Procesos del Pmbok

Grupo del Proceso de IniciacinFuentes:Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth EditionPrepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes1Objetivos de AprendizajeConocer los procesos del grupo del proceso de iniciacinExponer criterios para abordar un proyectoExplicar la importancia del Acta de constitucin del proyecto para iniciarlo formalmenteExplicar la importancia de identificar a los interesadosGrupo del proceso de IniciacinAlgunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicioOtras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio, como por ejemplo, un caso de negocioSe reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto El objetivo principal: formalizar la seleccin e inicio de los proyectosSalidas importantes: Asignar el gerente de proyecto Realizar un caso de negocio Elaborar el Acta de constitucin del proyecto, firmadaIdentificar los interesadosMtodos de seleccin de proyectosGeneralmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlosMtodos para seleccionar proyectos:Centrarse en las necesidades generales de la organizacin Categorizar los proyectosCalcular el valor presente neto u otros anlisis financieros Utilizar un modelo de calificacin ponderadaImplementar un tablero de control balanceado** Balanced scorecardEnfocarse en las necesidades generales de la organizacinA menudo es difcil dar una justificacin slida para muchos proyectos, pero todos estn de acuerdo en que tienen un alto valor Tres criterios importantes para los proyectos: Existe una necesidad del proyecto Hay fondos disponibles Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga xito Clasificacin de proyectosPor tema de ocupacinUn problema Una oportunidad Una directiva Por tiempo para realizarloPor necesidadesPor prioridadProcesos para Seleccin de ProyectosMtodos MatemticosLinealNo linealDinmicoAlgoritmosMedida de beneficiosContribucin de beneficiosAcercamientos comparativosModelos EconmicosAnlisis FinancierosValor Presente Neto VPN*Retorno de la inversin ROI**Anlisis de Retorno***Tasa Interna de Retorno IRRRelacin costo beneficioCosto de oportunidad * NPV: Net present value ** ROI: Return on investment*** Payback analysisAnlisis del valor presente netoEl VPN es un mtodo de clculo de la ganancia esperada neta o la prdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las futuras entradas y salidas de capital esperadosLos proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor econmico es un criterio clave Entre ms alto el VPN mejor Ejemplo de Valor Presente Neto

Note que los totales son iguales pero no los VPN debido al valor del dinero en el tiempoTasa de descuentoProyecto 1Ao 1Ao 2Ao 3Ao 4Ao 5BeneficiosCostosFlujo de capitalProyecto 2Ao 1Ao 2Ao 3Ao 4Ao 5BeneficiosCostosFlujo de capitalEjemplo - VPN de JWD ConsultingMultiplicar por el factor de descuento de cada ao, luego tomar beneficios acumulados para calcularel VPN

Nota: Consulte la plantilla llamada business_case_financials.xls Tasa de descuentoAsumir que el proyecto se completa en el ao 0CostosFactor de descuentoCostos descontadosBeneficiosFactor de descuentoBeneficios descontadosBeneficios descontados - costosBeneficios acumulables - costosRetorno en ao 1Clculo del VPNDeterminar los costos estimados y los beneficios estimados para la vida del proyecto y los productos que produce Determinar la tasa de descuento (consulte con su organizacin en qu utilizarla) Calcular el valor actual netoNota: Algunas organizaciones consideran el ao de inversin como el ao 0, mientras que otros comienzan en el ao 1; algunas personas ingresan los costos como nmeros negativos, mientras que otros no Consultar con su organizacin sobre sus preferencias Retorno sobre la inversinRetorno sobre la inversin (ROI) se calcula restando los costos del proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales descontados) / costos descontadosCuanto mayor es el retorno de la inversin, mejor Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa mnima aceptable de retorno sobre la inversin en proyectos Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calcular encontrando la tasa de descuento que iguala el VPN a cero

* IRR: Internal Rate of ReturnAnlisis de AmortizacinOtra consideracin financiera importante es el anlisis de amortizacin El perodo de amortizacin es la cantidad de tiempo que se tardar en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el total de dinero invertido en un proyecto La amortizacin se produce cuando el beneficio neto acumulado de descuento es igual a los costosMuchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un periodo de amortizacin relativamente corto

Grfica del Periodo de Amortizacin

RetornoAoRetornoCostos acumulablesBeneficios acumulablesModelo de clasificacin ponderadaUn modelo de calificacin ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemtico de seleccin de proyectos basados en muchos criteriosIdentificar los criterios importantes para el proceso de seleccin de proyectos Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100% Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado Cuanto ms alto el puntaje ponderado, mejor

