View
12
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ระดบเบองตน
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
Microsoft Excel 2007
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
1
1:แนะน าMicrosoft Excel 2007
Microsoft Excelคออะไร
โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรม (spreadsheet) หรอโปรแกรมตารางท างานซงใชเกบขอมลตาง ๆลงบนแผนตารางงาน มความสามารถในการบนทกวเคราะหและแสดงขอมลเกยวกบตวเลขไดอยางมประสทธภาพ
คณสมบตทส าคญของMicrosoft Excel
1. สามารถปอนสตรการค านวณทางคณตศาสตร เชน บวก ลบ คณ หารเปนตน 2. ความสามารถดานใชฟงกชนเชนฟงกชนเกยวกบตวอกษร ตวเลข วนทฟงกชนเกยวกบการเงนหรอเกยวกบ
การตดสนใจ 3. สามารถน าขอมลทปอนลงในตารางมาสรางเปนกราฟไดทนท 4. สามารถตกแตงตารางขอมลหรอกราฟ ขอมลดวยภาพ สและรปแบบตวอกษรตาง ๆเพอใหเกดความสวยงาม
และท าใหแยกแยะขอมลไดงายขน 5. ความสามารถในการเรยงล าดบขอมล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคดเลอกเฉพาะขอมลทตองการมา
วเคราะหได 6. ความสามารถในการพมพงานออกทางเครองพมพโปรแกรม Microsoft Excel สามารถพมพงานทงขอมลและ
รปภาพหรอกราฟออกทางเครองพมพไดทนทซงท าใหงายตอการสรางรายงาน 7. ความสามารถในการแปลงขอมลในตารางใหเปนเวบเพจเพอน าไปแสดงในโฮมเพจ
พนฐานทควรทราบเกยวกบ Microsoft Excel 2007
Row - หมายถงแนวนอน เรมตนจ านวน row จาก 1 ถง 1,048,576
Column - หมายถงแนวตง จะเรมตนจาก A ถง XFD
Cell - จดตดของ Column กบ Row (เพอใชเรยกต าแหนงของขอมล) เชน A1, C1 เปนตน
การค านวณ เราสามารถใชชอ Cell เปนตวแปรในการสงค านวณได
Workbook - ประกอบดวย sheet แตละหนา เชน sheet1,sheet2 และ sheet3 เปนตน
เราสามารถเปลยนชอ sheet ไดงายๆ เพยงดบเบลคลกชอ sheet ทตองการจากพมพชอใหมทตองการ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
2
สวนประกอบทส าคญของโปรแกรม Microsoft Excel 2007
ƒ ปม Microsoft Office :ทรวมค าสงทใชจดการไฟลทวไป เชน New, Open, Save และ Print เปนตน
ƒ Quick Access Toolbar : ทรวมค าสงทใชงานบอยๆ
ƒ Ribbon : แทบของกลมค าสงทแบงออกเปนหมวดหม
ƒ Title Bar : แสดงชอ Workbook ทใชงานอย , Status Bar : แสดงสถานะตางๆ ของโปรแกรม
ƒ Contextual : แทบพเศษทจะแสดงเมอเราใสออบเจคลงใน Worksheet เชน การใส WordArt
ƒ Formula Bar : ส าหรบจดการสตรหรอ จดการขอมลภายในเซลทเลอก
ƒ Column : ชองขอมลทอยในแนวตง , Row : ชองขอมลทอยในแนวนอน , Sheet Tab : แสดงชอของ Worksheet
ƒ Name Box : แสดงชอเซลทเลอก สามารถตงชอเซลทเลอกได รวมถงสามารถใชเพอเลอนไปยง
เซลทก าหนดได
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
3
ƒ ปม Microsoft Office Quick Access Toolbar
ปมMicrosoft Office จะแสดงอยทมมบนซาย
ใชส าหรบเปดเมนค าสงพนฐานตางๆ เชน New,
Open Save, Save As Print, Prepare, Send, Publish,
Close, Excel Option และExit Excel เปนตน
Ribbon
Ribbon คอ แทบของกลมค าสงทแบงออกเปนหมวดหม โดยจะแบงเปน แทบHome, Page, Layout, Formulas, Data,
Review และ View เปนตน ซงแตละแทบจะเกบค าสงทใชงานในลกษณะเดยวกน หรอใกลเคยงไวดวยกน
เปนสวนทรวบรวมค าสงทใชงานบอยๆ ไวดวยกน
สามารถเลอกไดวาจะเพมค าสงใด อยใน Quick Access
Toolbar โดย
เพมจาก Customize Quick Access Toolbar -
>More Commands
เพมจาก Ribbon โดย คลกขวาทค าสงทตองการ
บน Ribbon และเลอก Add to Quick Access
Toolbar
การน าค าสงออกจากQuick Access Toolbar
ลบจาก Customize Quick Access Toolbar ->
More Commands
ลบจาก Quick Access Toolbar โดยคลกขวาใน
ค าสงทตองการลบออก และเลอก Remove from
Quick Access Toolbar
Ms Excel 2007 จะแสดงเครองมอทใชงานบอยๆ หากตองการค าสงอนๆ ใหคลกทปม และสามารถ
ซอนเครองมอไดโดยดบเบลคลกทแทบใดๆบน Ribbon หากตองการใหเครองมอกลบมาแสดงกให
ดบเบลคลกทแทบใดๆบน Ribbon อกครง
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
4
Mouse Pointer
เมาสพอยนเตอรใน Microsoft Excel 2007 มหลายตวซงจะเปลยนไปตามลกษณะการใชงานและการ
วางต าแหนงของเมาสพอยนเตอร ดงน
Normal Pointer : เปนพอยนเตอรทใชในการท างานทวไป เชน การเลอกเมน ค าสง การยายหนาตาง การเลอน
Scroll Bar เปนตน
Normal Pointer in Worksheet : แสดงใหทราบวาเมาสพอยนเตอรวางอยบน Space Sheet
I-Beam Pointer : แสดงใหทราบวา บรเวณทเมาสวางอยสามารถพมพตวอกษรได
