omórek organizacyjnych oraz stanow

isk pracy (kierowniczych, wyższego

szczebla oraz samodzielnych, tj. nie mieszczących sit w

określonych jednostkach, lu

b ko

mórkach),

wyróżnione w strukturze danej organizacji;

- ich układ hierarchiczny oraz w

ynikające stąd zależności (pod

porządkowania) hierarchiczne (a

ściślej: rozkazodaw

cze, zw

ane

też

„liniowym

i” lub

„służbow

ymi”); niekiedy (rzadziej) także

ważniejsze zależności funkcjonalne.

UWAGA: definicje

podstawow

ych

elem

entów struktury

organizacyjnej (stanowiska, komórki i

jednostki o

rganizacyjnej) i zależności organizacyjnych zaw

iera Załącznik 8.

2. Instrukcja stosow

ania

Jeśli chodzi o całościow

e ujęcie schem

atu organizacyjnego, to w literaturze przedmiotu spotkać

można różnorodne propozycje jego układu graficznego, tj. kolejno schem

aty: pionowy, poziomy,

prostokątny, koncentryczny,

kołowy

i słoneczny

(zob.

Rys.

1) W praktyce najczęściej

wykorzystyw

any jest układ pionowy, ze względu na prostą, nieskomplikow

aną konstrukcję oraz

łatwość interpretacji. Układ ten najlepiej odzwierciedla podporządkow

anie hierarchiczne elementów

na kolejnych poziomach, tzw. „drabinę” hierarchiczną.

Poszczególne elem

enty struktury organizacyjnej, czyli typy jednostek, komórek i stanowisk oznacza

się na schem

acie organizacyjnym zgodnie z pew

ną konwencją, tzn. posługując się określony

mi,

ogólnie przyjętymi,

figurami geom

etrycznymi.

Figury

obrazujące - zróżnicow

ane co d

o statusu

(rangi) i wielkości - typy elem

entów m

ogą się różnić m

iędzy ; rodzajem

, kształtem lub w

ielkością,

stosow

nie do przyjętej formy graficznej schem

atu organizacyjnego. Na przykład dla typow

ego układu

pionow

ego schematu można przyjąć nestępujące formy rozw

iązań, dla elementów na kolejnych

szczeblach hierarchicznych:

1) najw

iększe

prostokąty, obwiedzione pogrubionymi

i/lub

podw

ójny

mi

ramkami,

dla

oznaczenia naczelnych instytucji decyzyjnych, np. organów kolegialnych w spółce praw

a handlowego, tj. walnego zgromadzenia

akcjonariuszy, rady nadzorczej i

zarządu

- zróżnicowanie ich statusu m

ożna odzwierciedlać poprzez różne formy form

y obramow

ań.

cieniowań i pogrubień, duże litery, itp.;

2) trójkąt dla oznaczenia najważniejszego stanow

iska kierowniczego, np. prezesa oraz trapezy

dwuramienne - jego zastępców

, członków zarządu i /lub dyrektorów funkcjonalnych;

3)

trapezy

jednoram

ienne dla zobrazow

ania stanowisk

kierow

niczych

niższych rangą, np

. dyrektorów

fun

kcjona

lnyc

h, nie będących członkam

i zarządu (np dyrektora personalnego),

lub innych, np. szefa produkcji, kierow

nika oddziału, zakładu, itp,;

4) większe

prostokąty,

oznaczające

komórki organizacyjne, np.

dział

marketingu, wydział mechaniczny, itp. oraz mniejsze prostokąty - dla

stanow

isk

samodzielnych, np. rady p

rawnego, pełnom

ocnika zarządu d

s.

jakości,

itp. i/lub

mniejszych

elem

entów w ko

mórkach, np. w dziale

księgowości sekcji d

s. księgow

ości: m

ateriałowej, finansowej i ogólnej.

Rys. 1, Możliwe układy graficzne schem

atu organizacyjnego

Źródło: opracow

anie własne na podstaw

ie H.Bieniok, J.Rokita, Struktura

organizacyjna przedsiębiorstwa, PWN, W

arszaw

a 1984.

A)

B)

W praktyce oprócz omów

ionych figur geometrycznych, dla oznaczenia poszczególnych elem

entów

struktury organizacyjnej. stosuje się także symbole literowe (najczęściej dwuliterow

e), ułatwiające

rozróżnianie ty

ch elementów w syntetyczny sposób, tj. zam

iast stosowania pełnych ich nazw

. Można w ty

m zakresie przyjąć zasadę, iż pierw

sza litera w omaw

iany

m sym

bolu jest taka sam

a jak druga litera w sym

bolu stanowiska łu

b komórki, znajdującej się na wyższym

szczeblu, aby

zaznaczyć w ten sposób linie kolejnych pod porządkowań hierarchicznych, w

chodząc od

najwyższego szczebla zarządzania, a na najniższym

kończąc. N

a przykład sym

bolami D

H, W

, BP

oznaczam

y kolejno dyrektorów

: handlow

ego, finansowego i p

ersonalnego, pod

porządkowanych

dyrektorow

i naczelnem

u (w

tym przyp

adku wyjątkowo

można stosować sym

bol jednoliterowy: D, albo dw

u - np. N

D).

