Download pdf - Proceedit 20110409 PresentacióN Servicio Cloud Computing Doc Mining

“the BPM process’ factory”

Versión 01 Presentación DocMining 1

Presentación DocMining

Servicio end-to-end en cloud computing para la

captura, catalogación, procesado, almacenamiento

y recuperación semántica de documentos



Gestión del ConocimientoSituación Actual y Retos Planteados

� Dispersión. Los documentos están dispersos por diferentes repositorios de la Organización.

� Copia Incontrolada. Cada empleado y colaborador se guarda copia de los documentos que recibe o quegenera.

� Procesos Caóticos. En la mayoría de las organizaciones, no existen procedimientos normalizados yformalizados de generación, etiquetado, catalogación, versionado y control de copias de documentos.

� Recepción Informal. La mayoría de documentos importantes llegan o se envían por correo de forma noreglada ni estructurada, lo que dificulta su búsqueda posterior.

� Dificultad de Búsqueda. Los sistemas de gestión documental actualmente disponibles no permitenbúsquedas razonadas de documentos, ni catalogación flexible y evolutiva de los mismos.

� Fuentes Diversas. Cada vez más, la fuente de conocimiento más importante para la empresa está fuera,en la web, por lo que se requieren procedimientos de búsqueda unificados en el dominio privado y en elpúblico.

� Falta de Accesibilidad. Los usuarios necesitan recuperar los documentos necesarios para su trabajo enel momento y en el lugar en donde estén y con el dispositivo de acceso del que dispongan.

� Descontrol. Es complejo controlar quien tiene qué y quien ha visto qué.

� Inseguridad. Es muy fácil que ciertos documentos importantes de desvíen a destinos no deseados. Escomplejo asegurar que todos los documentos se podrían recuperar en caso de desastre.



Consecuencia


Gestión Documental

¡Caos!



Razones para un Posible Fracaso

� En general, las implantaciones de aplicaciones de Gestión Documental son complejas, producenun elevado rechazo al cambio y su éxito es sólo parcial, cuando no son abandonadas al cabo depoco tiempo.

� En proceedit creemos que dichas dificultades pueden ser debidas a varias causas:� No abordar con el suficiente rigor de análisis la complejidad del mundo documental en toda su extensión, con lo

cual, en la operativa diaria, surgen situaciones no previstas que se resuelven de forma no estructurada por lospropios usuarios, lo que introduce “ruido” en el sistema.

� Pretender imponer a todos los tipos de documentos una única estructura de MetaDatos y procesos detratamiento.

� Confiar en que los usuarios seguirán y aplicarán de forma manual las normas de etiquetado y almacenamiento dedocumentos establecidas, lo que provoca ya sea por errores, falta de formación y/o poca voluntad de seguir lanorma, caos en el almacenamiento y por tanto en la recuperación de los documentos.

� Permitir que los usuarios sigan recibiendo emails y sus documentos adjuntos de forma directa sin un tratamientoprevio.

� Permitir que los usuarios sigan guardando sus documentos en repositorios locales.

� No prever el tratamiento integral de los documentos en un único punto de entrada sea cual sea la fuente o elcanal origen del documento, y en un único punto de distribución sea cual sea el destino y canal de envío delmismo.

� Adaptar el tratamiento de los documentos a la funcionalidad que provee la herramienta de Gestión Documental yno al revés, adaptar la herramienta o dotar a la solución de aplicaciones complementarias para que, en suconjunto, se ajusten a las necesidades del Cliente.



Bases para una Solución Efectiva

� En proceedit creemos que las bases para una solución efectiva para laimplantación de un sistema de Gestión Documental, deben dar respuesta a lossiguientes puntos:

� Definición de la estructura documental:

� Tipologías de Documentos, definidas por un Thesaurus estructurado de n niveles.

� Ontología de cada Tipo de Documento, proveyendo un conjunto estructurado de MetaDatos de contenido semántico.

� Máscaras de Etiquetado normalizado de documentos por Tipo de Documento y Cliente.

