sa: OllQCDH-HDQT Tp.HCM, ngay thdng nam 2018

CONG TY CO PHAN LILAMA 18

D~I HOI DONG CO DONG

CONG HoA xA HOI CHU NGHiA VIET NAM. . .DQcI~p - TV do - Hanh phuc

[uUTHAO]. . QUY CHI: LAM VI$C

DAI HOI DONG CO DONG THUONG NIEN NAM 2018. .Can elf:

- Luat Doanh nghiep s6 68/2014/QH13, ngay 26 thang 11 nam 2014;

- Di~u l~ Cong ty c6 phan Lilama 18, ngay 14 thang 06 nam 2016.

Nham dam bao Dai hoi d6ng c6 dong thuong nien nam 2018 cua Cong ty C6 phanLilama 18 diSn ra thanh cong t6t dep, Hoi d6ng quan tri xay dung quy che, nguyen t~c lamviec, irng xu, bieu quyet trong Dai h(>inhu sau:

1. M1}.cdich

- Dam bao trinh nr, nguyen t~c irng xu, bieu quyet tai Dai h(>id6ng c6 dong thirongnien cua Cong ty C6 phan Lilama 18 diSn ra dung quy dinh va thanh cong t6t dep,

- Cac nghi quyet cua DC;lih(>i d6ng c6 dong the hien y chi thong nhat cua Dai h(>id6ng c6 dong, dap irng nguyen vong quyen loi cua c6 dong va dung phap lu~t.

2. Dai ttrQ'ng va ph~m vi

- DBi tU'(1ng: Tfrt ca cac c6 dong, nguai dC;lidi~n (nguai duqc uy quy~n) va khachmai tham d\1'DC;lih(>id6ng c6 dong thuang nien Cong ty C6 phfin Lilama 18 d~u phai chfrphanh, tuan thu cac quy dinh tC;liQuy ch~ nay, Di~u l~ Cong ty va quy dinh hi~n hanh cuaphap lu~t.

- PhfJ-mvi tip d~ng: Quy ch~ nay duqc su dvng cho vi~c t6 chuc h9P DC;lih(>id6ng c6dong thuang nien nam 2018 cua Cong ty c6 phfin Lilama 18.

3. Giai thich thu~t ngfr/tir vi~t t~t

Cong ty Cong ty c6 phfin Lilama 18

HDQT H(>id6ng quim tri

BKS Ban ki~m soat

BTC Ban t6 chuc DC;lih(>i

DHDCD DC;lih9i d6ng c6 dong

1

D';li bieu C6 dong, ngiroi dai dien (nguoi duac uy quyen)

Thanh vien Ban kiem scat Ki~m soat vien

4. NQi dung quy ch~

4.1 DiJu kifn ti;n himh D{li h~i dang ca dong (DiJu 18 DiJu If Cting ty)

Dai hoi d6ng c6 dong duoc ti~n hanh khi co s6 dai bieu dtr hop dai dien cho it nhat51% tong s6 c6 phan co quyen bieu quyet.

Truong hop khong co du s6 luong dai bieu c~n thiet trong vong ba rmroi (30) phutk~ tir thai diem ftn dinh khai mac dai hoi, ngiroi trieu t~p hop huy cuoc hQP· Dai hQi dongc6 dong phai ducc trieu t~p lai trong yang ba muoi (30) ngay k~ tir ngay du dinh t6 chircDai hQi d6ng c6 dong l~n thir nhftt. D';li hQi d6ng c6 dong tri~u t~p l';li chi dugc ti~n hanhkhi co thanh vien tham dl,l'la c{tCc6 dong va nhUng d';li di~n dugc uy quy~n dl,l'hQp d';lidi~n cho it nhftt 33% c6 ph~n co quy~n bi~u quy~t.

Trub'ng hgp d';li hQi l~n thu hai khong dugc ti~n hanh do khong co du s6 d';libi~uc~n thi~t trong vong ba muO'i (30) phut k~ tu thai di~m ftn dinh khai m';lc d';lihQi, D';li hQid6ng c6 dong l~n thu ba co th~ dugc tri~u t~p trong yang hai muO'i (20) ngay k~ tu ngaydl,l'dinh ti~n hanh d';li hQi l~n hai va trong trub'ng hgp nay d';li hQi dugc ti~n hanh khongph\l thuQc vao s6 lugng c6 dong hay d';li di~n uy quy~n tham dl,l'va dugc coi la hgp l~ vaco quy~n quy~t dinh tftt ca cac vftn d~ dl,l'ki~n dugc phe chufrn t';li D';li hQi d6ng c6 dong

l~n thu nhftt.

