ใบความรู้ที่ 4 การคำนวณในตารางงาน

Microsoft Excel ครพรญา ดนขนทด

1

ใบความร การคานวณในตารางทางาน

นอกจาก Excel จะสามารถบนทกขอมลในตารางและตกแตงขอมลใหดสวยงามดงท/เราไดเหนในเร/องการตกแตงท/ผานมาแลว Excel ยงมสมบตท/สาคญมากน/นคอ การคานวณขอมลในตารางโดยใชสตรและฟงกชนการคานวณท/สามารถใหผลลพธไดอยางแมนยาและรวดเรว

4.1 คานวณโดยการกาหนดสตรเอง 4.1.1 เขาใจการใชสตรคานวณ เม/อเราปอนสตรคานวณในตารางใหใชเคร/องหมาย = (เทากบ) นาหนาเสมอ มฉะนBน Excel จะคดวาสตรท/ปอนเขาไปนBนเปนขอความธรรมดาและจะไมนาไปคานวณ เคร/องหมายการคานวณท/ใชในการเขยนสตรไดแกเคร/องหมาย บวก (+) ลบ (-) คณ (*) หาร (/) ยกกาลง (^ ) และเคร/องหมายเปอรเซนต (%) เม/อ Excel นาสตรท/เราเขยนไปคานวณ ลาดบการคานวณจะเกดขBนตามลาดบความสาคญของเคร/องหมายการคานวณดงนB คอ

ลาดบความสาคญ เคร/องหมาย 1. วงเลบ 2. ยกกาลง 3. คณ ,หาร 4. บวก , ลบ

( ) ^ * , / + , -

ตวอยางเชน สตร =(2*3)^2/4+7 จะมขBนตอนการคานวณตามลาดบความสาคญดงนB คอ = 6^2/4+7 = 36/4+7 = 9+7 = 16


2

4.1.2 การปอนสตรคานวณ

ตอไปใหเราลองเขยนสตรคานวณเพ/อดผลรวมด แตกอนอ/นใหเราปอนขอมลในตารางใหเหมอนกอน

1) ตอไปใหคลกเมาส เลอกเซลท/จะปอนสตรคานวณหาผลรวม 2) พมพเคร/องหมาย = ตามดวยตาแหนงของเซลท/ตองการนามาคานวณหาผลรวม

=G4+G5+G6+G7+G8+G9+G10 3) กด <Enter> เม/อเขยนสตรเสรจ Excel จะนาสตรไปคานวณและแสดงผลลพธท/

ได

4.1.2.1 การปอนสตรคานวณในแถบสตร แทนการเขยนสตรคานวณในเซลโดยตรง เราสามารถพมพสตรคานวณใน แถบสตร (Formula Bar) ไดแทน ซ/ งวธนB มขอด เพราะ Excel จะแสดง ผลลพธท/คานวณไดใหเหนกอนท/เราจะกดปม <Enter>


3

1. คลกเมาสเลอกเซลท/จะปอนสตรคานวณหาผลรวม

2. คลกเมาส ปม จะมเคร/องหมาย = ปรากฏในแถบสตรโดยอตโนมต สาหรบเร/มการปอนสตรคานวณ

3. พมพตาแหนงเซลท/ตองการนามาคานวณหาผลรวม G4+G5+G6+G7+G8+G9+G10 (สงเกตในหนาตางยอยใตแถบสตรจะแสดงผลลพธท/ไดจากสตรคานวณท/เราพมพใหเหนทนท)

4. กด <Enter> เม/อเขยนสตรเสรจ (หรอ คลกปม OK ในหนาตางยอยใต แถบสตรแทน) Excel จะนาสตรไปคานวณและแสดงผลรวมท/ไดในเซล

4.1.2.2 ปอนสตรคานวณโดยใชเมาสชวย

ในการปอนสตรคานวณหลงจากท/ไดพมพเคร/องหมาย = เราสามารถ คลกเมาส เลอกเซลท/ตองการใชในสตรไดโดยไมตองพมพ เชน ถาเรา คลกเมาส ท/เซล G4 คาวา G4 จะปรากฏในสตรโดยท/เราไมตองพมพ G4 เขาไปโดยตรง

