TUGAS MATA KULIAH E-GOVERNMENT DAN PENYELARASAN TIK DAN PROSES BISNIS

KEGIATAN PENETAPAN PROGRAM DAN

CALON PESERTA PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN (DIKLAT)

Oleh:

FAHMEINI (14146012)

PROGRAM MAGISTER CHIEF INFORMATION

OFFICER FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS

NEGERI PADANG

2015

I. Pendahuluan

Untuk menyelenggarakan pemerintahan yang baik (good governance) dan

meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien diperlukan adanya

kebijakan dan strategi pengembangan e-government yang dalam pelaksanaannya

diperlukan kesamaan pemahaman, keserempakan tindak dan keterpaduan langkah

dari seluruh unsur kelembagaan pemerintah, tidak terkecuali Balai Diklat

Keagamaan Padang

Menurut Keputusan Menteri Agama RI Nomor 1 Tahun 2003, disebutkan

dalam pasal 1 ayat 1, ” Pendidikan dan Pelatihan yang selanjutnya disebut Diklat

adalah Penyelenggaran proses belajar mengajar dalam rangka meningkatkan

kompetensi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kementerian Agama yang

dilaksanakan sekurang-kurangnya 40 jam pelajaran. Dalam Keputusan Menteri

Agama RI Nomor 345 Tahun 2004, dinyatakan bahwa tugas melaksanakan

pendidikan dan pelatihan (pasal 2), tenaga administrasi dan tenaga teknis

keagamaan sesuai dengan wilayah kerja masing-masing Balai Diklat Keagamaan.

Wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang meliputi 4 (empat) provinsi yaitu

Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan Riau. Diantaranya Kantor Wilayah

Kementerian Agama dan Perguruan Tinggi Islam. Kantor Wilayah Kementerian

Agama membawahi Kantor Kementerian Agama Kab./Kota, madrasah, KUA,

RA, Ponpes dan lain-lain.

Proses penyelenggaraan diklat dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Gambar 1. Proses Penyelenggaraan Diklat

1.1. Kegiatan Penetapan Program dan Calon Peserta Diklat

Layanan Balai Diklat Keagamaan Padang yang sangat krusial adalah saat

penetapan program dan calon peserta diklat. Karena juga melibatkan koordinasi

dengan pihak eksternal (G2G) yaitu instansi di bawah Kementerian Agama dalam

wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang. Proses birokrasi yang terjadi

digambarkan pada flowchart berikut :

2. Kegiatan Penetapan Program Diklat

No. Aktifitas Pelaksana penyusun program

Kepala seksi

Kepala Balai

Instansi dalam

Wilayah Kerja

Kelengkapan

1 Menghimpun dan menginventarisasi data kebutuhan diklat melalui kegiatan rakor, monev, surat usulan dll

Bahan usulan Diklat, hasil AKD, dan data pegawai

2 Mengklasifikasi dan merekapitulasi data kebutuhan diklat

Himpunan data

3 Membuat draf rencana program sesuai dengan RKT

Daftar rekapitulasi, rencana program

4 Mempelajari dan melengkapi draf rencana program

Draf rancangan program dan referensi kerja

5 Menetapkan rencana program

Draf usulan program Diklat

6 Membuat rencana program untuk diteruskan ke bagian perencanaan sebagai usulan program yang akan datang

Program diklat yang telah ditetapkan

Y

T

Y

Y

T

3. Kegiatan Penetapan Calon Peserta Diklat

No. Aktifitas Pelaksana Seksi

Kepala Seksi

Kepala Balai

Pelaksana Sub Bag TU

Panitia Diklat

Instansi dalam

Wilayah Kerja

Kelengkapan

1 Membuat surat pemanggilan dan alokasi peserta diklat berdasarkan jadwal kegiatan pelaksanaan Diklat

Program diklat, jadwal kegiatan diklat dan rekapitulasi alokasi peserta

2 Memeriksa dan memaraf surat pemanggilan dan alokasi peserta diklat

Draf surat dan referensi kerja

3 Menandatangani surat pemanggilan peserta diklat

Surat yang sudah disetujui dan referensi kerja

4 Mengirim surat pemanggilan peserta

Surat informasi dan pemanggilan peserta

5 Penerimaan Peserta Diklat yg telah ditugaskan, pengecekan persyaratan dan kelengkapan

Dokumen persyaratan

Dalam rangka mengimplementasikan e-government dan menunjang

kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat, Balai Diklat Keagamaan

Padang telah menggunakan sistem informasi manajemen diklat (SIMDIKLAT),

sebagai penyedia bahan analisis kebutuhan diklat. Dan menggunakan website

bdkpadang.kemenag.go.id untuk menyampaikan informasi kediklatan kepada

stakeholder Balai Diklat Keagamaan Padang yaitu instansi kementerian agama

dalam wilayah kerja.