4.2 DiJu kifn ca dong tham d" D{li h~iCac c6 dong cua Cong ty thea danh sach ch6t d~n h~t ngay 08/03/20 18 d~u co

quySn tham dl,l'DHDCD; co th~ tflJC ti~p tham dl,l'ho~c uy quySn cho d';li di~n cua minhtham dl,l'.Trub'ng hgp co nhi~u han mQt nguai d';li di~n dugc uy quy~n thea quy dinh cuaphap lu~t dugc Cll tham dl,l'thi phai xac dinh C\l th~ s6 c6 ph~n va s6 phi~u b~u cua m6i

nguai d';lidi~n.

4.3 Khach miYit{li D{li h~i

La cac chuc danh quan ly cua Cong ty, khach mai, thanh vien trong BTC D';li hQikhong phai la c6 dong Cong ty nhung dugc mai tham dl,l'D';lihQi.

Khach mai khong tham gia phat bi~u t';liD';li hQi (trir truang h(Jp dU(JcChu t9a D{;tih9i mai, hoqc co dang kY trubc vbi BTC Dc;lih6i va dU(JCChu t9a Dc;zih9i d6ng y).4.4 D{li bi€u tham d" D{li h~i phiii tuan thu cac quy dinh sau

Dung gia, trang ph\lc lich Sl,l',trang trQng, tuan thu vi~c ki~m tra an ninh (niu co),gifiy ta tuy than .v.v ... thea yeu c~u cua BTC D';lihQi.

_ Nh~n h6 sa tai li~u, gifty ta ph\lc V\l D';li hQi t';li bQ ph~n don ti~p tru6c hQi truOngU';lihQi.

2

C6 dong d~n muon c6 quyen dang ky ngay va sau d6 co quyen tham gia va bieuquyet ngay tai Dai hoi. Chu toa khong co trach nhiem dirng Dai hQi d8 cho c6 dong d~nmuon dang kY tham dir; k~t qua bieu quyet cac vftn d~ dff duoc ti~n hanh bieu quyet tnrockhi dai bieu d6 d~n tham du se khong bi anh hirong,

f)8 di~n thoai & che dQrung hoac t~t may, khi cfrn thi ra ben ngoai dam thoai,

- Ngiroi duoc uy quyen tham du Dai hQi khong duoc uy quyen tham du Dai hQi chongiroi tlur ba tham du Dai hoi, tnr tnrong hop quy dinh tai di8m b khoan 2 f)i~u 15 Dieul~ t6 chirc va hoat dong cua Cong ty.

- Khong hut thu6c la trong phong B~i hQi.

Tmin thu cac quy dinh cua Ban t6 chuc, cua Chu tQa di~u hanh B~i hQi.

TruOng hqp c6 d~i bi8u khong tmin thu nhUng quy dinh v~ ki8m tra ho~c cac bi~nphap, quy dinh n6i tren, Chu tQa sau khi xem xet mQt cach cAn trQng, c6 th8 til ch6i ho~ctn,lCxuftt d~i bi8u n6i tren kh6i nai di€n ra B~i hQi d8 dam bao B~i hQi di€n ra mQt cachbinh thuOng thea chuang trinh k~ ho~ch.

4.5 ChIi tpa va Doan ch Ii ttch

- Boan Chu tich g6m 05 nguai, bao g6m 01 chu tich va 04 thanh vien. Chu tich HQid6ng quan tri la Chu tich Boan Chu tich va la Chu tQa BHBCB. Chu tQa di~u hanh congvi~c cua B~i hQi thea nQi dung, chuang trinh rna HQi d6ng quan tri dff dlJ ki~n thong quatru&c f)~i hQi.

Trong truOng hqp Chu tich HQi d6ng quan tri v~ng m~t ho~c t~m thai mftt kha nanglam vi~c thi cac thanh vien HQi d6ng quan tri con l~i bfru mQt nguai trong s6 hQ lam chutQa f)~i hQi. TruOng hqp khong c6 nguai c6 th8 lam chu to~ thi TruOng Ban ki8m soatdi~u khi8n d8 B~i hQi d6ng c6 dong bfru chu to~ cUQchQp trong s6 nhung nguai dlJ hQp vanguai c6 phi~u bfru cao nhftt se lam Chu tQa cUQchQP.

