Velkommen til

Projektledelse

The proces

of turningvision into reality

ProgramI vejledende overskrifter

Dag 1

Velkomst, program og præsentationProjekt - definition

- kriterier- elementer- typer- faser- modeller- ledelse

VærktøjskassenBusiness Case

Dag 2

Projektplan og fremgangsmådeProjektbeskrivelseInteressentanalyseOmgivelserForudsætningerOpmærksomheds-punkter

Dag 3

Fremgangsmåde og planOrganisering og samvirkeRessourcerLedelse, lederskab og styringLæring/evaluering

Form

Vekslen mellem teoretiske indspark og eget arbejde –og arbejd gerne i dit aktuelle projekt

Tag ansvar for egen læring – trænger du til en pause, er det for langhåret, går det for hurtigt..? Sig til!

Pauser ca. én gang i timen

Vi har sørget for lokaler, maden og materialerne – men det er dig, der ”fylder dansegulvet!”

NavnVirksomhedStilling/arbejdsbeskrivelseHvilke produkter/ydelser arbejder I med?Uddannelse/baggrundErfaring med projektarbejdeAktuelle projekterForventninger/betænkeligheder

Præsentation

Instruktør: Jesper Oehlenschläger

Hvad er et projekt?

Historisk:Projektil, projektør, projektion – og heraf ordet projekt: at overføre et billede, en idé, et materiale til et andet sted - til en ny virkelighed.

Kendte projekter:Noahs Ark

BabelstårnetPyramiderneColloseum

Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som projekt?Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som projekt?

Nævn tre ”ikke-projekter”Nævn tre ”ikke-projekter”

Opgave

Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som et projekt?

Nævn tre ”ikke-projekter”

Hvad er et projekt?- bud på definitioner

Et midlertidigt tiltag for at skabe et unikt produkt eller en unik service

Et særligt sæt koordinerede aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en bestemt målsætning til en tidstermin og indenfor et budget

Et tiltag, hvor menneskelige, materielle og finansielle ressoucer organiseres på en ny måde for at udføre en unik opgave, med en specifikation, en tidsfrist og et budget, for at opnå nyttige forandringer defineret ved kvantitative og kvalitative mål

En idé og et udkast til gennemførelse af et større arbejde, som kræver omhyggelig planlægning, og som strækker sig over et stykke tid

Et projekt er en opgave, der både tids- og opgavemæssigt er afgrænset i forhold til organisationens daglige arbejdsopgaver, og som ved tildeling og styring af ressourcer, skal opfylde et eller flere definerede mål

Kriterier for et projekt?Et klart defineret formål

En fastsat slutdato

Ukendte faktorer og risici

Grænser for omkostning og ressourceforbrug

Nye erfaringer

Nye resultater

Udfordrer vanetænkning

Udfordrer en statisk organisation

Samarbejder på tværs

Bjarne Kousholt ”Projektledelse”

Projekt versus drift

Løbende drift

Stort - ukendt

Mindre - ukendt

Modificeret udgave (næsten prøvet før)

Gentagne opgave

Projekt

Drift

On

e-ti

me

sho

t

Øg

et v

arig

hed

Øg

et v

ærd

i

Øg

et k

om

ple

ksit

et

Øg

et f

ora

nd

rin

g

Øg

et g

rad

af

uke

nd

skab

Øg

et o

mko

stn

ing

Øg

et a

nta

l op

gav

er

Opgave

Hvilke spørgsmål kan du stille til opdragsgiver for at vurdere kompleksiteten i projektet?

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Projektets elementer

ProjektledelseLede og styre projektetFremgangsmåde og planOrganisation og samvirkeOpmærksomhedsområderLæring

RessourcerKompetencerPersonerFaciliteterMaterialerPenge

ProjektopgavenBehov og nyttemålOmfang og indholdMål og produkterForandringenTidsramme

InteressenterAnvendelse, ejerskabVilje og drivkraftRessourceydelserFormel godkendelseAlmen accept

OmgivelserneMarkedTeknologiOmgivende systemerFysisk miljøRegelsæt, normer

Scope(omfang og

indhold)Kvalitet

HR

Indkøb

Sammenhæng og koordinering

Elementer i et projekt

Projekttyper

Forandringsprojekt

Tilretningsprojekt

Tekniske projekter

Analyseprojekt

Softwareudviklingsprojekt

Leveranceprojekt

Udrulningsprojekt

Operativt projekt

Udviklingsprojekt

Forhandlingsprojekt

Konstruktionsprojekt

Strategisk projekt

Projekter gør en forskel.PPSOP-modellen

Produkter Processer

Personer Systemer

Organisation

PPSOP

Op

gave

Hvo

rda

n p

åvirke

r dit p

roje

kt:

ProduktProcesSystemOrgani-sation

Person

ProjektfaserMaterielle projekter

Før projektet besluttes

Planlægnings-og

specifikations-fasen

Udførelse og den

løbende opfølgning

Aflevering af produktet og evaluering

Drift og vedligehold af projektet

Projektfaser og produkters livscyklus

Aktivitet Salg/brug

Produkt-

udvikling

Pro

du

ktP

roje

kt

Intro-

duktion

Etablering

Voksende salg/brug

Modenhed

Aftagen

Skrotning

Fø

r pro

jekt

et b

esl

utt

es

Pla

nlæ

gnin

gs-

og

speci

fikat

ionsa

rbej

de

Udfø

rels

e o

g lø

bende

opfø

lgnin

g

Afle

vering o

g

eva

luering

Drift

og v

edlig

ehold

Projekt

Produkt

Profit

Tab

ProjektfaserImaterielle projekter/forandringsprojekter

Opmærk-somhed

Overtalelse Beslutning Kvalificering Bekræftelse

ProjektfaserKobling mellem materielle og imaterielle projekter

Opmærksomhed

Overtalelse

Beslutning

Kvalificering

Bekræftelse

Før beslutningPlanlægning og

specifikationUdførelse og opfølgning

Aflevering og evaluering

Drift og vedligehold

Vi er klarProjektet er

ikke besluttet

Projektet er klart

Vi er ikke klar

Projektet er i drift

Vi er ”på”

Almindeligt projekt ellerforandringsprojekt?

Kræver mange menneskers velvilje for at lykkes?

Vil forandre mange menneskers måde at arbejde på?

Udfordrer de primære interessenters forventninger?

Må forventes at møde modstand fra mange mennesker?

Involverer primært kun projektgruppen og i mindre grad interessenter udenfor denne?

Projektgruppen gennemfører selve projektets aktiviteter, men det er primært interessenterne udenfor gruppen, der påvirkes af projektet

”Almindeligt” projekt Forandringsprojekt

Nej

Nej

Nej

Nej

Ja

Nej

Ja

Ja

Ja

Ja

Nej

Ja

Opgave

Er dit projekt et leveranceprojekt eller et forandringsprojekt? – og hvorfor?