� Modelo de Datos.

� Catalogación de:

� Fuentes y canales posibles orígenes de documentos por tipos.

� Destinos y canales de distribución de documentos por tipos.

� Automatización de Procesos:

� Procesos generales de gestión de los documentos, comunes para todos los tipos de documentos.

� Procesos particulares de tratamiento de documentos según su tipo.

� Definición de políticas de:

� Permisos.

� Versionado

� Copias.

� Archivo local.

� Provisión de sistemas físicos de:

� Captura e ingreso.

� Archivo y custodia.

� Recuperación.

� Distribución.


Solución a los Retos Planteados

� DocMining, un servicio end-to-end de gestión integralautomatizada de documentos y metadatos asociados,gestionado en modalidad Cloud Computing, que integra sietetecnologías distintas en un solo entorno operativo, unicidad deservicio y con una facturación mensual unificada:

1. CeN - Virtualización de redes.

2. Gidoc – Escaneo, OCR, clasificación y extracción automatizadas.

3. proceedit - Procesos BPM y conectores.

4. Ultimus - Plataforma BPMS.

5. Axional – Pasarela procedimental-transaccional (BPM<>ERP).

6. Genexus - Conexión con las aplicaciones corporativas.

7. gnoss - Red social corporativa y gestión documental 3.0.



Gestión Documental Tradicional


Repositorio A Repositorio B Repositorio … Repositorio N

MD

Seguridad basada en Repositorio, no a nivel de

Ítem

MD MD MD

Hay que seleccionar en qué Repositorio guardar

el Documento

Recuperación de documentos cerrada, a través de Repositorios, Filtros sobre Metadatos,

Bandejas y Vistas

Estructura de MetaDatosAsociada a Repositorio

=> Repositorio = Tipo de Documento


Gestión Documental Semántica


Repositorio Único Web 3.0

MD

Seguridad basada a nivel de Ítem

MD

Recuperación semántica de documentos abierta a todo lo publicado en la

Web 3.0

Búsqueda Semántica sobre MetaDatos Estructurados

Los Documentos se guardan todos en un único Repositorio Documental

Estructura de MetaDatosAsociada a Tipo de

Documento


Proceso Documental Unificado

Fuente

Ingreso

Catalogación

Archivo

Tratamiento

Distribución

Recuperación Semántica

Publicación

Destino

Área Procedimental

Área Social

Web 3.0

Red Corporativa


Intranet y ExtranetPortal WebPublicaciónBúsqueda SemánticaGestión Documental

Ingreso de DocumentosEscaneo y OCRProcesos BPMIntegración con ERP’sDistribución y Custodia


Procesos Generales

Versión 01 Presentación DocMining

Captura e Ingreso

Extracción y Clasificación

Archivo y Custodia

Recuperación

2

5

6

10

Procesado BPM3

1

Distribución7

Captura unificada automática desde cualquier fuente y canal de ingreso (email, correo, fax, ofimática, aplicación, disco, …) e ingreso del documento en un único punto

Escaneado, OCR, clasificación por tipo, extracción de MetaDatos estructurados por tipo de documento, preetiquetado y precatalogación automáticos

Archivo y custodia automatizados, unificados, seguros y a prueba de desastres de los soportes digitales y físicos del documento.

Recuperación asistida, inteligente y flexible, por tipo y significado del contenido del documento, desde cualquier lugar, momento y dispositivo de acceso.

Procesado del documento con Procesos BPM ad-hoc según tipología del documento (edición, revisión, aprobación, validación, asignación, contabilización, …)

Distribución automatizada y centralizada del documento, sus originales y sus copias, desde un único punto a cualquier destino y por cualquier canal

Etiquetado y Catalogación4

Etiquetado normalizado y catalogación automatizada definitivas del documento por tipo de documento.



