PERENCANAAN dalam MANAJEMEN S.D.M proyek

© 2009 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Budi LuhurJl. Ciledug Raya Petukangan Utara Jakarta Selatan 12260Website: http://fti.bl.ac.id Email: sekretariat_fti@bl.ac.id

PENGELOLAAN PROYEK SISTEM

INFORMASI

MANAJEMEN PROYEK

PERANGKAT LUNAK

IF015 IF020

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 1MPPL IF015 PPSI IF015 3 SKS

PERENCANAAN dalamMANAJEMEN S.D.M PROYEK

PERTEMUAN – 7/1

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 2MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

MANAJEMEN S.D.M

Karyawan adalah sumberdaya perusahaan Sebagai sumberdaya:

Digunakan secara efisien Penggunaannya harus efektif

Hal-hal penting dalam manajemen SDM Motivasi Daya / kekuatan dan pengaruh Peningkatan efektivitas

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 3MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

MOTIVASI SDM Pemenuhan terhadap kebutuhan karyawan

dipakai sebagai motivator

Hirarki kebutuhan menurut Maslow: (dari yang terendah)1.Kebutuhan fisiologis2.Kebutuhan keamanan3.Kebutuhan sosial4.Kebutuhan dihargai5.Kebutuhan aktualisasi diri

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 4MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

MOTIVASI S.D.M.

Faktor higiene menurut Herzberg:1. Pencapaian dan penghargaan2. Tanggung jawab3. Kemajuan4. Pertumbuhan

Faktor tersebut diatas, bila tidak ada, menimbulkan ketidakpuasan, bila ada, menjadi motivator

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 5MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Karyawan tidak menyukai dan berusaha menghindari kerja.

Manajer harus memaksa, mengancam dan mengawasi dengan ketat

TEORI X (KLASIK)McGREGOR (1960)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 6MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

TEORI Y (HUBUNGAN ANTAR MANUSIA)McGREGOR (1960)

Karyawan bukannya tidak menyukai kerja, tetapi memandang kerja sebagai sesuatu hal yang alami, sebagaimana halnya bermain dan beristirahat.

Hal yang paling memuaskan adalah:1. Dihargai2. Aktualisasi diri

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 7MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Motivasi sangat dipengaruhi oleh: Kepercayaan atasan terhadap karyawan Karyawan ingin hasil kerjanya bermutu Pendapat karyawan dihargai dengan

pengambilan keputusan secara kolektif Nilai-nilai budaya diindahkan

Ada : Rotasi kerja Perluasan ketrampilan Generalisasi Pelatihan berkelanjutan

TEORI Z WILLIAM OUCHI (1981)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 8MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

5 daya utama dalam organisasi:

1. Daya untuk memaksakan

2. Daya yang berlegitimasi

3. Daya berdasar keahlian

4. Daya berdasar penghargaan

5. Daya referen (berbasis karisma)

DAYA DAN PENGARUH

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 9MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

1.Kewenangan (otoritas), sesuai hirarkhi2.Penugasan: kemampuan untuk menentukan

penugasan3.Anggaran: punya otoritas menentukan alokasi

dana4.Promosi: punya pengaruh dalam kenaikan

jabatan5.Dana: menentukan penghasilan

9 DASAR PENGARUH (HJ THAMLAIN & DL WILEMON)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 10MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

6.Penalti: menentukan konsekuensi tindakan7.Tantangan kerja: menentukan pekerjaan yg

menantang8.Keahlian: memiliki pengetahuan khusus9.Keakraban: memiliki hubungan yang akrab

Manajer jangan hanya mengandalkan kewenangan, dana, penalti

9 DASAR PENGARUH (HJ THAMLAIN & DL WILEMON)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 11MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

1.Be proactive: Take initiative, be responsible

2.Put first things first: Use discipline to put off today's pleasures for greater future pleasures.

3.Begin with the end in mind: Develop a mental image of how projects, including your life, will turn out.

4.Think win/win: There's plenty for all.