Hvad skal projektet levere?

Hvad skal projektet forandre?

Projektmodeller

Klassisk projektledelse

Adaptivprojektledelse

Dynamiskprojektledelse

Hvad skal vi nå?

Hvordan når vi det?

Høj klarhed

Lav klarhed

Vandfaldsmodellen

Før projektet besluttes

Planlægning og specifikation

Udførelse og opfølgning

Drift og vedligehold

Aflevering og evaluering

IdentifikationEvaluering

Konstruktion Design

Iterativ model”We learn as we go”

Projektmodeller

Vandfaldsmodel

Adskilte og sekventielt ordnede faser

Alle krav fastlægges i detaljer, før projektet påbegyndes

Kravspecifikationen styrer projektet

Kundefokus på kravsopfyldelse

Hver fase afsluttes, før ny fase påbegyndes

Mange ressourcer benyttes på ændringshåndtering

Iterative modeller

Flere korte gennemløb af alle projektets faser

Kunden inddrages aktivt i projektet

Prioriteringer og overordnede mål er kendt

Detailkrav fastlægges først undervejs, når tiden er inde

Valg af projektmodelHvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller?

Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller?

Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af de forskellige projektmodeller?

Opgave

Hvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller?

Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller?

Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af de forskellige projektmodeller?

Hvad er projektledelse?Projektledelse er anvendelsen af

viden, kunnen, værktøjer og metoder i projektaktiviteter for at opfylde

projektbehovPMI

Projektledelse af planlægning, organisering, overvågning, kontrol

og rapportering af alle aspekter af et projekt og motivering af alle de, der er involveret i det for at nå projektets

målISO

Projektledelse er planlægning, organisering, overvågning og kontrol

af alle aspekter af et projekt og motivering af alle involverede for at nå projektets mål, sikkert og inden for den aftalte tid, pris og kvalitet

IPMA

Planlægning, uddelegering, overvågning og kontrol af alle

aspekter af projektet samt motivering af de involverede med

henblik på at nå projektets mål inden for de forventede

præstationsmål, hvad angår tid, omkostninger, kvalitet, omfang og

indhold, fordele og risiciPRINCE2

Projektledelse er bredt anerkendt som den mest effektive måde at

indføre unikke forandringer. Projektledelse som fag handler om

at lede projekter med succes. Projektledelsen udgør det

koordinerende ansvar for at sikre, at alt i projektet styres effektivt for at sikre et vellykket projektresultat

APM

Projektets faser og ledelse

Styring/management

Planlægning og

specifikation

Før projektet besluttes

Drift og vedligehold

Udførelse og

opfølgning

Aflevering og

evaluering

Lederskab/leadership

Styring og Lederskab

Styring

Værktøjer og metoder til at - Planlægge og opfølge- Designe projektplan og

rapportering- Dokumentere

afvigelsesnødvendighed

Lederskab

Metoder og processer til at- Fremme samspil,

samarbejde, motivation og proces

- Afdække og analysere relevante faktorer for projektets målopfyldelse

Styring og Lederskab

Ledelse indad

Motivering Fordeling af opgaver

Ledelse udad

KommunikationForhandling

Projektstyring

Sikring af fremdrift

Ledelse af opgave

Projektet når sit mål

Projektlederen

Hvad vanskeliggør projektledelse?

Projekter betyder forandringer – og mennesker er modstandere af

forandringer

Personer med vidt forskelig baggrund skal pludselig til at

arbejde sammen mod et fælles mål (som de ikke selv har været

med til at sætte.

Medarbejderne i projektet har ofte en anden leder (linieleder) foruden projektlederen – og projektlederen

har ikke den organisatoriske autoritet

Ressourcerne og tiden er knap og næsten altid fastlagt inden

projektet går i gang – hvilket er i modstrid med projektets natur, da det jo skal levere noget, der ikke

er prøvet før

”Der findes intet mere vanskeligt at udføre, intet hvor succesen er mere tvivlsom, intet mere vanskeligt at lede, end at indføre en ny måde at gøre tingene på. For initiativtageren har fjendskabet fra alle, der vil profitere på

bevarelsen af det gamle system og blot lunken forsvar fra de, der vil tjene ved det nye.

Machiavelli (1469-1527)

Hvad er (projekt)ledelse?Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?

Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?

Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?

Opgave

Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?

Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?

Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?

Værktøjskassen

Business Case

Projektplan - beskrivelse

Projektplan – fremgangsmåde & plan

Projektplan – Organisering og samvirke

Projektplan - Ressource

Projektplan – Ledelse, lederskab/styring

Projektplan – Læring/evaluering

ProjektfaserMaterielle projekter

Før projektet besluttes

Planlægnings-og

specifikations-fasen

Udførelse og den

løbende opfølgning

Aflevering af produktet og evaluering

Drift og vedligehold af projektet

Hvordan opstår projekter?

Eksterne projekter (for kunder)f.eks. salgsmuligheder/leverancemuligheder

Interne projekterFornyelse- og forbedringsprojekter – ofte afledt som en del af en strategisk udvikling

IdeBusiness

Case

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Business Case

Business casen (BC)• Er et dynamisk dokument• Driver projektet• Indeholder det vigtigste sæt af informationer for

projektet (kan det betale sig@?)• Kan danne grundlag for konkretisering af projektet• Ajourføres (af projektleder) og godkendes (af

styregruppen) igennem hele projektet• Projektet vurderes altid i forhold til sidst godkendte

BC

Business Case

Business casen indeholder typisk• Årsager til projektet• Muligheder i projektet• Forventet udbytte• Risici (kommer fra projektets risikoanalyse)• Omkostninger (kommer fra projektplanen)• Tidshorisont (første vurdering)• Investeringsvurdering

Business Case

Fortæl om ét af dine projekter

Brug Business casens struktur til at beskrive projektet• Hvad var årsagen?

• Hvilke muligheder var der?

• Hvad var det forventede udbytte?

• Hvilke risici var der?

• Hvad var tidshorisonten?

Opgave

Brug Business casens struktur til at beskrive projektet• Hvad var årsagen?• Hvilke muligheder var der?• Hvad var det forventede udbytte?• Hvilke risici var der?• Hvad var tidshorisonten?

Projektfaser

Før projektet besluttes

Planlæg-ning og

specifika-tion

Udførelse og den

løbende opfølgning

Aflevering af produktet og evaluering

Drift og vedligehold af projektet

Projektplan og fremgangsmåde

På baggrund af Business Casen skaber styregruppen en projektformulering, som er opdragsgiverens ”ordredokument”.Dette udbygges senere med mere detaljeret beskrivelse af fremgangsmåde og organisation i Projektplanen.