Row Width Adjuster และ Column Width Adjuster : ใชในการปรบขนาดของ Row และColumn ตามล าดบ
Workbook
การสราง Workbook
ปกตแลวเมอเราเปด Microsoft Excel 2007 ขนมาจะมWorkbook จ านวน 1 Workbook ซงภายใน
นนจะมWorksheet จ านวน 3 Worksheet โดยเราสามารถเพม หรอลบจ านวน Worksheet ไดในภายหลง ซง
รปแบบของ Workbook ทเราตองการสรางนนมหลายรปแบบ ดงน
ƒ Blank and recent : เปนเอกสารวางเปลา ทเราตองจดรปแบบเอกสารใหมเองทงหมด
ƒ Install Template : เปนเอกสารทเตรยมเนอหารปแบบทจ าเปนใหไวบางสวน เชน loanamortization schedule
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
5
ƒ Microsoft Office Online : เราสามารถดาวนโหลดรปแบบเอกสารเพมเตมไดทMicrosoft Office Online ซงจะม
รปแบบเอกสารทเปนมาตรฐานสวยงามเตรยมไวใหเราไดเลอกใชมากมาย โดยการดาวนโหลดจ าเปนตองเชอมตอ
อนเทอรเนตตลอดเวลา
การเปด Workbook
การเปด Workbook เพอใชงานสามารถท าไดหลายวธ ดงน
ƒ เปดผาน ปม Microsoft Office -> Open : เปนการเปดไฟลโดยเลอกต าแหนงทเกบไฟล
ƒ เปดผาน ปม Microsoft Office -> Recent Documents : เปนการเปดไฟลทถกใชงานบอยๆ
เมอเราเลอกไฟลทตองการแลว เรายงสามารถเลอกลกษณะของการเปดไฟลทปม Open ได ดงน
1. Open :เปดไฟลตามปกต
2. Open Read-Only :เปดไฟลเพออานอยางเดยว
3. Open as Copy :เปดไฟล และท าส าเนา
4. Open in Browser :เปดไฟลในบราวเซอร
5. Open and Repair :เปดไฟล และซอมแซม
ƒ ดบเบลคลกทไอคอน : เปนการเปดไฟลผานไอคอนของไฟลนนๆ
การใช Auto Completeเปนคณสมบตการปอนขอมลโดยอตโนมตโปรแกรมจะจดจ าค าทเคยพมพลงในเซลล เมอ
พมพค านนๆ อกครงโปรแกรมกจะแสดงค าทเคยพมพชวยใหเกดความสะดวก ไมตองพมพค านนทงหมด
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
6
การปด Workbook
การปด Workbook สามารถปดผาน ปม Microsoft Office -> Close หรอถาหากตองการปดโปรแกรม
Microsoft Excel 2007 สามารถปดโปรแกรมไดโดยคลกทปม Exit Excel หรอปม X ทมมบนขวาของโปรแกรม
การบนทก Workbook
การบนทก Workbook เพอน ากลบมาแกไข หรอใชงานในภายหลงนนสามารถท าไดหลายวธ ดงน
ƒ Save : การบนทก Workbook ทบไฟลเดม แตหากเปน Workbook ทยงไมเคยถกบนทก จะปรากฏ
ไดอะลอกบอกซSave As ขนมาแทน
ƒ Save As : การบนทก Workbook เปนชอใหม ต าแหนงใหม หรอเปลยนประเภทของไฟลใหม ซง
ชนดของไฟลทส าคญแตละประเภทมรายละเอยด ดงตอไปน
1. Excel Workbook (xlsx) :ไฟลของ Microsoft Excel 2007
2. Excel Macro-Enabled Workbook (xlsm) :ไฟลWorkbook นสามารถใชงาน Macro ได
3. Excel 97-2003 Workbook (xls) :ไฟลของ Microsoft Excel 97-2003
การตงรหสผานใหWorkbook
การตงรหสผาน Workbook สามารถท าไดดงวธการตอไปน
ไปทปมMicrosoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : วธนเปนการตงรหสผานในการเปดไฟล
ไปทปมMicrosoft Office -> Save As : ซงจะเหมอนการบนทกโดยใชวธSave As
แตเราสามารถก าหนดเงอนไขพเศษใหสามารถตงรหสผานส าหรบเปดไฟล และส าหรบแกไขไฟลได
ดวย โดยท าตามขนตอน ดงน
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
7
1. เลอกชนดของไฟลทตองการบนทก
2. กดปม Tools -> General Option
3. ตงรหสผานส าหรบการเปดไฟล หรอการแกไขไฟล
การยกเลก หรอเปลยนรหสผานใหWorkbook
การยกเลก หรอเปลยนรหสผาน Workbook สามารถท าไดดงวธการตอไปน
ไปทปมMicrosoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : พมพรหสผานใหม หรอลบ
รหสผานออกทงหมดหากตองการยกเลกรหสผาน
ไปทปมMicrosoft Office -> Save As : การยกเลก หรอเปลยนรหสผานดวยวธนจะเหมอนกบการ
ตงรหสผานดวยวธSave As ทกประการเพยงแค หากตองการแกไขรหสผานใหพมพรหสผานใหม
แทนทลงไป หรอหากตองการยกเลกรหสผาน ใหลบรหสผานเดมทงทงหมด
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
8
2: เรมตนท างานกบตารางขอมล
Worksheetคอ แผนงานทใชบนทกขอมลใน Microsoft Excel 2007 มลกษณะเปนตารางขนาดใหญ
ซงแตละชองในตารางเราเรยกวาเซลโดยเราสามารถท างาน และจดการกบ Worksheet และ Cell
ในดานตางๆ เชน การใสขอมลในเซล การเลอกเซล การจดการรปแบบเซล และการจดการ Worksheet เปนตน
การใสขอมลในเซล สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
1. เลอก Worksheet ทตองการ 2. เลอกเซลทตองการ 3. พมพขอความทตองการ4. กดปม Enter หรอลกศรใดๆ
การแกไขขอมลในเซล สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
1. เลอก Worksheet ทตองการ
2. เลอกเซลทตองการ
3. พมพขอความทตองการแกไข หรอพมพทบขอความใน Cell นนๆ
4. กดปม Enter หรอลกศรใดๆ