Formula Bar


4

1. คลกเมาสเลอกเซลท/ตองการปอนสตรคานวณ และพมพเคร/องหมาย = 2. คลกเมาสเลอกเซล G4 (ช/อเซลท/เราเลอกจะปรากฏในเซลท/เลอกในขBนตอนท/1) 3. พมพเคร/องหมาย +

1.คลกเมาสเลอกเซลท/ตองการปอนสตรคานวณ และพมพเคร/องหมาย =

3. พมพเคร/องหมาย +

2. คลกเมาสเลอกท/เซล G4


5

4. ทาตามขBนตอนท/ 2 และ 3 เพ/ออางองเซลอ/น 5. กด <Enter> เม/อปอนสตรสาเรจ 4.1.3 การแกไขสตรคานวณ

เราสามารถแกไขสตรคานวณในเซลไดโดยตรงโดยการ 1.Double click เซลท/มสตรคานวณท/เราตองการแกไข Excel จะแสดงสตรท/ใชแทน

ผลลพธและแสดงองคประกอบตาง ๆ ในสตรดวยสท/แตกตางกน และถาสตรคานวณนBนมการอางองเซลอ/นในตาราง เซลท/ถกอางองเหลานBนจะมกรอบสลอมรอบ

2.ใหเราทาการแกไขสตรเสรจแลวกด <Enter> โปรแกรม Excel จะคานวณสตรนBนใหมและแสดงผลลพธท/ได

เทคนคการแกไขสตร ในการแกไขสตรคานวณเราสามารถ Double Click องคประกอบท/ตองการเปล/ยน เพ/อ

แกไขเฉพาะคานBนในสตรได 1.)Double Click เซลท/มสตรคานวณท/เราตองการแกไข Excel จะแสดงสตรท/ใช 2.)Double Click องคประกอบในสตรท/เราตองการเปล/ยน 3.)เปล/ยนองคประกอบในสตรท/เราเลอกโดยอาจพมพการแกไขเขาไปโดยตรง ซ/ งจะถก

นามาแทนท/สวนท/เปนแถบดา ในกรณท/เราตองการเปล/ยนเซลท/อางองให Click mouse เลอกเซลใหมในตารางไดเลย

4.)องคประกอบในสตรท/เราเลอกจะเปล/ยนไปตามตองการ 5.)กด <Enter> เม/อแกไขสตรเสรจแลว

4.2 คานวณโดยใชฟงกชน ใน Excel มฟงกชนการคานวณท/เราสามารถนามาใชได โดยไมตองสรางสตรคานวณท/ซบซอนดวยตวเราเอง เชน แทนการใชสตร =E5+E6+E7 เราสามารถใชฟงกชน =SUM(E5:E7) ไดท/มความหมายวาใหหาผลรวมตBงแตเซล E5 จนถง E7 เราจะพบวาสาหรบการคานวณแบบตาง ๆ ท/มการใชบอย มฟงกชนใน Excel ท/สามารถทาหนาท/เหลานBนได การนาฟงกชนเหลานBมาใชจะทาใหการทางานนBน สะดวกรวดเรวย/งขBนเพราะเราไมตองเขยนสตรขBนมาใหมทกครB ง แตสามารถนาฟงกชนท/มอยแลวมาใชไดทนท

4.2.1 แนะนาสวนประกอบของฟงกชน

ใน Excel มฟงกชนมากกวา 300 ฟงกชน สาหรบทาหนาท/ตาง ๆ อาทเชน การคานวณ ตวเลข การวเคราะหขอมลสถตและการเงน และการจดการฐานขอมล ซ/ งฟงกชนแตละตวนBน อาจมรายละเอยดการใชงานท/แตกตางกนไป แตพอสรปสวนประกอบของฟงกชนไดดงนB


