IV.B.25. Urusan Wajib Kearsipan

LKPJ 2011 Bab IV – Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 205

25. URUSAN KEARSIPAN

Dalam rangka tertib penyelenggaraan administrasi pemerintahan dan pembangunan maka perlu adanya pedoman tentang tatacara pengelolaan/klasifikasi kearsipan. Pedoman pola klasifikasi kearsipan dilingkungan pemerintah kabupaten Wonosobo telah diatur dalam Peraturan Bupati Wonosobo Nomor 24 Tahun 2007. Pengertian Arsip itu sendiri adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan terima oleh lembaga, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, kemasyarakatan dan perseorangan. Kearsipan mempunyai tujuan untuk menyediakan data dan informasi secara cepat dan tepat kepada yang memerlukan. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan sistem pengendalian arsip yang berguna dan berhasil guna dengan menciptakan sistem pengendalian masalah yang terkandung didalam arsip. Sistem pengendalian arsip memisahkan arsip atas dasar perbedaaan yang ada yang merupakan dasar untuk penataan arsip secara sistematis dan efektif, agar mempermudah penemuan kembali arsip. Mengingat fungsi arsip sebagai penunjang kelancaran pelaksanaan tugas pokok organisasi, penyusunan pola klasifikasi arsip diarahkan bagi kepentingan petugas arsip dan para pengakses informasi. SKPD yang menangani masalah kearsipan adalah kantor Arsip yang mempunyai visi : Menjadikan Informasi Utama dalam Penyelenggaran Pemerintahan yang baik.

a. PROGRAM DAN KEGIATAN

Pelaksanaan program dan kegiatan dalam urusan kearsipan ditujukan untuk meningkatkan pengelolaan arsip di Kantor Arsip Daerah dan di SKPD. Melalui APBD Kabupaten tahun 2011 telah dialokasikan sebesar Rp 931.970.000 atau sebesar 0.091 % dari total APBD Tahun 2011 yang berjumlah Rp. 1.014.666.738.473 dari alokasi tersebut terealisasi sebesar Rp 897.949.434 Anggaran tersebut digunakan untuk meningkatkan pelayanan administrasi perkantoran, pemeliharaan rutin dan berkala sarana dan prasarana kearsipan, peningkatan sarana dan prasarana aparatur, penyelamatan dan pelestarian dokumen /arsip daerah, perbaikan sistem administrasi kearsipan ,.

Tabel IV.B.25.1 Program dan Realisasi Anggaran Urusan Kearsipan Tahun 2011

No. Program Alokasi (Rupiah)

Realisasi (Rupiah)

A Belanja Langsung 200.890.000 186.803.396 1 Program Penyelamatan dan

pelestarian dokumen /arsip daerah 26.700.000 25.208.000

2 Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

51.000.000 49.125.000

3 Program Pelayanan Administrasi perkantoran

89.490.000 83.716.366

4 Program Pemeliharaan rutin /berkala sarana dan Prasarana kearsipan

6.500.000 6.500.000

5 Program Peningkatan Sarana Prasarana Aparatur

30.200.000 22.254.030

B Belanja Tidak langsung 731.080.000 711.146.038 1 Belanja Pegawai 731.080.000 711.146.038 2 Belanja Hibah - - Total 931.970.000 897.949.434

Sumber : APBD Kabupaten Wonosobo 2011 (diolah)

IV.B.25. Urusan Wajib Kearsipan

LKPJ 2011 Bab IV – Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 206

b. REALISASI PROGRAM DAN KEGIATAN

Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen /Arsip Daerah

Tujuan dan sasaran program ini adalah upaya penyelamatan dan pelestarian arsip Dokumen/Arsip Daerah yang bernilai. Adapun kegiatan yang dilakukan antara lain :

Seleksi Arsip yang berguna untuk memisahkan antara arsip yang masih mempunyai nilai guna dan sudah tidak digunakan lagi untuk kemudian disimpan menurut aturan standar pengarsipan sehingga memudahkan dalam pencarian kembali .

Akuisisi Arsip yaitu kegiatan penambahan koleksi arsip dengan cara penarikan arsip-arsip statis dari OPD yang dilakukan oleh Kantor Arsip, akuisisi arsip berguna untuk menambah jumlah arsip/dokumen yang terselamatkan.

