Upload
krunueng1
View
35
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
มมมองของรายงาน
ในสวนของ Report มหนาจอส าหรบการท างาน ดงตอไปน
มมมองออกแบบ (Design View) การท างานสวนใหญจะอยในหนาตางออกแบบ การไปยงหนาตางออกแบบโดยคลกทปม Design ในหนาตาง ฐานขอมล หรอถาอยในมมมอง Preview ใหคลกไปทปม Close Window บนทลบารซงจะกลบไปยงมมมองออกแบบหากรายงานนนยงไมไดจดเกบ แตถาจดเกบรายงานนนแลวกลบไปยงหนาตางฐานขอมล
มมมองเคาโครง (Sample Preview) จะใชแสดงตวอยางผลลพธทไดจากการออก แบบ ในการออกแบบรายงานมกตองมการสลบไปเพอดผลลพธทไดจากการออกแบบซงการดผลลพธทงหมดเปนเรองทเสยเวลา ดงนนมมมองแบบนจงชวยลดเวลาทเสยไปเพราะมการแสดงผลไดรวดเรวกวาการดผลทงหมด การไปยงมมมองแบบน โดยคลกทปม มมมองเคาโครง บนทลบาร มมมองนสามารถปรบแตงหรอแกไขในสวนตางๆ ของรายงานได มมมองรายงาน (Report View) หลงจากออกแบบในสวนของรายงานเรยบรอยแลวสามารถคลกทปม มมมองรายงาน เพอดรปแบบการน าเสนอจรงไดเลย มมมองนไมสามารถปรบแตงหรอแกไขในสวนตางๆ ของรายงานได
มมมองกอนพมพ (Print Preview) จะแสดงผลลพธทเหมอนกบงานพมพท พมพออกทางเครองพมพจรง ๆ การไปยงมมมองแบบนโดยคลกทปม Print Preview บนทลบาร
การสรางรายงาน (Report)
107
การสรางรายงาน (Report)
คณสามารถจะสราง Report ไดหลายวธเชนเดยวกบการสรางออบเจคตาง ๆ ในฐานขอมล โดยอาจจะใช Auto Report Wizard เพอให Access สราง Report อยางงายๆ (อาจเปนแนวคอลมนหรอแบบตาราง) ใหทนทโดยอตโนมต ซงทงนขนอยกบขอมลใน Table หรอ Query ทถกเลอกไวดวย สวนการใช Report Wizard นอกจากจะสามารถก าหนดชนดของ Report ทตองการสรางแลว ยงใหค าแนะน าในการสราง Report นนทละขนตอนอกดวย สงทตองการกคอตอบค าถามทเกยวกบ Report ทจะสรางเทานน แลว Access กจะสราง Report ใหคณตามรปแบบทตองการ
การสราง รายงาน นนเราสามารถสรางได 2 วธการหลก ๆ ดวยกนคอ
การสรางรายงานดวยวซารด ซงเปนการสรางรายงานแบบงาย ๆโดยทเราไมตองเขาใจรายละเอยดในขนตอนการสรางเลย เราเพยงเลอกขอมลทจ าเปนในการสรางรายงานดวยวซารดเทานน เรากไดรายงานทตองการออกมาทนท และสามารถน ารายงานไปแกไขใหตรงกบความตองการไดใน มมมองออกแบบ
การสรางรายงานดวยมมมองออกแบบ การสรางรายงานดวยว ธน เปนการสรางรายงานท เหมอน กบการสรางฟอรมดวย มมมองออกแบบ โดยเราตองเลอกคอนโทรลใหเหมาะกบจดประสงคในการสรางรายงานของเรา การสรางรายงานดวยวธนสามารถก าหนดรายละเอยดของรายงานไดมากกวาการสรางดวยวซารด
108
การสรางรายงานดวยวซารด
ในการสรางรายงานสามารถท าไดโดยขนตอนดงตอไปน
คลกเมาสใน Ribbon สราง เลอกในสวนของ รายงาน จากนนใหเลอกรปแบบวาตองการสรางรายงานดวยวธการใด ในทนใหเลอกการสรางรายงานดวย ตวชวยสรางรายงาน
การสรางรายงานรปแบบงาย ๆ ใน Access นนท าไดโดยใช Auto Report Wizard ซงจะจดรปแบบ