Selesai

Y T

Y

Y

Y

T

T Y

Dikembalikan

Gambar 2. Website Balai Diklat Keagamaan Padang

Gambar 3. SIMDIKLAT

1.2 Analisis Kritis

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi Balai Diklat Keagamaan Padang

dihadapkan sejumlah masalah di bidang kediklatan diantaranya Penyelenggaraan

diklat belum sepenuhnya berbasis data dan kebutuhan unit-unit pelayanan teknis

di lingkungan Kementerian Agama. Pemanfaatan terhadap SIMDIKLAT juga

belum maksimal, karena aplikasi masih baru dan database-nya belum memadai

untuk kebutuhan analisis kebutuhan diklat. Kondisi ini berdampak kepada kurang

tepatnya sasaran dan jenis diklat yang diselenggarakan, belum optimalnya dampak

diklat bagi peningkatan kinerja organisasi. Karena itu, sangat penting unit-unit

kediklatan mengembangkan program-program diklat dengan berbasis data dan

kebutuhan pengguna.

Kemudian rekruitmen peserta diklat masih belum efektif. Seringkali terjadi

pengulangan peserta diklat untuk jenis diklat yang berbeda dalam kurun waktu

yang tidak terlalu lama, atau terjadi pengulangan peserta untuk diklat yang sama.

Hal ini berdampak kepada semakin mengecilnya kesempatan mengikuti diklat

bagi pegawai lainnya. Belum efektifnya rekrutmen peserta dimaksud antara lain

disebabkan oleh tidak tersedianya database kediklatan yang memadai, dan layanan

penetapan, pendaftaran dan penerimaan peserta yang masih manual dan belum

terintegrasi. Oleh karena itu komitmen pimpinan terhadap ketersediaan database

kediklatan dan perekrutan peserta sangat diperlukan.

Proses penetapan peserta diklat selain masih belum efektif, juga terdapat

beberapa kelemahan seperti penetapan calon peserta diklat masih berupa alokasi,

pemilihan peserta diserahkan kepada instansi masing-masing sehingga pada saat

pendaftaran masih ada peserta yang tidak sesuai syarat dan terpaksa

dikembalikan. Hal ini sangat merugikan bagi peserta terutama dari daerah jauh

seperti Jambi, Riau dan Kepulauan Riau, dan dapat berdampak memburuknya

relasi Balai Diklat dan instansi stakeholder. Selain itu masih sering terjadi peserta

kurang, karena tidak adanya konfirmasi atau karena pemulangan peserta yang

tidak sesuai syarat. Website bdkpadang.kemenag.go.id juga belum dimanfaatkan

sebagaimana mestinya untuk informasi kediklatan. Dan belum dimanfaatkan

sebagai media koordinasi dan evaluasi dengan stakeholder.

II. Pembahasan

Untuk menuju good governance serta mempercepat penyelenggaraan

otonomi daerah, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi pada setiap

penyelenggaraan pemerintahan, merupakan kebutuhan yang mendesak, dalam

rangka mendukung pertukaran data dan informasi serta penyaluran berita secara

cepat, tepat, dan akurat. Apalagi jika dikaitkan dengan kondisi geografis Indonesia

yang terdiri dari ribuan pulau dan kepulauan, maka keberadaan teknologi

informasi dan komunikasi mempunyai peranan penting dan strategis khususnya e-

government.

Balai Diklat Keagamaan Padang sebagai instansi pemerintah juga wajib

menerapkan e-government sebagai salah satu cara mengimplementasikan

karakteristik good governance. E-Government dapat dijadikan sebagai model baru

dalam gaya kepemimpinan, cara baru pengambilan keputusan, cara baru dalam

akses pendidikan, cara baru dalam pengambilan kebijakan dan investasi, sarana

baru dalam menerima keluhan masyarakat, cara baru dalam akuntabilitas ke

publik, dan cara baru dalam mengelola pengiriman dan pelayanan semua

informasi pemerintah ke publik. Dengan cara ini rasa kepercayaan publik ke

pemerintah akan benar-benar terwujud, karena yang sangat diharapkan oleh

publik adalah transparansi dan pelayanan yang baik dari pemerintah.

