คู่มือการใช้งานระบบตัดเกรด ใน SAP-GUI SAP-GUI.pdf · คู่มือการใช้งานระบบตัดเกรด

คมอการใชงานระบบตดเกรด (SAP-GUI)

โดย วรนช ขาวด

ฝายเทคโนโลยบรหารการศกษา (Academic Information System) Page 1

User Manual

คมอการใชงานระบบตดเกรด

ใน SAP-GUI




Table of Contents

ภาพรวมการใชงานระบบตดเกรดผาน SAP-GUI ....................................................................... 1

การเขาสระบบตดเกรดผาน SAP-GUI .................................................................................. 3

ขนตอนการตดเกรด. ......................................................................................................... 7 ขนตอนท 1 การก าหนดกลมการตดเกรดและคาน าหนกคะแนน....................................................8

ขนตอนท 2 การบนทกคะแนน............................................................................................10

ขนตอนท 3 การตดเกรด .................................................................................................. 13 ขนตอนท 4 การพมพแบบฟอรมขออนมตผลการสอบล (FM16-2) ............................................. 19 ขนตอนท 5 การสงผลคะแนนเสนอกรรมการวชาการคณะ/สาขาวชา ........................................... 21




ภาพรวมการใชงานระบบตดเกรดผาน SAP-GUI

ระบบการตดเกรดผาน SAP-GUI เปนระบบงานทใชในการใหคาสญลกษณเพอการวดผลสมฤทธการเรยนของ

นกศกษาทลงทะเบยนเรยนในรายวชาของแตละภาคเรยน ซงถอเปนกจกรรมส าคญของระบบ SLCM (Student Life

Cycle Management) โดยระบบสามารถรองรบขนตอนการท างานของมหาวทยาลย เชน การจ าแนกชดการตดเกรด การก าหนดรปแบบการตดเกรด (Template) ทงรปแบบทเปนมาตรฐานตามเกณฑของมหาวทยาลย หรอรปแบบทผใชงานก าหนดขนเอง รวมถงระบบยงไดมการก าหนดสทธการเขาถงขอมลของผใชงานแตละกลมตามความเหมาะสม

ซงขนตอนการใชงาน สามารถแสดงไดดงรปดานลางน

ดงนนเพอใหผใชงานเขาใจขนตอนการท างานอยางละเอยดจงขออธบายหลกการใชงานของโปรแกรมในแตละ

ขนตอนตอไปน




การเขาสระบบการตดเกรดผาน SAP-GUI

ส าหรบการใชงานระบบตดเกรดผาน SAP-GUI ผใชงานจะตอง Log in เขาสระบบ เพอสรางเมนตางๆ ทเกยวของกบงานตดเกรดเพอความสะดวกตอการเรยกใชงานในครงตอๆไป โดยมขนตอนดงน

1. คลก Icon และ Log in เขาสระบบ SAP โดย User คยขอมลดงน

Client 999

User รหสบคลากร

Password รหสผาน (เลขบตรประชาชน โดยหนาจอจะไมแสดงรหสผานเมอคยแลว)

Language EN/TH สามารถเลอกภาษาการแสดงหนาจอได 2 ภาษา




2. การสรางเมนส าหรบเรยกใชงานฟงกชนตางๆ ของระบบตดเกรด (ท าครงเดยว) เพออ านวยความสะดวกตอการ

เรยกใชงานครงตอๆไป โดยแบงเปน 2 กลม ตามบทบาทการใชงานดงตอไปน

หมายเลข 1 คลกเมาสขวามอทเมนโปรด

หมายเลข 2 คลกเมาสท “แทรกทรานแซกชน”




2.1. ส าหรบอาจารยผสอน

รหสรายการ ใหใสเฉพาะ T-Code ทละรายการและคลกปม และใหเรมท าขนตอนซ าตงแตขอ 2. ใหม

เพอสรางรหสรายการจนครบทงหมด 5 ฟงกชนการใชงาน ม T-Code ดงตอไปน

ZGROUP1 ก าหนดกลมการตดเกรดและคาน าหนกคะแนน

ZSCORE1 บนทกคะแนน ZGRADE1 การตดเกรด ZAPP1 สงผลคะแนนเสนอกรรมการและคณะ

ZREP1 แบบฟอรมขออนมตผลการสอบ (FM16-2)

