Curs postuniversitar

Comunicare managerială

Îndrumător ştiinţific: Absolvent:

Conf.univ.dr.ing. Avram Tripon Szép Tibor

Tg-Mureș- 2010 -

1

2

3

4

Proiect de implementare a unui Management participativ în cadrul firmei.

Participă la proiect Dir. Producţie (Leadership) şi 21 de persoane din cadrul organizaţiei SC ...... SRL .

Necesitatea de promovare a managementului participativ este generată, în primul rând, de complexitatea mereu crescândă a fenomenelor, de rapiditatea schimbărilor care se produc pe toate planurile sub impactul progresului ştiinţifico-tehnic de multiplicarea numarului de factori care influenţează mecanismul managerial al organizaţiilor. În aceste condiţii, este dificil pentru conducatorul individual, oricât de capabil ar fi, să optimizeze deciziile strategice. Managementul este considerat în acelaşi timp şi o artă, întrucât pe lângă cunoştinţele de specialitate, managerul are nevoie şi de talent pentru a pune în practică cunoştinţele acumulate, pentru a adapta sistemele, metodele, tehnicile de management la condiţiile concrete ale obiectivului condus.

Stilul managerial constituie o problemă esenţială pentru realizarea cu succes a activităţii de conducere. Soluţionarea numeroaselor probleme pe care le ridică activitatea managerială ţine nu numai de aptitudinile tehnice şi conceptuale, strict necesare conducătorului într-o organizaţie, dar şi de modul practic în care sunt aplicate aceste cunoştinţe. Cei care se înscriu pe coordonatele unui stil de conducere participativ pot exercita o influenţă puternică asupra subordonaţilor pentru a accepta şi susţine cultura organizaţională. Putem aprecia de asemenea, că managerul trebuie să se adapteze în practicarea unui stil de conducere la ceea ce înseamnă "identitatea" organizaţiei şi să acţioneze în sensul dezvoltării acesteia.

Managementul participativ este un sistem bazat pe atragerea personalului, sub forma consultativă sau deliberativă, la procesul managerial, în scopul cresterii eficienţei activităţii, folosind în acest scop mecanisme economice, organizatorice, juridice şi psiho-sociologice.

    Managementul participativ se prezintă sub două forme:

    a) De natură consultativă, care se bazează pe consultarea largă a personalului asupra modalitaţilor de soluţionare a diferitelor probleme decizionale. Se recomandă practicarea acestei forme în toate compartimentele organizaţionale şi la toate nivelurile ierarhice.     Prin practicarea acestei forme, executanţii sunt transformaţi în „colaboratori" ai conducatorilor; prin această consultare, conducătorii pot reţine ideile valoroase de solutionare cu implicatii benefice asupra activitaţii.Conducătorii se consultă cu colaboratorii, dar deciziile pot fi adoptate fie individual, fie în grup. De asemenea, el se poate consulta cu toţi colaboratorii, dar poate hotărâ singur.    

5

b) De natura deliberativă, se caracterizează prin adoptarea in grup a deciziilor, respectandu-se anumite cerinte organizatorice, juridice, economice sau psiho-sociologice.     Această forma se aplică prin instituţionalizarea unor organe ale managementului organizaţiilor.     Managementul participativ cunoaste o extindere în intreaga lume ca urmare a avantajelor pe care le aduce: – fundamentarea complexă a procesului decizional şi creşterea calitaţii deciziilor prin

folosirea cunoştinţelor şi a experienţei unui numar mare de specialişti, care abordează problema decizională din mai multe unghiuri;

– cresterea gradului de motivaţie a personalului în realizarea deciziilor, deoarece esteconsultat si participă la adoptarea lor;

– realizează un climat de colaborare prin atragerea personalului managerial, ceea ce stimulează creativitatea acestuia;

– satisfacerea unor nevoi psiho-sociale ale oamenilor – nevoia de contacte sociale, de afiliere la grupuri, de statut social, de realizarea profesională – ceea ce amplifică interesul acestora în acţiunile întreprinse;

– adoptarea în grup a hotărârilor, determină creşterea ponderii deciziilor în condiţii de risc şi incertitudine, deoarece grupul îşi asumă responsabilităţi mai mari decât individul.

Ca orice sistem managerial, managementul participativ, pe lângă avantaje prezintă şi unele limite: – consumarea unei părţi apreciabile din timpul de lucru al conducătorilor, cu consultarea personalului, pregătirea unor sedinţe decizionale şi participarea la acestea; – reducerea operativităţii în soluţionarea unor probleme. Leader democratic constituie o consecinţă a promovării spiritului de echipă. Liderul implică subalternii în procesul de luare a deciziilor, deţine o poziţie de colaborator al grupului condus şi generează un climat stimulativ, favorabil obţinerii unor performanţe înalte.

