Upload
others
View
17
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
DAFTAR ISIDAFTAR ISI...................................................................................................................... iBAB I PENDAHULUAN...................................................................................................1
1.1 Latar Belakang......................................................................................................1
1.2 Deskripsi Singkat...................................................................................................1
1.3 Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)......................................................................1
1.4 Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK).....................................................................2
1.5 Pokok Bahasan.....................................................................................................2
BAB II PENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU....................................................3
2.1. Prinsip Manajemen Mutu...................................................................................3
2.2. Perbedaan QA (Quality Assurance) dan QC (Quality Controle)........................9
BAB III RENCANA MUTU.............................................................................................10
3.1 Umum..................................................................................................................10
3.2 Rencana Mutu Unit..............................................................................................10
3.3 Rencana Mutu Pelaksanaan - Satuan Kerja.......................................................11
3.4 Rencana Mutu Pelaksanaan – PPK....................................................................12
3.5 Rencana Mutu Kontrak – RMK............................................................................13
3.6 Penggunaan Rencana Mutu sebagai Alat Kendali..............................................13
BAB IV PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI..........14
4.1. Pengendalian Dokumen Mutu..........................................................................14
4.2. Pengendalian Produk tidak sesuai...................................................................16
4.3. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai...................................................17
BAB V LANGKAH PEMECAHAN MASALAH..............................................................18
5.1 Plan.....................................................................................................................18
5.2 Do........................................................................................................................18
5.3 Check..................................................................................................................18
5.4 Action..................................................................................................................19
BAB VI RENCANA MUTU KONTRAK.........................................................................20
6.1 Isi Rencana Mutu Kontrak (RMK)........................................................................20
6.2 Pertanggung Jawaban RMK................................................................................22
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
BAB IPENDAHULUAN
1.1 Latar BelakangSaat ini tuntutan masyarakat terhadap kinerja konstruksi prasarana sungai semakin
meningkat, sejalan dengan pertambahan jumlah penduduk dan permasalahan
ikutannya yang terus berkembang. Kinerja konstruksi agar sesuai dengan rencana yang
diinginkan mensyaratkan adanya pelaksanaan dan pengawasan yang semakin baik dan
benar mengikuti ketentuan yang berlaku untuk tahap pekerjaan tersebut.
Dari kenyataan di lapangan banyak kegagalan konstruksi disebabkan antara lain
oleh pelaksanaan konstruksi yang kurang baik. Salah satu penyebab utamanya adalah
pengawas maupun pelaksana konstruksi kurang memahami system management mutu
dengan benar. Dalam perkembangan selanjutnya di bidang management konstruksi
telah terbit Permen PU no 4/PRT/M/2009 tentang Sistem Management Mutu untuk
dijadikan pedoman dalam menjaga kinerja mutu konstruksi prasarana pekerjaan umum.
Modul ini disusun sebagai bahan pelatihan di lingkungan Kementerian PUPR
khususnya di bidang persungaian agar proses pelaksanaan dan pengawasan pekerjaan
konstruksi persungaian dapat dilakukan sesuai dengan sistem mutu yang benar
mengikuti Peraturan Menteri tersebut.
1.2 Deskripsi SingkatMata pendidikan dan pelatihan ini membekali peserta dengan pengetahuan mengenai
dasar-dasar sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi bangunan sungai
yang disampaikan dengan cara ceramah dan tanya jawab.
1.3 Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan mampu memahami dasar-
dasar sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi persungaian.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
1.4 Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)Setelah pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu:
a. Menjelaskan pengertian sistem manajemen mutu pada pelaksanaan konstruksi
persungaian.
b. Menjelaskan rencana mutu pekerjaan.
c. Menjelaskan pengendalian dokumen dan produk yang tidak sesuai.
d. Menjelaskan langkah pemecahan masalah.
e. Menjelaskan Rencana Mutu Kontrak.
1.5 Pokok Bahasana. Pokok materi yang dibahas dalam modul ini adalah:
b. Pengertian sistem manajemen mutu.
c. Rencana mutu internal.
d. Pengendalian dokumen dan produk yang tidak sesuai.
e. Langkah pemecahan masalah.
f. Rencana Mutu Kontrak.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
BAB IIPENGERTIAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
2.1. Prinsip Manajemen MutuSistem Manajemen adalah sebuah sistem untuk menetapkan kebijakan, sasaran
dan cara untuk mencapai sasaran itu.
(Catatan: Suatu sistem manajemen sebuah organisasi dapat mencakup beberapa
sistem manajemen yang berbeda seperti sistem manajemen mutu, sistem manajemen
keuangan atau sistem manajemen lingkungan).
Sistem Manajemen Mutu (selanjutnya disebut SMM) dalam modul ini adalah
sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan mutu proses suatu
organisasi.
Organisasi dalam hal ini adalah organisasi yang menangani pelaksanaan
pekerjaan konstruksi persungaian. Sistem manajemen mutu menganut beberapa
prinsip manajemen sebagai berikut :
a. Customer Focus (Fokus pada pelanggan)Pelanggan adalah kunci untuk meraih keberhasilan, kelangsungan hidup suatu
organisasi dan ini sangat ditentukan oleh bagaimana pandangan pelanggan
terhadap organisasi tersebut. Oleh karena itu, organisasi harus mengerti keinginan
pelanggan, sekarang dan masa depan serta berusaha memenuhi persyaratan
pelanggan dan justru berusaha melebihi harapan pelanggan.