เมอเพมรายการตามขนตอนแลวจะปรากฏเมนการใชงานภายใตเมนโปรดส าหรบอาจารยผสอน 5 รายการ สามารถคลกเขาใชงานไดทนท

2.2 ส าหรบคณะและภาควชา (รหส 112XXX)

รหสรายการ ใหใสเฉพาะ T-Code ทละรายการและคลกปม และใหเรมท าขนตอนซ าตงแต ขอ 2. ใหม

เพอสรางรหสรายการจนครบทงหมด 5 รหสรายการ ม T-Code ดงตอไปน

ZGROUP2 เรยกดชดการตดเกรดทผสอนก าหนดมา (ไมสามารถแกไขได)

ZSCORE เรยกดขอมลการบนทกคะแนน (ไมสามารถแกไขได) ZGRADE2 การตดเกรด ZAPP2 สงผลคะแนนเสนอกรรมการและคณะ ZREP2 แบบฟอรมขออนมตผลการสอบ (FM16-2)

หมายเหต : ซงวธการเพมรหสรายการจะเหมอนกนกบสวนของอาจารยผสอน




3. การเปลยนชอรายการทเมนโปรด เพอให User ท าการปรบปรงชอรายการใหมขอความชดเจนและสามารถสอ

ความหมาย โดยมวธการดงตอไปน

คลกเมาสขวามอทบรรทดรายการทตองการปรบปรงชอ จากภาพหมายเลข 1

คลกเมาส เลอก “เปลยน Favorites” จากภาพหมายเลข 2

คยชอรายการใหตรงกบ T-Code จากภาพหมายเลข 3

กดปม จากภาพหมายเลข 4

หลงจากเปลยนชอรายการเสรจแลว จะแสดงชอรายการทเมนโปรดดงน




การจดเรยงล าดบเมนการใชงาน User สามารถจดการไดดวยตนเอง โดยคลกเลอกทเมนทตองการจะสลบ

ต าแหนงและกดปม เพอเลอนสลบเมนขนลงตามทตองการ

ขนตอนใชงานระบบตดเกรด

ขนตอนท 1 การก าหนดกลมการตดเกรดและคาน าหนกคะแนนของรายวชา โดยหวหนาวชา หรอผท

รบผดชอบ (ตองกระท ากอนการบนทกคะแนน)

การก าหนดกลมการตดเกรดและคาน าหนกคะแนนของรายวชา ส าหรบเมนน อาจารยผรบผดชอบรายวชาควรเปนผก าหนดกลมการตดเกรดเพยงทานเดยวเทานนในกรณทมการสอนรวมกนหลายทาน โดยจะตองกระท ากอนการบนทกคะแนนของแตละกลมเรยน ถาไมท าขนตอนนระบบจะไมสามารถบนทกคะแนนในรายวชานนได

การก าหนดชดการตดเกรดนนสามารถก าหนดไดมากกวา 1 รายการ ทงนขนอยกบหลกเกณฑการใหคะแนนและการตดเกรด โดยปกตการก าหนดชดการตดเกรดทใชเปนเกณฑมาตราฐานอยในปจจบนคอ การจ าแนกชดการตดเกรดภาคปกตและภาคค าออกจากกน (หากรายวชานนมกลมเรยนภาคค าเปดสอนอยดวย)

ขอควรระวง : การก าหนดชดการตดเกรดและคาน าหนกเปนขนตอนแรกของการตดเกรด ดงนนการก าหนดคาตางๆ ควรถกตอง เพราะหากมการบนทกคะแนนไปแลว หากตองการเปลยนแปลงชดการตดเกรด หรอคาน าหนกใหม จะสงผลใหคะแนนตางๆ ทผสอนแตละกลมเรยนไดบนทกมาจะถกลบทงไป