Procesos

Procesos

Tecnologías Implicadas

CeN

Gidoc

proceedit

Ultimus

Axional

Genexus

gnoss

Fuente

Escaneado ��

Planificación de Actividades Relacionadas con Documentos ��

Creación, Edición, Revisión y Aprobación ��

Recuperación Semántica ��

Captura de Documentos ��

Tratamiento

OCR, Clasificación y Extracción de Contenido ��

Catalogación y Etiquetado ��

Validación, Asignación, Aprobación y Contabilización de Documentos Contables ��

Archivo, Publicación y Distribución ��


Proceso de Captura Unificada - Diagrama


��

��

email + documentos adjuntos

carta + documentos adjuntos

Fax

gnoss

Discos

��

Escaneado

��

Aplicación

��

Proceso de Ingreso

Internet Web 3.0

��

ficheros de voz / SMS

Conversión a email

Ofimática


Procesos de Ingreso - Automatización


Extracción del Contenido + Datos y Relaciones Asociados

Definición de la Tipología (Área, Clase, Tipo y Frecuencia)

Aplicación de Plantillas, Estilos

Factura a Cliente, Factura de Proveedor, Albarán de Entrega, Pedido, Extracto Bancario, Recibo Bancario, Nómina, Albarán de Transporte, Contrato, Informe de Actividad Mensual , Listado de Clientes, Liquidación de Intereses, Extracto de Cuenta, Aviso de Impago, Análisis de Riesgo, Notificación de Inspección, …

EsquemasContenidos

gnoss Deduplicación, Versionado, Copiado, Etiquetado y Archivo

Dominio Origen, Dirección Correo Origen, Teléfono Origen, Fecha Envío, Canal Recepción, Soporte, Documentos Adjuntos, Tamaño, Extensión, Número de Páginas, …

Estándares gnoss

Extracción

Definición

Estandarización

Deduplicación

Inferencia de Metadatos del Contenido y de Datos y Relaciones AsociadosDiccionarios

Inferencia


Deduplicación


Nombre

Distinto

Nombre

Igual

Contenido Distinto

Presentación DocMining

1. Normalizar Nombres

2. Generar Documentos Distintos

Contenido Igual

1. Normalizar Nombre

2. Generar Copias

1. Normalizar Nombre

2. Unificar Documentos

3. Generar Copias

1. Normalizar Nombres


Estrategias de Archivo y Recuperación


Repositorio Local

Captura

Normalización

Copia Local

Copia Central

Copia Remota

Custodia Física

Repositorio Centralizado

Almacén Físico

Recuperación

Repositorio Remoto

Opcional, no recomendado

Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación de desastres

Original para Auditorías e inspecciones

Repositorio Transaccional

Imagen, sólo para consulta

Imagen más MetaDatos o fichero para recuperación semántica

Imagen o fichero para consulta, edición y reenvío

Imagen más MetaDatos o fichero. Altamente recomendable como medida adicional de seguridad

Imagen o fichero


DocMining

��

��

Plataforma Tecnológica


Gidoc Ultimus

proceedit

gnossAxional / GenexusCeN

RastreoCapturaLimpieza

Escaneado Extracción Ingreso

Edición Revisión

Aprobación

Contabilización Archivo

Recuperación

Archivo PublicaciónRecuperación

DistribuciónCustodia

Recuperación

Usuarios Procedimentales

Comprobación Validación Asignación

��

��

Usuarios Externos

Usuarios Transaccionales

LinkedOpen Data

Documentos en Discos del Cliente

Documentos en email y correo

DeduplicaciónNormalizaciónCatalogación

Usuarios Colaborativos


Conectores


Procesos BPM

Gidoc gnoss

Axional

CeNInvocación de Instancias de procesos para el Ingreso de Documentos (Imagen, Tipo y

Metadatos)

Captura de Documentos (Ficheros) desde discos locales y remotos

Recuperación de Información Corporativa requerida para

Clasificar, Etiquetar, Catalogar y Procesar los documentos

Distribución de Documentos (Ficheros) Etiquetados, Versionados y

Normalizados a discos remotos

Gestión (altas, bajas, modificaciones y consultas) de Entidades (Usuario,

Comunidad, Documento, Thesaurus, Ontología, Etiquetas, …)