Apabila di lihat dari kedua sisi, penyedia jasa maupun pengguna jasa, sebagai
pelanggannya adalah masyarakat yang akan memperoleh manfaat dari pekerjaan
konstruksi. Hubungan dengan pelanggan diutamakan berada diatas, dengan
demikian karyawan garis depan bertemu, melayani dan memuaskan pelanggan
secara langsung, sedangkan manajemen madya akan menyokong kinerja karyawan
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
garis depan agar pelanggan terlayani dengan baik. Selanjutnya manajemen puncak
akan menyokong kinerja manajemen madya. Diharapkan, bahwa semua pimpinan
organisasi tersebut dapat langsung terlibat dalam mengenal, bertemu dan melayani
pelanggan. Manfaat yang diperoleh organisasi dalam menerapkan prinsip ini adalah
meningkatnya keuntungan secara finansial bagi penyedia jasa serta organisasi
diberdayakan secara efektif untuk mencapai kepuasan pelanggannya, bagi
pengguna jasa akan tercapainya outcome yang telah diamanatkan dalam regulasi.
b. Leadership (Kepemimpinan)Manajemen dan kepemimpinan sering disama-artikan, padahal keduanya
berbeda, walaupun saling melengkapi.
Kepemimpinan berhubungan dengan top line yaitu tentang ‘apa yang kita
hasilkan’ sedangkan manajemen berhubungan dengan bottom line yaitu tentang
bagaimana kita menghasilkan dengan cara terbaik. Kepemimpinan melaksanakan
sesuatu yang tepat, manajemen melaksanakan sesuatu dengan benar.
Kepemimpinan menentukan apakah tangga disandarkan pada dinding yang tepat,
manajemen berkaitan dengan efisiensi dalam pemanjatan tangga menuju
keberhasilan.
Kepemimpinan berkaitan dengan apa dan mengapa, manajemen berkaitan
dengan bagaimana. Kepemimpinan berkaitan dengan kepercayaan terhadap
manusia, sedangkan manajemen berkaitan dengan sistem, pengendalian, prosedur,
kebijakan dan struktur.
Dengan demikian kinerja pemimpin adalah memiliki kemampuan untuk
menciptakan visi yang mengandung kewajiban untuk mewujudkannya, membawa
orang lain ketempat yang baru. Pemimpin mempunyai kemampuan untuk menarik
orang lain secara bersama-sama mewujudkan visinya. Apa yang dilakukan pimpinan
adalah menginspirasikan orang lain dan memberdayakan orang lain untuk
mewujudkan visinya, menarik orang lain, bukan mendorong orang lain.
Seorang manajer pelaksanaan pekerjaan konstruksi harus juga mempunyai
jiwa / karakter seorang pemimpin, harus tegas, konsisten, komited, jujur, adil, serta
dapat menerima pendapat / kritikan orang lain.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
c. Involvement of People (Keterlibatan personil / orang lain)Proses semua pekerjaan konstruksi di dunia ini, tidak ada satu pun kegiatan
yang tidak melibatkan orang lain, dan hal ini merupakan dasar utama yang
diinginkan dalam manajemen mutu. Dalam sebuah organisasi, personil di semua
tingkatan menjadi modal utama yang dengan keterlibatan kemampuannya secara
penuh sangat bermanfaat bagi organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan cara
memberikan kesempatan untuk merencanakan, menerapkan rencana dan
mengendalikannya sesuai lingkup yang menjadi tanggungjawabnya. Kebebasan dan
pemberian kewenangan perlu diberikan kepada personil dalam melaksanakan
pekerjaan.
Dengan keterlibatan personil secara menyeluruh, segala keputusan dilakukan
secara kolegial, team work, maka akan menghasilkan rasa memiliki dan tanggung
jawab dalam memecahkan masalah. Hal ini akan memicu karyawan untuk aktif
dalam melihat peluang untuk peningkatan, kompetensi, pengetahuan, dan
pengalaman, dalam arti tidak membiarkan karyawan mengambil keputusan sendiri
dalam melaksanakan tugasnya, standar yang ketat harus dipatuhi.
Keterlibatan personil dapat dimulai dengan perekrutan SDM yang tepat,
memberikan pelatihan, memberikan tingkat tanggung jawab yang sesuai. Bagi
seorang manajer / pimpinan, keterlibatan personil merupakan proses untuk
meningkatkan keandalan diri personil yang bersangkutan agar dipercaya dalam
merencanakan dan mengendalikan implementasi rencana pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya.
Sedangkan bagi organisasi, keterlibatan personil menimbulkan antusiasme dan
rasa bangga karena merasa menjadi bagian dari perusahaan yang akhirnya
memberikan nilai tambah bagi pelanggan. Untuk mencapai keterlibatan personil ini,
tingkat pencapaiannya dipengaruhi sejauh mana organisasi mengidentifikasi sistem
dan prosedur yang ada. Suatu organisasi yang dapat membuat karyawan
mengambil inisiatif dan terlibat aktif maka organisasi tersebut telah mencapai
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
adaptif. Sedangkan organisasi yang kondisi pemberdayaan dan preferensi individual
lemah dikatagorikan sebagai organisasi yang mengalah tunduk pada keinginan satu
atau sedikit orang (complaint).
d. Proccess Approach (Pendekatan dengan proses)Proses dalam ISO-9000:2000 didefinisikan sebagai kumpulan aktifitas yang
saling berhubungan / mempengaruhi, menyertai berubahnya input (material,
persyaratan, peralatan, instruksi) menjadi output (barang, jasa). ISO mengembangkan pemakaian pendekatan proses pada masa pembuatan,
penerapan, dan peningkatan system manajemen mutu yang efektif. Karena
banyaknya proses yang berlangsung, maka perlu dilakukan penataan proses-proses
tersebut yang bertujuan agar pencapaian hasil yang diinginkan lebih efisien dengan
cara mengelola sumber daya dan kegiatan.