6

ช+อฟงกชนตองเปนตามท+ Excel รจกเทาน3น เคร+องหมายจลภาคใชแบงคา argument ออกจากกน

เม+อเราตองการเขยนฟงกชนใน Excel เราตองข3นดวย ขอมลท+เราปอนเพ+อใหฟงกชนนาไปใชใน

เคร+องหมาย “ = ” เชนเดยวกบการเขยนสตรคานวณท+วไป การคานวณ ซ+งฟงกชนอาจมคา argument

ไดหลายคา หากตองใชในการหาผลลพธ

สาหรบการปอนคา argument ในฟงกชน เราจะตองทราบกอนวาฟงกชนท/เรากาลงใชงานอยนBน รบคา argument แบบใดบาง ซ/ งเราอาจใสขอมลท/เปนตวเลขเขาไปไดโดยตรง เชน =sum(18700,9800,7200) เพ/อใหหาผลรวมระหวางคา 18700 9800 7200 หรออาจกาหนดใหฟงกชนอางองคาในเซลกได เชน =sum(E5:E7) สาหรบการใชฟงกชนบางประเภทเราอาจตองปอนคา argument ท/เปนขอความ เวลา หรอวนท/ โดยจะตองอยใน เคร/องหมาย “ ” เสมอ 4.2.2 การเขยนฟงกชน

สาหรบการเขยนฟงกชนนBนคลายกบการเขยนสตรคานวณ โดยเร/มแรกเราตองพมพเคร/องหมาย “=” และตามดวยช/อฟงกชนท/ตองการเชน “=sum(”จากนBนเราสามารถพมพคา argument เขาไปไดโดยตรง หรอใชเมาส Click เลอกเซลท/ตองการอางองได สาหรบในกรณท/เราตองการระบกลมเซลเปนคา argument ในฟงกชน เชน ในตวอยางถาเราตองการใหหาผลรวมเฉพาะเซล E5-E7 และเซล E11 กสามารถใชเมาสได ดงนB

= ช+อฟงกชน (คา argument1, คา argument2….)

1. คลกเลอกเซลท+ตองการเขยนฟงกชน แลวพมพ =sum(


7

2. Drag mouse เลอกกลมเซลท+ใชเปนคา argument

3. ถาม argument เพ+มอกใหพมพ , เพ+อข3น argument

ใหมหลงจากน3นใหคลกหรอ Drag mouse เลอกกลมเซลท+ใช

เปนคา argument ตอไป


8

1. Click Mouse เลอกเซลท/ตองการเขยนฟงกชน พมพ “=” และช/อฟงกชน 2. Click และ Drag mouse เลอกกลมเซลท/ใชเปนคา argument 3. ถาม argument เพ/มอกใหพมพ “,” เพ/อขBน argument ใหม หลงจากนBนให Click และ

Drag mouse เลอกกลมเซลท/ใชเปนคา argument ตอไป 4. ทาซB าขBนตอนท/ 3 เพ/อกาหนดคา argument เพ/มเตมละพมพ “)” เพ/อจบฟงกชน 5. กดปม <Enter> เพ/อจบการเขยนฟงกชน 4.2.3 การใช Paste Function สรางฟงกชนท+ตองการ ถงแมการใชฟงกชน จะชวยใหเราไมตองสรางสตรคานวณท/ซบซอนดวยตวเราเอง แต

เน/องจากฟงกชนใน Excel มจานวนมากซ/งแตละตวมวธใชงานท/แตกตางกน เราคงไมตองการจดจาการใชฟงกชนแตละตวเปนแน

Excel ม Paste Function ท/สามารถสรางฟงกชนใหเราไดโดยอตโนมต เพยงแตใหเราระบขอมลท/ตองใชเทานBน เราสามารถใช Paste Function แทนการพมพฟงกชนหาคาเฉล/ย (Average) เขาไปโดยตรงซ/งวธนB เปนประโยชนมากโดยเฉพาะในกรณท/เราลมรปแบบการใชฟงกชนนB