- Nhi~m V\l cua Boan Chu tich:

.:. f)i~u hanh cac ho~t dQng cua BHBCB Cong ty thea chuang trinh dlJ ki~n cuaHBQT dff duQ'cBHBCB thong qua;

.:. Huang ddn cac d~i bi8u va B~i hQi thao lu~n cac nQi dung c6 trong chuang trinh;

.:. Trinh dlJ thao, k~t lu~n nhung vftn d~ cfrn thi~t d8 B~i hQi bi8u quy~t;

.:. Tra lai nhUng vftn d~ do B~i hQiyeu cAu;

.:. Giai quy~t cac vftn d~ phat sinh trong sU6t qua trinh B~i hQi.

- Nguyen t~c him vi~c cua Boan Chu tich: Boan Chu tich lam vi~c thea nguyen t~ct~p th8, t~p trung dan chu, quy~t dinh thea da s6.

4.6 ThU'kj D{l; hV;:

Chu tQa cu m(>tho~c m(>ts6 nguai lam Thu kY BHBCf).

- Nhiem vu va quyen han:

.:. Ghi chep dAydu, trung thirc nOi dung Dai hOi;

.:. Ti~p nhan phieu dang ky phat bieu cua Dai bieu;

.:. Lap Bien ban hQPva soan thao Nghi quyet DHDCD;

.:. H6 tro Chu toa cong b6 thong tin lien quan d~n cuoc hop DHDCD va thong baod~n cac c6 dong thea dung quy dinh phap luat va Di~u 1~Cong ty.

Chu toa va thir Icy DHDCD co quyen thuc hien cac bien phap cAn thiet d~ di~ukhien cuoc hQPmot each hop ly, co tr~t nr, dung thea chuang trinh da duoc thong qua vaphan anh duoc mong muon cua da s6 nguoi du hop.

4. 7 Ban tham tra ttr eaeh en dong_ Ban tham tra tu each c6 dong cua Dai hoi g6m 03 nguoi, bao g6m 01 Truong Ban

va 02 thanh vien, do HDQT thanh l~p va do Doan Chu tich gi6i thi~u d~n D~i hOi.

- Nhi~m V\l cua Ban thAm tra tu cach c6 dong:

.:. Ban thAm tra tu cach c6 dong cua D~i hOi co trach nhi~m ki~m tra tu cach va tinhhinh c6 dong, d~i di~n c6 dong d~n dl)'hQp.

•:. TruOng Ban thAm tra tu cach c6 dong bao cao v6i DHDCD tinh hinh c6 dong dl)'hQp. N~u cuOc hQp co du s6 luqng c6 dong va d~i di~n duqc uy quy~n co quy~n dl)' hQPd~i di~n it nhelt 51% t6ng s6 c6 phAn co quy~n bi~u quy~t tham dl)' thi cuOc hQPDHDCDCong ty duqc t6 chuc ti~n hanh.

4.8 Ban kiim phiiu

_ Ban ki~m phi~u do Chu tQa gi6i thi~u (khong qua 03 nguai) d~ D~i hOi thong quabi~u quy~t b~ng cach gia the bi~u quy~t. Cac ung cu vien tham gia (rng cu, d~ cu (trongtruang hqp thl)'c hi~n bAu cu) khong duqc tham gia vao ban ki~m phi~u.

- Nhi~m V\l cua Ban ki~m phi~u:

.:. Ph6 bi~n nguyen t~c, th~ 1~,huang dfrn cach thuc bi~u quy~t;

.:. Ki~m va ghi nh~n phi~u bi~u quy~t, l~p bien ban ki~m phi~u, cong b6 k~t qua;chuy~n bien ban cho Chu tQa phe chuAnk~t qua bi~u quy~t, k~t qua bAucu;

.:. Nhanh chong thong bao k~t qua bi~u quy~t cho Thu Icy D~i hOi;

.:. Xem xet va bao cao D~i hOi nhung truang hqp vi ph~m th~ l~ bi~u quy~t ho~c danthu khi~u n~i v~ k~t qua bi~u quy~t.

4.9 Phat biiu t{liD{lihpiD~i bi~u tham dl)' d~i hOi khi mu6n phat bi~u y ki~n phai duqc Sl)'d6ng y cua Chu

tQaD~i hOi. D~i bi~u phM bi~u ng~n gQnva t~p trung vao dung nhung nOi dung trQng tamcAn trao d6i, phil hqp v6i nOi dung chuang trinh da duqc D~i hOi thong qua ho~c gui yki~n b~ng van ban cho Thu ky D~i hOi t6ng hqp bao cao Chli tQa.

4

Chu toa Dai hci se s~p x~p cho dai bieu phat bieu theo thir nr dang ky, d6ng thaigiai dap cac th~c m~c cua c6 dong tai Dai h<)ihoac ghi nhan tra loi sau bang van ban.