Proses-proses tersebut dapat digambarkan dengan menggunakan bagan alir
kegiatan, yang disusun berdasarkan prosedur yang berlaku, sebagai contoh dalam
pekerjaan pengecoran beton, harus melalui tahapan-tahapan diantaranya bekisting,
pemadatan, prosedur pengecoran pada bagian sambungan, dan tahapan lainnya
sesuai dengan prosedur masing-masing kriteria teknis yang berlaku (SNI, Peraturan
Beton Indonesia dan lain-lain). Apabila proses-proses tersebut dilakukan dengan
benar maka akan diperoleh hasil yang benar-benar sesuai dengan spesifikasi teknis
yang dipersyaratkan dalam kontrak pekerjaan.
Keuntungan dari pendekatan proses adalah pengawasan secara terus menerus
yang menjadikan hubungan lebih pada masing-masing proses di dalam sistem,
begitu pula dengan kombinasi dan interaksi dalam proses-proses tersebut.
e. System Approach to Management (Pendekatan sistem untuk pengelolaan)Pendekatan system untuk pengelolaan, baru dapat dilakukan jika pendekatan
proses telah diterapkan. Kedua belah pihak, pemilik maupun pelaksana
menggunakan system yang sama dalam menangani kegiatan pekerjaaan
konstruksi, maka akan diperoleh kesamaan pendapat dalam memahami spesifikasi
teknis maupun isi kontrak pekerjaan. Pendekatan system dapat didefinisikan
sebagai kumpulan pendekatan proses. Pendekatan system manajemen
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
didefinisikan sebagai pengidentifikasian, pemahaman, dan pengelolaan system
dari proses yang saling terkait untuk pencapaian dan peningkatan sasaran
organisasi dengan efektif dan efisien.
f. Continual Improvement (Peningkatan Berkesinambungan)Pemahaman peningkatan berkesinambungan berkaitan erat dengan peningkatan
terus menerus (Continuous Improvement) yang dikembangkan melalui ISO edisi
1994. Pada continuous improvement terjadi proses peningkatan yang terus menerus
dan dilakukan dengan segera setelah terjadi penyempurnaan. Peningkatan yang
baru terjadi, direvisi dan diganti untuk mencapai nilai yang baru yang lebih baik.
Dengan kata lain bahwa selalu terjadi peningkatan terus menerus tiada henti.
Khususnya di pelaksanaan pekerjaan konstruksi, pada saat dilakukan kaji ulang
manajemen / management review akan dijumpai ketidaksesuaian dalam
melaksanakan pekerjaan, hal ini dapat disebabkan kekurangfahaman masalah,
ataupun sumber daya yang tidak mendukung, untuk itu perlu dilakukan peningkatan
khususnya sumber daya manusianya dengan memberikan bimbingan, pelatihan dan
sebagainya. Pada pemahaman continual improvement, setelah dilakukan
peningkatan yang pertama kali, maka sebelum ditingkatkan terlebih dahulu
dilakukan stabilisasi. Bila stabilisasi sudah berjalan, baru dilanjutkan dengan
meningkatkan standar, dan hal ini dilakukan terus menerus.
g. Factual Approach to Decision Making (Pengambilan Keputusan berdasarkan Fakta)Pada saat ini, banyak terjadi pengambilan keputusan terutama di lingkungan
birokrasi berdasarkan feeling, kedekatan maupun faktor lain, di lain pihak kondisi
menuntut adanya profesionalitas terutama pengambilan keputusan untuk
menempatkan seorang top manajemen suatu organisasi. Hal ini akan menimbulkan
dampak terhadap keputusan nantinya setelah yang bersangkutan duduk di
jabatannya, sehingga segala sesuatu kebijakan yang diambilnya tidak berorientasi
secara professional dan mengakibatkan dampak sosial negative terhadap
masyarakat. Akibatnya apabila dibandingkan dengan sesama negara berkembang,
Indonesia akan terlihat kesan lambat dan tidak professional, baik dibidang eksekutif,
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
yudikatif maupun legislative, padahal di lain pihak era globalisasi sudah berjalan.
Apabila diibaratkan Indonesia digambarkan sebagai bola, maka bola tersebut tidak
akan dapat menggelinding dengan baik, dimana sebagai kunci pokok adalah
ketersediaan sumber daya manusia yang memadai disertai lingkungan yang
kondusif.
Untuk mengejar ketinggalan, maka pengambil keputusan harus berdasarkan
keputusan yang efektif berdasarkan analisa data dan informasi yang akurat
akuntable dan dapat dipertanggungjawabkan. Di lingkup pekerjaan konstruksi
persungaian, seluruh unit kerja harus menerapkan pendokumentasian sesuai
prosedur yang diberlakukan, sehingga data yang diperoleh selama pelaksanaan
pekerjaan dapat diperoleh kembali dengan cepat dan benar, dengan demikian
akurasi dalam menganalisa dapat dipergunakan di saat pengambilan keputusan.
h. Mutually Beneficial Supplier Relationships (Hubungan saling menguntungkan)Dalam dunia konstruksi, yang disebut sebagai organisasi adalah pengelola
satuan kerja / proyek, sedangkan sebagai supplier / pemasok adalah para penyedia
jasa baik konsultan maupun kontraktor.