วธการใชงาน

โดยดบเบลคลกเมาสท หนาจอจะแสดงดงน ภาพท 1 ก าหนดกลมการตดเกรดและคาน าหนกคะแนน

เลอกปการศกษา/ภาคเรยน โดยกดท

ดบเบลคลกเมาสทรหสวชา หรอทชอวชา




ภาพท 2 กดปม เพอแสดงกลมเรยนทยงไมไดระบการตดเกรด และเลอกกลมเรยนเพอก าหนดกลมการตดเกรด

1. คลกเมาส ตรงกลมเรยนทตองการก าหนดกลมการตดเกรด

2. คลกเมาสทปม “ก าหนดคาน าหนก”

กดปมเมอตองการเลอกทกกลมเรยน โปรแกรมจะใสเครองหมายถก ทกกลมเรยน

หากตองการยกเลกบางกลมเรยน ใหคลกเมาสซ าหลงกลมเรยนท เครองหมายถกจะหายไป

กดปมเมอตองการยกเลกทงหมดทกกลม โปรแกรมจะน าเครองหมายถกออกทกกลม

เครองหมายถกจะหายไป




ภาพท 3 ก าหนดคาน าหนก สามารถก าหนดได 5 Categories วาตองการจะกรอกคะแนนใดบาง เชน คะแนนเกบ คะแนนสอบกลางภาค คะแนนสอบไล ฯลฯ ทงนการใสคะแนนเมอรวมกนทกชองแลวตองเทากบ 100 คะแนน

ภาพท 4 หนาจอจะแสดงขอมล “บนทกขอมลเรยบรอยแลว” ใหคลกปม




ภาพท 5 กดปม Back เพอถอยกลบไปทเมนโปรดท าขนตอนท 2

ขนตอนท 2 บนทกคะแนน โดยอาจารยผสอนในกลมเรยนทสอน

การบนทกคะแนน เปนขนตอนทอาจารยผสอนทกทานจะตองเขาสระบบเพอกรอกคะแนน โดยระบบจะแสดง

เฉพาะรายชอของนกศกษาในกลมเรยนของอาจารยแตละทานเทานน โดยขอมลดงกลาวจะเชอมโยงกบระบบงาน

ตารางสอน และการลงทะเบยนของนกศกษา ซงขนตอนการกรอกคะแนนน เปนขนตอนทตองท าหลงจากมการก าหนดกลมการตดเกรดและคาน าหนกคะแนนของรายวชาเรยบรอยแลว


ใหดบเบลคลกเมาสทรายการ

หนาจอจะปรากฏรายวชาทสอนในปการศกษา/ภาคเรยนปจจบน ของอาจารยผเขาสระบบ ใหคลกเมาส

เลอกปการศกษา/ภาคเรยน ทตองการบนทกขอมล โดยกดท

ดบเบลคลกเมาสทรหสวชา หรอทชอวชา




ภาพท 6 กดปมกรอกคะแนน จะแสดงหนาจอตามภาพท 7 หากตองการทราบกลมเรยนทอยภายใตชดการตดเกรด

สามารถกดปม ทหนาชดการตดเกรดท xxxxxxxxxx หนาจอจะแสดงรหสวชา (จากภาพตวอยาง)

ภาพท 7 หนาจอบนทกคะแนนจะแสดง ล าดบท เลขทะเบยนนกศกษา ชอ-นามสกลของนกศกษา กลมเรยน ฯ เปนตน

ซงจะขออธบายวธการใชงานในแตละคอลมนดงน

กลมเรยน : อาจารยทสอนหลายกลมเรยน โปรแกรมจะเรยงล าดบตามหมายเลขกลมเรยน และภายในแต

ละกลมเรยนจะเรยงล าดบตามเลขทะเบยนนกศกษา

สถานะ : จะมขอความของสถานะ ใหกด (Drop down List) ซงผสอนสามารถบนทก “I อยระหวางรอ

ผลการศกษา” และ “F ขาดสอบ” ได หากตองการยกเลก I หรอ F “ขาดสอบ” ใหกด N “เขาสอบ” กด Enter และกรอกคะแนนไดตามปกต

ชองกรอกคะแนน : ระบบจะตรวจสอบคะแนนทกรอก ใหสามารถกรอกไดไมเกนคาคะแนนทก าหนดไว

และตรวจสอบการรวมกนของชองคะแนนใหไมเกน 100% พรอมทงแปลงเปนคาสญลกษณผลการเรยนให

ทราบในชอง (เมอท าขนตอนท 3 แลว)