4.10 Thi If biiu quyit t{liD{lihpi

a) Cae quy dinh ehung v~ biiu quyet

- Tfrt ca cac vfrn d~ trong chuong trinh va n<)idung hop cua D~i h<)ideu phai duocDHDCD thao luan va bieu quyet cong khai.

- M6i c6 phan c6 quyen bieu quyet sa htru hoac dai dien sa htru img voi mot don vibieu quyet.

- M6i dai bieu d~n tharn dtr Dai hoi duoc cfrp 01 The bi€u quyet va 01 Phi~u bieuquyet, Tren The bi€u quyet va Phi~u bieu quyet c6 ghi rna dai bieu, hQ ten, s6 c6 phfrn sahuu val ho~c duQ'cuy quy~n c6 quy~n bi€u quy~t cua d~i bi€u d6. The bi€u quy~t va Phi~ubi€u quy~t duQ'cCong ty in, d6ng dfru treo va gui tf\l'c ti~p cho d~i bi€u t~i D~i h<)i.

b) Thi thue biiu quyit, trinh tl! xin y kiin biiu quyit

Tung vfrn d~ duQ'c dua ra truac D~i h<)ithu<)c thArn quy~n cua DHDCD d~u duQ'cxin y ki~n theo trinh tl,r:

Tan thanh (d6ng y) vai n<)idung vua duQ'cd~ trinh;

- Khong tan thanh (khong d6ng y) vai n<)idung vira dUQ'cd~ trinh;

- Khong c6 y ki~n vai n<)idung vua duQ'cd~ trinh.

Khi ti~n hanh bi€u quy~t t~i D~i h<)i, c6 dong ti~n hanh bi€u quy~t thong qua caan<)idung b~ng rn<)ttrong hai phuong thuc sau:

- PhuO'ngthue giO'the biiu quyit: Khi ti~n hanh bi€u quy~t t~i D~i h<)i,cac d~i bi€ubi€u quy~t gia The bi€u quy~t len cao huang v~ phia Chu to~ doan. Phuong thuc nay dungd€ thong qua cac vfrn d~ khac tru cac bao cao va ta trinh t~i D~i h<)i.Tru<'rnghqp d~i bi€ukhong gia The bi€u quy~t trong ca ba lfrn bi€u quy~t tan thanh, khong tan thanh va khongy ki~n cua rn<)tvfrn d~ thi duQ'cxern nhu bi€u quy~t tan thanh vfrn d~ d6. Tru<'rnghqp d~ibi€u gia cao The bi€u quy~t trong ca ba lfrn h~~c hai trong ~6 b~ lfrn bi€u quy~t tan tha~lvalho~c khong tan thanh valho~c khong y kien cua rn<)tvan de thi duQ'c xern nhu biequy~t khong tan thanh vfrn d~ d6. Theo hlnh thuc bi€u quy~t b~ng gia The bi€u quy~t,thanh vien Ban ki€m phi~u danh dfru rna c6 dong va s6 phi~u bi€u quy~t tuang ung cllatUng c6 dong tan thanh, khong tan thanh, khong c6 y ki~n.

- PhuO'ngthue iliJn VtlO Phiiu biiu quyit: D6i vai tUng n<)idung, c6 dong chQn rn<)ttrong ba phuang an "Tan thanh", "Khong tan thanh", "Khong c6 y ki~n" duQ'c in s~n tronJPhi~u ~i€u quy~t b~ng cach danh d§'~ "X" ho~c "./" vao a rninh ,chQn. Phuang thuc na~dung de thong qua cac bao cao HQi dong quan tri, bao cao Ban kiern soat va cac n<)idungthu<)cta trinh t~i D~i h<)i. Sau khi hoan tfrt tfrt ca n<)idung cfrn bi€u quy~t CllaD~i h<)i,c8dong gui Phi~u bi~u quy~t v~ thung phi~u kin da duQ'cniern phong t~i D~i h<)itheo huangdfin clla Ban ki€rn phi~u.

c) Tinh hop l¢ cua Phiiu bi~u quyet

Phi€u bi~u quyet hop 1~la phieu thea mfiu in s~n do BTC phat ra, khong tAy xoa,cao sua, rach, nat, ... khong viet them nQi dung nao khac ngoai quy dinh cho phieu nay vaphai c6 chtr ky, duoi chir ky phai c6 dAydu ho ten duoc viet tay cua dai bieu tham du.