Pemahaman dari prinsip ke 8 ini adalah saling menguntungkan dan saling
tergantung satu dengan lainnya dalam rangka meningkatkan kemampuan keduanya
dalam memberikan nilai/hasil, pihak pemilik pekerjaan sebagai mewakili negara
diuntungkan dari segi manfaat dari hasil pekerjaan, sedangkan dari sisi penyedia
jasa diuntungkan secara finansial. Langkah-langkah yang perlu diambil untuk
mengimplementasikan prinsip ini antara lain :
1. Mengidentifikasi dan menseleksi para penyedia jasa utama.
2. Melibatkan penyedia jasa dalam mengidentifikasi kebutuhan organisasi pemilik
pekerjaan.
3. Melibatkan penyedia jasa dalam proses pengembangan strategi organisasi
pemilik pekerjaan.
4. Membina hubungan dengan penyedia jasa dan memperlakukannya sebagai
mitra kerja.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
5. Menetapkan hubungan jangka pendek dan jangka panjang yang seimbang
sekaligus membina untuk peningkatan kinerja penyedia jasa.
6. Berkomunikasi dan berbagi informasi dengan penyedia jasa.
7. Memastikan bahwa output penyedia jasa sudah sesuai dengan persyaratan
pemilik pekerjaan.
8. Membuat aktifitas bersama dalam pengembangan dan peningkatan.
9. Mengilhami, menganjurkan, dan menghargai peningkatan dan prestasi oleh para
penyedia jasa.
2.2. Perbedaan QA (Quality Assurance) dan QC (Quality Controle)Quality Assurance (Jaminan Mutu) sebagai proses untuk menjamin mutu yang
dipersyaratkan, apabila prosesnya dilakukan/diikuti dengan baik, maka akan
menghasilkan mutu yang dipersyaratkan, sedangkan Quality controle/mengecek mutu
terfokus pada hasil nya, keduanya merupakan dua hal yang tidak bisa dipisahkan satu
sama lain, dapat diibaratkan sebagai sebuah mata uang dimana salah satu sisinya QA
sedangkan sisi lainnya adalah QC.
Kedua hal tersebut akan menghasilkan Quality Management yang diharapkan
organisasi, walaupun demikian tidaklah mudah untuk dilaksanakan, memerlukan
kediplinan serta konsistensi yang tinggi. Dalam penerapannya tidak bisa seperti
membalik tangan, memerlukan waktu, pimpinan yang berjiwa leadership, dan
organisasi yang kompak.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
BAB IIIRENCANA MUTU
3.1 UmumRencana Mutu sebagai rencana kerja sistematis yang harus dipersiapkan sebelum
memulai kegiatan agar hasil pekerjaan nantinya sesuai dengan persyaratan yang
dikehendaki, apalagi di dalam penanganan pekerjaan konstruksi yang sangat
memerlukan kecermatan dari setiap langkahnya. Untuk itu, mulai unit organisasi yang
menanganinya sampai dengan pihak penyedia jasanya harus membuat rencana mutu
terlebih dahulu.Beberapa rencana mutu tersebut disampaikan dalam sub bab berikut.
3.2 Rencana Mutu UnitRencana Mutu Unit (RMU) disusun dalam rangka memberikan arahan
penyelenggaraan kegiatan sesuai dengan program kerja Eselon I/II yang mengacu
kepada program kerja Eselon I/II.
Rencana Mutu Unit ini berisi uraian rencana kerja yang berkaitan dengan Tugas
Pokok dan Fungsi dari Unit Kerja Eselon I/II, menunjang program kerja Menteri/Eselon
I. Rencana Mutu Unit merupakan uraian rencana kegiatan berikut pencapaian sasaran
dalam kurun waktu satu tahun anggaran yang berdasarkan program kerja
Menteri/Eselon I, sehingga pelaksanaan kegiatan perlu ditinjau kesesuaiannya terhadap
program kerja Menteri/Eselon I.
Sasaran yang akan dicapai dalam kegiatan tahun anggaran berjalan berdasarkan
kebijakan yang telah ditetapkan dalam program kerja Menteri/Eselon I. Rencana
pelaksanaan rapat koordinasi dengan Unit Kerja di lingkungan Unit Kerja Eselon I/II
untuk melihat progres secara keseluruhan beserta hal-hal yang belum dapat
diselesaikan oleh Unit Kerja yang diberi tanggungjawab pelaksanaan kegiatan.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
Pelaksanaan rapat koordinasi disesuaikan dengan penyelenggaraan Rapat Koordinasi
yang berlaku di masing-masing Unit Kerja. Rapat Koordinasi ditujukan untuk
mengetahui hal-hal sebagai berikut :
1. Menilai pencapaian secara kuantitatif dan kualitatif dari pelaksanaan kegiatan
terhadap sasaran dan program yang telah ditentukan dalam program kerja
Menteri / Eselon I.
2. Menjadi alat pengukuran pada hasil keluaran kegiatan terhadap output,
outcome dan manfaat yang telah ditetapkan dalam sasaran dan program.