COVEY’S 8 HABITS:PENINGKATAN EFEKTIVITAS

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 12MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

5. Seek first to understand, then to be understood: Listen more, speak less.

6. Synergize: The whole is greater than the parts.

7. Sharpen the saw: Improve physically, mentally, emotionally and spiritually.

8. Find your voice, and inspire others to find theirs: Don't ignore that longing to make a difference.

COVEY’S 8 HABITS:PENINGKATAN EFEKTIVITAS

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 13MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

MANAJEMEN S.D.M. PROYEKKegiatan untuk mendapatkan manfaat/ efektivitas tertinggi dlm penggunaan personil proyek Waspadai:Sifat sementara pada proyek:

o Hubungan antar personal bisa beda pada proyek yang berbeda

o Sifat dan jumlah stakeholder bisa berbeda pada fase/tahap yang berbeda

Kegiatan administrasi perlu untuk mendukung penilaian kesesuaian hasil proyekFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 14MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU

DIKUASAI MANAJER PROYEK(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan

modifikasi)

PIRANTI PIRANTI &&

TEKNIKTEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEKMANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJMMANAJMCAKUPAN CAKUPAN PROYEKPROYEK

MANAJMMANAJMWAKTUWAKTUPROYEKPROYEK

MANAJMMANAJMBIAYABIAYA

PROYEKPROYEK

MANAJMMANAJMMUTUMUTU

PROYEKPROYEK

MANAJMMANAJMSDMSDM

PROYEKPROYEK

MANAJMMANAJMKOMUNI-KOMUNI-

KASI KASI PROYEKPROYEK

MANAJMMANAJMRESIKORESIKOPROYEKPROYEK

MANAJMMANAJMPEMBE-PEMBE-

LIANLIANPROYEKPROYEK

KEBU-KEBU-TUHAN TUHAN

& & HARAP-HARAP-

AN AN

STAKE-STAKE-HOLDERHOLDER

PROYEKPROYEK

BERHASILBERHASIL

BAHASANFAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 15MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

LAHIRNYALAHIRNYA

PROYEKPROYEK

MEMULAIMEMULAI

PROYEKPROYEK

PERENCANAANPERENCANAAN

PROYEKPROYEK

PENGAWASAN PROYEKPENGAWASAN PROYEK

PENUTUPANPENUTUPAN

PROYEKPROYEK

WAKTUWAKTU

PELAKSANAAN PROYEKPELAKSANAAN PROYEK

BAHASAN

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 16MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN SDM PROYEK

KLP PROSES PELAKSANAAN

KLP PROSES MONITORING & PENGAWASAN

2Penerimaan anggota

tim proyek

1PerencanaanSDM proyek

4MengelolaTim proyek

3Membanguntim proyek

KLP PROSES PERENCANAAN

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 17MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

PERENCANAAN SDM PROYEK

PENGERTIAN UMUM

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan,

Peran dalam proyek,

Tanggung jawab,

Hubungan pelaporan

Membuat rencana manajemen penentuan staf

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 18MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

1. Faktor lingkungan perusahaan seperti budaya dan struktur organisasi

2. Aset proses organisasi (template, daftar pengecekan misalnya tentang kompetensi, pelatihan, dll)

3. Kebutuhan sumberdayamisalnya tentang persyaratan sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan proyek.

Masukan MERENCANAKAN SDM PROYEK

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 19MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

1. Struktur organisasi dan deskripsi masing-masing posisi

2. Jejaring (networking): formal dan informal komunikasi

3. Teori organisasi: teknik menyusun organisasi, membagi pekerjaan, dll

Piranti & TeknikMERENCANAKAN SDM PROYEK

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 20MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Hasil MERENCANAKAN SDM PROYEK

1. Rencana SDM: 1. Organisasi dan uraian tugas2. Akuisisi, jadwal tugas, pemutusan hubungan,

kebutuhan pelatihan, penilaian & penghargaan, kesesuaian dengan aturan pemerintah dll, perlindungan keamanan

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 21MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Contoh bagan organisasi proyek TI dengan skala besar (Schwalbe: ITPM, 2004)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 22MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Proses pendefinisian pekerjaan dan penugasannya (Schwalbe: ITPM, 2004)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 23MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Responsibility Assignment Matrix (RAM) (Schwalbe: ITPM, 2004)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 24MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Responsibility Assignment Matrix memperlihatkan peran pemangku kepentingan (stakeholder)

(Schwalbe: ITPM, 2004)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 25MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

R A C I Chart (Schwalbe: ITPM, 2004)

R = responsibility, only one R per taskA = accountabilityC = consultationI = informed

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 26MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Histogram sumberdaya (Shwalbe: ITPM, 2004)

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI 27MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS

Ke materi selanjutnya