Giải pháp Quản lý chi phí thi công hiệu quả với Phân hệ Quản lý thi công công trình -

iBom.PM (Phần 1: Kế hoạch chi phí thi công công trình)

Quản lý chi phí hiệu quả là một vấn để muôn thuở mà các nhà quản trị doanh nghiệp luôn quan

tâm và muốn làm tốt.

Trong một Doanh nghiệp xây lắp thi công công trình thì vấn đề chi phí lại càng cần phải được kiểm

soát một cách chặt chẽ hơn bao giờ hết. Phân hệ quản lý thi công công trình - iBom.PM sẽ giúp

các nhà lãnh đạo, quản lý dự án:

Lên kế hoạch chi phí

Theo dõi và kiểm soát chi phí thông qua các loại báo cáo và bảng biểu được kết xuất từ số

liệu thực tế được báo cáo trên iBom.PM

Để quản lý tốt chi phí, giảm sự lãng phí và thất thoát do nhiều nguyên nhân thì nhà quản lý phải nắm

rõ được tình hình sử dụng của từng hạng mục phát sinh chi phí trong từng thời điểm. Trong nội dung

của bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu giải pháp lập kế hoạch chi phí với phân hệ Quản lý thi

công công trình - iBom.PM.

Tổng chi phí của một dự án thi công công trình gồm có:

Chi phí xây dựng: nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thiết bị

Chi phí thiết bị: mua sắm thiết bị công nghệ, chi phí đào tạo/chuyển giao, vận chuyển công

nghệ từ nơi mua đến công trình,…

Chi phí đền bù, giải phóng mặt bằng, tái định cư;

Chi phí quản lý dự án và chi phí khác;

Chi phí dự phòng: định mức chi phí dự phòng là 10% của 3 loại chi phí trên.

iBom.PM cho phép lên kế hoạch chi phí thi công công trình thông qua chức năng Lập dự toán và

căn cứ vào khối lượng, chi phí tổng thể để lên kế hoạch sản lượng, doanh thu và tổng hợp lên chi phí

vật tư, chi phí máy, chi phí nhân công theo tháng cho từng công trình và đội thi công cụ thể.

Hình 1: Giao diện phần mềm demo chức năng Dự toán của iBom.PM

iBom.PM bao gồm các loại dự toán sau:

Dự toán trúng thầu: là loại dự toán được dựa vào theo kế hoạch chi phí đã trình với chủ đầu tư. Dự

toán trúng thầu trên iBom được quản lý với mục đích theo dõi chi phí với chủ đầu tư thông qua hợp

đồng A-B, hồ sơ thanh toán A-B.

Dự toán định mức chi phí giao khoán thi công: là loại dự toán thiết lập chi phí chung cho công

trình và cũng là dùng để làm căn cứ định mức chi phí giao khoán giao xuống cho các đội thi công

hoặc nhà thầu phụ.

Dự toán thi công: là loại dự toán giao khoán các công việc xuống cho từng đội hoặc nhà thầu phụ.

Trên iBom.PM cho phép tồn tại nhiều dự toán thi công và các dự toán này sẽ được tổng hợp lên dự

toán định mức chi phí giao khoán thi công khi có phát sinh, sửa đổi, thêm mới. Mỗi dự toán thi công

sẽ được gắn với một hợp đồng để phục vụ cho việc thanh quyết toán và kiểm soát chi phí về sau của

công trình.