3. Menjadi dasar perbaikan untuk peningkatan kinerja di masing-masing unit kerja
dalam melaksanakan program-program rencana kerja pembangunan jangka
panjang, rencana kerja pembangunan jangka menengah, dan rencana kerja
pembangunan tahunan yang mengacu kepada rencana strategi (RENSTRA)
pembangunan Kementerian.
3.3 Rencana Mutu Pelaksanaan - Satuan KerjaSeperti Rencana Mutu Unit, Rencana Mutu Pelaksanaan-Satuan Kerja disusun
oleh Satuan Kerja yang menggambarkan kegiatan satuan kerja selama satu tahun
kedepan/berjalan, diantaranya meliputi :
a. Proram Kerja,
b. Jenis Kegiatan,
c. Jumlah Masing-Masing Anggaran,
d. Jangka Waktu Pelaksanaan,
e. Sasaran Mutu yang Akan Dicapai,
f. Struktur Organisasi Beserta Uraian Tugas,
g. Tanggung Jawab Serta Wewenang,
h. Kebutuhan Sumber Daya,
i. Bagan Alir Kegiatan,
j. Rencana Verifikasi dari Seluruh Laporan Yang Masuk,
k. Rencana Monitoring dan Evaluasi,
l. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan serta
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
m. Kegiatan-Kegiatan Lainnya.
Rincian format Rencana Mutu Pelaksanaan Satker dapat dilihat pada lampiran 3
Permen PU no 4/PRT/M/2009.
3.4 Rencana Mutu Pelaksanaan – PPKSeperti Rencana Mutu Pelaksanaan- Satker, Rencana Mutu Pelaksanaan-PPK
disusun oleh para PPK yang menggambarkan kegiatan PPK selama satu tahun
kedepan/berjalan, diantaranya meliputi :
a. Program Kerja,
b. Jenis Kegiatan,
c. Jumlah Masing-Masing Anggaran,
d. Jangka Waktu Pelaksanaan,
e. Sasaran Mutu yang Akan Dicapai,
f. Struktur Organisasi Beserta Uraian Tugas,
g. Tanggungjawab Serta Wewenang,
h. Kebutuhan Sumber Daya,
i. Bagan Alir Kegiatan,
j. Rencana Verifikasi dari Seluruh Laporan yang Masuk,
k. Rencana Monitoring dan Evaluasi,
l. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan serta
m. Kegiatan-Kegiatan Lainnya.
Dengan demikian karena kegiatan tersebut tergantung tersedianya anggaran,
dan diulang setiap tahunnya maka seluruh kegiatannya harus direncanakan secara
cermat, mulai dari pengadaan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan akhir.
Sesuai dengan PERPRES no. 54 tahun 2010 untuk kontrak pekerjaan fisik, PPK
wajib melakukan audit terhadap penyedia jasa, untuk itu dalam schedule kegiatan harus
tercatum secara jelas jadwal pelaksanaan audit mutu sampai tingkat lapangan. Rincian
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
format Rencana Mutu Pelaksanaan Rencana Mutu Pelaksanaan - PPK dapat dilihat
pada lampiran 3 Permen PU no 4/PRT/M/2009
3.5 Rencana Mutu Kontrak – RMKSeperti dalam penyajian Regulasi SMM telah disebutkan bahwa Penyedia jasa
baik kontraktor maupun konsultan berkewajiban membuat Rencana Mutu Kontrak
sebelum memulai kegiatan dan menyajikan RMK tersebut pada Pre Construction
Meeting (PCM), untuk mendapatkan pengesahan dari pihak PPK.
Dalam pembuatan RMK sebagai acuan adalah perjanjian dalam kontrak pekerjaan
diantaranya spesifikasi teknis dan gambar. Berdasarkan kedua hal tersebut, dibuatlah
Bagan alir kegiatan, mulai dari pekerjaan persiapan sampai dengan serah terima
pekerjaan, dengan demikian setiap proses kegiatan dapat diikuti dengan baik dan dapat
dicapai kualitas/mutu pekerjaan yang diharapkan sesuai dengan spesifikasi dan gambar
pekerjaan. Rincian format Rencana Mutu Kontrak dapat dilihat pada lampiran 3 Permen
PU no 4/PRT/M/2009
3.6 Penggunaan Rencana Mutu sebagai Alat KendaliDari apa yang telah disampaikan di atas tampak bahwa Rencana Mutu bukan
hanya sekedar dibuat, tetapi diterapkan, dimonitor dan dievaluasi untuk dilakukan
perbaikan dan peningkatan yang berkelanjutan.
Manajemen representatif ditingkat kementerian sampai ditingkat lapangan dapat
melakukan evaluasi terhadap kinerja aparatnya, ada peningkatan atau tidak, dikaji dan
diambil langkah-langkah, kalau perlu didiklatkan agar kompetensinya dapat terpenuhi.
Khususnya untuk pekerjaan konstruksi yang menggunakan jasa konsultan
pengawas/supervisi maka RMK kontraktor digunakan oleh konsultan
pengawas/supervisi untuk mengawasi pekerjaan dilapangan, sedangkan RMK
konsultan digunakan oleh PPK / Direksi untuk mengawasi kegiatan konsultan, tidak
menutup kemungkinan pihak PPK / direksi melakukan checking secara acak terhadap
RMK kontraktor yang dipergunakan konsultan.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
BAB IV PENGENDALIAN DOKUMEN DAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI
4.1. Pengendalian Dokumen MutuPengendalian dokumen mutu adalah perumusan, penetapan, pengesahan,
pendokumentasian, penerapan, serta pemeliharaan dokumen mutu, dalam rangka
penjaminan mutu dan sistem manajemen mutu.
