__________________________________________________________________________________RUJ: JBN No. A/4405/108

14 Mac 1998

Y.Bhg. Datuk/Tuan/Puan,

PEKELILING JABATAN BENDAHARI NEGERI BIL. 8/1998GARIS PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM PENYELENGGARAAN BUKU VOT DANPENYEDIAAN BAUCAR SECARA BERKOMPUTER

1. TUJUAN

1.1 Pekeliling ini adalah bertujuan untuk mengariskan langkah-langkah yang perlu diambiloleh kementerian/jabatan yang akan melaksanakan sistem penyelenggaraan Buku Vot danpenyediaan baucar secara berkomputer.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Nama Pakej perisian ini adalah "Sistem Buku Vot dan Baucar Bersepadu (SISVOT)Versi 1.0".

2.2 Sistem aplikasi ini mengunakan satu sistem yang menyatukan proses-prosespengurusan seperti berikut:

(i) Penyelenggaraan Buku Vot;(ii) Penyelenggaraan Liabiliti;(iii) Penyediaan Baucar;(iv) Penyesuaian perbelanjaan.

Telefon : 088-257111Faks : 088-212655E-mail : bn.jbn@sabah.gov.my

JABATAN BENDAHARI NEGERIWisma KewanganBeg Berkunci No. 205888595 Kota KinabaluSabah, Malaysia

JBN No. A/4405/108 14 Mac1998

2.3 Sistem ini adalah bertujuan untuk memudahkan pengawalan peruntukan, liabiliti,penyelenggaraan dan penyesuaian Buku Vot, dan penyediaan baucer serta membolehkanlaporan-laporan pengurusan disediakan dengan mudah dan cepat.

3. PROGRAM PELAKSANAAN SISTEM

3.1 Bagi memastikan Sistem Bukut Vot dan Baucer Bersepadu ini dilaksanakan dengansempurna, Ketua Bahagian Akaun/Kewangan hendaklah mengambil langkah-langkah minimayang digariskan dalam pekeliling ini berkaitan dengan keperluan pelaksanaan, pengunaanselari, operasi sistem, peralihan sistem, ciri-ciri keselamatan, dan peraturan untuk urusniagasemasa gangguan kepada sistem atau kerosakan komputer.

3.2 KEPERLUAN PELAKSANAAN

3.2.1 Kementerian/jabatan yang akan melaksanakan sistem berkomputer inihendaklah menentukan terlebih dahulu bahawa syarat-syarat berikutdipenuhi:

(i) Penyelenggaraan dan penyesuaian Buku Vot secara manualdilaksanakan dengan sempurna dan kemaskini.

(ii) Pegawai dan kakitangan yang terlibat mendapat latihan asaskomputer,

(iii) Pegawai dan kakitangan yang terlibat menjalani latihan penggunaanpakej perisian sistem yang dikendalikan oleh Jabatan PorkhidmatanKomputer Negeri.

JBN No. A/4405/108 14 Mac 1998

(iv) Membuat permohonan bagi mendapatkan pakej perisian danpemasangan sistem daripada Jabatan Perkhidmatan KomputerNegeri.

(v) Mengkhaskan komputer mikro yang mempunyai konfigurasi sesuaiuntuk keperluan sistem ini.

(vi) Memastikan stok simpanan kertas komputer dan borang baucaradalah mencukupi setiap masa.

(vii) Komputer dan pencetak yang digunakan berfungsi dengan baik, danjika timbul masalah di dalam operasi sistem hendaklah menghubungipihak-pihak berkenaan untuk mendapat perkhidmatan teknikal.

3.3 PENGUNAAN SELARI (PARALLEL RUN)

3.3.1 Pada peringkat permulaan pelaksanaan kementerian/jabatan yangmelaksanakan sistem berkomputer dinasihatkan untuk menjalankan sistern selari(parallel run) Buku Vot Manual dengan Sistem Buku Vot Berkomputer.

3.4 OPERASI SISTEM

3.4.1 Untuk menentukan sistem ini beroperasi dengan lancar dan sempurna, KetuaBahagian Akaun/Kewangan hendaklah memastikan bahawa:

(i) Semua kemasukan data hari hendaklah dicetak di Lapuran KawalanHarian untuk disemak. Rekod ini hendaklah disemak dengan dokumen-dokumen sokongan asal (seperti waran, pesanan pembelian tempatan,Perintah Kerja Am dan baucar bayaran) dan ditandatangani oleh pegawaiyang diberi kuasa dibawahnya. Pegawai yang sama hendaklah memastikanbahawa baki peruntukan mencukupi untuk membiayai sesuatu perbelanjaandan tanggungan itu mengikut peringkat kawalan peruntukan.

JBN No. A/4405/108 4 Mac 1998

(ii) Baucar yang digunakan mestilah borang Baucar JBN 38 (Pin. Kew 270 B).

(iii) Arahan Perbendaharaan 95 hendaklah dipatuhi sepenuhnya. Pegawaiyang menyemak baucar mesti memarap baucar ke dalam sistem sebagaipengesahan baucar tersebut telah disemak olehnya.

(iv) Baucar-baucar yang telah dijadual hendaklah ditandatangani olehpegawai yang diberi kuasa dan salinannya hendaklah mengandungitandatangan ringkasnya. Arahan Perbendaharaan 99 dan 102 mestilahdipatuhi sepenuhnya. Pegawai yang sama hendaklah memarap (initial)urusniaga ke dalam sistem sebagai pengesahan baucar tersebut sudahditandatangani bagi peruntukan dibawah kawalannya.

(v) Baucar-baucar yang dihantar ke Jabatan Bendahari Negeri mestidisertakan bersama-sama dengan disket komputer yang mengandungimaklumat baucar untuk tujuan pendaftaran baucar terus kedalam sistem.

