1
Kursus Peningkatan Profesionalisme
Pegawai JPN Pahang & PPD
Manual Prosedur Kerja (MPK)
dan Fail Meja (FM)
PKPA Bil 8/91
12-14 Mei 2008, Pulau Tioman
2
PKPA BIL. 8/91MPK FMdan
PANDUAN MENGENAIMANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
DAN FAIL MEJA (FM)
3
MPK FMdan
Prinsip Asas MPK dan FM
• Dokumentasi Aktiviti Organisasi dalam MPK dan Proses Kerja dalam FM
• Dokumentasi amalan/kaedah melaksanakan sesuatu aktiviti
• Wujudkan rekod yang seragam sistematik
4
RANGKA BENGKEL MPK/FM
KONSEP
FUNGSI
KANDUNGAN
CARA MENYEDIA
5
KONSEP MPK & FMKONSEP MPK & FM
SEBAGAI ALAT UNTUK MENINGKAT
KECEKAPAN DAN KEBERKESANAN
PELAKSANAAN TUGAS DAN
TANGGUNGJAWAB JABATAN DAN INDIVIDU
UNTUK MENINGKATKAN KUALITI DAN
PRODUKTIVITI
MPK
FM
panduan di peringkat organisasi
panduan di peringkat individu
6
FUNGSI UTAMA MPK DAN FMFUNGSI UTAMA MPK DAN FM
MPK menerangkan:-1
2
3
4
Apakah aktiviti-aktiviti utama jabatanSiapa yang melaksanakan aktivitiBagaimana aktiviti dilaksanakanTurutan tindakan pelaksanaan aktiviti
Rujukan di peringkat jabatan/ pejabat (organisasi)
FM menerangkan:-1
2
3
Tugas-tugas dan kuasa individuBagaimana melaksanakan tugasTurutan tindakan pelaksanaan tugas
Rujukan terperinci di peringkat individu
7
DEFINISI PROSEDUR KERJADEFINISI PROSEDUR KERJA
Keperluan dan standard-standard yang perlu dipatuhi bagi tujuan menyempurnakan sesuatu proses kerja
DEFINISI PROSES KERJA
Tatacara dan tindakan bagaiamana sesuatu kerja itu disempurnakan
DEFINISI AKTIVITI
Rangkaian sesuatu proses kerja
8
KANDUNGAN
MPK
LATAR BELAKANGJABATAN/ PEJABAT OBJEKTIF
JABATAN/ PEJABAT
CARTA OGRANISASI
JABATAN/ PEJABAT
FUNGSI UTAMAJABATAN/ PEJABAT
AKTIVITI BAGIFUNGSI UTAMA
PROSES KERJAAKTIVITI UTAMA
CARTA ALIRAN KERJA BAGI
AKTIVITI UTAMA
SENARAI BORANG YANG
DIGUNAKAN
9
1. LATAR BELAKANG1. LATAR BELAKANG
Sejarah dan rasional penubuhanVisi, misi, aspirasi & dasar semasaPerkembangan semenjak diwujudPerundangan berkaitan dengan penubuhan
CONTOHCONTOHLembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) telah ditubuhkan pada 30 September 1965dibawah Akta Parlimen 49 (1965) dan AktaParlimen 141 (Pindaan) 1974
Strategi• Menggalakkan penyertaan petani dan •pemasaran
10
2. OBJEKTIF2. OBJEKTIF
Menerangkan OBJEKTIF umum dan semasa
Objektif selari dengan rasional penubuhan
Ringkas, tepat dan mudah difahami
Berfungsi untuk memberi:
halacara yang jelas;
asas perancangan dan pembangunan program;
asas penilaian keberkesanan; dan
menetap keutamaan jabatan
CONTOH - Objektif FAMA
“Untuk memperbaiki pemasaran hasil-hasil pertanian”
11
3. CARTA ORGANISASI3. CARTA ORGANISASI
Menggambarkan struktur organisasi:
- bahagian/unit/seksyen
- fungsi, aktiviti
- hierarki (kedudukan perintah/kuasa)
CONTOH -Carta Organisasi
Bhg.
Unit Latihan
Bhg. Bhg.
Unit Kewangan Unit Personel
Bhg.
