Công việc quan trọng của người quản lý

Giao việc - uỷ quyền

Nội dungI .Bài tập mở đầuII. Mục đích của giao việc, uỷ quyềnIII. Các bước giao việc, uỷ quyềnIV. Những khó khănV Thảo luận

Hãy vẽ một nhân vật game

Bạn đã bao giờ gặp phải hoặc chứng kiến?

• Công việc của cả nhóm chậm deadline• Mất nhiều thời gian xử lý sự vụ, và không kiểm soát được công việc của

nhóm…vv• Một số nhân viên quá bận rộn, một số nhân viên ngồi không• Nhân viên được giao công việc không liên quan đến chuyên môn và

nghiệp vụ của họ.• Nhân viên không tự tin vào quyền hạn của mình (mơ hồ, lo lắng và sợ hãi)• Quyết định của nhân viên vượt quá quyền hạn,• Không ai biết ai là người đảm trách dự án• Các nhân viên có liên quan không được thông báo đầy đủ thông tin trong

kế hoạch và mục tiêu thực hiện.• Nhân viên có năng lực đôi khi cảm thấy nhàm chán, có nhiều nv muốn xin

thôi việc.

Kỹ năng giao việc chứa tốt

Giúp tôi!Bạn cần sự giúp

đỡ!

Giao việc uỷ quyền

Bí kíp của nhà quản lý thành công

Định nghĩa• Giao việc: Mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên• Uỷ quyền: Giao cho người khác trách nhiệm và quyền hạn để thay mặt

bạn thực hiện công việc.

Mục địch giao việc uỷ quyền?

I. Mục đích giao việc, uỷ quyền

2.1 Đối với nhà quản lý• Là một công việc của người quản lý• Đảm bảo cho việc hoàn thành kế hoạch của nhóm• Xác định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên Tạo động lực làm việc và có

trách nhiệm với công việc.• Giúp việc kiểm tra giám sát thuận lợi, rõ ràng và mạch lạc, đảm bảo tiến độ công việc

chung.• Chủ động điều phối, tận dụng nguồn lực, tăng năng xuất lao động hoàn thành kế

hoạch của nhóm.• Có thời gian để lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, kiểm tra. Làm những công việc không

thể giao.• Tạo môi trường đào tạo và phát triển nhân viên

I.Mục đích giao việc, uỷ quyền

2.2 Đối với nhân viên• Xác định được rõ ràng công việc được giao, yên tâm thực hiện công việc• Kết quả làm việc của từng cá nhân được đánh rõ ràng, chính xác• Việc khen thưởng liên quan đến từng cá nhân Nhân viên thoả mãn, hài

lòng với công việc.• Nhân viên được đào tạo, phát triển, trưởng thành và tiến bộ, tự tin trong

công việc

II. Các bước giao việc, uỷ quyền

Các bước giao việc, uỷ quyền

1. Làm rõ mục tiêu công việc2. Lựa chọn người thích hợp3. Gặp gỡ người được giao việc4. Kiểm tra, giám sát, hỗ trợ thực hiện5. Đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm thực hiện

1. Làm rõ mục tiêu công việc

• Trả lời 5 câu hỏi?– What: Nêu cụ thể công việc bạn yêu cầu là gì?

• Đưa ra các quy chuẩn và tiêu chí minh bạch rõ ràng Thuận lợi cho việc kiểm tra và đánh giá kết quả.

• Có cái nhìn rõ ràng về kết quả công việc khi thực hiện Không mơ hồ chung chung!!!

– Who: Ai là người liên quan đến công việc này?(Người thực hiện, người hỗ trợ, người phối hợp, người báo cáo kết quả?)

– When: Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc (deadline)– Where: Công việc được thực hiện ở đâu– Why: Giải thích mục đích cuối cùng của công việc

2. Lựa chọn nhân sự thích hợp

A. Các tiêu chí lựa chọn• Người có thể phát triển tốt nhất qua công việc này• Người cần được giao thêm trách nhiệm• Người cần được thử thách• Người phù hợp nhất với công việc• Người có những yếu điểm có thể khắc phục thông qua thực hiện công việc• Người cần nâng cao lòng tự tin• Người trong diện đề bạt thăng tiến• Người cần phát triển các kỹ năng đặc biệt• Trao đổi và chia sẻ cơ hội với từng nhân viên Đảm bảo không bỏ xót bất

kỳ nhân viên nào có đủ năng lực

B. Phân tích khả năng cấp dưới

CấpTrên

Cấp dưới

- Giải thích

yêu cầu- Xác định

kết quả- Quyết định

cần làm gì- Quyết định

cách thức

- Thực hiện

công việc

- Giải thích

yêu cầu- Xác định

kết quả- Quyết định

cần làm gì

- Quyết định

cách thức

- Thực hiện

công việc

- Giải thích

yêu cầu- Xác định

kết quả

- Quyết định

cần làm gì- Quyết định

cách thức- Thực hiện

công việc

- Giải thích

yêu cầu

- Xác định

kết quả- Quyết định

cần làm gì- Quyết định

cách thức- Thực hiện

công việc

Mức 1 Mức 2 Mức 3 Mức 4

C. Mức độ giao quyền• Cấp đưới tìm hiểu, thu thập thông tin và báo lên cấp trên quyết định• Cấp đưới thu thập thông tin, xác định giải pháp, ưu nhược điểm của từng

giải pháp và thảo luận, thống nhất với cấp trên• Cấp đưới xác định giải pháp và đề nghị cấp trên phê duyệt• Cấp đưới xác định giải pháp và thông báo cho cấp trên• Cấp đưới báo cho cấp trên vấn đề đã được giải quyết như thế nào• Cấp đưới chịu trách nhiệm hoàn toàn.