Recuperación Semántica de documentos, simultáneamente desde

la red corporativa y la web 3.0

Contabilización automática e Ingreso de imágenes de documentos

contables

ERP’s


MetaDatosEstructurados del Documento B

MetaDatosEstructurados del Documento A

Búsqueda Semántica


18


Proceso de Catalogación

Relaciones Inferidas entre Documentos

Proceso de Catalogación

1 2

3

4


Tipología


Estructura de Catalogación Documental - 1

Clase

Tipo

Frecuencia

Asociado a la naturaleza, función o acción del documento: Comprobante, Extracto, Liquidación, Envío, Propuesta, …

Asociado a la entidad o acción documentada: Ingreso, Cuenta, Interés, Reunión, …

Asociado al ritmo en que se produce: Diario, Semanal, Mensual, Anual, (Puntual), Período, … Si es puntual, no se informa.

ÁreaIndica a qué área principal de la Organización pertenece o afecta el documento

OrigenFecha

Creador

OriginadorIdentificador de la Organización en la que se origina el documento

Identificador del creador, persona o aplicación, creador del documento.

1

19

DestinoDestinatario

Fecha

Destino

Indica el momento o periodo que cubre el contenido del documento: Fecha, Período, Puntual, …

Identificador de la Organización destinataria del documento.

Identificador de la Persona de la Organización destinataria del documento.


Versionado

Sujeto


Estructura de Catalogación Documental - 2

Versión

Copia

Idioma

Asociado a la evolución del documento, expresado en 1,2 o 3 niveles: 00.01.12

Asociado a la distribución del documento: Borrador, Original, Original Firmado, Copia, …

Periodo

Idioma del contenido del documento (código ANSI de dos letras): SP Español, EG Inglés, …

Indica el momento en que se ha generado o el periodo que cubre el contenido del documento: Fecha, Período, Puntual, …

Sujeto

Entidad

Indica la Categoría de Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el documento: Cuenta, Cliente, Cartera, Proveedor, Proyecto, Pedido, Contrato, …

Identificador de la Entidad a la que se refiere o para la cual se emite el documento: No. de Cuenta, Código de Cliente, Número de Cartera, Proveedor, Referencia de Proyecto, Código de Pedido, …

1

20


Etiquetado de Documentos - Ejemplos


proceedit jmc 20110326 MKT Presentación de Empresa SP01O

proceedit AXN 20110326 Cliente - Cuenta 2010022200000 - FN Extracto Mensual de Cuenta - 201103SP01O

proceedit 20110326 Proveedor - Proyecto Migración de Datos – PY Respuesta a Solicitud - SP01O

Documento generado por persona

Documento generado por aplicación

email saliente


Modelo de Datos


FechaPeriodoRevisiónRepositorio OrigenRepositorio destinoTipo de GeneraciónSoporte

Documento

Área Documental

Clase

Tipo

Frecuencia

Organización

Creador

Entidad SujetoIdioma

Persona

Ejemplar

Aplicación

Documento

ProveedorCuentaClienteCartera

Copia

B BorradorO OriginalO Original FirmadoC0 Copia 0C1 Copia 1

Origen

Destino

Destinatario

Acciones Requeridas

Roles para Acciones

Acciones

EstadosRepositorio OrigenRepositorio DestinoControl de VersionesNiveles de VersiónControl de CopiasFracción TiempoAcuse de reciboFirma Destinatario



Configuración

� En la Fase de Configuración deberían detallarse los distintos Áreas Documentales,Clase, Entidades y Tipos de Documentos a manejar por el sistema:� Áreas:

� CM Comercial.

� AM Administración.

� CP Compras.

� MK Marketing.

� PD Producción.

� LG Logística.

� MT Mantenimiento.

� CL Calidad.

� OP Operaciones.

� IG Ingeniería.

� CT Construcción.

� FN Finanzas.

� ID Investigación.

� PY Proyectos.

� …

� Clases:� Presentación.

� Propuesta.

� Extracto.

� Pedido.

� Albarán.

� Factura.

