Trabajo academico I _ 1

1

UNIVERSIDAD ALAS PERUANASFACULTAD DE INGENIERÍAS Y ARQUITECTURAESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS E

INFORMÁTICA

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN III

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION APLICANDO TECNOLOGIA WEB PARA LA

UNIDAD DE TRANSFERENCIA Y RENDICION DE CUENTAS DEL PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACION ESCOLAR QALI WARMA

PRESENTADO POR EL ALUMNO

ADOLFO OMAR MONTERO JINES

DOCENTE

JOSE LEONOR RUIZ NIZAMA

2

LIMA-PERÚ

2,015

i

ContenidoDEDICATORIA........................................................................................................................ii

AGRADECIMIENTOS.............................................................................................................iii

RESUMEN.............................................................................................................................iv

INTRODUCCIÓN....................................................................................................................v

ÍNDICE PRINCIPAL...............................................................................................................vi

ÍNDICE DE GRÁFICOS.........................................................................................................vii

ÍNDICE DE TABLAS.............................................................................................................viii

ÍNDICE DE FORMATOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO.................................................ix

ÍNDICE DE ANEXOS..............................................................................................................x

ii

DEDICATORIA El presente trabajo está dedicado a mi familia

iii

AGRADECIMIENTOS Agradezco a mis docentes por su paciencia y dedicación.

iv

RESUMEN

El objetivo del desarrollo del Proyecto es el de brindar la herramienta suficiente para dar soporte a los procedimientos de los procesos que involucran la transferencia y rendición de cuentas de los recursos financieros transferidos a los comités de compra u organizaciones que se constituyan para proveer bienes y servicios para las prestaciones alimentarias del programa, en el marco del modelo de cogestión El sistema seria es de aplicación para la Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas, Unidad de Prestaciones, Unidades Territoriales, Comités de Compra y Organizaciones que intervengan en el proceso de transferencia de recursos y rendición de cuentas

El proyecto es de aplicación de las Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas, Unidades Territoriales, Comités de Compra y Organizaciones que intervengan en el proceso de transferencia de recursos y rendición de cuentas, permite registrar los procedimientos de los procesos que involucran la transferencia y rendición de cuentas de los recursos financieros transferidos a los comités de compra u organizaciones que se constituyan para proveer bienes y servicios para las prestaciones alimentarias del programa, en el marco del modelo de cogestión

El marco normativo vigente en el que la Unidad de Transferencia y Reedición de cuentas está inmerso permite entrever la urgencia y necesidad del establecimiento de un mecanismo que permita dar cumplimiento a lo establecido, y cuyas características le permitan atender las necesidades de información,

v

INTRODUCCIÓN

Mediante Decreto Supremo N° 008-2012-MIDIS fue creado el Programa Nacional de

Alimentación Escolar Qali Warma, cuyo propósito es brindar un servicio alimentario de

calidad a los niños y niñas a partir de (03) tres años de edad en los niveles inicial y

primaria; asimismo en la Ley de Presupuesto para el año fiscal 2013, Ley 29951, en su

Octogésima Cuarta Disposición Complementaria Final autoriza al Ministerio de Desarrollo

e Inclusión Social para que a través del PNAE Qali Warma, realice transferencias de

recursos financieros a los comités u organizaciones que se constituyan para proveer

bienes y servicios del Programa, a fin de alcanzar los objetivos a cargo del mismo.

La transferencia de recursos es el procedimiento a través del cual el Programa de

Alimentación Escolar Qali Warma (PNAEQW), determina, autoriza y ejecuta las acciones

necesarias para el desembolso de recursos financieros a los Comités de Compras u

Organizaciones, debidamente reconocidos a efectos de financiar la contratación de los

bienes y servicios necesarios para la ejecución de las prestaciones a cargo del programa,

mientras que la rendición de cuentas es la obligación de responder e informar dentro de

los plazos establecidos, que tiene el Comité de Compra u Organizaciones, sobre la

administración de los recursos financieros transferidos y la ejecución de los gastos

realizados en un determinado periodo de tiempo.

vi

ÍNDICE PRINCIPAL

CAPÍTULO I: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN.............................................................13

1.1 Datos generales de la institución:.................................................................................13

1.1.1. Nombre de la Institución....................................................................................13

1.1.2. Rubro o Giro del Negocio...................................................................................13

1.1.3. Breve Historia.....................................................................................................13

1.1.4. Organigram actual..............................................................................................14

1.1.5. Descripción de las Áreas funcionales................................................................14

1.1.6. Descripción general del proceso de negocio.....................................................17

1.2 Fines de la Organización..............................................................................................20

1.2.1 Vision..................................................................................................................20

1.2.2 Misión..................................................................................................................20

1.2.3 Valores................................................................................................................20

1.2.4 Objetivos Estratégicos........................................................................................21

1.2.5 Unidades Estratégicas de Negocios...................................................................22

1.3 Análisis externo.............................................................................................................23

1.3.1 Análisis del entorno general................................................................................23

1.3.2 Análisis del entorno competitivo.........................................................................24

1.3.3 Análisis de la posición competitiva - Factores claves de éxito...........................24

1.4 Análisis Interno..............................................................................................................24

1.4.1 Recursos y capacidades.....................................................................................24

1.4.2 Análisis de la cadena de valor............................................................................25

1.5 Análisis Estratégico.......................................................................................................25

1.5.1 Análisis FODA.....................................................................................................26

1.5.2 Matriz FODA.......................................................................................................27

1.6 Descripción de la problemática.......................................................................................1

1.6.1. Problemática........................................................................................................1

1.6.2. Objetivos..............................................................................................................2

1.7 Resultados esperados....................................................................................................2

vii

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO............................4

2.1 Marco teórico del Negocio.............................................................................................4

2.2 Marco teórico del Proyecto............................................................................................4

2.2.1 Gestión del Proyecto..........................................................................................4

2.2.2 Ingeniería del Proyecto......................................................................................6

2.2.3 Soporte del Proyecto..........................................................................................7

2.2.4 Planificación de la calidad..................................................................................8

2.2.5 Identificación de estándares y métricas.............................................................9

2.2.6 Diseño de formatos de aseguramientos de calidad........................................10

CAPÍTULO III: INICIO Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO............................................12

3.1. Gestión del proyecto....................................................................................................12

3.1.1. Iniciación............................................................................................................12

3.1.2. Planificación.......................................................................................................17

CAPÍTULO IV: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO.................32

4.1. Gestión del proyecto....................................................................................................32

4.1.1. Ejecución............................................................................................................32

4.1.2. Seguimiento y control.........................................................................................32

4.2. Ingeniería del proyecto.................................................................................................32

4.3. Soporte del proyecto....................................................................................................32

4.3.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado..............32

4.3.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado............32

4.3.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño................32

CAPÍTULO V: CIERRE DEL PROYECTO..........................................................................33

5.1. Gestión del Cierre del proyecto...................................................................................33

5.1.1. Acta de Aprobación de entregables...................................................................33

5.1.2. Lecciones aprendidas........................................................................................33

5.1.3. Acta de Cierre del Proyecto...............................................................................33

5.2. Ingeniería del proyecto.................................................................................................33

5.3. Soporte del proyecto....................................................................................................33

5.3.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado..............33

5.3.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado............33

5.3.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño................33

CAPÍTULO VI: EVALUACIÓN DE RESULTADOS..............................................................34

6.3. Indicadores claves de éxito del Proyecto.....................................................................34

viii

6.4. Indicadores claves de éxito del Producto....................................................................34

CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES............................................35

7.1 Conclusiones.................................................................................................................35

7.2 Recomendaciones........................................................................................................35

ix

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Grafico: Organigrama institucional......................................................................................13

Grafico: Fases del proceso de atención del servicio alimentario........................................16

Grafico: unidades estrategicas de la organizacion.............................................................21

Grafico: Cadena de valor de la organización......................................................................24

x

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla: Procesos de la cadena de valor...........................................................................18

Tabla PESTEL de la organización....................................................................................22

Tabla Análisis de entorno competitivo...........................................................................23

Tabla Análisis interno de la organización.......................................................................24

Tabla: Análisis FODA de la organización........................................................................25

Tabla: Matriz FODA de la organizacion...........................................................................26

Tabla: Adaptado de Craig Larman: “UML y Patrones” 2Ed. 2003.................................11

xi

ÍNDICE DE FORMATOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO

xii

ÍNDICE DE ANEXOS

xiii

CAPÍTULO I: ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 Datos generales de la institución:

1.1.1. Nombre de la Institución

Programa Nacional de Alimentación Escolar QaliWarma

1.1.2. Rubro o Giro del Negocio

El Programa Nacional de Alimentación Escolar QaliWarma, es un programa de

asistencia alimentaria dirigida a la población escolar tiene como finalidad brindar

un servicio alimentario de calidad a niños y niñas del nivel inicial (a partir de los 3

años de edad) y primario de las instituciones educativas públicas en todo el

territorio nacional

1.1.3. Breve Historia

Mediante Decreto Supremo N° 008-2012-MIDIS fue creado el Programa Nacional

de Alimentación Escolar QaliWarma, cuyo propósito es brindar un servicio

alimentario de calidad a los niños y niñas a partir de (03) tres años de edad en los

niveles inicial y primaria; asimismo en la Ley de Presupuesto para el año fiscal

2013, Ley 29951, en su Octogésima Cuarta Disposición Complementaria Final

autoriza al Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social para que a través del PNAE

QaliWarma, realice transferencias de recursos financieros a los comités u

organizaciones que se constituyan para proveer bienes y servicios del Programa,

a fin de alcanzar los objetivos a cargo del mismo.

xiv

1.1.4. Organigram actual

Grafico: Organigrama institucional

1.1.5. Descripción de las Áreas funcionales

Dirección Ejecutiva.- es la unidad de mayor autoridad ejecutiva y administrativa,

depende estructural y funcionalmente del despacho del Vice ministerio de

Prestaciones sociales del Midis, y tiene a su cargo la decisión estratégica,

coordinación y supervisión del programa. Se encuentra encargado de un Director

Ejecutivo.

La dirección ejecutiva cuenta con un coordinador técnico que tiene a su cargo

funcionalmente la función de apoyar al Director Ejecutivo en la supervisión y

coordinación de las unidades territoriales y técnicas del programa de acuerdo a

los temas que se le asigne, asi como otras funciones complementarias que le

Direccion Ejecutiva

Unidad de Prestaciones Unidad de Transferencias Unidades Territoriales Unidad de Supervision

y Monitoreo

Unidad de Administracion

Unidad de Planeamiento , Programacion y Presupuesto

Unidad de comunicacion e Imagen

Institucional

Unidad de Asesoria Juridica

xv

sean asignados o delegadas por el Director Ejecutivo para ser cumplidas en

coordinación con las unidades de administración interna.

Unidad de Administración.- es la unidad de apoyo encargada de la

administración de los recursos humanos, materiales, económicos y financieros.

Tiene a su cargo el tramite documentario y el archivo del programa asi como

desarrollar, implementar, gestionar sistemas de información e infraestructura

tecnológica. Esta a cargo de un jefe y depende jerárquicamente de la dirección

ejecutiva.

Unidad de Comunicación e imagen institucional.- es la unidad de apoyo

encargada de difusión de la labor del programa a través de los medios de

comunicación, las relaciones publicas internas y externas así como la elaboración

e implementación de propuestas de estrategia comunicacional, en el marco de los

lineamientos y criterios dictados por el MIDIS. Está a cargo de un jefe y depende

jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva.

Unidad de planeamiento y presupuesto.- es la unidad de asesoramiento

encargada de conducir y coordinar los procesos de los sistemas administrativos

de planeamiento, presupuesto, modernización de la gestión pública e inversión

pública. Está a cargo de un jefe y depende jerárquicamente de la Dirección

Ejecutiva.

Unidad de asesoría jurídica.- es la unidad de asesoramiento, que tiene a su

cargo la responsabilidad de emitir opinión legal en asuntos de competencia del

programa, dictaminar sobre aspectos legales de las actividades del programa y

absolver las consultas legales que le sean formuladas por la Dirección Ejecutiva y

las demás unidades del programa. Está a cargo de un jefe y depende

jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva

xvi

Unidad de prestaciones.- es la unidad técnica responsable de planificar y

organizar los procesos de prestación del servicio alimentario y asistencia técnica,

teniendo en cuenta las diferentes modalidades de gestión del programa. Es

asimismo responsable de desarrollar en coordinación con el Sector educación y

en el marco de la curricular escolar, herramientas de apoyo educativo relacionado

con nutrición y hábitos alimentarios saludables. Está a cargo de un jefe y depende


Unidad de Transferencias y rendición de cuentas.- es la unidad técnica,

responsable de planificar, organizar y programar los procesos vinculados con las

transferencias de dinero a los operadores de las modalidades de gestión y

supervisar la rendición de cuenta de estos. Está a cargo de un jefe y depende


Unidad de Supervisión y monitoreo.- es la unidad técnica, responsable de

planificar, organizar y ejecutar los procesos vinculados con el seguimiento y

control de corto, mediano y largo plazo sobre la gestión operativa realizada por el

programa. Para lograr este propósito la unidad define en coordinación con las

unidades técnicas, los indicadores de proceso, producto y resultado que permitan

medir la gestión de la prestación del servicio. Esta unidad trabaja en coordinación

permanente con las unidades territoriales, de las cuales recibe información la que

consolida para el cálculo de los indicadores respectivos y para proponer las

oportunidades de mejora en la gestión y los procesos operativos así como las

medidas preventivas y correctivas que deban aplicarse a fin de coadyuvar al logro

de los objetivos del programa. Está a cargo de un jefe y depende jerárquicamente

de la Dirección Ejecutiva

Unidades Territoriales.- es la encargada de la ejecución de actividades

orientadas a la prestación del servicio del programa en el marco de criterios y

mecanismos establecidos por las unidades competentes del programa en

xvii

cumplimiento de las políticas y lineamientos dictados por la Dirección Ejecutiva.

