MAPA DE PROCESSOSE RESPONSABILIDADES

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Lançamento da Convocatória pela DNP após reunião do Comitê Consultivo do Projeto

Análise das Propostas recebidas pela Comissão de Avaliação e envio de Parecer a todos os proponentes

Análise do TdR pela DNP e eventuais ajustes pelo Beneficiário.

Após aprovação do TdR pela DNP, o documento é enviado à DELBRA (solicitação da não objeção)

Órgãos/Entidades (Beneficiários) se cadastram no Sistema do Projeto

Execução da Ação – A execução ocorrerá com assistência da prestadora de serviços contratada pela União Europeia e da DNP. Cabe ao beneficiário tomar a iniciativa (cronograma no TdR).

Instâncias deexecução dasações

Contratação de Perito: O Beneficiário escolhe o perito desejado dentre alguns currículos apresentados. Caso nenhum currículo atenda os requisitos, outros serão providenciados.

Contratação de Perito: Cabe ao Beneficiário realizar uma reunião inicial com os peritos escolhidos, instruí-los sobre o trabalho que deseja, analisar os produtos entregues e atestar à DNP que os produtos atenderam o solicitado.

Missão: O Beneficiário deve inserir no Sistema, com um mês de antecedência, os dados pessoais dos participantes e itinerário da missão. Essas informações são fundamentais para a compra de passagens pela prestadora de serviços.

Missão: A prestadora de serviços entrará em contato com as pessoas informadas para providenciar a compra das passagens e a disponibilização de diárias.

Participação em Evento: Com relação à participação de palestrantes em eventos previstos na ação, é necessário informar à DNP os dados pessoais e os trechos para a compra das passagens. Como desdobramento colocar: a compra das passagens se dará por meio da prestadora de serviços.

Realização de Evento: O Beneficiário deve checar se o planejado inicialmente precisa de algum ajuste. Caso seja preciso, necessário solicitar à DNP.

Participação em Evento: Execução por meio da prestação de serviços. No entanto, cabe ao Beneficiário a coordenação geral e a supervisão do solicitado

Realização de Evento: Execução por meio da prestação de serviços. No entanto, cabe ao Beneficiário a coordenação geral e a supervisão do solicitado

Publicação: O Beneficiário deve encaminhar o documento objeto da publicação para que os serviços solicitados no Termo sejam providenciados. Cabe ao Beneficiário a aprovação do produto final.

Órgãos/Entidades (Beneficiários) apresentam “Proposta de Ação” no Sistema do Projeto. Proposta deve estar acompanhada do ‘De Acordo’ da DG Europeia parceira.

Sendo o Parecer positivo, o Beneficiário recebe os limites financeiros aprovados para a ação.

Beneficiário detalha a proposta anterior, elaborando um “Termo de Referência (TdR)” no Sistema do Projeto. TdR deve estar acompanhado do ‘Green Light’ da DG Europeia parceira.BE

NEF

ICIÁ

RIO

DN

P / D

ELBR

A

- - - - - - - - - - - - - - - - - ATIVIDADES - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - DESDOBRAMENTOS - - - - - - - - - - - - - - - - -

Após aprovação por DNP e DELBRA, Beneficiário envia TdR assinado para DNP, podendo dar início à execução

I. INCLUSÃO DE AÇÃO NO PROJETO:

II. EXECUÇÃO DA AÇÃO

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As fases de execução desta etapa do proje-to envolvem os perfis Beneficiário (BNF) e Prestadora de Serviços (SRV)