Prin leadershipul democratic se dezvoltă iniţiativa personală şi creativitatea, iar rezolvarea sarcinilor se bazează pe comunicare şi consultare. În plan acţional, stilul democratic înlătură fenomenul de centralism excesiv, asigură autonomia personală şi atribuie largi competenţe celor conduşi. Caracteristic unui managementului participativ sunt stilurile participativ şi democratic, care sunt cele mai des întîlnite în zilele noasre, fiind larg aplicate cu rezultate semnificative .

1. participativ, când obiectivele sunt stabilite după discuţii prealabile cu subordonaţii. Liderii au încredere în cei pe care îi conduc şi folosesc eficient ideile şi propunerile acestora, folosesc preponderent recompensele şi uneori sancţiunile. Rezolvarea problemelor se face printr-o participare amplă, comunicarea se face în ambele sensuri, iar munca de echipă este încurajată. Subordonaţii sunt motivaţi în acţiunile lor, ceea ce contribuie la o creştere importantă a productivităţii în comparaţie cu celelalte sisteme;

2. democratic, când subordonaţii sunt larg antrenaţi atât în procesul decizional cât şi în cel productiv. Aceştia se identifică cu obiectivele organizaţiei ceea ce constituie o premisă pentru o productivitate excelentă. Trăsăturile generale ale acestui sistem sunt:

6

principiul relaţiilor suportive, luarea deciziilor în grup, metode de control în grup şi dorinţa realizării de performanţe înalte pentru organizaţie.

Fig. 1.1. Interacţiunile manager-subordonaţi

Obiectivele manageriale generale vizează schimbarea paradigmelor şi atitudinilor, formarea profesională managerială şi implementarea unor noi tehnologii de conducere, modalităţi de motivare, implicare/participare, asigurarea echităţii şi a calităţii în organizaţi .

La nivelul procesului managerial obiectivele manageriale generale şi specifice vizează reconsiderarea conţinutului activităţii manageriale, diversitatea de abordare a „conducerii manageriale“ de tip „conceptual“, aplicarea complexă a funcţiilor de conducere şi a modalităţilor de manifestare a managementului şi stilurilor de conducere în context situaţional, implicarea organizaţiilor în conducere.

Gândirea, folosita ca instrument de lucruA încuraja oamenii sa gândească îi ajută să dobândească simţul responsabilităţii,

de care au absolută nevoie pentru a înainta pe direcţia atingerii obiectivelor lor. Gândirea creativă este responsabilitatea tuturor. Ceea ce face necesară construirea spiritului de echipă.. Ideile se dezvoltă liber numai în cadrul unor discuţii deschise. Oamenilor le trebuie curaj pentru a se exprima, şi acest curaj se dobândeste numai într-un climat de încredere reciprocă.

Spiritul de echipăPentru a realiza o echipă trebuie ca fiecare din cei implicaţi să lucreze ţintind

acelaşi obiectiv. Sprijinind dezvoltarea de aptitudini individuale şi de grup se realizează spiritul de echipă. Una din cele mai bune modalitati de a realiza acest lucru este brainstorming-ul, pentru ca în cadrul acestor sedinte, oamenii pot vorbi liber. Fiecare membru al personalului poate avea ceva de adaugat la ceea ce se discută în sedinta.

O echipa ar trebui sa contribuie la know-how-ul general si prin asta sa creasca posibilitatile de realizare profesionala a membrilor ei.

7

Sb.Sb.

Sb.Sb.

Sb.Sb.

MM

Sb.Sb.

Sb.Sb.

Sb.Sb.

Sb.Sb.

MM MM

SS

Sb.Sb.

Stil democraticStil democratic Stil laissez-faireStil laissez-faireStil autoritarStil autoritar

Obţinerea excelenţeiEste o problemă de atitudine, de mentalitate, şi anume să nu fii niciodată

satisfăcut de ceva ce nu atinge perfecţiunea.      Saltul de la „conducerea birocratică“ la „conducerea managerială“ de tip „conceptual“ poate fi realizat din perspectiva celor trei modalităţi tradiţionale de abordare a organizaţiei şi a procesului de schimbare: tehnologic, politic şi cultural .     Sistemul tehnologic reliefează totalitatea elementelor care caracterizează capacitatea organizaţiei de amenajare a resurselor sociale şi tehnice pentru a face faţă sarcinilor şi de obţinere a rezultatelor dorite.      Sistemul politic cuprinde toate practicile, activităţile referitoare la repartiţia puterii, politicii posturilor care definesc misiunea şi strategia, sistemul de remunerare şi de evaluare.      Sistemul cultural înglobează ansamblul de norme, valori împărtăşite, simboluri, sloganuri şi scheme cognitive, care unesc oamenii şi creează cultura lor organizaţională, elemente legate de ideologia dominantă a organizaţiei.           Pentru gestionarea acestor trei modalităţi de abordare există trei ansambluri de instrumente de bază, care vizează:

1- misiunea şi strategia organizaţiei; 2– structura organizaţiei, cuprinzînd şi regulile administrative; 3– regulile de management al resurselor umane.