3. Gặp gỡ người được giao việcA. Gặp gỡ trực tiếp người được giao việc• Thảo luận chi tiết mục đích của công việc• Thảo luận về các tiêu chí đánh giá kết quả, kết quả tổ chức mong muốn• Thảo luận và thống nhất deadline hoàn thành• Thảo luận rõ với người thực hiện các yêu cầu của họ để hoàn thành công việc

(Quyền hạn, nhân sự, thời gian…vv)• Chuẩn bị chi tiết bản hướng đẫn nhiệm vụ• Sẵn sàng giải đáp thăc mắc• Nói rõ nguyên nhân lựa chọn họ để giao quyềnB. Giao việc chính thức qua (E-mail, văn bản, các cuộc họp bộ phận)• Thông báo cho nhân viên khác biết ai là người chịu trách nhiệm chính công việc

này.• Nêu rõ các yêu cầu , kết quả mong muốn, deadline qua e-mail, văn bản, trong cuộc

họp…vv

4. Kiểm tra, giám sát, hỗ trợ thực hiện

• Lập báo cáo hợp lý và kiểm tra từng giai đoạn• Dành thời gian kiểm tra, theo dõi và hỗ trợ kịp thời• Hỗ trợ, hướng đẫn nhiên viên thực hiện công việc• Cơ hội tốt nhất để đào tạo, phát triển nhân viên• Khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi, lắng nghe họ bày tỏ những khó khăn

gặp phải,• Đưa ra những phương án giải quyết khả thi, điều chỉnh công việc theo yêu

cầu thực tế• Công nhận thành quả của nhân viên,• Truyền lửa, Khích lệ động viên thực hiện công việc• Chỉ can thiệp khi thật sự cần thiết

5. Đánh giá kết quả, rút kinh nghiệmA. Đánh giá kết quả

• Về nhiệm vụ:– Những gì đã hoàn thành với mục tiêu: Tiêu chí, quy chuẩn, chỉ số

định lượng– Các chỉ tiêu chưa hoàn thành: Nguyên nhân, rút kinh nghiệm

• Động viên khuyến khích– Công nhận thành quả của nhân viên– Ghi nhận thành tích của nhân viên trước tập thể– Luôn nhận lỗi về mình trước lỗi của nhân viên– Tôn trọng nhân viên, dùng đại từ chúng ta khi nhin nhận, đánh giá

những sai lầm của nhân viên.

Những thói quen xấu của người quản lý khi giao việc• “Nhân viên làm tốt thì im lặng có chuyện rắc rối thì làm rùng beng”• Đổi lỗi cho nhân viên• Các lý do biện minh cho việc giao việc không hiệu quả:

– Không chuẩn bị kỹ càng cho việc giao việc– Suy nghĩ cấp đưới phải có nhiệm vụ hiểu ý cấp trên– Nhân viên quá đông– Có thói quen nhớ đâu chỉ đấy

5. Đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm

V Những khó khăn trong giao việc uỷ quyền

A. Đối với nhân viên• Các nhân viên đều có quyền tỏ thái độ không đồng ý hay chấp nhận công

việc,• Các nhân viên luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công việc• Các nhân viên nói rằng họ quá bận rộn• Các nhân viên đang làm vượt quá khả năng của mình• Các nhân viên có thể đòi hỏi những vấn đề khó khăn và yêu cầu giúp đỡ• Các nhân viên luôn phàn nàn không biết cách giải quyết công việc• Nhân viên mới phải được chỉ dẫn cụ thể, rõ ràng, có người kèm cặp khi

làm nhiệm vụ.• Những nhiệm được hoàn thành là minh chứng tốt về khả năng điều hành

của bạn

B. Đối với nhà quản lý• Nhà quản lý nghĩ rằng nếu giao việc cho nhân viên thì không có việc gì làm• Nhà quản lý chỉ giao cho nhân viên những việc lặt vặt, vô nghĩa• Nhà quản lý cho rằng, giao việc cho nhân viên sẽ mất thời gian hơn là tự

làm• Nhà quản lý giao những công việc ít mang tính thử thách cho hầu hết các

nhân viên đã được đào tạo• Nhà quản lý không biết điều hành, phân công công việc.• Nhà quản lý cho rằng họ có thể làm tốt hơn những người khác trong tổ

chức• Nhà quản lý không chắc chắn vào người nào để giao việc

V Những khó khăn trong giao việc uỷ quyền

Thảo luận• Giao việc, uỷ quyền tại công ty.• Chia sẻ kinh nghiệm

Trân trọng cám ơn!

Mr: Nghiêm Thái Long – VTC Game