Ejemplo de modelo de clasificacin ponderada para la seleccion de un proyecto

ProyectoProyectoProyectoProyectoPromedio ponderado por proyectoCuadro de mando Integral*Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial Balanced scorecard*:Es una metodologa que convierte los valores de una organizacin, tales como el servicio al cliente, innovacin, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en una serie de mtricas definidas * Balanced ScorecardVer www.balancedscorecard.orgEjemplo de Balanced ScorecardDefense Finance and Accounting Service, DFAS Strategic Plan, Nov 2001(http://balancedscorecard.org/files/DFAS-strategic-plan.pdf ), p. 13.

Misin: Proveer servicios financieros responsables y profesionales para las personas que defienden AmricaVisin: El mejor valor para nuestros clientesProveedor de servicios financieros de clase mundialSocio financiero confiable e innovadorUna organizacin, una identidadEntorno de trabajo progresivo

MetasSatisfacer completamente los requerimientos del cliente y resolver rpidamente los problemas para ofrecer un mejor servicioUsar mtricas de desempeo para manejar las buenas practicas y tener resultados de alta calidadOptimizar la mezcla de la fuerza de trabajo militar y civilEstablecer una relacin de consulta con lideresUtilizar inteligencia de negocios para mejorar la toma de decisionesAsegurarse que todos trabajan con la misma visinAsegurar el aprendizaje continuo de la fuerza de trabajoCrear la nueva generacin de liderazgo DFAS

PERSPECTIVA DEL CLIENTEMejorar la satisfaccin del clientePERSPECTIVA FINANCIERAReducir costos al clienteExpandir el uso de fuentes competitivasPERSPECTIVA INTERNAMejorar la calidadInnovarOfrecer soluciones de sistemaPERSPECTIVA DE CRECIMIENTO Y APRENDIZAJEMejorar las competencias de los empleadosIncrementar la satisfaccin del empleadoDesarrollar el clima para la accin

Grupo de proceso vs rea de Conocimientoreas de conocimientoGrupo del Proceso de Iniciacin4. Gestin de la integracin del proyecto4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto5. Gestin del alcance del proyecto6. Gestin del Tiempo del proyecto7. Gestin de los costos del proyecto8. Gestin de la Calidad del proyecto9. Gestin de los Recursos Humanos del proyecto10. Gestin de las Comunicaciones del proyecto10.1 Identificar a los Interesados11. Gestin de los Riesgos del proyecto12. Gestin de las adquisiciones del proyecto19

Grupo del proceso de IniciacinLa flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de ConocimientoProcesos de Gestin de la Integracin del proyectoDesarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto: Trabajar con los interesados en el proyecto para realizar el documento: Acta de constitucin del proyecto.Elaborar una declaracin preliminar del alcance del proyecto : trabajar con los Interesados, especialmente los usuarios de los productos, servicios o resultados, para desarrollar los requerimientos de alto nivel y crear una declaracin preliminar del alcance

21Acta de constitucin del proyectoDespus de decidir en qu proyecto se va a trabajar, hay que hacrselo saber a la organizacinUn Acta de constitucin del proyecto es un documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto y provee direccin a los objetivos y la gestin Elaborar el Acta de constitucin del proyecto con los interesadosEl Acta de constitucin debe estar firmada por los InteresadosAll se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intencin del proyectosalida clave: un documento firmadoActa de constitucin del proyectoPuntos tpicos a tratar:Objetivo del proyectoAlcance del proyectoEstructura de tareasMetodologa de ImplementacinGerente del proyectoEquipo del proyectoHitos o Entregables del ProyectoProcedimientos de entregasCriterios de aceptacinRiesgos identificadosFactores de xitoSolucin de conflictos23Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto5.1Planificar la gestin del alcance5.2Recopilar Requisitos5.3Definir el Alcance6.1Planificar la gestin del cronograma7.1Panificar la gestin de costos11.1Planificar la Gestin de Riesgos13.1Identificar a los InteresadosIniciador del Proyecto/ PatrocinadorEmpresa/Organizacin4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del ProyectoGestin de la Integracin del ProyectoAcuerdosCaso de negocioEnunciado del Trabajo del proyectoActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaActa de constitucinDevelop Project Charter4.2Develop Project Management Plan5.1Plan Scope Management5.2Collect requirements5.3Define scope6.1Plan Schedule Management7.1Plan Cost Management11.1Plan Risk Management13.1Identify stakeholdersProject Initiator/ SponsorEnterprise/Organization4.1Develop Project CharterProject Integration ManagementAgreementsBusiness caseProject statement of workOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsProject charterDesarrollar el Acta de Constitucin del ProyectoProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de IniciacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de la Integracin del proyecto EntradasEnunciado del Trabajo del ProyectoCaso de NegocioAcuerdosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicasJuicio de ExpertosTcnicas de facilitacinSalidasActa de Constitucin del ProyectoDevelop Project CharterInputsProject statement of workBusiness caseAgreementsEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsTools & TechniquesExpert judgmentFacilitation techniquesOutputsProject charterFactores ambientales de la EmpresaEstructura y cultura de la organizacinNormas de la IndustriaLeyes y/o normas GubernamentalesInfraestructuraRecursos humanos existentesAdministracin de personalSistemas de autorizacin de trabajo de la compaaCondiciones del mercadoTolerancia al riesgo (por parte de los interesados)Clima polticoCanales de comunicacinBases de datos comercialesCultura OrganizacionalCultura objetiva: Se caracteriza por su historia, fundadores, hroes