Está a cargo de un jefe y depende jerárquicamente de la Dirección Ejecutiva

1.1.6. Descripción general del proceso de negocio.

El programa adopta un modelo de cogestión que constituye un mecanismo que

involucra la participación articulada y de cooperación entre actores de la sociedad

civil y sectores público y privado a efectos de proveer un servicio de calidad a los

usuarios del PNAE QaliWarma.

El proceso para la atención del servicio alimentario comprende las fases:

planificación del menú escolar, proceso de compra y gestión del servicio

alimentario.

Grafico: Fases del proceso de atención del servicio alimentario

El PNAE QaliWarma supervisa y brinda asistencia técnica permanente durante las

fases que comprende el proceso de atención del servicio alimentario mediante la

modalidad de cogestión, a través de sus unidades territoriales.

xviii

Una de los principales procesos es la transferencia de recursos que es el

procedimiento a través del cual el Programa de Alimentación Escolar QaliWarma

(PNAEQW), determina, autoriza y ejecuta las acciones necesarias para el

desembolso de recursos financieros a los Comités de Compras u Organizaciones,

debidamente reconocidos a efectos de financiar la contratación de los bienes y

servicios necesarios para la ejecución de las prestaciones a cargo del programa.

Los procesos de transferencia y rendición de cuentas se constituyen en pilares

importantes, para garantizar una adecuada prestación del servicio alimentario en

virtud del honramiento de los contratos firmados con los proveedores de

productos y raciones dentro de los plazos pactados, cuidando así también la

imagen de eficiencia del Programa

xix

Tabla: Procesos de la cadena de valor

1.2 Fines de la Organización

Proceso: Gestión de servicio alimentarioSub proceso: Definición de recetas.- Definir recetas regionales considerando requerimientos energéticos de los usuarios, patrimonio alimentario regional y hábitos alimentarios saludables.Sub proceso: Definición del Modelo de Gestión del Servicio Alimentario.- Diseñar y definir las modalidades de gestión de servicio alimentario, considerando el territorio, los actores así como los procesos operativos de funcionamiento (adquisición, almacenaje, preparación, distribución, consumo, limpieza, rendición de cuenta, entre otros)Proceso: Provisión de Asistencia Técnica.Sub proceso: Elaboración de lineamientos, herramientas y manuales para el desarrollo de Asistencia Técnica a los operadores.- Establecer lineamientos, herramientas y manuales de asistencia técnica para la gestión del servicio alimentario de acuerdo al modelo de gestión establecido; y desarrollar las actividades acompañamiento y asistencia técnica a los operadores.Sub proceso: Ejecución de la asistencia técnica.- Poner en marcha los talleres de capacitación y las actividades de acompañamiento de los operadores del servicio

UNIDAD DE PRESTACIONES

Proceso: Supervisión OperativaSub proceso: Planificación de la supervisión del programa.- Elaborar y formalizar el Plan para la ejecución de la Supervisión del Programa.Sub proceso: Ejecución de la Supervisión del programa.- Realizar la supervisión del programa, a fin de detectar oportunamente deficiencias, obstáculos o necesidades.Proceso: Monitoreo Social.Sub proceso: Diseño de las herramientas de monitoreo social.- Identificar herramientas de monitoreo social y adaptar para su puesta en marcha en el programa.Sub proceso: Ejecución Monitoreo Social.- Realizar Monitoreo Social y seguimiento en la prestación del servicio mediante la aplicación de consejos de vigilancia, veedores ciudadanos, entre otros.

UNIDAD DE SUPERVISIÓN Y MONITOREO

Proceso: Gestión de Transferencia monetariaSub proceso: Recopilación y análisis de información.- Recopilar la información necesaria para determinar el número de raciones alimentarias requeridas en los distintos ámbitos territorialesSub proceso: Programación de Gastos.- Programar la ejecución de gastos, de acuerdo con la disponibilidad de recursos monetarios y según requerimientos de cada ámbito territorialSub proceso: Ejecución de la Transferencia Monetaria.- Procesar la transferencia monetaria, a los operadores, según corresponda, de acuerdo a los arreglos normativos y marco legal correspondiente.Sub proceso: Rendición de cuentas.- Revisar, evaluar y dar conformidad a las rendiciones de cuenta de cada operador conciliando el monto transferido y gastado.Sub proceso: Constitución y funcionamiento de operadores.- constitución de operadores de acuerdo a los arreglos normativos y marco legal correspondiente y funcionamiento de los operadores

UNIDAD DE TRANSFERENCIAS

xx

1.2.1 Vision

El Programa Nacional de Alimentación Escolar es eficiente, eficaz y articulado,

promueve el desarrollo humano a través del servicio alimentario de calidad en

cogestión con la comunidad local

1.2.2 Misión

Programa que brinda servicio alimentario con complemento educativo a niños y

niñas matriculados en instituciones educativas públicas del nivel inicial y primario,

a fin de contribuir a mejorar la atención en clases, la asistencia escolar y los

hábitos alimenticios, promoviendo la participación y la corresponsabilidad de la

comunidad local.

1.2.3 Valores

Integridad.- Somos coherentes con los principios y acciones del MIDIS. En

nuestro trabajo, un comportamiento integro implica rectitud y probidad al actuar.

Ello supone mantener normas y principios éticos mediante un comportamiento

honesto, atendiendo siempre la verdad.

Conduciéndonos de esta manera, fomentamos la credibilidad de la sociedad en

las instituciones públicas y contribuirá a generar una cultura de confianza y

partición social.

Compromiso: Institucional y personal.- El compromiso institucional implica, cumplir

con nuestras obligaciones de trabajo, haciendo más de lo esperado, para lograr

los objetivos trazados. El compromiso personal supone que los trabajadores

tengan una actitud de entrega y ahínco al desplegar sus labores. Se entiende no

xxi

solo como una obligación contraída sino también como una responsabilidad

personal y profesional, con las labores encomendadas, las actividades

emprendidas y la palabra dada, en el marco de una gerencia publica de alto

desempeño, especializada en temas sociales y comprometidos con el logro de

resultados.

Vocación de servicio y solidaridad.- todos aquellos que desempeñan función

pública deben conducirse con una actitud colaboradora, solidaria y empática, de

respeto y apoyo hacia la sociedad y los demás trabajadores con quienes

interactúa. La vocación de servicio es fundamental en la función pública, sobre

todo considerando que se trabaja para y por la población en situación de

exclusión.

En este sentido, la vocación de servicio y la solidaridad son valores que deben

practicarse con especial énfasis en las personas o grupos sociales en proceso de

inclusión.

1.2.4 Objetivos Estratégicos

Garantizar el servicio alimentario durante todos los días del año escolar a los

usuarios del programa de acuerdo a sus características y las zonas donde

viven.

Contribuir a mejorar la atención a los usuarios del programa en clases,

favoreciendo su asistencia y permanencia.

Promover mejores habitas de alimentación en los usuarios del programa.

1.2.5 Unidades Estratégicas de Negocios

xxii

Número limitado de áreas en las cuales la obtención de resultados satisfactorios

asegurará un rendimiento competitivo para el individuo, el departamento o la

organización. Son áreas donde las "cosas deben ir bien" para que el negocio

pueda alcanzar y mantener sus metas establecidas….John F. Rockart.

Grafico: unidades estrategicas de la organizacion1.3 Análisis externo

1.3.1 Análisis del entorno general

Direccion Ejecutiva

Unidad de Prestaciones

Componente Educativo

Cmponente Alimentario

Gestion de compra

Articulacion

Unidad de Transferencias

Seguimiento de contratos

Unidades Territoriales

Supervision de compras

Gestion administrativa

Coordinacion tecnica

Componente alimentario

Unidad de Supervision y Monitoreo

Supervision y evaluacion

Monitoreo y seguimiento

Atencion de denuncias, quejas y reclamos

Unidad de AdministracionUnidad de Planeamiento ,

Programacion y Presupuesto

Unidad de comunicacion e Imagen Institucional

Unidad de Asesoria Juridica

xxiii

POliticos

Cambio en políticas de gobierno ministerial Inestabilidad de las autoridades del programa El programa cuenta con todo el apoyo politico del gobierno central, dado que es

el programa emblema del actual gobierno.

EConomicos

Asignación suficiente de recursos económicos Ejecución presupuestal insuficiente Reasignación de recursos El programa cuenta con más de mil millones de presupuesto para el

cumplimiento de sus metas, en el sector es el programa que cuenta con mayor presupuesto, además de la Ley de Presupuesto, el programa cuenta con su propia normatividad.

SOcioculturales

Necesidad de la existencia del programa Rechazo del servicio alimentario. El programa se desarrolla en un entorno social vulnerable a nivel nutricional, se

desarrolla ademas en un entorno social que percibe de apoyo social

T Ecnologicos

Inexistencia de medios tecnológicos suficientes. El programa realiza sus actividades en un entorno en el cual la tecnología

logra relacionar a sus unidades operativas.

E Cologicos

No existen factores determinantes

L Egales

Marco normativo propio Inobservancia de normas nacionales

Tabla PESTEL de la organización

1.3.2 Análisis del entorno competitivo

AMBIENTE CARACTERISTICAS

Clientes Usuarios del programa

Rival El programa, al ser un programa social, no cuenta con

xxiv

un entorno competitivo

Laboral Organizado jerárquicamente

Proveedores A nivel nacional

Global/Indeterminado Inestable considerando la característica del programa (social)

Tabla Análisis de entorno competitivo

1.3.3 Análisis de la posición competitiva - Factores claves de éxito

Al ser un programa social del estado, no se cuenta con competidores en el sector.

1.4 Análisis Interno

1.4.1 Recursos y capacidades

Componente Interno Descripción

Organización Jerárquicamente organizado

A pesar de que el programa no cuenta con documentos de gestión suficientes para el desarrollo organizativo como un manual de organización y funciones cuenta con un manual de operaciones que de alguna manera ordena el funcionamiento del programa

Talento Humano Profesionales con capacidad y experiencia

El programa cuenta con personal distribuido a nivel nacional lo que muestra mucha capacidad de operación, sin embargo aun no existen los recursos suficientes para desarrollar sus capacidades.

Comercialización No se comercializa

Operativo Se encuentra en las unidades territoriales.

El programa se encuentra aun en implementacion de recursos tanto materiales como humanos

xxv

Financiero Asignación de recursos suficientes

El programa está posicionado a nivel nacional y cuenta con presupuesto suficiente para el desarrollo de sus actividades

Tabla Análisis interno de la organización

1.4.2 Análisis de la cadena de valor

Grafico: Cadena de valor de la organización

1.5 Análisis Estratégico

1.5.1 Análisis FODA

xxvi

FORTALEZAS

1. Alta dirección con alto nivel de preparación y liderazgo

2. El programa está presente a nivel nacional3. Marco de convenios establecidos que contribuyen

con el logro de los objetivos y resultados en función a los usuarios del programa.

4. Aprendizaje acumulado y sinergia en procesos comunes que facilitan la optimización del uso de los recursos del programa

DEBILIDADES

1. Limitaciones en el proceso de focalizacion genera filtraciones, subcobertura

2. Ausencia de un sistema de informacion integrado que afecta la programacion, ejecucion, monitoreo y evaluacion

3. Bajo nivel de alineamiento y coordinacion entre los programas del MIDIS en temas como articulacion territorial, informacion y comunicación con usuarios y otros

4. Incertidumbre en la continuidad laboral limita el desarrollo y compromiso de los trabajadores

5. Areas de apoyo en proceso de consolidacion6. Equipos de trabajo conformados por profesionales

que provienen de organizaciones con diversas culturas afectan la integracion.

OPORTUNIDADES

1. El gobierno ha priorizado el tema de inclusión social y ha asignado recursos disponibles por el crecimiento económico sostenido de los últimos años en el país.

2. Las tecnologías de información y comunicación aplicada a la gestión social facilita los procesos al posibilitar la interconexión de los sistemas de información del estado.