Không chỉ dừng lại ở đó, iBom.PM hỗ trợ nhiều tính năng vượt trội trong chức năng Dự toán để giải

quyết những tình huống khó khăn thực tế đối với các Doanh nghiệp xây lắp của Việt Nam gặp phải

trong quá trình thi công công trình:

Tính năng chỉnh sửa lại dự toán sau khi dự toán đã được phê duyệt. Tính năng này hỗ trợ

điều chỉnh lại khối lượng công việc, đơn giá hoặc xóa bỏ công việc hay tạm dừng 1 số công

việc trong dự toán đã được duyệt trước đó. Đặc biệt, sau khi hoàn thành dự toán điều chỉnh

này, phần mềm cho phép người dùng giao khoán lại công việc, xử lý các đội tượng liên quan

đến công việc như đã có phiếu nghiệm thu khối lượng, phiếu xác nhận hoàn thành , cho phép

người dùng cập nhập hoặc giữ nguyên những công việc thay đổi (giá, khối lượng,…) vào

những phiếu này. Sau khi dự toán điều chỉnh được duyệt nếu dự toán này đã gắn vào hợp

đồng khi đó giá trị trong dự toán sẽ cập nhật ngược lại vào trong hợp đồng gốc.

Tính năng thiết lập dự toán phát sinh so với dự toán dự thầu gốc: tính năng này cho phép

giữ nguyên giá trị trong hợp đồng gốc và tạo các phụ lục trên hợp đồng này.

Tính năng điều chỉnh mức chi phí cho phép: quản lý được chi phí dự án và không cho phép

vượt quá định mức quy định, khi lập dự toán phát sinh hoặc dự toán thi công, hệ thống sẽ tự

động kiểm tra xem tỷ lệ phát sinh có vượt quá số phần % mà quy định công ty đề ra hay

không. Nếu vượt quá % quy định, phần mềm sẽ tự động cảnh báo tổng chi phí phát sinh đã

vượt quá định mức cho phép và yêu cầu phải lập dự toán điều chỉnh.

Với những chức năng nổi trội trên, chức năng Dự toán trên iBom.PM là chức năng được đánh giá

rất cao và đang nổi trội trong việc lập chi phí công trình ở Việt Nam hiện nay.

Trên cơ sở các loại dự toán đã lập và căn cứu vào các loại hợp đồng đã kí kết trên iBom.PM, đội

ngũ kĩ thuật và kế hoạch sẽ lập kế hoạch chi phí, vật tư, doanh thu và sản lượng theo từng tháng

thông qua chức năng Kế hoạch trên iBom.PM

Kế hoạch hàng tháng trên iBom.PM được phân rã theo các nhóm khối lượng và chi phí. Bắt đầu từ

kế hoạch doanh thu tháng, sau đó đến kế hoạch sản lượng. Kế hoạch sản lượng cho phép bộ phận kế

hoạch nắm được khối lượng công việc được giao cho từng đơn vị/đội/nhóm thi công theo từng tuần

trong tháng.

Hình 2: Giao diện phần mềm demo kế hoạch sản lượng của iBom.PM

Căn cứ vào kế hoạch sản lượng phân bổ cho từng đơn vị trong tháng, chức năng Kế hoạch

của iBom.PM tự động tổng hợp lên kế hoạch chi phí vật tư, máy móc, nhân công cần cho công trình

trong tháng.

Hình 3: Giao diện phần mềm demo kế hoạch Vật tư của iBom.PM

Hình 4: Giao diện phần mềm demo kế hoạch sử dụng nhân công của iBom.PM

Hình 5: Giao diện phần mềm demo kế hoạch sử dụng máy thi công của iBom.PM

Và cuối cùng, iBom.PM sẽ tự động tổng hợp thành bảng kê chi phí giao khoán và kế hoạch chi phí

tháng làm căn cứ để nhà quản lý dự án theo dõi và quản lý chi phí thi công công trình theo báo cáo

thực tế hàng tháng trên iBom.PM.

Hình 6: Giao diện phần mềm demo bảng tổng hợp Chi phí giao khoán của iBom.PM

Hình 7: Giao diện phần mềm demo Tổng hợp kế hoạch chi phí tháng của iBom.PM

Với kế hoạch chi phí được duyệt, nhà lãnh đạo sẽ dựa theo kế hoạch chi phí định mức cho từng hạng

mục công việc đó mà theo dõi kiểm soát tiến độ công trình và tình hình sử dụng chi phí thực tế có

đúng và hiệu quả hay không? Có một kế hoạch chi phí rõ ràng chính là cơ sở để đơn vị thi công xây

lắp theo dõi và kiểm soát chi phí chặt chẽ và hiệu quả. Vệc theo dõi chi phí thi công công trình

trên iBom.PM, chúng tôi sẽ tiếp tục trình bày trong bài viết tiếp theo.