การเลอกเซลคอ การระบเปาหมายวาเราตองการท างานกบเซลใดสามารถท าไดหลายวธ ดงน
เลอกเซลเดยว : ใชเมาทคลกทเซลทตองการหรอใชปมลกศรบนแปนพมพเลอนไปยงเซลทตองการ
เลอกกลมของเซลทตอเนอง : ใชเมาทคลกเซลเรมตนและลากเมาทเพอคลมไปจนถงเซลสดทายท
ตองการ หรอใชเมาทคลกเซลเรมตน กดปม Shift คางไว และใชเมาทคลกเซลสดทายทตองการ
เลอกกลมของเซลทไมตอเนอง : เลอกเซลแรกกดปมCtrl คางไว และเลอกกลมเซลตอไป สามารถ
ท าเชนนไปไดเรอยๆ จนไดกลมเซลครบตามทตองการ
การเลอกแถว
เราสามารถเลอกเซลภายในแถวทตองการทงหมดไดโดยคลกทหมายเลขแถว หรอหากตองการเลอกแถวทตอเนอง
หรอแถวทไมตอเนองสามารถท าไดเชนเดยวกบการเลอกเซล คอ การลากเมาท, การกดปม Shift หรอการกดปม Ctrl
และเลอกแถวทตองการเพม
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
9
การเลอกคอลมน
เราสามารถเลอกเซลภายในคอลมนทตองการทงหมดไดโดยคลกทหวคอลมน หรอหากตองการเลอกคอลมนท
ตอเนอง หรอคอลมนทไมตอเนองสามารถท าไดเชนเดยวกบการเลอกเซล คอ การลากเมาท, การกดปม Shift หรอ
การกดปม Ctrl และเลอกคอลมนทตองการเพม
การคดลอกขอมลในเซล
การคดลอกหรอ copy ขอมลในเซลหนงหรอหลายเซลไปยงเซลอนๆ มวธทงายและสะดวก 2 วธคอ
การคดลอกเซลดวยวธลากแลววาง: เลอกเซลตนฉบบทตองการคดลอก ->กด Ctrl คางไว แลวเลอเมาส ไปวางทขอบของเซลทเลอกไว ->คลกลากเมาสไปยงต าแหนงทตองการแลวปลอยเมาส
คดลอกเซลดวยปมค าสง 1. เลอกเซลตนฉบบทจะคดลอก 2. คลกปม copy (คดลอก) ในแถบ Ribbon Home หรอกด Ctrl + C 3. คลกเลอกเซลทจะวางขอมลทตองการคดลอกแลวคลกปม Paste ในแถบ Ribbon Home หรอกด Ctrl + V การแทรกขอมลสามารถท าไดดงน 1. การแทรกเซลลเพมเขามา ใหคลกปมขวาของเมาสทเซลลใดๆ หรอทคอลมนหรอแถว เพอ เรยกค าสงลด
2. คลกค าสง แทรก (Insert)
3. คลกเลอกลกษณะการแทรกเซลล ซงมอย 4 แบบ แลวคลกปม OK
ตวเลอกในการแทรกเซลลแบบตางๆ
- เลอนเซลลไปทางขวา (Shift cells Right)แทรกเซลลทต าแหนงนนๆแลวเลอนเซลลทเปนขอมลเดมไปทางขวามอ
- เลอนเซลลลง (Shift cells Down) แทรกเซลลทต าแหนงนนๆแลวเลอนเซลลทเปนขอมลเดมไปดานลาง
- ทงแถว (Entire row)แทรกเซลลเพมเขามาทงแถว แถวเดมจะถกเลอนลง
- ทงคอลมน (Entire Column) แทรกเซลลเพมเขามาทงคอลมน โดยคอลมนเดมจะถกเลอนไปทางขวามอ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
10
การลบขอมลในเซล: การลบเซลลจะเปนการเอาเซลลนนๆ ออกไปเลย แตลบขอมลในเซลลจะเปนลบเฉพาะขอมลท
อยในเซลลนนๆ เทานน
1. การลบขอมลหรอขอความหรอค าในชองหรอเซลลใดๆ เพยงเซลลเดยว ใหคลกทเซลลนน แลวกดปม Delete ท
แปนพมพ
2. การลบขอมลหรอขอความหรอค าในชองหรอเซลลใดๆ มากกวา 1 เซลล ใหเลอกเซลลทตองการลบทงหมด โดย
คลกทเซลลแรกกอน
3. กดปม Shift ทแปนพมพคางไวแลวคลกปมซายของเมาสทเซลลสดทาย ปลอยปม Shift
4. กดปม Delete ทแปนพมพ เพอลบขอมล
5. ในกรณเซลลทตองการลบนนไมไดอยในต าแหนงตดๆ กนกใหเลอกเซลลทงหมดโดยการกดปม Ctrl ชวยในการ
เลอกเซลลกอนเซลลทถกเลอกจะเปนแถบสดงภาพตวอยาง แลวจงกดปม Delete เพอลบขอมลภายในเซลลเหลานน
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
11
6. การลบขอมลในแถวหรอคอลมนใดๆ ใหคลกทสวนหวของแถวหรอคอลมนเชน 1, 2, 3 ... หรอ A, B, C ... แลวกด
ปม Delete เพอลบขอมลทเดยวทงแถวหรอคอลมน
7. การลบทงชทซงเปนการลบขอมลทงหมดเลย ใหคลกทมมชท จะปรากฏเปนแถบสทงชท ในการลบกเพยงแตกด
ปม Delete
8. ลบดวยค าสง ลางเนอหา (Clear) จะเปนการลบรปแบบการก าหนดคาในเซลลนนๆ ดวย เชนก าหนดใหขอความ
เปนตวหนา จดต าแหนงไวตรงกลางใหคลกปมขวาในเซลลทไดเลอก เพอเรยกค าสงลด
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
12
ปรบความกวางคอลมนและความสงของแถวสามารถท าได 2 วธ ดงน
ปรบความกวางคอลมนและความสงของแถวโดยการใชเมาส
ปรบความกวางคอลมน : ใหเลอนเมาสไปทเสนแบงระหวาง Columnเมอเมาสเปลยนรปเปน ลกศร สองทศทางแลว
ใหกดปมซายคางไวแลวลากออกไปทางขวามอ เพอขยายคอลมนใหกวางหรอลากไปทางซายมอเพอลดใหแคบ
ปรบความสงคอลมน : ใหเลอนเมาสไปทเสนแบงระหวาง Row เมอเมาสเปลยนรปเปนลกศรสองทศทาง แลวใหกด
ปมซายคางไวแลวลากลงดานลางเพอเพมความสงหรอลากขนดานบนเพอลดความสง
ก าหนดความกวางคอลมนและความสงของแถวทตองการอยางชดเจน
1. คลกเลอกคอลมนทตองการจะปรบความกวาง 2. กดปม รปแบบ บนเมน เลอก ความกวางคอลมน 3. ระบความกวางในชอง
ประเภทขอมล
ประเภทของขอมลทใชใน Microsoft Excel 2007 สามารถแบงออกเปนประเภทใหญๆ ได 4 ประเภทคอ
ขอมลประเภทตวอกษร (Text) เชน ชอ, นามสกล, ทอย หรอตวเลขทไมถกน ามาใช ไมสามารถน ามาค านวณได