IdeBusiness

CaseProjekt-

formuleringProjektplan

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Projektbeskrivelse

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 OpgavebeskrivelseHvad går opgaven ud på?

1.1.2 IdégrundlagHvilken idé hviler projektet på?

1.1.3 MålbeskrivelseHvornår ved, vi at projektet er løst?

1.1.4 ForandringsopgavenHvilken forandring skaber projektet for interessenterne (om nogen)?

Projektbeskrivelse

Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen

Opgave

Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Interessentanalyse

Alle dem, hvis bidrag eller accept er nødvendig for projektets gennemførelse.

Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som ønsker projektet gennemført og som er villige til at bidrage.

Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som finder projektet uvigtigt og måske nogle, som vil modarbejde det.

Interessentanalysen har indflydelse på både risikoanalyse og kommunikationsplan

Interessentroller

Anvendelse og ejerskab

Vilje og drivkraft

Ressourceydelser

Formel godkendelse

Almen accept

Rolle

At sikre accept og brug af projektets produkter

At legitimere projektet, at bane vejen og at prioritere det i forhold til andre opgaver

At levere viden, kunnen og arbejdsindsats samt finansiering

At give tilladelse til projektaktivitet og løsninger (produkter)

At forholde sig til projektets og produkternes afledte virkninger på lokalt plan og i videre perspektiv

Funktion

Identifikation af interessenter

Hvem er opdragsgiver?

Hvem anvender resultatet?

Hvem skal acceptere hhv. godkende resultatet?

Hvem betaler for arbejdet og resultatet?

Hvem skal acceptere/godkende, at aktiviteten udføres og måden den udføres på?

Hvem berøres (bemærker, generes, lider afsavn, får udbytte, får ændrede forhold) af resultatet?

Hvem levererer indsats, viden, kunnen og resssourcer?

Interessenternes position

Interessenternes indflydelse og magt (indflydelse på succes

Stor I nogen grad Lille

Meget omfattende

Negativ, modstand Passiv, afventende Positiv, engageret

En del forandringer

Ringe

Skema til interessentanalyseInteressentanalyse Projekt: Dato:

Interessent Forventninger, udbytte, succeskriterier

Betydning for projektet Inddragelse i projektetBehov for påvirkning

Opgave

Interessentanalyse Projekt: Dato:

Interessent Forventninger, udbytte, succeskriterier

Betydning for projektet Inddragelse i projektetBehov for påvirkning

10 årsager til modstandEn reel trussel• Den økonomiske og materielle situation forringes• Jobsikkerheden reduceres eller fjernes• Privilegier og goder reduceres

Taber ansigt• Den sociale status og anseelse reduceres• Bevægelsesfriheden mindskes

Taber indflydelse• Indflydelse, autoritet og handlefrihed reduceres• Kontaktflader i organisationen forringes

Mere arbejde• Forandringen øger arbejdsbelastningen

Kan jeg udføredet nye?• Forandringen kræver ny viden og kunnen

10 årsager til modstandFor usikkert• Forandringen er omfattende og vanskelig at overskue• Forandringen skaber uro og negative følelser

Hovsa!• Forandringen kommer overraskende

Det er anderledes• Rutiner og vaner må ændres

Det koster mig.• Forandringen afbryder/ændrer personlige planer/tiltag• Belønningen står ikke mål med kravene til indsats• Det strider mod mine værdier

Fortidens vrede• Erfaringerne fra tidligere forandringer er dårlige

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Omgivelserne

Omgivelserne er de sammenhænge, som projektets produkt og dermed også projektet skal indgå i.

De fastlægger vilkårerne for projektet:

Markedsmæssige muligheder og begrænsninger. Efterspørgsel, konkurrence, trends, konjunkturforhold, politiske vilkår

Teknologiske muligheder og begrænsninger

Omgivende systemer, dels systemer og andre produkter som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer, dels andre projekter

Fysisk miljø, f.eks. plads., lokaler, temperaturforhold

Regelsæt, normer m.v. for projektarbejdet og for produkterne, Miljømæssige krav til projektarbejdet

Omgivelserne

Marked

Teknolgi

Omgivende systemer

Fysisk miljø

Regelsæt, normer

Sammenhænge/Vilkår

Opgave

Marked

Teknolgi

Omgivende systemer

Fysisk miljø

Regelsæt, normer

Sammenhænge/Vilkår

Projektets forudsætninger

De ydre forhold, som projektet ikke er ”herre over”.

Skal beskrives således, at hvis disse forhold ændrer sig, må planerne og evt. projektet ændres.

Forudsætninger bør udmønte sig i handlingsplanen:1. Overvågningshandlinger for de forhold, som

projektledelsen ikke kan påvirke, men må tilpasse sig

2. Påvirkningshandlinger for de forhold, som kan påvirkes til at passe til projektet

Projektets SWOT

Styrker Svagheder

Muligheder Trusler

Inte

rnt

Eks

tern

t

Opgave

Styrker Svagheder

Muligheder Trusler

Inte

rnt

Eks

tern

t

Projektets forudsætninger

Marked

Teknologi

Omgivende systemer

Fysisk miljø

Regelsæt, normer

Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger

Opgave

Marked

Teknologi

Omgivende systemer

Fysisk miljø

Regelsæt, normer

Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger

Projektets risiciProjektets risici

Risiko er en potentiel udfordring eller begivenhed, som kan have en uønsket

konsekvens for projektets resultat.

Risikoprocessen er en pro-aktiv fremgangsmåde til at identificere,

håndtere og følge op på risici

Risikoproces

Udfør risiko-reducerende aktivititeter/overvåg/log

Planlæg RiskManagement

Planlæg håndtering af de

enkelte risici Kvalificer og kvantificer

risici

Identificer risici

RiskManagement

Plan

Database med risici

Risikostrategier

Overvåge

Overdrage

Fjerne

Acceptere

Nødplan (Plan B)

Forebygge

Sammenhænge

Interessent-analyse

SWOTAnalyse af

omgivelserne

Risiko-analyse

Risikoanalyse

Fremgangsmøde1. Find risici og deres mulige årsager2. Kvantificer risici

1. Sandsynligheden angives f.eks. fra 0-12. Konsekvens angives i kr.3. De to værdier ganges med hinanden

3. Prioriter risici4. Vælg passende strategi5. Styr og følg op

Risikoanalyse

Forebyg for at reducere

sandsynlighed

Forebyg for at reducere

sandsynlighedPlan B

Forebyg for at reducere sandsynlighed og

virkningPlan B

Negligér Forebyg for at afbøde virkning

Forebyg for at afbøde virkning

Plan B

Negligér Negligér Plan B

Ringe Alvorlig Katastrofal

Sa

nd

syn

lig

he

d

Konsekvens

Lill

eN

og

en

S

tor

Risikoanalyse

Hvad kan gå galt?