Tren phieu bieu quyet, nQi dung bieu quyet (bao cao, to trinh) la hop 1~khi dai bieudanh d~u chon mot (01) trong ba (03) 0 vuong bieu quyet, NQi dung bieu quyet (bao cao,to trinh) khong hop 1~la nQi dung khong dung thea cac quy dinh cua nQi dung bieu quyet

hop 1~.

Phi€u bieu quyet khong hop 1~:

.:. Ohi them nQi dung khac vao Phi€u bieu quyet;

.:. Phi€u bieu quyet khong thea mfiu in s~n do BTC phat ra, phi€u khong c6 d~u docua Cong ty, ho~c dff tAyxoa, Cl;lOsua, vi€t them nQi dung khac ngoai quy dinh cho phi€ubi~u quy€t, khi d6 t~t ca nQi dung bi~u quy€t tren phi€u bi~u quy€t la khong hqp 1~.

d) Ghi nhQn kit qua biiu quyit

Ban Ki~m phi€u c6 nhi~m V\l thu, ghi nh~n va tra the bi~u quy€t.

Ban Ki~m phi€u se ki~m tra s6 phi€u tan thanh, khong tan thanh, khong c6 y ki€ncua timg nQi dung va chiu trach nhi~m ghi nh~n, th6ng ke va bao cao k€t qua ki~m phi€u

bi~u quy€t tl;liDHDCD.

e) Ty l¢ t6i thiiu can ac;ztaU(Jckhi bi~u quyit

Cac v~n d~ cAn l~y bi~u quy€t tl;liDl;lihQi chi duQ'c thong qua khi dl;ltduQ'c ty 1~bi~u quy€t d6ng y cua it nh~t 51% s6 c6 phAn c6 quy~n bi~u quy€t tham d\l' Dl;lihQi. RiengmQt s6 truang hqp v~n d~ bi~u quy€t duQ'cquy dinh tl;liKhoan 2, Di~u 20 Di~u 1~Cong tyva Khoi'm 1 Di~u 144 Lu~t doanh nghi~p s6 68/2014/QH13 thi phai c6 S\l'd6ng y it nh~t65% s6 c6 phAn c6 quy~n bi~u quy€t tham d\l'Dl;lihQi.

Luu y, c6 dong/ dl;lidi~n uy quy~n c6 lQ'iich lien quan khong c6 quy~n bi~u quy€td6i v6i cac hqp d6ng va giao dich c6 gia td 100 hem 20% (t6ng gia tri tai san Cong ty ghitrong bao cao tai chinh gAn nh~t; cac hqp d6ng ho~c giao dich nay chi duQ'c ch~p thu~nkhi c6 s6 c6 dong/ dl;lidi~n uy quy~n chi€m tit 65% t6ng s6 phi€u bi~u quy€t con ll;litanthanh (theo Khoan 4 Di~u 35 Di~u 1~Cong ty va Khoan 3, Di~u 162, Lu~t doanh nghi~p

s668/2014/QHI3).

4.11 Bien him, Nghj Quyit hpp DHDCDBien ban hQp va nghi quy€t DHDCD phai duQ'c dQc va thong qua tru6c khi b€ ml;lC

Dl;lihQi.

5. Th,!c hi~n

T~t ca cac dl;libi~u, nguoi dl;lidi~n, khach moi tham d\l'Dl;lihQi c6 trach nhi~m tuanthu dAydu cac nQi dung dff quy dinh tl;liquy ch€ nay, cac quy dinh, nQi quy, quy ch€ qufmtri hi~n hanh cua cong ty va cac quy dinh phap lu~t c6 lien quan.

6

- Nguoi trieu t~p DHDCD co quyen:

.:. YSu c~u d.t ca ngiroi dir hop chiu S\1' kiem tra hoac cac bien phap an ninh khac;

.:. YSu c~u co quan co tham quyen duy tri tr~t nr cuoc hop; true xuat nhtrng nguoikhong twin thu quyen di~u hanh cua chu toa, cb y gay rbi trat tu, ngan can ti~n trien binhthuong cua cuoc hop hoac khong tuan thu cac yeu c~u v~ kiem tra an ninh ra khoi cuoc

hop DHDCD.

Cac nQi dung khong duoc quy dinh chi ti~t tai quy ch~ nay thi thong nhat ap dungthea quy dinh tai Di~u l~ Cong ty, Luat doanh nghiep sb 68/2014/QH13 va cac van ban

phap lu~t hien hanh cua Nha mroc .

Quy chi nay co hi~u luc ngay sau khi illf!"C DHDCD Ciing ty biiu quyit thong qua.

T.M HQI DONGQUANTRJ

CHUTICH

LEQu6cAN

r