หมายเหต : กดปม TAB หรอ ปมลกศรลง/ขน (ทคยบอรด) เพอความรวดเรวในการกรอกคะแนน กดปม ENTER เมอตองการดคาคะแนนรวมและคาสญลกษณเกรดทได และควรกดปมบนทกขอมล

เปนระยะๆ

ศนยคะแนน จะตอง Tick ในกรณทชองกรอกคะแนนชองใดชองหนงมคาเปนศนยคะแนน ใหใชเมาสคลกท

กรอบสเหลยมจะแสดงเครองหมายถก

ภาพท 8

การท างานของปม ICON ทปรากฏจากภาพท 7 มดงน

หนาแรก การเลอนหนาจอไปทหนาแรก

หนากอน การเลอนหนาจอขนไป

หนาถดไป การเลอนหนาจอลงมา

หนาสดทาย การเลอนหนาจอไปทหนาสดทาย

ตองการ Export ขอมลออกไปเปน Excel. File

หมายเหต : การเลอนหนาจอสามารถใชเมาสได โดยกดปมทอยกลางเมาส เลอนขน/ลง เพอกรอกคะแนน

หนาถดไปหรอตองการเลอนไปยงหนาแรก

เมอตองการดคาน าหนก/การก าหนดชวงคะแนน จะแสดงหนาจอดานลางน

หากตองการปดหนาจอนใหกดปมยกเลกเพอกลบไปกรอกคะแนนตอไป ภาพท 9




เพอ Save คะแนนทกรอกแลว หากยงกรอกคะแนนไมเสรจ โปรแกรมจะแสดง Message เตอน

รายชอนกศกษาทยงไมกรอกคะแนน ใหกดเครองหมายกากบาทเพอปดหนาจอ

ภาพท 10

หนาจอจะแสดง Message “บนทกขอมลเรยบรอยแลว” หมายถง ขอมลในสวนทกรอกคะแนนแลวจะถกบนทกไวในฐานขอมลแลว ใหกดเครองหมายถกเพอกลบมาทหนาบนทกคะแนนอกครง (รปภาพท 7)




เมอตองการออกจากหนาจอการกรอกคะแนน และกดปม Back เพอตองการกลบไปทเมนโปรด

ขนตอนท 3 การตดเกรด

การตดเกรด คอ การเขาไปก าหนดชวงคะแนนเพอใหระบบแปลงคาออกมาปนสญญลกษณเกรดตาง ซงการใช

งานนนจะตองอยในหลกเกณฑดงตอไปน 1. รายวชาทก าหนด 1 ชดการตดเกรดมชออาจารยผสอน 1 คน สอน 1 กลมเรยน

อาจารยผสอนสามารถก าหนดชวงคะแนนเกรดเองได หรอจะให User คณะ/ภาควชาเปนผก าหนดใหกได 2. รายวชาทก าหนด 1 ชดการตดเกรดมชอผสอนหลายคน สอน 1 กลมเรยน ตองให User คณะ/ภาควชา เปนผก าหนดชวงคะแนนเกรด

3. รายวชาทก าหนด 1 ชดการตดเกรดมชอผสอน 1 คน สอนหลายกลมเรยน ตองให User คณะ/ภาควชา เปนผก าหนดชวงคะแนนเกรด