Cultura Subjetiva: Supuestos compartidos: como pensamos aqu .Valores compartidos: en que creemos aqu.Significados compartidos: como interpretamos las cosas.Entendidos compartidos: como se hacen las cosas aqu.Imagen corporativa compartida: como nos ven.

Algunos Tipos de culturaAcademia:profesionales recin graduados, los preparan para asumir puestos especializados.Club:Lealtad y compromiso, la antigedad es la clave. La edad y la experiencia cuentan.Innovadores y tomadores de riesgoGrandes incentivos por la creatividad y resultadosFortaleza:Compaas que lucha por sobrevivir.Con poca seguridad

28Activos de los Procesos de la OrganizacinProcesosProcedimientosInstructivosPlantillasFormatos

Bases de datos corporativas de conocimiento

Bases de datos comercialesCmo hacer las cosasNormasPolticasQu instrumentos utilizar...RiesgosLecciones aprendidasRegistrosDocumentosInformes de resultadosHoras de trabajoCostos incurridosArchivos de proyectosInformacin histricaMedicin de procesosLneas base (alcance, costo, )CronogramasCalendariosDiagramasPresupuestosDatos financierasDficitsGestin de riesgosGestin de problemasGestin de configuracinGestin de Calidad29Ejemplo de Acta de constitucinTtulo del proyecto: Proyecto de actualizacin de tecnologas de informacinFecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalizacin proyectada: Diciembre 4, 2008Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@course.comObjetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos estndares corporativos. Ver el documento adjunto de descripcin de los nuevos estndares. Las actualizaciones afectarn los servidores as como las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales. EnfoqueActualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidadesCrear una estimacin de costos detallada del proyectoEmitir una solicitud de cotizacin para la compra de hardware y softwareUtilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realizacin del proyectoROLES Y RESPONSABILIDADESNAME ROL RESPONSABILIDADWalter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyectoMike Zwack CIO Supervisor del proyecto, eleccin de personalKim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyectoJeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor KimNancy Reynolds VP RH Seleccin de personal , generar Memos Firmas

Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba)El proyecto estar terminado en 10 meses Mike Zwack, CIOAsumimos que el grupo de trabajo estar siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades debern realizarse en horas extralaborales. Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI

Identificar a los InteresadosIdentificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)Anlisis de los InteresadosSe recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesadosIdentificar a los potenciales interesados relevantes Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordajeMatriz de poder/intersMatriz de poder/influenciaMatriz de influencia/impactoModelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidadPara personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamenteConocer las razones de su oposicinElaborar un plan de tratamientoPara los implicados del equipo de trabajoElaborar plan de tratamiento

Anlisis de los interesados en el proyectoEl anlisis de los Interesados es un documento que brinda informacin importante sobre: Las organizaciones y nombres de los interesadosFunciones de los interesados en el proyecto Hechos nicos sobre los interesadosNivel de influencia e inters de los interesados en el proyectoSugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados

Ejemplo de anlisis de interesados del proyecto (Stakeholders)Interesados clavesdel proyectoAhmed SusanOrganizacinDireccin internaEquipo del proyectorolPatrocinador y uno de los fundadores de la compaaExperto en secuenciacin del ADNFactores nicosTranquilo, enfocado en el negocioPHD en biologa, fcil trabajar con ellaNivel de intersMuy altoMuy altoNivel de influenciaMuy altoExperta en la materiaSugerencias en el manejo de las relacionesMantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rpidoPuede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificacionesRegistro de Interesados Documento donde se identifica a los interesados. Contenido:Informacin de identificacinNombrePuesto en la organizacinUbicacinRolDatos de contactoInformacin de evaluacinPrincipales requisitosPrincipales expectativasExpectativasInfluencia potencialFase en el Ciclo de vida donde el inters es mayorClasificacin de los interesadosInterno/ExternoPartidario/Neutral/Opositor Matriz de anlisis de los interesadosInteresadoInters(es) en el ProyectoEvaluacin de impactoEstrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir ObstculosInteresadoUbicacinObservacionesRiesgoPlanActividadRolResponsabilidadSeguimientoFechaObservacinAccinResponsableEstadoEjemplo 1Ejemplo 2Estrategia de gestin de los interesados

Matriz de Poder / IntersIdentificar a los Interesados4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto5.2Recopilar Requisitos8.1Planificar la gestin de la Calidad10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones11.1Planificar la Gestin de Riesgos11.2Identificar Riesgos12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones13.1Identificar a los Interesados13.2Planificar la Gestin de los InteresadosGestin de los Interesados del ProyectoActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaActa de constitucinRegistro de interesadosDocumentos de adquisicionesEmpresa/OrganizacinRegistro de interesadosProject Stakeholder Management4.1Develop Project Charter5.2Collect requirements8.1Plan Quality Management10.1Plan Communications Management11.1Plan Risk Management11.2Identify Risks12.1Plan procurement Management12.1Plan procurement Management13.1Identify stakeholders13.2Plan Stakeholder ManagementProject Stakeholder ManagementOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsProject charterStakeholder registerProcurement documentsEnterprise/OrganizationStakeholder registerIdentificar a los InteresadosProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de IniciacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados del proyecto EntradasActa de Constitucin del ProyectoDocumentos de AdquisicinFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasRegistro de InteresadosHerramientas y tcnicasAnlisis de los InteresadosJuicio de ExpertosReunionesIdentify stakeholdersInputsProject charterDocumentos de AcquisitionEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsOutputsStakeholder registerTools & TechniquesStakeholder analysisExpert judgmentMeetingsLinks de IntersSobre los interesadoshttp://www.marcor.com.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=48http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesados-stakeholdersIniciohttp://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdfhttp://www.burburaca.com/gestion-proyectos/11-gestion-de-integracion-de-proyectos.htmlIdentificar interesadoshttp://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto.htmlEntradas1. Documentos de la Adquisicin2. Plan para la Direccin del Proyecto3. Contrato4. Informes de Desempeo5. Solicitudes de Cambio Aprobadas6. Informacin sobre el Desempeo del TrabajoHerramientas y tcnicas1. Sistema de Control de Cambios del Contrato2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones3. Inspecciones y Auditoras4. Informes de Desempeo5. Sistemas de Pago6. Administracin de Reclamaciones7. Sistema de Gestin de RegistrosSalidas1. Documentacin de la Adquisicin2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin3. Solicitudes de Cambio4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto2041020-----------254240215

01020----------204255204

00153-------------204236255

CDIGO DE COLORESLa clave para el xito general del proyecto: Buena Gestin de la Integracin del proyectoLos gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras reas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detallesLa Gestin de integracin de proyectos no es lo mismo que la integracin de software