Sandsynlighed 0-1

Konsekvens Estimat i kr.

Risikotal(i kr.)

Handlinger

Forebyggende Afbødende

Hvad kan gå galt? Sandsyn-lighed

0-1

Konse-kvens

Estimat i kr.

Risikotal(i kr.)

Handlinger

Forebyggende Afbødende

Opgave

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Grundlæggende faseforløb

Faseskift, når projektet ændrer karakter

Hver fase adskilles af en milepæl

Der kan også være milepæle indenfor den enkelte fase

Milepæle er med til at måle målopfyldelsen = en tilstand

Før projektet besluttes Planlægning

Gennem-førelse

AfslutningDrift og

vedligehold

Den gode aktivitets- ogstyringsplan

Projektet struktures fase for fase

Planer udarbejdes i niveauer

Milepæle indlægges i planen = tilstand

Milepælsplanen er synlig

Usikkerheder er afdækket

Planen overvåges

Afvigelser viser og tidligere planer bevares

Afsluttende aktiviteter og milepæle markeres tydeligt

Opfølgning

Tilpas planen

Koncentrer indsatsen omkring tidskritiske aktiviteter

Hold øje med tidskritiske aktiviteter

Følg op på forudsætningerne

Indsatsområder

Plan for udviklingen af produkt

Sammensætte produktionsteamet

Produktion og test

Testinstallation hos kunde

Træne medarbejdere

Mål

Milep

æle

Indsa

tsom

råde Te

stinsta

llatio

n h

os ku

nde

Undersøgelse af gulvforhold

Installation starter

Installation slutter

Testresultater foreligger

Faser og beslutningspunkter

Indsatsområde

Indsatsområde

Indsatsområde Testinstallation hos kundeU

nders

øgels

e

af g

ulv

forh

old

Inst

alla

tion

start

er

Inst

alla

tion

slutt

er

Test

resu

ltate

r fo

relig

ger

Beslutning 1

Beslutning 2

Beslutning 3

Fase- og milepælsplanFase- og milepælsplan

Indsats-område

Fase AnsvarMilepæle Deadline

Planlægning 31.01.11AnalyseProjektplan godkendt

JOE

Udførelse 31.03.11TestinstallationTestforløb godkendt

KTA

Aflevering 31.05.11Overdragelse

til drift

Overleverings-dokument accepteret

FLA

Opgave

Indsats-område

Fase AnsvarMilepæle Deadline

Planlægning 31.01.11AnalyseProjektplan godkendt

JOE

Udførelse 31.03.11TestinstallationTestforløb godkendt

KTA

Aflevering 31.05.11Overdragelse

til drift

Overleverings-dokument accepteret

FLA

Aflevering 31.05.11Overdragelse

til drift

Overleverings-dokument accepteret

FLA

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Projektorganisation

Styregruppe

Referencegruppe

Projektgruppe

Projektleder

Hvem gør hvadStyregruppen – projektlederen – projektgruppen – andre grupper

Styregruppen

Projektlederen

Projektgruppen

Andre grupper

Sætter formål – godkender mål og overordnede planer– sparring med projektlederen

Leder projektet – har ansvaret for den praktiske gennemførelse – kommunikerer opad og indad

Leverer arbejdstid og viden

Referencegrupper – interessegrupper mv.Leverer viden og input - fungerer som

ambassadører – sparring med PL

Kommunikation i projekter

Til styregruppen

Vedligeholdelse af dynamiske dokumenter:

Business CaseProjektdokument

InteressentanalyseProjektets

forudsætningerRisikoanalyse

KommunikationsplanProjektplaner

m.m.

Til projektgruppen

IndkaldelserReferater

Opdatering af nedbrudte mål og delmål

Status på mål og delmålm.m.

Kommunikation i projekter

Projektet

Kollegaer

Kunder

Ledelse

Marked

Leverandører

Off. myndigheder

Kompetence-personer

Øvrige interessenter

Kommunikations-opgaver

Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår

Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår

Opgave

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Nedbrydning af opgaverneFormål

Mål Mål Mål

Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Opgave

Formål:

Mål:1.02.03.0

Delmål:1.11.21.3

Aktiviteteter1.1.11.2.11.3.1

Én mand – én time1.1.1.11.1.1.21.1.1.3

Budgetter, f.eks.

Indkøbsbudgetter

Timebudgetter

Omkostningbudgetter

Lokalebudgetter

Ressourcebudgetter

Lønbudgetter

- Og hvad der passer hos dig@

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Ledelsesplanlægning

Alt det, vi i forvejen ved om ledelse

LedelsesformerPersonprofiler

MotivationAnsvar

@ og så alt det, der gør projektledelse komplekst

”Leder ved et tilfælde”Sammensatte grupper

ForandringerBegrænsede ressourcer

Manglende magt

Ledelsesplanlægning

Få afstemt forventninger med styregruppen

Få afstemt forventninger med projektgruppen

Hold tæt kontakt med styregruppen og brug dem

Få afstemt forventninger med linielederne

Bed om hjælp, når du har behov

Vær skarp i din formulering om projektets formål

Vær synlig både i og udenfor projektet

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Læring/evaluering

Hvorfor?

For at blive bedre en anden gang

For at kunne dele erfaringer med

kommende projekter

For at synliggøre projektet i resten af

organisationen

Hvad?

Afklar med styregruppen – gerne inden

projektstart

Dokumentlog/Ændringslog/

Ændringshåndtering

Offentligt tilgængeligt og læsevenligt

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Tak for denne omgang

og held og lykke med projekterne!

Interesseret i at lære mere?

Bjarne Kousholt Projektledelse

Hans Mikkelsen ogJens O. RiisGrundbog i Projektledelse

Mette Lindegaard AttrupJohn Ryding OlssonPower i projekter og portefølje

Project Management InstitutePMBOK(Project Management Body Of Knowledge)

Velkommen til

Projektledelse

The proces

of turningvision into reality

ProgramI vejledende overskrifter

Dag 1

Velkomst, program og præsentationProjekt - definition

- kriterier- elementer- typer- faser- modeller- ledelse

VærktøjskassenBusiness Case

Dag 2

Projektplan og fremgangsmådeProjektbeskrivelseInteressentanalyseOmgivelserForudsætningerOpmærksomheds-punkter

Dag 3

Fremgangsmåde og planOrganisering og samvirkeRessourcerLedelse, lederskab og styringLæring/evaluering

Form

Vekslen mellem teoretiske indspark og eget arbejde –og arbejd gerne i dit aktuelle projekt

Tag ansvar for egen læring – trænger du til en pause, er det for langhåret, går det for hurtigt..? Sig til!

Pauser ca. én gang i timen

Vi har sørget for lokaler, maden og materialerne – men det er dig, der ”fylder dansegulvet!”