ขอมลประเภทตวเลข (Number) เปนขอมลทมเฉพาะตวเลข0 ‟ 9 และสญลกษณพเศษทางคณตศาสตร
เชน + - * / ( ) , $ . E เปนสวนประกอบสามารถน ามาใชในการค านวณได
ขอมลประเภทวนท (Date)
เปนขอมลทมลกษณะเปนวนท โดยปกตจะแสดงผลในรปแบบวนทสากล คอ ปครสตศกราชเสมอ ดงนน
การใสขอมลประเภทนใหเปนปพทธศกราช จ าเปนตองใสรปแบบของปอยางสมบรณ ดงตวอยาง 03/04/2519
จะหมายถง วนท 3 เดอน เมษายน ป 2519 หากใสขอมล 03/04/19 จะหมายถง วนท 3 เดอน เมษายน ป1919 แทน
ขอมลประเภทเวลา (Time)
เปนขอมลทลกษณะเปนเวลา โดยปกตจะแสดงผลในรปแบบของ ชวโมง : คนดวยเครองหมาย : (Colon)
ตามดวยนาท คนดวยเครองหมาย : และวนาท ตามล าดบ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
13
3: เขาใจการท างานกบ Workbook และ Worksheet
การจดการWorksheet
Microsoft Office Excel 2007 นนเมอสราง Workbook ใหมขนมาจะมจ านวน Worksheet ใหใชงาน จ านวน 3
Worksheet ซงจ านวน Worksheet ทใชงานในแตละงานนน อาจมความจ าเปนไมเทากน เราควรออกแบบ
Workbook ใหมจ านวน Worksheet ทเหมาะสมเพยงพอตอการใชงาน
การเพม Worksheet (lnsert)สามารถท าได ดงน
คลกแทบlnrertWorksheet ท Sheet Tab สดทาย
หรอท าตามขนตอนดงน: เลอก Sheet Tab ต าแหนงทตองการเพม Worksheet ->คลกเมาสขวา ->เลอก
lnrert ->เลอก Worksheet ->กดปม OK
การลบ Worksheet (Delete)สามารถท าได ดงน
1. เลอก Sheet Tab ต าแหนงทตองการลบ ->คลกเมาสขวา ->เลอก Delete
การเปลยนชอ Worksheet (Rename)สามารถท าได ดงน ดบเบลคลก sheet Tab ทตองการเปลยนชอ หรอท าตามขนตอนดงน :เลอก sheet Tab ทตองการเปลยนชอ ->คลกเมาสขวา ->เลอก Rename
การเปลยนส Worksheet สามารถท าใหเราเลอก และคนหา Worksheet ไดรวดเรวขนซงการเปลยนส Worksheet
สามารถท าไดโดยกท าตามขนตอนดงน
ดบเบลคลก Sheet Tab ทตองการเปลยนส
หรอท าตามขนตอนดงน : เลอก Sheet Tab ทตองการเปลยนส ->คลกเมาทขวา ->เลอก Tab Color
การยาย หรอคดลอก Worksheet(Move or Copy)สามารถท าได ดงน
เลอก Sheet Tab ทตองการ คลกเมาทคางไว และยายไปยงต าแหนงทตองการ หรอท าตามขนตอนดงน->เลอก SheetTab ทตองการยาย ->คลกเมาทขวา ->เลอก Move or Copy ->
เลอกต าแหนงทตองการ (หากตองการคดลอกWorksheet ใหเลอกเครองหมายถกทหนา Create a Copy )
การซอน Worksheet (Hide) สามารถท าไดดงน เลอก SheetTab ทตองการซอน ->คลกเมาทขวา ->เลอก Hide
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
14
การยกเลกการซอน Worksheet (Unhide)สามารถท าไดดงน คลกเมาทขวาท SheetTab ใดๆ ->เลอก Unhide ->เลอก Worksheet ทตองการซอน การแบง Worksheet ในแนวตง และแนวนอน (Split)สามารถท าไดดงน เลอกแถว หรอคอลมนทตองการแบงหนาจอ ->เลอกแทบView ->เลอกเครองมอ Split หากตองการยกเลกการแบง Worksheet ใหดบเบลคลกทเสนแบง Worksheet
การตรง Worksheet(Freeze Panes): ท าเพอตรงแถว หรอคอลมนใหแสดงผลคงทเพองายตอการท างานกบขอมล
จ านวนมาก คลายกบการแบง Worksheet ซงสามารถท าได 3 แบบคอ
Freeze Panes : คอการตรงแนวแถวบน และคอลมนทางซายมอของเซลทเลอกไว Freeze Top Row :คอ การตรงแถวบนสด แถวท 1 ของ Worksheet Freeze First Column : คอ การตรงคอลมนแรก หรอคอลมน A ของ Worksheet
การยกเลกการตรง Worksheet (Unfreezes Panes) สามารถท าไดดงน
เลอกแทบView->เลอกเครองมอ Freeze Panes ->เลอก Unfreeze Panes
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
15
4 : การตกแตง Worksheet
ก าหนดรปแบบขอมล และรปแบบเซล
การก าหนดรปแบบของเซลและขอมลทดนนจะท าไหเอกสารทไดมความถกตอง สวยงาม งายตอการใชงาน
สวนใหญแลวเครองมอตางๆใน Microsoft Office Excel 2007 นนมการท างานเหมอนกบเวอรชนกอนหนานเพยงแต
ถกน ามาจดวางในสวนทตดตอกบผใชใหมเพอสามารถเขาถงเครองมอตางๆไดสะดวกและรวดเรวมากยงขน โดยได
รวบรวมเครองมอทส าคญในการจดรปแบบขอมลไวทแทบHome ซงแตละกลมเครองมอมรายละเอยดดงน
Font : จดการเกยวกบแบบ ขนาด ลกษณะ สพนหลงของตวอกษร และของเซล Alignment :จดการเกยวกบต าแหนงของตวอกษร หรอขอความในเซล Number :จดการเกยวกบการแสดงผลของตวเลข, Cell :จดการรปแบบขอบเซลใน Worksheet Style :จดการรปแบบเซลอตโนมต รปแบบตาราง รปแบบการแสดงผลตามเงอนไข Editing :จดการขอมลใน Worksheet เชน ใสสตรอยางงาย กรอง หรอคนหาขอมล
การวาดเสนกรอบเซล (Border):เลอกเซลหรอกลมเซลทตองการจดรปแบบ ->เลอกเครองมอ Border แลวเลอก
รปแบบเสนกรอบตามทตองการ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
16
Cell Styles
