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Manual Único de Procesos
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREA(S)
RESPONSABLE(S) 5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de
Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal
FECHA DE EMISIÓN
FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG.
22 de octubre de 2004 26 de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 1/7
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO GENERAL INICIO/TÉRMINO
Entregar a los proveedores o áreas tramitadoras los contrarecibos para que procedan a su cobro ante la Secretaria de Finanzas, Planeación y Administración, mediante la gestión de los documentos comprobatorios que amparan las adquisiciones de bienes y servicios efectuadas por la Secretaria de la Contraloría.
El proceso inicia cuando el proveedor presenta la documentación comprobatoria ante la Subdirección de Administración de Recursos, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, y las Delegaciones Administrativas; y concluye cuando se le entrega al proveedor su contra recibo para su pago en la Dirección General de Tesorería.
NORMATIVIDAD GENÉRICA
• Código Financiero del Estado de México y Municipios • Reglamento Interior de la Secretaria de la Contraloría • Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de México del año que corresponda • Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares Públicos
del Poder Ejecutivo Estatal. • Manual General de Organización de la Secretaria de la Contraloría • Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado. • Manual Único de Contabilidad
Manual Único de Procesos
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREA(S)
RESPONSABLE(S) 5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de
Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal
FECHA DE EMISIÓN
FECHA DE REVISÍÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG.
22 de octubre de 2004 26 de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 2/7
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABL
E NORMATIVIDAD ESPECIFICA
INSTRUMENTOS formas, registros
de control 1. Reciben de los proveedores o áreas
tramitadoras los documentos comprobatorios a pagar y proceden a: a) Verificar que los documentos
cumplan con los requisitos fiscales y administrativos.
b) Pegar los documentos en hojas blancas para su entrega.
c) Anexar el formato único con el que se comprometió el gasto.
d) Enviar los documentos originales y el formato único a la Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal.
3 días Subdirector de Administración de
Recursos/ Delegados
Administrativos/ Jefe de
Departamento de Recursos
Materiales y Servicios
Generales.
Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las Dependencias y Organismos Auxiliares.
− Formato Único para la Solicitud de Comprometido y Pago de Programas Federales y Estatales.
2. Reciben el formato único y los documentos comprobatorios y procede a: a) Verificar que el formato único se
encuentre validado con la antefirma del Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal.
b) Revisar que los documentos comprobatorios contengan la partida presupuestal a afectar y que esta coincida con la requisitada en el formato único.
c) Sumar los importes de los documentos comprobatorios y que el total que resulte sea igual que la cantidad requisitada en el formato único.
d) Someter el formato único y los
1 día Responsables del control
presupuestal de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
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− Sistema de Presupuestos de la Secretaría de la Contraloría
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Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABL
E NORMATIVIDAD ESPECIFICA
INSTRUMENTOS formas, registros
de control documentos comprobatorios al visto bueno del Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal.
3. Recibe el formato único y los documentos comprobatorios, los revisa, otorga su visto bueno. y los turna al área de fondos. En el caso de que los datos no sean los correctos, devuelve los documentos comprobatorios a las áreas tramitadoras para su corrección.
0.25 día Subdirector de Contabilidad y
Control Presupuestal
Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado.
4. Reciben el formato único y los documentos comprobatorios y realiza las siguientes actividades:
a) Captura cada uno de los documentos en el sistema presupuestos. b) Revisa e imprime carátula y contra carátula de fondo a proveedor c) Integra expediente “Fondo a Proveedor” con la carátula, contra-carátula y los documentos comprobatorios. d) Envía expediente “Fondo a Proveedor” al área de presupuesto, para su proceso.
0.25 día a 2 días
Responsables de Fondos de la
Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado.
− Sistema de Presupuestos de la Secretaría de la Contraloría.
− Expediente “Fondo a Proveedor”
− Sistema Oficial SIPREP
5. Recibe expediente “Fondo a Proveedor” y procede a:
0.5 día Responsables del control
Manual Único de Contabilidad
− Sistema de Presupuestos de la
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PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREA(S)
RESPONSABLE(S) 5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de
Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABL
E NORMATIVIDAD ESPECIFICA
INSTRUMENTOS formas, registros
de control a) Capturar los movimientos presupuéstales en el sistema de presupuestos, cancelando el comprometido y afectando el devengado. b) Sellar de “procesado” la carátula del “Fondo a Proveedor” y devuelve el expediente al área de fondos
presupuestal de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Secretaría de la Contraloría.
