Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantanepsmg.jkr.gov.my/images/8/81/Laporan_Lesson_Learned_Garaj_Kuantan...no kontrak : jkr/ip/ckub/72/2014 laporan project lesson learned pembinaan

NO KONTRAK : JKR/IP/CKUB/72/2014

LAPORAN

PROJECT LESSON LEARNED

PEMBINAAN GARAJ UTAMA KENDERAAN 8X8 &

KENDERAAN UTAMA PASUKAN SERTA INFRASTRUKTUR

DI KEM BATU 10, KUANTAN, PAHANG

PELANGGAN AGENSI PELAKSANA

Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantan ||Page 2 of 15

BUTIRAN KONTRAK

No. Kontrak JKR/IP/CKUB/72/2014

Nama Kontraktor GEMULA SDN. BHD.

Alamat Kontraktor No. 4B, Tingkat 1, Jalan Orkid Utama, Taman

Orkid, Tampoi, 81200 Johor Bahru, Johor Dsrul

Takzim.

Kelas Kontraktor Kelas "A" / G7 (terkini)

Tarikh Milik Tapak 22-04-2014

Tarikh Siap Kerja 19-10-2015

Tarikh Siap Kerja Semasa

(EOT NO 1)

20-05-2016


(EOT NO 2)

29-11-2016


(EOT NO 3)

09-05-2017

Tempoh Kontrak 78 Minggu

Tempoh Tanggungan

Kecacatan

12 Bulan

Denda Kelewatan Gantirugi

Tempoh Tanggungan Terkini

RM3,185,791.94


SKOP UTAMA KONTRAK

• Kerja-kerja Awalan

• Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

• Kerja-kerja Cerucuk

• Kerja-kerja Bangunan:

• 3 Blok Garaj Utama (20 Kenderaan) – Alpha, Bravo dan Charlie

• 1 Blok Garaj MK Rejimen (17 Kenderaan)

• 1 Blok Garaj Worksyop (7 Kenderaan)

• 1 Blok Garaj Worksyop KJA (6 Kenderaan)

• 1 Blok Washing Bay

• Kerja-kerja Mekanikal

• Kerja-kerja Alam Sekitar

• Kerja-kerja Sekitar Bangunan

• Wang Kos Prima

• Wang Peruntukan Sementara



Gambarajah 1(Kiri): Pandangan sisi Garaj Utama Alpha, Bravo dan Charlie

Gambarajah 2 (Kanan): Pandangan sisi Worksyop

Gambarajah 3: Pandangan Belakang Dari Kiri Bangunan Worksyop, Worksyop KJA

dan MK Rejimen


Gambarajah 4 (Kiri): Menara Tangki, Rumah Pam dan STP

Gamabarajah 5 (Kanan): Menara Tangki, Tangki dan STP

Gambarajah 6: Pandangan Belakang Dari Kiri Bangunan Worksyop, Worksyop KJA,

MK Rejimen, Rumah Sampah dan Substation Electric.


Objective

The workshop seeks to gather the views of the individuals involved in the project in terms

of contributing towards the success of the project-

What went well?

What could have been done better and

What are the lessons learnt ?

The sections covered shall include:

1. Clarity of project objectives/deliverables and expectations 2. Project planning 3. Project execution 4. Project monitoring 5. Overall project assessment

Methodology

The workshop will be conducted in a Knowledge Café style where participants will be

asked to jot down their views on the papers provided. Any points raised must be specific.

Scribers will key in the views of each section and help to compile the report.

The participants as a group will deliberate and agree on

1. TOP FIVE THINGS THAT WERE DONE WELL in "WHAT WENT WELL?", 2. TOP FIVE ISSUES in "WHAT COULD HAVE BEEN DONE BETTER ?" and 3. AT LEAST FIVE LEARNING POINTS in “LESSONS LEARNT”

before proceeding to the OVERALL PROJECT ASSESSMENT section.