3. Conocimiento acumulado y registros administrativos de programas ejecutados en las entidades que conforman el sector está disponible para ser sistematizado y usado como referencia para mejorar la efectividad del programa

4. Proceso de articulación ya iniciado en los sectores y en los tres niveles de gobierno

5. Algunas empresas que operan en zonas de extrema pobreza disponen de recursos y muestran disposición para contribuir con el estado en temas de desarrollo social

6. La existencia de programas de cooperación internacional en temas de desarrollo e inclusión social brindan la posibilidad de trabajar conjuntamente y compartir experiencias y aprendizaje

7. Los gobiernos regionales y locales tienen un marco normativo que les asigna la función de ejercer liderazgo en temas de desarrollo e inclusión social en su ámbito de influencia territorial

AMENAZAS

1. Vulnerabilidad frente a factores policitos2. Corrupcion3. Presion mediatica respecto a los avances en

materia de atencion del programa4. Conflictos de autoridad con otros sectores5. Deficit de competencia en los niveles de ejecucion,

especialmente en zonas alejadas o de alto riesgo6. La administracion publica no ha incorporado la

innovacion como fuente de mejoras radicales7. La intervencion del programa, para algunos

segmentos poblacionales, generan la idea de que es un derecho recibir programas asistencialistas

8. Insuficiente fuentes de informacion gubernamental9. Dispersion poblacional en las zonas mas alejadas

Tabla: Análisis FODA de la organización

27

1.5.2 Matriz FODA

Análisis Interno

Fortalezas Debilidades

Información existente en unidades

descentralizadas

Personal con conocimiento en todas las

unidades territoriales

No existen mecanismos de registro de

información integrada que permita la

evaluación y toma de decisiones

Multiplicidad de procesos no integrados

Aná

lisis

Ext

erno

Opo

rtuni

dade

s

Tecnologías de información

implementadas en todo el país

Estrategias FO (Diversificación) Estrategias DO (Enfoque)

Aprovechar recursos de TI existentes

para remitir información integrada

Implementación de un sistema de

información

Am

enaz

as

Desabastecimiento inminente por

falta de pagos

Estrategias FA (Geográfica) Estrategias DA (Reducción)

Registro de información crítica para

procesos de pago

Reingeniería de procesos en búsqueda

de su integración

Tabla: Matriz FODA de la organizacion

28

1.6 Descripción de la problemática

1.6.1. Problemática

La Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas a través del Manual de

Transferencias y rendición de cuenta establece en su numeral 5.3.2.11 se

registre y/o actualice, en el Sistema de Transferencias y Rendición de Cuentas

información referida a datos de cada Comité de Compras, Integrantes de cada

Comité de Compras, Proveedores de cada Comité de Compras, Contratos,

Valorizaciones, Transferencias y liquidación de contratos, del mismo modo una

de las funciones asignadas a la Unidad de Transferencias y rendición de

cuentas normada a través de la R.M. 174-2012-MIDIS Manual de Operaciones

Qali Warma numeral II.2.7, ítem d. dispone la consolidación y análisis de la

informaron remitida por las Unidades Territoriales sobre el número de usuarios,

estructura de costos, entre otros

Este marco permite entrever la necesidad del establecimiento de un

mecanismo que permita dar cumplimiento a lo establecido, pero además debe

contar con las características concordantes a requerimientos propios de este

tipo de registro, es decir el modulo debe tener características de:

Acceso desde cualquier ubicación

Obtiene información actualizada constantemente.

Independencia de plataforma de trabajo

Un mínimo costo de implementación y de mantenimiento

Debe ser multiusuario.

Debe ser de fácil distribución.

Debe contar con el factor de escalabilidad.

Debe ser modular.

29

Debe ser de tecnología Open Source.

Debe tener seguridad basado en usuarios y roles.

1.6.2. Objetivos

La finalidad del proyecto es la de proveer a la Unidad de Transferencia y

Rendición de cuentas (UTRC) un software que le permita supervisar y

controlar en línea el flujo de sus operaciones, transferencias y rendiciones, con

el marco del presupuesto asignado para tales fines y poder realizar las

correcciones de ser necesarias

1.7 Resultados esperados

El proyecto consiste en implementar un sistema de información que cumpla

con las especificaciones requeridas para obtener el control necesario de los

procesos de transferencia de fondos a los comités de compra así como de las

respectivas rendiciones de cuentas, así poder que el marco presupuestal sea

ejecutado bajo un sistema de gestión de calidad.

El proyecto debe permitir:

El registro de datos generales

El registro de contratos

El registro de valorizaciones

El registro de transferencias

La asignación de recursos financieros al correspondiente comité de compra

El seguimiento y control del proceso de transferencia

El seguimiento y control del proceso de rendición de cuentas a través de la

liquidación del contrato.

30

El tipo de sistema a implementar seria Tipo de sistema transaccional, pues

este tipo de sistema permitirá la creación, captura, manipulación, modificación

y almacenamiento de información producto del desarrollo de las actividades de

la UTRC.

En este punto es preciso indicar que no sería viable, por el momento, la

adopción de un ERP, pues, si bien es cierto que su modularidad e integralidad

mejoraría significativamente la gestión de la información institucional, el

sistema de información (ERP) está diseñado especialmente para procesos de

negocios estandarizados (producción, venta, compras, logística, contabilidad,

gestión de proyectos, GIS, inventarios, control de almacén, pedidos, nominas,

etc.) que en su mayoría corresponden al área administrativa, discriminando

así, de alguna manera a las áreas técnicas institucionales (Prestaciones,

Transferencias y Supervisión) ya que, además, la normatividad aplicada en

estas áreas técnicas es altamente especializada, con procesos, por ende, .

A pesar de las características especializadas y subyacentes del proceso de

información propias de un programa social es posible diseñar, implementar y

desarrollar un sistema de gestión con características ERP, es decir un sistema

que pueda integrar en un único sistema todos los procesos por los que

atraviesa la institución manteniendo una base de datos única, con motor de

base de datos, que permita modelar y automatizar todos los procesos básicos

con el objetivo de integrar información, sin embargo esta tarea corresponde

tanto a la unidad orgánica de sistemas, que en el caso de la institución recae

en una coordinación (Coordinación de Informática y Gestión de la Información

CIGI), como en la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática, por

tanto esta tarea estaría fuera del alcance del presente proyecto.

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DEL NEGOCIO Y DEL PROYECTO

31

2.1 Marco teórico del Negocio

La transferencia de recursos es el procedimiento a través del cual el Programa

de Alimentación Escolar Qali Warma (PNAEQW), determina, autoriza y ejecuta

las acciones necesarias para el desembolso de recursos financieros a los

Comités de Compras u Organizaciones, debidamente reconocidos a efectos de

financiar la contratación de los bienes y servicios necesarios para la ejecución

de las prestaciones a cargo del programa, mientras que la rendición de cuentas

es la obligación de responder e informar dentro de los plazos establecidos, que

tiene el Comité de Compra u Organizaciones, sobre la administración de los

recursos financieros transferidos y la ejecución de los gastos realizados en un

determinado periodo de tiempo.

Los procesos de transferencia y rendición de cuentas se constituyen en pilares

importantes, para garantizar una adecuada prestación del servicio alimentario

en virtud del honramiento de los contratos firmados con los proveedores de

productos y raciones dentro de los plazos pactados, cuidando así también la

imagen de eficiencia del Programa

La Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas a través del Manual de

Transferencias y rendición de cuenta establece en su numeral 5.3.2.11 se

registre y/o actualice, en el Sistema de Transferencias y Rendición de Cuentas

información referida a datos de cada Comité de Compras, Integrantes de cada

Comité de Compras, Proveedores de cada Comité de Compras, Contratos,

Valorizaciones, Transferencias y liquidación de contratos, del mismo modo una

de las funciones asignadas a la Unidad de Transferencias y rendición de

cuentas normada a través de la R.M. 174-2012-MIDIS Manual de Operaciones

Qali Warma numeral II.2.7, ítem d. dispone la consolidación y análisis de la

informaron remitida por las Unidades Territoriales sobre el número de usuarios,

estructura de costos, entre otros.

2.2 Marco teórico del Proyecto

2.2.1 Gestión del Proyecto

La guía del PMBOK es un estándar de la gestión de proyectos

32

desarrollado por el Project Management Institute (PMI), el cual en

1987 publicó la primera edición del PMBOK en un intento por

documentar y estandarizar información y prácticas generalmente

aceptadas en la gestión de proyectos y que a la fecha ya está

traducido en once idiomas. El PMBOK comprende un conjunto de

conocimientos de la dirección de proyectos y proporciona

referencias básicas acerca de ésta; los planteamientos del PMBOK

Guide son aplicables a cualquier tipo de organización, pero por su

condición genérica es necesario realizar adecuaciones o

modificaciones que respondan a las necesidades reales de la

organización a la que se aplicara la metodología.

El PMBOK Guide plantea que la dirección de proyectos es una

esfuerzo integrador, con esto se refiere a que los procesos y las

áreas que lo componen actúan como un sistema, donde las

acciones o la falta de ella en un área específica repercuten en las

demás. La gerencia del proyecto integra todos los aspectos de los

proyectos, lo que se refleja en la interrelación de los mismos.

El PMBOK Guide considera todos los procesos de la gerencia de

proyectos: inicio, planeación, ejecución, control y cierre y denomina

las áreas que componen los procesos como: “las nueve áreas del

conocimiento”, estas son:

Gestión de la integración del proyecto.

Gestión del alcance del proyecto.

Gestión de tiempos del proyecto

Gestión de costos del proyecto.

Gestión de la calidad del proyecto.

Gestión de los recursos humanos del proyecto.

Gestión de las comunicaciones del proyecto.

Gestión de los riesgos del proyecto.

Gestión de las adquisiciones del proyecto.

2.2.2 Ingeniería del Proyecto

33

El método a utilizar para el desarrollo del Sistema será el método

Watch, el método es un marco metodológico que describe los

procesos técnicos, gerenciales y de soporte que deben emplear los

grupos de desarrollo de aplicaciones empresariales

Está fundamentado en: CMMI: Capability Maturity Model del

Software Engineering Institute, RUP: Rational Unified Process y

PMBOK

Éste método tiene ventajas en el desarrollo de aplicaciones, entre

las que se pueden mencionar:

- Agrega visibilidad al proyecto de desarrollo, permitiendo que los

usuarios del sistema y el grupo de desarrollo conozcan el

estado del proyecto en cualquier momento.- Facilita al líder del proyecto la planificación y el control del

mismo.- Establece un marco metodológico único que estandariza el

proceso de desarrollo y unifica la información que se produce a

lo largo del proyecto. - Se fundamenta en la ingeniería basada en componentes de

software y emplea las mejores prácticas, técnicas y notaciones

utilizadas actualmente en la industria de software.

El método consta de los siguientes tres componentes:

Modelo del producto: que describe el producto que se va a

desarrollar, estableciendo las características arquitectónicas

generales de la aplicación.

Modelo del proceso: Mediante el cual se describe de manera

estructurada el conjunto de actividades que el grupo de desarrollo

debe seguir para producir la aplicación.

Modelo del grupo de desarrollo: Que describe los roles que tendrán

cada uno de los miembros del grupo de desarrollo y su

organización.

Dentro del modelo de procesos establecido en el método Watch se

establece un marco metodológico cíclico, iterativo y controlado,

mediante el cual en cada iteración se desarrolla una nueva versión

34

del sistema o un nuevo subsistema.

Para el modelado se utilizara el Lenguaje Unificado de Modelado

UML, este lenguaje permite representar los diferentes aspectos de

un sistema de software de una manera clara y versátil, de modo

que cualquier persona lo pueda entender, y que se puedan

expresar de manera explícita y clara las diferentes características

del sistema en la etapa previa a su construcción, obteniendo a la

vez una documentación que permite la evolución y revisión del

mismo

Para el desarrollo del sistema se utilizara el lenguaje de

programación PHP y el manejador de bases de datos MySQL. Se

incorporara funcionalidades en JavaScript para algunos

componentes.

2.2.3 Soporte del Proyecto

En esta seccion se reune conceptos en torno al grupo de procesos

de soporte y apoyo para el correcto cumplimiento de la gestion e

ingeneria del proyecto, estos procesos corresponden a la gestion

de metricas, el aseguramiento de la calidad y la gesiton de la

configuracion, se denomina Gestión de la Configuración al conjunto

de procesos destinados a asegurar la calidad de todo producto

obtenido durante cualquiera de las etapas del desarrollo de un

Sistema de Información, a través del estricto control de los cambios

realizados sobre los mismos y de la disponibilidad constante de una

versión estable de cada elemento para toda persona involucrada en

el citado desarrollo. Estos dos elementos (control de cambios y

control de versiones de todos los elementos del S.I.) facilitan

también el mantenimiento de los sistemas al proporcionar una

imagen detallada del sistema en cada etapa del desarrollo. La

gestión de la configuración se realiza durante todas las fases del

desarrollo de un sistema de información, incluyendo el

mantenimiento y control de cambios, una vez realizada la puesta en

producción.

Según la interfaz Gestión de la Configuración definida basada en el

modelo de procesos del ciclo de vida de desarrollo ISO/IEC 12207

35

(Information Technology - Software Life Cycle Processes) así como

en la norma ISO/IEC 15504 SPICE (Software Process Improvement And Assurance Standards Capability Determination), los elementos

de configuración del software incluyen:

Ejecutables

Código Fuente.

Modelos de datos.

Modelos de procesos.

Especificaciones de requisitos.

Pruebas.

Y para cada uno de estos elementos se almacenará al menos:

Nombre.