− Sistema Oficial SIPREP
6. Recibe el expediente “Fondo a Proveedor” ya procesado y realiza lo siguiente:
a) Saca copia fotostática y la entrega el área de contabilidad.
b) Somete a firma del Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal el expediente “Fondo a Proveedor”.
0.25 día a 0.5 día Responsables de Fondos de la
Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
− Expediente “Fondo a Proveedor”.
7. Recibe el expediente “Fondo a Proveedor”, verifica y firma la carátula y la contra-carátula y somete a firma al coordinador de administración.
En caso de errores, devuelve a los responsables del fondo revolvente el expediente para su corrección.
0.25 día Subdirector de Contabilidad y
Control Presupuestal
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− Expediente “Fondo a Proveedor”, validado.
8. Recibe el expediente “Fondo a Proveedor” validado, lo revisa, firma la carátula y la contra-carátula autorizando el trámite y
0.25 día Coordinador de administración
Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro,
− Expediente “Fondo a Proveedor”.
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RESPONSABLE(S) 5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de
Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal
FECHA DE EMISIÓN
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABL
E NORMATIVIDAD ESPECIFICA
INSTRUMENTOS formas, registros
de control devuelve al Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal.
Control y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado.
9. Recibe el expediente “Fondo a Proveedor” autorizado, revisa que se encuentren completas las firmas, y lo entrega al área de fondos revolventes.
0.125 día Subdirector de Contabilidad y
Control
10.
Recibe el expediente “Fondo a Proveedor” autorizado y procede a:
a) Fotocopiar relación de facturas b) Fotocopiar por duplicado la
carátula, una para entregarla a la Dirección General de Tesorería y otra para el archivo de la Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal.
c) Preparar listado de fondos, obtener firma del Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal y saca copia para
acuse de recibo. d) Tramitar ante la Dirección General
de Tesorería y obtiene firma de recibido.
0.5 día a 1 día Responsables de Fondos de la
Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
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− Listado de fondos para tramite a la Dirección General de Tesorería
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Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABL
E NORMATIVIDAD ESPECIFICA
INSTRUMENTOS formas, registros
de control 11. Recibe relación con las carátulas de los
fondos y procede a realizar los contrarecibos correspondientes.
De 3 a 7 días (este tiempo no se contabiliza)
Dirección General de Tesorería
Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Registro, Control y Evaluación del Gasto Publico del Gobierno del Estado
12. Acude a la Dirección General de Tesorería a recoger los contrarecibos y:
a) Verifica que sean la totalidad de los contrarecibos entregados originalmente y que se encuentre bien escrito el nombre de los proveedores.
b) Saca por duplicado copia del contrarecibo una para su registro en área presupuestal y la otra para expediente de proveedor
c) Procede a llamar a los beneficiarios para recoger el contrarecibo.
d) Se registra contrarecibo en Sistema de Presupuesto
0.5 de día Responsables de Fondos de la
Subdirección de Contabilidad y
Control
− Contrarecibo
− Sistema de Presupuesto de la Secretaría de la Contraloría
− Sistema Oficial SIPREP
13. Entrega el contrarecibo al proveedor previa revisión de su identificación oficial y obtiene la firma de recibido en una fotocopia del contrarecibo, misma que se archiva.
El beneficiario acude entre 1 a 5 días (
Este tiempo no se contabiliza)
Responsables de Fondos de
Subdirección de Contabilidad y
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RESPONSABLE(S) 5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de
Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. ACTIVIDAD DURACIÓN RESPONSABL
E NORMATIVIDAD ESPECIFICA
INSTRUMENTOS formas, registros
de control Control
Total de Tiempo:
Mínimo 7 días y Máximo 9.4 días
NOTA: EL TIEMPO MÍNIMO Y MÁXIMO REPRESENTA EL PROMEDIO PARA LA GESTIÓN DE 50 “FONDOS A PROVEEDOR “ AL MES; CADA FONDO PUEDE ESTAR CONFORMADO A SU VEZ, CON 1 o 10 DOCUMENTOS EN PROMEDIO.
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5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
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DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
INICIO
1 Reciben de los proveedores o áreas tramitadoras los documentos comprobatorios a pagar y proceden a: a) Verificar que los
documentos cumplan con los requisitos fiscales y administrativos.
b) Pegar los documentos en hojas blancas para su entrega.
Continúa…
2 Recibe el formato único y procede a: f) Verificar que esta
se encuentre comprometida en el sistema de presupuestos
g) Revisar que los comprobantes contengan la partida presupuestal afectar y que esta coincida con la requisitada en el formato único.