Dalam SNI 19-9001 : 2001, Pengendalian Dokumen Mutu, merupakan elemen
4.5, yang masuk dalam kelompok pengendalian sistem mutu. Pengendalian dokumen
mutu mensyaratkan antara lain:
a. Tersedia dan terpeliharanya prosedur untuk mengendalikan dokumen mutu
(internal dan eksternal) yang dibuat atau dikembangkan dalam rangka memenuhi
persyaratan standar manajemen mutu
b. Dokumen tersebut harus direview dan disetujui terlebih dulu oleh Wakil
Manajemen sebelum dipublikasikan.
c. Dokumen yang telah dipublikasikan tersebut harus dapat tersedia di tempat kerja
yang memerlukan.
d. Dokumen yang tidak belaku harus disingkirkan dari tempat kerja, tapi boleh
disimpan hanya sebagai referensi.
e. Revisi dokumen mutu harus direview dan disetujui oleh unit kerja dan pejabat
yang pertama kali membuatnya.
Dalam penerapan sistem manajemen mutu, semua dokumen mutu yang berkaitan
dengan penjaminan mutu harus dapat dipantau dan dievaluasi secara terus menerus,
sehingga diperlukan suatu sistem dokumentasi yang tertib, teratur dan mudah dicari
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
bilamana diperlukan.
Dengan demikian pengendalian dokumen mutu mencakup pula tata cara identifikasi,
pengumpulan atau penarikan kembali dokumen yang sudah tidak berlaku, pemberian
nomor indeks, pengarsipan, penyimpanan dan pemeliharaan.
Dalam SMM Konstruksi, dikemukakan bahwa Wakil Manajemen tingkat
Kementerian, Direktorat Jenderal, dan Unit Pelaksana bertanggung jawab atas
perumusan prosedur pengendalian dokumen mutu di lingkungan masing-maing. Semua
dokumen yang telah dipublikasikan dalam rangka penjaminan mutu konstruksi, harus
dikendalikan dan dipelihara, yang pelaksanaannya dilakukan oleh satu bagian
organisasi khusus sesuai dengan lingkup kegiatannya. Untuk itu pengendalian
dokumen mutu, minimal harus mencakup kriteria kecukupan dokumen serta tata cara
untuk :
a. Memastikan pengesahan dokumen mutu sebelum diterbitkan.
b. Menjamin pengesahan ulang dokumen mutu, bila dilakukan peninjauan atau
perubahan dokumen sesuai keperluan.
c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi dokumen mutu telah
diindentifikasi dalam daftar dokumen, lengkap dengan nama dokumen, nomor
dokumen, perubahan yang dilakukan, serta distribusi dokumen.
d. Memastikan bahwa revisi dokumen mutu yang berlaku, tersedia pada
lokasi/tempat digunakannya dokumen tersebut, serta dipastikan pula bahwa
dokumen tersebut mudah untuk didapatkan apabila diperlukan.
e. Memastikan bahwa dokumen mutu dapat dengan jelas dibaca dan mudah
diindentifikasi, terutama untuk dokumen yang digunakan di lokasi kegiatan.
f. Mengidentifikasi dan memastikan bahwa dokumen mutu yang berasal dari luar
lingkungan kementerian Pekerjaan Umum yang terkait dengan mutu konstruksi,
adalah versi terakhir, dan hal ini perlu diperkuat dengan pembuktian.
g. Mencegah penggunaan dokumen mutu yang kadaluarsa, dengan menetapkan
tata cara penarikan dan penyimpanan dokumen mutu yang sudah tidak berlaku
lagi
Dengan melakukan pengendalian dokumen mutu sesuai prosedur yang ditetapkan,
maka akan dapat diwujudkan sistem dokumentasi mutu yang baik, tertib dan teratur,
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
dan dapat menunjang pelaksanaan kegiatan baik dalam proses perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian, pelaporan, maupun pemeriksaan, serta dapat memberi
kepastian siapa yang bertanggung jawab bilamana terjadi penyimpangan.
4.2. Pengendalian Produk tidak sesuaiDimulai dari awal tahapan pekerjaan, pengawas lapangan/konsultan supervisi
melakukan tes terhadap material yang datang dengan mempergunakan daftar simak
yang telah dibuat penyedia jasa. Apabila hasil cek sesuai maka bahan dapat diterima
dan selesai, tetapi apabila tidak sesuai dengan daftar simak maka material/bahan
ditolak dan dipisahkan untuk mencegah bahan yang tidak sesuai tersebut tidak
digunakan, sengaja maupun tidak sengaja.
Demikian pula terhadap gambar kerja dan buku ukur yang dibuat kontraktor perlu
di cek apakah sesuai dengan daftar simak ataukah tidak. Apabila pihak penyedia jasa
tidak sanggup memenuhi daftar simak karena disebabkan oleh ketidak tersediaan
bahan misalnya, maka pengawas/konsultan pengawasan mengajukan usulan tertulis
keatasan langsungnya untuk dilakukan kaji ulang, dan bahan yang tidak sesuai tersebut
dipisahkan, menunggu keputusan atasannya.