1. คลกเมาส เลอกเซล

2.คลกเมาส


9

3. คลกเมาส เลอกประเภทฟงกชน 4. คลกเมาส เลอกฟงกชนท+ตองการ

5. คลกเมาส

6. พมพเซลท/จะนามาหาคาเฉล/ย


10

1. คลกเมาส เลอกเซลท/จะใสฟงกชนหาคาเฉล/ย 2. เลอก จากแถบเคร/องมอเพ/อเรยก Function FxFxFxFx

7. พมพเซลท+ตองการมาหาคาเฉล+ยท+เหลอ



11

3. คลกเมาส เลอกประเภทของฟงกชนท/ตองการใชในชอง Function Category 4. คลกเมาส เลอกฟงกชนท/ตองการใชในชอง Function Name (ในตวอยางเราเลอก

ฟงกชน Average ท/จดอยในประเภท most Recently Used คอฟงกชนท/ถกนามาใชงานบอย)

5. คลกเมาส ปม Excel จะแสดงหนาจอยอยสาหรบกาหนดคาใหฟงกชน 6. คลกเมาส เลอกเซลท/จะหาคาเฉล/ย 7. ถามเซลอ/นท/ตองการนามาหาคาเฉล/ยให คลกเมาส ชอง Number 2 เพ/อกาหนดเซลเพ/ม

ท/จะนามาหาคาเฉล/ย (หรอกดปม <Tab>) 8. คลกเมาส เซลท/ 2 ท/จะนามาหาคาเฉล/ย 9. ใหทาตามขBนตอนท/ 7 และ 8 จนกวาเราไดกาหนดทกเซลท/ตองการนามาใชในฟงกชน

แลว ดงตวอยางเราไดกาหนดให Excel คานวณคาเฉล/ยจากคาในเซล E7 F7 10. คลกเมาส ปม จะไดฟงกชนหาคาเฉล/ยดงตองการ

4.2.4 แนะนาฟงกชนท+สาคญ

Excel มฟงกชนการคานวณมากมาย แตคงไมสามารถกลาวถงไดครบทกตว จงขออธบายเฉพาะฟงกชนท/ มความสาคญท/ เราสามารถนาไปใชไดใ นงานท/วไปหากเราตองกา ร รายละเอยดการใชฟงกชนเพ/มเตมขอแนะนาใหศกษาไดจาก Help ฟงกชนทางคณตศาสตร

ฟงกชน รปแบบการใชงาน ความหมาย

AVERAGE MAX MIN ROUND

Average (กลมเซล) Max (กลมเซล) Min (กลมเซล) Round (ตวเลข , จานวนหลก)

- หาคาเฉล/ยของกลมขอมลตวเลข - หาคาสงสดจากกลมขอมลตวเลข - หาคาต/าสดจากกลมขอมลตวเลข - ปดเศษตวเลขทศนยมใหมไดหลก ทศนยมตามท/กาหนด

OK

OK


12

ฟงกชนทางสถต

ฟงกชน รปแบบการใชงาน ความหมาย

COUNT COUNTA COUNTIF

COUNT (กลมเซล) COUNTA (กลมเซล) COUNTIF (กลมเซล ,เง/อนไข)

- นบจานวนเซลท/มขอมลตวเลขในกลมเซลท/เลอก - นบจานวนเซลท/มขอมลในกลมเซลท/เลอก - นบจานวนเซลท/ตรงตามเง/อนไขในกลมเซลท/เลอก

4.2.5 การแกไขฟงกชน สาหรบการแกไขฟงกชนน/นคลายกบการแกไขสตรคานวณ แตมบางเทคนคท/ขอแนะนาเพ/มเตมท/จะชวยใหสะดวกรวดเรวย/งขBน

เปล+ยนขอบเขตการอางองเซลในฟงกชน ถาเราตองการเปล/ยนขอบเขตกลมเซลท/ฟงกชนอางอง ใหเราทาการ Double Click ท/ฟงกชนในเซล โปรแกรม Excel จะแสดงกรอบสลอมรอบเซล ท/ถกอางองในฟงกชนใหเล/อน � ไปชB ท/มมขวาลางของกรอบส (� จะเปล/ยนเปน � ) จากนBนเราสามารถ Click และ Drag mouse เพ/อปรบใหกรอบสลอมรอบเฉพาะเซลท/เราตองการอางองได