Versión.

Estado.

Localización.

2.2.4 Planificación de la calidad

La calidad es definida por el cliente en última instancia y representa

qué tan cerca están el proyecto y los entregables de cubrir los

requisitos y las expectativas del cliente.

La calidad es medida por el cliente en última instancia. No es

decisión del equipo del proyecto determinar el nivel de calidad

requerido por el proyecto. El equipo del proyecto necesita

comprender los requerimientos y las expectativas del cliente y

entonces alcanzar dichas expectativas.

Debido a que la calidad es definida por el cliente, podría parecer

que se trata de algo totalmente subjetivo. Sin embargo, hay mucho

de la calidad que puede ser hecho objetivamente. Esto requiere

descomponer el período genérico de la "calidad" en aspectos

específicos que son importantes para el cliente. Entonces se

observa cada una de los aspectos individuales y se determina uno

o más indicadores que puedan ser registrados para medir la

característica.

36

La gestión de métricas y de la calidad están relacionadas. Es muy

difícil mejorar la calidad de sus resultados o la eficiencia de sus

procesos si no se reúnen las métricas. Las mediciones se utilizan

para dar alguna indicación del estado a partir de la calidad (la

calidad de los resultados y la calidad de los procesos del proyecto)

y si la calidad está aumentando o disminuyendo. Además de

determinar el nivel de calidad en un proyecto, los indicadores

también se pueden utilizar para proporcionar criterios objetivos para

determinar si el proyecto se ha realizado correctamente.

Además de entender la definición de la calidad del cliente, es

importante reconocer los intereses de otros grupos de interés.

Dependiendo de los roles de estos grupos, pueden tener otros

requisitos de calidad que necesiten ser satisfechos

La captura de las métricas consisten en la información básica,

como la forma en que el proyecto está avanzando en términos de

costo y duración. Al final del proyecto, estas cifras pueden

compararse con las estimaciones originales para ayudar a

determinar qué tan bien el proyecto fue llevado a cabo frente a las

expectativas. Las métricas de satisfacción de los clientes también

se pueden obtener después de que el trabajo esté terminado.

No hay generalmente una necesidad de capturar las métricas más

sofisticadas en los resultados de los proyectos ya que las

prestaciones suelen ser también bastante pequeñas. No es

necesario recopilar las métricas para la mejora de procesos, ya que

no hay suficiente tiempo para realizar mejoras o tomar acciones con

base en los resultados de las mediciones.

2.2.5 Identificación de estándares y métricas

Estándar IEEE/EIA 12207.- Esta norma establece las directrices

sobre aseguramiento de la calidad de software para asegurar al

cliente que el software cumple con los requerimientos que el

usuario define, requerimientos reglamentarios, técnicos y de la

organización. Entre las directrices determina cuales son los

objetivos de calidad, objetivos del proceso de aseguramiento de la

calidad y cuales son esos procesos de aseguramiento de la calidad.

37

Estándar ISO/IEC 9126 Modelos de calidad para Software.- Esta

norma se orienta a dos áreas para la calidad del producto software,

calidad interna - externa, y calidad en uso del producto software.

Modelo de Calidad Interna y Externa; este modelo determina

características y sub características, que sirven para evaluar la

calidad interna y la calidad externa de un producto software

(Funcionalidad, Confiabilidad, Usabilidad, Eficiencia, Mantenimiento

y Portabilidad)

Modelo de Calidad en Uso; este modelo propone métricas de

calidad en uso categorizadas en las cuatro características:

Efectividad, Productividad, Seguridad Física y Satisfacción.

ISO 90003 Sistema de gestión de la calidad de los Sistemas de

Información.- La norma ISO 90003 Diseño e implementación de

sistemas de gestión de la calidad con una especialización en

adquisición, suministro, desarrollo, instalación y mantenimiento de

software y servicios de soporte; la cual se deriva de la norma ISO

9001: 2000 Sistemas de Gestión de Calidad.

Estándar ISO/IEC 15939 Modelos de medición de Software.- Este

modelo sirve para evaluar los procesos de medición de software y

se subdivide en los grupos: Modelo de Procesos de Medición y

modelo de Información de Medición

2.2.6 Diseño de formatos de aseguramientos de calidad

Para poder controlar la calidad del software es necesario, ante todo,

definir los parámetros, indicadores o criterios de medición, ya que,

como bien plantea Tom De Marco, "no se puede controlar lo que no

se puede medir".

Para poder identificar los costos y beneficios del software se

definieron los atributos de calidad. La intención es separar el

software en atributos que puedan ser medidos o cuantificados (en

términos de costo beneficio). Ejemplos de estos atributos son

confiabilidad, adaptabilidad, usabilidad y funcionalidad.

Para clasificar los atributos de calidad del software se definieron

38

varios modelos, uno ellos fue el modelo FURPS+. Este modelo fue

desarrollado por Robert Grady y Deborah Caswell de Hewlett

Packard

Bajo el acrónimo FURPS+, por sus siglas en inglés, se definen las

siguientes características:

Sigla Tipo de requerimiento Descripción

F Funtional Funcional Características, capacidades y

algunos aspectos de seguridad

U Usability Facilidad de uso Factores humanos (interacción),

ayuda, documentación

R Reliability Fiabilidad Frecuencia de fallos, capacidad

de recuperación de un fallo y

grado de previsión

P Perfomance Rendimiento Tiempos de respuesta,

productividad, precisión,

disponibilidad uso de los

recursos

S Supportability Soporte Adaptabilidad, facilidad de

mantenimiento,

internacionalización, facilidad de

configuración

+ Plus Implementación Limitación de recursos,

lenguajes y herramientas

hardware

Interfaz Restricciones impuestas para la

interaccion con sistemas

externos

Operaciones- Gestion del sistema, pautas

administrativas, puesta en

marcha

39

Empaquetamiento Formas de distribución

Legales Licencia, derecho de autor

Tabla: Adaptado de Craig Larman: “UML y Patrones” 2Ed. 2003

40

CAPÍTULO III: INICIO Y PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

3.1. Gestión del proyecto

3.1.1. Iniciación

A. Acta de constitución del proyecto

1. Objetivo del Acta de Constitución

El acta de constitución del proyecto es un documento que autoriza formalmente el comienzo de un proyecto o fase, y debe ser emitido por una gerencia de alto nivel de la organización., el acta otorga al Project Manager autoridad para aplicar recursos de la organización a las actividades del proyecto

El beneficio clave de este proceso es un inicio y unos límites del proyecto bien definidos, la creación de un registro formal del proyecto y el establecimiento de una forma directa para que la dirección general acepte formalmente y se comprometa con el proyecto.

El acta de constitución del proyecto establece una relación de colaboración entre la organización ejecutora yla organización solicitante, se utiliza incluso para establecer acuerdos internos en el seno de una organización con objeto de asegurar la entrega adecuada de acuerdos.

El proyecto iniciara formalmente con la aprobación del acta. Se selecciona y asigna un director del proyecto tan pronto como sea posible, preferiblemente durante la elaboración del acta de constitución del proyecto, y siempre antes de comenzar la planificación.

41

2. Descripción del Acta de Constitución

Project Charter

Nombre del Proyecto Siglas del proyecto

Sistema de información para la Unidad de Transferencia

y Rendición de Cuentas

SISUTRC

Descripción del proyecto

El proyecto consiste en implementar un sistema de información que cumpla con las

especificaciones requeridas para obtener el control necesario de los procesos de

transferencia de fondos a los comités de compra así como de las respectivas rendiciones

de cuentas, así poder que el marco presupuestal sea ejecutado bajo un sistema de gestión

de calidad.

Definición del producto del proyecto

Definición de requisitos del proyecto

El proyecto debe permitir:

El registro de datos generales El registro de valorizaciones El registro de transferencias La asignación de recursos financieros al correspondiente comité de compra El seguimiento y control del proceso de transferencia El seguimiento y control del proceso de rendición de cuentas a través de la liquidación

del contrato.El tipo de sistema a implementar seria Tipo de sistema transaccional, pues este tipo de

sistema permitirá la creación, captura, manipulación, modificación y almacenamiento de

información producto del desarrollo de las actividades de la UTRC., pero además debe

contar con las características concordantes a requerimientos propios de este tipo de

registro, es decir el modulo debe tener características de:

• Acceso desde cualquier ubicación• Obtiene información actualizada constantemente.

42

• Independencia de plataforma de trabajo• Un mínimo costo de implementación y de mantenimiento• Debe ser multiusuario.• Debe ser de fácil distribución.• Debe contar con el factor de escalabilidad.• Debe ser modular.• Debe ser de tecnología Open Source.• Debe tener seguridad basado en usuarios y roles.

En este punto es preciso indicar que no sería viable, por el momento, la adopción de un

ERP, pues, si bien es cierto que su modularidad e integralidad mejoraría significativamente

la gestión de la información institucional, el sistema de información (ERP) está diseñado

especialmente para procesos de negocios estandarizados (producción, venta, compras,

logística, contabilidad, gestión de proyectos, GIS, inventarios, control de almacén, pedidos,

nominas, etc.) que en su mayoría corresponden al área administrativa, discriminando así,

de alguna manera a las áreas técnicas institucionales (Prestaciones, Transferencias y

Supervisión) ya que, además, la normatividad aplicada en estas áreas técnicas es

altamente especializada, con procesos, por ende, .

A pesar de las características especializadas y subyacentes del proceso de información

propias de un programa social es posible diseñar, implementar y desarrollar un sistema de

gestión con características ERP, es decir un sistema que pueda integrar en un único

sistema todos los procesos por los que atraviesa la institución manteniendo una base de

datos única, con motor de base de datos, que permita modelar y automatizar todos los

procesos básicos con el objetivo de integrar información, sin embargo esta tarea

corresponde tanto a la unidad orgánica de sistemas, que en el caso de la institución recae

en una coordinación (Coordinación de Informática y Gestión de la Información CIGI), como

en la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática, por tanto esta tarea estaría

fuera del alcance del presente proyecto.

Objetivos del proyecto

Concepto Objetivos Criterio de éxito

1. Alcance Uunidades territoriales de

trabajo

Sede Central

Sistema

operando en el

100% de las

Unidades

Territoriales

43

2. Tiempo Cuatro meses.

3. Costo S/. 35,000

Finalidad del proyecto

La finalidad del proyecto “Sistema de información para la Unidad de Transferencia y

Rendición de Cuentas” es la de proveer a la Unidad de Transferencia y Rendición de

cuentas (UTRC) un software que le permita supervisar y controlar en línea el flujo de sus

operaciones, transferencias y rendiciones, con el marco del presupuesto asignado para

tales fines y poder realizar las correcciones de ser necesarias

Justificación del proyecto

Justificación cualitativa Justificación Cuantitativa

Flujo de

ingresos

No aplica

Flujo de

egresos

No aplica

VAN No aplica

TIR No aplica

RBC No aplica

Designación del Project Manager del Proyecto

Nombre Adpñfp Montero

Jines

Niveles de autoridad

Reporta a Alain Guevara Ninguna

Supervisa a Paul Rivas Galloso

Cronograma de Hitos del Proyecto

Hito o evento significativo Fecha programada

Acta de Constitución del proyecto Fin de la primera semana de

inicio del proyecto

Entrega del plan del proyecto Fin de la tercera semana de

44

inicio del proyecto

Tareas de diseño y programación Fin de la décimo semana de

inicio del proyecto

Elaboración de documentos del proyecto Fin de la décimo segunda

semana de inicio del proyecto

Implementación del sistema Fin de la décimo quinta semana

de inicio del proyecto

Acta de cierre del proyecto Fin de la décimo sexta semana

de inicio del proyecto

Organización o grupos organizacionales que intervienen en el proyecto

Organización o grupo organizacional Rol que desempeña

Jefe de Proyecto Definir el proyecto así como su

alcance, controla y supervisa el

avance del proyecto a lo largo

del ciclo de vida del mismo,

resuelve ocurrencias que

aparecen durante la ejecución

del proyecto, define las

actividades y los responsables

de cada una de estas, asegura

que se cumplan los tiempos y

costos programados, monitorea

el avance, asegura la calidad y

administra los riesgos

Usuario especialista Diseña, ejecuta e informa el

resultado de las pruebas sobre

el desarrollo de los sub módulos

del sistema así como de su

integración con otros módulos,

Analista Programador Es el responsable del

levantamiento de información,

analiza, diseña y programa,

implementa, y documenta los

45

diversos sub módulos del

sistema

Asistente programador Coordina con el(los) usuario(s)

especialista(s) la creación de

su(s) cuenta(s) de usuario,

prepara la documentación

técnica y de usuario en

coordinación con el Analista

Programador.