Liderar os diálogos e solicitar apoio ao Projeto, para efetivar suas ações;Cadastrar-se no sistema informatizado do Projeto (www.dialogossetoriais.org)Designar o responsável pela ação e o seu responsável operacional, que serão os interlocutores permanentes, para centralizar a comunicação com a DNP e com o respectivo parceiro europeu;Apresentar Proposta de Ação, por meio de formulário próprio inserido no sistema informatizado do Projeto; No caso do beneficiário brasileiro, obter o “de acordo”, do correspondente parceiro europeu, à proposta de ação, e inserir o documento no sistema informatizado do Projeto;Coordenar e supervisionar, diretamente, a execução das ações para as quais tenham solicitado apoio;Após a aprovação da proposta de ação, elaborar o Termo de Referência (TdR) respectivo e submeter à DNP, tanto no sistema informatizado do Projeto como em meio físico, no prazo para tanto estabelecido;No caso do Beneficiário brasileiro, obter e inserir no sistema informatizado do Projeto, o documento que sinaliza a concordância do parceiro institucional europeu com o conteúdo do TdR (green light);Consultar previamente a DNP, por meio eletrônico, sobre complementações e alterações no TdR e observar as suas orientações quanto aos prazos e meios de formalização do ajuste que se pretende; Selecionar peritos, entre os currículos apresentados pela Prestadora de Serviços, preenchendo, no sistema informatizado do Projeto, o Relatório de Avaliação Curricular;Executar a ação, em conformidade com os Termos de Referência e ajustes aprovados, coordenando e apoiando as atividades dos peritos, palestrantes e responsáveis pela logística dos eventos, bem como promovendo as respectivas divulgações dos estudos e eventos;Atestar, para a DNP, com vistas ao pagamento, todos os produtos resultantes da contratação de peritos, inserindo o documento de ateste no sistema informatizado do Projeto;Assinar e encaminhar à DNP os time sheets, comprovando as horas de realização dos trabalhos, para os quais o perito foi contratado, sendo que o último deverá estar acompanhado de documento atestando o recebimento do produto, para fins de providências de pagamento; Informar à DNP, ainda dentro do prazo de vigência da ação, os motivos pelo eventual não cumprimento do cronograma aprovado e solicitar formalmente, se for o caso, uma repro-gramação da ação ou seu encerramento;Em até 30 dias após a finalização da ação, preencher, para avaliação da DNP, no sistema informatizado do Projeto, o Relatório Final da Ação, anexando os documentos comprobatóri-os da contrapartida e outros exigidos pelo Manual de Execução;Após a avaliação da DNP, enviar a essa Direção, no prazo de 15 dias, o Relatório Final da Ação, em meio físico, devidamente assinado pelo responsável pela ação; Divulgar a ação, utilizando sempre a logomarca do Projeto.

Garantir a gestão adequada do projeto, programando, coordenando, supervisionando e acompanhando a execução das suas ações;Recepcionar e dar o tratamento devido e tempestivo a todas as demandas de apoio aos parceiros institucionais;Propor ao Comitê Consultivo, para sua aprovação, os termos das Convocatórias; Participar do Comitê Consultivo;Publicar e divulgar os Lançamentos das Convocatórias;Auxiliar, juntamente com a DELBRA, a identificação dos parceiros institucionais brasileiros e europeus, bem como a comuni-cação entre eles;Orientar os possíveis Beneficiários sobre as regras do Projeto;Presidir a Comissão de Avaliação das Propostas de Ação; Receber, por meio do sistema informatizado do Projeto, as propostas de ações, e sobre elas emitir parecer prévio, para a Comissão de Avaliação;Divulgar os resultados da avaliação das propostas de ações, definindo o cronograma de apresentação dos Termos de Referência;Fornecer orientações e ferramentas de apoio, aos Beneficiários, para elaboração e ajustes de Termos de Referência, for-mulários, relatórios e outros documentos necessários;Conferir, avaliar e encaminhar, tempestivamente, à Delegação da UE, para não objeção, os Termos de Referência e eventuais Ajustes; Aprovar a proposta orçamentária relativa à logística de evento, encaminhada pela Prestadora de Serviços;Assinar os Time Sheets, relativos às horas trabalhadas dos peritos;Verificar o cumprimento dos requisitos de elaboração, pelos Beneficiários, do Relatório Final da Ação;Verificar o cumprimento da contrapartida, por parte dos Beneficiários, por meio dos Relatórios Finais das Ações;Acompanhar o desempenho e promover avaliação global das ações, por meio de reuniões informativas com os Beneficiários, de participação presencial nas atividades, e dos relatórios finais das ações, recebidos dos Beneficiários;Elaborar relatórios de progressos semestrais e outros estabelecidos no Termo de Cooperação UE-Brasil, para envio à Dele-gação da UE, ao MRE e à ABC, bem como apresentação ao Comitê Consultivo;Fornecer à Delegação da UE, à Prestadora de Serviço, ao MRE e à ABC, as informações e dados sobre a execução técnica e administrativa do projeto, quando solicitadas;Promover a visibilidade do Projeto, por meio de atualização de sua página eletrônica, e divulgação em eventos e publicações; Disponibilizar, em conjunto com a DELBRA e o MRE, informações atualizadas sobre os diálogos setoriais.