2.1. Rekomendasi Perbaikan Berbasis TIK

Kelemahan-kelemahan dari layanan yang ada akan diminimalisir dengan

memanfaatkan Teknologi Informasi Komunikasi. Pemanfaatan Teknologi

Informasi dalam mendukung solusi yang ditawarkan adalah sebagai berikut:

1. Mengembangkan sebuah sistem yang terintegrasi antara SIMDIKLAT di

Balai Diklat Keagamaan Padang dengan sistem yang ada di Instansi

wilayah kerja Pengembangan tidak perlu membuat sistem baru yang

terintegrasi tetapi bisa dilakukan dengan membuat webservice sehingga

kedua sistem bisa saling berkomunikasi. Proses penetapan program dan

peserta diklat dilaksanakan dengan memanfaatkan webservice.

Gambar 4. Pemanfaatan Webservice

2. Sistem yang terintegrasi tersebut dimunculkan ke stakeholder dalam satu

antar muka di web Balai Diklat Keagamaan Padang. Instansi stakeholder

dapat melakukan koordinasi dan evaluasi melalui web tersebut. Data yang

berkaitan dengan kediklatan yang dibutuhkan instansi stakeholder akan

masuk ke sistem instansi wilayah kerja dan data yang terkait usulan diklat,

database kepegawaian akan masuk ke SIMDIKLAT Balai Diklat

Keagamaan Padang.

2.2. Perubahan Proses Birokrasi dan Peningkatan Kualitas Relasi

1. Kegiatan Penetapan Program

Dengan pemanfaatan teknologi webservice, dan website Balai Diklat

sebagai media koordinasi dan evaluasi diharapkan koordinasi dan evaluasi lebih

rutin. Bukan hanya sebagai kegiatan sekali setahun seperti rapat koordinasi dan

rapat evaluasi. Sehingga kegiatan penetapan program dan calon peserta lebih

efisien dan efektif. Jika dalam proses penetapan program diklat sebelumnya

membutuhkan waktu yang relatif lama. Dengan adanya webservice antar sistem

diharapkan dapat meminimalisir waktu yang dibutuhkan untuk menghimpun dan

menginventarisasi data kebutuhan diklat. Dan juga dapat menghemat anggaran

untuk kegiatan rapat-rapat koordinasi maupun monitoring dan evaluasi.

Penggunaan website sebagai media koordinasi dan evaluasi meningkatkan

penyelenggaraan diklat yang transparan dan akuntabel.

2. Kegiatan Penetapan Calon Peserta Diklat

Pemanfaatan webservice juga dapat meminimalisir kelemahan pada

kegiatan penetapan calon peserta diklat. Seperti kasus pemulangan peserta yang

tidak memenuhi syarat, karena sudah ditetapkan dari awal. Atau kejadian peserta

kurang, karena telah dilakukan konfirmasi pada saat penetapan. Selain itu layanan

ini juga meminimalisir masalah-masalah kediklatan yang ditimbulkan seperti

database kediklatan yang belum memadai. Dan penyelenggaraan diklat

sepenuhnya berbasis data dan kebutuhan unit-unit pelayanan teknis di lingkungan

Kementerian Agama.

No. Aktifitas Pelaksana Seksi

Kepala Seksi

Kepala Balai

Pelaksana Sub Bag TU

Panitia Diklat

Instansi dalam

Wilayah Kerja

Kelengkapan

1 Membuat surat pemanggilan dan alokasi peserta diklat berdasarkan jadwal kegiatan pelaksanaan Diklat

Program diklat, jadwal kegiatan diklat dan rekapitulasi alokasi peserta

2 Memeriksa dan memaraf surat pemanggilan dan alokasi peserta diklat

Draf surat dan referensi kerja

3 Menandatangani surat pemanggilan peserta diklat

Surat yang sudah disetujui dan referensi kerja

4 Mengirim surat pemanggilan peserta

Surat informasi dan pemanggilan peserta

5 Penerimaan Peserta Diklat yg telah ditugaskan, pengecekan persyaratan dan kelengkapan

Dokumen persyaratan

Penerapan kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat dengan

perbaikan proses birokrasi berbasis TIK juga berdampak pada peningkatan

Selesai

Y T

Y

Y

Y

T

kualitas relasi yang dapat dilihat dari :

1. Kebutuhan diklat unit pelaksana teknis terpenuhi, sehingga terjalin

komunikasi dan koordinasi yang baik;

2. Pemanfaatan database kediklatan oleh instansi stakeholder untuk

memperbesar peluang dan kesempatan diklat bagi aparatur kementerian

agama dalam wilayah kerja;

3. Pemanfaatan informasi kediklatan untuk penyelenggaraan diklat yang

transparan dan akuntabel;

4. Penyelenggaraan diklat yang efektif dan efisien karena diklat sudah

sesuai dan tepat sasaran;

5. Peningkatan SDM Kementerian Agama dalam wilayah kerja Balai

Diklat Keagamaan Padang ;

6. Optimalnya dampak diklat bagi peningkatan kinerja organisasi baik bagi

Balai Diklat maupun instansi stakeholder.