เปนการจดรปแบบเซลดวยรปแบบส าเรจรป ทMicrosoft Office Excel 2007จดเตรยมไวใหซงสามารถจดรปแบบ
ตางๆ เชน รปแบบขอมล ขนาดขอมล รปแบบเซล หรอสเซล ไดในขนตอนเดยวกน ซงเรายงสามารถปรบปรง แกไข
หรอสรางรปแบบของสไตลขนมาใหมใหตรงกบความตองการของเราได
การใชงานสไตลสามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
เลอกเซล หรอกลมเซลทตองการจดรปแบบ ->เลอกเครองมอ Cell Styles แลวเลอกรปแบบเสนกรอบตามทตองการ
การสรางสไตล: สามารถท าไดโดยขนตอนตอไปน
เลอกเซล ทจดรปแบบไวแลว->เลอกเครองมอ Cell Stylesแลวเลอกค าสง New Cell Styles ->ตงชอสไตล -> สไตลทก าหนดเองจะอยในกลมของ Custom
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
17
การลบสไตล: สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
1. เลอกสไตลทตองการลบใน เครองมอ Cell Styles 2. คลกเมาทขวา เลอกค าสง Delete
การแกไขสไตล: สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
1. เลอกสไตลทตองการลบใน เครองมอ Cell Styles 2. คลกเมาทขวา เลอกค าสง Modifyvหรอ Duplicate 3. กดปม Format 4. แกไขรปแบบตามทตองการ
Format as Table
การจดรปแบบตารางในลกษณะน ถกปรบปรงมาจาก Microsoft Office Excel 2007เวอรชนกอนหนา ซง
สามารถกรองขอมล เพมแถวของผลรวม รวมถงจดรปแบบของตารางใหโดยอตโนมต
การจดรปแบบตารางสามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
1. เลอกเซลภายในตารางทตองการจดรปแบบ 2. เลอกเครองมอ Format as Table 3. เลอกรปแบบทตองการ 4. กดปม OK
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
18
การจดการขอมลและเซล
เมอเราใสขอมลลงในเซลแลว หากตองการแกไข ท าซ า หรอคดลอกขอมลตางๆโดยไมตองใสใหม คงเปนสงด
ไมนอยเพราะชวยประหยดทงเวลา และสามารถความผดพลาดจากการพมพขอมลซ าๆไดดวย
การคดลอกเซล (Copy): สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
1. เลอกเซล หรอกลมเซลทตองการคดลอก
2. เลอกแทบHome และเลอกค าสง Copy (กดปม Ctrl+C)
3. เลอกเซลปลายทางทตองการคดลอก
4. เลอกแทบHome และเลอกค าสง Paste (กดปม Ctrl+V)
วางแบบพเศษ (Past Special)
Microsoft Office Excel 2007 ไดจดเตรยมการวางแบบพเศษไวไห ซงการวางแบบนตางจากการวางแบบทวไปจะ
เปนการคดลอกรปแบบจากตนฉบบทงหมดมาตงแต รปแบบ ลกษณะ ส หรอแมกระทงสตร แตการวางแบบพเศษ
นสามารถเลอกไดวาตองการเพยงผลลพธในรปแบบใดบางทจะวางมายงต าแหนงทตองการ ซงมค าสงดงตอไปน
All :คดลอกคณสมบตจากตนฉบบมาทงหมด Formulas :คดลอกเฉพาะสตร Values :คดลอกเฉพาะคาของขอมลโมคดลอกสตรมาดวย Format : คดลอกเฉพาะรปแบบเซล Comments :คดลอกเฉพาะคอมเมนท Vaildation : คดลอกเฉพาะกฎหมายตรวจสอบขอมล All using Source theme : คดลอกเฉพาะธม All except boeders :คดลอกทงหมดยกเวนเสนกรอบ Column widtsh :คดลอกเฉพาะความกวางของคอลมน Formulas and number formats :คดลอกเฉพาะสตร และความกวางของตวเลข
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
19
Values and number formats :คดลอกเฉพาะคาของขอมล และรปแบบตวเลข หากเซลทตองการคดลอก และเซลทตองการวางมคาเปนตวเลข สามารถก าหนดใหสองเซลนนม
การค านวณกอนทจะวางไดดงตอไปน None :ไมมการค านวณใดๆ Add :น าเซลทคดลอกมาบวกกบเซลปลายทางกอนทจะวาง Supstract :น าเซลทคดลอกมาลบกบเซลปลายทางกอนทจะวาง Multiply :น าเซลทคดลอกมาคณกบเซลปลายทางกอนทจะวาง Divide :น าเซลทคดลอกมาหารกบเซลปลายทางกอนทจะวางMicrosoft Office Excel 2007ยงม
ตวเลอกพเศษในการวางอกดงตอไปน Skip blanks :หากเซลตนฉบบเปนเซลวาง และเซลปลายทางมขอมลอย เซลปลายทางจะมถกแทนทดวยเซลตนฉบบทเปนเซลวาง
Transpose :เปนการวางกลบขอมลจากกลมเซลตนฉบบ เชนหากเซลกลมเซลตนฉบบเปนแนวตง เซลปลายทางจะถกวางในรปแบบของแนวนอนแทน
การแทรกเซล (lnsert Cell) สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน 1. เลอกต าแหนงทเซลตองการแทรก 2. เลอกแทบHome เลอกค าสง Insert และ Insert Cells 3. เลอกรปแบบของการแทรก ซงมรปแบบดงตอไปน
Shift cells down :ลบขอมลเดม และเลอนเซลทอยทางดานขวามาแทนท Shift cells right :ลบเซลเดม และเลอนเซลทอยทางดานลางขนมาแทนท Entire row :ลบทงแถวและเลอนเซลแถวดานลางเขามาแทนท Entire column:ลบทงคอลมนและเลอนเซลคอลมนดานขวาเขามาแทนท
การลบเซล (Delete Cell)สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
1. เลอกต าแนงเซลทตองการลบ
2. เลอกแทบ Home เลอกค าสง Delete และ Delete Cells
3. เลอกรปแบบของการแทรกซงมรปแบบดงตอไปน