(vi) Buku Vot hendaklah dicetak pada akhir setiap bulan dan disemakketepatannya serta ditandatangani oleh pegawai berkenaan.

(vii) Laporan-laporan ringkasan perbelanjaan dan peruntukan yang telahditetapkan peringkat terperincinya dicetak oleh komputer dan dihantar kepadapihak pengurusan untuk perhatiannya.

(viii) Semua lapuran yang dicetak melalui komputer hendaklah disimpansecara teratur dan tersusun di dalam 'computer folder' yang berlabel.

JBN No. A/4405/108 14 Mac 1998

3.5 PENYESUAIAN BUKU VOT

3.5.1 Tertakluk kepada AP 95 (c ), Buku Vot mestilah disesuaikan dan dikemukakankepada Jabatan Bendahari Negeri dalam tempoh 7 hari dari tarikh penerimaanflimsi/lejar perbendaharaan.

3.6 CIRI-CIRI KESELAMATAN

3.6.1 Ciri-ciri keselamatan mesti diambil kira dalam penggunaan perisian dahperalatan komputer antara lain termasuk:

(i) Kata laluan (Password) untuk pengguna mengikut paras sekuriti yangdibenarkan hanya bagi kakitangan yang bertanggungjawab menyelenggaradan menyesuaikan Buku Vot sahaja termasuk pegawai yang mengawalperuntukan dan diberi kuasa untuk menandatangani Baucar Debit.

(ii) 'Back Up' dalam 'hard disk' dan disket yang mencukupi dibuat untukurusniaga seharian dan disimpan ditempat berasingan (offsite) yang selamatdan sesuai.

JBN No. A/4405/108 14 Mac 1998

3.7. PERATURAN UNTUK URUSNIAGA SEMASA GANGGUAN ELEKTRIK/KEROSAKANKOMPUTER.

3.7.1 Sekiranya bekalan elektrik terputus atau kerosakan komputer berlaku,perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi:

(i) Jika ada urusniaga perlu diproses, satu rekod manual sementara/( BukuVot Manual ) hendaklah digunakan;

(ii) Pegawai yang menandatangani baucar, pesanan pembelian tempatan,Perintah Kerja Am hendaklah memastikan bahawa catatan yangsewajarnya telah dimasukkan ke dalam rekod manual sementara, danbaki peruntukan mencukupi sebelum menurunkan tandatangan keatasnya. Pegawai yang sama dan Ketua Bahagian Akaun/Kewanganhendaklah memastikan bahawa catatan-catatan tersebut dimasukkan kedalam Buku Vot Berkomputer selepas gangguan elektrik/kerosakkankomputer diatasi.

4. LATIHAN, PANDUAN PENGGUNA DAN PAKEJ PERISIAN

4.1 Latihan menggunakan sistem ini akan dibuat oleh Jabatan Perkhidmatan KomputerNegeri.

4.2 Panduan pengguna dan pakej perisian akan dibekalkan oleh Jabatan PerkhidmatanKomputer Negeri kepada kementerian/jabatan yang akan melaksanakan sistem berkenaanapabila telah memenuhi keperluan pelaksanaan seperti disebutkan pada para 3.2.1. PanduanPengguna ini akan dikemaskinikan dari masa ke semasa jika ada pindaan kepada peraturanperakaunan dan pakej perisian dipertingkatkan.

JBN No. A/4405/108 14 Mac 1998

4.3 Hanya Jabatan Perkhidmatan Komputer Negeri Sabah yang berhak membuatsebarang pengemaskinian dan pindaan kepada pakej perisian.

4.4 Segala permohonan dan maklumbalas mengenai sistem berkenaan hendaklahdikemukakan terus kepada:

PengarahJabatan Perkhidmatan Komputer NegeriTingkat 1, Blok A,Wisma Kewangan88999 KOTA KINABALUTel:088-256133Fax:088-215116Email Sabah.Net: pengarah.jpkn@sabah.gov.myEmail Internet: jpkn@po.jaring.my

5. PERALIHAN SISTEM

5.1 Penyelenggaraan sistem secara manual boleh dihentikan dan beralih kepada sistemberkomputer apabila kementerian / jabatan berpuas hati sistem berkomputer bolehdikendalikan dengan mahir, betul dan sempurna.

5.2 Peralihan sistem, adalah tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

5.2.1. Lapuran-lapuran berikut hendaklah dicetak pada masa-masa tertentu.

(i) Rekod kawalan harian;(ii) Borang Baucar menggunakan Baucar JBN 38 (Pin. Kew 270B);(iii) Buku Vot bulanan;(iv) Penyata penyesuaian bulanan;(v) Laporan perbelanjaan bulanan dan penyata peruntukan dan

perbelanjaan;

JBN No. A/4405/108 14 Mac 1998

5.2.2 Tatacara penyelenggaraan sistem seperti berikut hendaklah dilakukanmengikut kaedah yang betul

(i) 'Back up' harian;(ii) 'Back up' bulanan(iii) 'Back up' 'tahunan;(iv) 'Back up' program dan kod;(v) Pengkemaskinian kod;(vi) Penukaran kata laluan.

Sekian.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA DENGAN BERSIH, CEKAP DAN AMANAH"

(BADRUM HJ BANDAHARA)BENDAHARI NEGERI

Edaran Kepada:

Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Setiausaha Tetap Kementerian

Semua Ketua Jabatan Negeri

Semua Pegawai Daerah

Semua Penolong Pegawai Daerah

Semua Bendahari Daerah

Pengarah Jabatan Audit Negara, Kota Kinabalu.

s.k PengarahJabatan Audit Negara, Kota Kinabalu

ASA/cc.090398