Aplicarea unilaterală doar a unui sistem este posibilă însă nu produce efectul scontat al schimbării organizaţiei.         Modalităţi şi forme de promovare ale managementului participativ în cadrul firmei

Managementul participativ este mai mult decît un sistem de management, el este o stare de spirit ce caracterizează instituţiile competitive.

Accentuarea acestei dimensiuni a managementului practicat de firme se reflectă în: -Implicarea structurilor participative de management în adoptarea celor mai importante decizii pentru prezentul şi, mai ales, pentru viitorul firmelor; -Crearea de condiţii organizatorice care să faciliteze participarea directă a componenţilor firmelor la derularea proceselor decizionale; -Amplificarea accesului salariaţilor la fondul de informaţii de care dispune firma; -Intensificarea comunicaţiilor interpersonale.

Evoluţia firmelor spre managementul participativ are o determinare obiectivă în profundele transformări ce s-au produs în factorii ce condiţionează caracteristicile şi modalităţile de manifestare a proceselor de management. Între acestea semnalăm:

Creşterea dificultăţii, complexităţii şi diversităţii obiectivelor ce revin organizaţiilor şi componentelor sale;

Multiplicarea şi diversificarea influenţelor exercitate de mediul ambiant naţional şi internaţional ce reclamă forme de reacţie rapide, deci decizii de anvergură, cu impact nemijlocit asupra caracteristicilor dimensionale şi funcţionale ale firmei;

Amplificarea importanţei proceselor de management în creşterea eficienţei;

8

Amplificarea autonomiei decizionale, serviciilor specializate, prin decentralizarea de „sus” în „jos” ori de „jos” în „sus”, ceea ce implică decizii adecvate pentru exercitarea volumului sporit de atribuţii, responsabilităţi şi competenţe;

Ritmul rapid de generare şi implementare a schimbărilor, a noului tehnic, tehnologic, economic şi managerial, cu reflectare în comprimarea perioadelor de adoptare a deciziilor, situaţie ce reclamă antrenarea unui număr sporit de angajaţi în procesele decizionale.

Ridicarea nivelului de pregătire profesională şi managerială a managerilor şi executanţilor, ce ar face posibilă şi necesară participarea reală a acestora la soluţionarea decizională a multiplelor probleme cu care se confruntă firma.

Sistemul managementului participativ presupune un ansamblu de fundamente, prin care, se operaţionalizează conţinutul său. În cadrul firmelor ,acestea sunt:

Fundamentul organizatoric, care asigură suportul procesual şi structural pentru managementul participativ. În firme funcţionează organisme participative de management precum – Adunarea generală a colectivului, Consiliul de administraţie, Echipe manageriale, Grupuri de muncă, Filiale, Servicii, Departamente, Centre, Secţii, Comisii etc. – ce dispun de atribuţii, responsabilităţi şi competenţe prin care se asigură adoptarea de decizii strategice şi tactice, cu impact nemijlocit asupra funcţionalităţii şi eficacităţii lor. Aceste componente acţionează, interacţionează într-o structură tip reţea (dar nu tip matricială cum abordează structura tip reţea managementul clasic).. Structura de reţea determină interdependenţa dintre componenţii firmei, amplifică conexiunile dintre ei, accentuează importanţa fiecărui element, evidenţiază sprijinul şi suportul reciproc. Structura tip reţea presupune canale informaţionale rapide, eficiente între componenţi, asigurarea unui proces informaţional instituţional deschis, transparent, care susţine un climat comunicaţional pozitiv, un climat organizaţional democratic participativ, factor foarte important pentru o organizaţie.

Fundamentul decizional, care asigură participarea angajaţiilor, amplasaţi pe diferite niveluri ierarhice, la derularea proceselor decizionale strategice şi tactice. Acest proces este facilitat de promovarea şi utilizarea unor instrumente manageriale clasice sau evoluate precum managementul prin excepţii, managementul prin proiecte, managementul prin obiective, managementul prin rezultate, delegarea, şedinţa etc

9