ขอมลใน Table หรอ Query ทเลอกไวอยางรวดเรว ใหเปนรายงานทมรปแบบสวยงาม รายงานทสรางดวย Auto Report : Columnar wizard (ขอมลในแตละระเบยนจะถกแสดงในแนวตรงโดยอตโนมต) จะแสดงแตละเขตขอมลในแตละระเบยนเรยงกนเปนบรรทดๆ สวนรายงานทสรางดวย Auto Report : Tabular wizard (ขอมลในแตละระเบยนจะเรยงกนในแบบตาราง) และแตละเขตขอมลเรยงเปนคอลมนๆ เหมอนทปรากฏในมมมอง Data sheet หลงจากทสรางรายงาน เรยบรอยแลวกสามารถตงชอและเกบบนทกไวได
เลอก Ribbon สราง เลอกในสวนของ รายงาน
คลกเลอกปม
109
สรางรายงาน ดวย รายงานอตโนมต 1. คลกเมาสในสวนของ Ribbon สราง เลอกในกลมของ รายงาน
2. คลกปมลกศรเพอเลอก Table หรอ Query ทตองการใชท า Report
3. จากนนคลกทปมรายงาน สกครหนง Access จะสรางรายงาน และแสดงใหดในวนโดว
Print Preview ในจงหวะนคณสามารถสงใหบนทก , พมพ หรอปดรายงานนได หรอจะเปลยนกลบมายงมมมอง Design เพอแกไขกได
การแสดง Report ทสรางจาก Auto Report: Tabular Wizard
เลอกตาราง หรอ Query ทจะน าขอมลมาท ารายงาน
110
บนทกรายงาน
1. คลกปม Save บนทลบาร 2. พมพชอของ Report ใหมนลงไป 3. คลก OK
สรางรายงานดวย ตวชวยสรางวซารด
ถาหากคณเลอกสราง Report ดวย Report Wizard คณจะตองเลอกขอมลทตองการจะน าเสนอและเลอกรปแบบของ Report ทตองการจากรปแบบตางๆ ทมอย เพอจดหนาตาของ Report Wizard นนจะตางจาก Auto Report Wizard ตรงทคณตองเลอกเขตขอมลตางๆ (รวมถงเขตขอมลจาก Table หรอ Query ตาง ๆ) ทจะแสดงใน Report เอง นอกจากนระบบ Wizard จะจ าหนาตาของ Report ทคณท าไวครงกอนรวมทงสไตลตางๆ ทเลอกไว ดงนถาคณเคยท า Report ทชอบไวแลว คณกสามารถขามไดอะลอคบอกซตางๆ ของ Wizard ไปไดอยางรวดเรวโดยการยอมรบสงทไดเคยท าไวแลวใน Report ทจะสรางขนใหมน
น าเมาสคลกไปทชองของชอรายงาน พมพชอทตองการบนทก Report ลงไป
คลกตกลงเมอพมพชอรายงานแลว
111
วธการสรางรพอรต ดวย ตวชวยสรางวซารด
เปนเครองมอชวยสรางรพอรตทมรปแบบซบซอนขน และตรงกบความตองการมากกวาการสรางดวย Auto Report คณสามารถเลอกฟลดขอมลทจะน ามาใช ในรพอรต และก าหนดรปแบบพนหลงรวมทงตวอกษรได โดยน าเทเบล หรอ Query หรอทงเทเบล และ Query มาใชเปนแหลงขอมลของรพอรตไดมากกวา 1 แหลง (ในขณะท Auto Report จะก าหนดแหลงขอมลไดเพยง 1 เทเบล หรอ 1Query เทานน ) โดยวธการสรางสามารถท าไดโดย
1. คลกเมาสในสวนของ Ribbon สราง เลอกในกลมของ รายงาน เลอกตวชวยสรางรายงาน
2. คลกปมลกศรเพอเลอก Table หรอ Query ทตองการใชท า Report
3. น าเมาสคลกทปม จากนนจะปรากฏกรอบตวชวยสรางรายงานขนมาใหเรา
เลอกก าหนดในสวนของเขตขอมลจากตารางทเลอก และสามารถเพมเตมในสวนของตารางอน หรอ Query อนเขามาในสวนของการเลอกเขตขอมลได
เลอกตาราง หรอ Query ทจะน าขอมลมาท ารายงาน
112
4. หลงจากทเลอกเขตขอมลเรยบรอยแลวจะปรากฏกรอบตวชวยสรางรายงานใหเราเลอกรปแบบการแสดงขอมล โดยหากเรามตารางมากกวา 1 ตาราง เราสามารถเลอกรปแบบการแสดงของขอมลตามล าดบของตารางใดตารางหนงเปนหลกได
5. เราสามารถเลอกก าหนดใหแสดงผลรายงาน ในรปแบบการแบงเปนกลมตามเงอนไขทก าหนดได โดยเลอกจากรายการทางดานซาย แลวคลกทปม เพอเลอกเขตขอมลทตองการแบงกลม
เลอกตารางท ตองการใหแสดงขอมลตามล าดบของตารางใดใหเปนตารางหลกของการแสดงขอมล