Program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan

Sasaran program ini adalah tercapainya perbaikan Sistem Administrasi kearsipan. Adapun kegiatan yang dilakukan adalah Bimbingan Teknis Kearsipan dan Pratek Kerja Lapangan yang telah dilaksanakan 28-29 Maret 2011 yang diikuti oleh perangkat desa sehingga diharapkan arsip desa bisa dikelola dengan baik

Program Pelayanan Administrasi perkantoran Program ini tujuan untuk menunjang dan memperlancar jalannya operasional perkantoran sehari-hari sehingga kegiatan pelayanan administrasi tersusun dengan baik sesuai standar pelayanan administrasi perkantoran.

Program Pemeliharaan rutin /berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan

Program ini bertujuan terpeliharanya sarana dan prasana kearsipan seperti gedung kantor Arsip, kendaraan dinas, komputer dan lain-lain.

Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

Program ini bertujuan untuk meningkatnya sarana prasarana Aparatur sehingga indikator kinerja yang akan dicapai adalah terpenuhinya kebutuhan sarana prasarana kearsipan khususnya ruang layanan Arsip

Capaian Kinerja Urusan Kearsipan

Capaian kinerja urusan kearsipan berdasarkan evaluasi kinerja penyelenggaraan pemerintahan daerah (EKKPD) dapat dilihat pada beberapa indikator sebagai berikut :

IV.B.25. Urusan Wajib Kearsipan

LKPJ 2011 Bab IV – Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 207

Tabel. IV.B.25.2 Capaian kinerja Urusan Kearsipan Tahun 2011

berdasarkan Indikator Kinerja Kunci (IKK) penyelenggaraan pemerintahan daerah

No. Indikator Kinerja Kunci (IKK)

Rumus Perhitungan Capaian Kinerja

Sumber data

1 Penerapan Pengelolaan arsip secara baku

(jumlah SKPD yang telah menerapkan arsip secara baku) / (Jumlah SKPD)x100%

75/81x100% 92,59 % Kantor Arsip

2 Kegiatan kualitas SDM Pengelolaan Pengarsipan

Menunjukkan jumlah kegiatan pembinaan petugas pengelolaan pengarsipan

80/81x100% 98,77 % Kantor Arsip

Sumber: Kantor Arsip (diolah 2011)

Tabel. IV.B.25.3 Jumlah layanan Peminjaman Arsip

No. Peminjam arsip Capaian kinerja/frekuensi

2010 2011

1 Instansi Pemerintah 3 2

2 Masyarakat Umum - -

3 Akademisi 5 5

Jumlah 8 7

Sumber: Kantor Arsip

Tabel. IV.B.25.4 Jumlah Data Akuisisi Arsip

No. Instansi Capaian Kinerja

2010 2011 Satuan 1 Bagian Humas

1,0 Meter’ (M’)

2 Sekretariat KPU 2,0 M’ 3 Panwaslu 2,0 5,0 M’

Sumber: Kantor Arsip

c. PERMASALAHAN DAN SOLUSI

Beberapa permasalahan pada urusan kearsipan:

Terbatasnya tenaga yang trampil yang mau dan mampu untuk penggelolaan kearsipan sesuai dengan prosedur dimasing-masing SKPD

Belum optimalnya sistem penyelenggaraan kearsipan, mekanisme serta sistem penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip daerah.

IV.B.25. Urusan Wajib Kearsipan

LKPJ 2011 Bab IV – Penyelenggaraan Urusan Pemerintahan Daerah 208

Pengelola arsip yang telah mengikuti bintek arsip belum bekerja secara optimal masih merangkap tugas lain sehingga kurang terfokus.

Belum diterapkannya teknologi informasi dan komunikasi untuk mendukung.

Masih adanya anggapan bahwa penataan arsip belum penting sehingga penataan dan penyimpanan arsip tidak sesuai dengan peraturan yang ada.

Solusi pemecahan masalah/upaya yang telah dilakukan antara lain :

Sosialisasi arti pentingnya pengelolaan dan penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur kearsipan serta mengoptimalisasi petugas yang telah mengikuti bintek kearsipan bagi semua SKPD dan perangkat desa;

Berdasar Undang-undang kearsipan nomor 43 tahun 2010 diupayakan agar semua SKPD dan desa dapat mengelola arsip hingga penyusutan arsip sendiri;

Optimalisasi sistem penyelenggaraan kearsipan, menyelamatkan dan melestarikan dokumen /arsip daerah;

Meningkatkan sarana prasarana serta sumber daya kearsipan, koordinasi dan kerjasama antar instansi dalam mengelola kearsipan;.