การเขาระบบงานขนตอนท 3 เรมจากหนาเมนโปรด ดบเบลคลกทรายการ

เลอกปการศกษา/ภาคเรยน โดยกดท ดบเบลคลกเมาสทรหสวชา หรอทชอวชา

ภาพท 11 คลกเมาสทปม ตรงต าแหนงชดการตดเกรดทก าหนดไวแลว




ภาพท 12 ใสชวงคะแนนทคณะวชาก าหนดเอง หรอจะกดปมใชเกณฑตดเกรดของมหาวทยาลยและกดปมบนทก

ภาพท 13 ใหกดปม เพอปด Message แจงการ “บนทกขอมลเรยบรอยแลว” โปรแกรมจะออกจากหนาจอน




การใชปมกราฟคะแนนดบและปม T-Score Graph จะแสดงขอมลไดเมอผสอนท าการบนทกคะแนนเสรจแลว

หากยงบนทกคะแนนไมเสรจหรอไมครบทกชอง ระบบจะแสดง Message แจงรายชอนกศกษาทขอมลไมครบทกชอง เพอแจงใหผสอนทราบและเขาไปตรวจสอบและท าการบนทกคะแนนใหสมบรณอกครง ภาพท 14 แสดง Message แจงรายชอนกศกษาทขอมลไมครบทกชอง กดปมกากบาทเพอปด Message




กดปมกราฟคะแนนดบ เพอแสดงกราฟตามความถตามคาคะแนนดบ

กดปม T-Score Graph เพอแสดงกราฟคะแนน T-Score Graph

กดปม Apply เพอยนยนการใชเกณฑตดเกรดน กรณทผสอนเลอกการตดเกรดแบบ T-Score

Graph ใหกดปม Apply เพอเปนการยนยนการใชเกณฑตดเกรด ผสอนจะสามารถตรวจสอบเกณฑตดเกรดทก าหนดไวแลว ท “ประเภท” หนาจอจะแสดงชอประเภทตามท Apply ไวดงน (ดภาพท 12)

หรอ

การแกไขชวงคะแนนการตดเกรดในขณะทเลอกประเภทเปน “T-Score” ไวแลว ระบบจะไมใหแกไขคา

คะแนน หากตองการแกไขชวงคะแนนการตดเกรดใหกดปม และกดปม

Apply เพอเปลยนประเภทเปนชวงคะแนนดบเสยกอนจงจะสามารถแกไขชวงคะแนนได

ภาพท 15 แสดงกราฟ ตองการพมพกราฟ ใหกดปม Print Screen ทหนาแปนพมพของเครองคอมพวเตอร และเปดโปรแกรม Microsoft Office Word กดเมาสขวามอและคลก Paste

ปมความถ ใชเมอตองการเขาไปดความถของคะแนน สามารถ Export to Excel.

เมอตองการยอนกลบมาทหนาจอเดมใหกดปม Back ภาพท 16 แสดงความถ




กดปมเมอตองการบนทกคาการตดเกรดและสงอนมตทนท

ปมยกเลก กดเพอออกจากหนาจอน

ขนตอนท 4 การพมพแบบฟอรมขออนมตผลการสอบ (FM16-2)

แบบฟอรมขออนมตผลการสอบ (FM16-2) คอเอกสารแสดงขอมลผลการสอบของรายวชานนๆ ทตองมการลง

นามรบรองการอนมตเปนลายลกษณอกษร เพอใชเปนหลกฐานการอางองทถกตอง และมหาวทยาลยตองมการจดเกบเอกสารดงกลาวตามระบบงาน ISO

ขอควรระวง : การจดพมพแบบฟอรม FM16-2 ผานระบบตดเกรดเพอเสนอตอคณะกรรมกาวชาการคณะ/

สาขาวชา นนสงส าคญทผจดพมพตองใหความส าคญคอ หมายเลขเอกสารทจะปรากฏอยทมมบนขวามอของหวรายงาน จะตองเปนหมายเลขเดยวกนกบชดตวเลขทปรากฏอยในขนตอนการเสนออนมตของอาจารยผสอน ซงจะกลาวในหวขอถดไป


การพมพแบบฟอรมขออนมตผลการสอบ (FM16-2) ผสอนสามารถพมพแบบฟอรมขออนมตผลสอบได โดยคลก

เลอก หนาจอแสดงภาพดงน

ภาพท 17 เลอกปการศกษาและภาคเรยน ใสรหสวชา หรอจะกดปมคนหาและดบเบลคลกทรหสวชา กดปมด าเนน