Planeacin Estratgica y Seleccin del ProyectoLa planificacin estratgica consiste en determinar los objetivos a largo plazo, la prediccin de tendencias futuras, y la proyeccin de la necesidad de nuevos productos y servicios Las organizaciones suelen realizar un anlisis FODA* Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas Como parte de la planificacin estratgica, las organizaciones: Identifican proyectos potenciales o posibles proyectosUtilizan mtodos realistas para seleccionar en qu proyectos trabajar Formalizan la iniciacin del proyecto mediante la elaboracin del Acta de constitucin del proyecto * SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and ThreatsGrupo del Proceso de PlanificacinEl objetivo principal de la planificacin del proyecto es orientar la ejecucinObjetivos de Aprendizaje (contina)Describir el proceso de monitoreo y control del trabajoComprender el proceso del control integrado de cambios, la planificacin y la gestin de los cambios en los proyectos y desarrollar y utilizar un sistema de control de cambios Explicar la importancia de desarrollar y seguir buenos procedimientos para el cierre de los proyectos Describir cmo el software puede ayudar en la gestin de integracin del proyectoObjetivos de aprendizaje Comprender la importancia de una buena comunicacin en los proyectos Explicar los elementos de la planificacin de las comunicaciones del proyecto, incluyendo cmo crear un Plan de gestin de las comunicaciones y realizar un anlisis de las comunicaciones con los interesados Describir varios mtodos para la distribucin de la informacin del proyecto; las ventajas y desventajas de cada uno de ellos, ver la importancia de atender las necesidades individuales de comunicacin, y calcular el nmero de canales de comunicacin en un proyecto Objetivos de aprendizaje (contina)Comprender cmo los principales resultados de los informes de rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del proyecto Reconocer la importancia de una buena gestin de comunicaciones para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas Listar varios mtodos para mejorar las comunicaciones del proyecto, tales como la gestin de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilizando el correo electrnico y otras tecnologas de manera eficaz y el uso de plantillas Describir cmo el software puede mejorar la gestin de las comunicaciones del proyectoTecnologas de la Informacin - Proceso de PlanificacinPlaneacinEstratgica

Anlisis del rea de negocio

Planeacin del proyecto

Asignacin de recursos

Fases de la planeacinResultados producidosEstrategias de vinculacin de tecnologas de informacin a la misin y visin de la empresa. Identificar las reas de negocio clavesDocumentar los procesos del negocio que se pueden beneficiar de las TIDefinir proyectos potencialesDefinir el alcance del proyecto, beneficios y limitacionesSeleccionar proyectos de TI, asignar recursosImportancia de buenas comunicacionesLa mayor amenaza para muchos proyectos es la falta de comunicacin Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos Comunicadores Investigaciones muestran que los profesionales de TI debe ser capaces de comunicarse efectivamente para tener xito en sus posiciones Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la promocin para profesionales de TI Plan de gestin de las adquisicionesDescribe cmo sern gestionados los procesos de adquisicin, desde la elaboracin de documentacin para realizar compras externas hasta el cierre de las adquisicionesEl contenido vara en funcin de las necesidades del proyecto Enunciado del trabajo (SOW*)Enunciado del trabajo relativo a la Adquisicin (SOW)Descripcin narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto Define los artculos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyectoEs un tipo de declaracin de alcanceUn buen SOW da a los participantes en una licitacin una mayor comprensin de las expectativas del comprador * SOW Statement Of WorkPlantilla de SOW*

* SOW Statement Of WorkPlanificar la contratacinImplica la preparacin de varios documentos, necesarios para que los potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los criterios de evaluacin para la adjudicacin del contrato Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals)Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o serviciosUna propuesta es un documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes)Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles proveedores de productos o servicios comunes o estndarLa oferta, tambin llamada cotizacin, es un documento preparado por los proveedores proporcionando los precios de los artculos que ha definido el compradorPlantilla de solicitud de propuesta

* RFP Request For ProposalSolicitar respuestas de proveedoresDecidir:A quin(es) invitarPrepararles la documentacin pertinenteQu se espera como respuestaPropuestasOfertas Las organizaciones pueden anunciar la adquisicin de bienes y servicios de varias maneras Ir al proveedor preferido Buscar varios proveedores potenciales Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedoresInvitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

Seleccin de proveedoresTambin se conoce como seleccin de fuenteInvolucra:Evaluar propuestas u ofertas de los proveedoresEscoger la mejorNegociar el contrato (si hay lugar para ello)Adjudicar el contrato

Criterios de seleccin de ProveedoresSe incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud de adquisicionesEn muchas oportunidades se limita al precio de compraOtros criterios (lista parcial):Comprensin de la necesidadCosto totalCapacidad tcnicaRiesgoGarantaCapacidad financieraCapacidad de produccinTamao y tipo de negocioDesempeo pasado de los proveedoresReferenciasDerechos de propiedad intelectualDerechos de propiedad exclusiva