Demikian pula mobilisasi personil apakah sesuai daftar personil yang diajukan
atau tidak, baik jabatan, kualifikasi maupun kuantitasnya. Keberadaan yang
bersangkutan di lapangan juga perlu dilakukan pengecekan terus menerus. Jika
menggunakan alat berat, operator sangat menentukan kinerja pekerjaan, terutama
keterampilan yang bersangkutan. Demikian pula juru ukur dan juru gambar juga harus
dilakukan pengecekan. Sesuai dengan daftar peralatan yang diperlukan di lapangan,
kedatangan peralatan sangat penting, apakah juga sesuai dengan daftar simak, sesuai
kriteria penerimaan, spesifikasi, kapasitas, serta kondisi fisik alat tersebut, kalau perlu
pengecekan dilakukan sebelum alat di mobilisasi, sehingga tidak terjadi 2 kali
mobilisasi.
Pengawas/konsultan supervisi melakukan inspeksi & test atas produk pekerjaan
konstruksi yang sudah jadi maupun yang belum jadi, dengan menggunakan daftar
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
simak yang terdapat dalam rencana mutu kontrak. Jika sesuai maka produk pekerjaan
dapat diterima dan selesai, jika tidak maka produk tersebut harus ditolak dan diminta
untuk diperbaiki. Apabila dijumpai situasi yang krusial sebagai contoh galian tanah
pondasi belum cukup elevasinya tetapi dijumpai batu besar, maka harus dibuatkan
usulan ke atasan langsungnya secara tertulis 1x 24 jam harus sudah diterima atasan
langsungnya.
4.3. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai Hasil pekerjaan yang tidak sesuai atau tidak memenuhi persyaratan harus di
identifikasi dan dipisahkan dari hasil pekerjaan yang sesuai untuk mencegah
penggunaan yang tidak terkendali. Tindakan yang harus dilaksanakan pada kegiatan ini
adalah sebagai berikut:
1. Penanggung jawab pada setiap kegiatan harus memastikan, bahwa hasil dari
setiap tahapan kegiatan yang tidak memenuhi persyaratan diidentifikasi dan
dikendalikan untuk mencegah penggunaan atau pengiriman yang tidak sesuai
pada tahapan selanjutnya;
2. Pelaksanaan pengendalian hasil kegiatan tidak sesuai harus diatur dalam
Prosedur Pengendalian hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang merupakan bagian
dari Prosedur Mutu yang diterbitkan oleh Unit Kerja Eselon I;
3. Prosedur hasil Pekerjaan Tidak Sesuai minimal harus mencakup :
a. Penetapan Personil yang kompeten dan memiliki kewenangan untuk
menetapkan ketidaksesuaian hasil pekerjaan untuk setiap tahapan;
b. Mekanisme penanganan hasil kegiatan tidak sesuai termasuk tata cara
pelepasan hasil kegiatan tidak sesuai;
c. Mekanisme verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian dengan
persyaratan.
4. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai harus dilaksanakan dengan
mengesahkan penggunaan dan penerimaannya berdasarkan koreksi oleh
pengguna atau pemanfaatan hasil pekerjaan;
5. Rekaman/Bukti Kerja pelaksana kegiatan Pengendalian Hasil Pekerjaan Yang
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
Tidak Sesuai harus dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4
tentang Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.
6. Pengendalian Hasil Pekerjaan tidak sesuai akan dapat dipilih beberapa
alternative diantaranya diturunkan mutunya, dilakukan perbaikan, atau dibongkar
dan dibangun kembali sesuai yang dipersyaratkan.
BAB VLANGKAH PEMECAHAN MASALAH
5.1 PlanKalau terjadi masalah di suatu kegiatan, maka perlu dilakukan planning pentahapan
pemecahannya mengikuti urutan langkah sebagai berikut:
a. Menginventarisir masalah dan prioritas penanganannya
Biasanya setiap masalah dapat diurai menjadi beberapa penyebab masalah
penyumbang terjadinya masalah tersebut. Penyebab masalah tersebut perlu
diidentifikasi dan diinventarisasi sesuai urutan prioritasnya.
b. Mencari penyebab dan akibatnya
Kemudian dilanjutkan dengan meneliti penyebab dasar/akar dari penyebab
masalah. Penyebab akar/dasar merupakan kunci penyelesaian jika penyebab ini
dapat dikenali dan ditangani secara tepat dan cepat.
c. Meneliti masalah yang paling berpengaruh (dominan)
Dari beberapa penyebab masalah perlu diidentifikasi yang paling berpengaruh,
jika yang paling berpengarh tersebut dapat segera ditangani secara baik maka
hasil /resultan terhadap penyelesaian masalah secara keseluruhan akan lebih
cepat tercapai.
d. Menyusun langkah pemecahan dan perbaikannya.
5.2 DoDari susunan langkah-langkah perbaikan diatas, kemudian dilaksanakanlah langkah-
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
langkah perbaikannya.