„ Shift cells left :ลบเซลเดมและเลอนเซลทอยทางดานขวามาแทนท
„ Shift cells down :ลบเซลเดมและเลอนเซลทอยทางดานลางขนมาแทนท
„ Entire row :ลบทงแถวและเลอนเซลแถวดานลางเขามาแทนท
„ Entire column :ลบทงคอลมนและเลอนเซลคอลมนดานขวาเขามาแทนท
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
20
การลางขอมลในเซล (Clear)สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน
1. เลอกต าแหนงเซลทตองการลางขอมล 2. เลอกแทบHome และเลอกค าสง Clear 3. รปแบบการลางซงมรปแบบดงตอไปน
Clear All : ลางขอมลทกประเภท Clear Formats : ลางขอมลเฉพาะรปแบบ Clear Contents : ลางเฉพาะขอมล Clear All : ลางเฉพาะคอมเมนท
การแทรกแถวหรอคอลมน (Insert Sheet Rows or Insert Sheet Columns)สามารถท าไดดงตอไปน
1. เลอกต าแนงทตองการแทรกแถวหรอคอลมน
2. เลอกแทบ Home เลอกค าสง Insert และ Insert Sheet Rows หรอ Insert Sheet Columns
การลบแถวหรอคอลมน (Delete Sheet Rows or Delete Sheet Columns)สามารถท าไดดงตอไปน
1. เลอกต าแหนงทตองการลบแถวหรอคอลมน
2. เลอกแทบ Home เลอกค าสง Delete และ Delete Sheet Rows หรอ Delete Sheet Columns
การซอนแถวหรอคอลมนสามารถท าไดดงตอไปน
1. เลอกต าแหนงทตองการซอนแถวหรอคอลมน
2. คลกเมาทขวาเลอกค าสง Hide
การแสดงแถวหรอคอลมนสามารถท าไดดงตอไปน
1. เลอกต าแหนงทตองการแสดงแถวหรอคอลมนโดยตองเลอกใหครอบคลมแถวหรอคอลมนเดมทซอนไว
2. คลกเมาทขวาเลอกค าสง Unhide
การปรบขนาดแถวหรอคอลมนสามารถท าไดดงตอไปน
1. น าเมาทพอยเตอรวางทเสนแบงแถวหรอคอลมนจนปรากฏสญลกษณแลวปรบขนาดตามตองการ
2. หรอคลกเมาทขวาทแถวหรอคอลมนทตองการปรบแลวเลอกค าสง Row Height หรอ Column Width
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
21
5 : การใชสตรค านวณ
การค านวณ
Microsoft Excel 2007 เปนโปรแกรมทมความสามารถในการค านวณในดานตางๆอยางสงเชน
เกยวกบการเงนตรรกกะวนเวลาคณตศาสตรหรอสถตเปนตนรวมถงยงมฟงกชนมาตรฐานทใชงานทวไปจนถง
ฟงกชนการค านวณทซบซอนเตรยมพรอมเพอรองรบการใชงานอกดวย
การค านวณ
เราสามารถก าหนดใหผลลพธเซลทตองการมาจากการค านวณไดเพยงพมพเครองหมายเทากบ (=) ใน เซลทตองการ
และตามดวยสตรทใชในการค านวณซงประกอบดวยคาทตองการน ามาค านวณและตวด าเนนการ (Operator) เชนการ
หาผลตางของรายรบรายจาย (คงเหลอ = รายรบ - รายจาย)
จากรปจะเหนวาเซล C6 คอผลลพธทเกดจากเซล C4 ‟ เซล C5 ดงนนหากเซล C4 หรอเซล C5เปลยนคาไปเซล C6
จะเปลยนคาเองโดยอตโนมตซงการค านวณนนจะเหมอนกบการค านวณทางคณตศาสตรโดยทวไปคอหากมวงเลบ
จะท าการค านวณในวงเลบกอนเสมอ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
22
ลกษณะของตวด าเนนการใน Microsoft Excel 2007 นนจะถกแบงออกเปน 4 ประเภทหลกๆคอตว
ด าเนนการทางคณตศาสตรตวด าเนนการเปรยบเทยบตวด าเนนการเกยวกบขอความ และตวด าเนนการอางอง
การอางองต าแหนงเซล
โดยปกตการค านวณหรอการใชฟงกชนมความจ าเปนตองอางองต าแหนงของเซลดวยเชน C6=C4C5
ซงการอางองเซลของ Microsoft Excel 2007 มดวยกน 3 วธคอ
1. Relative Reference :เปนการอางองต าแหนงเซลแบบสมพทธคอเซลทถกคดลอกหรอยายต าแหนงของเซลปลายทางจะเปลยนต าแหนงโดยอตโนมตเชน A2=B2+C2 เมอคดลอกสตรจาก A2ไปท A4 สตรท A4 จะเปนดงน A4=B4+C4 เปนตน
2. Absolute Reference :เปนการอางองเซลแบบสมบรณคอเซลทถกคดลอกหรอยายต าแหนงของเซลปลายทางจะคงต าแหนงเซลตนทางเดมไวเชน A2=$B$2+$C$2 เมอคดลอกสตรจาก A2 ไปท A4สตรท A4 จะเปนดงน A4= $B$2+$C$2 เชนเดมซงหากเราตองการใหแถวหรอคอลมนคงทต าแหนงเดมไวเพยงใสเครองหมาย $ ไวหนาแถวหรอคอลมนนนๆ
3. Mixed Reference :เปนการอางองแบบผสมทง Relative Reference และ Absolute Reference เชนเซลทถกคดลอกหรอยายต าแหนงของเซลปลายทางจะเปลยนต าแหนงโดยอตโนมตส าหรบการอางองแบบ Relative Reference และจะคงต าแหนงเซลตนทางเดมไว Absolute Reference เชน A2=B2+$C$2 เมอคดลอกสตรจาก A2 ไปท A4 สตรท A4 จะเปนดงน A4= B4+$C$2 เปนตน
ขอความแสดงความผดพลาดจากสตรค านวณ
การทเราใชงานสตรค านวณนนบางครงอาจเกดการผดพลาดไดซง Microsoft Excel 2007 มขอความแสดงความ
ผดพลาดใหเราทราบตงตอไปน
##### ขอมลในเซลมความยาวเกนกวาทแสดงผลได #VALUE! ใชตวด าเนนการผดประเภท
#NULL! เซลทอางองผดท าใหไมสามารถก าหนดเซลทตองการได
#DIV/0! ตวหารเปน 0 #NAME? ไมมชอเซลทอางองไมมชอฟงกชนใสอากวเมนตผดใช
ขอความตวอกษรโดยไมใสเครองหมาย “ ”
#N/A พมพจ านวนอารกวเมนตไมถกตอ #REF! เซลทอางองถกลบ
#NUM! ใชอารกวเมนตทไมใชตวเลขไปสตรทตองใชตวเลข