RESPONSABILIDADES: BENEFICIÁRIO E DNP

Beneficiário elabora o “Relatório Final” da ação no Sistema do Projeto. Importante indicar os valores da contrapartida nacional.

O Relatório impresso deve ser assinado e enviado à DNP.

Beneficiários (Parceiros institucionais) DNPBNF DNP

III. PRESTAÇÃO DE CONTAS – RELATÓRIO FINAL DA AÇÃO:

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Liderar, juntamente com o parceiro institucional brasileiro, os diálogos apoiados pelo Projeto;Acompanhar a execução das ações sob sua responsabilidade, por meio de acesso ao sistema informatizado do Projeto e de informações e relatórios que podem ser solicitados à DNP, a qualquer tempo;Avaliar a proposta de ação do parceiro institucional brasileiro e emitir o documento sinalizando o “de acordo”, podendo inseri-lo no sistema informatizado do Projeto; eAvaliar o TdR e emitir, via sistema informatizado do Projeto, o green light, sinalizando que a ação pode prosseguir para a fase de execução.

Colocar à disposição do Projeto serviços de assistência técnica e logística, por meio da contratação de uma Prestadora de Serviços; Assegurar a gestão administrativa e financeira do contrato de prestação de serviços celebrado com recursos da UE, visando apoiar o Projeto;Auxiliar, juntamente com a DNP, a identificação dos parceiros institucionais brasileiros e europeus, bem como a comunicação entre eles.Participar das reuniões e deliberações do Comitê Consultivo;Compor a Comissão de Avaliação das Propostas de Ação;Emitir documento de “não objeção” aos Termos de Referência e respectivos Ajustes de Estrutura, apresentados pelos Beneficiários, após avaliação pela DNP;Encaminhar à Prestadora de Serviços, com cópia para a DNP, o documento de “não objeção” aos Termos de Referên-cia e eventuais Ajustes;Encaminhar à DNP cópia dos relatórios financeiros e outros, fornecidos pela Prestadora de Serviços; Disponibilizar, em conjunto com a DNP e o MRE, informações atualizadas sobre os diálogos setoriais; eReceber da DNP os Relatórios de Progresso e demais relatórios exigidos pelo Termo de Cooperação UE-Brasil.

Apoiar as tarefas de programação, coordenação, execução, monitoramento e avaliação do Projeto;Executar diretamente os recursos disponibilizados pela UE, para viabilizar a execução das ações apresentadas pelos Beneficiários, em conformidade com as regras definidas no Manual de Execução do Projeto;Identificar e disponibilizar, no sistema informatizado do Projeto, os currículos de peritos, de acordo com o perfil definido, pelo Beneficiário, no Termo de Referência aprovado pela DELBRA;Negociar os termos dos contratos e a remuneração dos peritos selecionados pelo Beneficiário, conforme registro no Relatório de Avaliação Curricular e nos Termos de Referência;Garantir a qualidade técnica dos produtos e serviços por ela contratados e subcontratados;Adquirir passagens e efetuar o pagamento de diárias para os peritos contratados, palestrantes em eventos e participantes de missões e visitas técnicas, observando as regras estabelecidas no Manual de Execução do Projeto;Promover a logística dos eventos e das publicações definidas nos Termos de Referências e respectivos ajustes;Encaminhar à DNP, para aprovação, proposta orçamentária relativa aos eventos e publicações;Realizar o controle de utilização das passagens, de recebimento de Time Sheets e de atestados de recebimento de produtos;Realizar o controle orçamentário dos recursos da Convocatória e dos limites de apoio aprovados; eEncaminhar à DELBRA relatórios financeiros e outros sobre a execução das ações do Projeto.

RESPONSABILIDADES: PARCEIRO EUROPEU, DELBRA E PRESTADORA DE SERVIÇOS

Parceiro institucional euroPeu (Direção Geral)

DeleGação Da união euroPeia no Brasil (DelBra)

acesso ráPiDo: clique nos Botões aBaixo

PrestaDora De serviços

DG DLB

SRV

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