2.3. Strategi Implementasi

Untuk mewujudkan perubahan proses birokrasi dengan rencana perbaikan

berbasis TIK yang telah diuraikan, maka dibutuhkan strategi implementasi

seperti :

1. Komitmen organisasi;

Langkah awal dalam mewujudkan rencana perbaikan kegiatan berbasis

TIK adalah komitmen organisasi. Balai Diklat sebagai organisasi

pemerintahan harus memiliki komitmen untuk menerapkan e-

government. Pada tahap ini pemimpin memegang peran utama dalam

menumbuhkan komitmen organisasi untuk bersama mewujudkan

pengembangan layanan-layanan publik yang handal, terpercaya, dan

terjangkau.

2. Sosialisasi rencana perbaikan berbasis TIK kepada instansi stakeholder;

Perubahan proses birokrasi yang berbasis TIK, reformasi organisasi,

proses-proses bisnis, dan sistem-sistem pengelolaan harus

disosialisasikan kepada instansi stakeholder. Karena rencana perbaikan

pelayanan melibatkan instansi stakeholder.

3. Perbaikan dan peningkatan teknis dan infrastruktur;

Penyediaan perangkat keras (komputer terminal, server, dsb)

Pemasangan jaringan komputer (LAN maupun Internet)

Pengembangan aplikasi (software) sistem-sistem informasi

Pemeliharaan sistem, Pengamanan sistem komputer

- Virus dan gangguan-gangguan lain dari luar

- Pengaksesan data oleh pihak-pihak yang tidak berhak

- Pengamanan juga perlu dari sisi internal

4. Peningkatan kemampuan SDM

Operator: pemahaman tentang cara mengoperasikan aplikasi dan

menjalankan prosedur-prosedur terkait

Pejabat terkait: pemahaman tentang sistem baru dalam perspektif

pelayanan publik/koordinasi antar instansi

Dukungan SDM teknis: untuk melakukan pemeliharaan dan

perawatan rutin

Faktor SDM tidak hanya terkait dengan ketrampilan teknis saja,

tetapi juga pandangan (mindset) dan sikap. Selain itu SDM juga terkait

erat dengan budaya (kultur) di organisasi tempat ia bekerja.

5. Penetapan standar dan kontinuitas

Penjaminan tingkat pelayanan (quality of service) konsep “pelayanan

prima” :

a. Standarisasi layanan

b. Monitoring dan evaluasi

c. Peningkatan secara berkelanjutan

2.4. Komponen Organisasi

Komponen-komponen organisasi yang berpengaruh terhadap keberhasilan

perubahan proses birokrasi tersebut diantaranya :

Fasilitas dan infrastruktur memegang peranan penting dalam

perubahan proses birokrasi yang berbasis TIK. Pelayanan berbasis TIK

harus ditopang oleh infrastruktur yang kompatibel atau sesuai.

Sumber Daya Manusia, SDM yang kompeten. Salah satu komponen

organisasi yang sangat berpengaruh terhadap keberhasilan perubahan

proses birokrasi karena SDM lah yang menggerakkan semua sumber

daya yang lain. Sebaik apapun infrastruktur jika tidak dikelola SDM

yang kompeten di bidangnya amak semua investasi yang ditanam akan

sia-sia tanpa hasil yang maksimal bahkan bisa menyebabkan kegagalan.

Kebijakan atau peraturan yang mendukung, penting untuk

merencanakan waktu dan usaha yang cukup untuk perubahan legislatif

yang mungkin diperlukan untuk mendukung implementasi proses yang

baru. Aturan hukum berikut perlu dicanangkan demi keberhasilan

perubahan proses birokrasi:

Hukum privasi dan isu terkait

Hukum terkait perubahan proses bisnis dan sistem

informasi

Hukum terkait arsitektur teknologi informasi pemerintah

dan pendirian sebuah pusat komputer terintegrasi.