เลอกเขตขอมลทตองการจากนน
คลกทปม
113
6. โปรแกรมจะใหเราก าหนดการจดเรยงล าดบ โดยใหเราเลอกเขตขอมลทตองการจดเรยงล าดบตามตองการ และสามารถเลอกรปแบบการจดเรยง จากนอยไปหามาก หรอเลอกการจดเรยงจากมากไปหานอย
7. โปรแกรมจะใหเราเลอกก าหนดการจดวางเคาโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพตวอยางทางดานซายมอ และก าหนดใหเราเลอกการวางแนวของเอกสารวาจะใหวางแนวลกษณะใด
เลอกเขตขอมลทตองการจดเรยง
เลอกรปแบบการจดเรยง
หรอ
เลอกการวางเคาโครง
เลอกการวางแนวเอกสาร
114
8. โปรแกรมจะใหเราเลอกลกษณะทตองการใหแสดง โดยจะแสดงลกษณะตวอยางทางดานซายมอ
9. โปรแกรมจะใหก าหนดชอรายงาน จากนนคลกทปมเสรจสน
115
10. โปรแกรมจะแสดงรายงานตามรปแบบทเราก าหนด
การแสดงรายงานทสรางจาก ตวชวยสรางวซารด
116
Report ในมมมอง Design
องคประกอบในหนาตางออกแบบของรายงาน
กอนทเราจะไปออกแบบ หรอสรางรายงานดวยมอ จ าเปนทเราจะตองทราบถงสวนตาง ๆ ทส าคญตอการออกแบบ การออกแบบรายงานจะตองไปยงหนาตางออกแบบเสยกอน การไปยงหนาตางออกแบบโดยการเลอกรายงานทตองการแลวคลกทปม Design ในหนาตางฐานขอมล
1. ทลบาร Report Design
ปมเพมรายการเขตขอมล
เครองมอออกแบบรายงาน
สวนหวของรายงาน
สวนรายละเอยดรายงาน
สวนทายของรายงาน
รายการเขตขอมล
117
การใช Report Control
สวนตางๆ ทอยใน Report อยางเชน ชอเขตขอมล, คาในเขตขอมลและไตเตลหรอชอของ Report จะถกเรยกวา คอนโทรล (Control) เมอคณสราง Report ดวย Wizard คอนโทรลจะถกจดเรยงและมขนาดตามทคณก าหนด ถาหากตองการแกไขกสามารถท าไดในมมมอง Design โดย
สรางคอนโทรลใหม ลบคอนโทรล เคลอนยายคอนโทรล เปลยนขนาดของคอนโทรล เปลยนคณลกษณะของคอนโทรล เปลยนรปแบบของคอนโทรล โดยอาจเพมการตกรอบ , ท าตวอกษรหนาหรอเอยง เปนตน ใสขอบและแรเงา
ชนดของ Report Control
คอนโทรลทใชใน Report นนมอย 3 ชนดคอ Bound Control คอ เขตขอมลของขอมลทมาจาก Table หรอ Query ซงไมสามารถจะ ค านวณในคอนโทรลนได Unbound Control คอ คอนโทรลทประกอบไปดวย Label หรอชองใสขอความ ซง สามารถค านวณในคอนโทรลนได Calculated Control คอ คาใดๆ ทค านวณใน Report รวมทงหมด รวม (total) , ผลรวม ยอย (subtotal), คาเฉลย, เปอรเซนต ฯลฯ
ในการสรางคอนโทรลนนใหคลกปมคอนโทรลตามชนดทตองการจะสรางบนทลบอกซ (Toolbox) แลวลากไปยงททตองการ การลบคอนโทรลนนใหคลกเลอกคอนโทรลแลวกดคย <Delete>
คอนโทรลแตละชนดจะมคณลกษณะเฉพาะตวแตกตางกนไป ซงสามารถเปลยนแปลงไดโดยใชค าสง Properties ดวยการเลอกคอนโทรลทตองการจะแกไขแลวคลกปม Properties บนทลบาร Report Design จากนนกเปลยนคาตางๆ ในไดอะลอกบอกซ Properties บนทลบาร Report Design จากนนกเปลยนคาตางๆ ในไดอะลอกบอกซ Properties คณอาจจะใชค าสงบนเมนหรอปมตาง ๆ ในการเปลยนแปลงคณลกษณะแตละ
118
อยางกไดเชนกน แตการใชปม Properties เปนวธทเรวทสดทจะท าใหเหนคณลกษณะทงหมดของคอนโทรล และเปลยนหลายๆ คณสมบตในครงเดยวได
ทลบอกซ