NavnVirksomhedStilling/arbejdsbeskrivelseHvilke produkter/ydelser arbejder I med?Uddannelse/baggrundErfaring med projektarbejdeAktuelle projekterForventninger/betænkeligheder

Præsentation

Instruktør: Jesper Oehlenschläger

Hvad er et projekt?

Historisk:Projektil, projektør, projektion – og heraf ordet projekt: at overføre et billede, en idé, et materiale til et andet sted - til en ny virkelighed.

Kendte projekter:Noahs Ark

BabelstårnetPyramiderneColloseum

Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som projekt?Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som projekt?

Nævn tre ”ikke-projekter”Nævn tre ”ikke-projekter”

Opgave

Hvilke krav er der til en opgave, for at den med rette kan betragtes som et projekt?

Nævn tre ”ikke-projekter”

Hvad er et projekt?- bud på definitioner

Et midlertidigt tiltag for at skabe et unikt produkt eller en unik service

Et særligt sæt koordinerede aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en bestemt målsætning til en tidstermin og indenfor et budget

Et tiltag, hvor menneskelige, materielle og finansielle ressoucer organiseres på en ny måde for at udføre en unik opgave, med en specifikation, en tidsfrist og et budget, for at opnå nyttige forandringer defineret ved kvantitative og kvalitative mål

En idé og et udkast til gennemførelse af et større arbejde, som kræver omhyggelig planlægning, og som strækker sig over et stykke tid

Et projekt er en opgave, der både tids- og opgavemæssigt er afgrænset i forhold til organisationens daglige arbejdsopgaver, og som ved tildeling og styring af ressourcer, skal opfylde et eller flere definerede mål

Kriterier for et projekt?Et klart defineret formål

En fastsat slutdato

Ukendte faktorer og risici

Grænser for omkostning og ressourceforbrug

Nye erfaringer

Nye resultater

Udfordrer vanetænkning

Udfordrer en statisk organisation

Samarbejder på tværs

Bjarne Kousholt ”Projektledelse”

Projekt versus drift

Løbende drift

Stort - ukendt

Mindre - ukendt

Modificeret udgave (næsten prøvet før)

Gentagne opgave

Projekt

Drift

On

e-ti

me

sho

t

Øg

et v

arig

hed

Øg

et v

ærd

i

Øg

et k

om

ple

ksit

et

Øg

et f

ora

nd

rin

g

Øg

et g

rad

af

uke

nd

skab

Øg

et o

mko

stn

ing

Øg

et a

nta

l op

gav

er

Opgave

Hvilke spørgsmål kan du stille til opdragsgiver for at vurdere kompleksiteten i projektet?

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Projektets elementer

ProjektledelseLede og styre projektetFremgangsmåde og planOrganisation og samvirkeOpmærksomhedsområderLæring

RessourcerKompetencerPersonerFaciliteterMaterialerPenge

ProjektopgavenBehov og nyttemålOmfang og indholdMål og produkterForandringenTidsramme

InteressenterAnvendelse, ejerskabVilje og drivkraftRessourceydelserFormel godkendelseAlmen accept

OmgivelserneMarkedTeknologiOmgivende systemerFysisk miljøRegelsæt, normer

Scope(omfang og

indhold)Kvalitet

HR

Indkøb

Sammenhæng og koordinering

Elementer i et projekt

Projekttyper

Forandringsprojekt

Tilretningsprojekt

Tekniske projekter

Analyseprojekt

Softwareudviklingsprojekt

Leveranceprojekt

Udrulningsprojekt

Operativt projekt

Udviklingsprojekt

Forhandlingsprojekt

Konstruktionsprojekt

Strategisk projekt

Projekter gør en forskel.PPSOP-modellen

Produkter Processer

Personer Systemer

Organisation

PPSOP

Opgave

Hvordan påvirker dit projekt:

Pro

dukt

Pro

ces

Sys

tem

Org

ani-

satio

nP

ers

on

ProjektfaserMaterielle projekter

Før projektet besluttes

Planlægnings-og

specifikations-fasen

Udførelse og den

løbende opfølgning

Aflevering af produktet og evaluering

Drift og vedligehold af projektet

Projektfaser og produkters livscyklus

Aktivitet Salg/brug

Produkt-

udvikling

Pro

du

ktP

roje

kt

Intro-

duktion

Etablering

Voksende salg/brug

Modenhed

Aftagen

Skrotning

Fø

r pro

jekt

et b

esl

uttes

Pla

nlæ

gnin

gs-

og

speci

fikat

ionsa

rbej

de

Udfø

rels

e o

g lø

bende

opfø

lgnin

g

Afle

vering o

g

eva

luering

Drift

og v

edlig

ehold

Projekt

Produkt

Profit

Tab

ProjektfaserImaterielle projekter/forandringsprojekter

Opmærk-somhed

Overtalelse Beslutning Kvalificering Bekræftelse

ProjektfaserKobling mellem materielle og imaterielle projekter

Opmærksomhed

Overtalelse

Beslutning

Kvalificering

Bekræftelse

Før beslutningPlanlægning og

specifikationUdførelse og opfølgning

Aflevering og evaluering

Drift og vedligehold

Vi er klarProjektet er

ikke besluttet

Projektet er klart

Vi er ikke klar

Projektet er i drift

Vi er ”på”

Almindeligt projekt ellerforandringsprojekt?

Kræver mange menneskers velvilje for at lykkes?

Vil forandre mange menneskers måde at arbejde på?

Udfordrer de primære interessenters forventninger?

Må forventes at møde modstand fra mange mennesker?

Involverer primært kun projektgruppen og i mindre grad interessenter udenfor denne?

Projektgruppen gennemfører selve projektets aktiviteter, men det er primært interessenterne udenfor gruppen, der påvirkes af projektet

”Almindeligt” projekt Forandringsprojekt

Nej

Nej

Nej

Nej

Ja

Nej

Ja

Ja

Ja

Ja

Nej

Ja

Opgave

Er dit projekt et leveranceprojekt eller et forandringsprojekt? – og hvorfor?

Hvad skal projektet levere?

Hvad skal projektet forandre?

Projektmodeller

Klassisk projektledelse

Adaptivprojektledelse

Dynamiskprojektledelse

Hvad skal vi nå?

Hvordan når vi det?