� Informe.

� Recibo.

� Comprobante.

� Certificado.

� Memorando.

� Acta.

� Comunicado.

� Alta.

� Baja

� Tipos:� Presentación de Empresa.

� Factura de Proveedor.

� Extracto de Cuenta.

� Propuesta de Reunión.

� Estudio de Mercado.

� Envío de Documentos.

� Ficha de Contacto.

� Alta de Paciente.

� Acta de Reunión.

� Albarán de Entrega.

� Lista de Clientes.

� …

� Análisis.

� Estudio.

� Envío.

� Resumen.

� Valoración.

� Tasación.

� Comunicado.

� Tarea.

� Ficha.

� Imagen.

� Vídeo.

� Foto.

� Fichero

� Lista.

� …

� Entidades:� Empresa.

� Proveedor.

� Cuenta.

� Reunión.

� Mercado.

� Documentos.

� Contacto.

� Paciente.

� Reunión.

� Entrega.

� Clientes.

� Intereses.

� MIFID.

� Posición.

� …



Información Asociada a Documento

� Área Documental.

� Clase de Documento.

� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …).

� Tipo de Documento.

� Máscara para construir el Título.

� Organización Origen.

� Creador (Sistema, Empleado).

� Generación (manual, automático).

� Frecuencia de generación.

� Acciones requeridas (Generación, Edición, Revisión, Aprobación, …).

� Actores requeridos (Generador, Editor, Revisor, Aprobador).

� Soporte.

� Repositorio origen.

� Repositorio destino.

� Destino o destinos.

� Versionado (Sí/No).

� Niveles de Versionado.

� Estados Posibles.

� Control de copias (Sí/No).

� Fracción temporal (Día, Hora, Minuto, Segundo, …).

� Requiere firma Destinatario (Sí/No).



Información Asociada a Ejemplar

�Elemento:� Área Documental.

� Clase de Documento.

� Tipo de Documento.

� Frecuencia.

� Entidad asociada (Cliente, Cartera, Cuenta, …)

� Título.

� Tipo de generación.

� Soporte.

� Ruta repositorio origen.

� Ruta repositorio destino.

�Versión:� Acción.

� Actor.

� Fecha.

� Periodo.

� Versión.

� Estado.

�Copia:� Destino.

� Fecha.

� Permisos.


Todo en 1


Acceso a Comunidades, Aprendizaje Informal, Blogs, Buscadores, Búsquedas Facetadas, Búsquedas Facetadas sobre Catálogo, Búsquedas Razonadas, Catálogos Semánticos, Categorías, Cloud Computing, Comunicación Corporativa Centralizada, Contabilización Automatizada de Documentos Contables, Contextos Documentales, Comunidades Privadas, Comunidades Públicas, Conectores, CRM Social, Currículum

Multinivel, Dafos Online, Data Interoperability, Data Portability, Debates, Deduplicación, Directorio, Documentos, Document Mining, e-Commerce, Entornos Colaborativos, Escaneo de Documentos, Escritorio Virtual, Etiquetas, Extranet, Generadores de Contexto, Generador de Contenidos Semánticos, Gestión de

Identidad, Gestión del Conocimiento, Gestión Documental, Gestión del Talento, Gestor de Contenidos Semánticos, Grupos de Interés, Herramientas de Autor, Imágenes, Integración con Pasarelas de Pago, Identidad Múltiple, Intranet, Linked Open Data, Lobby Research, LOD, LOPDP, Márketing Semántico, Márketing On-line, Mensajería, Networking, NewsLetters, OCR, PayPal, Pensamiento Colectivo, Plataforma BPMS, Portal Web, Posicionamiento en Buscadores, Preguntas, Procesos BPM, Redes

Enlazadas, Redes de Contactos, Red Social Corporativa, Reputación On-line, SaaS, Semántica Social, SemCMS, Subscripciones/RSS, Trabajo Concurrente, Venta On-line, Versionado, Vídeos, Virtualización de redes, Web 3.0, Web Corporativa, Web de