Giải pháp Quản lý chi phí thi công hiệu quả với Phân hệ Quản lý thi công công trình -

iBom.PM (Phần 2 – Theo Dõi và Kiếm soát chi phí thi công)

Phân hệ Quản lý thi công công trình iBom.PM không chỉ giúp lập dự toán, kế hoạch chi phí dự

án/công trình mà còn giúp nhà quản lý theo dõi và kiểm soát chi phí thi công một cách hiệu quả.

Sau khi có một kế hoạch chi phí rõ ràng thì nhà quản lý sẽ căn cứ vào đó để theo dõi chi phí thực tế

thông qua các loại báo cáo thi công tháng, báo cáo thực hiện thi công công việc hàng ngày theo nhà

thầu/đơn vị/đội/nhóm thi công. Đồng thời, thông qua các số liệu tổng hợp định mức vật tư, tổng hợp

chi phí tháng và các biểu đồ phân tích, dự báo trên Phân hệ quản lý thi công công trình -

iBom.PM nhà quản lý có thể kiểm soát các công trình một cách chặt chẽ, kịp thời, và hiệu quả nhất.

Căn cứ vào các báo cáo thi công trên iBom.PM, phòng quản lý thi công, chỉ huy trưởng thi công,

các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo theo dõi nắm tình hình tiến độ và chi phí chi tiết đến từng công

việc và hạng mục công việc. Chức năng báo cáo trên iBom.PM hỗ trợ các loại báo cáo:

- Báo cáo tiến độ thi công công trình theo ngày: Ban Quản lý dự án sẽ căn cứ vào các báo cáo về

tiến độ từ các đội gửi lên, tiến độ do khảo sát thực tế, và các phiếu nghiệm thu và xác nhận khối

lượng để tiến hành lập báo cáo chi tiết về số lượng nhân công, máy, vật tư đã sử dụng và mục báo

cáo khác chi tiết đến từng công việc để báo cáo tình hình thực thế tại công trường thi công và các

phát sinh không nằm trong kế hoạch dự kiến ban đầu.

Hình 8: Hình ảnh demo báo cáo tiến độ thi công trên iBom.PM

- Báo cáo thi công tháng: Căn cứ vào các kế hoạch thi công tháng và các công việc phát sinh ngoài

kế hoạch trong phiếu nghiệm thu hiện trường chỉ huy trưởng công trường sẽ thực hiện lập báo cáo

thi công tháng và trình lên ban giám đốc

Hình 9: Hình ảnh demo báo cáo khối lượng hoàn thành trong báo cáo tiến độ thi công tháng trên iBom.PM

Trong báo cáo thi công tháng có: báo cáo khối lượng hoàn thành và báo cáo khối lượng dở dang.

Hai loại báo cáo này được ghi nhận chi tiết đến từng công việc và hạng mục công việc.

Căn cứ trên báo cáo thi công tháng, hệ thống iBom.PM sẽ tự động tổng hợp lên định mức vật tư,

tổng hợp chi phí tháng để phòng quản lý thi công, nhà quản lý, ban lãnh đạo theo dõi và có kế hoạch

kiểm soát, điều chỉnh chi phí dự án nằm trong định mức cho phép, tránh làm ảnh hưởng đến doanh

thu/lợi nhuận của dự án.