Principales amenazas del proyecto

Falta de interés en la explotación del sistema por parte de los clientes

Falta de interés de las autoridades del programa en el desarrollo y/o implementación del

proyecto

Carencia de los recursos tecnológicos necesarios para la explotación del software

Principales oportunidades del proyecto

Alto interés de los usuarios finales de contar con una herramienta que agilice sus

operaciones

Exigencias de las autoridades de control en contar con información oportunamente

Presupuesto preliminar del proyecto

Concepto Monto

Planificación del proyecto

Análisis y diseño del sistema

Codificación e implementación del sistema en la sede

central

Elaboración de la documentación técnica

Puesta en marcha en las unidades territoriales

Cierre del Proyecto

2,500.00

7,500.00

7,500.00

5,000.00

10,000.00

2,500.00

Sponsor que autoriza el proyecto

46

Nombre Empresa Cargo Fecha

Alain Guevara

Cruz

Programa QaliWarma Jefe UTRC Junio 2015

3.1.2. Planificación

A. Alcance - Plan de Gestión del Alcance

1. Alcances del Producto

La aplicación del sistema de información para el registro y control de los procesos de transferencias y de rendición de cuentas permite llevar a cabo un proceso de software fácil de comprender y de usar, que puede además ser adoptado sencillamente por las unidades territoriales de trabajo utilizando solo la cantidad necesaria y suficiente de documentación, permitirá además configurar el proceso que van desde un mantenimiento simple asignado a un solo programador hasta el registros de múltiples valorizaciones que involucran grandes equipos multidisciplinarios y multiculturales de trabajo en las unidades territoriales.

2. Alcances del Proyecto

a. Entregables

SCOPE STATEMENT




SISUTRC

DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PRODUCTO

REQUISITOS: CARACTERÍSTICAS:

El proyecto debe cumplir con los

requerimientos administrativos impuestos

El sistema estará diseñado para poder

atender diversas necesidades de

47

por las unidades orgánicas que recepcionan

la documentación y procede al tramite de la

transferencia

información, puntualmente para poder

registrar información de esta característica.

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO:

CONCEPTOS CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

TÉCNICOS Sistema implementado en las 27 unidades territoriales

DE CALIDAD Sistema reporta información oportuna y exacta de las operaciones

de la UTRC, al mismo tiempo esta complementada e integrada con

información relevante.

ADMINISTRATIVOS Reportes que satisfacen las necesidades administrativas

COMERCIALES Ninguno

SOCIALES Ninguno

ENTREGABLES DEL PROYECTO: PRODUCTOS ENTREGABLES INTERMEDIOS Y FINALES QUE SE GENERARÁN EN CADA

FASE DEL PROYECTO.

FASE DEL PROYECTO PRODUCTOS ENTREGABLES

Planificación del

proyecto

Acta de constitución del proyecto – Project Charter

Análisis Especificación de Requerimiento de Software – SRS

Diseño del sistema Documento de arquitectura de software -

Codificación Documento de codificación de software -

Implementación del

sistema

Documento de implementación de software

Puesta en marcha Documento de pruebas de software

Cierre del proyecto Acta de cierre del proyecto

EXCLUSIONES DEL PROYECTO:

El proyecto no incluirá el registro de información propio de otras áreas de la institución, a

pesar de si mencionarlo como parte de su integración,

48

RESTRICCIONES DEL PROYECTO:

INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN

Falta de interés en la explotación del

sistema por parte de los clientes

Falta de interés de las autoridades del

programa en el desarrollo y/o

implementación del proyecto

Carencia de los recursos tecnológicos

necesarios para la explotación del software

SUPUESTOS DEL PROYECTO: FACTORES QUE PARA PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO SE

CONSIDERAN VERDADEROS, REALES O CIERTOS.

INTERNOS A LA ORGANIZACIÓN AMBIENTALES O EXTERNOS A LA ORGANIZACIÓN

Los clientes evalúan objetivamente el

sistema

Existen recursos informáticos suficientes

para la explotación del sistema

b. EDT

Grafico. Estructura de desglose de trabajo

c. Diccionario de la EDT

49

d. Matriz de trazabilidad de requerimientos

50

B. Tiempo - Plan de Gestión del Tiempo

1. Cronograma del Proyecto

2. Hitos del Proyecto

Los hitos del proyecto son:

Acta de Constitución del ProyectoTareas de programación, primera entregaPreparación y entrega de documentosLanzamiento final del sistema de informaciónPruebas finales del sistemaActa de cierre del proyecto

3. Gestión de Cambio en el Cronograma

PLAN DE GESTION DEL schedule




SISUTRC

51

PROCESO DE DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES:

Por cada entregable definido en el WBS del proyecto se identifica cuales son las actividades

que permitirán el término del entregable.

Se asigna un código, nombre y alcance de trabajo, zona geográfica, responsable y tipo de

actividad, para cada actividad del entregable.

Definimos el secuencia miento de las actividades por cada entregable.

FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

PROCESO DE SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES:

Definimos la Red del Proyecto en base a los entregables del proyecto, por separado

graficamos la red del proyecto de las actividades de cada fase del proyecto.


52

PROCESO DE ESTIMACIÓN DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES:

En base WBS que se han identificado para el proyecto se procede a estimarla duración,

recurso a utilizar y costo


PROCESO DE ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES:

Se aplicara el siguiente criterio: si el recurso es tipo personal, estimamos la duración y

calculamos el trabajo que tomará realizar

la actividad; si el tipo de recurso es material o maquinas, se define la cantidad que se

utilizará para realizar la actividad.

53


PROCESO DE DESARROLLO DE SCHEDULE:

Se registran los entregable del proyecto en la herramienta informática designada para este fin

Ingresamos las actividades de los entregables del proyecto, del mismo modo se ingresan las actividades

repetitivas del proyecto, y los hitos.

Se define el calendario del proyecto, se le da prioridad a las actividades

Asignamos los recursos y secuenciamos las actividades

El Schedule es enviado al Sponsor, el cual debe aprobar el documento para proseguir con el proyecto.


54

C. Costo - Plan de Gestión del Costo

1. Cuadro de Costos

Acta de Constitución del Proyecto 1,000.00

Plan del Proyecto 2,000.00

Primera entrega Estado del

proyecto

4,000.00

Acta de cierre del proyecto 3,000.00

TOTAL 10,000.00

Tabla: cuadro de costos

2. Forma de Pago

Los desembolsos se darán de acuerdo a las entregas programadas.

3. Gestión de Cambio en los Costos

Plan de gestión de costos




SISUTRC

55

TIPOS DE ESTIMACIÓN DEL PROYECTO:

TIPO DE ESTIMACIÓN MODO DE FORMULACIÓN NIVEL DE PRECISIÓN

Orden de magnitud

Presupuesto

Definitivo

Formulacion por analogía

Bottom up

Bottom up

-25 al 75%

-15 al 25%

-5 al 10%

UNIDADES DE MEDIDA:

TIPO DE RECURSO UNIDADES DE MEDIDA

Personal

Material

Equipos

Mensual

Unidad

Unidad

PLAN DE CUENTAS DE CONTROL:

CUENTA DE

CONTROL

ENTREGABLES PRESUPUESTO RESPONSABLE FECHAS

INICIO-FIN

No aplica No aplica No aplica No aplica No aplica

PLANIFICACIÓN GRADUAL:

ETAPA COMPONENTES DE

PLANIFICACIÓN

FECHA DE EMISIÓN DE

PRESUPUESTO

RESPONSABLE

No aplica No aplica No aplica No aplica

UMBRALES DE CONTROL

ALCANCE:

PROYECTO/FASE/ENTREGABLE

VARIACIÓN PERMITIDA ACCIÓN A TOMAR SI VARIACIÓN

EXCEDE LO PERMITIDO

Proyecto 10% Modificación presupuestal

MÉTODOS DE MEDICIÓN DE VALOR GANADO

ALCANCE: MÉTODO DE MEDICIÓN MODO DE MEDICIÓN

56

PROYECTO/FASE/ENTREGABLE

No aplica No aplica No aplica

FORMULAS DE PRONÓSTICO DEL VALOR GANADO:

TIPO DE PRONÓSTICO FÓRMULA MODO: QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO,

DÓNDE

No aplica No aplica No aplica

NIVELES DE ESTIMACIÓN Y DE CONTROL:.

TIPO DE ESTIMACIÓN

DE COSTOS

NIVEL DE ESTIMACIÓN DE COSTOS NIVEL DE CONTROL DE COSTOS

Orden de magnitud

Presupuesto

Definitiva

Por fase

Por actividad

Por actividad

No aplica

El mismo

El mismo

PROCESOS DE GESTIÓN DE COSTOS:

PROCESO DE GESTIÓN DE

COSTOS

DESCRIPCIÓN: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, CON QUÉ

Estimación de costos Es realizado por el Project manager con aprobación del

sponsor

Preparación de presupuesto Es realizado por el Project manager con aprobación del

sponsor

Control de costos Se realiza en función a los entregables

FORMATOS DE GESTIÓN DE COSTOS:

FORMATO DE GESTIÓN DE COSTOS DESCRIPCIÓN:

Plan de Gestión de Costos Documento que informa la planificación para la gestión del

costo del proyecto.

57

Presupuesto por Fase y

Entregable

El formato de Presupuesto por Fase y Entregable informa

los costos del

proyecto

Presupuesto en el Tiempo

(Curva S)

El formato Presupuesto en el Tiempo (Curva S) muestra la

gráfica del valor

ganado del proyecto en un periodo de tiempo.

SISTEMA DE CONTROL DE TIEMPOS:

Se basara en los hitos determinados en el cronograma del proyecto

SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS:

El costo esta determinado por el plan de gestión de costos.

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS DE COSTOS:

El Project manager es responsable de solicitar la modificación del costo y será aprobado

por el Sponsor

D. Calidad - Plan de Gestión de la Calidad 1. Aseguramiento de la Calidad

Control de versiones

Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

1.0 Adolfo Montero Alain Guevara Alain Guevara Diciembre 2014 Inicio proyecto

LINEA BASE DE CALIDAD

Nombre del proyecto Siglas del proyecto

58



SISUTRC

LÍNEA BASE DE CALIDAD

FACTOR DE

CALIDAD

RELEVANTE

OBJETIVO DE

CALIDAD

MÉTRICA A

USAR

FRECUENCIA Y

MOMENTO DE

MEDICIÓN

FRECUENCIA Y

MOMENTO DE

REPORTE

Perfomance del proyecto 8 a 10 puntos Calificación de 0 a 10 Final del proyecto Reporte final

Aceptación de

skateholers

8 a 10 puntos Calificación de 0 a 10 Cada entregable Por cada entregable

2. Control de Calidad





SISUTRC

POLÍTICA DE CALIDAD DEL PROYECTO:

El proyecto debe cumplir con las expectativas de perfomance y atención de información

establecidas por la institución.

LÍNEA BASE DE CALIDAD DEL PROYECTO:

FACTOR DE

CALIDAD

RELEVANTE

OBJETIVO DE

CALIDAD

MÉTRICA A

UTILIZAR

FRECUENCIA Y

MOMENTO DE MEDICIÓN

FRECUENCIA Y

MOMENTO

DE REPORTE

Perfomance del

proyecto

8 a 10 puntos Calificación de 0

a 10

Final del

proyecto

Reporte final

59

Aceptación de

skateholers


a 10

Cada

entregable

Por cada

entregable

PLAN DE MEJORA DE PROCESOS:

1. Delimitar el proceso

2. Determinar la oportunidad de mejora

3. Tomar información sobre el proceso

4. Analizar la información levantada

5. Definir las acciones correctivas para mejorar el proceso

6. Aplicar las acciones correctivas

7. Verificar si las acciones correctivas han sido efectivas

8. Estandarizar las mejoras logradas para hacerlas parte del proceso

MATRIZ DE ACTIVIDADES DE CALIDAD:

PAQUETE DE TRABAJO ESTÁNDAR O NORMA DE

CALIDAD APLICABLE

ACTIVIDADES DE

PREVENCIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL

Planificacion Documento Revisión de

documentos

Aprobación

Analisis Documento Revisión de

documentos

Aprobación

Diseño Documento Revisión de

documentos

Aprobación

Codificacion Documento Revisión de

documentos

Aprobación

Implementacion Documento Revisión de

documentos

Aprobación

Puesta en marcha Documento Revisión de

documentos

Aprobación

Cierre del proyecto Documento Revisión de Aprobación

60

documentos

ROLES PARA LA GESTIÓN DE LA CALIDAD:

ROL NO 1 :

Sponsor

Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del

proyecto

Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para

mejorar la calidad

Niveles de autoridad: Aplicar a discreción los recursos para el proyecto,

renegociar

Contrato

Reporta a: Alta dirección

Supervisa a: Project Manager

Requisitos de conocimientos: Project Management y Gestión en General

Requisitos de habilidades: Liderazgo, Comunicación, Negociación,

Motivación, y Solución de Conflictos

Requisitos de experiencia: Ninguno

ROL NO 2 :

Project Manager

Objetivos del rol: Gestionar operativamente la calidad

Funciones del rol: Revisar estándares, revisar entregables, aceptar

entregables o disponer su reproceso, deliberar para generar acciones

correctivas, aplicar acciones correctivas

Niveles de autoridad : Exigir cumplimiento de entregables al equipo de

proyecto

Reporta a: Sponsor

Supervisa a: Equipo de Proyecto




Requisitos de experiencia: Ninguna

61

ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD DEL PROYECTO:

DOCUMENTOS NORMATIVOS PARA LA CALIDAD:

PROCEDIMIENTOS Para Mejora de Procesos

Para Auditorias de Procesos

Para Reuniones de Aseguramiento de Calidad

Para Resolución de Problemas

PLANTILLAS Métricas

Plan de Gestión de Calidad

FORMATOS Métricas

Línea Base de Calidad


CHECKLISTS De Métricas

De Auditorias

De Acciones Correctivas

Sponsor

Project Manager

Equipo de trabajo

62

OTROS DOCUMENTOS

PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD:

ENFOQUE DE

ASEGURAMIENTO DE

LA CALIDAD

El aseguramiento de calidad se hará monitoreando continuamente la

perfomance del trabajo, los resultados del control de calidad, y sobre

todo las métricas

Los resultados se formalizarán como solicitudes de cambio y/o acciones

correctivas/preventivas, Asimismo se verificará que dichas solicitudes de

cambio, y/o acciones correctivas/preventivas se hayan ejecutado y

hayan sido efectivas

ENFOQUE DE

CONTROL DE LA

CALIDAD

El control de calidad se ejecutara revisando los entregables para ver si

están conformes o no, los resultados de estas mediciones se

consolidarán y se enviarán al proceso de aseguramiento de calidad

Los entregables que han sido reprocesados se volverán a revisar para

verificar si ya se han vuelto conformes

ENFOQUE DE

MEJORA DE

PROCESOS







63



E. Recursos Humanos - Plan de Gestión de los Recursos Humanos

1. Organigrama del Proyecto




ORGANIGRAMA DEL PROYECTO




SISUTRC

Sponsor

Project Manager

Analista Programador

Asistente programador

Usuario especialista

64

2. Roles y Responsabilidades




DESCRIPCION DE ROLES




SISUTRC

NOMBRE DEL ROL

SPONSOR

OBJETIVOS DEL ROL:

Ppatrocina el proyecto, es el principal interesado en el éxito del proyecto, y por tanto la persona que apoya, soporta, y defiende el proyecto

RESPONSABILIDADES:

Aprobar el Project Charter, así como todos los documentos entregables definidos en el proyecto,

FUNCIONES:

Iniciar el proyecto, aprobar la planificación del proyecto, cierra el proyecto, asignar recursos al proyecto, designar al Project Manager.

NIVELES DE AUTORIDAD:

Decide sobre recursos humanos y materiales asignados al proyecto, decide sobre modificaciones a las líneas base del proyecto y sobre planes

y programas del proyecto

65

REPORTA A:

Sponsor

SUPERVISA A:

Equipo de proyectos

REQUISITOS DEL ROL:

CONOCIMIENTOS: Project Management y Gestión en General

HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Motivación, y Solución de Conflictos

EXPERIENCIA: Ninguna

NOMBRE DEL ROL

Project Manager

OBJETIVOS DEL ROL:

Gestionar operativamente la calidad

RESPONSABILIDADES:

Elaborar el Project Charter y demás documentos de planificación, así como los documentos entregables,

FUNCIONES:

Ayudar al Sponsor a iniciar el proyecto, planifica y ejecuta el proyecto, gestionar los recursos del proyecto, solucionar problemas y superar los

obstáculos del proyecto.

NIVELES DE AUTORIDAD:

Decide sobre la programación detallada de los recursos humanos y materiales asignados al proyecto.

REPORTA A:

Sponsor

SUPERVISA A:

Equipo de proyecto

REQUISITOS DEL ROL:

66

CONOCIMIENTOS: Gestión de proyectos según PMBook, software de gestión de proyectos y estándares

internacionales

HABILIDADES: Liderazgo, Comunicación, Negociación, Solución de Conflictos y Motivacion

EXPERIENCIA: Ninguna

3. Matriz de asignación de responsabilidades (RAM)




Matriz de asignación de responsabilidades (ram)




SISUTRC

ENTREGABLES ROLES / PERSONAS

SPONSOR PROJECT

MANAGER

SKATEHOLDERS

Project Charter V R A

Documento de requisitos V R A

Documento de V R A

67

arquitectura

Documento de

codificación

V R A

Documento de

implementación

V R A

Documento de pruebas V R A

Documento de cierre V R A

R=Responsable, P=Participa, V=Revisa, A=Aprueba

F. Comunicaciones - Plan de Gestión de Comunicaciones

1. Directorio de Stakeholders




LISTA DE STAKEHOLDERS

-POR ROL GENERAL DEL PROYECTO-




SISUTRC

ROL GENERAL STAKEHOLDERS

SPONSOR Unidad de Transferencias y Rendición de Cuentas

68

EQUIPO DE PROYECTO Project Manager Adolfo Montero Jines

Equipo de gestión de proyecto Adolfo Montero Jines

Otros miembros del equipo de

proyecto

PORTFOLIO MANAGER Adolfo Montero Jines

PROGRAM MANAGER Paul Rivas Galloso

PERSONAL DE LA OFICINA DE PROYECTOS Paul Rivas Galloso

GERENTES DE OPERACIONES Paul Rivas Galloso

GERENTES FUNCIONALES Alain Guevara Cruz – Jefe UTRC

Maria Jhong Guerrero – Directora Ejecutiva

Paola Bustamante Suarez – Ministra MIDIS

USUARIOS / CLIENTES Victor Farfan Reyes

Lucy Quispe Quispe

Luz Quispe Sanchez

Alida Ortega Mestas

PROVEEDORES / SOCIOS DE NEGOCIOS Roselyn Palomino Sanchez

OTROS STAKEHOLDERS Milagros Cardenas Curi

2. Medios de Comunicación




69

Plan de GESTION DE LAS COMUNICACIONES

ombre del Proyecto Siglas del proyecto



SISUTRC

COMUNICACIONES DEL PROYECTO:

INFORMACIÓ

N

CONTENID

O

FORMAT

O

NIVEL

DE

DETALL

E

RESPONSABL

E DE

COMUNICAR

GRUPO

RECEPTO

R

METODOLOG

ÍA O

TECNOLOGÍA

FRECUENCIA

DE

COMUNICACIÓ

N

CÓDIGO

DE

ELEMENT

O WBS

Iniciación del

proyecto

Datos de

inicio

Proyect

chárter y

otros

Medio Sponsor Equipo de

proyecto

Documento

via PDF

Una vez 1.1

Documentos

entregables

Entregable

s

ISOS Alto Porject

Manager

Equipo de

proyecto

Documento

via PDF

Cada termino

de entregable

Varios

Cierre del

proyecto

Datos de

cierre

Informe

final

Medio Sposor Equipo de

proyecto

Documento

via PDF

Termino del

proyecto

1.7

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS:

Se captan las polémicas a través de la observación y conversación, o de alguna persona o grupo que los exprese formalmente.

Se codifican y registran las polémicas en el Log de Control de Polémicas:

Se revisa el Log de Control de Polémicas en la reunión semanal de coordinación con el fin de determinar las soluciones a aplicar a las

polémicas pendientes por analizar, designar un responsable por su solución, un plazo de solución, y registrar la programación de estas

Soluciones en el Log de Control.; revisar si las soluciones programadas se están aplicando, de no ser así se tomarán acciones correctivas al

respecto revisar si las soluciones aplicadas han sido efectivas y si la polémica ha sido resuelta, de no ser así se diseñarán nuevas soluciones

70

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES:

La actualización del plan se dara si hay una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto, una acción correctiva que impacte

los requerimientos, evidencias de deficiencias de comunicación, deberá seguir los siguientes pasos:

1. Identificación y clasificación de stakeholders.

2. Determinación de requerimientos de información.

3. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.

4. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.

5. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.

6. Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN:

Guías para Reuniones .- Todas las reuniones deberán seguir las siguientes pautas:

1. Debe fijarse la agenda con anterioridad.

2. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.

3. Se debe empezar puntual.

4. Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles, los procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de controversias.

5. Se debe emitir un Acta de Reunión, se debe repartir a los participantes.

Guías para Correo Electrónico.- Todos los correos electrónicos deberán seguir las siguientes pautas:

1. Los correos electrónicos entre el Equipo de Proyecto y el Cliente deberán ser enviados por el Project Manager con copia al Sponsor, para

establecer una sola vía formal de comunicación con el Cliente.

2. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto deberán ser copiados al Project Manager y el Sponsor,

para que todas las comunicaciones con el Cliente estén en conocimiento de los responsables de la parte contractual.

3. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, deberán ser copiados a la lista Equipo_Dharma que contiene las direcciones de

los miembros, para que todos estén permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO:

Guías para Codificación de Documentos.- La codificación de los documentos del proyecto será la siguiente:

AAAA_BBB_CCC.DDD

71

Donde: AAAA = Código del Proyecto= ‘PROD’

BBB = Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs, org, ram, etc.

CCC = Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.

DDD = Formato del Archivo=doc, exe, pdf, mpp, etc.

Guías para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos del proyecto deberá seguir las siguientes pautas:

1. Durante la ejecución del proyecto cada miembro del equipo mantendrá en su máquina una carpeta con la misma estructura que el WBS del

proyecto, donde guardará en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los documentos que vaya generando.

2. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deberá eliminar los archivos temporales de trabajo de los documentos

y se quedará con las versiones controladas y numeradas (ver guías para el control de versiones), las cuales se enviarán al Project Manager.

3. El Project Manager consolidará todas las versiones controladas y numeradas de los documentos, en un archivo final del proyecto, el cual

será una carpeta con la misma estructura del WBS, donde se almacenarán en el lugar correspondiente los documentos finales del proyecto.

Esta carpeta se archivará en la Biblioteca de Proyectos de Dharma, y se guardará protegida contra escritura.

4. Se publicará una Relación de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta.

5. Los miembros de equipo borrarán sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de

información y multiplicidad de versiones.

Guías para Recuperación y Reparto de Documentos.-

1. La recuperación de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Dharma es libre para

todos los integrantes del Equipo de Proyecto de Dharma.

2. La recuperación de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos de Dharma para otros

miembros de Dharma que no sean del Proyecto requiere autorización del Project Manager.

3. El acceso a la información del proyecto por parte de personas que no son de Dharma requiere

autorización de Gerencia General, pues esta información se considera confidencial, tanto para

Dharma como para el Cliente.

4. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager.

5. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES:

Todos los documentos de Gestión de Proyectos están sujetos al control de versiones, el cual se

72

hace insertando una cabecera estándar con el siguiente diseño:

Código de

Versión

Hecha por Revisada por

Aprobada}

Cada vez que se emite una versión del documento se llena una fila en la cabecera, anotando la

versión, quien emitió el documento, quién lo revisó, quién lo aprobó, a que fecha corresponde la

versión, y por qué motivo se emitió dicha versión.

3. Debe haber correspondencia entre el código de versión del documento que figura en esta cabecera

de Control de Versiones y el código de versión del documento que figura en el nombre del archivo

(ver Guía para Codificación de Documentos), según:

AAAA_BBB_CCC.DDD

Donde: AAAA= Código del Proyecto= ‘PROD’

BBB= Abreviatura del Tipo de Documento= pch, sst, wbs, dwbs,org,ram,etc.

CCC= Versión del Documento=’v1_0’, ‘v2_0’, etc.

DDD= Formato del Archivo=doc, exe, pdf,mpp,etc

73

G. Riesgos - Plan de Gestión de Riesgos

1. Fuentes de Riesgos

74

75

2. Matriz de descomposición de Riesgos (RBS)

76

3. Categorías, Criterios para priorizar y levantar los riesgos

Valoración

Escala Valor_min Valor_max

Ninguna 1 1 3Baja 2 4 6

Mediana 3 8 9Alta 4 12 16

Tipo de riesgo

Tecnico Externo Organizacion Direccion

77

4. Estrategias para la respuesta de los riesgos




Plan de RESPUESTA A riesgos


Sistema de información para la Unidad de Transferencia y Rendición de Cuentas

SISUTRC

CÓDIGO

DEL

RIESGO

AMENAZA /

OPORTUNIDAD

DESCRIPCIÓN DEL

RIESGOCAUSA RAÍZ TRIGGER

ENTREGABLES

AFECTADOS

PROBABILIDAD

POR

IMPACTO

TOTAL

TIPO DE

RIESGO

RESPONSABLE

DEL RIESGO

RESPUESTAS

PLANIFICADAS

R01 Amenaza Desistimiento en la continuidad del proyecto Falta de interés Reduccion en avance

Documentos 0.35 ALTO Project Manager Reunión de coordinacion

R02

78

R03

1

5. Identificación, Seguimiento y Control de Riesgos




Plan de gestión de riesgos




SISUTRC

METODOLOGÍA DE GESTIÓN DE RIESGOS

PROCESO DESCRIPCIÓN HERRAMIENTAS FUENTES DE INFORMACIÓN

Planificación de

Gestión de los Riesgos

Elaborar Plan de Gestión de los

Riesgos

Guía del PMBOK Sponsor, skateholders, Project

manager y equipo de proyecto

Identificación de Riesgos Identificar que riesgos

pueden afectar el proyecto y

documentar sus características

Checklist de riesgos Sponsor, skateholders, Project

manager y equipo de proyecto

Análisis Cualitativo y cuantitativo

de Riesgos

Evaluar probabilidad e

Impacto Establecer ranking de

Matriz de Probabilidad e Impacto Sponsor, Project manager y

equipo de proyecto

2

importancia

Planificación de

Respuesta a los Riesgos

Definir respuesta a riesgos

Planificar ejecución de

respuestas

Sponsor, Project manager y

equipo de proyecto

Seguimiento y Control del

Riesgos

Verificar la ocurrencia de

riesgos. Supervisar y verificar la

ejecución de respuestas.