12
4. FUNGSI UTAMA
Tugas-tugas utama agensi bagi membolehkannya mencapai objektif penubuhan:-
FUNGSI UTAMA KHUSUS
FUNGSI UTAMA UMUM
> Latihan> Nasihat Pakar Runding
Senaraikan fungsi umum utama agensi
> Pentadbiran Am Pejabat> Pengurusan Kewangan> Perkhidmatan
Senaraikan fungsi umum (common)
13
5. AKTIVITI BAGI SETIAP 5. AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSIFUNGSI UTAMA UTAMA
Kerja-kerja yang dijalankan bagi setiap FUNGSI UTAMA
CONTOH
FUNGSI UTAMA KHUSUS Latihan
> Rekabentuk Latihan> Menyediakan Sesi Latihan FUNGSI UTAMA UMUM PERKHIDMATAN
> Urusan Pengisian Jawatan> Pengesahan Dalam Jawatan
> Kemasukan Dalam Jawatan Berpencen
14
6. PROSES KERJA6. PROSES KERJA
Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan bagi melaksanakan setiap aktivitiTUJUAN• Mengelakkan kesilapan operasi• Mengurangkan arahan berulang• Membantu kerja penyeliaan• Memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu
diambil• Menetapkan siapa yang mengambil tindakan
dan apa tindakan yang diambilMenetapkan apa tindakan yang diambil ….
dan siapakah yang mengambil tindakan
15
PROSES KERJA RAWATAN PESAKIT LUAR
JAWATAN PROSES
1. Daftar pesakit:- (i) Buka fail kes bagi pesakit baru. (ii) Minta fail kes lama bagi pesakit berulang.
2. Cari dan dapatkan fail kes lama.
3. Kutip yuran perubatan. (i) Kakitangan awam/murid sekolah, penderma darah dikecualikan. (ii) Beri nombor bilik rawatan.
4. Periksa Pesakit. (i) Minta ujian makmal, jika perlu. (ii) Sediakan preskripsi ubat.
5. Jalan ujian makmal:- (darah/kencing/parasit dll.)
6. Berikan ubat.
Tamat
Kerani Pendaftaran
Kerani Rekod
Kerani Pendaftaran
Pegawai Perubatan
Pegawai Makmal
Farmasi
16
7. CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI RAWATAN PESAKIT LUAR
Daftar pesakit.
Dapatkan fail kes lama.
Kutip yuran perubatan bagi yang perlu membayar.
Periksa pesakit.
Jalankan ujian makmal (darah/kencing/parasit).
Tuliskan preskripsi.
Berikan ubat.
Tamat.
17
CARTA ALIRAN KERJA BAGI AKTIVITI RAWATAN PESAKIT LUAR
Daftar pesakit.
Pesakit berulang?Ya
Dapatkan fail kes lama.
TidakBuka fail kes baru.
Pegawai awam/murid/penderma darah?Ya
Beri no. bilik rawatan.
TidakKutip yuran perubatan.
Periksa pesakit.
Perlu ujian makmal?YaJalankan ujianmakmal. Tidak
Tuliskan preskripsi.
Berikan ubat.
Tamat.
18
8. SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN
TUJUAN
Memudahkan pengenalan borang yang diperlukan
Mengelakkan kesilapan operasi
Menjelaskan lagi prosedur-prosedur yang diterangkan
19
KANDUNGAN
FAIL MEJA
OBJEKTIFJABATAN/ PEJABAT
OBJEKTIFBAHAGIAN/UNIT
CARTA ORGANISASI
BAHAGIAN/ UNIT
CARTA ORGANISASIKEDUDUKAN
PEGAWAI
SENARAI TUGAS/
KUAS DAN HUBUNGAN
PERATURANPENTAD-
BIRAN
PROSES KERJA
CARTA ALIRANKERJA
SENARAI SEMAK/
CHECKLIST
SENARAIUNDANG-UNDANG
J/KUASADIANGGOTAI
SENARAI BORANG
DIGUNAKAN
NORMA KERJA
SENARAITUGAS HARIAN
20
OBJEKTIF JABATAN/PEJABATOBJEKTIF JABATAN/PEJABAT
Sama seperti MPK
CONTOH
21
OBJEKTIF BAHAGIAN/UNITOBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT
Pecahan kepada Objektif jabatan dan dinyatakan dalam bentuk jangka pendek - Operational Objective
CONTOH
Objektif Bahagian Pentadbiran Am dan Kewangan:-
“Untuk memberi sokongan logistik yang berkesan, teratur dan tepat pada masanya”
22
CARTA ORGANISASI JABATAN/ PEJABAT
Sama seperti MPKKetua Pengarah
Pengarah
Bhg.
Pentadbiran
Unit Latihan
Bhg. Teknologi
MaklumatBhg. P’biran &
Kewangan
Unit Kewangan Unit Personel
Bhg. Sistem &
Prosedur Kerja
23
CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAICARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
Pengarah
Ketua Bahagian
PTD Gred M2
PTD Gred M3
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir Rendah
Pembantu Tadbir RendahPembantu Tadbir Rendah
Pembantu Tadbir Rendah
Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir Rendah
24
SENARAI TUGAS KAKITANGANSENARAI TUGAS KAKITANGAN
Menjelaskan dengan tepat dan terperinci tugas, tanggung-jawab dan kuasa seseorang kakitangan
Ciri-ciri• Nama Jawatan Disandang
• Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan
• Tugas dan Tanggungjawab• Kuasa Yang Diberi• Tugas Pegawai-pegawai Lain Yang Ada
Hubungan Serta Jenis Hubungan
(Rujuk PKPA 8/91 - m.s. 26)
25
PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITIAKTIVITI
Peraturan yang ditetapkan oleh jabatan/pejabat bagi melicinkan lagi pelaksanaan aktiviti/tugas
Aktiviti: Urusan Prosesan Lesen
(a) Permohonan mestilah didaftar pada hari ianyaditerima.