5.3 CheckKemudian dari pelaksanaan perbaikan perlu disusun upaya berikutnya yaitu :
a. Pemantauan & pengukuran kinerja
b. Audit Internal
c. Kemungkinan adanya complain pelanggan
5.4 ActionTahapan berikutnya adalah:
a. Melakukan pencegahan terulangnya masalah
b. Mereview, merevisi prosedur, standar, instruksi kerja
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
BAB VI RENCANA MUTU KONTRAK
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
6.1 Isi Rencana Mutu Kontrak (RMK) Berikut ini akan disampaikan Rencana Mutu Kontrak sesuai dengan lampiran 3
Permen PU no 4/PRT/M/2009 tentang Sistem Management Mutu Departemen
Pekerjaan Umum. Rencana Mutu Kontrak berisi ketentuan tentang mutu dengan
penjelasannya secara ringkas sebagai berikut
1. Informasi Kegiatan,
Menguraikan penjelasan mengenai nama paket kegiatan, kode dan nomor
kontrak, sumber dana, lokasi, lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan dan
penanggung jawab Penyedia Barang/Jasa;
2. Sasaran Mutu,
Menguraikan target pencapaian mutu yang terukur sesuai dengan KAK/RKS;
3. Struktur Organisasi,
Menjelaskan pengawasan pelaksanaan pekerjaan dari pihak Organisasi Unit
Pelaksana pengawas pekerjaan (bila ada pada pekerjaan konstruksi) yaitu
bagan struktur organisasi yang menjelaskan keterkaitan pihak-pihak dalam
pelaksanaan kegiatan;
4. Struktur Organisasi Penyedia Barang/Jasa,
Berisi bagan struktur organisasi penanggung jawab pelaksanaan pekerjaan
kontrak;
5. Tugas, tanggung jawab dan wewenang,
Uraian tentang tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing
kedudukan yang ada dalam struktur organisasi seperti dalam butir d);
6. Bagan alir pelaksanaan Kegiatan,
Menguraikan urutan proses kegiatan dari tahap persiapan sampai dengan tahap
penyerahan akhir kegiatan, termasuk kegiatan verifikasi, validasi, monitoring,
evaluasi, inspeksi dan pengujian (sesuai keperluannya);
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan,
Menguraikan tahapan pelaksanaan sesuai dengan perencanaan waktu,
termasuk perencanaan bobot pekerjaan;
8. Jadwal Peralatan,
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
Menguraikan perencanaan penggunaan peralatan yang diperlukan dalam setiap
tahapan kegiatan;
9. Jadwal Material,
Menguraikan perencanaan penggunaan bahan/material yang diperlukan dalam
setiap tahapan kegiatan;
10.Jadwal Personil,
menguraikan perencanaan personil, tenaga ahli dan staff pendukung dalam
setiap kegiatan sesuai dengan kompetensi yang dipersyaratkan;
11.Jadwal Arus Kas,
Menguraikan perencanaan penerimaan dan pengeluaran Kas (keuangan) sesuai
dengan nilai kontrak;
12.Rencana terhadap metoda verifikasi, validasi, monitoring, evaluasi,inspeksi dan
pengujian yang diperlukan beserta kriteria penerimaannya;
13.Daftar Kriteria Penerimaan,
Menguraikan ketentuan-ketentuan dari setiap tahapan proses dan hasil
pekerjaan sesuai dengan persyaratan (KAK, spesifikasi teknis, standar atau
peraturan perundang-undangan);
14.Daftar Induk Dokumen,
Berisi daftar dokumen (internal dan eksternal) yang diperlukan dalam proses
pelaksanaan kegiatan berupa Standar Kerja, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka mencapai
kesesuaian mutu yang dipersyaratkan;
15.Daftar Induk Rekaman/Bukti Kerja,
Berisi daftar rekaman/bukti kerja sebagai bukti bahwa proses/kegiatan telah
dilaksanakan.
6.2 Pertanggung Jawaban RMK a. Penyedia Barang/Jasa bertanggung jawab untuk menyusun RMK sebagai
penjaminan mutu pelaksanaan kepada Unit Pelaksana Kegiatan yang dibahas
pada rapat pra-pelaksanaan kegiatan (pre-construction meeting) untuk mendapat
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
pengesahan dari Kepala Unit Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/ PPK);
b. Penyedia Barang/Jasa wajib melakukan presentasi RMK kepada Kepala
Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/PPK) sebelum pelaksanaan pekerjaan, untuk
mendapatkan persetujuan rencana mutu tahapan proses dan hasil pekerjaan
yang telah dipersyaratkan;
c. Penyedia Barang/Jasa bertanggung jawab untuk mensosialisasikan RMK
kepada seluruh tenaga ahli dan staff yang terlibat di dalam kegiatan penyedia
barang/jasa dan memastikan bahwa seluruh tenaga ahli dan staff memahami
kebutuhan untuk mencapai mutu yang dipersyaratkan;
d. Penyedia Barang/Jasa harus menjamin bahwa RMK yang telah disetujui
dilaksanakan (diterapkan dan dikendalikan) sesuai dengan ketentuannya. secara
konsisten untuk mencapai mutu yang dipersyaratkan pada pelaksanaan
kegiatannya.
e. Apabila di dalam masa pelaksanaan kontrak terjadi perubahan atau pekerjaan
tambah kurang maka RMK harus dimutakhirkan dan disesuaikan kembali
dengan perubahan tersebut dan dilakukan persetujuan ulang;
f. Pemutakhiran program mutu harus menunjukkan perkembangan kemajuan
setiap pekerjaan dan dampaknya terhadap penjadwalan sisa pekerjaan,
termasuk perubahan terhadap urutan pekerjaan. Pemutakhiran program mutu
harus mendapatkan persetujuan PPK.
g. Persetujuan PPK terhadap program mutu tidak mengubah kewajiban kontraktual
penyedia.
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI
MODUL SISTEM MANAJEMEN MUTU
PUSDIKLAT SDA DAN KONSTRUKSI