Verificar aparición de nuevos

riesgos

Sponsor, Project manager y

equipo de proyecto

ROLES Y RESPONSABILIDADES DE GESTIÓN DE RIESGOS:

PROCESO ROLES PERSONAS RESPONSABILIDADES

Planificación de


Sponsor

Project Manager

Alain Guevara

Adolfo Montero

Dirigir responsable directo;

Proveer definiciones; Ejecutar

Identificación de Riesgos Sponsor

Project Manager

Alain Guevara

Adolfo Montero




de Riesgos

Sponsor

Project Manager

Alain Guevara

Adolfo Montero



Planificación de


Sponsor

Project Manager

Alain Guevara

Adolfo Montero




Riesgos

Sponsor

Project Manager

Alain Guevara

Adolfo Montero



PRESUPUESTO DE GESTIÓN DE RIESGOS:

El presupuesto estimado asciende a S/. 2,000.00

PERIODICIDAD DE LA GESTIÓN DE RIESGOS:

PROCESO MOMENTO DE EJECUCIÓN ENTREGABLE DEL WBS PERIODICIDAD DE

EJECUCIÓN

Planificación de Al inicio del proyecto 1.1 Planificación Una vez

3


Identificación de Riesgos En reunión 1.1 Planificación Mensual


de Riesgos

En reunión 1.1 Planificación Mensual

Planificación de


En reunión 1.1 Planificación Mensual


Riesgos

Fin de fase 1.1 Planificación Mensual

FORMATOS DE LA GESTIÓN DE RIESGOS;

Planificación Pla n de gestión de riesgos

Identificación Identificación y evaluación cualitativa del riesgo

Análisis Identificación y evaluación cualitativa del riesgo

Respuesta Plan de respuesta de rkesgos

Seguimiento y Control Informes de riesgos, solicitud de cambios, acción correctiva

H. Adquisiciones - Plan de Gestión de Adquisiciones

1. Recursos Adquiridos




4

Plan de gestión de adquisiciones




SISUTRC

ADQUISICIONES DEL PROYECTO:

No se aplica

PROCEDIMIENTOS ESTÁNDAR A SEGUIR:

No se aplica

FORMATOS ESTÁNDAR A UTILIZAR:

No se aplica

COORDINACIÓN CON OTROS ASPECTOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO:

No se aplica

RESTRICCIONES Y SUPUESTOS:

No se aplica

RIESGOS Y RESPUESTAS:

No se aplica

MESTRICAS:

No se aplica

2. Seguimiento y Control de las adquisiciones

I. Interesados del Proyecto - Plan de Gestión de los Interesados

1. Interesados del Proyecto

5




LISTA DE STAKEHOLDERS




SISUTRC

ROL GENERAL STAKEHOLDERS

SPONSOR Unidad de Transferencias y Rendición de Cuentas

EQUIPO DE PROYECTO Project Manager Adolfo Montero Jines

Equipo de gestión de proyecto Adolfo Montero Jines

Otros miembros del equipo de

proyecto

PORTFOLIO MANAGER Adolfo Montero Jines

PROGRAM MANAGER Paul Rivas Galloso

PERSONAL DE LA OFICINA DE PROYECTOS Paul Rivas Galloso

GERENTES DE OPERACIONES Paul Rivas Galloso

GERENTES FUNCIONALES Alain Guevara Cruz – Jefe UTRC

Maria Jhong Guerrero – Directora Ejecutiva

6

Paola Bustamante Suarez – Ministra MIDIS

USUARIOS / CLIENTES Victor Farfan Reyes

Lucy Quispe Quispe

Luz Quispe Sanchez

Alida Ortega Mestas

PROVEEDORES / SOCIOS DE NEGOCIOS Roselyn Palomino Sanchez

OTROS STAKEHOLDERS Milagros Cardenas Curi

2. Equipos de Trabajo del Proyecto

3. Reuniones del Proyecto




Acta de reunión de coordinación del proyecto




SISUTRC

FECHA Y HORA CONVOCADA POR Sponsor

LUGAR UTRC FACILITADOR Project Manager

OBJETIVO

7

ASISTENTES

PERSONA CARGO EMPRESA

DOCUMENTACIÓN

QUÉ SE DEBE LEER PREVIAMENTE RESPONSABLE

QUÉ SE DEBE PRESENTAR EN LA REUNIÓN RESPONSABLE

AGENDA

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO

CONCLUSIONES

ACCIONES RESPONSABLE FECHA

LÍMITE

OBSERVACIONES

NOTAS ESPECIALES

3.2. Ingeniería del proyecto

El principal requerimiento del sistema es el de dotar a los usuarios finales de un

sistema que les permita desarrollar con los procedimientos normados por el Manual de

Transferencias y rendición de cuenta, la característica más importante de estos

usuarios es su distribución geográfica, dadas estas condiciones, el sistema debería

permitir el registro de información desde cualquier ubicación, sumada esta condición a

8

las condiciones propias de un sistema, podemos enumerar las siguientes condiciones:

Acceso desde cualquier ubicación.

Información actualizada constantemente.

Independencia de plataforma de trabajo (Windows, Linux, etc.)

Multiusuario.

Rapidez.

De fácil distribución.

Escalable.

Modular.

Tecnología Open Source.

Seguridad basado en usuarios y roles.

Mínimo costo de implementación y de mantenimiento.

En consideración a estas condiciones la propuesta de desarrollo del sistema que

pueda cubrir los requerimientos es un sistema basado en tecnología Web, con las

siguientes características debidamente sustentadas:

Interfaz de usuario PHP, el PHP es una tecnología de programación que se embebe

directamente en el documento HTML, principal tecnología usada en Internet, en lugar

de un archivo externo que procese los datos. El código es interpretado desde el lado

del servidor web generando la página Web resultante, esto quiere decir que cuando el

cliente hace una petición al servidor para que le envíe una página web, el servidor

ejecuta el intérprete de PHP, se procesa el script solicitado que generará el contenido

de manera dinámica, el resultado es enviado por el intérprete al servidor, quien a su

vez se lo envía al cliente. El código fuente escrito en PHP es invisible al navegador

Web y al cliente, es el servidor el que se encarga de ejecutar el código y enviar su

resultado HTML al navegador. Esto hace que la programación en PHP sea segura,

rápida y confiable. ello se traduce en un mayor y mejor rendimiento, los resultados en

PHP son desplegados en la mayoría de los servidores web y en casi todos los

sistemas operativos y plataformas sin costo alguno, al tener un gran parecido con

lenguajes comunes de programación estructurado y ser atipado, es de fácil

mantenimiento, finalmente la tecnología permite la conexión a diferentes tipos de

motores de bases de datos tales como MySQL, , PostgreSQL, Oracle, ODBC, DB2,

Microsoft SQL Server, Firebird y SQLite realizando muy pocos cambios en el código,

la tecnología además tiene la capacidad de expandir su potencial utilizando módulos,

PHP se puede utilizar en desarrollos con el patrón de diseño Modelo Vista Controlador,

que permiten separar el tratamiento y acceso a los datos, la lógica de negocio y la

interfaz de usuario en tres componentes independientes (modelo, vista y controlador),

finalmente PHP es utilizado en millones de sitios, entre los más destacados se

9

encuentran wikipedia.org, facebook.com y Wordpress.com

Motor de base de datos MySQL es una base de datos muy rápida en la lectura. En

aplicaciones web hay baja concurrencia en la modificación de datos y en cambio el

entorno es intensivo en lectura de datos, lo que hace a MySQL ideal para este tipo de

aplicaciones. Sea cual sea el entorno en el que va a utilizar MySQL, es importante

monitorizar de antemano el rendimiento para detectar y corregir errores tanto de SQL

como de programación, a pesar de que el PHP como se ha visto anteriormente puede

conectarse con múltiples motores de base de datos, el MySQL permite la portabilidad

de la información registrada a partir de la generación de un script, esta ventaja

permitirá la migración a otros motores de base de datos de ser necesario sin que ello

resulte un proceso largo y tedioso.

El proyecto tiene una serie de requerimientos mínimos para poder funcionar

correctamente, estos, sin embargo no son excluyentes, ya que debido a por la

flexibilidad del aplicativo es posible adoptar una serie de alternativas en cuanto a

tecnologías de explotación.

Del lado del servidor:

Motor de base de datos (MySQL, PostgreSQL o MS SQL Server)

Servidor Web Apache

Interprete PHP

Adicionalmente es necesario considerar que los archivos de la aplicación así como sus

librerías, archivos de estilos y funciones java script deberán encontrarse en el

directorio asignado por el servidor web para el despliegue de aplicaciones Web.

Del lado del cliente:

Conexión a internet

Navegador Web (recomendable Mozilla Firefox).

3.3. Soporte del proyecto

3.3.1. Plan de Gestión de la Configuración del Proyecto


10



PLAN DE GESTION DE LA CONFIGURACION




SISUTRC

ROLES DE LA GESTIÓN DE CONFIGURACIÓN:

NOMBRE

DEL ROL

PERSONA

ASIGNADA

RESPONSABILIDADES NIVELES DE

AUTORIDAD

Sponsor Alain Guevara Aprobar los cambios solicitados Absoluta

Project Manager Adolfo Montero Dar opinión técnica Ninguna

Stakeholder Luz Quispe, Lucy Quispe,

Victor Farfan

Solicitar cambios Ninguna

PLAN DE DOCUMENTACIÓN:

DOCUMENTOS

Ó ARTEFACTOS

FORMATO

(E=ELECTR

ÓNICO

H=HARD

COPY)

ACCESO

RÁPIDO

NECESARIO

DISPONIBI

LIDAD

AMPLIA

NECESARIA

SEGURIDAD

DE

ACCESO

RECUPERACIÓN

DE

INFORMACIÓN

RETENCIÓN

DE

INFORMACIÓN

Project Charter E On line Equipo de

proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto

11

Plan de gestion E On line Equipo de

proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto

Documentos de

cambios

E On line Equipo de

proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto

Documentos

entregables

H On line Equipo de

proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto

ITEMS DE CONFIGURACIÓN (CI): OBJETOS DEL PROYECTO SOBRE LOS CUALES SE ESTABLECERÁN Y

MANTENDRÁN DESCRIPCIONES LÍNEA BASE DE LOS ATRIBUTOS FUNCIONALES Y FÍSICOS, CON EL FIN DE MANTENER

CONTROL DE LOS CAMBIOS QUE LOS AFECTAN.

CÓDIGO DEL

ITEM DE

CONFIGURACIÓN

NOMBRE DEL

ITEM DE

CONFIGURACIÓN

CATEGORÍA

1=FÍSICO

2=DOCUMENTO

3=FORMATO

4=REGISTRO

FUENTE

P=PROYECTO

C=CONTRATISTA

V=PROVEEDOR

E=EMPRESA

FORMATO

(SOFTWARE +

VERSIÓN +

PLATAFORMA)

OBSERVA

CIONES

GESTIÓN DEL CAMBIO: ESPECIFICAR EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO O ANEXAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO.

CONTABILIDAD DE ESTADO Y MÉTRICAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR EL REPOSITORIO DE

INFORMACIÓN, EL REPORTE DE ESTADO Y MÉTRICAS A USAR.

VERIFICACIÓN Y AUDITORÍAS DE CONFIGURACIÓN: ESPECIFICAR CÓMO SE ASEGURARÁ LA COMPOSICIÓN DE

LOS ITEMS DE CONFIGURACIÓN, Y COMO SE ASEGURARÁ EL CORRECTO REGISTRO, EVALUACIÓN, APROBACIÓN, RASTREO E

IMPLEMENTACIÓN EXITOSA DE LOS CAMBIOS A DICHOS ITEMS.

3.3.2. Plan Gestión de Métricas del Proyecto

12




METRICA DE CALIDAD




SISUTRC

MÉTRICA DE:

PRODUCTO PROYECTO Sistema de

información para la

Unidad de

Transferencia y

Rendición de

Cuentas

FACTOR DE CALIDAD RELEVANTE:

Eficiencia del sistema

DEFINICIÓN DEL FACTOR DE CALIDAD:

Se define como el cumplimiento de los requisitos de los usuarios y la integración con los demás sistemas de la institución a un costo que no

exceda lo programado.

PROPÓSITO DE LA MÉTRICA:

La métrica permitir evaluar la culminación del proyecto.

DEFINICIÓN OPERACIONAL:

El sistema se ira midiendo en la medida en que los entregables sean aceptados como validos por los skateholders.

13

MÉTODO DE MEDICIÓN:

Aceptacion de los skateholders y del sponsor del proyectos.

RESULTADO DESEADO:

Sistema operando al 100% con todos los enlaces intersistemicos.

ENLACE CON OBJETIVOS ORGANIZACIONALES:

El cumplimiento del proyecto permitirá a las unidades involucradas alcanzar las metas y objetivos que tienen asignados en los objetivos y metas

institucionales.