(b) Semua permohonan diterimamesti diberi surat akuanterima pada hari yang sama.
26
PROSES KERJAPROSES KERJA
Rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan bagi melaksanakan setiap tugas.TUJUAN Mengelakkan kesilapan operasi.
Mengurangkan arahan berulang.
Memperlihatkan tindakan lengkap yang perlu diambil.
Menetapkan apa tindakan yang diambil .. dan bagaimana melakukannya
27
PROSES KERJA BAGI TUGAS MENDAFTAR PESAKIT LUAR
Bil. Proses KerjaPegawaidirujuk/melulus
Peraturan
1. Beri ucapan selamat PKPA 10/91
2. Minta surat pengenalan pesakit:-? kad pengenalan/surat majikan.
3. Daftar butir peribadi dalam borang -1
?????
nama penuh,nombor kad pengenalan,
jantina,umur,
alamat kediaman.
4. Pastikan sama ada pesakit berulang.
5. Jika ya, minta fail kes lama dpd. Kerani Rekod; terus ke peroses (7).
KeraniRekod
6. Jika baru, buka fail kes baru:-? nama, nombor rujukan dan
tarik dicatat di muka depan fail.
Sam.
28
Bil. Proses Kerja
PegawaiDirujuk/melulus
Per
atur
an
7. Pastikan sama ada kakitangan awam/murid.
Jika ya, terus ke proses (9).
8. Jika tidak, minta yuran perubatan dan keluarkan resit Am-1 bercetak kepada pesakit:-
??
AP 94
RM 0.50 bagi budak < 12 tahun;
RM 1.00 bagi dewasa > 12 tahun
9. Beri nombor bilik rawatan dan arah pesakit menunggu hingga dipanggil oleh Pegawai Perubatan.
10. Berikan fail kes dan borang QEH - 1 kepada Atendant untuk dibawa ke bilik rawatan.
11. Tamat.
29
CARTA ALIRAN KERJA BAGI TUGAS MENDAFTAR PESAKIT LUAR
Beri ucapan selamat.
Minta surat pengenalan diri.
Daftar butiran peribadi pesakit dalam QEH - 1.
Pesakit berulang?Ya
Minta fail kes lama.
TidakBuka fail kes.
Perlu bayar?Tidak
Beri nombor bilik rawatan.
YaKutip yuran perubatandan berikan resit AM 1.bercetak. Arah pesakit ke bilik rawatan.
Serah fail kes dan borang QEH - 1 kepada Attendant(dibawa ke bilik rawatan)
Tamat.
30
SENARAI SEMAK/CHECKLISTSENARAI SEMAK/CHECKLIST
Alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat dalam bentuk rangkai kata, soalan atau jawapan yang (seboleh-bolehnya) disusun mengikut tertib turutan tindakan.
SENARAI SEMAK PENYEDIAAN BAUCER BAYARAN UNTUK KERJA/PEMBELIAN
1. Kelulusan pegawai pengawal [ ]
2. Salinan asal Pesanan Kerja [ ]
3. Pengesahan Pelaksanaan Kerja [ ]
4. Invois disahkan [ ]
5. Tandatangan Pihak Menuntut [ ]
31
SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURANSENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN
Petikan undang-undang semasa yang perlu dirujuk oleh staf dalam menjalan-kan tugasnya.
TUJUAN
Asas rujukan Menjimatkan masa mengesan
arahan-arahan
Sertakan salinan petikan, di mana sesuai.
32
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAISENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Senarai jawatankuasa yang perlu dianggotai oleh pegawai dan jawatankuasa wujud lebih enam bulan
TUJUAN
Memastikan pegawai mengetahui jawatankuasa yang perlu dianggotai
Menerangkan keahlian dalam sesuatu jawatankuasa
33
NORMA KERJANORMA KERJA
Jangkamasa atau pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja
TUJUAN Menjadi panduan kepada pekerja dalam
melaksanakan tugas
Memastikan tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai
Menjadi asas untuk penilaian prestasi kakitangan
34
SENARAI TUGAS HARIANSENARAI TUGAS HARIAN
Format bagi mengingati dan merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.
TUJUAN Memudahkan pegawai merancang kerja
Membantu menetapkan keutamaan (menjadi Checklist)
Recommended