Trong tất cả các loại chi phí liên quan đến thi công công trình thì chi phí vật tư là một trong những

chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành ở những công ty xây lắp, thi công công trình. Do vậy, việc

nắm được tình hình số lượng, giá cả, tổng chi phí nguyên vật liệu xuất kho, tồn kho thực tế so với

định mức sử dụng trong kế hoạch được cập nhật trong iBom.PM thông qua bảng tổng hợp định mức

vật tư trong phần báo cáo tiến độ thi công tháng là một giải pháp chính xác, nhanh chóng, liên tục,

thường xuyên và luôn luôn góp phần giúp nhà quản trị giảm thiểu được sự thất thoát nguyên vật tư

do mất mát, lãng phí hay do sự gian lận làm giá,… và dễ dàng quy trách nhiệm khi có sự cố phát

sinh với từng bộ phận, cá nhân liên quan nếu không có giải trình hợp lý về việc phát sinh vượt định

mức cho phép.

Bên cạnh đó, khi nắm được tình hình nguyên vật liệu sử dụng thực tế, nhà quản trị sẽ có cơ sở để ra

quyết định định mức nguyên vật liệu cho tuần và tháng kế tiếp, tránh việc tồn kho ứ đọng làm giảm

hiệu quả sử dụng vốn lưu động cũng như có kế hoạch điều chỉnh nhân lực, máy thi công cho hợp lý

để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ.

Hình 10: Hình ảnh demo báo cáo tổng hợp định mức vật tư trong báo cáo tiến độ thi công trên iBom.PM

Báo cáo tổng hợp chi phí tháng trên iBom.PM giúp cho nhà lãnh đạo kiểm soát chi phí thực hiện

thực tế so với kế hoạch một cách rõ ràng nhất theo từng khoản mục làm phát sinh chi phí. Qua đó,

nhà lãnh đạo sẽ tìm cách kiểm soát và ra phương án điều chỉnh với các khoản chi phí làm tăng chi

phí của công trình và kế hoạch cũng như ước lượng/dự toán chính xác hơn chi phí cho tháng tiếp

theo để đảm bảo hiệu quả của công trình mang lại cho doanh nghiệp.

Hình 11: Hình ảnh demo bảng tổng hợp chi phí tháng trong báo cáo tiến độ thi công trên iBom.PM

- Báo cáo khối lượng hoàn thành điểm dừng, hạng mục và Báo cáo khối lượng hoàn thành công

trường: Tính năng này của iBom.PM sẽ cho phép nhà quản lý nắm được khối lượng công việc mức

độ hoàn thành của của từng nhà thầu/đơn vị/đội/nhóm thi công, qua đó sẽ kiểm soát được hiệu quả

làm việc của các đơn vị/đội/nhóm thi công ngoài công trường.

Không chỉ dừng lại ở đó, iBom.PM sẽ giúp cho nhà quản trị có được những thông tin tổng hợp về

tiến độ và chi phí thực hiện dự án cũng như đánh giá được hiệu quả của dự án một cách khoa học, dễ

hiểu thông qua những chức năng hiển thị báo cáo phân tích, dự báo dưới dạng biểu đồ.

Hình 12: Hình ảnh demo bảng dự báo tiến độ và chi phí trên iBom.PM

Hình 13: Hình ảnh demo biểu đồ thể hiện tiến độ thi công dự án trên iBom.PM

Hình 14: Hình ảnh demo biểu đồ phân tích chi phí dự án trên iBom.PM

Hình 15: Hình ảnh demo biểu đồ phân tích dòng tiền trên iBom.PM

Quản lý chi phí là một vấn đề quan trọng trong các Doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn thị thi công

công trình. Để hiểu hơn về giải pháp quản lý chi phí của phân hệ Quản lý thi công công trình –

iBom.PM và hiệu quả mà việc ứng dụng phần mêm mang lại, hãy click vào đây để ĐĂNG KÍ

DÙNG THỬ PHẦN MỀM MIỄN PHÍ. Bạn sẽ có trải nghiệm tốt với phân hệ này của chúng tôi.

Mọi thắc mắc, ý kiến đóng góp xin vui lòng gửi theo địa chỉ: contact@isoftco.com

Tin iBom