ทลบอกซเปนเครองมอทใชในการวางตวควบคมชนดตางๆ ลงในพนทออกแบบการก าหนดใหแสดงทลบอกซโดยท าใหค าสง Toolbox ในเมน View มเครองหมาย น าหนา ปมตาง ๆ บนทลบอกซมหนาทแตกตางกนไป หนาทของปมในทลบอกซของ Report เหมอนกบทลบอกซในแบบฟอรม
การจดเกบรายงาน
สวนใหญโปรแกรม Access จะท าการบนทกใหโดยอตโนมต แตถายงไมบนทกใหเราสามารถบนทกไดโดยใชค าสง Save หรอคลกทปม Save บนทลบาร จากนนก าหนดชอของรายงาน ในไดอะลอกบอกซ Save As ทปรากฏขนมา
การปดรายงาน
วธการปดรายงานโดยดบเบลคลกทคอนโทรลบอกซของหนาตางรายงาน ถารายงานยงไมไดจดเกบ Access จะเตอนใหจดเกบเสยกอน
Report ทปรากฏอยในมมมอง Design
Unbound Control ทมฟงกชนอยภายใน
Bound Control
119
การด Report บนหนาจอกอนสงพมพ (Preview)
เราสามารถจะดหนาตาของ Report กอนการพมพลงกระดาษจรงได โดยคลกปม Office จากนนเลอกคลกทปม พมพ แลวเลอกในสวนของ แสดงตวอยางกอนพมพ
120
แสดงปมควบคมการแสดงตวอยางกอนพมพ
เลอกเครองพมพ จ านวนส าเนาและตวเลอกการพมพ
เลอกขนาดกระดาษส าหรบสวนรายงานปจจบน
เปลยนรปแบบการพมพเปนแนวตง
เปลยนรปแบบการพมพเปนแนวนอน
เลอกขนาดระยะขอบส าหรบทงเอกสารหรอสวนทเลอกปจจบน
พมพเฉพาะขอมลเทานน
เลอกรปแบบการพมพเปนแบบคอลมน
แสดงกลองโตตอบการตงคาหนากระดาษ
การยอขยายแสดงตวอยางการพมพ
ยอ/ขยายเอกสารเพอจดหนาใหพอดกบหนาตาง
ยอ/ขยายเอกสารเพอจดหนาใหพอดกบการพมพ 2 หนา
ยอ/ขยายเอกสารเพอจดหนาใหพอดกบการพมพ 4 หนา
สงออกวตถทเลอกไปยงแฟมรปแบบ Rich Text
สงออกวตถทเลอกไปยงแฟมรปแบบขอความ
ดรปแบบเพมเตมทคณสามารถใชสงออกได
ปดการแสดงตวอยางการพมพ
หมายเหต คลกเมาสรปแวนขยาย เพอดทงหนา หรอกลบไปยงภาพขนาดเทาเดมกอนหนาน ( ลด - ขยายขนาดภาพ Report )
121
การสรางรายงานฉลาก Label Wizard
การสรางเลเบล เปนการสรางฉลากทสามารถน าไปตดตามสอสงพมพตาง ๆ ไดเชน ฉลากตดซองจดหมาย หรอรายชอหนงสอ โดยวธการสรางปายชอ สามารถท าไดโดย
1. คลกเมาสในสวนของ Ribbon สราง เลอกในกลมของ รายงาน
2. คลกปมลกศรเพอเลอก Table หรอ Query ทตองการใชท า Label Report
3. จากนนคลกทปมปายชอ โปรแกรมจะปรากฏกรอบตวชวยสรางปายผนกมาใหเราก าหนดคาตาง ๆ ทเราตองการ โดยในทนเราจะก าหนดในสวนของ ขนาดปายผนกทเราตองการอาจเปนแบบมาตรฐานหรอแบบปายทก าหนดขนาดเอง
เลอกตาราง หรอ Query ทจะน าขอมลมาท ารายงาน
ก าหนดขนาดปายผนกทตองการ
122
4. เลอกก าหนดรปแบบของตวอกษรและขนาดของตวอกษรทตองการ
5. เลอกก าหนดวาตองการใหเขตขอมลใดบางแสดงลงปายผนกทเราท าการสรางไว
6. ก าหนดการจดเรยงของปายผนกโดยสามารถจดเรยงตามเขตขอมลไดมากวา 1 เขตขอมล
ก าหนดรปแบบตวอกษร ขนาด ส ของตวอกษร
123
7. ก าหนดการตงชอแผนปายผนกทสราง
การพมพรายงาน
การพมพรายงานมวธการโดย 1. เลอกรายงานทตองการพมพ 2. ใชค าสง Print ในเมน File หรอคลกทปม Print บนทลบาร 3. ก าหนดคาในไดอะลอกบอกซ Print Range คอ เลอกสวนทจะพมพ All พมพทกหนา Pages เลอกพมพทหนา Form เรมพมพทหนา To พมพถงหนาท Copies ก าหนดจ านวนชดทจะพมพ Print to File ใหพมพลงไฟลแทนทจะพมพออกทางเครองพมพ ใชในกรณทขณะนนไมมเครองพมพและตองการน าเอาไปพมพยงทอน