Høj klarhed

Lav klarhed

Vandfaldsmodellen

Før projektet besluttes

Planlægning og specifikation

Udførelse og opfølgning

Drift og vedligehold

Aflevering og evaluering

IdentifikationEvaluering

Konstruktion Design

Iterativ model”We learn as we go”

Projektmodeller

Vandfaldsmodel

Adskilte og sekventielt ordnede faser

Alle krav fastlægges i detaljer, før projektet påbegyndes

Kravspecifikationen styrer projektet

Kundefokus på kravsopfyldelse

Hver fase afsluttes, før ny fase påbegyndes

Mange ressourcer benyttes på ændringshåndtering

Iterative modeller

Flere korte gennemløb af alle projektets faser

Kunden inddrages aktivt i projektet

Prioriteringer og overordnede mål er kendt

Detailkrav fastlægges først undervejs, når tiden er inde

Valg af projektmodelHvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller?

Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller?

Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af de forskellige projektmodeller?

Opgave

Hvornår er det relevant at anvende de forskellige projektmodeller?

Hvilke udfordringer giver anvendelsen af de forskellige projektmodeller?

Hvad skal man som projektleder overveje/være særlig opmærksom på ved brug af de forskellige projektmodeller?

Hvad er projektledelse?Projektledelse er anvendelsen af

viden, kunnen, værktøjer og metoder i projektaktiviteter for at opfylde

projektbehovPMI

Projektledelse af planlægning, organisering, overvågning, kontrol

og rapportering af alle aspekter af et projekt og motivering af alle de, der er involveret i det for at nå projektets

målISO

Projektledelse er planlægning, organisering, overvågning og kontrol

af alle aspekter af et projekt og motivering af alle involverede for at nå projektets mål, sikkert og inden for den aftalte tid, pris og kvalitet

IPMA

Planlægning, uddelegering, overvågning og kontrol af alle

aspekter af projektet samt motivering af de involverede med

henblik på at nå projektets mål inden for de forventede

præstationsmål, hvad angår tid, omkostninger, kvalitet, omfang og

indhold, fordele og risiciPRINCE2

Projektledelse er bredt anerkendt som den mest effektive måde at

indføre unikke forandringer. Projektledelse som fag handler om

at lede projekter med succes. Projektledelsen udgør det

koordinerende ansvar for at sikre, at alt i projektet styres effektivt for at sikre et vellykket projektresultat

APM

Projektets faser og ledelse

Styring/management

Planlægning og

specifikation

Før projektet besluttes

Drift og vedligehold

Udførelse og

opfølgning

Aflevering og

evaluering

Lederskab/leadership

Styring og Lederskab

Styring

Værktøjer og metoder til at - Planlægge og opfølge- Designe projektplan og

rapportering- Dokumentere

afvigelsesnødvendighed

Lederskab

Metoder og processer til at- Fremme samspil,

samarbejde, motivation og proces

- Afdække og analysere relevante faktorer for projektets målopfyldelse

Styring og Lederskab

Ledelse indad

Motivering Fordeling af opgaver

Ledelse udad

KommunikationForhandling

Projektstyring

Sikring af fremdrift

Ledelse af opgave

Projektet når sit mål

Projektlederen

Hvad vanskeliggør projektledelse?

Projekter betyder forandringer – og mennesker er modstandere af

forandringer

Personer med vidt forskelig baggrund skal pludselig til at

arbejde sammen mod et fælles mål (som de ikke selv har været

med til at sætte.

Medarbejderne i projektet har ofte en anden leder (linieleder) foruden projektlederen – og projektlederen

har ikke den organisatoriske autoritet

Ressourcerne og tiden er knap og næsten altid fastlagt inden

projektet går i gang – hvilket er i modstrid med projektets natur, da det jo skal levere noget, der ikke

er prøvet før

”Der findes intet mere vanskeligt at udføre, intet hvor succesen er mere tvivlsom, intet mere vanskeligt at lede, end at indføre en ny måde at gøre tingene på. For initiativtageren har fjendskabet fra alle, der vil profitere på

bevarelsen af det gamle system og blot lunken forsvar fra de, der vil tjene ved det nye.

Machiavelli (1469-1527)

Hvad er (projekt)ledelse?Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?

Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?

Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?

Opgave

Hvordan adskiller projektledelse sig fra ”almindelig ledelse”?

Hvilke særlige kompetencer bør en projektleder have (i forhold til linieledere)?

Hvorfor er projektledelse en svær disciplin?

Værktøjskassen

Business Case

Projektplan - beskrivelse

Projektplan – fremgangsmåde & plan

Projektplan – Organisering og samvirke

Projektplan - Ressource

Projektplan – Ledelse, lederskab/styring

Projektplan – Læring/evaluering

ProjektfaserMaterielle projekter

Før projektet besluttes

Planlægnings-og

specifikations-fasen

Udførelse og den

løbende opfølgning

Aflevering af produktet og evaluering

Drift og vedligehold af projektet

Hvordan opstår projekter?

Eksterne projekter (for kunder)f.eks. salgsmuligheder/leverancemuligheder

Interne projekterFornyelse- og forbedringsprojekter – ofte afledt som en del af en strategisk udvikling

IdeBusiness

Case

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Business Case

Business casen (BC)• Er et dynamisk dokument• Driver projektet• Indeholder det vigtigste sæt af informationer for

projektet (kan det betale sig@?)• Kan danne grundlag for konkretisering af projektet• Ajourføres (af projektleder) og godkendes (af

styregruppen) igennem hele projektet• Projektet vurderes altid i forhold til sidst godkendte

BC

Business Case

Business casen indeholder typisk• Årsager til projektet• Muligheder i projektet• Forventet udbytte• Risici (kommer fra projektets risikoanalyse)• Omkostninger (kommer fra projektplanen)• Tidshorisont (første vurdering)• Investeringsvurdering

Business Case

Fortæl om ét af dine projekter

Brug Business casens struktur til at beskrive projektet• Hvad var årsagen?

• Hvilke muligheder var der?

• Hvad var det forventede udbytte?

• Hvilke risici var der?

• Hvad var tidshorisonten?

Opgave

Brug Business casens struktur til at beskrive projektet• Hvad var årsagen?• Hvilke muligheder var der?• Hvad var det forventede udbytte?• Hvilke risici var der?• Hvad var tidshorisonten?

Projektfaser

Før projektet besluttes

Planlæg-ning og

specifika-tion

Udførelse og den

løbende opfølgning

Aflevering af produktet og evaluering

Drift og vedligehold af projektet

Projektplan og fremgangsmåde

På baggrund af Business Casen skaber styregruppen en projektformulering, som er opdragsgiverens ”ordredokument”.Dette udbygges senere med mere detaljeret beskrivelse af fremgangsmåde og organisation i Projektplanen.

IdeBusiness

CaseProjekt-

formuleringProjektplan

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Projektbeskrivelse

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 OpgavebeskrivelseHvad går opgaven ud på?

1.1.2 IdégrundlagHvilken idé hviler projektet på?

1.1.3 MålbeskrivelseHvornår ved, vi at projektet er løst?

1.1.4 ForandringsopgavenHvilken forandring skaber projektet for interessenterne (om nogen)?

Projektbeskrivelse

Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen

Opgave

Beskriv dit projekt ud fra strukturen i de første fire punkter i Projektbeskrivelsen

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Interessentanalyse

Alle dem, hvis bidrag eller accept er nødvendig for projektets gennemførelse.

Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som ønsker projektet gennemført og som er villige til at bidrage.

Personer, grupper, afdelinger og institutioner, som finder projektet uvigtigt og måske nogle, som vil modarbejde det.

Interessentanalysen har indflydelse på både risikoanalyse og kommunikationsplan

Interessentroller

Anvendelse og ejerskab

Vilje og drivkraft

Ressourceydelser

Formel godkendelse

Almen accept

Rolle

At sikre accept og brug af projektets produkter

At legitimere projektet, at bane vejen og at prioritere det i forhold til andre opgaver

At levere viden, kunnen og arbejdsindsats samt finansiering

At give tilladelse til projektaktivitet og løsninger (produkter)

At forholde sig til projektets og produkternes afledte virkninger på lokalt plan og i videre perspektiv

Funktion

Identifikation af interessenter

Hvem er opdragsgiver?

Hvem anvender resultatet?

Hvem skal acceptere hhv. godkende resultatet?

Hvem betaler for arbejdet og resultatet?

Hvem skal acceptere/godkende, at aktiviteten udføres og måden den udføres på?

Hvem berøres (bemærker, generes, lider afsavn, får udbytte, får ændrede forhold) af resultatet?

Hvem levererer indsats, viden, kunnen og resssourcer?

Interessenternes position

Interessenternes indflydelse og magt (indflydelse på succes

Stor I nogen grad Lille

Meget omfattende

Negativ, modstand Passiv, afventende Positiv, engageret

En del forandringer

Ringe

Skema til interessentanalyseInteressentanalyse Projekt: Dato:

Interessent Forventninger, udbytte, succeskriterier

Betydning for projektet Inddragelse i projektetBehov for påvirkning

Opgave

Interessentanalyse Projekt: Dato:

Interessent Forventninger, udbytte, succeskriterier

Betydning for projektet Inddragelse i projektetBehov for påvirkning

10 årsager til modstandEn reel trussel• Den økonomiske og materielle situation forringes• Jobsikkerheden reduceres eller fjernes• Privilegier og goder reduceres

Taber ansigt• Den sociale status og anseelse reduceres• Bevægelsesfriheden mindskes

Taber indflydelse• Indflydelse, autoritet og handlefrihed reduceres• Kontaktflader i organisationen forringes

Mere arbejde• Forandringen øger arbejdsbelastningen

Kan jeg udføredet nye?• Forandringen kræver ny viden og kunnen

10 årsager til modstandFor usikkert• Forandringen er omfattende og vanskelig at overskue• Forandringen skaber uro og negative følelser

Hovsa!• Forandringen kommer overraskende

Det er anderledes• Rutiner og vaner må ændres

Det koster mig.• Forandringen afbryder/ændrer personlige planer/tiltag• Belønningen står ikke mål med kravene til indsats• Det strider mod mine værdier

Fortidens vrede• Erfaringerne fra tidligere forandringer er dårlige

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Omgivelserne

Omgivelserne er de sammenhænge, som projektets produkt og dermed også projektet skal indgå i.

De fastlægger vilkårerne for projektet:

Markedsmæssige muligheder og begrænsninger. Efterspørgsel, konkurrence, trends, konjunkturforhold, politiske vilkår

Teknologiske muligheder og begrænsninger

Omgivende systemer, dels systemer og andre produkter som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer, dels andre projekter

Fysisk miljø, f.eks. plads., lokaler, temperaturforhold

Regelsæt, normer m.v. for projektarbejdet og for produkterne, Miljømæssige krav til projektarbejdet

Omgivelserne

Marked

Teknolgi

Omgivende systemer

Fysisk miljø

Regelsæt, normer

Sammenhænge/Vilkår

Opgave

Marked

Teknolgi

Omgivende systemer

Fysisk miljø

Regelsæt, normer

Sammenhænge/Vilkår

Projektets forudsætninger

De ydre forhold, som projektet ikke er ”herre over”.

Skal beskrives således, at hvis disse forhold ændrer sig, må planerne og evt. projektet ændres.

Forudsætninger bør udmønte sig i handlingsplanen:1. Overvågningshandlinger for de forhold, som

projektledelsen ikke kan påvirke, men må tilpasse sig

2. Påvirkningshandlinger for de forhold, som kan påvirkes til at passe til projektet

Projektets SWOT

Styrker Svagheder

Muligheder Trusler

Inte

rnt

Eks

tern

t

Opgave

Styrker Svagheder

Muligheder Trusler

Inte

rnt

Eks

tern

t

Projektets forudsætninger

Marked

Teknologi

Omgivende systemer

Fysisk miljø

Regelsæt, normer

Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger

Opgave

Marked

Teknologi

Omgivende systemer

Fysisk miljø

Regelsæt, normer

Overvågningshandlinger Påvirkningshandlinger

Projektets risiciProjektets risici

Risiko er en potentiel udfordring eller begivenhed, som kan have en uønsket

konsekvens for projektets resultat.

Risikoprocessen er en pro-aktiv fremgangsmåde til at identificere,

håndtere og følge op på risici

Risikoproces

Udfør risiko-reducerende aktivititeter/overvåg/log

Planlæg RiskManagement

Planlæg håndtering af de

enkelte risici Kvalificer og kvantificer

risici

Identificer risici

RiskManagement

Plan

Database med risici

Risikostrategier

Overvåge

Overdrage

Fjerne

Acceptere

Nødplan (Plan B)

Forebygge

Sammenhænge

Interessent-analyse

SWOTAnalyse af

omgivelserne

Risiko-analyse

Risikoanalyse

Fremgangsmøde1. Find risici og deres mulige årsager2. Kvantificer risici

1. Sandsynligheden angives f.eks. fra 0-12. Konsekvens angives i kr.3. De to værdier ganges med hinanden

3. Prioriter risici4. Vælg passende strategi5. Styr og følg op

Risikoanalyse

Forebyg for at reducere

sandsynlighed

Forebyg for at reducere

sandsynlighedPlan B

Forebyg for at reducere sandsynlighed og

virkningPlan B

Negligér Forebyg for at afbøde virkning

Forebyg for at afbøde virkning

Plan B

Negligér Negligér Plan B

Ringe Alvorlig Katastrofal

Sa

nd

syn

lig

he

d

Konsekvens

Lill

eN

og

en

S

tor

Risikoanalyse

Hvad kan gå galt?

Sandsynlighed 0-1

Konsekvens Estimat i kr.

Risikotal(i kr.)

Handlinger

Forebyggende Afbødende

Hvad kan gå galt? Sandsyn-lighed

0-1

Konse-kvens

Estimat i kr.

