Analytic & Financial Accounting Book

Fabien PinckaersGeoff Gardiner

September 02, 2009

v

Contents

Foreword ixOpen Source software at the service of management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix

The Open ERP Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ix

Why this book ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x

Whos it for ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x

Structure of this book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi

Dedication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xiii

I First steps with Open ERP 1

1 Installation and Initial Setup 3

1.1 The architecture of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.2 The installation of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1.2.1 Independent installation on Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

1.2.2 Installation on Linux (Ubuntu) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.3 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.3.1 Creating the database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1.3.2 Database openerp_ch01 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1.3.3 Managing databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1.4 New Open ERP functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1.4.1 Extending Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

II General Accounting 25

2 From invoice to payment 27

2.1 Accounting workflow and the automatic generation of invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2.1.1 Draft Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2.1.2 Open or Pro-Forma Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

vi

2.1.3 Reconciling invoice entries and payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.1.4 A records-based system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2.2 Invoicing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2.2.1 Entering a customer invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

2.2.2 Managing taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

2.2.3 Cancelling an invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

2.2.4 Creating a supplier invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

2.2.5 Credit Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

2.2.6 Invoice payment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

2.3 Accounting entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

2.3.1 Managing bank statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

2.3.2 Cash Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

2.3.3 Manual entry in a journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

2.3.4 Process of reconciliation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

2.4 Management of payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

2.4.1 Process for managing payment orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

2.4.2 Preparation and execution of orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

3 Financial Analysis 59

3.1 Managing accounts payable / creditors and accounts receivable / debtors . . . . . . . . . . . . 59

3.1.1 Financial analysis of partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

3.1.2 Multi-step follow-ups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

3.1.3 Partner situation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

3.2 Statutory taxes and accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

3.2.1 Taxation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

3.2.2 The accounts ledgers and the balance sheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

3.2.3 The accounting journals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

3.2.4 Tax declaration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

3.3 Company Financial Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

3.3.1 Management Indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

3.3.2 Good management budgeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

3.3.3 The Accounting Dashboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

vii

4 Configuring Accounts from A to Z 79

4.1 Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

4.1.1 Creating a chart of accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

4.1.2 Using virtual charts of accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

4.2 Journals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

4.2.1 Configuring a Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

4.2.2 Controls and aids for data entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4.3 Periods and fiscal years . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4.3.1 Defining a period or a fiscal year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4.3.2 Closing the end of the year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

4.4 Payment Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

4.5 Entries at the start of a year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

III Effective Management of Operations 89

5 Analytic Accounts 91

5.1 To each enterprise [its] own analytic chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

5.1.1 Case 1: an industrial manufacturing enterprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

5.1.2 Case 2: a law firm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

5.1.3 Case 3 : An IT Services Company . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

5.2 Putting analytic accounts in place . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

5.2.1 Setting up the chart of accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

5.2.2 Creating Journals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

5.3 Analytic records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

5.3.1 Automated entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

5.3.2 Manual record entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

5.4 Financial Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

5.4.1 Analysis per account . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

5.4.2 Key indicators . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

6 Organization of Human Resources 111

6.1 Managing Human Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

6.1.1 Management of staff . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

viii

6.1.2 Management of employment contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

6.1.3 Sign in and out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

6.2 Timesheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

6.2.1 Timesheet categories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

6.2.2 Employee configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

6.2.3 Entering timesheet data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

6.2.4 Evaluation of service costs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

6.2.5 Managing by department . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

7 Services Management 125

7.1 Managing Service Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

7.1.1 Fixed Price contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

7.1.2 Cost-reimbursement contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

7.1.3 Fixed-price contracts invoiced as services are worked . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

7.1.4 Contracts limited to a quantit