13

ขอความชวยเหลอจาก Excel ในการแกไขฟงกชน

ในการแกไขฟงกชนถาเราตองการให Excel แสดงหนาจอยอยอธบายรายละเอยดการใชฟงกชนให Click mouse เลอกเซลท/มฟงกชนท/ตองการแกไข และ Click ปม หรอ ปม =

1. Double Click ฟงกชนท+ตองการ


3. Drag mouse ปรบกรอบสใหลอมเฉพาะกลมเซลท+ตองการอางอง

4. กด Enter ฟงกชนท+เราแกไขเปล+ยนไปอางองเซลตามขอบเขตท+กาหนด


14

ในแถบสตร Excel จะอธบายหนาท/ของฟงกชนนBน ความหมายของคา argument ตางท/ใช และ ผลลพธทไดจากการคานวณในหนาจอยอยใตแถบสตร ดงรป ซ/ งเราสามารถแกไขฟงกชนไดตามตองการ และ Click mouse ปม OK หรอ กด <Enter> เม/อเสรจสBน วธนB เหมาะสาหรบคนท/ยงไมคนเคยกบการใชฟงกชน และตองการความชวยเหลอเพ/มเตม

1. คลกเมาสฟงกชนท+ตองการแกไข 2. คลกเมาส

3. คลกเมาส หรอกด<Enter> เม/อการแกไขฟงกชนเสรจสBน


15

4.2.6 การใช Autosum

เน/องจาก SUM เปนฟงกชนท/มการใชงานมาก Excel จงม Autosum ท/สามารถหาผลรวมไดภายในไมก/ข Bนตอน ทาใหเราไมตองเสยเวลาใช Paste Function หรอ เขยนฟงกชน SUM ทกครB งท/ตองการหาผลรวมตวเลขในกลมเซล

2. คลกเมาส 1. คลกเมาส เลอกเซล

3. คลกเมาส กาหนดกลมเซลท+ตองการหาผลรวม


16

1. คลกเมาส เลอกเซลท/จะใสผลรวม

2. คลกเมาส ในแถบเคร/องมอ Excel จะพมพฟงกชน “=SUM(…)” ในเซลท/เราเลอกใหโดยอตโนมต

3. คลกเมาส กาหนดกลมเซลท/ตองการหาผลรวม 4. กด <Enter> Excel จะคานวณผลรวมและแสดงผลลพธท/ไดในเซล

4.2.7 ขอความบอกขอผดพลาดท+เกดจาการเขยนสตรและฟงกชนผด ถาเราเขยนสตรคานวณ หรอฟงกชนผด Excel จะพยายามเสนอแนวทางแกไขขอผดพลาด

ใหโดย อตโนมต ในกรณสตรคานวณ หรอฟงกชนท/เราเขยนถกตองตามหลกไวยากรณแตเกดปญหาเม/อถกนามาคานวณ Excel จะแสดงขอความบอกความผดพลาด ท/แตกตางกนไปตามลกษณะของปญหาท/พบ ซ/ งขอความผดพลาดท/ แสดงแตละแบบมความหมาย และแนวทาง แกไข ดงนB

ขอความ ความหมาย แนวทางแกไข #DIV/0!

ตวหารท/ใชสตรมคาเปน 0 ซ/ งปญหานBอาจเกดจากการใชคา0 เปนตวหารตรง ๆ หรออาจเกดจากผลลพธท/ไดจากการคานวณในสตรท/ทาใหไดคาตวหารเปน 0 นอกจากนBนปญหานBยงเกดไดจากการอางองเซลเปลาเปนตวหาร

ตรวจสอบคาตวหารท/ใชในสตรและแกไขให ถกตอง


17

ขอความ ความหมาย แนวทางแกไข #N/A ยอมาจาก “ no value is available” หมายความ

วาเรายงระบคา argument ท/ใชกบฟงกชนไมครบนอกจากนBนปญหานBอาจเกดจากการท/สตรอางองเซลท/มคาเปน #N/A อยแลว บางครB งเราอาจจงใจทาใหสตรคานวณท/ใชเปน #N/A ถาเราไมทราบคา argument บางคาท/ตองใชในสตร เพ/อแสดงใหเหนวาขอมลท/ตองใชสตรยงไมครบ

ตรวจสอบคา argument ใดบางท/เรายงไมไดใสในฟงกชน

#NAME?