RESPONSABLE DEL FACTOR DE CALIDAD:

El responsable de la vigilancia del factor de calidad es el sponsor.

3.3.3. Plan Gestión del Aseguramiento de Calidad del Proyecto





SISUTRC





FACTOR DE

CALIDAD

RELEVANTE

OBJETIVO DE

CALIDAD

MÉTRICA A

UTILIZAR

FRECUENCIA Y


FRECUENCIA Y

MOMENTO

DE REPORTE

Perfomance del

proyecto


a 10

Final del

proyecto

Reporte final

14

Aceptación de

skateholers


a 10

Cada

entregable

Por cada

entregable












CALIDAD APLICABLE

ACTIVIDADES DE

PREVENCIÓN



documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación

Cierre del proyecto Documento Revisión de Aprobación

15

documentos


ROL NO 1 :

Sponsor


proyecto


mejorar la calidad


renegociar

Contrato







ROL NO 2 :

Project Manager






proyecto

Reporta a: Sponsor






16









FORMATOS Métricas




De Auditorias


Sponsor

Project Manager

Equipo de trabajo

17

OTROS DOCUMENTOS


ENFOQUE DE

ASEGURAMIENTO DE

LA CALIDAD



todo las métricas





ENFOQUE DE

CONTROL DE LA

CALIDAD






ENFOQUE DE

MEJORA DE

PROCESOS







18



19

CAPÍTULO IV: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO

4.1. Gestión del proyecto 4.1.1. Ejecución

A. Cronograma actualizado

B. Cuadro de Costos actualizado

Acta de Constitución del Proyecto 1,000.00

Plan del Proyecto 2,000.00

Primera entrega Estado del

proyecto

4,000.00

Acta de cierre del proyecto 3,000.00

TOTAL 10,000.00

Tabla: cuadro de costos

C. WBS Actualizado

20

a.

21

D. Matriz de Trazabilidad de requerimientos actualizado




Matriz de trazabilidad de requisitos




SISUTRC

ATRIBUTOS DE REQUISITO

CÓDIGO DESCRIPCIÓN SUSTENTO DE

SU INCLUSIÓN

PROPIETARIO FUENTE PRIORIDAD VERSIÓN ESTADO ACTUAL

(AC, CA, DI, AD,

AP)

RF001 Registra valorización Luz Quispe

Sanchez

Alta 1.0 AC

RF002 Registra solicitud de

transferencia

Alida Ortega

Mestas

Alta 1.0 AC

RF003 Registra informe

sectorista

Lucy Quispe

Quispe

Alta 1.0 AC

RF004 Registra documento UTRC Victor Farfan Reyes Alta 1.0 AC

22

RF005 Genera Liquidación

contratos

Victor Farfan

Reyes

Alta 1.0 AC

Estado Actual: AC Activo – CA Cancelado – DI Diferido – AD Adicionado – AP

Aprobado

Nivel de Estabilidad / Grado de Complejidad: A Alto – M Mediano – B Bajo

23

E. Acta de reunión de Equipo




Acta de reunión de coordinación del proyecto




SISUTRC

FECHA Y HORA CONVOCADA POR Sponsor

LUGAR UTRC FACILITADOR Project Manager

OBJETIVO

ASISTENTES

PERSONA CARGO EMPRESA

DOCUMENTACIÓN

QUÉ SE DEBE LEER PREVIAMENTE RESPONSABLE

QUÉ SE DEBE PRESENTAR EN LA REUNIÓN RESPONSABLE

AGENDA

ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO

24

CONCLUSIONES

ACCIONES RESPONSABLE FECHA

LÍMITE

OBSERVACIONES

NOTAS ESPECIALES

F. Registro de Capacitaciones del Proyecto actualizado

4.1.2. Seguimiento y control A. Solicitud de Cambio

Control de versions



PLAN DE GESTION DE CAMBIOS




SISUTRC

ROLES DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS:

25

NOMBRE DEL ROL PERSONA ASIGNADA RESPONSABILIDADES NIVELES DE AUTORIDAD



Stakeholder Luz Quispe, Lucy Quispe, Victor

Farfan


TIPOS DE CAMBIOS:

1. Modificaicon.- el proceso es correcto pero requiere ser modificado por cambios en el procedimiento

2. Agregación.- se incrementan procesos por requerimientos adicionales

3. Eliminación.- se eliminan procesos por requerimientos innecesarios o que hayan sido desestimados

4. Corrección.- se modifican procesos con errores.

PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE CAMBIOS:

Solicitar cambios El o los skateholders alcanzan al Sponsor la solicitud de cambio a

través de documento formal

Dar opinión técnica El Sponsor alcanza la solicitud al Project Manager para la

evaluación técnica y económica del cambio.

El Project Manager alcanza respuesta indicando los tiempos,

recursos y costos adicionales necesarios para la implementación

del cambio

Aprobar cambios El Sponsor aprueba los cambios si lo estima conveniente y

comunica al Project Manager el inicio de las modificaciones

Implementar cambios El Project Manager dispone del equipo de proyecto para iniciar los

cambios

Verificar cambios El o los skateholders que solicitaron el cambio procederán a la

revisión del cambio y notificaran su aprobación o desaprobación.

Cierre de cambio El Project Manager recepciona la aprobación de cambios de los

skateholder que solicitaron el cambio y cierra el proceso

PLAN DE CONTINGENCIA ANTE SOLICITUDES DE CAMBIO URGENTES:

El Plan de Contingencia será evaluado y ejecutado por el Project Manager, para ello el Project Manager registra la solicitud.

evalúa los impactos técnicos y económicos, toma la decisión inconsultamente, implanta el cambio, y espera la aprobación del solicitante, una

26

vez obtenida la aprobación eleva informe de hechos ocurridos al Sponsor que de ser el caso aprueba y cierra la solicitud.

HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DE CAMBIOS:

SOFTWARE Correo electrónico

PROCEDIMIENTOS Establecidos en el Plan de Gestión de cambios

FORMATOS Ninguno

OTROS Ninguno

B. Riesgos actualizados

Análisis de Riesgo promedio

Probabilidad de Amenaza

Criminalidad y Político

Sucesos de

origen físico

Negligencia y

Institucional

Datos e Información 3.2 4.1 4.6

Magnitud de Daño

Sistemas e Infraestructura 3.8 5.0 5.5

Personal 3.1 4.1 4.5

C. Informes de Estado

27

4.2. Ingeniería del proyecto

El principal requerimiento del sistema es el de dotar a los usuarios finales de un









Multiusuario.

Rapidez.


Escalable.

Modular.




















28



























Servidor Web Apache

Interprete PHP





29



4.3. Soporte del proyecto 4.3.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado








SISUTRC


NOMBRE

DEL ROL

PERSONA

ASIGNADA


AUTORIDAD




Victor Farfan



DOCUMENTOS FORMATO ACCESO DISPONIBI SEGURIDAD RECUPERACIÓN RETENCIÓN

30

Ó ARTEFACTOS (E=ELECTR

ÓNICO

H=HARD

COPY)

RÁPIDO

NECESARIO

LIDAD

AMPLIA

NECESARIA

DE

ACCESO

DE

INFORMACIÓN

DE

INFORMACIÓN


proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto


proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto

Documentos de

cambios

E On line Equipo de

proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto

Documentos

entregables

H On line Equipo de

proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto




CÓDIGO DEL

ITEM DE

CONFIGURACIÓN

NOMBRE DEL

ITEM DE

CONFIGURACIÓN

CATEGORÍA

1=FÍSICO

2=DOCUMENTO

3=FORMATO

4=REGISTRO

FUENTE

P=PROYECTO

C=CONTRATISTA

V=PROVEEDOR

E=EMPRESA

FORMATO

(SOFTWARE +

VERSIÓN +

PLATAFORMA)

OBSERVA

CIONES




31




4.3.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado





SISUTRC





FACTOR DE

CALIDAD

RELEVANTE

OBJETIVO DE

CALIDAD

MÉTRICA A

UTILIZAR

FRECUENCIA Y


FRECUENCIA Y

MOMENTO

DE REPORTE

Perfomance del

proyecto


a 10

Final del

proyecto

Reporte final

Aceptación de

skateholers


a 10

Cada

entregable

Por cada

entregable



32










CALIDAD APLICABLE

ACTIVIDADES DE

PREVENCIÓN



documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación

Cierre del proyecto Documento Revisión de

documentos

Aprobación


ROL NO 1 : Objetivos del rol: Responsable ejecutivo y final por la calidad del

proyecto

33

Sponsor Funciones del rol: Revisar, aprobar, y tomar acciones correctivas para

mejorar la calidad


renegociar

Contrato







ROL NO 2 :

Project Manager






proyecto

Reporta a: Sponsor







34








FORMATOS Métricas




De Auditorias


OTROS DOCUMENTOS

Sponsor

Project Manager

Equipo de trabajo

35


ENFOQUE DE

ASEGURAMIENTO DE

LA CALIDAD



todo las métricas





ENFOQUE DE

CONTROL DE LA

CALIDAD






ENFOQUE DE

MEJORA DE

PROCESOS








36


4.3.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño.




METRICA DE CALIDAD




SISUTRC

MÉTRICA DE:



Unidad de

Transferencia y

Rendición de

Cuentas







37






RESULTADO DESEADO:




institucionales.



38

CAPÍTULO V: CIERRE DEL PROYECTO 5.1. Gestión del Cierre del proyecto 5.1.1. Acta de Aprobación de entregables 5.1.2. Lecciones aprendidas 5.1.3. Acta de Cierre del Proyecto

5.2. Ingeniería del proyecto El principal requerimiento del sistema es el de dotar a los usuarios finales de un









Multiusuario.

Rapidez.


Escalable.

Modular.
















39































Servidor Web Apache

Interprete PHP


40






5.3. Soporte del proyecto 5.3.1. Plantilla de Seguimiento a la Gestión de la configuración actualizado








SISUTRC


NOMBRE

DEL ROL

PERSONA

ASIGNADA


AUTORIDAD




Victor Farfan


41


DOCUMENTOS

Ó ARTEFACTOS

FORMATO

(E=ELECTR

ÓNICO

H=HARD

COPY)

ACCESO

RÁPIDO

NECESARIO

DISPONIBI

LIDAD

AMPLIA

NECESARIA

SEGURIDAD

DE

ACCESO

RECUPERACIÓN

DE

INFORMACIÓN

RETENCIÓN

DE

INFORMACIÓN


proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto


proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto

Documentos de

cambios

E On line Equipo de

proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto

Documentos

entregables

H On line Equipo de

proyecto

Lectura Copia de

seguridad

Vida del

proyecto




CÓDIGO DEL

ITEM DE

CONFIGURACIÓN

NOMBRE DEL

ITEM DE

CONFIGURACIÓN

CATEGORÍA

1=FÍSICO

2=DOCUMENTO

3=FORMATO

4=REGISTRO

FUENTE

P=PROYECTO

C=CONTRATISTA

V=PROVEEDOR

E=EMPRESA

FORMATO

(SOFTWARE +

VERSIÓN +

PLATAFORMA)

OBSERVA

CIONES



42





5.3.2. Plantilla de Seguimiento a la Aseguramiento de la calidad actualizado





SISUTRC





FACTOR DE

CALIDAD

RELEVANTE

OBJETIVO DE

CALIDAD

MÉTRICA A

UTILIZAR

FRECUENCIA Y


FRECUENCIA Y

MOMENTO

DE REPORTE

Perfomance del

proyecto


a 10

Final del

proyecto

Reporte final

Aceptación de

skateholers


a 10

Cada

entregable

Por cada

entregable

43












CALIDAD APLICABLE

ACTIVIDADES DE

PREVENCIÓN



documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación


documentos

Aprobación

Cierre del proyecto Documento Revisión de

documentos

Aprobación


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ROL NO 1 :

Sponsor


proyecto


mejorar la calidad


renegociar

Contrato







ROL NO 2 :

Project Manager






proyecto

Reporta a: Sponsor







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FORMATOS Métricas




De Auditorias


OTROS DOCUMENTOS

Sponsor

Project Manager

Equipo de trabajo

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ENFOQUE DE

ASEGURAMIENTO DE

LA CALIDAD



todo las métricas





ENFOQUE DE

CONTROL DE LA

CALIDAD






ENFOQUE DE

MEJORA DE

PROCESOS








47


5.3.3. Plantilla de Seguimiento a la Métricas y evaluación del desempeño

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METRICA DE CALIDAD




SISUTRC

MÉTRICA DE:



Unidad de

Transferencia y

Rendición de

Cuentas










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RESULTADO DESEADO:




institucionales.



CAPÍTULO VI: EVALUACIÓN DE RESULTADOS 6.3. Indicadores claves de éxito del Proyecto 6.4. Indicadores claves de éxito del Producto

CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 7.1 Conclusiones 7.2 Recomendaciones

GLOSARIO DE TÉRMINOS

A. Del proyecto de investigación

B. Del producto

BIBLIOGRAFÍA

A. Libros

B. Tesis

C. Revistas y periódicos

D. Artículos de Internet

50

ANEXOS