Datos Estructurados, Web Semántica, Widgets, Wikis, …

. DocMining


Sistema de Facturación


Usuarios:• Nominativos Procedimentales

• Nominativos Colaborativos

• Concurrentes Transaccionales

Actividad:• Imágenes Ingresadas

• Tráfico por Nodos• Consultoría de Implantación

Capacidad:• Volumen de Datos

• Volumen de Documentos

Equipos:• Nodos.• Accesos• Escáneres

### €/mes



Parámetros de Facturación

Facturación Importe Cuota (€/mes)

Parámetro Unidad CeN Gidoc proceedit Ultimus Axional gnoss

Usuarios Nominativo Procedimental Usuario 90 90

Nominativo Colaborativo Usuario 9

Concurrente Transaccional Usuario 360

Equipos

Nodo CeN Acceso Simple Equipo 18

Nodo CeN Acceso Múltiple Equipo 90

Acceso CeN Equipo 18

Escáner A4 Equipo 180

Escáner A3 Equipo 900

Actividad

Imagen ingresada 100 Imágenes 9

Tráfico por Nodo CeN 100 Gbps 4

Consultoría de Implantación 100 Horas 270

Capacid

ad

Volumen de Datos 100 GBytes 90 90 90 90 90 90

Volumen de Documentos 100 GBytes 90



Presupuesto para Cliente

Partidas Importe Cuota (€/mes)

Parámetro Unidad Cantidad Unitario Total

Usuarios Nominativos Procedimentales Usuario 180

Nominativos Colaborativos Usuario 9

Concurrentes Transaccionales Usuario 360

Equipos

Nodos CeN Simples Equipo 18

Nodos CeN Múltiples Equipo 18

Accesos CeN Unidad 18

Escáneres A4 Equipo 180

Escáneres A3 Equipo 900

Actividad Imágenes ingresadas 100 Imágenes 9

Tráfico por Nodos 100 Gbps 9

Consultoría de Implantación 100 Horas 270

Capaci

dad

Volumen de Datos y sus copias 100 GBytes 90

Volumen de Documentos y sus copias 100 GBytes 90

Total Cuota Mensual (€/mes) >


Razones para el Éxito


Único Punto de Entrada

Catalogación Automática


Único Punto de Distribución

Repositorio Unificado

Rastreo y Captura Automatizada

1

2

3

4

5

6


Ventajas


Reduce esfuerzo, tiempo y costes directos (copia, archivo, distribución) de gestión de los documentos y elimina los costes de mantenimiento de sistemas

propios para el soporte de la gestión de los mismos.

Facilita la formación de los empleados y la adquisición, recuperación semántica y distribución del conocimiento, tanto de origen interno como

externo, dentro de la Organización y hacia sus terceros

Todos los procesos de tratamiento de los documentos son normalizados, formalizados y automatizados, lo que permite evitar errores, supervisar por

excepción y trazar el proceso de cada documento.

Se unifica y se reduce el riesgo de pérdida de información ya que todos los documentos residen en un único repositorio centralizado con los máximos

niveles de seguridad de acceso y recuperación

Ahorro

Conocimiento

Control

Seguridad

1

2

4

5

Permite que los documentos publicados por la Organización sean accesibles a través de la web 3.0 y se posicionen de forma natural en la primera página de

Google posicionando y dando reputación a la Organización, sin esfuerzo

Visibilidad3

La que proporciona el servicio Cloud Computing de la solución, de pago estrictamente variable, por uso, sin altas, sin permanencias, sin consumos

mínimos, sin barreras ni de entrada ni de salida

Flexibilidad6

Todos los servicios proporcionados por un solo proveedor, con un solo interlocutor comercial, un único contrato, un único implantador de la solución,

una sola factura y un único centro de soporte a los usuarios

Simplicidad7



Para más Información

� Josep Mª Cos

� Fijo: 00 34 933 906 706

� Móvil: 00 34 660 193 163

� Skype: jmcos.proceedit

� [email protected]



Agradecimiento

¡Gracias por su atención!