รายการ กดปมแสดงรายงาน




ภาพท 18 แบบฟอรมขออนมตผลการสอบ และใบแสดงผลการศกษา

ตองการพมพรายงานใหกดปม ทมมบนซายมอของกรอบรายงาน

ตองการปดหนาจอใหกดปม ทมมบนขวามอของกรอบรายงาน




ขนตอนท 5 การสงผลคะแนนเสนอกรรมการวชาการคณะ/สาขาวชา

ในขนตอนน เปนการสงผลคะแนนทไดบนทกคะแนนครบแลว เพอน าเสนอตอกรรมการวชาการคณะ/สาขาวชา โดยอาจารยผสอนทไดรบมอบหมายใหเปนผสงขออนมต ขอควรระวง : การคลกสงเพอขออนมตควรกระท ากอนทจะสงแบบฟอรม FM16-2 ใหคณะกรรมการวชาการ

คณะ/สาขาวชา ลงนาม เพอเปนการปองกนมใหขอมลในระบบมการเปลยนแปลงในระหวางทมการพจารณาลงนามการอนมตในเอกสาร กลาวคอ หลงจากคลกสงเพอขออนมตแลว ระบบจะไมอนญาตใหมการแกไขขอมลได และการคลกขออนมตจะกระท าในระบบไดกตอเมอการบนทกคะแนนของทกกลมเรยนทอยในชดการตดเกรดนนด าเนนการเรยบรอย และ

มการตดเกรดแลว สงส าคญอกประการทผสอนควรใหความส าคญคอ ชดตวเลขทแสดงในหนาจอการเสนออนมต กบหมายเลขเอกสารในแบบฟอรม FM16-2 จะตองเปนชดตวเลขเดยวกนเสมอ


เรมจากหนาเมนโปรด ดบเบลคลกทรายการ

ภาพท 19 แสดงหนาจอการสงผลคะแนนเสนอกรรมการวชาการคณะ/สาขาวชา

1. เลอกปการศกษาและภาคเรยน โดยกดท

2. คลกเมาสในชองสเหลยม ใหตรงกบวชาทอยภายใตบรรทด “รอสงอนมตโดยอาจารยผสอน” 3. กดปม Approve ระบบจะสงขอมลไปยงคณะทนท

ขอมลเพมเตม 1. แบบฟอรม FM16-2 ฉบบสดทายจะสงใหคณะกรรมาการวชาการคณะ/สาขาวชา ลงนามควรพมพ

หลงจากทสงเสนออนมตไปแลว

2. หมายเลขเอกสารหรอ Version จะตองตรงกบชดเอกสาร FM16-2 ทจดพมพเปน Hard Copy เพอสงใหคณะกรรมการคณะ/สาขาวชา และส านกวชาการ

3. เมอผสอนสงอนมตเรยบรอยแลว จะไมสามารถแกไขขอมลตาง ๆ ไดจนกวาคณะกรรมการวชาการ

ของคณะ/สาขาวชา จะยกเลกการอนมตผลการสอบดงกลาว 4. หากพบวาในบางกรณขอมลการลงทะเบยนเรยนซ าของนกศกษาไมสมบรณซงจะมผลกบนกศกษาท

มผลคะแนนอยในชวงเกรด A ระบบจะไมอนญาตใหมการสงเสนออนมต หากอาจารยผสอนผมกรณแบบนใหตดตอทฝายเทคโนโลยบรหารการศกษา โทร 817 หรอ 170 เพอด าเนนการปรบปรงขอมล

การลงทะเบยนของนกศกษาใหถกตอง จงจะสามารถสงเสนออนมตได เหตผลทตองก าหนดเงอนไขดงกลาวไว กเพอเปนการปองกนเพมเตมอกขนตอนหนง เพอตองการใหผลการเรยนของนกศกษาทมรหสชนปตงแตป 48 เปนตนไป ทมการลงทะเบยนเรยนซ า มผลการเรยนสงสดไดเพยง B+ เทานน

ตามขอบงคบของมหาวทยาลย ตวอยางหนาจอทแจงเตอนจะเปนดงรปดานลาง




สอบถามรายละเอยดเพมเตมเกยวกบระงานตดเกรด

ไดทฝายเทคโนโลยบรหารการศกษา โทร 817 และ 170

Documents

คู่มือการใช้งานระบบตัดเกรด ใน SAP-GUI SAP-GUI.pdf · คู่มือการใช้งานระบบตัดเกรด