Struktur orgnisasi

Hal-hal penting yang mempengaruhi perubahan organisasi adalah

sebagai berikut:

Kepemimpinan yang kuat dengan komitmen

Perencanaan - manajemen TI dan manajemen perubahan

Persiapan anggaran dan pelaksanaan anggaran, Keuangan

dan dibutuhkan untuk perubahan proses birokrasi

berbasis TIK. Pembangunan dan perawatan e-gov

membutuhkan baik modal fisik dan sosial serta juga cukup

dana yang tersedia. Keuangan adalah faktor penentu

keberhasilan untuk memulai membangun . Lebih jauh

lagi, dana juga sangat dibutuhkan untuk kelanjutan dari

implementasi.

Koordinasi dan kolaborasi

Pemantauan dan pengukuran kinerja

Kemitraan pemerintah

Dukungan strukur organisasi dalam perubahan proses birokrasi

sangatlah penting. Hal ini dikarenakan perbaikan berbasis TIK yang ada

membutuhkan sumber daya baik materi maupun non materi yang cukup

besar, dimana jika manajemen tidak mendukungnya maka

pengembangan pun akan menjadi sangat terhambat. Perubahan dalam

struktur organisasi harus direncanakan dengan matang dan

diimplementasikan dengan sistematis.

2.5. Pola Kepemimpinan

Untuk menjalankan perubahan proses birokrasi tersebut, pola

kepemimpinan yang dibutuhkan adalah kepemimpinan situasional dan partisipatif.

Pemimpin yang menghargai sifat dan kemampuan setiap staf. Menggunakan

kekuasaan posisi dan pribadinya untuk mendorong ide memotivasi staf

kelompok. Membuat rencana dan manajemen program serta pengontrolan dalam

penerapannya. Informasi diberikan seluas-luasnya dan terbuka. Pemimpin yang

menyampaikan hasil analisis masalah dan kemudian mengusulkan tindakan

tersebut pada bawahannya. Staf diminta saran dan kritiknya serta

mempertimbangkan respon staf terhadap usulannya. Pemimpin yang memberikan

contoh teladan bagi anggotanya. Mampu menumbuhkan budaya organisasi yang

baik serta menjalin hubungan yang baik dengan pihak eksternal.

III. Penutup

3.1. Kesimpulan

E-government saat ini sudah merupakan suatu keharusan bagi seluruh

instansi pemerintah termasuk Balai Diklat Keagamaan Padang. Persoalan

implementasi e-government bukan hanya seputar masalah teknologi saja, tapi juga

terkait dengan sistem birokrasi dan kepemimpinan pemerintahan. Seperti kegiatan

penetapan program dan calon peserta diklat yang merupakan representasi dari

G2G (Government to Government), dengan melibatkan instansi stakeholder dalam

wilayah kerja Balai Diklat Keagamaan Padang yang besar meliputi instansi

Kementerian Agama di Provinsi Sumatera Barat, Riau, Jambi dan Kepulauan

Riau. Walaupun telah menggunakan TIK untuk menunjang kegiatan tetapi masih

ditemukan kelemahan-kelemahan. Untuk itulah dilakukan perbaikan proses

birokrasi berbasis TIK agar pelaksaanan kegiatan tersebut efektif dan efisien.

Sehingga juga berdampak pada perbaikan kualitas relasi.

3.2. Rekomendasi

Untuk kegiatan penetapan program dan calon peserta diklat ini jika strategi

imlementasi dapat diwujudkan, maka akan tersedia layanan penetapan program

dan calon peserta diklat yang sudah berbasis kebutuhan instansi stakeholder.

Dengan proses yang tidak memakan waktu lama dan rumit. Strategi implementasi

harus mempertimbangkan komponen organisasi dan pola kepemimpinan. Jika

terlaksana maka Balai Diklat Keagamaan Padang sudah menerapkan e-

government dan mendukung penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good

governance) dengan meningkatkan layanan publik yang efektif dan efisien.

IV. Daftar Pustaka

Badan Litbang dan Diklat. (2010). Renstra Badan Litbang dan Diklat

Kementerian Agama RI. Jakarta

Balai Diklat Keagamaan Padang (2013). Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (LAKIP). Padang

Balai Diklat Keagamaan Padang (2013). Standar Operasional Prosedur (SOP)

Balai Diklat Keagamaan Padang. Padang

Handout Materi Mata Kuliah e-Government dan Strategi Teknologi Informasi dan

Bisnis Tahun 2015

Inpres No. 3 tahun 2003, Tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan

E-Government