Continúa…
3 Recibe el formato único y los documentos comprobatorios, los revisa, otorga su visto bueno. y los turna al área de fondos. En el caso de que los datos no sean los correctos, devuelve los documentos comprobatorios a las áreas tramitadoras para su corrección.
4 Reciben el formato único y los documentos comprobatorios y realiza las siguientes actividades: a) Captura cada uno
de los documentos en el sistema presupuestos.
b) Revisa e imprime carátula y contra carátula de fondo a proveedor
Continúa…
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5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
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DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
c) Anexar el formato único con el que se comprometió el gasto.
d) Enviar los documentos originales y el formato único a la Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal
c) Sumar los importes de los documentos comprobatorios y que el total que resulte sea igual que la cantidad requisitada en el formato único.
d) Someter el formato único y los documentos comprobatorios al visto bueno del Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal.
c) Integra expediente “Fondo a Proveedor” con la carátula, contra-carátula y los documentos comprobatorios.
d) Envía expediente “Fondo a Proveedor” al área de presupuesto, para su proceso.
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PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREA(S) RESPONSABLE(S)
5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
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DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
5 Recibe expediente
“Fondo a Proveedor” y procede a:
a) Capturar los
movimientos presupuéstales en el sistema de presupuestos, cancelando el comprometido y afectando el devengado.
b) Sellar de “procesado” la carátula del “Fondo a Proveedor” y devuelve el expediente al área de fondos
6 Recibe el expediente “Fondo a Proveedor” ya procesado y realiza lo siguiente: a) Saca copia
fotostática y la entrega el área de contabilidad.
b) Somete a firma del Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal el expediente “Fondo a Proveedor”.
Manual Único de Procesos
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5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
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DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
7
Recibe el expediente “Fondo a Proveedor”, verifica y firma la carátula y la contra-carátula y somete a firma al coordinador de administración. En caso de errores, devuelve a los responsables del fondo revolvente el expediente para su corrección.
8 Recibe el expediente “Fondo a Proveedor” validado, lo revisa, firma la carátula y la contra-carátula autorizando el trámite y devuelve al Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal.
Manual Único de Procesos
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREA(S) RESPONSABLE(S)
5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
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30 de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 5/9
DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
9 Recibe el expediente “Fondo a Proveedor” autorizado, revisa que se encuentren completas las firmas, y lo entrega al área de fondos revolventes.
10 Recibe el expediente “Fondo a Proveedor” autorizado y procede a: a) Fotocopiar relación
de facturas b) Fotocopiar por
duplicado la carátula, una para entregarla a la Dirección General de Tesorería y otra para el archivo de la Subdirección de Contabilidad y Control Presupuestal.
Continúa…
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PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREA(S) RESPONSABLE(S)
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Control Presupuestal
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DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
c) Preparar listado de
fondos, obtener firma del Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal y saca copia para acuse de recibo.
d) Tramitar ante la Dirección General de Tesorería y obtiene firma de recibido.
11 Recibe relación con las carátulas de los fondos y procede a realizar los contrarecibos correspondientes.
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5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
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DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
12 Acude a la Dirección General de Tesorería a recoger los contrarecibos y: a) Verifica que
sean la totalidad de los contrarecibos entregados originalmente y que se encuentre bien escrito el nombre de los proveedores.
Continúa…
Manual Único de Procesos
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREA(S) RESPONSABLE(S)
5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG.
22 de octubre 2004
30 de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 8/9
DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
b) Saca por duplicado copia del contrarecibo una para su registro en área presupuestal y la otra para expediente de proveedor
c) Procede a llamar a los beneficiarios para recoger el contrarecibo.
Manual Único de Procesos
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO AREA(S) RESPONSABLE(S)
5. Apoyo Administrativo 5.2 Administración de Recursos Financieros 5.2.3 Tramite de Contrarecibos Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
FECHA DE EMISIÓN FECHA DE REVISIÓN ELABORÓ AUTORIZÓ PÁG.
22 de octubre 2004
30 de Septiembre de 2013 Mtra. Ivonne R. Bernáldez Mercado Ing. Yasmín Arévalo Athié 9/9
DIAGRAMA DE FLUJO
Delegados administrativos y Departamento de
Recursos Materiales
Responsables del control presupuestal
de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Subdirector de Contabilidad y Control Presupuestal
Responsables de fondos de la Subdirección de Contabilidad y
Control Presupuestal
Coordinador de Administración Dirección General de
Tesorería
13 Entrega el contrarecibo al proveedor previa revisión de su identificación oficial y obtiene la firma de recibido en una fotocopia del contrarecibo, misma que se archiva.
FIN