Criterios de evaluacin de propuestasEs importante establecer los criterios de evaluacin, y las preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papelNo hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el enfoque de la gestinSe puede pedir/exigir una presentacin tcnica, como parte de una propuestaEjemplo de hoja de evaluacin de propuestasPropuesta 1Propuesta 2Propuesta 3CriterioPesoEvaluacinPuntajeEvaluacinPuntajeEvaluacinPuntajeEnfoque tcnico30%Enfoque a la gestin30%Rendimiento pasado20%Precio20%Total100%Planificar las adquisicionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto Entradas1. Lnea Base del Alcance2. Documentacin de Requisitos3. Acuerdos para Trabajar en Equipo4. Registro de Riesgos5. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos6. Requisitos de Recursos de la Actividad7. Cronograma del Proyecto8. Estimaciones de Costos de las Actividades9. Lnea Base del Desempeo de Costos10. Factores Ambientales de la Empresa11. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Anlisis de Hacer o Comprar2. Juicio de Expertos3. Tipos de ContratoSalidas1. Plan de Gestin de las Adquisiciones2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin3. Decisiones de Hacer o Comprar4. Documentos de la Adquisicin5. Criterios de Seleccin de Proveedores6. Solicitudes de CambioProceso de seleccin de proveedoresUsualmente las organizaciones hacen una evaluacin inicial de propuestas y despus crean una lista ms corta de proveedores potenciales para su futura evaluacinLos proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final (BAFO Best And Final Offer)La salida final es un contrato firmado por el comprador y el proveedor(es) seleccionado(s)Efectuar las adquisicionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de EjecucinPertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto Entradas1. Plan para la Direccin del Proyecto2. Documentos de la Adquisicin3. Criterios de Seleccin de Proveedores4. Lista de Vendedores Calificados5. Propuestas de los Vendedores6. Documentos del Proyecto7. Decisiones de Hacer o Comprar8. Acuerdos para Trabajar en Equipo9. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Conferencias de Oferentes2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas3. Estimaciones Independientes4. Juicio de Expertos5. Publicidad6. Bsqueda en Internet7. Negociacin de AdquisicionesSalidas1. Vendedores Seleccionados2. Adjudicacin del Contrato de Adquisicin3. Calendarios de Recursos4. Solicitudes de Cambio5. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto6. Actualizaciones a los Documentos del ProyectoAdministrar el contratoPara asegurar que el desempeo del proveedores cumple con los requisitos contractuales Los contratos son relaciones jurdicas, por lo que es importante que los profesionales del derecho y la contratacin se involucren en la realizacin y la administracin de los contratos Sugerencias para el control de cambios en contratosLos cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados, aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma manera que fue aprobada la parte original del plan La evaluacin de cualquier cambio debe incluir un anlisis de impacto, cmo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y calidad de los productos o servicios que se prestan? Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del equipo del proyecto tambin deben documentar todas las reuniones importantes y las llamadas telefnicas

Sugerencias para el control de cambios en contratos (contina)Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades del negocio y del trabajo, en un entorno operativo Tener planes de respaldoUsar herramientas y tcnicas, tales comoTener un sistema de control de cambios del contratoEl comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeo, inspecciones y auditoras, Administrar las adquisicionesProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y ControlPertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto Entradas1. Documentos de la Adquisicin2. Plan para la Direccin del Proyecto3. Contrato4. Informes de Desempeo5. Solicitudes de Cambio Aprobadas6. Informacin sobre el Desempeo del TrabajoHerramientas y tcnicas1. Sistema de Control de Cambios del Contrato2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones3. Inspecciones y Auditoras4. Informes de Desempeo5. Sistemas de Pago6. Administracin de Reclamaciones7. Sistema de Gestin de RegistrosSalidas1. Documentacin de la Adquisicin2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin3. Solicitudes de Cambio4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del ProyectoPMBOK 5 Entradas Herramientas - SalidasI. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajoII. Ubicacin del trabajo: Describe donde ser realizado el trabajo y la ubicacin de hardware y software III. Periodo de realizacin: Especifica cuando se espera que comience y termine el trabajo, horas de trabajo, nmero de horas por semana, cuando debe ser realizado el trabajo e informacin relacionada con el cronograma.

IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y especifica cuando sern terminados V. Estndares aplicables: Especifica estndares relevantes para la realizacin del trabajo VI. Criterios de aceptacin: Describe como el comprador determinar si el trabajo es aceptable VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal, requerimientos de viajes, etcI.Propsito del RFP*II.Antecedentes de la organizacin

III.Requerimientos bsicos

IV.Entorno de hardware y software

V.Descripcin del proceso de solicitud de propuestas

VI.Estado del trabajo e informacin del cronogramaVII.Posibles apndices

A.Descripcin general del sistema actual

B.Requerimientos del sistema

C.Volumen y tamao de datos

D.Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*

E. Ejemplo del contrato