Idąc dalej, pod

porządkowane poszczególnym dyrektorom stanowiska i komórki otrzymują

symbole, rozpoczynające się od drugich liter w sym

bolach ich przełożonych, n

p. działy marketingu,

sprzedaży i zaopatrzenia od

powiednio: H

M, H

S, HZ, jako podległe DH,; działy księgow

ości,

finansow

y i controllingu kolejno: FK, F

F, P

C (po

dległe DF), itd. Z

kolei jednostki p

odporządkowane

dyrektorow

i naczelnem

u otrzym

uj sym

bole: D

R - radca prawny, D

O - dział organizacyjny, itd. Jak

widać druga litera w przedstaw

ionych sym

bolach najczęściej w najbardziej syntetyczny sposób

odzw

ierciedla zakres realizowanych funkcji (F - spraw

y finansow

e, H - funkcje handlow

e, P-

personalne, itp.). N

astępnie, schodząc na niższe szczeble, stosujemy analogiczna zasadę, oznaczając

np. Z

M - magazyn podległy HZ; K

M -sekcję księgow

ości m

ateriałową w dziale FK, itp. N

iekiedy dla

niższych rangą kom

órek i stanow

isk, zwłaszcza w sferze tzw. R

uchu, stosuje się sym

bole

trzyliterowe, tzn. od nadrzędnej kom

órki przejmow

ane są oba sym

bole, n

p. dla wspom

nianego

magazynu by

łby to sym

bol: HZM, a przykładową sekcji - FKM

Dodatkowo przy figurach oznaczających komórki organizacyjne podaje się zw

ykle in

form

acje na

temat wielkości obsady etatow

ej, n

p.:

HM 8

DZIA

Ł M

ARKETIN

GU

Można oczyw

iście stosow

ać in

ne niż wyróżnione powyżej zasady; ważne jest, aby odpow

iednio

różnicow

ać figury geom

etryczne i symbole w zależności o

d rodzaju i statusu (szczebla i znaczenia)

poszczególnych elementów, tak aby na podstawie schem

atu można było uzyskać jak najwięcej

inform

acji na temat opisywanej struktury organizacyjnej.

Z kolei podporządkowania hierarchiczne po

między elem

entami p

rzedstaw

iamy na schem

acie

organizacyjnym

z pom

ocą linii ciągłych. Jeżeli chcem

y przedstawić ważniejsze zależności

funkcjonalne - stosujem

y dla ich oznaczenia linie przerywane.

Przedstaw

iony na schemacie organizacyjnym obraz struktury organizacyjnej p

owinien

być jednoznaczny, jasny i czytelny. N

ależy unikać przeładow

ania go zbędnymi szczegółami,

bowiem żaden ry

sunek nie jest w stanie oddać całej różnorodności pow

iązań i zależności

organizacyjnych zachodzących m

iędzy poszczególnymi elementami d

anej organizacji.

Praktyka dowodzi, że celowe opracowyw

anie schem

atu organizacyjnego, ujm

ującego

syntetycznie (np. na poziom

ie wybranych jednostek organizacyjnych) organizację całej in

stytucji

oraz schem

atów

szczegółowych, ujm

ujących budowę wew

nętrzną poszczególnych jednostek bądź

komórek organizacyjnych.

3. Przykłady zastosowań

Na Rys. 2 przedstawiono przykład schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa produkcyjnego,

przedstawiony w tradycyjnym układzie pionow

ym i opracowany zgodnie z zasadami o

mów

iony

mi w

poprzednim

punkcie.

4. Literatura (cytowana i uzupełniająca):

Bieniok H.,

Rokita

J.,

Struktura organizacyjna

przedsiębiorstwa, PWN,

Warszaw

a 1984.

Doskonalenie struktury organizacyjnej, praca zbiorowa pod red. A

. Stabryły,

PWE, W

arszaw

a 1991.

Griffin R.W

., Podstaw

y zarządzania organizacjam

i, PWN, W

arszaw

a 1996.

Nalepka A., Struktura organizacyjna, A

ntykwa, Kraków 2001.

Nalepka A., Zasady opracowyw

ania dokum

entacji o

rganizacyjnej, „Poradnik

Organizatora" TNOiK -Oddział w Krakowie, zeszyty 1986 nr 1,2-3,4; 1

989 nr

2,4. Pieścikow

ski

Z.,

Dok

umentacja

organizacyjna. Zasady

sporządzania,

wzorcow

e przykłady, TNOiK, P

oznań 1987.

Sikorki C, P

rojektow

anie i rozw

ój organizacji in

stytucji PWE, W

arszaw

a 1988.