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
23
6 : การใชฟงกชนการค านวณ
ฟงกชน
ฟงกชน คอสตรการค านวณทถกสรางไวลวงหนาเพอสนบสนนการท างานประเภทตางๆซงแตละฟงกชนจะ
มรปแบบมาตรฐานดงนชอฟงกชน : (อากวเมนต 1, อากวเมนต 2, อากวเมนต 3, ... ,อากวเมนต n)
ชอฟงกชน : เปนชอทใชเรยกฟงกชนโดยปกตชอจะแสดงถงลกษณะการท างานของฟงกชนเชนฟงกชน SUM จะหมายถงฟงกชนทท าหนาทค านวณผลรวมของอากวเมนต25
อากวเมนต : เปนสวนทฟงกชนจะน าไปใชค านวณหรอประมวลผลซงอากวเมนตจะอยภายในวงเลบและอากวเมนตจะถกแยกกนดวยเครองหมายคอมมา (,)การใชงานฟงกชนการใชงานฟงกชนสามารถใชงานไดหลายแบบดงวธการตอไปน
พมพฟงกชนและอากวเมนตลงในเซลทตองการโดยตรง : ซงวธนเหมาะส าหรบกรณทเรารชอฟงกชนหรออากวเมนตอยแลว
เลอกฟงกชนจากไลบราร : เปนฟงกชนทถกรวบรวมไวเปนกลมถกแยกตามประเภทของการใชงานซงการ
เรยกใชงานฟงกชนจากไลบรารสามารถเรยกใชงานไดทแทบ Formulas
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
24
กลมของฟงกชนสามารถแบงเปนประเภทไดดงตอไปน
1. Financial :เกยวกบการเงนเชนการช าระคางวดหรออตราดอกเบยเปนตน
2. Logical :เปนการค านวณแบบมเงอนไขตรรกกะทางคณตศาสตรมผลลพธทเปนจรงหรอเทจ
3. Text :เกยวกบขอมลประเภทตวอกษรเชนการแปลงตวอกษรตดค าหรอตอค าเปนตน
4. Date &Time :เกยวกบวนและเวลาเชนการแปลงคาวนเวลาหรอการเพม-ลดวนเวลาเปนตน
5. Lookup &Reference :เกยวกบการคนหาและอางองขอมลภายในตารางตามเงอนไขทก าหนด
6. Math &Trig :เกยวกบการค านวณทางคณตศาสตรเชนผลรวมหรอคารากทสองเปนตน
7. More Function :เกยวกบสตรในสาขาอนๆเชนทางสถตหรอวศวกรรมศาสตรเปนตน ตวอยาง ฟงกชน TEXT
ตวอยางเชน ถามขอมลตอไปนในเซลลทแยกตางหาก คณสามารถใชขอความเพอสรางประโยคได
ขอมลตวอยางการรวม
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
25
7 :การตกแตงตารางงาน
การแทรกรปภาพและรปทรง
การแทรกรปภาพสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน
เลอกต าแหนงทตองแทรกรปภาพ ->เลอกแทบ Insert เลอกค าสง Picture และเลอกไฟลทตองการ
การแทรก Clip Art
คลปอารตคอภาพส าเรจรปท Microsoft Office ไดจดเตรยมไวเบองตนอยแลวโดยรปภาพเหลานถกจดเกบเปน
หมวดหมการแทรกคลปอารตสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน
1. เลอกต าแหนงทตองแทรกคลปอารต
2. เลอกแทบ Insert เลอกค าสง Clip Art และเลอกภาพทตองการ
การแทรก Shape
Shape คอรปทรงส าเรจรปท Microsoft Office ไดจดเตรยมไวใหซง Shape เหมาะส าหรบน ามาวาดหรอ
สรางรปทรงประกอบเอกสารหรอใชตกแตงเอกสารใหสวยงามไดงายไมแพMicrosoft Word 2007
การแทรก Shape สามารถท าไดดงขนตอนตอไปน
1. เลอกแทบ Insert เลอกค าสง Shape และเลอกรปทรงทตองการ
2. ลากรปทรงทตองการลงบน Worksheet
3. ปรบแตงรปทรงตามทตองการ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
26
การแทรก SmartArt
SmartArt คอกลมของรปทรงส าเรจรปอกประเภทหนงทชวยในการน าเสนอขอมลการแทรก SmartArt ท าไดดงน
1. เลอกแทบ Insert เลอกค าสง SmartArt และเลอกกลมของรปทรงทตองการ
2. ลากรปทรงทตองการลงบน Worksheet
3. ปรบแตงขอความหรอกลมของรปทรงตามทตองการ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
27
8 : การสรางและตกแตงกราฟ
การสรางแผนภาพ(Chart)
การแทรกแผนภาพ
การแทรกแผนภาพนนเราตองสรางแผนภาพขนมากอนซงการทเราจะสรางแผนภาพไดจ าเปนตองม
ตารางขอมลอางองการสรางตารางอยางงายสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน
1. เลอกขอบเขตของขอมลหรอเลอกขอบเขตของตารางทตองการน ามาสรางแผนภาพ
2. เลอกแทบ Insert เลอกรปแบบของแผนภาพในกลมของ Chart
3. ปรบแตงขนาดต าแหนงและรายละเอยดของแผนภาพตามตองการ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
28
การปรบแตงแผนภาพหากตองการปรบแตงคาโดยละเอยดสามารถท าไดตามขนตอนตอไปน
1. เลอกแผนภาพทตองการปรบแตงโดยละเอยด
2. เลอกแทบ Design, Layout หรอ Format ใน Contextual
การยายแผนภาพ
หากตองการยายแผนภาพไปยง Worksheet อนหรอสรางเปน Worksheet ใหมสามารถท าไดตามขนตอนตอไปน
1. เลอกแผนภาพทตองการ
2. เลอกแทบ Design และเลอกค าสง Move Chart
3. ระบต าแหนงใหมให Worksheet หากตองการสรางแผนภาพใน Worksheet เลอกท New Sheet หากตองการ
ยายแผนภาพไปยง Worksheet อนใหระบชอ Worksheet ใน Object in
Trendlineหรอเสนแสดงแนวโนมของขอมลมไวเพอชวยในการวเคราะหแนวโนมของแผนภาพวาในอนาคตขอมล
จะเปนไปในทศทางใดเพอชวยใหเราวางแผนงานในอนาคตไดงายยงขน
การใชงานTrendlineสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน
1. เลอกแผนภาพทตองการ
2. เลอกแทบ Layout เลอกค าสงTrendlineและเลอกรปแบบการวเคราะหตามทเราตองการ
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
29
9:การบรหารขอมลทมปรมาณมาก
การจดเรยงขอมลใน Excel 2007: เปนวธการตรวจสอบขอมลอยางหนง เนองจากตารางในเอกสารมความหลากหลายคอลมน บางครงเราจ าเปนจะตองมการจดเรยงขอมล เพอใหงายและสะดวกในการตรวจสอบ เชนขอมลใดมจ านวนผอานมาทสด เรยงไปจนกระทงไมมผอานเลย เปนตนเราสามารถจดเรยงขอมลหรอ Sort จากมากไปหานอย หรอจากนอยไปหามากไดโดยการเลอกหวขอใดกอนวาจะเปนหวขอหลกในการจดเรยง
วธการจดเรยงขอมลใน Excel 2007
1. เปดเอกสาร worksheet ใดๆ ทตองการจดเรยง
2. คลกทตวกรองดานบนหรอFilter (ถาตวกรองไมแสดง ใหคลกแทปเมน Home เลอกค าสง Filter)
3. จะมหนาตางค าสงลดแสดงใหเลอกวาจะ "Sort Smallest to Largest" หรอสลบกน "Sort Largest to Smallest" ถาขอมลเปนตวเลข
4. แตถาขอมลเปนตวอกษร จะมค าสงใหเลอกวา "Sort A to Z" หรอ "Sort Z to A"
5. คลกเลอกรปแบบการเรยงล าดบตามตองการ
วธยกเลกตวกรองขอมล หรอFilter
1. คลกในกลมขอมลทมการแสดง Filter (เซลไหนกได)
2. คลกแทปเมน "Home" เลอกหวขอ Sort & Filter
3. จากนนคลกเลอก Filter เพอท าการยกเลก
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
30
การจดการขอมลทซ ากนใน Excel 2007 เปนค าสงในการลบขอความซ าใหอตโนมต โดยค าสงนมชอวา "Remove Duplicates"
วธการใชค าสง Remove Duplicates
1. เปดงานเอกสาร Excel 2007
2. ใหคลกเลอกเซลขอมลใดๆ ในเอกสาร worksheet
3. คลกเลอกแทปเมน Data เลอกไอคอน "Remove Duplicates"
4. โปรแกรมจะตรวจสอบ และมหนาตางแสดงใหเลอกวา จะใหเลอกหวขอไหนทมการบนทกขอมลซ า สามารถคลกเลอกทงหมดได
5. คลก OKเพอยนยนการลบ
6. โปรแกรมจะแสดงหนาตางบอกวาไดลบขอมลไปจ านวนเทาไร
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
31
10 : การพมพ
การตงคาหนากระดาษ(Page Setup)
เราสามารถตงคาหนากระดาษเพอใหตรงตามความตองการของเราไดเชนทศทางการพมพขนาด
ของกระดาษหรอหวกระดาษทเราตองการก าหนดใหพมพทกครงในหนากระดาษเปนตนซงคาตางๆเหลานเรา
สามารถก าหนดไดทแทบ Page Layout ซงใน Page Layout มเครองมอตางๆทชวยใหเราสามารถจดการกบ
หนากระดาษไดดงตอไปน
Margins :ระยะจากขอบกระดาษหรอระยะทถกเวนวางไวจากขอบกระดาษถงจดทเราก าหนด
Orientation :ทศทางของหนากระดาษซงเราสามารถก าหนดไดวาเปนแนวนอนหรอแนวตง
Size :ขนาดของกระดาษทใชพมพงาน
Print Area :ก าหนดพนทบางสวนของ Worksheet ทตองการพมพงาน
Break :เปนการก าหนดขอบเขตของเอกสารเพอเปนการบงคบใหขนหนาใหม
Background :เพมพนหลงใหแกเอกสาร
Print Title :เปนการก าหนดแถวหรอคอลมนทเราตองการใหพมพในเอกสารทกหนาหรอการก าหนดหวและ
ทายกระดาษ
Width :ก าหนดใหเอกสารมความกวางขนาดพอดกบกระดาษจ านวนกหนา Height :ก าหนดใหเอกสารมความยาวขนาดพอดกบกระดาษจ านวนกหนา Scale :ก าหนดใหเอกสารมขนาดใหญขนหรอเลกลงกเปอรเซนตตามคาทก าหนด
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
32
การดตวอยางกอนพมพ(Print Preview)
เราสามารถดตวอยางเอกสารของเรากอนพมพไดเพอใหเราสามารถตรวจสอบรปแบบการวางต าแหนงหรอความ
ถกตองวาตรงกบความตองการเราหรอไมซงการดตวอยางกอนพมพนนสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน
1. เลอกปม Microsoft Office -> Print -> Print Preview
2. หากรปแบบของเอกสารไมตรงกบความตองการสามารถปรบแตงคาของหนากระดาษเพมเตมไดท Page Setup
การพมพ(Print)
เมอเราจดรปแบบเอกสารและตรวจสอบความถกตองเรยบรอยแลวเราสามารถพมพเอกสารของเราไดโดยท าตาม
ขนตอนดงตอไปน
1. เลอกปม Microsoft Office -> Print -> Print
2. เลอกเครองพมพทชอง Name
3. เลอกจ านวนส าเนาทชอง Copies
4. เลอกขอบเขตการพมพท Print Range
5. กดปม OK
ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา
33
เอกสารอางอง
1. ดวงพร เกยงค า. 2551. คมอ Excel 2007 ฉบบสมบรณ. บรษท โปรวชน จ ากด, กรงเทพฯ
2. ดวงพร เกยงค า. 2551. คมอ Office 2007 ฉบบสมบรณ. บรษท โปรวชน จ ากด, กรงเทพฯ
3. เกยรตประถม สนรงเรองกล. 2550. หยบงาย ใชคลอง เดยวกเกง! มอใหมหดใชโปรแกรม Excel
2007. ส านกพมพจฬาลงกรณมหาวทยาลย, กรงเทพฯ
4. http://office.microsoft.com/
5. พนจนทร ธนวฒนเสเถยร,ปยะ นากสงค,อมรนทร เพรชกล .2553. windows 7 & office 2007 ฉบบสมบรณ
กรงเทพ : ส านกพมพชมพลฟาย, กรงเทพฯ
Recommended