Risikotal(i kr.)

Handlinger

Forebyggende Afbødende

Opgave

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Grundlæggende faseforløb

Faseskift, når projektet ændrer karakter

Hver fase adskilles af en milepæl

Der kan også være milepæle indenfor den enkelte fase

Milepæle er med til at måle målopfyldelsen = en tilstand

Før projektet besluttes Planlægning

Gennem-førelse

AfslutningDrift og

vedligehold

Den gode aktivitets- ogstyringsplan

Projektet struktures fase for fase

Planer udarbejdes i niveauer

Milepæle indlægges i planen = tilstand

Milepælsplanen er synlig

Usikkerheder er afdækket

Planen overvåges

Afvigelser viser og tidligere planer bevares

Afsluttende aktiviteter og milepæle markeres tydeligt

Opfølgning

Tilpas planen

Koncentrer indsatsen omkring tidskritiske aktiviteter

Hold øje med tidskritiske aktiviteter

Følg op på forudsætningerne

Indsatsområder

Plan for udviklingen af produkt

Sammensætte produktionsteamet

Produktion og test

Testinstallation hos kunde

Træne medarbejdere

Mål

Milepæle

Indsatsområde Testinstallation hos kundeU

nders

øgels

e

af gulv

forh

old

Inst

alla

tion

start

er

Inst

alla

tion

slutt

er

Test

resu

ltate

r fo

relig

ger

Faser og beslutningspunkter

Indsatsområde

Indsatsområde

Indsatsområde Testinstallation hos kundeU

nders

øgels

e

af g

ulv

forh

old

Inst

alla

tion

start

er

Inst

alla

tion

slutt

er

Test

resu

ltate

r fo

relig

ger

Beslutning 1

Beslutning 2

Beslutning 3

Fase- og milepælsplanFase- og milepælsplan

Indsats-område

Fase AnsvarMilepæle Deadline

Planlægning 31.01.11AnalyseProjektplan godkendt

JOE

Udførelse 31.03.11TestinstallationTestforløb godkendt

KTA

Aflevering 31.05.11Overdragelse

til drift

Overleverings-dokument accepteret

FLA

Opgave

Indsats-område

Fase AnsvarMilepæle Deadline

Planlægning 31.01.11AnalyseProjektplan godkendt

JOE

Udførelse 31.03.11TestinstallationTestforløb godkendt

KTA

Aflevering 31.05.11Overdragelse

til drift

Overleverings-dokument accepteret

FLA

Aflevering 31.05.11Overdragelse

til drift

Overleverings-dokument accepteret

FLA

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Projektorganisation

Styregruppe

Referencegruppe

Projektgruppe

Projektleder

Hvem gør hvadStyregruppen – projektlederen – projektgruppen – andre grupper

Styregruppen

Projektlederen

Projektgruppen

Andre grupper

Sætter formål – godkender mål og overordnede planer– sparring med projektlederen

Leder projektet – har ansvaret for den praktiske gennemførelse – kommunikerer opad og indad

Leverer arbejdstid og viden

Referencegrupper – interessegrupper mv.Leverer viden og input - fungerer som

ambassadører – sparring med PL

Kommunikation i projekter

Til styregruppen

Vedligeholdelse af dynamiske dokumenter:

Business CaseProjektdokument

InteressentanalyseProjektets

forudsætningerRisikoanalyse

KommunikationsplanProjektplaner

m.m.

Til projektgruppen

IndkaldelserReferater

Opdatering af nedbrudte mål og delmål

Status på mål og delmålm.m.

Kommunikation i projekter

Projektet

Kollegaer

Kunder

Ledelse

Marked

Leverandører

Off. myndigheder

Kompetence-personer

Øvrige interessenter

Kommunikations-opgaver

Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår

Hvem Hvad Hvordan Hovedbudskab Hvornår

Opgave

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Nedbrydning af opgaverneFormål

Mål Mål Mål

Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål Delmål

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Akt

ivit

eter

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Én mand – én time

Opgave

Formål:

Mål:1.02.03.0

Delmål:1.11.21.3

Aktiviteteter1.1.11.2.11.3.1

Én mand – én time1.1.1.11.1.1.21.1.1.3

Budgetter, f.eks.

Indkøbsbudgetter

Timebudgetter

Omkostningbudgetter

Lokalebudgetter

Ressourcebudgetter

Lønbudgetter

- Og hvad der passer hos dig@

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Ledelsesplanlægning

Alt det, vi i forvejen ved om ledelse

LedelsesformerPersonprofiler

MotivationAnsvar

@ og så alt det, der gør projektledelse komplekst

”Leder ved et tilfælde”Sammensatte grupper

ForandringerBegrænsede ressourcer

Manglende magt

Ledelsesplanlægning

Få afstemt forventninger med styregruppen

Få afstemt forventninger med projektgruppen

Hold tæt kontakt med styregruppen og brug dem

Få afstemt forventninger med linielederne

Bed om hjælp, når du har behov

Vær skarp i din formulering om projektets formål

Vær synlig både i og udenfor projektet

Projektplanens grundelementer

1. Projektbeskrivelse1.1 Projektopgaven

1.1.1 Opgavebeskrivelse1.1.2 Idégrundlag1.1.3 Målbeskrivelse1.1.4 Forandringsopgaven

1.2 Interessenter1.3 Omgivelser1.4 Opmærksomhedsområder

2. Fremgangsmåde og plan2.1 Struktur, indsatsområder2.2 Hovedplan og tidsplan2.3 Arbejdsplaner

3. Organisering og samvirke3.1 Organisation3.2 Kommunikation internt3.3 Kommunikation eksternt

4. Ressourcer4.1 Arbejdsindsats, budget4.2 Økonomi4.3 Faciliteter og udstyr4.4 Materialer, budget og plan

5. Ledelse, lederskab og styring5.1 Styringsprocedurer

6. Læring/evaluering

Læring/evaluering

Hvorfor?

For at blive bedre en anden gang

For at kunne dele erfaringer med

kommende projekter

For at synliggøre projektet i resten af

organisationen

Hvad?

Afklar med styregruppen – gerne inden

projektstart

Dokumentlog/Ændringslog/

Ændringshåndtering

Offentligt tilgængeligt og læsevenligt

Projektets elementer

Projektledelse

Ressourcer

Projektopgaven

Interessenter Omgivelserne

Tak for denne omgang

og held og lykke med projekterne!

Interesseret i at lære mere?

Bjarne Kousholt Projektledelse

Hans Mikkelsen ogJens O. RiisGrundbog i Projektledelse

Mette Lindegaard AttrupJohn Ryding OlssonPower i projekter og portefølje

Project Management InstitutePMBOK(Project Management Body Of Knowledge)