เกดจากการอางองช/อเซลท/ไมม เชน เราตBงช/อเซลท/ตองการอางองเปน “ Total” แตในสตรเราเขยนผดเปน “=Totl” การพมพช/อฟงกชนผดทาใหเกดปญหานBดวย เชน เราพมพช/อฟงกชน sum เปน = sym(…) นอกจากนBนการลมพมพเคร/องหมาย : เม/ออางถงกลมเซลในสตรจะทาให Excel เขาใจผดวาเปนการอางอง ช/อเซล และทาใหเกดปญหานB ขBน เชน เม/อเราตองการใชฟงกชน sum หาผลรวมตวเลขในกลมเซล H6-H12 แทนท/จะพมพ = sum(H6:H12) เราพมพผดเปน =sum(H6H12)

ตรวจสอบวาเราอางองช/อเซลตาง ๆ ถกตอง ตรวจสอบช/อฟงกชนท/ใชวาถกตองหรอไม ตรวจสอบการกาหนดคา argument ท/ใชในฟงกชน

#NULL ความผดพลาดนB เกดเม/อมการอางองกลมเซลท/ไมถกตอง เชน การเขยนสตร =sum(A1C1 A2C2) จะทาให Excel ไมเขาใจความเก/ยวของกนระหวางกลมเซลทBงสองท/กาหนด ทาใหเกดขอความ #NULL ซ/ งวธทางแกท/ถกตองในตวอยางนB คอการใชเคร/องหมาย ,

แยกกลมเซลทBงสองเปนคา argument ท/

แตกตางกนเปน =sum(A1C1,A2C2)

ตรวจสอบการอางองเซลในสตรท/เขยน


18

ขอความ ความหมาย แนวทางแกไข #NUM ความผดพลาดนB เกดไดจากหลายสาเหต เชน

ใชฟงกชนหารากท/สอง SQRT เรากาหนดใหคาตดลบ หรอในการหาผลลพธสตรคานวณเกดการวนรอบ ทาให Excel หาผลลพธไมได

ตรวจสอบคาตวเลขท/ใชเปนคา argument ในฟงกชนและการอางองเซลในสตรคานวณเพ/อไมใหเกดการคานวณแบบวนรอบ

#REE เซลท/สตรคานวณอางองถกลบทาให Excel หาผลลพธ ไมได

ใช Undo ยกเลกการลบเซลท/สตรคานวณอางองหรอแกไขสตรใหอางองเซลอ/น

#VALUE มการใชคา argument ในฟงกชน หรอกาหนดชนดขอมลท/ใชในสตรคานวณ ผดประเภท เชน เรากาหนดใหนาขอมลท/เปนขอความมาคณกบขอมลตวเลข =Total*2 ในบางครB ง Excel จะแกไขขอผดพลาดนB โดยอตโนมต เชน ถาเราใชฟงกชน SQRT แตระบคา argument ผดเปนขอความแทน =SQRT (4) Excel จะแปลง 4 (ขอมลนB ถกจดเกบเปนขอมลประเภทขอความ เพราะอยในเคร/องหมาย “ “ ซ/ งนามาคานวณไมได ) เปนตวเลข 4 และนามาหารากท/ 2 ไดอยางถกตอง

ตรวจสอบคา argument ท/ใชในฟงกชน และชนดขอมลท/ใชในสตรคานวณใหถกตอง

Education

ใบความรู้ที่ 4 การคำนวณในตารางงาน