I. LL Identification 5 things

that

went/done

well for

each

section

5 things

that could

have been

done better

for each

section

5 learning

points for

the project

Duration

1. Clarity of project objectives/deliverables and expectations

2. Project planning 3. Project execution 4. Project monitoring

1 hour 1 hour 0.5 hour 2.5

hours

II. Knowledge Cafe 30 mins/round x 3 rounds = 1.5 hour 1.5 hour

III. Overall Project

Assessment

1. Issues having positive impact on project

2. Issues having negative Impact on project

3. Other issues

0.5 hour 0.5 hour

Total Duration 4.5

hours


To be filled up by individual participant

NAME: _____________________________________ Designation: ________________________

1. Briefly describe your role in this project Senaraikan dengan ringkas peranan anda dalam projek ini

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

2. Briefly describe the challenges you faced in this project Senaraikan dengan ringkas cabaran yang di hadapi dalam projek ini

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

3. Briefly describe the achievements in this project Senaraikan dengan ringkas kejayaan yang di capai dalam projek ini

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

4. If you had an opportunity to be involved in a similar project all over again, what

processes or activities should have been done differently and why? Sekiranya anda terlibat dalam projek sebegini sekali lagi, apakah proses kerja yang harus

dilakukan secara berlainan dan mengapa ?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________


PROJECT LESSONS LEARNED WORKSYOP

TEMPLATE TO BE USED FOR REPORT

1. CLARITY OF PROJECT OBJECTIVES/DELIVERABLES/EXPECTATIONS PENJELASAN OBJEKTIF / HASIL / KEPERLUAN

WHAT WENT WELL?

APA BERLAKU DENGAN LANCAR

WHAT COULD HAVE BEEN DONE

BETTER ?

APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN

LEBIH BAIK

1. Peruntukan projek dapat dioptimum melalui Bengkel Value Assessment (VA)

2. Lokasi tapak telah ditetapkan semasa peringkat brif projek oleh pelanggan /VA

1. Agensi pelaksana hendaklah memastikan penerimaan brif projek dari pihak pelanggan perlu mengambil kira segala keperluan bagi melaksanakan sesuatu projek.

2. Kajian terperinci untuk skop infrastruktur sedia ada (utiliti) perlu dilaksanakan (kebanyakan projek MINDEF terletak di lokasi pangkalan/kem sedia ada)

LESSONS LEARNT:

PEMBELAJARAN

1. Agensi pelaksana hendaklah memastikan penerimaan brif projek dari pihak pelanggan telah mengambil kira segala keperluan bagi melaksanakan sesuatu projek.

2. Kajian terperinci untuk skop infrastruktur sedia ada (utiliti) perlu dilaksanakan (kebanyakan projek MINDEF terletak di lokasi pangkalan/kem sedia ada)



2. PLANNING

PERANCANGAN

WHAT WENT WELL?



BETTER ?

APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH

BAIK

1. Kerjasama dan komitmen yang tinggi daripada pelanggan dan pengguna dalam menyalurkan maklumat yang lengkap

2. Kerja-kerja pelaksanaan projek di peringkat Pra Tender mengikut sepertimana Jadual Pelaksanaan Projek

1. Bengkel rekabentuk keseluruhan untuk ‘one off design’ projek perlu dilaksanakan.

2. Proses pelantikan kontraktor utama perlu diperhalusi agar hanya kontraktor berkelayakan, ‘genuine’ dan mempunyai aliran tunai yang kukuh.

3. Pemurnian bagi Lukisan Tender dan Senarai Kuantiti perlu dilaksanakan sebelum projek di tender bagi mengelakkan sebarang kekeliruan pada semua skop kerja.

LESSONS LEARNT:

PEMBELAJARAN

1. Bengkel rekabentuk keseluruhan untuk ‘one off design’ projek perlu dilaksanakan.

2. Proses pelantikan kontraktor utama perlu diperhalusi agar hanya kontraktor berkelayakan, ‘genuine’ dan mempunyai aliran tunai yang kukuh.

3. Pemurnian bagi Lukisan Tender dan Senarai Kuantiti perlu dilaksanakan sebelum projek di tender bagi mengelakkan sebarang kekeliruan pada semua skop kerja.



3. EXECUTION

PELAKSANAAN

WHAT WENT WELL?



BETTER ?

APA BOLEH DILAKUKAN DENGAN LEBIH

BAIK

1. Proses perolehan tender dan sebutharga berjalan lancar

2. Kawalan kualiti (SPB) dapat dilaksanakan semasa pembinaan projek

3. Pasukan projek dapat melaksanakan pembinaan dengan berkesan melalui mesyuarat tapak dan mesyuarat teknikal secara berkala.

4. Perancangan dan pelaksanaan secara keseluruhannya adalah berkesan.

5. Pelanggan berpuashati dengan projek.

1. Garaj 8x8 (Kos Projek RM45 juta) bertujuan untuk menyediakan ruang penyimpanan bagi kenderaan 8x8 dengan anggaran RM240 Juta. Kelewatan penyiapan projek telah menyebabkan ‘outcome’ projek tidak tercapai.

2. Skop kerja di bawah WPS, cth: Seni taman, Signages dan perabot perlu diletakkan di bawah skop kontraktor utama.

3. Menyatakan Kod Bidang yang spesifik sbg cth B02- Steel Structure.

4. Pemilihan M&E Coordinator yang mempunyai pengalaman yang sesuai dengan projek yang dilaksanakan.

5. Supervision staff yang berpengalaman dan spesifik kepada projek.

6. Kontraktor utama perlu mempunyai kepakaran/latihan/kelayakan “project management” yang sepatutnya.

7. Permohonan syor roboh perlu dilaksanakan di peringkat perancangan.

8. Perlantikan kontraktor yang mempunyai aliran tunai yang baik dan pengurusan yang baik.

LESSONS LEARNT:

PEMBELAJARAN

1. Skop WPS yang lengkap dengan ‘details’ (Lukisan dan Senarai kuantiti) diletakkan di bawah kontraktor utama. Tempoh perancangan perlu mengambilkira rekabentuk bagi skop WPS.

2. Mengenalpasti M&E coordinator yang mempunyai pengalaman yang bersesuaian. Kelulusan pelantikan oleh SO.

3. Kelulusan syor roboh diperolehi sebelum tender/SST.


AFTER ACTION REVIEW (AAR)

1.

What was supposed to happen?

Projek siap pada waktu yang ditetapkan

2.

What actually happened?

Projek lambat siap dan dikenakan LAD selama 400 hari

3.

Why did it happen?

Masalah kewangan oleh pihak kontraktor

4.

What are the consequences

i. Imej JKR terjejas ii. Kenderaan 8x8 terpaksa

diletakkan ditempat yang tidak bersesuaian yang menyebabkan jangka hayat asset terjejas ketika tidak beroperasi

5.

What are the key lessons?

i. Pemilihan kontraktor yang mempunyai sumber kewangan yang mencukupi

ii. Pemilihan kontraktor yang mempunyai pengurusan projek yang terbaik

6.

Suggestions for action

Pemilihan kontraktor secara pra kelayakan



1.


Rekabentuk yang disediakan dapat digunakan semasa pembinaan

2.


Terdapat percanggahan rekabentuk semasa pembinaan

3.

Why did it happen?

Kurang koordinasi semasa peringkat rekabentuk

4.


i. Kelewatan pembinaan projek ii. Kenaikan kos iii. Tempoh lanjutan masa layak

diberikan

5.


Mesyuarat koordinasi perlu dilaksanakan dengan lebih berkesan dan melihat secara keseluruhan projek.

6.


Pemurnian bagi Lukisan Tender semua HODT dan Senarai Kuantiti perlu dilaksanakan sebelum projek di tender bagi mengelakkan sebarang kekeliruan pada semua skop kerja.



1.


Permohonan syor roboh di peringkat perancangan

2.


Permohonan syor roboh oleh pelanggan di buat selepas SST

3.

Why did it happen?

Tiada perancangan yang teliti

4.


Kontraktor tidak dapat memulakan sebahagian kerja-kerja ditapak

5.


Permohonan dan kelulusan syor roboh perlu diperolehi sebelum SST

6.


Isu syor roboh disyaratkan sebagai keperluan sebelum SST dikeluarkan.



1.


Proses penyediaan Supplement Agreement(SA) perlu dibuat dalam tempoh yang munasabah

2.


Proses semakan dan pindaan SA mengambil tempoh masa yang terlalu lama (±1 tahun)

3.

Why did it happen?

Tiada ‘sense of urgency’ di peringkat penyediaan.

4.


Bayaran kepada kontraktor ‘Deed of Assignment (DOA)’ tidak dapat dilaksanakan kerana jumlah kontrak telah melebihi kontral asal.

5.


Skop DOA perlu di semak dengan teliti supaya tidak berlaku keperluan SA.

6.


i. Perlu mewujudkan ‘flow chart’ bagi proses penyediaan SA.

ii. Perlu disediakan senarai semak iii. Perlu diselaraskan tempoh bagi

setiap proses.

Documents

Project Lesson Learned || Garaj 8x8 Kuantanepsmg.jkr.gov.my/images/8/81/Laporan_Lesson_Learned_Garaj_Kuantan...no kontrak : jkr/ip/ckub/72/2014 laporan project lesson learned pembinaan